Grønt sykehus - ISO sertifisering høsten Hvordan kan ledelsen og ansatte ta samfunnsansvar og sikre en bærekraftig drift i UNN?

Transkript

1 Grønt sykehus - ISO sertifisering høsten 2014 Hvordan kan ledelsen og ansatte ta samfunnsansvar og sikre en bærekraftig drift i UNN? Kvalitet Trygghet Respekt Omsorg

2 Innhold 1 Tilrådning (bestilling) 2 Bakgrunn og formål 3 Hvorfor skal UNN innføre miljøledelse/miljøstyringssystem? 4 Hva betyr innføring av miljøledelse/miljøstyringssystem i den enkeltes hverdag 5 Hva er et miljøstyringssystem 5.1 Miljøpolicy, miljøaspekter og miljømål 5.2 Opplæring 5.3 Miljøstyringssystemet som en del av det eksisterende HMS systemet 6 Status i prosjektet 7 Presertifisering

3 1 Tilrådning (bestilling) Klinikkledelsen og kvalitets- og arbeidsmiljøutvalgene (KVAM utvalgene/gruppene) bes om sette miljøledelse/miljøstyring på sakslisten for møte(r) i løpet av første halvår Klinikkledelsen bes særlig om å følge opp arbeidet med å fastsette tiltak for å nå sine mål jfr. saksnummer 2013/2627 i ephorte. Prosjektledelsen og HMS-rådgiver stiller seg til disposisjon for å delta på klinikkvise ledermøter og KVAM-møter for å gi eventuell utfyllende informasjon og svare på spørsmål. Ta kontakt dersom dere ønsker mer informasjon eller vil at vi skal delta på møter: Prosjektleder Aud Nergård aud.nergard@unn.no Prosjektkoordinator Bengt Dahl bengt.dahl@unn.no

4 2 Bakgrunn og formål Direktørens ledergruppe besluttet i ledermøte den at UNN skal innføre miljøledelse og miljøstyringssystem i henhold til ISO14001 standarden innen utløpet av En forutsetning for å sikre effektiv miljøledelse og etterlevelse av miljøstyringssystemet er forankring, kunnskap og bevisstgjøring hos ledere, og at ansatte tar ansvar, kjenner til og etterlever miljøstyringssystemet. Dette er også et vilkår for å bli sertifisert. Drifts- og eiendomssjefen er ledelsens representant og ansvarlig for innføringen. Et av resultatmålene er å forankre prosjektet hos alle ledere og ansatte gjennom opplærings- og informasjonstiltak. Viktige effektmål er: Kunnskap om organisasjonens miljøpåvirkning Bevisst holdning til miljøansvar hos ledere Holdningsendringer hos ansatte Positivt bidrag til UNNs omdømme Formålet med dette notatet er å sikre at kunnskap om prosjektet når bredest mulig ut i organisasjonen slik at klinikkledelsen på alle nivå, samt KVAM-utvalgene og KVAMgruppene gis et godt grunnlag for å diskutere hva miljøledelse/miljøstyring vil bety for den enkelte ansatte i hverdagen at den enkelte ansatt kan bli formidlere og omdømmebyggere både internt og eksternt slik at vi kan legge igjen fotavtrykket vi tar samfunnsansvar ved å ta det ytre miljø på alvor diskutere/gi innspill til tiltak for at miljømålene nås

5

6 3 Hvorfor skal UNN innføre miljøledelse/miljøstyringssystem? Klima er et globalt problem. Norge er et lite land og UNN HF er en liten bidragsyter i denne sammenhengen. Likevel kan vi være med å gjøre en forskjell. Stortingsmelding nr 21 ( ) slår fast at klimaproblemet er blant de aller største utfordringene verden står overfor. Det er særlig industrilandene som har bidratt til at konsentrasjonen av CO2 i atmosfæren har økt kraftig. Storingsmeldingen definerer klima som det gjennomsnittlige været over lengre tid, og at det er først når været endrer mønster at vi kan snakke om klimaendringer. Gjennomsnittstemperaturen er en av de faktorene som utgjør det globale klimaet. Målinger viser at den globale gjennomsnittlige temperaturen har økt med omtrent 0,8 grader siden den industrielle revolusjonen. Tiåret var det varmeste som er registrert. Det er kjent at når det blir varmere, stiger havnivået, og vi registrer allerede intense stormer og endringer i nedbørsmønstre. Meldingen slår fast at klimaendringene vil kunne påvirke helse, matsikkerhet og tilgangen på rent drikkevann. Den norske klimapolitikken sitt overordnede mål er bl.a. at Norge fram til 2020 skal påta seg en forpliktelse om å kutte de globale utslippene av klimagasser tilsvarende 30 prosent av Norges utslipp i De regionale helseforetakene har gjennomført miljø- og klimautredninger som nasjonale

7 samarbeidsprosjekt. Med bakgrunn i deres anbefalinger har Helse- og omsorgsdepartementet anmodet helseforetakene gjennom energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming, å bidra til å realisere de nasjonale klimaforpliktelsene. Foretakene har fått som styringskrav at det skal innføres miljøledelse og miljøstyringssystem med sertifisering i henhold til ISO innen Styret i Helse Nord besluttet i møte den 12. november 2010 å følge anbefalingene i rapporten Innføring av miljøledelse og miljøsertifisering av spesialisthelsetjenesten. Med avløpet vårt følger det medisiner og vaskemidler/kjemikalier som kan påvirke livet i havet. Vi bruker store mengder med energi til belysning og oppvarming av bygg og vann. Det er en kontinuerlig flyt av varer til sykehusene til forbruk og som kommer ut som avfall. Det foregår omfattende transport til og fra foretakene, både av pasienter, ansatte og varer. Som helseforetak er vår primæroppgave å holde mennesker friske. Det gir oss et særlig ansvar til å påvirke det ytre miljø i minst mulig grad. Det er derfor et paradoks at driften av sykehusene har potensial til å påvirke miljøet rundt oss slik at mennesker blir syke.

8 4 Hva betyr innføring av miljøledelse/miljøstyringssystem i den enkeltes hverdag Miljøledelse er et linjeansvar på lik linje med ledelsesansvaret for øvrig. Fokus blir et utvidet innhold på de ytre miljøaspektene for å sikre kontroll og en kontinuerlig forbedring av UNNs miljøpåvirkning. Dialogavtalene mellom direktør og klinikkledelsen er et viktig dokument og verktøy for de krav som settes til alle nivå i UNN. Avdelingslederne har ansvar for at miljøstyringssystemet følges opp og driftes etter innføring. Ved å innføre miljøledelse etablerer UNN et mer bevisst forhold til hvordan driften påvirker det ytre miljøet og på en systematisk måte styre denne påvirkningen på en bærekraftig måte, og følge opp at det er samsvar mellom vedtatt miljøpolitikk og miljømålene. Ifølge St.meld nr 21 er innføring av miljøledelse i statlige virksomheter et viktig grep for å fremme klima- og miljøhensyn i offentlige innkjøp, samt for å se tiltak knyttet til innkjøp som del av en helhetlig miljøpolitikk i virksomheten. Et viktig mål med miljøledelse er å finne synergier mellom økonomiske besparelser og miljøforbedringer. Verneombudene har en viktig rolle i dette arbeidet. Andre foretak som er sertifisert, anbefaler at det i tillegg utpekes en miljøkoordinator. Hovedoppgaven for miljøkoordinator er å bistå leder med den praktiske gjennomføringen av lederansvaret og således være verneombudets samarbeidspartner i spørsmål knyttet til det ytre miljø. Dette er en

9 ordning som prosjektet vil anbefale for klinikkene i UNN. beskostning av kvaliteten på pasientbehandlingen eller møtevirksomheten. Siden de nye kravene til miljøstyring skal integreres i det eksisterende HMS systemet, vil ikke disse nye kravene innebære så store endringer for verken ledere eller de øvrige ansatte. ISO har et standardkrav som er mer spesifikk og høyere enn minstekravene i internkontrollforskriften. Krav om å spare for eksempel energi og redusere papirforbruket, kan innebære at den enkelte må jobbe med sine egne holdninger og vaner. UNN har allerede lang erfaring med å bruke telemedisin og telestudio som alternativt til reising. Spørsmålet vil være i hvilken grad det er mulig å redusere reisevirksomheten ytterligere og dermed bidra til mindre CO2 utslipp, uten at det går på

10 5 Hva er et miljøstyringssystem ISO er en internasjonal standard for oppbygging av miljøstyringssystemer. Standard Norge (SN) er en norsk medlemsorganisasjon som har ansvar for standardene i ISO I følge SN er definisjonen på begrepet standard : Standard dokument til felles og gjentatt bruk, fremkommet ved konsensus og vedtatt av et anerkjent organ som gir regler, retningslinjer eller kjennetegn for aktiviteter eller resultatene av dem for å oppnå optimal orden i en gitt sammenheng. (Definisjonen er hentet fra NS-EN 45020:2006, pkt. 3.2 og ISO/IEC Guide 2:2004.) I følge NEMKO gir et ISO sertifikat høy troverdighet på miljøområdet. ISO inneholder detaljerte krav til hvordan et miljøstyringssystem skal bygges opp. Kravet til kontinuerlig forbedring står sentralt. Viktige elementer i miljøstyringssystemet er bl.a. Fastsetting av foretakets miljøstrategi herunder miljøpolicy ha identifisert foretakets vesentlige miljøaspekter fastsette miljømål, delmål og program Fastsette ansvar og myndighet Gjennomføre opplæring (herunder utarbeide opplæringsplan) for å sikre at alle ansatte kjenner til miljøstyringssystemet, sitt ansvar og etterlever dette UNN HF skal ha et miljøstyringssystem som er godt integrert i foretakets øvrige styringssystemer. Miljøstyringssystemet skal omfatte flere prosedyrer og blir et av ledelsens verktøy for å ha kontroll på sine miljøaspekter.

11 5.1 Miljøpolicy, miljøaspekter og miljømål ISO stiller krav om at den øverste ledelsen skal fastsette foretakets miljøpolitikk. Miljøpolitikken er foretakets overordnede intensjoner og retningslinjer for miljøprestasjon. Miljøprestasjonen er de målbare resultatene av foretakets styring med miljøaspektene. Direktørens ledergruppe har besluttet følgende miljøpolicy for UNN: UNN skal utøve sitt samfunnsansvar som det norske sykehuset for nordområdene på en best mulig bærekraftig og miljøvennlig måte. I dette ligger også en forpliktelse til stadig forbedring av vårt miljø og klimaprogram. ISO krever at UNN skal identifisere sine vesentlige miljøaspekter. Miljøaspekter er de aktiviteter som påvirker det ytre miljø til gunst eller ugunst. Det ytre miljø er luft, vann, jord, mennesker, planter og dyr. Vesentlige miljøaspekter er aktiviteter som kan ha en vesentlig miljøpåvirkning. For UNN er dette miljøaspekter knyttet til energi, transport, innkjøp/forbruk og avfall. Det vises til notatet som gir en grundigere informasjon om hvordan UNN har identifisert sine vesentlige miljøaspekter, ephorte sak 2013/ ISO stiller krav til at UNN skal fastsette miljømål og delmål for miljøaspektene på relevante nivå. Målene skal om mulig være målbare og være i samsvar med miljøpolitikken, aktuelle lovbestemte krav og foretakets selvpålagte krav. Miljømålene skal tilfredsstille forpliktelsene i miljøpolitikken og i den overordnede strategien.

12 Direktørens ledergruppe har besluttet at det overordnede målet er å bidra til at CO2 utslippet reduseres. Nærmere beskrivelse av delmål for å nå dette overordnede målet er beskrevet i notat som er henvist til ovenfor. 5.2 Opplæring ISO stiller krav om at alle ansatte ved UNN har gjennomført nødvendig opplæring i miljøstyringssystemet. Det er utarbeidet en opplæringsplan for når og hvordan opplæringen skal gjennomføres. E-læring vil være en metode for opplæring. Behandlingen av denne bestillingen i møter, vil også bli en viktig læring.

13 5.3 Miljøstyringssystemet som en del av det eksisterende HMS systemet Miljøstyringssystemet skal, som tidligere nevnt, integreres som en del av det eksiterende HMS systemet i UNN. Dette systemet inkluderer allerede det ytre miljø i forhold til avfallshåndtering og krav til bruk av kjemikalier. Det betyr også at de årlige HMS - grunnkursene må inkludere opplæring i lovkrav og nye prosedyrer for å sikre det ytre miljø I prinsippet er oppbygging av miljøstyringssystemet etter ISO og internkontrollforskriften ganske lik. Prosjektet samarbeider derfor nært med HMS -ansvarlig ved Fag - og forskningssenteret. Felles miljøstyringssystem for det indre og ytre miljø betyr at avdelingene må ha fokus på det ytre miljø på vernerundene integrere tiltak i HMS-planene

14 6 Status i prosjektet Prosjektet har Etablert egen webside unn.no/ grontsykehus (samt intranett.unn.no/ grontsykehus) Gjennomført kick - off møter med klinikkene Klinikkene har kartlagt sine miljøaspekter og satt sine miljømål. Miljøaspektene er risikoanalysert Det er innhentet måltall for miljøaspektene UNNs øverste ledelse har tatt tydelig ansvar og besluttet at miljøstrategien og miljøstyringssystemet skal integreres i HMS systemet (DS0787) Den øverste ledelse skal gjennomføre opplæring i miljøstyringssystemet i februar 2014 Det arbeides med en e-læringsmodul for alle ansatte Prosjektledelsen ble styrket med at ny prosjektleder ble ansatt i oktober 2013 Arbeidet med å oppdatere eksisterende prosedyrer i Docmap (DS0787) samt utarbeide nye, er godt i gang. Det arbeides med å tilpasse avvik systemet til å inkludere det ytre miljø. Prosjektet samarbeider godt med kommunikasjonsavdelingen i implementeringsarbeidet Prosjektledelsen deltar på samlingene til det nasjonale klimaforum og regionale møter i regi av Helse Nord Det interne revisjonsteamet har fått bestilling om å gjennomføre revisjon på det ytre miljø i 2014

15 7 Presertifisering NEMKO skal gjennomføre før-revisjon i flere lokasjoner i UNN HF i perioden fra 17. februar til 27. februar Det er nå avklart hvem som får besøk og disse er varslet om tid og sted for revisjonen. Denne revisjonen skal danne grunnlaget for at UNN skal bli presertifisert. En viktig hensikt med denne revisjonen er å få tilbakemelding på hva UNN må forbedre i sitt miljøstyringssystem før endelig sertifisering i løpet av høsten 2014.

16 Kontaktinformasjon Prosjektleder klima og miljø Aud Nergård Tlf Prosjektkoordinator Bengt Dahl Tlf Design: Kommunikasjonssenteret, Frode Abrahamsen Foto: Colourbox.com Trykk: Hustrykkeriet UNN