Helse Stavanger HF Prosjekt ISO ISO14001 Styringsdokument

Transkript

1 Helse Stavanger HF Prosjekt ISO14001 ISO14001 Styringsdokument

2 Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Forslag til styringsgruppens arbeidsutvalg Prosjektnr: Arkivnr.: Saksbeh.: AR Dokumenttittel: ISO14001 styringsdokument Kontroll: EM Dato: SUS Miljøutvalg v/arne Ragård e-post

3 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Prosjekt og prosjekteier Overordnede rammer Hensikt, krav og hovedkonsept Prosjektmål Suksesskriterier Kritiske suksessfaktorer Prosjektstrategi Strategi for styring av usikkerhet/risiko Gjennomføringsstrategi Organisering og ansvarsdeling Organisasjonsstruktur Styringsgruppens sammensetning Ansvarsforhold Fullmakter Prosjektstyringsbasis Tidsplan Rapportering Kvalitetsmål... 6

4 1 Innledning Styringsdokumentet skal gi oversikt over og være styrende for alle sentrale forhold i prosjektet. Dokumentet skal virke retningsgivende og avklarende for interne aktører, oppdragsgiver og relevante eksterne aktører. Styringsgruppen i Helse Stavanger HF for godkjenning. Styringsdokumentet skal revideres når ny og relevant styringsinformasjon blir tilgjengelig, for eksempel etter styringsgruppens behandling, endring av kostnadsramme eller hovedtidsplan. Foreliggende styringsdokument er utarbeidet etter forutgående behandling i Helse- og sosialdepartementet, regionalt direktørmøte samt forutgående utredninger i Nasjonalt Miljøforum for Spesialisthelsetjenesten (NMS). Planlegging av prosjektet bygger på følgende: Miljøhandlingsplan Styringsdokumentet 2011 for Helse Stavanger HF, punkt 7.1 Nasjonalt miljøprosjekt innenfor spesialisthelsetjenesten. Januar 2011 mottok Helse Stavanger et brev fra Helse Vest RHF hvor det blant annet sto: Styringsgruppa for samarbeidsprosjektet har nå godkjent sluttrapporten med tilhøyrande delrapportar og tilrår ovanfor Helse- og omsorgsdepartementet at prosjektet blir vidareført i Dette inneber at det blir starta opp ein prosess med innforing av miljøstyring og gjennomforing av miliøsertifisering etter ISO standarden slik at alle helseføretaka i landet er sertifiserte innan LG-sak 401/11 2 Prosjekt og prosjekteier Prosjektet benevnes til daglig Prosjekt ISO Prosjektet omfatter planlegging av miljøledelse i henhold til ISO14001, innføring samt sertifisering av godkjent sertifiseringsfirma innen utgangen av Prosjektorganisasjon er etablert og er underlagt Styringsgruppens arbeidsutvalg opprettet av administrerende direktør. Prosjekteier er helseforetaket ved administrerende direktør. Prosjekteiers representant overfor prosjektet er direktør for Intern service, Emma Manin. Prosjektledelsens representant er prosjektleder Arne Ragård. 3 Overordnede rammer 3.1 Hensikt, krav og hovedkonsept Overordnede rammer for virksomheten er fastlagt gjennom lov og styrende dokumenter fra departement og regionalt helseforetak. Utgangspunktet er at virksomheten i helseforetakene gir et tilbud i henhold til sørge for ansvaret i spesialisthelsetjenesteloven, og at hovedoppgavene for Prosjekt ISO14001 er å tilfredsstille forventninger til at foretaket tar forventede miljøhensyn i sin virksomhet og tilfredsstiller Helse- og Miljødepartementets krav til at virksomheten drives innenfor rammene lagt i ISO14001.

5 I henhold til rammene i ISO14001 forventes det at foretaket titrettelegger for: iverksette, vedlikeholde og forbedre et miljøstyringssystem forsikre seg om at det er i overensstemmelse med den angitte miljøpolitikken, bevise overensstemmelse med ISO14001-standarden ved å - gjennomføre selvbestemmelse og egendeklarasjon, eller - søke bekreftelse på overensstemmelse hos parter som har interesse i organisasjonen, for eksempel kunder, eller - søke bekreftelse på egendeklarasjon hos en part utenfor organisasjonen, eller - søke sertifisering/registrering av miljøstyringssystemet hos en ekstern organisasjon. 3.2 Prosjektmål Helse Stavanger HF skal utvikle et miljøstyringssystem innen utgangen av 2014 som: er hensiktsmessig for typen, omfanget og miljøpåvirkningene av våre aktiviteter, produkter og tjenester omfatter en forpliktelse til kontinuerlig forbedring og forebygging av forurensning omfatter en forpliktelse til å tilfredsstille aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg angående dens miljøaspekter gir rammen for å fastsette og gjennomgå miljømål og delmål er dokumentert, iverksatt og vedlikeholdt. er kommunisert til alle som arbeider for eller på vegne av organisasjon, og er tilgjengelig for allmennheten. 3.3 Suksesskriterier Prosjektet vil ha suksess når følgende er oppnådd: Prosjektet er gjennomført med god forankring i linjeorganisasjonen og da spesielt i foretakets øverste ledelse. Alle rutiner, evalueringsprosesser og system for kontinuerlig forbedring er på plass. At foretaket blir sertifisert i henhold til ISO14001 av ekstern organisasjon. Dette må på plass innen tidsfristen som er Prosjektet skal risikostyres med kvartalsvise analyser 3.4 Kritiske suksessfaktorer Følgende forhold anses som de mest kritiske suksessfaktorer (ikke prioritert rekkefølge): Ledelsesforankring Ressurstilgang God kartlegging av nåsituasjonen Klare og konkrete mål God overføring til daglig drift Prosjektets styringsgruppe og prosjektledelse skal fortløpende utrede og iverksette tiltak for å ivareta kritiske suksessfaktorer på en best mulig måte. 4 Prosjektstrategi 4.1 Strategi for styring av usikkerhet/risiko Risiko er sannsynligheten for en uønsket hendelse multiplisert med konsekvenser av hendelsen. Risikostyring er et hjelpemiddel for å realisere mål og planer innen rammer for kostnad, tid og kvalitet. Det skal utarbeides en risikovurdering med oversikt over mulige risikoer. Disse må vurderes i forhold til akseptabel og uakseptabel risiko. På grunnlag av dette utarbeides det handlingsplaner for hvordan risikoen kan reduseres ved at man har tiltak som reduserer

6 sannsynligheten for uønskede hendelser, reduserer konsekvensen av uønskede hendelser eller begge deler. Risikovurderingen skal rulleres kvartalsvis med rapportering til styringsgruppen. 4.2 Gjennomføringsstrategi Gjennomføring av prosjektet skjer i en blanding av interne og eksterne leverandører. Prosjektledelse vil bli ivaretatt internt mens planlegging og bygging (der dette blir nødvendig) vil bli utført av eksterne samarbeidspartnere. Styring av leverandører skjer på grunnlag av etablerte kontraktsforhold og aktiv oppfølging av disse. 4.3 Organisering og ansvarsdeling SUS har funnet det kostnadseffektivt å bygge opp en egen prosjektorganisasjon i sykehusets regi som ivaretar prosjektledelse og planlegging. Eierrollen i prosjektet ivaretas ved at prosjektet rapporterer til Styringsgruppens arbeidsutvalg v/emma Manin. Styringsgruppen har ansvaret for at virksomheten i prosjektet skjer i tråd med prosjektidé, prosjektmål og prosjektplan godkjenne framdriftsplan for prosjektvirksomheten godkjenne budsjettet og sørge for at en holder seg innenfor de rammene som er gitt være orientert om regnskapet godkjenne delprosjekter og være orientert om det løpende arbeidet samt fremdrift Eventuelle omstillinger i foretaket, som er en direkte følge av dette prosjektet, skal følge foretakets vedtatte omstillingsprogram. 4.4 Organisasjonsstruktur Organisasjonsstrukturen er vist på neste side. 4.5 Styringsgruppens sammensetning Administrerende direktørs ledergruppe er styringsgruppe for prosjektet. Styringsgruppen har oppnevnt et arbeidsutvalg med representanter fra: Emma Manin Intern Service Divisjon Hans Tore Frydnes Medisinsk service Divisjon Inger Cathrine Bryne Kirurgisk Divisjon Gotfred Tunge Kommunikasjonsavdelingen Styringsgruppen er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Prosjektleder forbereder saker for og er sekretær for styringsgruppen.

7 4.6 Prosjektgruppe og delprosjekter Miljøutvalget med tillegg av en hovedtillitsvalgt utgjør prosjektgruppen. Arne Ragård er prosjektgruppens leder. Birte Helland er nestleder og serretariat for prosjektgruppen. Prosjektet har 4 delprosjekter følgende er ansvarlig for delprosjektene: Innkjøp Kåre Tobiassen Bygg og miljø Ståle Jårvik Avfallshåndtering Astrid Porten Transport Tom Ståle Lyngøy Vernetjenesten vil ha en representant i hver av delprosjektene. 4.7 Ansvarsforhold Prosjektgruppen har ansvar for prosjektets resultatmål blir oppnådd. Ansvaret for å overføre prosjektet til den daglige drift i sykehuset påligger den enkelte divisjonsdirektør. Prosjekt ISO14001 er organisert som vist i figuren under. 4.8 Fullmakter Fullmaktene er knyttet til budsjett. Prosjektleder disponerer prosjektets budsjett. Dersom prosjektleder ser det formålstjenelig kan det overføres budsjett til delprosjektledere. Dette skal i tilfelle gjøres skriftlig med kopi til leder for styringsgruppens arbeidsutvalg.

8 Myndighet til å fastlegge kostnadsramme og budsjett på ulike nivåer fordeles slik: Administrerende direktør fastlegger prosjektets årlige budsjett, herunder eventuell justering av kostnadsrammen mht. prisutvikling. Administrerende direktør fastlegger prosjektets mål etter innstilling fra styringsgruppen. Styringsgruppens arbeidsutvalg etter innstilling fra prosjektleder fastlegger prosjektbudsjett, herunder avsetning for reserver og uspesifisert kostnader innenfor vedtatt budsjett. Styringsgruppens arbeidsutvalg fordeler investeringsbudsjett innenfor godkjent ramme.. Prosjektleder disponerer prosjektbudsjett innen fastsatt fra styringsgruppens arbeidsutvalg. Myndighet til å inngå kontrakt og for øvrig forplikte foretaket økonomisk fordeles slik: Kontrakter over kr og inntil 35 mill. kroner eks. mva. inngås av styringsgruppen. Kontrakter under ,- kroner eks. mva. inngås av prosjektleder. Endringer til og avrop på inngåtte kontrakter inngås av prosjektleder ved anvendelse av prosjektleders avsetning til uspesifisert. Myndighet til å inngå kontrakter og for øvrig forplikte foretaket økonomisk, forutsetter at de respektive beslutninger kan tas innenfor de aktuelle rammer og budsjetter. Bilagshåndtering skal skje iht. Helse Stavanger HF sine prosedyrer for regnskapsføring, og ansvaret fordeles slik: Prosjektleder attesterer alle bilag for utgifter som posteres i prosjektet. Divisjonsdirektør Intern Service anviser alle bilag for utgifter som posteres i prosjektet. Prosjektleder kan deligere myndighet til attestering videre til delprosjektleder. Dette skal i tilfelle gjøres skriftlig. Prosjektets regnskap skal ikke belastes med andre utgifter enn det som er attestert og anvist iht. ovenstående. 5 Prosjektstyringsbasis 5.1 Tidsplan Prosjektet skal ha tidsplaner på ulike nivåer i et hierarkisk system. De viktigste er: Hovedtidsplan (nivå 1) Tidsplan for prosjektering (nivå 2) Tidsplan for gjennomføring av den enkelte oppgaver Tidsplan for kontrahering (samlet plan for alle entrepriser) Tidsplan for ferdigstillelse og ibruktakelse.

9 5.2 Rapportering Prosjektets skal ha en rapporteringsprosedyre som sikrer styring, oppfølging og kontroll i forhold til dette styringsdokumentet. Hovedvekt i rapporteringen skal legges på sikkerhet, kvalitet, kostnader og framdrift, særlig på usikkerhet og avvik fra planer og mål. Delprosjektleder skal annen hver måned rapportere på rapporteringsskjema som kan finnes på SharePoint. Prosjektleder skal derfor annen hver måned rapportere til styringsgruppen med følgende innhold i rapporteringen: Viktige aktiviteter, milepæler og hendelser i perioden. Viktige aktiviteter og milepæler i kommende periode(r). Kostnadsstatus og utvikling i prosjektet med referanse til budsjett. Framdriftsstatus og utvikling i prosjektet med referanse til tidsplan. Samt eventuelle avvik. Redegjørelse for eventuelle kvalitetsavvik og tiltak for kvalitetssikring. Opplæringstiltak. Styringsgruppens arbeidsutvalg skal hver måned på grunnlag av sammendraget i prosjektleders rapport og ut fra egne vurderinger rapportere til administrerende direktør Administrerende direktør vil inkludere rapportering om prosjektets framdrift herunder kostnads- og framdriftsstatus med tilhørende prognoser for sluttresultat, i ordinær rapportering til styret. 6 Kvalitetsmål Prosjekt ISO14001 kvalitetsmål er at: At idriftsettelse av nytt miljøstyringssystem sikrer at SUS når sine miljømål samt at det legges til rette for en kontinuerlig kvalitetsforbedring. At Helse Stavanger innen utgangen av 2014 blir sertifisert i henhold til ISOstandarden