Nasjonal produktspesifikasjon Fagsystem for digital plansaksbehandling (eplansak)

Transkript

1 Nasjonal produktspesifikasjon Fagsystem for digital plansaksbehandling (eplansak) Juni 2018 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities 1

2 Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) Dokumentet som ble sendt ut på åpen høring den Arbeidsgruppe i regi av KS Dokumentet er revidert basert på åpen høring og tilbakemeldinger fra arbeidsgruppen. Større endringer knytter seg til det langsiktige målbildet med eksterne rammebetingelser, integrasjonsbehov og kravtabell. Arbeidsgruppe i regi av KS 2

3 Innhold 1 INNLEDNING DOKUMENTETS OPPBYGGING KRAVTABELL BEGREPSLISTE FORMÅL OG OMFANG OVERORDNEDE PRINSIPPER OG FØRINGER AKTØRER BESKRIVELSE AV SYSTEMER OG PROGRAMMER MÅLBILDET FOR PLANSAKSBEHANDLINGEN RAMMEBETINGELSER OG SAMHANDLINGSROM IDEFASE OPPSTARTSFASE PLANFORSLAGSFASE FØRSTEGANGSBEHANDLING OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING ANDREGANGSBEHANDLING OPPFØLGING AV PLANVEDTAK INNSIGELSE OG KLAGEBEHANDLING KRAV TIL PROSESSTØTTE FOR PLANSAKSBEHANDLING FELLES KRAV TIL SAKSBEHANDLINGSPROSESSEN PROSESSTØTTE I IDÉFASE PROSESSTØTTE I OPPSTARTSFASE PROSESSTØTTE I PLANFORSLAGSFASE PROSESSTØTTE I FØRSTEGANGSBEHANDLING PROSESSTØTTE I OFFENTLIG ETTERSYN/ HØRING PROSESSTØTTE I FORBEREDELSE TIL SLUTTBEHANDLING PROSESSTØTTE I SLUTTBEHANDLING PROSESSTØTTE I OPPFØLGING AV PLANVEDTAK PROSESSTØTTE VED INNSIGELSE- OG KLAGEBEHANDLING PROSESSTØTTE VED AVSLUTNING AV SAK KRAV TIL ARBEIDSFLATE BESKRIVELSE AV BEHOV INTEGRASJONSBEHOV FOR ARBEIDSFLATE KRAV TIL PRODUKTET KRAV TIL RAMMEVERK FOR Å OPPNÅ STANDARDISERTE SAKSBEHANDLINGSPROSESSER STANDARDISERTE SAKSBEHANDLINGSPROSESSER KRAV TIL SJEKKLISTER KRAV TIL STØTTEPROSESSER OG VERKTØY KRAV TIL UTSENDELSE AV VEDTAK OG ANNEN DOKUMENTASJON KRAV TIL ARKIVERING PROSESSTØTTE SØKING OG GJENFINNING KRAV TIL TIDSBEREGNING PROSESSTØTTE FOR RAPPORTERING OG STYRINGSINFORMASJON PROSESSTØTTE FOR FAKTURERING OG GEBYRBEREGNING PROSESSTØTTE FOR BISTAND I POLITISK BEHANDLING KRAV TIL MALER ROLLER OG TILGANGSHÅNDTERING SIGNATUR DOK-ANALYSE KRAV TIL ARKITEKTUR OG TEKNOLOGI INNLEDNING ARKITEKTUR KRAV TIL OPPLÆRING VEDLEGG

4 1 Innledning Den nasjonale produktspesifikasjonen for eplansak er en standard som både kommunene og leverandørene kan forholde seg til i anskaffelses- og kontraktsammenheng. Produktspesifikasjonen angir minimumskrav som leverandørene må tilfredsstille. Den skal derfor være godt egnet som en standard som kommunene kan henvise til i anskaffelse av framtidige digitale løsninger for plansaksbehandling. PlanSak skal bidra til å gjøre saksbehandlingen mer standardisert og etterprøvbar. I tillegg skal produktspesifikasjonen tilrettelegge for at markedet utvikler og tilbyr løsninger for plansaksbehandling som «hyllevare». Produktspesifikasjonen skal også være godt egnet til kjøp av løsning som en tjeneste (leie). Tilgang til løsninger som skytjenester har etter hvert utviklet seg som et reelt alternativ til tradisjonelt kjøp av rettigheter (lisenser) til bruk av en løsning. Produktspesifikasjonen kan benyttes uavhengig av anskaffelsesform, både ved leie og kjøp. Dette skal bidra til at kommunene står friere i forhold til hvordan de velger å gjennomføre anskaffelsen, noe som tilrettelegger for en enklere anskaffelse og at kommunen kan kjøpe tilgang til et fagsystem for digital plansaksbehandling som en skytjeneste. Produktspesifikasjonen er utarbeidet i regi av KS av en arbeidsgruppe bestående av deltagere fra KMD, KS, DiBK, Kartverket og 8 kommuner. Arbeidsgruppen har også innhentet synspunkt og erfaringer fra det arbeidet som er utført i regi av Bygg Dokumentets oppbygging Innledningsvis beskrives strukturen i dokumentet og hvordan produktspesifikasjonen skal benyttes. Videre blir formålet med produktspesifikasjonen, rammer og omgivelser som leverandørene må forholde seg til beskrevet. Eksempler på dette er aktører som er involvert, overordnede prinsipper og føringer og en oversikt over hvilke systemer som det kreves en integrasjon mot. I kapittel tre blir det langsiktige målbildet og dagens utfordringer beskrevet. Flere av funksjonene som kreves av løsningen for å dekke disse behovene og utfordringene, kan strekke seg utover kravene som følger av denne produktspesifikasjonen. Langsiktig målbilde er beskrevet for å angi retning og ønsket videreutvikling av løsningene i markedet, og for at leverandørene skal kunne ta høyde for at dette kan bli del av fremtidige versjoner av produktspesifikasjonen. Langsiktig målbilde angir retning på plansaksbehandlingen (eplansak), men også retning på noen av de rammebetingelsene som er under utvikling som for eksempel 3D-planer, nasjonal mal for reguleringsbestemmelser, ny nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister (NPAD), tjenesteplattformer som tilrettelegger for enklere tilgang til informasjon i planregistrene og en omforent data/informasjonsmodell som ivaretar relevante brukertilfeller, enten dette er byggesøknader, byggesaksbehandling eller plansaksbehandlingen. Både kapittel tre og fire gjennomgår saksbehandlingsprosessen. Forskjellen ligger i at kapittel tre beskriver det langsiktige målbildet (ofte omtalt som «drømmereisen»), mens kapittel fire beskriver dagens behov og kravene som leverandøren må tilfredsstille for å oppfylle kravene i denne produktspesifikasjonen. Under kapittel fire, «Krav til prosesstøtte for plansaksbehandling», er kravene til løsningen organisert ut fra de aktuelle planfasene som løsningen skal understøtte. 4

5 Hvert kravkapittel, fra kapittel fire og utover, inneholder en beskrivelse av hensikten og hvilket overordnet behov løsningen skal dekke. I tillegg henvises det til vedlagte kravtabell som har spesifikke krav til funksjonalitet som leverandøren må tilfredsstille. Fra kapittel fem og utover blir fokusområder som ble identifisert i den innledende behovskartleggingen beskrevet. Dette innebærer for eksempel krav til arbeidsflaten for saksbehandler, krav til rammeverk for å oppnå standardiserte saksbehandlingsprosesser og krav til arkiv. 1.2 Kravtabell Til kravområdene er det vedlagt en kravtabell, «Vedlegg 1 kravtabell eplansak». Denne angir spesifikke krav som supplerer kravkapitlene i denne produktspesifikasjonen. Leverandørens løsning må derfor tilfredsstille både kravtabellen og kravkapitlene i denne produktspesifikasjonen. Leverandøren har ansvaret for at løsningen dekker det overordnede behovet, selv om det overordnede behovet ikke er kravstilt uttømmende gjennom konkrete krav i vedlagte kravtabell. Krav i kravtabellen er sådan bare å vurdere som et supplement til de overordnede behovsbeskrivelsene i de oppgitte kravkapitlene i dette dokumentet. 1.3 Begrepsliste Oversikt over sentrale begreper benyttet i dette dokumentet: Begrep: Arbeidsflate Arkiv Fase Milepæler Planprosess Prosesskategori Regelverkssjekker Regelmotor Beskrivelse: Med arbeidsflate menes brukergrensesnittet i løsningen, som presenteres for den aktuelle brukergruppen, eksempelvis saksbehandler Kommuner plikter å ha arkiv, og sikre at disse er innordnet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid og å føre journal i henhold arkivloven med forskrifter. For elektronisk arkivering og journal skal systemet være godkjent i henhold til Noark-standarden. Fase er den overordnede inndelingen av planprosessen og reflekterer fordeling av eierskap til planleggingen mellom aktørene knyttet til tid og fremdrift Milepælplaner angir steg i saksbehandlingsprosessen. Noen av milepælene er lovpålagte, eller det kan ligge rapporteringskrav knyttet til enkelte. De lovpålagte og der det kreves rapporteringer er milepæler som blir satt som standarder. Kommunene kan selv velge å legge til flere milepæler. Ordet planprosess benyttes i dette dokumentet som et generalisert begrep for arealplanleggingsprosessen. Prosesskategori er overordnet oppdeling av arealplanlegging. Følgende prosesskategorier er identifisert: - Reguleringsplaner - mindre endringer av planer - kommuneplaner og kommunedelplaner Regelverkssjekker er en tiltenkt nasjonal tjeneste som tilbyr automatisert kontroll om betingelser i lovverket er oppfylt En komponent som kan benyttes til å gjennomføre automatiserte kontroller (kontrollere at et sett med betingelser(dataregler) er oppfylt). 5

6 Samhandlingsrom Sjekkliste En konseptuell beskrivelse av en virtuell møteplass som muliggjør samhandling mellom kommune, forslagsstiller, publikum og sektormyndigheter. Arbeidsoppgaver og sjekkpunkter som støtter saksbehandlerens arbeid. Sjekkpunktene er basert på lovpålagt punkter i saksbehandlingen. Kommunene kan også velge å legge inn flere oppgaver i disse sjekklistene, som et støtteverktøy i saksbehandlingen. Det er først når alle oppgavene og sjekkpunktene er utført og krysset ut, at en milepæl i er nådd. Sjekklister vil dermed være en viktig indikator på hva som er status i saksbehandlingen. 6

7 2 Formål og omfang Denne produktspesifikasjonen har som formål å etablere en norm for gode løsninger for digitalisering av plansaksbehandling i norske kommuner løsninger som gir støtte i plansaksbehandlingen. I tillegg skal produktspesifikasjonen bidra til å styrke kommunene som bestillere av denne type løsninger i markedet. Innføring av nytt fagsystem for digital plansaksbehandling er et ledd i realiseringen av det digitale førstevalget som, i tillegg til å sørge for effektiv forvaltning, gir en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv. Innbyggere, næringsliv, sektormyndigheter og saksbehandlere skal møte digitale tjenester som er basert på brukerbehov. Figur 1: Overordnet målbilde for eplansak Kommunal plansaksbehandling inkluderer håndtering av: a) Reguleringsplaner (både private planforslag og planlegging i egen regi), b) endringer av planer c) kommuneplaner og kommunedelplaner Fra kommunenes ståsted er det viktig at nytt fagsystem bidrar til god og hensiktsmessig arealplanlegging, effektivisering av saksbehandling, en mer tilrettelagt involvering av berørte parter og muliggjøring av bedre tjenester for interessentene i en planprosess. Saksbehandler må hente og levere informasjon fra/til ulike interne og eksterne datakilder samtidig som kommunen til enhver tid må påse at lovbestemte frister overholdes. Denne versjonen av produktspesifikasjonen beskriver i detalj reguleringsplanforslag og endringer av disse. eplansak skal imidlertid også kunne brukes som plattform for saksbehandling av kommuneplaner og kommunedelplaner. eplansak skal ikke være et verktøy for utvikling av planer, verken utvikling av reguleringsplaner eller kommune(del)planer. Det eksisterer en rekke verktøy og systemer for utarbeidelse av planer, analyser og utredninger. Disse er relevante for både kommunale og private aktører. eplansak gir imidlertid saksstøtte og vil kunne fungere integrert med slike verktøy. En felles arbeidsflate for kommunal håndtering av reguleringsplaner vil gi støtte i arbeidsprosesser og dataflyt, informasjonsutveksling og samhandling mellom kommunen, forslagstiller, publikum og 7

8 sektormyndigheter. Løsningen skal i størst mulig grad baseres på bruk av standardiserte grensesnitt og felles informasjonsmodell. eplansak må også ta hensyn til at det vil skje endringer i grensesnitt mot omkringliggende systemer/komponenter som eksempelvis kommunens kartsystemer (GIS-løsninger), Planregister, arkivet (Noark 5), Matrikkelen, KOSTRA og økonomisystem. Leverandøren av løsningen må derfor ha et etablert regime for å støtte opp under slike endringer gjennom løpende oppdaterte versjoner av løsningen. Det er ulikhet mellom norske kommuner i utøvelse av plansaksbehandling. Det brukes også tildels ulike begreper og legges ulikt innhold og gjennomføring av planprosessene i de forskjellige kommunene. I det langsiktige målbildet er det ønskelig at dette i større grad harmoniseres og standardiseres. Ved hjelp av denne produktspesifikasjonen legges det til rette for mer enhetlig praktisering av regelverket på sikt. Løsningen skal ta utgangspunkt i den omforente prosessmodellen med prosesskategorier, faser, milepæler, aktiviteter og dokumenttyper som er beskrevet i dette dokumentet. Samtidig skal løsningen åpne for lokale tilpasninger (legge til elementer, fjerne elementer som ikke brukes i en kommune, endre rekkefølge og endre benevnelse). Det skal ikke kunne gjøres lokale tilpasninger som vanskeliggjør kommunikasjon med andre tjenester og standardisert datautveksling. 2.1 Overordnede prinsipper og føringer Leverandøren skal vektlegge følgende overordnede prinsipper og føringer i løsningen: Løsningen skal gi helhetlig og effektiv prosesstøtte og arbeidsflyt til den beskrevne saksbehandlingsprosess Løsningen skal bidra til god arealplanlegging Løsningen skal bidra til gode medvirkningsprosesser der publikum, kommune og andre interessenter kan bidra Løsningen skal være brukervennlig og intuitiv i bruk Løsningen skal hente inn data som er tilgjengelig via etablerte tjenestegrensesnitt og gjenbruke disse sammen med data registrert i saken. Dobbeltregistrering av informasjon skal unngås så langt det er mulig, også mot løsninger som må oppdateres etter vedtak i plansak er fattet. Løsningen skal gjøre det lett for saksbehandler og andre å sette seg inn i innholdet i en plansak og orientere seg om status for den gjeldende saken Løsningen skal være fremtidsrettet og støtte opp under det langsiktige målbilde Leverandøren skal dokumentere hvordan egen løsning ivaretar prinsippene og føringene nevnt ovenfor. 8

9 2.2 Aktører I tabellen nedenfor er aktører i plansaksbehandlingen beskrevet, samt hvilken type samhandling som benyttes i dagens planprosess (eplansak vil til dels erstatte en del av disse samhandlingsmetodene). Roller/Interessenter: Kommunestyret som planmyndighet. Planutvalg Politisk sekretariat Kommuneplanlegger / saksbehandler. Forslagsstillere / utbyggere og grunneiere Fagkyndig plankonsulent (utøvende) Sektormyndigheter (herunder regionale myndigheter (fylkeskommune) og statlige fagmyndigheter) Interessenter ikke part (F.eks.: presse, folkevalgte med flere) Publikum / allmennheten / interesseorganisasjon Planforum Arkivar Kart- og GIS ansvarlig/ planregisterfører Interne fagetater i kommunen Beskrivelse: Politikere, gjennom planutvalg og kommunestyre er besluttende myndighet i plansaker. Deres arbeid koordineres og administreres gjerne av et politisk sekretariat Utfører saksbehandlingen av kommunenes plansaker og er primærbruker av løsningen Den som ønsker en bestemt arealutvikling innenfor et avgrenset område og derfor fremmer forslag til plan og har ansvar for å utarbeide planprogram og evt. konsekvensutredning. Forslagstiller som begrep omfatter et område sine utviklere, grunneiere eller investorer Arkitekter / konsulenter med kompetanse innenfor arealplanlegging, engasjert av forslagstiller, evt. kommune, til å utarbeide et planforslag på vegne av overnevnte. En plankonsulent arbeider gjerne i et «planforetak». Entallsformen konsulent er brukt for å indikere at dette gjerne er en fagperson, evt. med et team rundt seg. Kommunen har varslingsplikt overfor berørte sektormyndigheter ved behandling av planforslag for avklaring av spørsmål som angår disse myndighetenes ansvarsområde. Videre har sektormyndigheter mulighet til å gi både merknader og avgi innsigelser som kan bety at en plansak må avgjøres utenfor kommunen (fylkesmann) Definerte parter skal varsles særskilt. På samme måte som for publikum kan disse gi innspill og merknader til en plansak Parter kan også klage på planvedtak. I planarbeidet skal det sørges for en åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i lokalsamfunnet og dialog med organiserte og uorganiserte interesser. Publikum og interesseforeningen kan gi innspill og merknader. Media representerer gjerne allmennheten. Regionalt planforum møtes statlige, regionale og kommunale organser for å samordne og klargjøre pågående planprosesser. Ansvarlig for kommunens arkiv og arkivering av arkivverdig dokumentasjon Ansvarlig for de lokale kartdataene og planene som etableres, forvaltes og benyttes i plansaken For at saksbehandler skal kunne fatte et vedtak i visse saker må interne fagetater i en kommune konfereres 9

10 Statistisksentralbyrå (SSB) Kartverket Fylkesmannen Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD) Skal ha informasjonen som inngår eller blir dokumentert som del av plansaksbehandlingen for bruk i KOSTRA Kartverket er en nasjonal kartinstitusjon og ivaretar Norges behov for landsdekkende geografisk informasjon, kartserier og eiendomsinformasjon. Kartverket har en viktig rolle som nasjonal geodatakoordinator. Det innebærer at Kartverket leder og samordner arbeidet med den nasjonale geografiske infrastrukturen i Norge. Dette skjer i nært samarbeid med kommunene, og andre offentlige leverandører og brukere av geografisk informasjon gjennom Norge digitalt Innsigelsesmyndighet. Blir involvert i klagesaker der Fylkesmannen kan overstyre kommunens vedtak KMD har ansvar for plan- og bygningsloven. 10

11 2.3 Beskrivelse av systemer og programmer Anskaffelsen skal integrere enkelte av systemene (system må her oppfattes som et utvidet begrep som inkluderer både tjenester og resultatet fra tjenester) som er i bruk i dag. I noen tilfeller skal den nye løsningen helt eller delvis erstatte dagens systemer. Relevante kartløsninger og tjenester skal integreres inn i saksbehandlerens arbeidsflate og slik sett ivareta at alle relevante data/tjenester til enhver tid er integrert inn i de løpende arbeidsprosessene og i saksprosessen. For brukeren skal kompleksiteten i tilgang til underliggende tjenester være skjult. I tabellen nedenfor er noen av de aktuelle systemene angitt. System/program: Bruksområde: Erstattes/integreres: E-post og kalendersystem Sak og arkivsystem Kommunikasjon til og fra eksterne myndigheter, mellom eksterne aktører og saksbehandler og intern kommunikasjon mellom avdelinger i kommunen. Arkiv- og dokumenthåndteringsløsning Planregister er beskrevet og satt krav til gjennom kart- og planforskriften. I dag brukes gjerne begrepet Planregister på en database med metadata om en plan mens Planbase og Arkiv forvalter henholdsvis vektordata for en plan og planens dokumenter. Integreres Funksjonalitet for plansaksbehandling erstattes Planregisteret Plankart / Planbase Plandialog Begrepet planregister skal i følge forskriften forstås mer som «et nasjonalt planinformasjonssystem» med innsyn i flere plandatabaser med tilhørende dokumenter og med registerfunksjonalitet som muliggjør produksjon av planoversikt sortert på nasjonal arealplan-id og vedtaksdato. De kommunale digitale planregistrene blir i realiteten en del av et nasjonalt system ved at de er koblet til Internett og ved at de lokale registrene i fremtiden kan synkroniseres mot en nasjonal løsning. I kapittel 3 er det beskrevet et langsiktig målbilde der Planregisteret blir et komplett informasjonssystem for arealplan der vektorkart og dokumenter er tett integrert. Kart som viser gjeldende plansituasjon i kommunen. Egne lag som skiller plannivåer og vertikalnivåer. Varierende dekningsgrad fra kommune til kommune. Planbasen inngår som en del av et framtidig planregister. Plankartet forvaltes i dag i egne GIS-løsninger i kommunene i tillegg til at disse dataene synkroniseres til en nasjonal løsning som forvaltes av Norge digitalt. Kommunikasjon i planleggingsarbeidet mellom spesielt kommune og publikum / allmennheten. Brukes delvis også i kommunikasjon mellom kommune og sektormyndigheter. Videreutvikles til en helhetlig dialogløsning som ivaretar samhandling mellom alle interessenter i en plansak (samhandlingsrom og «min side») Integreres Integreres Integreres 11

12 Kart / GIS system Arkivsystem Matrikkel Det offentlige kartgrunnlaget (DOK) DOK analyser Saksstøtte for politisk sekretariat/ Fagsystem for planutvalg ebyggesak FIKS Lover, lovfortolkninger, veildere, maler Kommunens kartsystem for vedlikehold, forvaltning og bruk av geografiske data. DOK er som regel forvaltet gjennom kommunens kart / GIS system. Kart / GIS system blir en betegnelse på «alt det andre» i en plan dvs. bakgrunnskart og grunnlagsinformasjon for å komme fram til en plan. Kommuner er pålagt å arkivere journalverdig kommunikasjon som brev og e-post samt dokumenter fra saksbehandling i NOARK-godkjente arkivsystemer. Systemet håndterer også kommunikasjon, behandling og arkivering av dokumenter. Inneholder opplysninger om eiendommer, bygninger og adresser. Ajourføres av kommunen. Informasjon om hjemmelshavere (eiere) synkroniseres mot folkeregister og enhetsregisteret. Det offentlige kartgrunnlaget (DOK) er offentlige geografiske data som er tilrettelagt for kommunenes plan- og byggesaksarbeid. Formålet med DOK er å sikre en kunnskapsbasert og effektiv planlegging og saksbehandling. Kommunene skal bekrefte hvilke datasett som skal gjelde for arbeid som berøres av PBL i kommunen. Dette kan være datasett som står på den nasjonale DOK-listen, andre nasjonale datasett eller lokale/regionale datasett som kommunen ønsker å bruke. Den nasjonale DOK-listen består av ca. 145 datasett. Begrep på arealanalyser for et gitt område der relevante datakilder, arealbruk og mulige konflikter identifiseres, visualiseres, analyseres og dokumenteres. Politiske organer med sekretariat (inkludert planutvalg) benytter systemer i behandlingen av plansaker, og disse må kunne motta og levere til data til eplansak. ebyggesak er en nasjonal standard/veileder som setter krav til kommunale fagsystem/sakstøtte for kommunal byggesaksbehandling. Plattform for digital samhandling i kommunal sektor. Sentrale komponenter som SvarUt og FIKS meldingsformidling. KMD og andre aktører utformer regelverk og fortolkninger, utarbeider veiledere og hjelpemateriell og legger til rette offentlige maler. Etter hvert som KMD (og evt. andre) legger dette til rette på en måte som gjør at dette kan gjenbrukes i andre løsninger, er det ønskelig at løsningen kan bruke dette direkte. Integreres Integreres Integreres Integreres Integreres Integreres Integreres (knyttet til byggesaksavdelings medvirkning i gjennomføringen av arealplanleggingen) Integreres Integreres 12

13 3 Målbildet for plansaksbehandlingen I arbeidet med å utvikle denne produktspesifikasjon for nytt fagsystem for digital plansaksbehandling, er det utført en kartlegging av dagens saksbehandlingsprosess og utfordringer som saksbehandlerne opplever med dagens prosess og støtteverktøy. Det er også innhentet kunnskap om de utfordringene som forslagsstiller, sektormyndigheter, utøvende (de som utarbeider planforslag) og brukere (de som berøres av planen) som eksempelvis naboer, næringsliv og allmenheten opplever med dagens prosesser, datagrunnlag og verktøy. Videre er det blitt utformet et ønsket målbilde for saksbehandlingsprosessen og dialogen med ulike interessenter i planprosessen som baserer seg på teknikker som «personas», idemyldring/ideark og kartlegging av «drømmereisen». Resultatet av dette arbeidet presenteres i dette kapittelet. I vedlegg til denne produktspesifikasjonen er et sett drømmereiser for en rekke ulike roller i en planprosessen presentert. Disse er gitt som bakgrunnsmateriale til inspirasjon og nytte. En rekke av «drømmene» som er presentert i vedlegget ligger til grunn for målbildet her i kapittel 3. Innholdet i dette kapitlet er ment for å gi leverandøren et innblikk i: Det langsiktige ønskede målbildet for saksbehandlingen, planprosessen og dialogen med interessentene i planprosessen Hovedutfordringene som oppleves med dagens systemstøtte i kommunen, men også utfordringer som oppleves av de ulike interessentene i en planprosess Planprosessen vil endre seg fremover, og det er derfor lagt til grunn at eplansak som nasjonal produktspesifikasjon utformes over tid gjennom smidige prosesser og presenteres etter hvert i nye versjoner. På denne måten kan det tas tilstrekkelig høyde for erfaringer som innhentes gjennom innkjøp i kommunene, løpende endringer i andre systemer og dataflyt. Dette betyr at aktiviteter og faser kan bli omdefinert og få nytt innhold på et senere tidspunkt. Ulike initiativ og prosjekt har fokus på forbedring av selve planprosessen. Vi har sett på noen av disse, blant annet arbeidet til Oslo kommune og Bygg 21. Samspill og avklaring av sentrale problemstillinger tidlig i en planprosess er en nøkkel til bedre planprosesser. Bygg 21 skriver i rapporten Steg for steg, veien til gode reguleringsplaner følgende: Kommunen og forslagsstiller må i større grad samles om felles mål for planområdet, som tar utgangspunkt i demokratiske vedtatte overordnede planer. Det er også forventninger om at eplansak-løsninger og ebyggesak-løsninger i større grad kan samspille og/eller realiseres som enhetlig løsninger. KMD har tatt sentrale initiativ på planområdet som har som målsetting å tilrettelegge for en mer forutsigbar og i noen tilfeller en mer automatisert byggesaksbehandling. I det langsiktige målbildet legges det i større grad opp til at involverte aktører kan betjene seg selv. Gjennom selvbetjeningsløsninger kan en for eksempel sikre at forslagstiller får enkelt tilgang til nødvendig datagrunnlag for å utarbeide planforslag, og enklere kommunikasjon med de ulike aktørene. Videre vil en forvente at saksbehandlingsverktøyene i større grad støtter opp under prinsipper som «Klart språk». I vedlegg A ligger prosessdiagrammet som beskriver dagens planbehandlingsprosess. Denne er ikke gjeldende for alle kommuner da kommuner tilpasser sine saksbehandlingsprosesser til lokal organisering, lokale rutiner og føringer. Den gir midlertidig et godt innblikk i de overordnede stegene i en planbehandlingsprosess. I det følgende delkapitlet beskrives det langsiktige ønskede målbildet for eplansak som støtteverktøy i saksbehandlingsprosessen og en beskrivelse av hvordan eplansak på sikt skal sikre samhandling og involvering fra forslagsstiller, publikum og sektormyndigheter underveis i plansaksprosessen. Dette langsiktige målbildet er underbygget med drømmereiser som ligger vedlagt til inspirasjon. Det er også gitt en beskrivelse av målbilde og utfordringer knyttet til hver enkel fase. 13

14 3.1 Rammebetingelser og samhandlingsrom Dette delkapitlet angir en forventet retning på noen av de rammebetingelsene som er under utvikling og som har betydning for målbildet for plansaksbehandlingen. Dette gjelder rammebetingelser som nye krav til 3D-planer, ny nasjonal mal for reguleringsbestemmelser, ny datamodell som kan ivareta planen med bestemmelsene knyttet til objekter i planen, ny nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister (NPAD) og tjenesteplattform som verktøy for enklere tilgang til informasjon i planregistrene og en omforent data/informasjonsmodell som ivaretar relevante brukertilfeller, enten dette er tilgang til plandata for byggesøker eller i plan- og byggesaksbehandlingen. Delkapitlet gir også en generell innføring i et nytt konsept, omtalt som «samhandlingsrom» med langsiktig målbilde for hvordan saksbehandler, forslagsstiller, publikum og sektormyndigheter kan utnytte dette konseptet. I de etterfølgende kapitlene gis det en beskrivelse av langsiktig målbilde og brukerutfordringer i dag knyttet til de ulike fasene i planprosessen. Som nevnt foran, er samspill og løpende avklaring av sentrale problemstillinger en nøkkel til bedre planprosesser. Denne produktspesifikasjonen har derfor introdusert begrepet «samhandlingsrom» som et virkemiddel i arbeidet med digitalisering og forbedring av planprosessene. Et «samhandlingsrom» kan sees på som et virtuelt rom der ulike interessenter har tilgang til en felles arbeidsflate i en planprosess. Samhandlingsrommet skal legge til rette for en mer åpen planprosess og muliggjøre koordinering og kommunikasjon. Konseptet «samhandlingsrommet» tilbyr standardiserte tjenestegrensesnitt og tjenester slik at de ulike aktørene kan realisere samhandlingsrommet gjennom egne verktøy og løsninger. Denne produktspesifikasjonen setter krav til hvordan fagsystem for digital plansaksbehandling skal realisere samhandlingsrommet og hvilke tjenester løsningen må støtte slik at andre leverandører kan realisere samhandlingsrommet for sine brukere. Fagkyndige vil arbeide med egne verktøy og i egne prosjektrom. Målet er at disse også kan integrere seg mot samhandlingsrommet gjennom standardiserte grensesnitt. Avhengig av steg i planprosessen samt hvilken aktør som går inn, vil samhandlingsrommet ha ulik form, synlig innhold og funksjon. Det langsiktige ønskede målbildet betraktes derfor fra ulike aktørers perspektiver. En eplansak løsning forventes å inneholde saksbehandler sitt samhandlingsrom og tilby via FIKS standardiserte tjenester og relevant informasjon som gjør det mulig for andre leverandører / systemer å levere et brukergrensesnitt mot det samme rommet for andre brukergrupper, eksempelvis forslagstiller eller almennheten. «Min side» er en nasjonal komponent i FIKS-plattformen og kan på sikt tilby et samhandlingsrom for kommunens innbyggere når de er berørt av en plan. Konseptet samhandlingsrom har mange elementer som finnes i eksisterende løsninger kjent som «plandialog», og samhandlingsrom kan prinsipielt sees på som en utvidelse av dette, under forutsetning at det legges til rette for to-veis kommunikasjon i sanntid. Andre rammebetingelser som vil være utslagsgivende for mer digitale planprosesser er; - Utvikling av planregistre - Romlige reguleringsplaner - Digitale reguleringsbestemmelser knyttet til objekter i planen 14

15 3.1.1 Det langsiktige ønskede målbildet for sentrale rammebetingelser Planregister Konseptet Planregister er blitt presisert og tydeliggjort gjennom ny versjon av nasjonal produktspesifikasjon for Planregister fra KMD, utarbeidet på grunnlag av SOSI Plan versjon 5. Planregisteret kombinerer kartdelen, dokumenter og metainformasjon om en plan slik at bruker får et samlet og helhetlig bilde av hva som er gjeldende arealplan for et område. Ved behov har kommunen som registerfører gjort et redaksjonelt arbeid slik at registeret til enhver tid gir de bestemmelser, kartobjekter og dokumenter (eller deler av dokumenter) som er gjeldende. Registeret kan, men trenger ikke, vise eller gjøre tilgjengelig dokumenter og informasjon fra kommunens arkiv. Arkivet ivaretar og håndterer originaler slik de er saksbehandlet og vedtatt. Som registeransvarlig sikrer kommunen at informasjonen i det som er vedtatt er tilgjengelig, korrekt og komplett for den som gjør oppslag mot registeret på samme måte som Lovdata forvalter og tilbyr et nasjonalt register over alle lover og forskrifter der de redaksjonelt har satt sammen besluttende myndigheter sine avgjørelser til komplette lover og bestemmelser. I myndighetene sine arkiver finner en de konkrete beslutninger slik de er fattet av eksempelvis regjering eller storting. Eksterne tjenester og sluttbrukere trenger ikke å forholde seg til andre systemer de «ser» kun planregisteret. Planregisteret håndterer både to- og tredimensjonale planer og maskinlesbare bestemmelser. Planregisteret er operativt og uavhengig av kommunens øvrige systemer. De kommunale planregistrene kan synkroniseres til en nasjonal løsning slik at det blir enkelt å finne og bruke planinformasjon på tvers av kommunene, men også enkelt for andre å gjenbruke data i andre løsninger og sammen med andre data som matrikkelen og grunnboka når dette er ønsket. Planregisteret er tett integrert med eplansak i kommunene gjennom standardiserte grensesnitt (Geointegrasjon) der eplansak ivaretar planprosessen og sørger for løpende oppdatering av planregisteret med resultatene fra prosessen. Figur 2: Prinsippskisse for samspillet eplansak, Planregister og Arkiv 15

16 Romlige reguleringsplaner En reguleringsplan gir et juridisk handlingsrom for mulige tiltak. Romlige reguleringsplaner beskriver dette handlingsrommet tydeligere og bidrar til at dette blir mer presist definert og formidlet. Både saksbehandler og andre aktører får en god forståelse for hva et planforslag og en vedtatt plan konkret gir av muligheter og begrensninger. En romlig reguleringsplan gir et handlingsrom og skal ikke forveksles med mulig faktisk realisering. For å forstå hva en reguleringsplan kan tillate kan en visualisere og teste ut flere mulige scenarier som er mulige innenfor rammen av en plan. Såkalte «volummodeller» er tilgjengelige, gjerne for mange alternativer. En volummodell er en stilisert og enkel modell over tiltak, både i forhold til bygg, terreng og andre anlegg. Saksbehandler har tilgjengelig gode verktøy for å se og analysere både romlige reguleringsplaner og alternative volummodeller. Disse er ikke en del av selve saksbehandlingsverktøyet, men inngår i denne sin verktøykasse. Digitale reguleringsbestemmelser En reguleringsplan består av plankart, bestemmelser (evt. med juridisk bindende vedlegg) og planbeskrivelse. Bestemmelsene utfyller og komplementerer plankartet. Bestemmelser gjelder enten for hele planens utstrekning eller for avgrensede områder, eks. et formålsområde. Mange av bestemmelser er blitt maskinlesbare og alle bestemmelser er konkret stedfestet i plankartet. Vi får en entydig avgrensning på hvilke bestemmelser som gjelder hvor. Det er også enklere å skille ut bestemmelser som ikke gjelder lenger når en plan delvis erstatter en eldre plan. Maskinlesbare bestemmelser gjør det enklere å analysere en byggesøknad opp mot en reguleringsplan. Reguleringsbestemmelser uttrykkes også som maskinlesbare bestemmelser som angir regler for relasjoner mellom ulike objekttyper, eks. hvordan et bygg kan plasseres i forhold til andre bygg. Semantisk teknologi muliggjør dette og en ser for seg «semantiske» reguleringsbestemmelser i framtiden. Forslagstiller og saksbehandler har verktøy for å utforme og håndtere digitale reguleringsbestemmelser. Saksbehandlingsverktøy for arealplan forholder seg til digitale reguleringsbestemmelser Brukerutfordringer i dag Konseptet planregister er i dag uklart og brukes ulikt mellom kommuner, leverandører og andre. I praksis fungerer planregisteret som et metadataregister for arealplaner mens dokumenter ligger i arkivet og vektorkartene i kommunens kartsystem(er), såkalte «planbaser». GeoIntegrasjonstandarden brukes for å binde disse systemene sammen. Det gjør at en ikke har et autorativt register å forholde seg til men må sette sammen informasjon fra ulike kilder for å sette seg inn i plangrunnlaget i et aktuelt område. Planinformasjon og arkiverte dokumenter kan være vanskelig å forstå. Spesielt gjelder dette der nye planer delvis erstatter eldre og når kommuneplanens arealdel overstyrer reguleringsplaner.da blir det ofte uklart hvilke bestemmelser som gjelder videre. I «planbasene» er dette som oftest bedre håndtert i det kartet viser til enhver tid gjeldende plan, også der planer er lagt delvis over hverandre (ny over gammel). En bruker får ofte også gjennom løsninger som Plandialog, eksisterende planregisterløsninger og innsynsløsninger koblet til arkivet tilgang til flere versjoner av ulike dokumenter og har problemer med å forstå hva som er gjeldende plan. Dette betyr at bruker og kommunen må gjøre en «redaksjonell jobb» hver gang man skal skaffe seg oppdatert informasjon om det gjeldende plangrunnlaget i et område. Det pågår et arbeid med en nasjonal planbase der en bruker GeoSynkronisering til å kopiere fra kommunens originale planbase til en nasjonal versjon. Men som planbase er ikke denne fullstendig idet både metadata og dokumenter mangler. Teoretisk kan en fra et nasjonalt register lage koblinger til 16

17 kommunale arkiver, men det vil være et omfattende forvaltningsregime å sikre at koblinger fra alle kommunens arkiver er operative for all framtid. Oppsummert er det vanskelig for brukere, både lokalt og nasjonalt å forholde seg til planregistre som et autorativt og komplett register som gir et fullstendig bilde av hva gjeldende plansituasjon er. Romlige reguleringsplaner er i dag fortsatt ikke avklart og tatt i bruk. Dagens to-dimensjonale reguleringsplaner er dårlig egnet der en har komplekse forhold i grunn eller behov for tydelige høydeavgrensninger. De egner seg også dårlig til forenklet og digital byggesaksbehandling. Mange saksbehandlere og beslutningstagere uttrykker frustrasjon over at de ikke skjønner hvilket handlingsrom en plan tillater og at de blir forbauset når en byggesøknad bryter med de forventninger de har hatt til en plan samtidig som søknaden er innenfor planens rammer. Hovedutfordringen med dagens reguleringsbestemmelser er å gi kunnskap om hvilke bestemmelser som gjelder for et gitt punkt, område eller eiendom. Saksbehandler og andre aktører må gjerne lese alle bestemmelsene for en gitt plan og hvis det er delvis omregulert, kombinert med en nyere kommuneplan, er det ganske komplisert å forstå hva som gjelder for ulike områder. Dagens reguleringsbestemmelser er også lite egnet for maskinhåndtering Det langsiktige ønskede målbildet for samhandlingsrommet Begrepet «samhandlingsrom» er et konseptuelt begrep som kan omfatte flere løsninger knyttet til ulike brukere sine behov. Begrepet inkluderer både forventet funksjonalitet, informasjon, grensesnitt og løsninger for kommunikasjon. Men realiseringen vil være ulik. Figur 3: Prinsippskisse samhandlingsrom Saksbehandlers perspektiv Saksbehandler sitt samhandlingrom er en integrert del av saksbehandler sin arbeidsflate i eplansak. Saksbehandler oppretter samhandlingsrommet ved planinitativ / anmodning om oppstartsmøte, og 17

18 samhandlingsrommet er et sentralt verktøy gjennom hele planprosessen. Det er intuitivt å bruke og gir raskt overblikk over planprosessen (ved f. eks. bruk av tidslinje) samtidig som det sikrer en utstrakt, tydelig og konstruktiv samhandlingsdialog. Samhandlingsrommet for planen består frem til saken er avsluttet. Behovet for veiledning er mindre enn tidligere ettersom all relevant informasjon for forslagsstiller er tilgjengeliggjort i samhandlingsrommet til forslagsstiller. Saksbehandler får derfor mer tid til å drive saksbehandling og planlegging. DOK-data og planbaser er tilgjengelig i samhandlingsrommet. Dokumentene som lastes opp av forslagsstiller, uttalelsene fra sektormyndigheter og innspill fra publikum kobles til rett dokumentkategori og arkiveres automatisk dersom det er relevant. Forespørsler om oppstartsmøte, dialogmøter og andre møter med forslagstiller formidles og besvares gjennom samhandlingsrommet. Delvis utfylte maler basert på tilgjengelig strukturert informasjon finnes i samhandlingsrommet, og gir saksbehandler god støtte i dokumentasjonsarbeidet som gjøres underveis i planprosessen (f. eks. referat og saksfremlegg). I samhandlingsrommet kan saksbehandler arbeide videre med stedsanalyser som forslagstiller har lastet opp. En åpen planprosess med tett samhandling tilrettelegges ved at saksbehandler kan få innsyn i arbeidsdokumenter og komme med kommentarer underveis i utarbeidelsen av planforslaget. Når planforslaget er ferdig, oversendes det og legges i kommunens planregister. Samhandlingsrommet gjør det mulig å se arealplanen i 3D. BIM-modeller kan vises i planforslaget, og samhandlingsrommet gir innsyn i disse modellene i kombinasjon med terrengmodeller og kommunens 3D-modell med fasadestruktur. Saksbehandler får i samhandlingsrommet varsler om frister som gjelder i planprosessen. Gjennom samhandlingsrommet kan saksbehandler legge planforslaget ut på offentlig ettersyn. I tillegg kan saksbehandler gi innsyn i samhandlingsrommet til berørte sektormyndigheter eller sende informasjon til disse digitalt. Saksbehandler kan sjekke hvordan innsigelser og merknader er hensyntatt av forslagsstiller i det reviderte planforslaget. I samhandlingsrommet blir det ført endringslogg etter hvert som planforslaget utvikles slik at uformell dialog (ikke arkivverdig) med forslagstiller kan foregå på en oversiktlig måte. Forslagsstillers perspektiv I kommunens kartløsninger der planregisteret er integrert kan forslagstiller se planstatus og overordnede føringer for en aktuell tomt / område på en lettfattelig og oversiktlig måte. I tillegg til de nasjonale og regionale plandata som vises, er blant annet områdets DOK data, eksisterende reguleringsplaner og eiendomsdata tilgjengelige. Forslagstiller har mulighet til å velge visninger i kartet. All relevant informasjon er tilgjengeliggjort, men ved behov kan forslagsstiller henvende seg til kommunen gjennom løsningen for ytterligere veiledning. Ved utarbeidelse av planiniativ har forslagsstiller god støtte for dette, både i form, innhold og kommunikasjon med saksbehandler. Oppstartsmøte anmodes digitalt ved å fylle ut et elektronisk skjema og forslagsstiller får tildelt et møtetidspunkt (har et verktøy ala Doodle for å finne møtetidspunkt). Etter planinitativ / anmodningen opprettes plansaken og med den samhandlingsrommet som er et nyttig verktøy i utarbeidelsen av planinitiativ, stedsanalyse og etter hvert planforslaget. Arbeidsmøter/ dialogmøter bestilles gjennom samhandlingsrommet, og referat eller annen aktuell dokumentasjon lastes ned fra samhandlingsrommet i etterkant av møtene. Forslagstiller gis tydelige tilbakemeldinger i samhandlingsrommet. I samhandlingsrommet sender forslagstiller ut varsel gjennom digitale postkasser, e-post eller SMS til berørte parter, naboer eller andre som har meldt interesse for planprosesser i et bestemt område. Varslingslisten genereres automatisk i samhandlingsrommet og inkluderer også lokale interesseorganisasjoner, lag og foreninger. Invitasjon til allmøte sendes ut på tilsvarende vis med 18

19 systemstøtte i samhandlingsrommet. Alternativt kan oppstart eller andre steg i planprosessen varsles ved at en ferdig mal med standardtekst benyttes for utsendelse til kommunens nettside og/eller aviser. Relevante sektormyndigheter varsles (f. eks. dersom det ligger en kommunal vei i nærheten inngår Trafikketaten i varslingslisten). Berørte myndigheter sender elektronisk inn merknad i samhandlingsrommet i forbindelse med varsel om oppstart, som avdekker evt. innsigelsesrisiko, eller gir avklaringer som kan tas på dette tidspunktet, f.eks. adkomst som ikke kan aksepteres, utbygging i konflikt med viktige naturområder m.m. Merknadene avdekker også behov for senere avklaringer (eksempelvis rekkefølgekrav). Varselet inneholder også lenke til illustrasjon av selve planprosessen, med faste daterte milepæler og innslagspunkter for medvirkning. Ved innsendelse av fullstendig planforslag får forslagstiller opp en elektronisk sjekkliste i samhandlingsrommet som må kontrolleres før planforslaget kan signeres og leveres. Under offentlig ettersyn kan forslagstiller i samhandlingsrommet enkelt finne frem merknadene til planforslaget og forberede seg til senere merknadsmøte med kommunen. I tillegg får forslagstiller tilgang til alle høringsuttalelsene og planetatens oppsummeringer av disse. Publikums perspektiv Berørte parter, naboer eller andre blir varslet av kommunen om igangsatt planprosess og kan følge prosessen gjennom «min side» og tilgang til samhandlingsrommet. Her får publikum innsyn i planprosessen med en tidslinje som viser prosessen med milepæler og plan for fremdrift. Sentral informasjon for publikum er fremhevet som f. eks. når vedkommende kan komme med innspill, tidspunkt for allmøte, referat m.m. Ved endringer eller fremdrift i planprosessen kan varsel sendes ut pr. digitale postkasser, e-post eller SMS. I samhandlingsrommet kan publikum se visualiseringer, for eksempel ved hjelp av augmented/mixed reality teknologi og 3D-briller, av planen med 3D-modeller som illustrerer alternative bygningsvolumer, utnyttelsesgrader i tillegg til forslagstillers egne illustrasjonsmodeller. I tillegg har en enkeltperson mulighet til å se hvilke konsekvenser planen vil ha for vedkommendes eiendom og utsikt. I samhandlingsrommet har publikum mulighet til å stille spørsmål til forslagstiller og kommunen. I tillegg kan publikum i angitte perioder sende inn merknader elektronisk i samhandlingsrommet og motta kvittering på at disse er mottatt via «Min side». I sin enkleste form er samhandlingsrommet for en planprosess en ren publisering- / innsynsløsning til relevant planprosess. Sektormyndigheter Ulike sektormyndigheter har ulike behov for samhandling med kommunen i en plansak. Løsningen tilbyr tjenester og grensesnitt som både tillater sektormyndigheter å samhandle gjennom et gitt grensesnitt og løsning (samhandlingsrom) og gjennom tjenester der data og kommunikasjon flyter digitalt mellom sektormyndighet sine fagsystemer og kommunens sitt plansakssystem Brukerutfordringer i dag Utfordringer ved dagens situasjon som det er ønskelig at nytt fagsystem inkludert samhandlingsrommet løser: - Begrensede muligheter for saksbehandler til å involvere andre fagpersoner i egen arbeidsflyt, dele dokumenter og tilegne andre personer oppgaver/aktiviteter. Dette medfører mindre dialog og mindre åpenhet i planprosessen. - Manuelle prosesser knyttet til å gjenfinne relevant og nødvendig informasjon for behandling av plansak. Informasjonen må hentes fra en rekke ulike registre og systemer. 19

20 - Forslagstillers illustrasjonsmodeller gir ikke et godt inntrykk av hvilke konsekvenser planen vil ha for berørte parter, lokale interesser og naboer. - Frister må følges opp manuelt for å kontrollere at de overholdes. - For publikum oppleves det som utfordrende å orientere seg i planprosessen. - Dagens planprosesser er lite standardisert på tvers av kommuner og maler med standardtekster benyttes i varierende grad. - Manuelle rutiner knyttet til varsling samt innsamling av innspill og merknader fra publikum og sektormyndigheter. I tillegg finnes det liten støtte for å sjekke hvordan merknadene er ivaretatt i planforslaget. - Kartløsningene er ikke alltid oppdatert. 3.2 Idefase Idefasen er i prinsippet ikke en selvstendig fase i planprosessen. Begrepet «fase» er imidlertid benyttet for å ivareta denne perioden før et planarbeid formelt sett starter opp i kontekst med planprosessens egentlige faser. Enkelte kommuner praktiserer formelle møter med forslagstiller i denne fasen også før et planarbeid formelt er startet opp. Disse møtene blir saksbehandlet på vanlig måte og vil inngå i planprosessen hvis denne starter opp. I denne fasen tar forslagsstiller, enten det er grunneier, utvikler eller andre interessenter, initiativ til å lage en ny reguleringsplan for et nærmere avgrenset område, stort eller lite. I denne fasen vil forslagsstiller normalt være tydelig på hvorfor initiativet er tatt, klargjøre sine rammebetingelser for planarbeidet og være åpen for de mulighetene en ny reguleringsplan vil kunne gi. I denne fasen vil også forslagsstiller redegjøre for ønsket bruk av arealet og presentere forslaget på en måte som viser at planområdet egner seg for ønsket utbygging. Dette innebærer at forslagsstiller må kjenne overordnete planer og retningslinjer, samt politiske strategier og føringer for området. I denne fasen vil forslagsstiller også som regel engasjere utøvende (en fagkyndig plankonsulent) til å bistå han under arbeidet videre. Utøvende vil i denne fasen bistå forslagstiller med overordnede ideer på hva som er mulig å få til og bistå med initielle avklaringer. I idefasen utarbeider forslagstiller med bistand fra en fagkyndig plankonsulent et planinitiativ Det langsiktige ønskede målbildet Forslagstiller har gode verktøy for enkelt å skissere og teste ut ulike ideer. I tillegg har forslagsstiller tilgang til verktøy basert på kunstig intelligens, som analyserer ulike data (DOK, andre tematiske data, terrengdata, eksisterende planer, eiendomsforhold, kostnadsestimater og inntjeningspotensial) og anvender algoritmer som kan simulere en optimal arealutnyttelse. Verktøyet presenterer flere ulike alternativer med kostnadsog inntektsanalyser og beskriver for øvrig hvilke fordeler og ulemper disse har. Alternativene visualiseres direkte i 3D med konsekvenser og motstridende interesser identifisert. Verktøyet tar hensyn til lokale prioriteringer og målsetninger. De alternative modellene inngår som en forberedelse til dialogen med kommunen og kan gjenbrukes og videreutvikles senere i planprosessen etter hvert som forslagsstiller blir kjent med nye forutsetninger og rammebetingelser. Forslagstiller har også tilgang til gode nasjonale veiledere, maler og strukturer som grunnlag for utforming av planinitiativet (forskrift fra ), men også tilgang til informasjon om lokale forutsetninger og premisser. Disse er gitt på en måte som både er forståelig og presise (klart språk med definerte begreper). 20

21 3.2.2 Brukerutfordringer i dag Forslagstiller har i dag store utfordringer med å finne og samle relevant informasjon. I tillegg er denne informasjonen ikke nødvendigvis entydig og presis eksisterende planer, veiledere og standarder kan gi ulike prioriteringer som må tolkes og forstås. En del forslagsstillere kjenner ikke godt nok til planprosessen og lovverket. De har derfor ofte mangelfull kunnskap om hva som kreves av dokumentasjon, tidsforbruk og kostnader for gjennomføring og utarbeidelse av en arealplan. Utbygger / grunneier(e) har ofte urealistiske visjoner for et område og de muligheter for realisering dette har. Utbygger sitt dilemma er hvor mye ressurser (konsulenthjelp) skal han bruke for å avklare hva som er mulig vs. muligheten til å kunne få realisert sine ideer på tross av mulige hindringer. Norske kommuner har i dag veldig ulike løsninger og praksis for å informere og rådgi. Tilgangen til plankart og veiledere varierer fra enkel og gratis til «planpakker» forslagstiller må betale for. I noen kommuner tilbys det planforhåndskonferanse mens i andre skjer dialogen gjennom uformelle møteplasser (eksempelvis oppmøte i servicetorg / kontor). Det er stor variasjon i kompetanse både blant plankonsulenter, utbyggere, politikere og saksbehandlere. Dette berører hele planarbeidet men er kritisk i de innledende faser der en raskest mulig ønsker å klargjøre planens hovedgrep uten at store omkostninger påløpes. For saksbehandlere kan uformelle henvendelser i idefasen være et problem der forslagstiller (over)tolker faglige råd og innspill og håndterer disse som gjeldende og bindende. 3.3 Oppstartsfase I oppstartsfasen skal planarbeidet startes opp, formaliseres og struktureres. I tråd med nylig endring av PBL (planinitativ ble iverksatt ved forskrift fra ) skal forslagstiller nå ha utarbeidet et planinitiativ som grunnlag for oppstartsmøte. Planinitiativet er forslagstiller sin planfaglige begrunnelse for hvorfor dette planarbeidet skal starte opp og skal inneholde en overordnet analyse av forslaget sitt virkning på området planen gjelder. Planinitiativet skal også beskrive hvordan planforslaget vil forholde seg til overordnet planverk. Forslagstiller utvikler sitt planinitiativ som en del av idefasen. Forslagstiller bestiller oppstartsmøte i denne fasen. Dette er den første formelle kontakten mellom kommune og forslagstiller og med planinitiativet som grunnlag er oppstartsmøtet førende for arbeidet videre. Når oppstartsmøte er gjennomført skal det varsles om planoppstart. Dette gjøres for å informere berørte parter, interessenter, myndigheter og andre om at et planarbeid er igangsatt. I plansaker der det er krav om konsekvensutredninger skal det også lages et planprogram. Dette avklares i oppstartsmøte og selve planprogrammet blir utarbeidet og fastsatt i oppstartsfasen Det langsiktige ønskede målbildet Gjennom tilgang til gode verktøy og enkel tilgang til grunnlagsdata og veiledere i idefasen, har forslagstiller allerede utviklet gode planinitiativ som underbygger og danner grunnlag for et effektivt og målrettet oppstartsmøte. Saksbehandler har tilgang til det samme datagrunnlaget og tilsvarende systemer som forslagstiller har i idefasen for å selv kunne kjøre stedsanalyser og simuleringer. Samhandlingsrommet etableres når en forslagstiller starter arbeidet med et planinitiativ. Forslagstiller bestiller oppstartsmøte gjennom digitale løsninger. Bestillingen registreres automatisk og går videre til oppretting av sak og evt. kobling til tidligere saker (eks. så foreslår løsningen en kobling gjennom 21

22 geografi at en sak er lokalisert i eller nær en annen sak) og del-automatisert allokering av saksbehandler(e). Saksbehandler har tilgang til verktøy ala Doodle for effektiv planlegging og innkalling til oppstartsmøte. Forslagstiller har også gode verktøy for enkelt å visualiseres alternativene direkte i 3D, for eksempel ved hjelp av augmented/mixed reality og 3D-briller, med konsekvenser og motstridende interesser identifisert i presentasjonene. Saksbehandler har tilgjengelig verktøy for enkelt samråd og kommunikasjon med andre fagavdelinger i kommunen i forbindelse med oppstartsmøte (før, under og etter). Hvis saken forutsetter politiske avklaringer skal løsningen bistå saksbehandler i å avgjøre dette og oversende til politisk behandling. Under oppstartsmøte har saksbehandler og møtedeltagere oversiktlig og enkel tilgang til informasjon om det aktuelle området (kartdata, bilder, DOK, etc. i 2D og 3D). Løsningen har funnet fram relevante dokumenter, informasjon om tidligere saker som enten faglig eller geografisk er relatert til den nye plansaken, maler og veiledere tilpasset den konkreta plansaken. Planavgrensning fastsettes direkte i oppstartsmøte. Saksbehandler fører referat fra oppstartsmøtet og har tilgang til ferdigutfylt mal basert på planforslaget. Utkast til referat distribueres automatisk til alle deltagere med mulighet til å kommentere eller foreslå korreksjoner, fortrinnsvis direkte i dokumentet (ala Google Docs). Referat og øvrig dokumentasjon arkiveres direkte. Hvis det oppstår uenighet på vesentlige punkter under oppstartsmøtet om det videre planarbeidet skal dette registreres. Forslagstiller kan be om at uenigheter blir gjenstand for politisk behandling. Før, under og rett etter oppstartsmøte kan kommunen avvise planinitiativet, evt. etter politisk behandling. Løsningen gir saksbehandler gode eksempler og veiledning på hva som bør avvises og legger til rette dokumentasjon og brev om dette. Hvis forslagsstiller påklager en slik avvisning (gjøres digitalt) vil saken oversendes til politisk sekretariat for endelig beslutning. En sak som avvises skal automatisk avsluttes. Løsningen sørger for at planregister og plandialogløsninger er oppdatert. Saksbehandler trenger ikke registrere en sak eller innhold flere steder. Forslagstiller og kommunen samarbeider om varsling og kunngjøring. Kommunen og forslagstiller avtaler hvordan de ulike interessentene varsles og involveres. Kommunen har tilgang til adresselister over berørte parter som er hentet ut gjennom arealanalyser mot kontaktregistre. Naboer og berørte parter varsles med SMS og kan via «min side» følge planprosessen videre. Her kan de også velge hvordan de ønsker å bli varslet videre og får informasjon om hvordan de evt. kan gi egne innspill til planinitiativet. Forslagstiller får også forslag til kunngjøring- / varslingstekst, forslag til annonser og forslag til brev. Forslagstiller sluttfører disse digitalt, ber om og fortrinnsvis får, godkjennelse på varsel / kunngjøring fra saksbehandler og publiserer. Ved publisering legger løsningen kunngjøringen automatisk ut på kommunens web sider, sosiale medier, sender til info-torg, bibliotek og andre interessenter, sender varsel direkte til berørte parter (fortrinnsvis digitalt) og bestiller automatisk annonser i presse. Forhåndsuttalelser og varsler om innsigelser distribueres gjennom løsningen og oversendes direkte videre til forslagsstiller digitalt og samtidig arkiveres på løsningen. Disse er tilgjengelig ved senere saksbehandling sammen med en kort kommentar fra forslagsstiller hvordan disse er håndtert i planforslaget (kvittert ut). I forbindelse med oppstartsmøte avklares det hvorvidt konsekvensutredning og planprogram er nødvendig eller ikke. Løsningen gir god veiledning i hvilke krav som gjelder for dette, gjerne gjennom en «wizard». Forslagstiller har tilgang til maler og eksempler på planprogram som utgangspunkt for sitt forslag. Hvis 22

23 forslagstiller ønsker et dialogmøte i forbindelse med planprogram og kommunen tilbyr dette, bistår løsningen med å avtale og gjennomføre dette. Forslagstiller legger forslag til planprogram ut til offentlig ettersyn gjennom løsningen på samme måte og parallelt med varsling og kunngjøring av planoppstart. Innspill mottas/leveres også gjennom løsningen på samme måte som forhåndsuttalelser og varsler om innsigelser. Sektormyndigheter blir automatisk varslet digitalt gjennom FIKS plattformen og andre offentlige tjenester fra løsningen. De får gjennom sine egne løsninger tilgang til varselet om oppstart, eksisterende opplysninger og kan håndtere dette i sine egne saksbehandlingsverktøy. Både forslag til planprogram fra forslagstiller og innspill til dette gjøres tilgjengelig for saksbehandler gjennom løsningen. Løsningen gir saksbehandler verktøy for å skrive sak for politisk/administrativ (dersom delegert myndighet) fastsettelse av planprogrammet, gjennom tilgang til maler, veiledere og annen informasjon Brukerutfordringer i dag For både forslagstiller og saksbehandler er klart og presist informasjonsgrunnlag med gode veiledere, maler og eksempler ofte en mangel. Dette gjør at saksbehandler ofte må bruke mye tid på å veilede og rettlede forslagstillere med urealistiske forventninger. Ledere har utfordringer i å fordele arbeid på en god måte og ha oversikt over pågående prosesser / saker. Det er også vanskelig å se saker i sammenheng hva er vurdert og besluttet tidligere for samme eller tilliggende områder. Grunnlaget for effektivt oppstartsmøte der vesentlige problemstillinger kan være mangelfullt eller for omfattende. Dette medfører at fokuset i oppstartsmøtet kan bli feilaktig og dermed gi et dårlig grunnlag for planarbeidet videre. Bestilling og planlegging av oppstartsmøte kan være vanskelig. Både saksbehandlere og forslagstillere har ofte travle kalendre og det er utfordrende å finne tidspunkt som passer for alle. Varsler og kunngjøringer utformes forskjellig og er lite helhetlige. Det er ofte vanskelig for publikum å forstå både hva som varsles / kunngjøres og hva / hvordan skal en agere på dette tidspunktet. Referatføring er tidkrevende og mye informasjon må fylles inn manuelt, gjerne i flere registre / dokumenter. 3.4 Planforslagsfase I planforslagsfasen har forslagsstiller ansvaret for utarbeidelse av konsekvensutredninger og utforming av selve planforslaget. Det gjennomføres beboermøter, folkemøter der det foreligger store samfunnsinteresse om å få informasjon om planforslaget og i noen kommuner mer eller mindre formaliserte dialogmøte(r) mellom kommune og forslagsstiller. Forslagsfasen inkluderer også oversendelse og mottak av planforslag fra forslagsstiller til kommune. Mottak av planforslag er en milepæl idet tidsfrist for behandling av dette starter da opp. Hvis forslaget ikke er fullstendig vil det bli avvist og tidsfristen avbrytes. 23

24 3.4.1 Det langsiktige ønskede målbildet Planforslaget som oversendes kommunen har god kvalitet, er i tråd med kommunens øvrige planer og retningslinjer og presenterer på en tydelig og enhetlig måte hva forslagsstiller faktisk foreslår. Alle konsekvenser av forslaget er tilgjengelig og vurdert. Planforslaget tilfredsstiller teknisk alle kommunens krav. Det er primært forslagstiller som håndterer planen i denne fasen. Han har tilgang til all informasjon og data som han trenger for å kunne framstille en plan som forutsatt. Kommunens ledelse og saksbehandler ønsker jevnlig status på et planarbeid for å tilrettelegge ressurser og beslutningsprosesser ut fra kommunens øvrige oppgaver. Forslagstiller kan kjøre en maskinell kontroll av sitt planforslag før dette oversendes kommunen. En får da avdekket tekniske feil ved selve planfremstillingen. Det er også tilgjengelig gode maler og sjekklister slik at forslagstiller kan bekrefte det faglige innholdet i planforslaget. Forslagsstiller får kun levere planforslag som er teknisk godkjent (automatisk av systemet) og der sjekklister mht. faglig kvalitet er kvittert ut. Dette øker kvaliteten på planforslag og sikrer at saksbehandlingen kan fokusere på det planfaglige. Alle dokumenter og data i planforslaget arkiveres automatisk og gjøres tilgjengelig i løsningen sammen med at nødvendige planregisterdata og plandialogdata oppdateres Brukerutfordringer i dag Enkelte forslagstillere bruker lang tid på utforming av et planforslag. Kommunens ledelse og den konkrete saksbehandler kan oppleve måneder og år uten kontakt og dialog. Så, uten forvarsel, oversendes et planforslag med gitt tidsfrist og ukjent kvalitet. Både faglig og teknisk kvalitet på planforslag er veldig varierende. En erfarer også at planforslag kan være tvetydige og være dårlig egnet til videre håndtering. I dag bruker saksbehandler svært mye tid på gjennomgang av planmateriale som ikke innfrir kravene til hva planmaterialet skal inneholde og som må returneres til forslagsstiller for oppgradering. Et planforslag består av en rekke dokumenter og data og det brukes mye tid av postmottak, arkiv og saksbehandler med å strukturere og håndtere disse. Det brukes også mye tid på å registrere den samme informasjon i flere registre og løsninger. 3.5 Førstegangsbehandling Førstegangsbehandling starter opp når kommunen har mottatt et fullstendig planforslag fra forslagsstiller. Kommunen overtar nå ansvaret for planprosessen videre. Under førstegangsbehandling foretas det avklaringer internt i kommunen og noen ganger med sektormyndigheter og andre fagenheter. Basert på disse, på bakgrunn av kommunens øvrige planer og retningslinjer, veiledere, forskrifter og lover, gjøres det videre en faglig vurdering av planforslaget og mulige rekkefølgebestemmelser. Saksbehandler vil på bakgrunn av eventuelle endringer etter intern gjennomgang, enten selv, ved hjelp av andre i fagavdelingen eller ved ved hjelp av forslagstiller (nå på vegne av kommunen) til å ferdigstille nytt forslag til plandokumenter (plankart, planbestemmelser og planbeskrivelse). Saksbehandler utformer innstilling om hvorvidt planforslaget skal legges ut til offentlig ettersyn eller ikke. 24

25 I noen plansaker vil saksbehandler eller andre fagetater utforme alternative forslag til deler av et planforslag. Avhengig av om kommunestyret har delegert myndighet til administrasjonen eller ikke, vil administrasjonen selv eller planutvalget avgjøre om planforslaget skal legges ut til offentlig ettersyn eller ikke. Kommunen har 12 uker til å gjennomføre førstegangsbehandlingen Det langsiktige ønskede målbildet Kommunale ledere og saksbehandler(e) har god oversikt over alle pågående plansaker til førstegangsbehandling og status for disse («dashboard») spesielt relatert til tidsfristen. Saker som nærmer seg tidsfristen varsles det om. Saksbehandler mottar fullstendig planmateriale og har alle dokumenter i plansaken lett og oversiktlig tilgjengelig sammen med øvrig informasjon og data. Han kan se plankartet sammen med bestemmelser og andre dokumenter, innspill og merknader. Saksbehandler har digital dialog med både forslagsstiller, interne fagetater og sektormyndigheter, publikum og andre interessenter. Innspill og avklaringer gjøres gjennom digitale medier og arkiveres automatisk på saken. Hvis kommunen ikke retter opp planforslaget selv under førstegangsbehandling, vil systemet bistå forslagstiller og saksbehandler med overlevering av oppdatert planforslag. Saksbehandler har tilgang til verktøy som lar han gjøre analyser, rette opp planen hvis nødvendig (relevant for de kommunene som teknisk håndterer planforslaget i denne fasen selve verktøyene er ikke en del av eplansak) og skrive saksframlegg. Planregistre og plandialogverktøy oppdateres automatisk Brukerutfordringer i dag Ledelse og saksbehandlere mangler oversikt over pågående planer og status for disse. En del forslagsstillere kjenner ikke godt nok til planprosessen og lovverket. De har derfor ofte mangelfull kunnskap om hva som kreves av dokumentasjon, tidsforbruk og kostnader for gjennomføring og utarbeidelse av en arealplan. Saksbehandler bruker mye tid på gjennomgang av planmateriale som ikke innfrir kravene og som må returneres forslagsstiller for oppgradering før planforslaget kan legges fram for førstegangsbehandling. Fokuset på tidsfrister gjør at fristen kan få større fokus enn den planfaglige vurderingen. Dagens systemer er primært dokumentorienterte og det kan være vanskelig for saksbehandler å skille vesentlig og aktuell informasjon og dokumenter fra det uvesentlige og kanskje uaktuelle. Saksbehandler har liten tilgang til fagverktøy for håndtering av et planforslag fra et planfaglig perspektiv. Dialogen med forslagstiller kan være fraværende og med andre myndigheter og etater gjerne analog (brev). 25

26 3.6 Offentlig ettersyn og høring Under offentlig ettersyn og høring har sektormyndigheter, parter, publikum og interesseorganisasjoner mulighet til å gi sine innspill til planforslaget. Planforslaget annonseres og legges ut, både fysisk og digitalt for nedlastning / innsyn. I tillegg arrangeres det ofte informasjon- og folkemøter Det langsiktige ønskede målbildet Når et planforslag er klar for offentlig ettersyn og høring så skjer dette digitalt og automatisk (eksempelvis samhandlingsrom, elektronisk postkasse, e-post og adresselister). Det utarbeides annonser og publiseres på aktuelle medier, web løsninger og dialog-løsninger. Sektormyndigheter får et «push-varsel» om at en plansak er lagt ut til offentlig ettersyn og høring og deres løsninger kan automatisk høste data og dokumenter fra kommunen eller få innsyn i planforslaget i deres tilrettelagte samhandlingsrom. Publikum kan studere planforslaget gjennom egne samhandlingsrom / «mine sider». Både sektormyndigheter og publikum kan gi innspill digitalt, enten gjennom tilrettelagte samhandlingsrom eller med samhandling mellom aktørens egne verktøy og eplansak (integrasjon). Disse får også god veiledning på hva og hvordan de kan gi innspill. Saksbehandler kan også legge til rette for mer styrte tilbakemeldinger eks. gjennom definerte spørsmål Brukerutfordringer i dag Det kan være en omfattende jobb å legge ut et planforslag til offentlig ettersyn. Det skal lages papirversjoner, bestilles annonser og publiseres i ulike løsninger og web-sider. Det skal i tillegg lages adresselister og sendes ut varselsbrev. For noen kommuner som ikke har implementert GI-standarden er det ikke link mellom matrikkelen og saks- arkivstøttesystemet, slik at adressene må «klippes og limes inn» før varsel sendes ut. Sektormyndigheter og publikum opplever ulike løsninger for innsyn og håndtering av planforslag til offentlig ettersyn mellom kommunene. Det er vanskelig å få oversikt og finne de planforslagene som er «viktige for meg». Innspill og høringssvar må skrives som formelle brev og sendes i posten. Den som skriver disse får liten hjelp i å utforme slike skriv og gjør som oftest dette relativt få ganger. 3.7 Andregangsbehandling 1 Når høringsfristen har utløpt igangsettes andregangsbehandlingen av planen. I denne fasen vurderes innkomne merknader og innsigelser for å avdekke hvorvidt det må foretas vesentlige endringer som kan kreve nytt ettersyn (fullt eller begrenset). Videre kontrolleres og ferdigstilles planens dokumenter før saksfremlegg/innstilling lages og saken går til politisk behandling slik at et vedtak kan fattes. 1 I produktspesifikasjonen forøvrig er andregangsbehandling delt i to - forberedelse til sluttbehandling og selve sluttbehandlingen. 26

27 3.7.1 Det langsiktige ønskede målbildet Enkel og oversiktlig tilgang til alle dokumenter, innsigelser, merknader og annen kommunikasjon og informasjon i plansaken på en oversiktlig og god måte. En strukturert og systematisk oversikt over alle innsigelser og merknader som skal behandles, mulighet til å kvittere disse ut og dokumentere hvordan disse er håndtert. Enkel tilgang til digital dialog med forslagstiller for å avklare mulige endringer. Tilgang til verktøy for redigering og håndtering av planforslag for å kunne endre disse. Hvis endringene er vesentlige skal løsningen foreslå automatisk om det skal legges ut til fullt eller begrenset nytt ettersyn og bistå med å gjøre det (jfr. Offentlig ettersyn og høringer). Saksbehandler skal utforme endelig saksframlegg for politisk behandling. Løsningen skal bistå med utforme saksframlegget og oversende dette og sakens dokumenter til politisk sekretariat for politisk behandling Brukerutfordringer i dag Ved andregangsbehandling begynner mengden dokumenter og informasjon å bli stor. En ren dokumentbasert tilnærming blir gjerne lite oversiktlig og målrettet og blander vesentlig informasjon med mindre vesentlig. All saksbehandling og kvittering av innspill gjøres i dokumenter og er derfor lite oversiktlige. I mange kommuner har ikke saksbehandler tilgang til verktøy for redigering av et planforslag. En ber gjerne enten forslagstiller om bistand eller har andre avdelinger i kommunen som gjør dette. Det blir da en risiko for at endringen ikke blir slik saksbehandler har antatt og forutsatt. Saksbehandler må bruke mye tid på å kvalitetssikre endrede planer. 3.8 Oppfølging av planvedtak Når en plan er ferdig vedtatt skal dokumenter og data ferdigstilles, arkiveres og publiseres sammen med oppdatering av planregister og plandialog. Videre skal kommunen foreta årlig rapportering til KOSTRA Det langsiktige ønskede målbildet Ferdige vedtatte planer plankart og planbestemmelser er tilgjengelig samlet i en åpen løsning sammen med relevante metadata for planen (planregisteret). Løsningen presenterer helhetlige planer som er redaksjonelt bearbeidet slik at publikum og andre får enkelt tilgang til hva som aktuell planstatus. De vedtatte planene er godt tilrettelagt for senere bruk i byggesaksbehandling og andre prosesser der man har behov for presis informasjon om en eiendom eller et område. Reguleringsbestemmelser er digitale og knyttet til plankartet slik at en kan få konkrete bestemmelser for et gitt punkt / eiendom. Rapportering til ekostra går automatisk. 27

28 3.8.2 Brukerutfordringer i dag I kombinasjonen sakssystem, arkiv, kommunal web portal, planregister og planbase er det ofte vanskelig å skille dokumenter og informasjon fra hverandre. Sluttbruker får ofte opp foreløpige dokumenter (eller dokumenter som fremstår som foreløpige) i en plansak. I en arealplan med endringer kan det være vanskelig å forstå hva som er gjeldende dokumenter eller få oversikt. Forholdet mellom planer på ulikt nivå er vanskelig å forstå for publikum hva gjelder for min tomt? Reguleringsbestemmelser er et rent tekstbasert dokument der referanser til kartet er upresise og ofte feil. Rapportering til KOSTRA er tidkrevende og manuelt. 3.9 Innsigelse og klagebehandling Et planvedtak kan det enten reises innsigelser mot (fra innsigelsesmyndighetene) eller det kan påklages (kun reguleringsplan). Det er et mål med planprosessen at mulige innsigelser er identifisert og håndtert i prosessen slik at innsigelser unngås. Hvis det reises innsigelse blir disse behandlet av fylkesmann, evt. departementet. Parter og andre med rettslig klageinteresse kan påklage et planvedtak. Det er fylkesmannen som avgjør klager. Saksbehandler vil vanligvis motta en innsigelse / klage og skrive en innstilling til denne Det langsiktige ønskede målbildet Publikum og andre skal ha enkel tilgang til vedtatte planer med informasjon om klagemulighet og digital tilgang til å utforme klager. Innsigelsesmyndigheter skal ha en digital varsling om vedtatte planer og enkelt se hvorvidt og hvordan den vedtatte planen har håndtert de mulige innsigelser det er varslet om gjennom planprosessen. Saksbehandler skal få klager direkte og kan utforme sin innstilling digitalt. Innsigelser oversendes digitalt og håndteres i eplansak. Innsigelse og klage oversendes / distribueres videre automatisk til relevant myndighet. Endelig vedtak mottas og registreres Brukerutfordringer i dag Dagens prosesser og verktøy for klagebehandling er analoge og manuelle. Saksbehandler har i liten grad verktøy som gir god prosesstøtte i behandlingen av klager. Tilsvarende har den som klager i liten grad tilgang på prosesstøtte i form av veiledning ved utformingen av klagen. 28

29 4 Krav til prosesstøtte for plansaksbehandling Dette kapitlet beskriver kravene til løsningen. Hvert avsnitt starter med en beskrivelse av hensikten med fasen eller temaet. Videre blir behovet for funksjonaliteten til løsningen beskrevet i form av krav. Funksjonaliteten blir deretter utdypet med brukerhistorier. Dette kapitlet tar for seg de ulike planfasene. Deretter kommer kapitler med krav til funksjonalitet til temaer eller områder som i behovskartleggingen har vist seg å være viktige, som for eksempel Arbeidsflaten til saksbehandler Støtteprosesser Arkitektur og teknologi Integrasjon 4.1 Felles krav til saksbehandlingsprosessen Hensikten med dette avsnittet er å beskrive basisfunksjonalitet som går igjen i alle prosesstegene Beskrivelse av behov Informasjon som registreres i løsningen skal være tilgjengelig på tvers av ulike prosesser, slik at all dobbeltregistrering av informasjon unngås. Dette gjelder både innenfor systemet, mot beskrevne kildesystemer og systemer som skal oppdateres som følge av plansaksbehandlingen. Metadata skal gjenbrukes i størst mulig grad. Løsningen skal være intuitivt og brukervennlig, slik at brukerne opplever brukergrensesnittet som lett forståelig og hensiktsmessig å jobbe i. Sentral informasjon om planen skal være lett tilgjengelig i saksbehandlerens arbeidsflate uten å behøve gå igjennom mange tastetrykk, klikk og menyer. Gjennom planprosessen er det behov for å gjennomføre møter både internt i kommunen (f. eks. samråd eller interne høringer) og eksternt (f. eks. oppstartsmøte eller dialogmøter underveis med forslagstiller). Løsningen skal ha funksjonalitet som gjør det enklere for saksbehandler å organisere disse møtene. Blant annet skal løsningen kunne foreslå egnede tidspunkt for møtet basert på tilgjengelighet i saksbehandlers kalender. Videre skal løsningen foreslå aktuelle møtedeltakere og sende ut innkallelse til møtet digitalt i form av en kalenderinvitasjon (denne funksjonaliteten kan evt. realiseres gjennom integrasjon med kommunens epost og kalendersystemer). Under selve gjennomføringen av et møte skal løsningen tilgjengeliggjøre relevant informasjon og mal for referat. Behovet for å benytte maler går på tvers av hele planprosessen, og løsningen skal tilgjengeliggjøre disse etter behov. Malene skal være pre-utfylt med all informasjon som allerede er lagt inn i løsningen, og skal ha felter for utfylling. Krav til maler er nærmere beskrevet i delkapittel 8.1. Plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter gir noen frister som alle involverte parter må forholde seg til gjennom plansaksprosessen. Løsningen skal bidra til å sikre at alle frister overholdes fra kommunens side. Krav til frister er nærmere beskrevet i delkapittel 7.4. Andre behov som er uavhengig av planfase og som er aktuelle for hele løsningen er f. eks. språk, gebyrberegning, automatisk lagring underveis i arbeidet med dokumenter (sikkerhetskopi) samt muligheten til å ta notater. I tillegg skal løsningen automatisk oppdatere planregisteret underveis i saksbehandlingen. 29

30 4.1.2 Lover og avtaler som stiller krav til prosesstøtten Dette er eksempler på lover og føringer som saksbehandler må ta hensyn til: Plan- og bygningsloven Geodataloven Arkivlov Forvaltningslov og eforvaltningsloven Personopplysningslov m/forskrifter Offentleglova EU-direktiver Veglov og jernbanelov Tilhørende forskrifter til ovenstående lover og direktiver Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og planregister Plantyper (prosesskategorier) eplansak skal være et saksbehandlingsverktøy for arealplanlegging i kommunene. Vi skiller mellom følgende plantyper; - Reguleringsplaner o Private planforslag o Kommunale planforslag (egen planlegging) - Endringer i reguleringsplan - Kommuneplan og kommunedelplan eplansak skal støtte saksbehandling av reguleringsplan (både private og kommunale planforslag) og endringer til reguleringsplan. Planprosessen og kravene som er beskrevet videre i dette kapitelet relaterer seg til prosessen for et privat reguleringsplanforslag. Et planforslag utarbeidet av kommunen vil i prinsippet være lik et privat planforslag. Det er imidlertid enkelte elementer, som eksempelvis planinitiativ og oppstartsmøte som går ut. Tilsvarende vil en prosess for en endring av en gjeldende reguleringsplan være enklere med færre elementer enn hva som er tilfellet for et nytt planforslag. Selv om det ikke er krav til eksempelvis planinitiativ og oppstartsmøte ved en reguleringsplan i egen regi kan en kommune velge å ha disse likevel med i sitt prosessverktøy. Disse kan erstattes med tilsvarende prosesser og aktiviteter i egen regi og med det skape et tydelig skille mellom planleggingsdelen og saksbehandlingen av denne innad i kommunen. I de fleste kommuner velger en imidlertid å ikke å ha med disse elementene som formelle prosessledd. Slik det er beskrevet i kapittel skal derfor disse enkelt kunne konfigurere og ta vekk de prosessleddene som ikke er relevante. Når en planprosess starter opp skal det være enkelt å angi hva slags type plan prosessen gjelder. Kommuneplan / kommunedelplan Kommuneplaner og kommunedelplaner utformes og foreslås av kommunen selv. Prosessene bak disse har mange likhetstrekk med reguleringsplanprosessen. Samtidig skjer dette forholdsvis sjeldent og saksbehandlingskravene er enklere å ha oversikt over. Det er ønskelig at eplansak kan brukes i forbindelse med kommuneplan og kommunedelplan. 30

31 Leverandør skal beskrive hvordan sin foreslåtte løsning også kan brukes til saksbehandling og håndtering av kommuneplan og kommunedelplan. Senere versjoner av denne produktspesifikasjonen vil gi prossessteg for kommuneplan og kommunedelplan Fleksbilitet / lokal konfigurering eplansak skal være et fleksibelt saksbehandlingsystem som kan konfigureres lokalt til kommunens egne behov og egenart. Følgende endringer skal være mulig; - En kommune skal kunne utelate prosessledd kommunen finner irrellevante for sin kommune. - En kommune skal kunne legge til egne prosessledd utenom hva som er definert i denne produktspesifikasjonen Grensesnitt mot andre systemer Nedenfor listes kort opp hvilke systemer dette prosessområdet skal hente, avlevere og tilby data til. Dette er mer konkret beskrevet i kapittel 5.2 «Integrasjonsbehov for arbeidsflaten» og kapittel 8 «Krav til arkitektur og teknologi» Løsningen skal hente data fra følgende systemer: Arkivløsning Planregister (fortrinnsvis slik dette er beskrevet i kapittel men i påvente av dette skal løsningen også kunne samvirke med planregistre utviklet etter eksisterende nasjonal produktspesifikasjon for planregistre, versjon datert ) Planbase (fortrinnsvis inngår dette i planregisteret men i påvente av dette skal løsningen kunne samvirke med planbase som en integrert løsning i kommunens GI system) Skjema/Søknadsløsninger Lovdata Matrikkelen Folkeregisteret Enhetsregisteret Kommunens kartgrunnlag (ledningsnett, vann/avløp, mm) Det offentlige kartgrunnlag (DOK) (skred, flom, grunnforurensning, eksplosivanlegg, radon, kvikkleire, bygning, tiltak, veg, terreng, kulturminner, kulturlandskap, digitale ortofoto, mm) både fra lokale og nasjonale kildesystemer Grunnboken Lokale og nasjonale plandata/planregistre Historisk arkiv/byggesaksarkiv som gir tilgang til tidligere søknader på valgt eiendom Ledningsarkiv vann/avløp, el og tele/kabel Løsningen skal levere data til følgende systemer: Arkivløsning (deriblant: Offentlig journal og Kommunens politiske utvalgsbehandling) Planregister (kan være en integrert del av løsningen) Plankart / Planbase (kan være en integrert del av løsningen) Samhandlingsrom / plandialog (kan være en integrert del av løsningen) Sektormyndigheters fagsystemer Forslagstiller sine fagsystemer Økonomisystemene som styrer gebyrberegning og fakturering Felles integrasjonsplattform for kommunal sektor (FIKS) - SvarUt Rapportering av nøkkeldata til KOSTRA og interne styringssystemer 31

32 En god planprosess forutsetter kunnskap hos alle aktører. Kommunene må derfor ha gode informasjon- og veiledningssystemer der planprosessen og kravene til en plan er tydelig og godt beskrevet. Disse bør være tett integrert med statlig materiell fra både KMD og ulike fagetater. eplansak er ikke et informasjonssystem og dette er derfor ikke en del av denne anskaffelsen. Leverandør skal imidlertid beskrive hvordan informasjon fra ulike typer publiseringsverktøy kan integreres i løsningen og være tilgjengelig for saksbehandler Planprosessen Det finnes ulike måter å beskrive planprosessen på. I dette dokumentet er det brukt begreper og faser som er gitt i Plan- og bygningsloven, i KMD sine veiledere og som er i allmenn bruk blant norske kommuner. Det er videre i kapittel 4 gitt en beskrivelse og krav til hver enkelt fase. For oversiktens skyld er det gitt en samlet oversikt her; I vedlegg A er det en gitt detaljert prosessmodell for hele planprosessen Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens felles krav til saksprosessen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan felles krav til saksprosessen oppfylles. 4.2 Prosesstøtte i idéfase Idefasen er ikke en selvstendig fase i selve planprosessen. Begrepet «fase» er imidlertid benyttet for å sette dette arbeidet og tiden før et planarbeid formelt sett starter opp i kontekst med planprosessens egentlige faser. Enkelte kommuner praktiserer formelle møter med forslagstiller også før et planarbeid er formelt startet opp. Disse møtene blir saksbehandlet på vanlig måte og vil inngå i planprosessen hvis denne starter opp. En grunneier, utvikler eller annen interessent har en ide om å utvikle eller endre på måten et område / areal brukes på i dag. Idefasen er et begrep på det arbeidet denne gjør fra første spire til ide og fram til planarbeidet starter opp (oppstartsmøte). I forbindelse med dette er det viktig at en mulig forslagstiller har et så godt grunnlag som mulig til å vurdere realiserbare ideer for et område. Han må ha god tilgang til informasjon og dokumentasjon om eksisterende planer, retningslinjer og ulikt veiledningsmateriell fra kommune og andre etater. Han må også kjenne til overordnete planer og retningslinjer og eventuelle politiske strategier og føringer i tilknytning til aktuelt område. En mulig forslagstiller vil ofte ta kontakt med kommunen gjennom servicetorg eller andre tjenester for å drøfte ulike tilnærminger og tanker knyttet til hans ide. Dette er uformelle og uforpliktende sonderingsmøter der det i prinsippet kun skal gis informasjon og evt. være åpne samtaler om muligheter. Enkelte kommuner praktiserer disse sonderingsmøtene som formaliserte møter, kalt «planforhåndskonferanse». I denne fasen vil forslagsstiller også som regel engasjere en fagkyndig plankonsulent (utøvende) til å bistå han under arbeidet videre. Plankonsulenten vil i denne fasen bistå forslagstiller med overordnede ideer på hva som er mulig å få til og bistå med initielle avklaringer. I idefasen utarbeider forslagstiller med bistand fra en fagkyndig plankonsulent et planinitativ. 32

33 Figuren nedenfor viser hvor idéfasen er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet Beskrivelse av behov Figur 4: Idéfasen i plansaksbehandlingsprosessen Enkelte kommuner praktiserer formelle møter, kalt planforhåndskonferanse under idefasen. Dette har ikke hjemmel i plan- og bygningsloven men er en praksis noen har funnet tjenlig. Disse har behov for støtte til å: - Motta anmodning om planforhåndskonferanse fra forslagsstiller (løsningen er tilrettelagt for flere kanaler inn - både digitale og analoge) - Opprette sak for planforhåndskonferanse - Allokere saksbehandler (for de fleste kommuner er ikke dette en problemstilling og har derfor lav prioritet) - Avtale tidspunkt om planforhåndskonferanse - Gjennomføre planforhåndskonferanse - Skrive og sende referat fra planforhåndskonferanse For kommuner som ikke praktiserer formelle møter med forslagstiller i denne fasen er behovet begrenset til støtte for skriving av uformelle notater, samt at tilhørende e-post korrespondanse arkiveres med eget saksnummer. Når forslagstiller eventuelt bestiller oppstartsmøte går idéfasen over i en oppstartsfase, og behovene for prosesstøtte i denne fasen beskrives i neste delkapittel. Roller: Saksbehandler Postmottak/ arkiv Leder Brukerhistorie (postmottak/arkiv) Anmodning om planforhåndskonferanse foretas digitalt og mottas av kommunens postmottak/arkiv. Løsningen har funksjon for å sjekke ut at anmodningen inneholder all relevant informasjon som saksbehandler trenger på dette tidspunkt. Sak opprettes automatisk i løsningen ved anmodning om planforhåndskonferanse og gjøres tilgjengelig for leder. Brukerhistorie (leder) Som leder får jeg støtte av løsningen til å allokere planforhåndskonferansen til aktuell saksbehandler ut fra forhåndsdefinerte parametere som geografi, arbeidsbelastning eller andre kriterier. Jeg kan enten velge å bekrefte foreslått tildeling eller endre denne etter behov. I tilfeller hvor det er relevant kan jeg også velge å avslutte en sak, og løsningen gir meg da støtte til å sende tilbakemelding om at anmodningen om planforhåndskonferanse er avslått. 33

34 Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandling gir løsningen meg beskjed når jeg er tildelt en planforhåndskonferanse. Løsningen gir meg god støtte til å avtale tidspunkt for planforhåndskonferanse digitalt, f. eks. ved at løsningen genererer alternative tidspunkt basert på tilgjengeligheten i min kalender og sender ut en elektronisk kalenderinvitasjon som forslagstiller må bekrefte. Dersom oppsatt tidspunkt ikke skulle passe finner løsningen et nytt egnet tidspunkt. Under gjennomføringen av planforhåndskonferansen gjør løsningen relevante dokumenter tilgjengelig for visning. Eksempler på slike dokumenter kan være styringsdokumenter, planer og kart i kommunen. Jeg har ansvaret for å skrive referat fra møtet, og jeg kan benytte en preutfylt mal som løsningen har generert. Løsningen har lagt inn mest mulig på forhånd, og jeg kan fylle ut referatmalen slik at dette ferdigstilles i løpet av møtet. Etter en kvalitetssikring sendes referatet automatisk ut til forslagsstiller, og prosessen for planforhåndskonferansen avsluttes Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte i idéfasen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til saksprosessen i idéfasen oppfylles. 4.3 Prosesstøtte i oppstartsfase Hensikten med dette steget er å starte opp planarbeidet, sikre at viktige problemstillinger avdekkes tidlig slik at det utarbeides et relevant og tilfredsstillende planforslag for kommunen og sørge for at berørte parter, andre myndigheter og publikum blir oppmerksom på at det startet opp et planleggingsarbeid. Forslagsstillers planinitiativ utgjør sammen med referatet fra oppstartsmøtet sentrale dokumenter i planprosessen, og legges til grunn for sektormyndigheters merknader ved kunngjøring av planoppstart. Figuren nedenfor viser hvor oppstartsfasen er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 5: Oppstartsfasen i plansaksbehandlingsprosessen 34

35 4.3.1 Beskrivelse av behov Oppstartsfasen pågår fra forslagstiller bestiller oppstartsmøte og frem til eventuelt planprogrammet er fastsatt. Fasen kan bestå av følgende aktiviteter: a) Utforme og motta planinitiativ med bestilling av oppstartsmøte b) Forberedelse og gjennomføring av oppstartsmøte c) Varsling og kunngjøring av planoppstart d) Utarbeidelse og fastsettelse av planprogram (dersom dette kreves) I oppstartsfasen har kommunen et ansvar for å bistå og veilede forslagsstiller slik at viktige problemstillinger blir gjort kjent tidlig i planprosessen. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides og bistå i planarbeidet til forslagstiller. Saksbehandler kan i oppstartsfasen vurdere å avise oppstart av planinitiativet, og det bør avklares så tidlig som mulig om planinitiativet bør føres frem eller ikke (senest like etter at oppstartsmøtet er avholdt). eplansak skal gi saksbehandler informasjon og eksempler på plansaker som typisk avises. Dersom et planinitiativ avises kan forslagsstiller kreve å få det fremlagt for kommune-/bystyret. a) Planinitiativ med bestilling av oppstartsmøte Løsningen skal støtte digital utforming, oversendelse og mottak av planinitiativ (dokument). I tillegg skal løsningen støtte at planinitiativer kan utformes og leveres som et «dynamisk» dokument i tråd med Norsk Eiendom sin veileder 2 i kommuner som benytter denne. (Med «dynamisk» dokument tenker en seg et grensesnitt der planinitiativet utformes der både forslagstiller og saksbehandler kan redigere noe ala Google Docs samhandling). Løsningen skal også kunne understøtte utarbeidelse og utsendelse av «forhåndsreferat» for de kommuner som anvender dette. Planident tildeles ved bestilling av oppstartsmøte dersom saksbehandler ikke allerede har tildelt denne i tidligere (en saksbehandler skal kunne starte opp en planprosess og få allokert en planident på eget initiativ uten at det foreligger formell bestilling på oppstartsmøte). Planinitiativet skal i nødvendig grad omtale premissene for det videre planarbeidet, og redegjøre for a) formålet med planen b) planområdet og om planarbeidet vil få virkninger utenfor planområdet c) planlagt bebyggelse, anlegg og andre tiltak d) utbyggingsvolum og byggehøyder e) funksjonell og miljømessig kvalitet f) tiltakets virkning på, og tilpasning til, landskap og omgivelser, g) forholdet til kommuneplan, eventuelle gjeldende reguleringsplaner og retningslinjer, og pågående planarbeid h) vesentlige interesser som berøres av planinitiativet i) hvordan samfunnssikkerhet skal ivaretas, blant annet gjennom å forebygge risiko og sårbarhet j) hvilke berørte offentlige organer og andre interesserte som skal varsles om planoppstart k) prosesser for samarbeid og medvirkning fra berørte fagmyndigheter, grunneiere, festere, naboer og andre berørte l) vurderingen av om planen er omfattet av forskrift om konsekvensutredninger, og hvordan kravene i tilfelle vil kunne bli ivaretatt Løsningen skal legge til rette for (del)automatisert oppretting av plansak, tildeling av arealplanid, koble til tidligere saker og allokering av saksbehandler. 2 Norsk Eiendom sin veileder: 35

36 Løsningen foreslår egnet tidspunkt for oppstartsmøte (basert på kalenderinformasjon) og sender ut invitasjon til forslagsstiller slik som beskrevet i delkapittel 4.1 «Felles krav til saksbehandlingsprosessen». b) Forberedelse og gjennomføring av oppstartsmøte I forberedelsene til oppstartmøtet skal løsningen gi saksbehandler støtte til å foreta følgende: Gjennomføre samråd eller «interne høringer» for avklaring med andre fagenheter i kommunen Foreta forenklet analyse av stedets historie, situasjon og fremtidsmuligheter (stedsanalyse 3 ) Gjennomføre DOK-analyse (nærmere beskrevet i delkapittel 8.4) Forberedelse knyttet til område- og prosessavklaringer Løsningen skal gi saksbehandler god støtte til å gjennomføre oppstartsmøte med forslagsstiller: Relevant dokumentasjon, som f. eks. veiledere, kart, tidligere saksdokumenter og andre planer, presenteres oversiktlig i saksbehandlers arbeidsflate Tilgang på oversikt over aktuelle temaer som skal tas opp og besvares (se under) Fastsetting av planavgrensning gjennom tilgang på kart-verktøy som gjør det mulig å tegne planavgrensning. Her skal det ligge verktøy for kunne «snappe» planavgrensning til eiendomsgrenser, andre plan-flater og andre grunnkart-data (evt. i kombinasjon med at planavgrensningen fra forslagsstiller lastes opp) Mal for referat fra oppstartsmøte (nærmere beskrevet i delkapittel 8.1). I oppstartsmøtet skal alle temaer som er nødvendig for å klargjøre forutsetningene for det videre planarbeidet og utformingen av det endelige planforslaget, behandles. Det skal blant annet tas stilling til: a) hvordan det skal tilrettelegges for samarbeid, medvirkning og samfunnssikkerhet b) om planen vil omfattes av forskrift om konsekvensutredninger og hvordan det videre opplegget skal være for arbeidet frem til en slik utredning foreligger c) om det skal utarbeides andre utredninger om bestemte temaer, og om kommunen eller forslagsstilleren skal utarbeide rapportene om det er hensiktsmessig med felles behandling av planog byggesak etter plan- og bygningsloven hva kommunen skal bidra med underveis i planarbeidet d) om det er behov for senere dialogmøter mellom forslagsstilleren og kommunen e) en overordnet fremdriftsplan som skal gjelde for planarbeidet f) hvem som er kontaktpersoner hos forslagsstiller og i kommunen g) om det kan være aktuelt å stoppe planinitiativet etter plan- og bygningsloven 12-8 andre ledd Kommunen skal i referat fra oppstartsmøte også redegjøre hvorvidt de vurderer om krav til fagkyndighet hos forslagsstiller er oppfylt eller ikke og om det er aktuelt å bringe forslaget inn for regionalt planforum. I noen tilfeller kan det være behov for å legge frem uenighetspunkter for kommunestyret, og løsningen skal gi saksbehandler god støtte til å utarbeide et saksfremlegg samt oversende dette til kommunestyret. c) Varsling av planoppstart Forslagstiller er ansvarlig for varsling og kunngjøring av planoppstart. Hvis forslagstiller er kommunen selv skal løsningen dekke behovene for støtte til kunngjøring og varsling som er beskrevet i delkapittel 4.6 «Prosesstøtte i offentlig ettersyn/ høring». d) Fastsettelse av planprogram I tilfeller hvor planprogram kreves skal løsningen dekke følgende behov: Tilby maler og eksempler på hvordan planprogrammet kan utformes av forslagstiller Støtte for organisering og gjennomføring av dialogmøter med forslagstiller (beskrevet i delkapittel 4.1 «Felles krav til saksbehandlingsprosessen») 3 I ny forskrift til plan- og bygningsloven pr stilles det strengere krav til kommunes forarbeid tilknyttet oppstartsmøte som innebærer bla. at mye av det som inngår i en stedsanalyse sjekkes ut i forkant av møtet. 36

37 Støtte for å legge planprogrammet ut på offentlig ettersyn (beskrevet delkapittel 4.6 «Prosesstøtte i offentlig ettersyn/ høring»). Støtte for fastsettelse av planprogram politisk eller administrativt Planprogrammet legges normalt ut til offentlig ettersyn samtidig med at det kunngjøres oppstart av planarbeid for området. Etter at planprogrammet har vært på høring skal planprogrammet fastsettes. I mange kommuner gjøres dette av kommunestyret, men ved delegert myndighet kan fastsettelsen foretas av administrasjonen. Uavhengig av hvordan planprogrammet fastsettes skal løsningen ta imot vedtaket, og informere overordnede myndigheter, saksbehandler, forslagsstiller og alle som har gitt uttalelse i saken, om dette. Roller: Postmottak/ arkiv Leder Saksbehandler Politisk utvalg Brukerhistorie (postmottak/ arkiv) Når planinitiativ og bestilling av oppstartsmøte mottas, oppretter løsningen en ny plansak og tildeler denne automatisk en arealplanid i henhold til min kommunes navnsettingsregler. I tillegg har løsningen funksjonalitet for å kunne knytte tidligere saker eller hendelser (f. eks. uformelle møter eller planforhåndskonferanse) til den nyopprettede plansaken. Løsningen foreslår metadata basert på informasjonen som er mottatt, og jeg kan foreta endringer hvis det er behov for korrigeringer av metadata eller koblingene mot tidligere saker eller hendelser. Løsningen gjør det enkelt for meg å håndtere arkivverdige dokumenter ettersom disse arkiveres automatisk. Brukerhistorie (leder) Når vi mottar at et planinitiativ foreslår løsningen hvilke saksbehandlere som bør tildeles saken ut fra geografi, arbeidsbelastning eller andre kriterier som vi har fastsatt. Jeg kan bekrefte tildelingen eller foreta endringer. Underveis i oppstartsfasen gir løsningen meg mulighet til å se dokumentene på saken. Dersom det er behov for at jeg skal gi en godkjennelse i en sak presenterer løsningen det som må avklares på en oversiktlig måte i arbeidsflaten min. Samtidig får jeg relevant styrings- og rapportinformasjon i arbeidsflaten min. Brukerhistorie (saksbehandler) Når jeg får tildelt en plansak presenteres all relevant informasjon i min arbeidsflate. Dette inkluderer dokumenter fra tidligere hendelser som henger sammen med plansaken som for eksempel søknad om dispensasjon, prinisippbehandling/ råd om reguleringer, tidligere planer, uformelle møtereferater eller e- post-korrespondanser. Gjennom de ulike aktivitetene i oppstartsfasen tilpasser løsningen informasjonen som presenteres slik at jeg får god støtte til å foreta mine vurderinger. Samtidig kan jeg «bla» mellom de ulike aktivitetene slik at jeg raskt kan få oversikt over fullførte og gjenstående aktiviteter i oppstartsfasen. Løsningen gir meg støtte til å vurdere om samråd/ intern høring må gjennomføres ved å gi eksempler på saker hvor dette har blitt gjort. Løsningen har mulighet til å automatisere utsendelse av planinitiativ internt for høring. I tilfeller hvor det avholdes interne samråd i forkant av oppstartsmøtet sørger løsningen for at alle innspill mottas strukturert, slik at de kan presenteres på en oversiktlig måte i oppstartsmøtet med forslagstiller. Under oppstartsmøtet gir løsningen meg oversikt over det som er nødvendig for å danne et grunnlag for det videre planarbeidet. Dette gjelder blant annet krav om planprogram, krav om konsekvensutredning, om 37

38 det er aktuelt med utbyggingsavtaler m.m. Gjennom utfylling av referatmalen under møtet lages en felles målformulering, tydelig ansvarsdeling og klare milepæler for planen. I tillegg sikrer løsningen at følgende vurderes og dokumenteres: Krav til dokumentasjon og hvilke temaer som skal utredes Foreleggelse for andre fagmyndigheter Behov for medvirkning Avklaringer om tiltakets utforming Krav til universell utforming Rekkefølgebestemmelser Tilliggende infrastruktur Nasjonale og regionale føringer Forhold til eksisterende planer Hva som er avklart, hva som eventuelt er uavklart og når beslutning på dette skal tas Uenighetspunkter som skal oversendes til politisk behandling Samtlige frister (både interne og eksterne) er tydeliggjort gjennom en tidslinje i arbeidsflaten min. Jeg varsles dersom en frist nærmer seg utløp slik at alle frister overholdes fra kommunens side Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte i oppstartsfasen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til saksprosessen i oppstartsfasen oppfylles. 4.4 Prosesstøtte i planforslagsfase Hensikten med dette steget er å utforme et planforslag og sikre at dette er fullstendig før førstegangsbehandlingen av planen igangsettes. Dette krever at saksbehandler må vurdere innsendt planforslag slik at eventuelle mangler avdekkes. Figuren nedenfor viser hvor planforslagsfasen er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 6: Oppstartsfasen i plansaksbehandlingsprosessen 38

39 4.4.1 Beskrivelse av behov Planforslagsfasen kan bestå av følgende aktiviteter: a) Utforming av planforslag, inkludert konsekvensutredninger b) Mottak av planforslag a) Utforming av planforslag Utformingen av planforslaget foretas av forslagstiller (enten privat aktør eller kommunen selv). Løsningen skal ikke tilby funksjonalitet for selve utformingen av et planforslag, men for å sikre at utformingen av planforslaget gjøres i tråd med føringer og regelverk skal løsningen gjennom samhandlingsrommet tilby forslagstiller en oversikt over relevante maler, eksempler, data, veiledere og annen informasjon som er til støtte ved utformingen av planforslaget. Dersom det stilles krav om konsekvensutredning skal løsningen tilby en oversikt over krav som stilles til denne, samt mal og eksempler. I forbindelse med utarbeidelse av planforslag kan det være behov for dialogmøter mellom kommunen og forslagstiller. For planforslag som utarbeides av kommunen selv skal løsningen i tillegg ha støtte for å planlegge og arrangere folkemøter tilsvarende støtten som er beskrevet i delkapittel 4.1 «Felles krav til saksbehandlingsprosesser». Løsningen tar imot informasjon om status og framdrift (statusrapport) fra forslagsstiller, inkludert estimert tidspunkt for oversendelse av planforslag. Fremdriftsstatusen kobles opp mot frister og kalender slik at det fremgår tydelig i saksbehandlers arbeidsflate hvordan fremdriften i utformingen av planforslaget er. Løsningen legger også til rette for utsendelse av påminnelse til forslagsstiller dersom dette er nødvendig. Før et planforslag oversendes skal forslagsstiller ha gjennomført en utsjekk av planmaterialet i henhold til kommunens sjekkliste for oversendelse av planmateriale. Plankartet skal leveres iht. gjeldende nasjonal produktspesifikasjon og planbestemmelser skal kunne leveres enten som et digitalt dokument eller som strukturerte data. Løsningen skal legge til rette for at forslagstiller skal gjennomføre de samme automatiske kontroller som saksbehandler vil bruke. I tillegg skal løsningen kunne kreve at forslagstiller kvitterer ut og bekrefter det faglige innholdet i planforslaget (eks. gitt i oppstartsmøtet). b) Mottak av planforslag Løsningen skal legge opp til at kontroll av vektor (GML / SOSI) - og bestemmelsesfil 4 i stor grad foretas automatisk. Etter at filene har blitt godkjent av saksbehandler / GIS enheter, gjøres de tilgjengelig for kontroll av plansaksbehandler som sjekker om planforslaget er fullstendig og i tråd med regelverk og føringer. Avdekkes feil eller mangler ved kontroll av filene eller ved sjekk av planforslaget, skal løsningen ha funksjon for å tydeliggjøre feilene eller manglene. I tilfeller hvor det oppdages feil eller mangler skal løsningen returnere planforslaget til forslagsstiller. Løsningen må samtidig sikre at «tidsberegningen» da stoppes slik saksbehandlingstiden ikke løper videre (nærmere beskrevet i delkapittel 7.4 «Krav til tidsberegning»). Løsningen skal støtte intern høring av planforslag innad i kommunen. Roller: Saksbehandler Saksbehandler GIS Postmottak/ arkiv Brukerhistorie (saksbehandler) Før et planforslag vises i arbeidsflaten min, utfører løsningen en automatisk kontroll som avdekker mangler så langt det lar seg gjøre. Planforslaget presenteres for meg på en oversiktlig måte slik at jeg kan gå gjennom hvert dokument og enkelt markere om det aksepteres eller ikke. 4 "Bestemmelsesfil" er framtidens "XML-fil" for reguleringsbestemmelser 39

40 Jeg får opp relevant informasjon og eksempler og med utgangspunkt i referat fra oppstartsmøte og vedtatt planprogram støtter løsningen meg til å sjekke om planforslaget er fullstendig og i tråd med regelverk. Blant annet kontrollerer jeg følgende: Planforslag iht. pbl Vektor (GML / SOSI) fil Bestemmelser Planbeskrivelse Illustrasjonsplan Oppriss med kotehøyder Terrengsnitt Perspektiver/ modell Veiprofiler ROS analyse og geoteknisk rapport Sol og skygge Utredninger (biologisk mangfold, støy, Naturmangfoldloven, barn og unge, forurensning i grunnen, landskap/fjernvirkning m.m.) Geotekniske forhold (rapport) Flom / overvannsproblemtikk (rapport) Medvirkning Uttalelser/ merknader Oppdages mangler kan jeg i løsningen umiddelbart stoppe saksbehandlingstiden, markere og kommentere mangelen før løsningen sender ut varsel til forslagstiller. Når planforslaget er fullstendig huker jeg av for dette i løsningen, og forslagstiller mottar en bekreftelse på at planforslaget anses som fullstendig. Brukerhistorie (saksbehandler GIS) Løsningen foretar en automatisk kontroll filene som sendes fra forslagstiller, og jeg får beskjed om det oppdages avvik. I tillegg til beskrivelsen av avvik som løsningen gir, kan jeg velge å gi ytterligere kommentarer dersom det er behov for det. Brukerhistorie (postmottak/ arkiv) Løsningen skal legge til rette for digital oversendelse av planforslag. Dette innebærer at løsningen tar imot planforslaget og gjør det tilgjengelig for kontroll ved å fordele oversendt planforslag til relevante aktører. Jeg har mulighet til å overstyre fordelingen som foreslås av løsningen før det sendes til kontroll Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under planforslagsfasen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til planforslagsfasen oppfylles. 40

41 4.5 Prosesstøtte i førstegangsbehandling I førstegangsbehandlingen av et planforslag foretas avklaringer internt i kommunen og med sektormyndigheter og andre fagenheter. Videre gjøres det en faglig vurdering av planforslaget, før innstilling utarbeides og planen legges ut på offentlig ettersyn. Førstegangsbehandling finner sted fra et fullstendig planforslag mottas og til det legges ut på offentlig ettersyn eller avvises. Førstegangsbehandlingen har en frist på 12 uker fram til det er besluttet om forslaget skal fremmes / legges ut til offentlig ettersyn. Figuren nedenfor viser hvor førstegangsbehandlingen er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 7: Førstegangsbehandlingen i plansaksbehandlingsprosessen Beskrivelse av behov Når planforslaget er fullstendig og innehar nødvendig kvalitet starter saksbehandlingen. Førstegangsbehandlingen vil som regel bestå av følgende aktiviteter: a) Innspill og avklaring internt i kommunen og med sektormyndigheter/ andre fagenheter b) Faglig vurdering av planforslaget c) Utarbeidelse og ferdigstillelse av planens dokumenter d) Utarbeidelse av innstilling a) Innspill og avklaring internt i kommunen og med sektormyndigheter/ andre fagenheter Basert på planforslagets innhold skal løsningen gi saksbehandler en oversikt over aktuelle ressurser/ enheter som det er relevant å gjennomføre interne avklaringsmøter med. Eksempler på slike enheter vil i en plansak være juridisk kompetanse, byggesaksavdeling, oppmålingskontor, landbrukskontor, rådmann, kultur-, frilufts- og skolekontor. Løsningen skal sikre at faguttalelser fra intern høring mottas og behandles på en strukturert måte. Tilsvarende vil det i førstegangsbehandlingen typisk avholdes diskusjonsmøter med sektormyndigheter og andre fagenheter. Løsningen skal også sørge for at innspill og uttalelser fra disse også ivaretas på en god måte. Både interne avklaringsmøter og eksterne diskusjonsmøter krever at løsningen innehar funksjonalitet for organisering og gjennomføring av møter som beskrevet i 4.1 «Felles krav saksbehandlingsprosessen». 41

42 b) Faglig vurdering av planforslaget For å bistå saksbehandler til å foreta sine faglige vurderinger skal løsningen ha støtte for å åpne fagverktøy for analyser og sammenstilling av informasjon. Eksempler på slike verktøy DOK-analyse (nærmere beskrevet i delkapittel 8.4), 3D-kart, 3D-modeller for ulike temaer m.m. Løsningen skal tilgjengeliggjøre relevante regler, lover og føringer som er gitt tidligere i planprosessen slik at saksbehandlers vurderinger av planforslaget kan gjøres på en hensiktsmessig måte. c) Utarbeidelse og ferdigstillelse av planens dokumenter Løsningen skal tilgjengeliggjøre forslagene til plandokumentene (plankart, planbestemmelser og planbeskrivelsen) på en måte som gir saksbehandler mulighet til å redigere og gjennomføre endringer. Det skal tydelig fremgå dersom det lages ulike versjoner av plandokumentene. I den forbindelse må løsningen registrere når endring utføres og hvem som har utført den. I tillegg skal løsningen gjøre det mulig for saksbehandler å legge inn en beskrivelse av endringen som er gjort. Løsningen skal gi støtte for systemer som gjøre det mulig for relevante fagetater internt og forslagstiller til å følge med, samt gjennomføre, endringer i plandokumentene forutsatt saksbehandler har gitt tilgang til dette. d) Utarbeidelse av innstilling I kommuner som har parlamentaristisk styreform eller kommuner hvor administrasjonen ikke har delegert planmyndighet, må innstillingen av plansaken til behandling i et planutvalg. I slike tilfeller må løsningen ha funksjonalitet for å sende over denne til politisk sekretariat, samt understøtte administrasjonen til å gi innspill og faglige vurderinger under den politiske behandlingen. Krav knyttet til dette er nærmere beskrevet i delkapittel 7.7. Uavhengig av godkjenningsprosess skal løsningen kunne integreres mot politisk sakssystem og høste metadata automatisk fra dette. Løsningen legge til rette for at forslagstiller informeres om innstilling eller planutvalgets beslutning når vedtak er fattet. Hvis konklusjonen er at planforslaget ikke skal legges ut på offentlig ettersyn skal forslagstiller informeres om muligheten for å be om behandling i kommunestyret. Løsningen skal motta og oversende forslagstiller sitt ønske om behandling i kommunestyre til politisk sekretariat for behandling. Resultatet av denne behandling skal registreres i løsningen slik at saken enten legges ut på offentlig ettersyn eller avsluttes. Roller: Saksbehandler Leder Brukerhistorie (saksbehandler) Når jeg som saksbehandler har fått tildelt en plansak får jeg et varsel via et ikon på skjermen om at en ny sak eller ny post må behandles. I arbeidsflaten får jeg opp et skjermbilde som viser hvilken post jeg har mottatt og de aktive plansakene som jeg har til behandling. Løsningen har koblet mottatt post med plansaken, slik at jeg enkelt kan vite hvilke dokumenter som hører til hvilken sak. Det gjør det enkelt for meg å trekke ut dokumenter i saker jeg må prioritere først. Plansakene har automatisk fått et standardisert navn, samtidig som aktuell status og neste frist vises. Sakene med kort frist er markeres tydelig f. eks. ved bruk av fargekoder. En sjekkliste viser hvilke forhold i planforslaget som allerede er sjekket og er gjennomgått, og hvilke forhold som enda ikke er kontrollert. Sjekkpunkter kan også merkes av som "ikke aktuelt". Maler gjøres tilgjengelig 42

43 i arbeidsflaten etter hvert som jeg har behov for de. Nødvendige metadata er allerede fylt inn, og jeg kan foreta endringer i disse ved behov. Uttalelser fra interne fagetater og regionale myndigheter etterspørres, mottas og presenteres oversiktlig i min arbeidsflate. Når alle forhold som lar seg sjekke innenfor 12-ukers fristen er sjekket og markert som gjennomgått er planforslaget ferdigbehandlet og jeg kan anbefale planen innstilt eller sende den over til planutvalg. Brukerhistorie (leder) Som leder vil jeg se på planforslag som er under behandling, og eventuelle dokumenter som er under utarbeidelse av saksbehandler. Jeg får raskt en oversikt over hva planforslaget gjelder og hvor i førstegangsbehandlingen saksbehandleren befinner seg. Jeg har også mulighet til å gjøre endringer i et dokument selv om det er ferdigstilt fra saksbehandler. Jeg får enkelt tilgang til relevant styringsinformasjon og informasjon knyttet til rapportering Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under førstegangsbehandlingen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til førstegangsbehandlingen oppfylles. 4.6 Prosesstøtte i offentlig ettersyn/ høring I dette kapitlet beskrives behov for prosesstøtte i gjennomføringen av offentlig ettersyn/ høring. I planprosessen gjennomføres offentlig ettersyn/høring både ved fastsettelse av planprogram og ved fastsettelse av plan. I tillegg dekker dette kapitlet også varsel og kunngjøring ved planoppstart. Formålet med offentlig ettersyn er å sikre at de som ønsker kan komme med merknader og innsigelser før planprogram/plan vedtas. For å sikre mulighet for involvering i planarbeidet stiller plan- og bygningsloven krav til at planprogram/plan legges ut på offentlig ettersyn. Fasen avsluttes når høringsfrist har gått ut og alle merknader og innsigelser har kommet inn. Figuren nedenfor viser hvor offentlig ettersyn er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 8: Offentlig ettersyn/høring i plansaksbehandlingsprosessen 43

44 4.6.1 Beskrivelse av behov Plansaken legges ut på offentlig ettersyn etter at innstillingen har blitt godkjent administrativt eller behandlet i politisk utvalg (sistnevnte gjelder i kommuner som har parlamentaristisk styreform eller kommuner hvor administrasjonen ikke er delegert planmyndighet). Prosessen for offentlig ettersyn består av følgende aktiviteter: a) Tilrettelegging av dokumenter med endringer som er vedtatt i planutvalget. b) Kunngjøring og varsling c) Tilgjengeliggjøring av informasjon d) Mottak av innsigelser og merknader e) Gjennomføring av folkemøter a) Tilrettelegge dokumenter med endringer vedtatt i planutvalg Planutvalget kan ha vedtatt endringer i et planforslag som må innarbeides før offentlig ettersyn. Løsningen skal flagge hvis det er gjort slike endringer (fortrinnsvis direkte fra politisk sekretariat sine løsninger) og legge til rette for at dokumenter kan endres og oppdateres. Hvis det forutsettes fagverktøy for å gjøre disse endringene er dette utenfor eplansak men eplansak skal veilede / bistå saksbehandler så langt det er praktisk mulig å bruke slike fagverktøy. b) Kunngjøring og varsling I forbindelse med kunngjøring og varsling skal løsningen dekke følgende behov: Mal for varslingsbrev og kunngjøringsannonse (beskrevet i delkapittel 8.1 «Krav til maler») Kunngjøring på web Utsendelse av varsel til relevante parter og myndigheter (beskrevet i delkapittel 7.1 «Krav til utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon») Mottak og videresendelse av forhåndsuttalelser og varslede innsigelser til forslagstiller Utsendelsesbrev med vedtak og dato for høringsfrist Oppdatere planregister/planbase/plandialog med riktig informasjon Synliggjøring av frister som publikum og andre må forholde seg til (f. eks. ved bruk av tidslinje) Kunngjøring via kommunens nettside c) Tilgjengeliggjøring av informasjon Under offentlig høring gjøres informasjonsmateriell om planen tilgjengelig på steder som publikum og andre kan oppsøke for å sette seg inn i planen. Eksempler på slike steder er bibliotek, rådhus og kommunens servicetorg. Løsningen skal derfor ha funksjonalitet som gjør det mulig å oversende materiell til ansvarlige på utvalgte møteplasser. d) Mottak av innsigelser og merknader Løsningen skal sørge for at alle innspill, innsigelser og merknader mottas og bistå saksbehandler slik at disse blir strukturert og systematisert. Kravene som stilles til løsningen i den forbindelse er nærmere beskrevet i delkapittel 4.7. «Prosesstøtte i forberedelse til sluttbehandling». Ved varsel og kunngjøring av planoppstart og innspill og merknader til forslag til planprogram skal løsningen arkivere disse og videre distribuere disse til forslagstiller. e) Gjennomføring av folkemøter Under offentlige høringer arrangeres informasjons- og folkemøter. Løsningen skal på samme måte som for annen organisering av møter (ref. delkapittel 4.1 «Felles krav til saksbehandlingsprosesser») gjøre det enkelt for saksbehandler å velge tidspunkt og lokaler for informasjons- og folkemøter. Dette innebærer også at løsningen skal foreslå relevante deltagere fra kommunenes side, og sende en møteinnkallelse (kalenderinvitasjon) til disse. 44

45 Roller: Saksbehandler Publikum Brukerhistorie (saksbehandler) Løsningen gir meg støtte til å utarbeide kunngjøringsannonse gjennom at en pre-utfylt mal kan benyttes, og så snart den ferdigstilt kan jeg med få trykk sende den dit den skal publiseres. Samtidig gir løsningen meg en oversikt over relevante parter som myndigheter, organisasjoner, grunneiere og rettighetshavere, slik at jeg enkelt kan sende et varsel til disse. I likhet med øvrige frister fremgår det tydelig i arbeidsflaten min når høringsfristen er utløpt. Brukerhistorie (publikum) Jeg opplever å få god informasjon om plansaken og videre løp. Kunngjøringsannonsen er lett tilgjengelig ved at den publiseres i ulike steder (f. eks. i aviser og på kommunenes nettsider). Det fremkommer tydelig hvilke frister jeg må forholde meg til dersom jeg ønsker å komme med merknader til planen, og hvordan jeg skal gå frem for å gjøre dette Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under offentlig ettersyn og høring, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til offentlig ettersyn og høring oppfylles. 4.7 Prosesstøtte i forberedelse til sluttbehandling Når høringsfristen har utløpt foretas de nødvendige forberedelsene før planutvalg sluttbehandler planen og kommune-/bystyret fatter vedtak. I denne fasen vurderes innkomne merknader og innsigelser for å avdekke hvorvidt det må foretas endringer som forutsetter nytt ettersyn (fullt eller begrenset). Figuren nedenfor viser hvor forberedelse til sluttbehandling er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 9: Forberedelse til sluttbehandling i plansaksbehandlingsprosessen 45

46 4.7.1 Beskrivelse av behov Aktivitetene som inngår i fasen sluttbehandling vil avhenge av innkomne merknader og innsigelser fra offentlig ettersyn, og følgende aktiviteter kan inntreffe i denne fasen: a) Vurdering og sjekk av innkomne merknader og avklaring av innsigelser b) Nytt offentlig ettersyn (fullt eller begrenset) a) Vurdering og sjekk av innkomne merknader og avklaring av innsigelser Løsningen legger til rette for at uenighetspunkter avklares så tidlig som mulig, slik at merknader og innsigelser i denne fasen, så langt det er mulig, unngås. Dersom det ikke har vært mulig å håndtere et uenighetspunkt på et tidligere tidspunkt (f. eks. dersom det ikke har blitt gjort kjent tidligere) skal løsningen presentere innkomne merknader og innsigelser på en oversiktlig og strukturert måte. For å sikre en effektiv avklaring med innsigelsesmyndighet skal løsningen legge til rette for direkte dialog med disse. Løsningen skal i tillegg gi saksbehandler nødvendig støtte i forbindelse med meklingsmøter som avholdes hos Fylkesmannen. På samme måte skal løsningen ha støtte for dialog med forslagsstiller i forbindelse med merknadene og innsigelsene. «Merknadsmøter» mellom saksbehandler og forslagstiller krever prosesstøtte for organisering og gjennomføring av møter som beskrevet i kapittel 4.1 «Felles krav prosesstøtte saksbehandling». b) Nytt offentlig ettersyn (fullt eller begrenset) Løsningen tilgjengeliggjør all relevant for saksbehandler i arbeidsflaten, slik at det kan vurderes om foreslåtte endringer er så vesentlige at det kreves fullt eller begrenset nytt ettersyn. Dette inkluderer regelverk, veiledere og eksempler på hva slags endringer som forutsetter hhv. fullt, begrenset eller intet nytt ettersyn. Dersom det blir aktuelt skal løsningen gi støtte for nytt ettersyn, og krav som stilles til løsningen i den forbindelse er beskrevet i delkapittel 4.6 «Prosesstøtte i offentlig ettersyn/ høring». Roller: Saksbehandler Brukerhistorie (saksbehandler) Løsningen har gjort at de fleste uenighetspunkter er avklart før planen legges ut offentlig ettersyn, og det kommer derfor inn langt færre merknader og innsigelser enn tidligere. I de tilfeller hvor det kommer inn merknader og innsigelser presenteres disse oversiktlig i min arbeidsflate. Her kan jeg kan flagge og legge til notater i forhold til videre oppfølging på den enkelte merknad og innsigelse. Dersom det er behov for vesentlige endringer, kan jeg i løsningen velge at planen må ut på nytt offentlig ettersyn. 46

47 4.8 Prosesstøtte i sluttbehandling I denne fasen kontrolleres og ferdigstilles planens dokumenter før saksfremlegg/innstilling lages og saken går til politisk behandling slik at et vedtak kan fattes. Figuren nedenfor viser hvor sluttbehandlingen er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 10: Sluttbehandling i plansaksbehandlingsprosessen Beskrivelse av behov Følgende aktiviteter kan inntreffe før et planvedtak fattes: a) Kontroll og ferdigstillelse av planens dokumenter b) Saksframlegg/ innstilling c) Politisk behandling a) Kontroll og ferdigstillelse av planens dokumenter Saksbehandler kontrollerer og eventuelt ferdigstiller planens dokumenter. Løsningen skal tilgjengeliggjøre plandokumentene på en form som er redigerbar - og håndtere ulike versjoner av disse. Det er viktig at siste, gjeldene versjon er tydelig markert. Samtidig må løsningen gjennom integrasjoner gjøre det mulig å benytte fagverktøy for redigering (f. eks. 3D-kart, 3D-modeller for ulike temaer m.m.). b) Saksframlegg/ innstilling Løsningen skal gi støtte til utarbeidelse av administrasjonens innstilling til plansaken. Dette innebærer at mal for innstilling må gjøres tilgjengelig. Løsningen skal håndtere innstillingen i forhold til kommunens prosesser for godkjenning av innstilinger for politisk behandling. c) Politisk behandling Kommunestyret må treffe vedtak senest innen 12 uker etter at planforslaget er ferdigbehandlet og løsningen sørger for at denne fristen overholdes. Under politisk behandling skal løsningen gjør det mulig for administrasjonen å bistå med avklaringer (overfor forslagsstiller, politikere og sektormyndigheter) samt oppdatering av planforslaget. Løsningen håndterer all kommunikasjon med aktører under politiske behandling. Tilsvarende som ved a) Kontroll og ferdigstillelse av planens dokumenter, vil det under politisk behandling være behov for at plandokumentene er redigerbare, i ulike versjoner, og med mulighet for oversendelse til interne fagetater 47

48 eller forslagsstiller dersom det er ønskelig at noe endres. Krav til løsningen i forbindelse med politisk behandling av plansaken er nærmere beskrevet i delkapittel 7.7 «Prosesstøtte for kobling mot politisk behandling». Tidspunkt (dato) for andregangsbehandlingen med saksutredning og innstilling til kommunestyret kobles mot planregister/planbase/plandialog (vises på tidslinjen) innen 8-dagers fristen. Utfallet av en plansak er enten at planforslaget vedtas, vedtas med endringer, vedtas med innsigelse eller forkastes. Løsningen må i tillegg ha mulighet for retur av planforslag til administrasjonen ved behov for eventuelle avklaringer, tilleggsutredninger eller nye punkter som må ut på ny eller begrenset høring. Roller: Saksbehandler Brukerhistorie (saksbehandler) Løsningen gir meg som saksbehandler mulighet til å kontrollere og ferdigstille planens dokumenter før den sendes over til politisk behandling. Dersom det skulle komme innspill under den politiske behandlingen kan politikere be meg om å skrive et tilleggsnotat hvor jeg kan komme med en faglig vurdering. Forespørselen om dette og mitt svar sendes gjennom min arbeidsflate. Når et planvedtak er fattet, får jeg vedtaket og protokollen fra behandlingen i kommune-/ bystyret opp i arbeidsflaten min. Ettersom løsningen oppdaterer planregisteret automatisk slipper jeg gjøre dette selv Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under andregangsbehandlingen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til andregangsbehandlingen oppfylles. 48

49 4.9 Prosesstøtte i oppfølging av planvedtak Etter et planvedtak er fattet i kommune-/ bystyret følger noen avsluttende aktiviteter før plansaken avsluttes. Figuren nedenfor viser hvor oppfølging av planvedtak er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet Beskrivelse av behov Figur 11: Oppfølging av planvedtak Oppfølging av godkjent plan består av følgende aktiviteter: a) Ferdigstille plankart og bestemmelser b) KOSTRA-rapportering c) Kunngjøringsbrev og -annonse a) Ferdigstille plankart og bestemmelser Løsningen skal gi saksbehandler god støtte til å ferdigstille plankart og bestemmelser i henhold til kommunestyre / bystyre sitt vedtak og legge dette til rette i planbase / planregister. I den sammenheng kreves det tilgang på funksjonalitet som beskrevet under «Kontroll og ferdigstillelse av planens dokumenter» i delkapittel 4.7. b) KOSTRA-rapportering Løsningen skal fortrinnsvis håndtere KOSTRA rapportering automatisk ut fra data som allerede er lagt inn i løsningen. c) Kunngjøringsbrev og -annonse Løsningen støtter publisering på kommunens websider og gir maler og andre hjelpemidler som bistår i utarbeidelse av kunngjøringsbrev og annonser. Løsningen gir støtte for utsendelse av kunngjøringsbrev til forslagsstiller, grunneiere og høringsinstanser. I kunngjøringsbrevet informeres det om vedtak og klagefristen på 3 uker (i tillegg 1 ukes postgang). Samtidig informeres det om innløsning, erstatning og rettigheter knyttet til vedtaket. Løsningen gir en oversikt over parter som skal motta kunngjøringsbrevet og gir tilgang på en mal for brevet. I tillegg skal det ved planvedtak publiseres en kunngjøringsannonse. Prosesstøtten som kreves av løsningen i den forbindelse er som beskrevet i delkapittel 8.1 «Krav til maler». 49

50 Planvedtak og alle vedlegg, underretningsbrev og dato for klagefrist kobles mot planregister/ planbase/ plandialog (tidslinjen) innen fristen på 8 dager Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under oppfølging av planvedtak, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til oppfølging av planvedtak oppfylles Prosesstøtte ved innsigelse- og klagebehandling Hensikten med dette steget er å behandle uløste innsigelser og klager i en plansak. Figuren nedenfor viser hvor innsigelse- og klagebehandling er plassert i planprosessen. Prosesskartet i sin helhet er gjengitt i vedlegg A, og figuren under er kun ment som hjelp til å vise hvilke områder i prosessen som blir beskrevet i dette delkapitlet. Figur 12: Innsigelse- og klagebehandling i plansaksbehandlingsprosessen Beskrivelse av behov Klagebehandling følger forvaltningsloven, den er derfor noenlunde lik for alle kommuner. Det er noe ulikt om den forberedende klagebehandlingen gjøres administrativt eller politisk. Kommunen (administrativt eller politisk) vurderer deretter om klagen skal tas til følge, eller om saken skal oversendes til fylkesmannen for endelig vurdering. Hvis klagen blir tatt til følge og skal bli sendt til behandling i politisk utvalg, skal løsningen kunne eksportere saken til politisk sekretariat. Dersom saken omgjøres av kommunen registreres dette automatisk i løsningen. Fylkesmannen skal ha kommunens vurdering av klagen, dokumentasjon fremkommet gjennom klagerunden, vedtaket og underlagsdokumentasjon til vedtaket. Denne dokumentasjonen må kunne oversendes digitalt til fylkesmannen på en effektiv måte. Fylkesmannens vedtak i klagesaken registreres automatisk på klagesakens milepæler for gjenbruk til styrings- og rapporteringsbehov. 50

51 I plansaker er det klageadgang på planvedtak 5 (kun reguleringsplan). Klage på et planvedtak må gjøres innen fristen på 3 uker (+1 uke for postgang). Den som klager kan be om at klagen skal få oppsettende virkning. Det er kommunestyret som avgjør om klagen skal få dette eller ikke. Foreligger det innsigelser som er reist under offentlig ettersyn og som ikke er blitt løst under sluttbehandling skal planen sendes til fylkesmannen for mekling. Dette kan enten gjelde hele eller deler av planen. Hvis ikke meklingen fører til resultat vil planen eller deler av planen bli oversendt til departementet for endelig avgjørelse. På samme måte som for klagebehandling skal løsningen ha funksjonalitet for å oversende digitalt uløste innsigelser og resultatene av denne innsigelsesbehandlingen registreres. Roller Saksbehandler Klagesaksbehandler Leder Dokumentsentral/arkiv Kommune-/ bystyre Fylkesmannen Parter i saken Politisk sekretariat i kommunen Brukerhistorie (saksbehandler) Jeg har i løsningen oversikt over innsigelser som ikke er løst. Jeg kan oversende disse til fylkesmannen for videre håndtering og planregisteret blir oppdatert i forhold til dette. Klagen mottar jeg som saksbehandler i SvarInn og i arbeidsflaten min får jeg oversikt over hva klagen gjelder. Jeg får også opp de aktuelle dokumentene som jeg trenger for å kunne behandle klagen. Løsningen forteller meg om klagen er sendt inn innen tidsfristen og eventuelt også om personen som sender inn klagen har klagerett. Jeg har også mulighet til å utvide listen over klageberettigede. I arbeidsflaten framkommer det informasjon om det er kommet nye momenter inn i saken som gjør at vedtaket bør omgjøres. Jeg får også opp en (lovpålagt) frist for når klagen skal være ferdig behandlet. Jeg må innenfor fristen ta høyde for politisk behandling og har mulighet til å sette en intern frist for når saksfremlegget mitt må være ferdig. Arbeidsflaten min sender automatisk ut bekreftelse på at klagen er mottatt, og lar meg gi andre relevante parter i saken anledning til å uttalelse seg. Dersom det kommer inn nye dokumenter i klagesaken etter at jeg har fått den, eksempelvis uttalelse fra annen part, kommer disse opp i arbeidsflaten. Dokumentflyten støtter ledergodkjenning. Etter at saken er ferdig behandlet, sendes saken over til fylkesmannen for endelig behandling. Jeg sender alle parter i klagesaken en kopi av kommunens beslutning. Når fylkesmannen er ferdig får jeg vedtaket opp i arbeidsflaten min. I fylkesmannens oversendelse følger metadata om resultater, og milepælen blir dermed automatisk riktig utfylt. 5 Ved avvisning av planinitiativ kan forslagstiller kreve å få saken forelagt for kommunestyret, men dette er ingen klage etter forvaltningsloven 51

52 Brukerhistorie (fylkesmann) Som fylkesmann får jeg tilsendt den nødvendige informasjonen jeg trenger for kunne foreta en vurdering av klagen og vurderer om jeg vil overprøve kommunens beslutning. Jeg registrerer resultat (stadfestet, omgjort, opphevet) og sender vedtaket mitt tilbake til kommunen og partene i klagesaken. Hvis det gjelder en innsigelse har nødvendig informasjon for å kunne mekle og til å evt. oversende saken til departementet for endelig vedtak. Brukerhistorie (leder) Som leder ønsker jeg innsyn i saken og dokumenter som er under utarbeidelse. Jeg ønsker også på en enkel måte å kunne skaffe meg oversikt over antall klager som er innkommet, men som enda ikke er behandlet og uløste innsigelser. Som leder ønsker jeg at varsel om fylkesmannsvedtak vises i min arbeidsflate. Brukerhistorie (Kommune-/bystyre) For å avgjøre om klagen skal få oppsettende virkning mottar vi all relevant informasjon slik at vi kan vurdere dette Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under klagebehandlingen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til klagebehandling oppfylles Prosesstøtte ved avslutning av sak En plansak kan avsluttes gjennom hele prosessen fram til evt. planvedtak og oppfølging av dette. Dette er gitt som en fase i planprosessen men angitt som mulige termineringspunkter i prosessdiagrammet Beskrivelse av behovet Det finnes flere ulike grunner til at en planprosess skal avsluttes, eksempelvis at det aldri blir sendt inn et planforslag eller at kommunen beslutter å ikke videreføre en planprosess. Hvis en planprosess avsluttes før planvedtak skal saken arkiveres og det skal markeres i planregisteret at planarbeidet er avsluttet. Løsningen skal gi nødvendig støtte til å sikre at en planprosess ikke avsluttes uten nødvendig hjemmel og beslutning på relevant ledernivå. Hvis saken avsluttes skal eplansak sikre at all arkiveringsverdig informasjon blir arkivert, jfr. kapittel 7.2. Videre skal planregisteret bli oppdatert Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte under klagebehandlingen, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til klagebehandling oppfylles. 52

53 5 Krav til arbeidsflate Etablering av en brukervennlig arbeidsflate er et av målene ved anskaffelse av nytt fagsystem for digital plansaksbehandling. Hensikten med krav til brukervennlig arbeidsflate er å vektlegge at fagsystemet er intuitivt og legger til rette for effektiv saksbehandling gjennom tilgjengeliggjøring av informasjon på en god måte. Arbeidsflaten må dekke de ulike brukssituasjonene for de rollene som er beskrevet i dette dokumentet. Behovene knyttet til spesialiserte arbeidsoppgaver som skal kunne utføres i løsningen er i hovedsak beskrevet i egne kapitler (f.eks. alle kapitlene under krav til prosesstøtte). Dette kapitlet fokuserer i større grad på generelle brukstilfeller og generelle behov som arbeidsflaten til den nye løsningen må dekke for å være et godt og effektivt arbeidsredskap. 5.1 Beskrivelse av behov Det er ønskelig med en arbeidsflate som legger til rette for at saksbehandler effektivt kan utføre de ulike aktivitetene i saksbehandlingen. Saksbehandler blir forelagt de ulike problemstillingene i plansaken på en ryddig og strukturert måte hvor grunnlagsinformasjon som er relevant for å gjøre de manuelle vurderingene er tilgjengeliggjort direkte i arbeidsflaten. Arbeidsflaten skal være inngangsporten til alle arbeidsoppgaver som skal gjennomføres ifm. plansaksbehandlingen. Det er derfor behov for et gjennomtenkt grensesnitt hvor de ulike rollene kan velge og prioritere hvilke oppgaver som skal gjennomføres. F.eks. hvilken henvendelse eller planforslag som er neste til behandling, oppslag for å finne informasjon om en aktuell plansak eller hvilke saker som venter på føring av matrikkel eller fakturering. Funksjonaliteten om krav til arbeidsflate er inndelt i tre nivåer: 1. Oversikt pågående (eller historiske) plansaker 2. Oversikt og saksbehandling for en konkret plansak 3. Oversikt over rapportering og styringsinformasjon Se vedlegg «Skisse Arbeidsflate» for eksempler på arbeidsflater innenfor de tre nivåene. Noe av funksjonaliteten i arbeidsflaten går på tvers av de tre nivåene, som f. eks. at arbeidsflaten skal være dynamisk og legge opp til valgfrihet knyttet til filtrering og sortering av lister, flytting og skalere vinduer m.m. Felles funksjonalitet er beskrevet i en egen tabell nedenfor. Nivå Oversikt pågående (eller historiske) plansaker Beskrivelse av arbeidsflatens funksjonalitet: Arbeidsflaten må gi saksbehandler eller andre ansatte i en kommune en enkel og effektiv oversikt over alle plansaker. Oversikten over plansaker skal inneholde følgende funksjonalitet: Liste over plansaker - Dynamisk liste der det er legges opp til valgfrihet ved sortering og filtrering basert på metadata i plansakene Planident (nasjonal arealplanid eller deler av denne) Saksbehandler Startdato Status / milepæl 53

54 Siste forslag til kart/ bestemmelser/ beskrivelse m.m. Andre relevante metadata - Valgfri liste ut fra rolle («alle mine plansaker», «alle plansaker som jeg har lederansvar for», «alle plansaker i kommunen») - Tydelig markering av prinsippsaker, dvs. plansaker som har vært gjennomført eller er under gjennomførelse som er karakterisert som prinsippsaker Liste over alle pågående eller utestående aktiviteter - for alle plansaker - tilordnet den enkelte saksbehandler. Dvs. "mine aktiviteter". Forøvrig skal også denne listen ha tilsvarende funksjonalitet som for listen over plansaker. Hurtigvisning av plansak - dvs. et bilde som viser sentrale opplysninger i en konkret plansak Prosesskalender med møter og frister Dokumenter - liste over alle dokumenter - med tilsvarende filtreringsfunksjoner som for plansaker og aktiviteter. Søkefunksjon - både fritekst og kunne definere søkekriterier basert på opplysninger om saker og dokumenter. Krav til søking og gjenfinning er ytterligere beskrevet i kapittel 7.3. Kartvisning - kart som viser alle plansaker. Kartet bør også kunne vise annen relevant informasjon, eks. eksisterende planer, grunnkart, bilder, DOK data, osv. Fra alle visninger som viser plansaker skal saksbehandler enkelt kunne gå inn i en enkelt plansak Tilgang til kontaktpersoner (eks. forslagstiller konsulent og utbygger). Arbeidsflaten for en konkret plansak er saksbehandler sitt verktøy for å gjennomføre saksbehandling i en konkret planprosess. Arbeidsflaten skal som minimum gi innsikt i en planprosess fra fire ulike perspektiver: - Sak- og prosessorientert - Dokumentorientert - Fagorientert - Kommunikasjonsorientert (arbeidsflaten er saksbehandler sitt samhandlingsrom) Oversikt og saksbehandling for en konkret plansak Sak- og prosessorientert Arbeidsflaten skal inneholde grafiske elementer som tydelig illustrerer planprosessen med sine faser, milepæler og aktiviteter. I tillegg skal det i arbeidsflaten være en «statuslinje» som gir oversikt over statuser i de ulike fasene. Gjennom dette perspektivet i arbeidsflaten ivaretas framdriften i en planprosess. Statusen i en plansak endres automatisk ved utkvittering av aktiviteter og milepæler. Når en aktivitet / milepæl er nådd og kvittert ut, viser og aktiviserer arbeidsflaten aktivitetene (inkludert dokument- og brevmaler) som inngår i den etterfølgende planfasen. 54

55 Alle gjennomførte aktiviteter / endringer skal kunne dokumenteres gjennom et «notat» i løsningen. Prosessperspektivet skal være tydelig på tidsfrister, mangler eller avvik i prosessene. Tidsfrister skal automatisk beregnes ut fra gjennomførte aktiviteter (f. eks. når et planforslag er kontrollert og akseptert settes automatisk frist for førstegangsbehandling). Det skal gjennom grafiske elementer gis tydelige varsler når frister er i ferd med å gå ut eller har gått ut. Prosessperspektivet skal også gi saksbehandler tilgang til en kalender i arbeidsflaten der den konkrete plansaken med oversikt over gjennomførte og planlagte hendelser vises. Dokumentorientert Arbeidsflaten gir en enkel oversikt over alle dokumenter, korrespondanse og notater i en plansak. Det skal være mulig å sortere dokumenter etter dokumenttype, prosesssteg, dato, roller og status. Det må være et klart skille mellom dokumenter som er arkivverdige og øvrige dokumenter. Det skal tydelig synliggjøres i arbeidsflaten hvorvidt et dokument trenger videre oppfølging, behandling eller om evt. kritiske endringer må foretas. Dokumenttyper der et dokument vil framstå i ulike revisjoner gjennom planprosessen (gjelder blant annet plankart, planbestemmelser og planbeskrivelse) skal kunne vises som enten «siste gjeldende» - eller med full revisjonshistorie. Arbeidsflaten gir mulighet til hurtigvisning av dokumenter. I tillegg kan dokumentene enkelt åpnes for redigering ved behov. Fagorientert Arbeidsflaten har en kartløsning integrert som viser et planforslag sitt utsnitt. I tillegg vises planforslaget slik det foreligger evt. med alternative forslag (og evt. tidslinje for forslaget slik det utformes) og annen tematisk informasjon som saksbehandler trenger i sin saksbehandling (inkludert andre planer). Arbeidsflaten skal gi tilgang til en område-analyse som gir et situasjonsbilde for planområdet («DOK-analyse») basert på det offentlige kartgrunnlag. Krav til DOK-analyse er nærmere beskrevet i delkapittel 8.4. I arbeidsflaten er det mulighet for visning av gatebilder, skråfoto eller andre tredjepartsløsninger som er aktuelle i en plansak. Matrikkel- og eiendomsinformasjon skal synliggjøres i arbeidsflaten og saksbehandler kan med enkelhet hente ut hjemmelshaveroversikt både som liste og kart. I tillegg skal det i arbeidsflaten være støtte til å kommentere/markere/ 55

56 utheve/sette bokmerke på deler at et dokument - evt. for hele dokumentet. En samlet oversikt over dette skal være tilgjengelig for saksbehandler. Arbeidsflaten skal kunne veilede / starte opp ulike fagsystemer for analyser, visning eller andre formål i planprosessen. Kommunikasjonorientert (samhandlingsrom) Arbeidsflaten er saksbehandler sitt samhandlingsrom (i tillegg til de tre øvrige perspektivene). Saksbehandler må enkelt både se og styre hvilke dokumenter, kartvisninger og kommunikasjon som er synlig i samhandlingsrommet for andre enn kommunen. I arbeidsflaten skal saksbehandler enkelt kunne se all kommunikasjon knyttet til en planprosess. Dette inkluderer både intern kommunikasjon og beslutninger i kommunen, dialog med sektormyndigheter, dialog med forslagsstiller og dialog med publikum og interesseforeninger. Kommunikasjon skal dekke både brev (digitalt og papir), evt. samhandlingsplattformer og sosiale medier og fysiske møter (eks. møter med innkalling og referat eller folkemøter med presentasjoner og innspill). Leder skal allokere plansaker til saksbehandlere. Alle rapporteringsfunksjoner skal bli gjort lett tilgjengelig i arbeidsflaten. Det skal være mulig å søke i arbeidsflaten på rapporter og disse skal framstilles på en brukervennlig måte. Arbeidslister må bli koblet opp mot arbeidsflaten for å gi god oversikt over arbeidsmengden til de ulike brukerne. Rapportering og styringsinformasjon I arbeidsflaten gis bruker med tilgang (f. eks. ledelse, politikere) overblikk over planarbeidet i kommunen. Dette inkluderer generering av statistikk og KOSTRArapporter, i tillegg til følgende eksempler: Antall pågående plansaker Antall planer totalt i kommunen (både eksisterende og opphevede planer og pågående plansaker) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid Arealstatistikk - hvor mye areal er planlagt eller under planlegging til ulike arealformål Samlet plankart over kommunen Avvik - planer i ferd med å nå tidsfrister - eller har gått over tidsfrister Nyheter (kan knyttes til eksempelvis gjennomføring av enkelte sentrale milepæler - "oppstartsmøte" / "fullstendig planforslag mottatt og akseptert") Arbeidsflaten er dynamisk ved at bruker skal kunne velge tidshorisont for statistikk, eksempelvis siste år, siste måned etc. 56

57 Felles funksjonalitet Milepæler og prosesskategorier Søking og gjenfinning Roller Tidsberegning Beskrivelse av arbeidsflatens funksjonalitet: Arbeidsflaten må vise faser, aktiviteter/ sjekklister og milepæler som beskrevet i «6 Krav til rammeverk for å oppnå standardiserte plansaksbehandlingsprosesser» Statusen på saker endres automatisk ved utkvittering av milepæler. Når en milepæl er nådd og kvittert ut, viser og aktiviserer arbeidsflaten aktivitetene som inngår i den etterfølgende milepælen. Kommunen må selv kunne endre rekkefølge, legge til eller utelate aktiviteter for å tilpasse løsningen til kommunens praksis. Søkefunksjonen består av et enkelt søk, men saksbehandler kan også velge et avansert søk. Et avansert søk åpner for å søke på flere ulike parametere slik at søkeresultatet blir begrenset. Arbeidsflaten skal være utformet slik at den tilfredsstiller kravene til funksjonene beskrevet i 7.3 «Prosesstøtte for søking og gjenfinning». For de ulike rollene i kommunen skal det tilbys et rollebasert brukergrensesnitt som understøtter de aktuelle arbeidsprosessene den enkelte har tilgang til og skal utføre. Kommunen må selv kunne opprette og endre roller og tildele brukere disse rollene. Roller og tilgangshåndteringer nærmere beskrevet i delkapittel 8.2 «Roller og tilgangshåndtering» I arbeidsflaten skal det vises oppdatert tidsberegning på saksbehandlingstiden. Arbeidsflaten skal vise tidsfrister saksbehandleren må forholde seg til. Arbeidsflaten må være skalerbar slik at den kan brukes på skjermer med ulike oppløsninger. Roller: Saksbehandler Leder Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandler ønsker jeg å få oversikt over alle mine tildelte saker, slik at jeg ser arbeidsmengden min og dermed kan planlegge arbeidet mitt. Jeg ønsker å enkel tilgang til detaljert informasjon og status på hver plansak som jeg jobber med. Jeg ønsker å ha mulighet skalere og flytte de ulike elementene i arbeidsflaten slik at denne kan tilpasses mitt behov. I tillegg «husker» arbeidsflaten tilpasningene jeg gjør fra en gang til den neste. Listen over plansaker kan filtreres og sorteres etter mine ønsker og gir meg stor valgfrihet og fleksibilitet i måten jeg ønsker at informasjonen presenteres på. Videre gir arbeidsflaten meg også en oversikt over ulike henvendelser, både eksterne og interne. I en underveis i behandlingen av en plansak kan det være en rekke konklusjoner eller avklaringer med sektormyndigheter eller interne fagetater som må foretas. Selve konklusjonen/avklaringen kan utgjøre en liten del av et innsendt dokument og arbeidsflaten gjør det mulig for meg å markere/utheve denne spesifikke delen. Basert på dette samles alle avklaringer og presenteres oversiktlig i arbeidsflaten slik at jeg (eller andre saksbehandlere som arbeider på plansaken) raskt kan gjenfinne denne informasjonen. 57

58 Som saksbehandler ønsker jeg å ha innsyn i saker som er tildelt andre saksbehandlere eller andre team. Dette trenger jeg blant annet for å kunne svare på eventuelle spørsmål i kundemottak. Dersom en saksbehandler er fraværende må jeg kunne overta en pågående sak eller tildele mine saker til andre saksbehandlere ved behov, så fremt min kommune har gitt meg rettighet til å gjøre dette. Brukerhistorie (leder) Som leder må jeg kunne sortere i saker etter saksbehandler, status, dato, frist og andre fasetter. I tillegg ønsker jeg en oversikt over søkeresultatene og genererte rapporter vist på hensiktsmessig måte i arbeidsflaten. 5.2 Integrasjonsbehov for arbeidsflate Løsningen skal benytte følgende grensesnitt til å hente ut data til arbeidsflaten/saksbehandlingen: Ressurs: Referanse: GeoIntegrasjon Arkiv - standard for utvalgte tjenester mot NOARK5 arkiv Tjenestegrensesnitt for Innsyn mot arkiv (også mot historiske arkiv) GeoIntegrasjon Plan standard for arealplaneregister GI Plan tjenestegrensesnitt GeoIntegrasjon Matrikkel standard for innsyn i matrikkelløsninger GI Matrikkel tjenestegrensesnitt GeoIntegrasjon samspill mellom kart og sak GI Kart tjenestegrensesnitt OGC Web Map Service (WMS) OGC Web Feature Service (WFS) Enhetsregisteret Folkeregisteret(DSF) v_v1.1.pdf wsdl n_v1_1_rev1.pdf wsdl atrikkel_v1_1.pdf wsdl wsdl t_og_sak_v1_1.pdf Internasjonal standard for tilgjengeliggjøring av raster kartdata Veileder for å støtte WMS: Internasjonal standard for tilgjengeliggjøring av vektoriserte kartdata Veileder for å støtte WFS: Om data: Teknisk beskrivelse:

59 Eksempel på mulige funksjoner i arbeidsflaten: GI Arkiv Innsyn for blant annet søk etter saker/journalposter som er tildelt plansaken GI Plan for å hente ut planer og planbestemmelser som allerede er tilgjengelige i det nye planområdet GI Matrikkel for å hente ut og matrikkelinformasjon GI Kart for å vise aktuelle kart i området WMS for å vise kartlag (det forventes hele DOK + arealplaner tilgjengelig) WFS for å vise kartlag og sjekke om noen av de inneholder relevant informasjon for et tiltak Formater som løsningen må håndtere: Ressurs: Referanse: IFC er en buildingsmart standard for filformat på åpen og nøytral form: IFC Det offentlige kartgrunnlaget er digitale, geografiske data som skal være en støtte i plan- og byggesaker, hjemlet i pbl Det offentlige kartgrunnlaget (DOK): Det offentlige kartgrunnlaget (DOK) Løsningen må kunne vise alle typer DOK data via SOSI, GML, WFS eller WMS Eksempel: skred, flom, grunnforurensning, eksplosivanlegg, radon, kvikkleire, bygning, tiltak, veg, terreng, kulturminner, kulturlandskap, digitale ortofoto, mm. Dersom DOK tilbys som egne tjenester av egne private leverandører, må oppdateringsrutinene for disse beskrives (hvordan får de tak i data, hvordan dataene oppdateres og hvor ofte). Reguleringsplan er en detaljert plan for hvordan et område skal bygges ut. Planen har to detaljeringsnivå (områderegulering og detaljregulering). For mer informasjon, se Plankartsiden: Plandata Geography Markup Language (GML) Kartdata Grunnboken Plandata: Dersom plandata tilbys som egne tjenester av egne private leverandører, må oppdateringsrutinene for disse beskrives (hvordan får de tak i data, hvordan dataene oppdateres og hvor ofte). Veileder for å støtte GML: Det kreves av GML er iht. SOSI produktspesifikasjon og skjema publisert på skjema.geonorge.no/sosi/produktspesifikasjoner/ Kommunens øvrige kartgrunnlag på for eksempel ledning, vann/avløp, el og tele/kabel Dersom kartdata tilbys som egne tjenester av egne private leverandører, må oppdateringsrutinene for disse beskrives (hvordan får de tak i data, hvordan dataene oppdateres og hvor ofte). Informasjon: Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til arbeidsflate, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til arbeidsflate oppfylles. 59

60 6 Krav til rammeverk for å oppnå standardiserte saksbehandlingsprosesser Hensikten med å stille krav til rammeverk for å oppnå standardiserte behandlingsprosesser er å bidra til at plansaksbehandlingen blir standardisert, forutsigbar og etterprøvbar fra saksbehandler til saksbehandler og fra kommune til kommune. De standardiserte saksbehandlingsprosessene skal også fungere som sentrale informasjonsbærere i plansaken og bidra til å løsrive informasjonsstrukturen i plansaken fra dokument- og journalpoststrukturen i dagens arkivsystemer og heller fokusere på hvilken informasjon som er grunnlag for og resultat av de enkelte behandlingsprosessene. Samtidig vil strukturerte prosesser gi bedre rapporteringog styringsinformasjon. Styringsinformasjon er i dette tilfellet oversikt over oppgaver med tilhørende frister, som også vil gjøre det mulig å hente ut «status på en pågående planprosess» for forslagstiller, publikum og sektormyndigheter. Rammeverket tar utgangspunkt i at behandlingen av en plansak består av et sett med standardiserte behandlingsprosesser og prosesser for behandling av frittstående henvendelser. Hver behandlingsprosess starter med anmodning eller henvendelse fra forslagstiller og ender opp i en respons, vedtak eller referat. Disse prosessene er her og i informasjonsmodellen for plansaken gruppert som ulike prosesskategorier. For hver prosesskategorier er det et sett med standardiserte milepælsplaner som saksbehandlingsprosessen skal følge. Tilknyttet milepælene er det et sett med sjekklister og oppgave/aktivitetslister som vil støtte saksbehandler i å gjøre opp status i en sak og vite hva som er neste aktivitet som skal utføres i en sak. Prosesskategoriene er en gruppering av fasene med tilhørende behandlingsfrist, eller andre henvendelser til kommunen i forbindelse med plansakene som f.eks. klager. Resultatet av å opprette standardiserte milepæler er en felles notasjon av over antall saker som blir behandlet i løpet av et år, tidsbruk per sak, samt vedtakene. Dette vil gjøre det mulig å sammenlikne resultater mellom kommuner, og å gjøre plansaksbehandlingen etterprøvbar og standardisert. I tillegg vil standardiserte milepæler bidra til en forutsigbar planbehandlingsprosess for forslagsstiller på tvers av kommuner og saksbehandlere. Prosesskategori: Milepæler: Sjekklister: Fase: Prosesskategori er overordnet oppdeling av arealplanlegging i reguleringsplaner, mindre endringer av planer, kommuneplaner og kommunedelplaner Milepælplaner angir steg i saksbehandlingsprosessen. Noen av milepælene er lovpålagte, eller det kan ligge rapporteringskrav knyttet til enkelte. Arbeidsoppgaver og sjekkpunkter som støtter saksbehandlerens arbeid. Sjekkpunktene er basert lovpålagt punkter i saksbehandlingen. Kommunene kan også velge å legge inn flere oppgaver i disse sjekklistene, som et støtteverktøy i saksbehandlingen. Fase er den overordnede inndelingen av planprosessen og reflekterer fordeling av eierskap til planleggingen mellom aktørene knyttet til tid og fremdrift. 60

61 Tegningene nedenfor beskriver sammenhengen mellom overordnet milepælsplan, planfaser, prosesskategorier og sjekklister. Figurene er kun på konseptstadiet, og det er ikke ment som direkte krav at funksjonen skal løses akkurat slik. Faser: Figur 13: Faser med milepæler Eksempel på milepæler og sjekklister i planforslagsfasen: Figur 14: Milepæler og sjekkliste 61

62 Figur 15: Milepæler med sjekkliste og status En foreløpig oversikt over rammeverk for standardiserte saksbehandlingsprosesser er gjengitt i vedlegg E. 6.1 Standardiserte saksbehandlingsprosesser Beskrivelse av behov Standardiserte saksbehandlingsprosesser tenkes realisert ved at alle prosesser og henvendelser kobles til riktig prosesskategori med en tilhørende milepælplan. Prosesskategorien legger føringer for saksbehandlingen og hvilke lovpålagte tidsfrister saksbehandler må forholde seg til. Prosesskategoriene har tilhørende sjekklister som gir veiledning til saksbehandler i behandlingen av søknaden. Disse sjekklistene er beskrevet i kapittel Sjekklister. Der det er ønskelig fra kommunene å ha egne interne milepæler må det utarbeides kommunespesifikke milepælsplaner for hver prosesskategori. Obligatoriske milepæler: Oppstartsmøte Mottak av planforslag Fullstendig planforslag Vedtak offentlig ettersyn Kunngjøring offentlig ettersyn Høringsfrist offentlig ettersyn Kontroll og ferdigstilling av planens dokumenter Behovet for milepælen: SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. Når planforslaget er mottatt første gang. SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. Saksbehandlers frist starter ifølge loven når planforslaget er fullstendig (metode 1) og skal rapporteres til KOSTRA. Fristen starter ved "fullstendig søknad" SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. 62

63 Saksfremlegg sluttbehandling Planvedtak sluttbehandling SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. Saksbehandlingstiden slutter ifølge loven når vedtaket er sendt ut. Fristen avsluttes ved vedtak "sendt". SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. Frivillige Milepæler: Dialog forslagsstiller Merknadsmøte Oppdatert planforslag Behovet for milepælen: SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. SSB stiller krav til rapportering på denne informasjonen. Søknadsbehandlingsprosessene og milepælplanen må kobles tett opp mot informasjonsfremstillingen i arbeidsflaten til saksbehandler. Milepælplanen gjør det også lett for saksbehandler å informere interessenter som ønsker innsyn om status på saken. For å sikre at milepælene skal være oppdatert iht. gjeldende status på saken skal det tilstrebes automatikk i oppdatering av oppnådde milepæler, for eksempel slik at når vedtak er skrevet og godkjent settes milepæl automatisk ut i fra utfall i saken. Videre skal det ikke være mulig å sette etterfølgende milepæler som ferdigstilt uten at de forutgående obligatoriske milepælene er markert som oppnådd. Fristene til saksbehandler for de ulike prosesskategoriene følger milepælene, fristene på prosessen blir satt når saken kommer inn til innregistrering. Vedlegg D beskriver dette mer i detalj. Standardiseringen av milepælplanen sørger for at det blir en felles definisjon av saksbehandlingstiden. På denne måten blir tallene sammenliknbare og kan brukes til rapportering både internt og eksternt Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til standardiserte saksbehandlingsprosesser, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til standardiserte saksbehandlingsprosesser oppfylles. 63

64 6.2 Krav til sjekklister Hensikten med sjekklister er å tilrettelegge og effektivisere saksbehandlingsprosessen, i tillegg til å være et støtteverktøy for saksbehandler. Sjekklisten gjør det også mulig å kunne se status for saken, hvilke arbeidsoppgaver som ikke er påbegynt, pågår eller ferdige. De gir også større mulighet for å innføre standardisert saksbehandlingsmetodikk. Sjekklister gir også støtte for opplæring i saksbehandling av nye saksbehandlere Beskrivelse av behov Basert på hvilken fase planen blir klassifisert som velger løsningen riktig sjekkliste for de ulike stegene i behandlingsprosessen. De aktuelle sjekklistene for fasene vil bli synlig i arbeidsflaten. Sjekklistene gjør det mulig for saksbehandler å ha kontroll over når interne satte frister forfaller, dette gjøres ved bruk av fargekoder som viser når frister er i ferd med å utløpe. Antall sjekkpunkter må begrenses til et minimum. Det skal legges opp til at standard saksbehandling skal være effektivt og intuitivt, og at unødvendige sjekkpunkter for den aktuelle prosesskategorien ikke gir merarbeid. Saksbehandlere skal ha mulighet til å tilpasse sjekklisten samt overstyre den ved behov. Sjekklisten skal inneholde forslag til tidsfrister, basert på de lover som tilhører hver enkelt oppgave. Tidsfristene deles opp i 2 ulike kategorier: Interne tidsfrister som brukes for å sikre at lovpålagte frister holdes og at ingenting blir glemt Lovpålagte eksterne tidsfrister. Disse skal også være koblet opp mot milepæler og tidsberegningsfunksjonen i løsningen. Sjekklistene skal kobles til milepæler samt prosesskategorier. Løsningen registrerer at saksbehandler sender ut maler, eller registrerer at saksbehandler har utført kontroller mot andre registre, og oppdaterer sjekklistene automatisk. Vedlegg A prosesskart sammen med vedlegg D og E gir god oversikt over prosess, faser, milepæler, aktiviteter/sjekklister og tidsfrister Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til sjekklister, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til sjekklister oppfylles. 64

65 7 Krav til støtteprosesser og verktøy Støtteprosesser beskrevet her er prosesser som støtter opp under de andre prosessene og brukes flere steder i saksbehandlingsprosessen. Det er også behov for tilgang til ulike verktøy for å støtte saksbehandlingsprosessene, for eksempel en DOK-analyse integrert i arbeidsflaten. 7.1 Krav til utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon Hensikten med dette steget er å ivareta utsendelse av vedtak og annen formell korrespondanse med forslagstiller og andre parter. Når et vedtak er fattet skal det sendes ut til aktuelle parter. Eksempler på vedtak som fattes i plansaksprosessen kan være vedtak om planprogram og planvedtak. Målet er at vedtaket sendes ut til forslagstiller med riktige vedlegg samt at arkiveringen ivaretas. Figuren nedenfor viser hvor utsendelse av vedtak er plassert i plansaksbehandlingsprosessen Beskrivelse av behov Figur 16: Utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon Prosessflytdiagrammet viser at vedtaket er fattet, og dermed er neste oppgave for saksbehandler å sende ut vedtak. Løsningen generer automatisk en mal til vedtaksbrev, basert på aktivitet, samt hva som vedtaket er. Maler er mer beskrevet i kapittel 8.2 Maler. Løsningen genererer automatisk forslag på vedlegg til brevet og lager referanser til gjeldende dokumentasjon i planen (for eksempel gjeldende plankart og planbestemmelser). Saksbehandler kompletterer og/eller justerer vedlegglisten. Løsningen legger også til forslag på andre interessenter som skal ha en kopi av vedtaket, som saksbehandler kan korrigere. Vedtaket kan først sendes ut når både leder og saksbehandler har godkjent, dette må løsningen ta høyde for. Vedtaket sendes gjennom standardiserte grensesnitt (SvarUt). Løsningen henter fram personnummer / organisasjonsnummer for bruk i disse. Nødvendige brev og dokumenter blir automatisk arkivert. Roller Saksbehandler Søker Leder 65

66 Brukerhistorie (saksbehandler) Når jeg som saksbehandler vurderer meg som ferdig med en aktivitet, kan jeg i arbeidsflaten min trykke på «Send vedtak». Som saksbehandler behøver jeg ikke å tenke på å finne riktig format eller hvilke vedlegg som skal sendes med. I arbeidsflaten min kommer en brevmal opp hvor jeg kan foreta eventuelle endringer og korreksjoner. Malen er allerede ferdigutfylt med riktige data, adresser, vedtakstekst, klagefrister, fakta og annet som skal med og er tilpasset saken. Før jeg sender ut kan jeg korrigere den foreslåtte vedleggslisten, hvilke kopimottakere som skal med, samt hvilke som skal ha hvilke vedlegg. Brukerhistorie (leder) Når jeg som leder har sørget for at vedtaket er godkjent av meg og saksbehandler, sendes det godkjente vedtaket ut til partene Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan behovene for utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon dekkes og hvordan de tilhørende kravene oppfylles. 7.2 Krav til arkivering Løsningen skal sikre at kommunens ansvar for arkivering i henhold til de til enhver tid gjeldende lovverk med forskrifter ivaretas gjennom saksbehandlingsprosessen. Løsning må legge til rette for en standardisert arkiveringsrutine slik at arkivverdige dokumenter og informasjon fra prosessen automatisk arkiveres i gjeldende arkivsystem (Noark 5). Alle arkivverdige dokumenter som produseres i løsningen skal kunne lagres i kommunens til enhver tid gjeldende elektroniske arkivsystem. Løsningen må kunne benytte seg av GI-arkiv tjenestegrensesnittet eller et fremtidig Noark 5 tjenestegrensesnittet (minimum konformitetsnivå 2a Sak og arkiv), slik at kommunene står fritt til å velge hva slags arkivløsning de ønsker å benytte sammen med fagsystemet. Det er behov for en løsning som understøtter automatisk oppbygging og påføring av sak- og dokumenttitler, påføring av arkivklassifisering, dokumentkategorier og øvrig obligatoriske metadata jfr. Noark 5. Løsningen skal legge til rette for konfigurering av regler tilpasset kommunens organisering av arkiv. Gjennomgang av konfigurering og regler gjøres etter avtaleinngåelse. Løsning må ha mulighet for tilgang til historiske data som ikke er tilgjengelig i gjeldende arkivkjerne. Det er ønskelig at historiske data gjøres tilgjengelig for oppslag på tidligere planprosesser. Det er etablert veileder for arkivintegrasjon for fagsystem på geointegrasjon.no ( Spesielt aktuelt er veileder for oppdateringer via Geointegrasjon Arkiv ( ) og relevante dokumenttyper for eplansak( Informasjon som ikke er arkiv-verdig skal være tydelig markert i løsningen. 66

67 7.2.1 Beskrivelse av behov Støtte kommunens organisering av arkiv Leverandørens løsning skal understøtte organiseringen av arkivet (plansaksarkivet) i gjeldende kommune. Mer informasjon om hvordan organisering av arkiv kan være finnes på geointegrasjon.no: Krav til arkivering og journalføring Alle egenproduserte dokumenter, meldinger og merknader som er arkiv- og/eller journalplikt skal arkiveres og journalføres forløpende. Dette gjelder også interne dokumenter, meldinger m.fl. mellom kommunale enheter. Som del av innføring av løsningen må det gjøres en vurdering av hva slags dokumentasjon som er arkiv- og/eller journalpliktig og videre hvordan dette skal arkiveres/journalføres. Dette skal settes opp i nytt fagsystem slik at arkivering og journalføring håndteres automatisk. Alle utgående dokumenter skal arkiveres og journalføres ved ekspedering (utsendelse). Alle inngående dokumenter skal registreres, arkiveres og/eller journalføres fortløpende ved mottak. Under innregistrering av planforslaget skal allerede innregistrerte dokumenter være tilgjengelige for saksbehandlingsløsningen for mottakskontroll. Planforslaget skal tilgjengeliggjøres for saksbehandling så snart alle dokumenter er innregistrert. Metadata i arkivkjernen skal automatisk oppdateres ut fra handlinger i saksbehandlingsløsningen, herunder endring i status, avskrivning, endring av saksbehandler med flere. Koblinger mellom en plansak og tilhørende dokumenter som opprettes i saksbehandlingsløsningen skal gjenspeiles i arkivkjernens saksmappe og journalposter. Referanser og øvrige relasjoner mellom ulike saker, f.eks. mellom plansak og tilhørende klagesak, som opprettes i saksbehandlingsløsningen skal gjenspeiles i arkivkjernen. Generelle krav til oppdatering av metadata i arkivkjernen Metadata er informasjon som beskriver dokumentene i arkivet, både fysiske og elektroniske dokumenter. Metadata har flere viktige funksjoner. Det er metadataene som binder dokumentene til den konteksten de er skapt i. Metadataene sikrer de elektroniske dokumentenes autentisitet og dermed deres bevisverdi. Dokumentene tilføres først og fremst metadata under dokumentfangsten. Fangst av metadata i saksbehandlingsløsningen vil i hovedsak være automatisert. Herunder differensiering av metadata som skal fryses straks de er registrert, de som skal fryses når dokumentet er endelig arkivert. Automatisering av metadatafangst Dokumenter og metadata skal automatisk tilføres registreringen i arkivkjernen fra saksbehandlingsløsningen. Kommunen må kunne definere regler for strukturering av sak og dokumenttitler, påføring av arkivnøkkel/arkivklassifisering og øvrig obligatoriske metadata som skal fanges i henhold til Noark 5 krav. Metadata skal fanges automatisk fra aktivitetene i saksbehandlingsløsningen. Automatisk oppbygging av sakstittel, dokumenttittel skal kunne konfigureres etter kommunens regler i henhold til søknadstype, dokumentkategori, dokumenttype, med flere. Det skal ikke være behov for revidering av titler, arkivklassifisering, vedleggnavn og rekkefølge ved journalføring i arkivkjernen. Ordning av rekkefølge på vedlegg ved registrering i arkivkjernen skal kunne forhåndsdefineres slik at vedlegg ordnes i ønsket rekkefølge ved journalføring/registrering. Regler for automatisert standard navngivning av vedleggfiler skal kunne defineres i løsningen. 67

68 Løsningen skal kunne tilfredsstille fremtidig standardisering av metadata for plansaker. Oppfølging av restanser Jfr. arkivloven med forskrifter 3-7 plikter kommunen å følge opp saksbehandlingen. Arkivet utfører normalt denne funksjonen ved generering og utsendelse av periodiske restanselister til saksbehandlende enhet. Avskrivning av journalposter i arkivkjernen bør skje automatisk ut fra aktivitet og funksjoner i saksbehandlingsløsningen. Regler for automatisering skal kunne defineres av kommunen. Saksbehandler og leder skal kunne se oversikt over ikke avskrevne journalposter eldre enn angitt dato i arbeidsflaten. Unntatt offentlighet Løsningen skal legge til rette for at saksbehandler kan gjennomføre offentlighetsvurdering av dokumenter og vedlegg. Herunder angivelse av riktig unntatt-offentlig-paragraf, begrunnelse for gradering, og hvilken tekst og felter som skal unntas offentlighet publiseres på journalen. Offentlighetsvurdering skal være synkronisert mellom saksbehandlingsløsningen og arkivkjernen. Roller Saksbehandlere Arkivar Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandler ønsker jeg ikke å måtte forholde meg til hvordan arkivet er organisert. Dokumenter skal være tilgjengelig i plansaksløsningen i forhold til planidentitet og prosesskategori som dokumentet tilhører. Brukerhistorie (arkivar) Som arkivar ønsker jeg å raskt kunne knytte allerede arkiverte dokumenter til ny eller eksisterende plansak i saksbehandlingsløsningen. Som arkivar ønsker jeg en samtidig («ett-trinns-funksjon») for å kunne innregistrere manuelle dokumenter som mottas via «postmottak» både i arkivkjernen og i saksbehandlingsløsningen. Som arkivar ønsker jeg å kunne definere regler for arkivering av dokumenter i arkivkjernen. Jeg skal kunne definere oppbygging av sakstitler ut fra sakstype/prosesskategori/dokumentkategori og andre metadata. Som arkivar ønsker jeg å benytte arkivkjernens verktøy til kvalitetssikring av offentlig journal, med gradering (paragraf og begrunnelse), skjerming av tekst og felter er automatisk oppdatert fra saksbehandlers vurdering Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til arkivering, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til arkivering oppfylles. 68

69 7.3 Prosesstøtte søking og gjenfinning Hovedhensikten med søking og gjenfinning er å hjelpe brukerne å finne frem til informasjon som de trenger i sine arbeidsoppgaver. Dette vil i tillegg bistå til å forbedre eksisterende prosesser, og å standardisere saksbehandlingen, siden brukerne får oversikt over vedtak og saksgang fra tilsvarende saker Beskrivelse av behov Løsningen for plansaksbehandlingen må ha søkefunksjonalitet. Søkefunksjonen skal kunne hente opp informasjon fra tidligere plansaker og henvendelser. Både fritekstsøk, strukturert søk ved hjelp av metadata, samt ulike typer oversikter for å støtte saksbehandler og andre brukere. Behovet for søkefunksjon er beskrevet mer i kapittelet arbeidsflate. Kommunen kan ha behov for tilgang til historiske data som ikke er tilgjengelig i gjeldende arkivkjerne. Det er ønskelig at historiske data gjøres tilgjengelig for oppslag på tidligere saker i de aktuelle geografiske området, samt ved søk på konkrete saker. Typiske ting som det er ønskelig å kunne søke på/i: Plannavn Planident (arealplanid) Status Relevante saker i nærområdet via kart Kontaktperson hos forslagsstiller Saksbehandler Plankart Planbestemmelser Planbeskrivelse Vedtak Planprogram Konsekvensutredning Klage Presedens Dispensasjoner Siste mottatte henvendelser per prosesskategori Øvrige dokumentkategorier Annen saksbehandlingsinformasjon Eiendom / Adresse Det skal være en del forhåndsdefinerte søk som er tilgjengelige i arbeidsdatabasen. F.eks.: Siste forslag til plankart/ planbestemmelser/ planbeskrivelser m.m. Siste visninger av dokumenter Siste visninger av saker Det skal være mulig å: Lage og lagre sine egne søk som kan gjøres lett tilgjengelig på arbeidsflaten Gjøre fritekstsøk Søke i gjeldende arkiv og historiske arkiver Gjennomføre avanserte søk for at søkeresultatet skal gi bedre treff Hente opp og åpne dokumenter direkte fra søkeresultatet Forhåndsvise dokumenter direkte fra søkeresultatet Åpne saker (pågående, avsluttede og historiske) direkte fra søkeresultatet 69

70 Vise felles søkeresultat på tvers av kilder Eksportere søkeresultatet til f.eks. Excel Få søketreff på tvers av skrivefeil, skrivevarianter som f.eks. vei og veg Det bør være mulig å lage en egen favorittliste, eventuelt at systemet foreslår hvilke saker det er naturlig å jamføre med, for eksempel i nabolaget, denne plansaken har likheter med, osv. Det må gjøres indeksering av informasjon slik at søk går raskt. Roller Saksbehandler Ledere Arkivar Tilsynsfører Gebyrberegner Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandler har jeg lett tilgjengelig på min arbeidsflate flere ulike typer søk. Både forhåndsdefinerte, de søk jeg har satt sammen selv, samt fritekst søk. Jeg bruker det ofte for å finne frem relaterte dokumenter til de arbeidsoppgaver jeg utfører. Brukerhistorie (arkivar) Som arkivar trenger jeg ofte søke frem dokumenter for å hjelpe meg finne frem til hvilken sak som innkomne dokumenter skal linkes til. I min arbeidsflate ligger søkefeltene lett tilgjengelig og jeg kan klikke på søkefunnene for å kunne gå inn og lese dokumenter. Brukerhistorie (leder) Som leder så bruker jeg søkefunksjonen for å finne en sak som er under behandling, og jeg ønsker å se på resultatet av vedtak på tilsvarende saker i nærområdet. Som leder ønsker jeg å kunne søke på en rekke ulike parametere i et fritekstsøk og få opp rapporter. Eksempler på hva jeg ønsker å søke på er: Totalt antall saker under behandling og fordelt på saksbehandlere Saker etter prosesskategori Saker med utgått frist (som ikke er behandlet ferdig) Mottatte saker i en definert tidsperiode Antall godkjente/avslåtte planforslag i en valgt tidsperiode, med mulighet for sortering på saksbehandler Oversikt over saker for en valgt tidsperiode med tap av gebyr pga. for lang saksbehandlingstid Samlet gebyrtap Saksbehandlingstid, både eksakt på den enkelte sak, samt gjennomsnitt for et utvalg saker Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte for søking og gjenfinning, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til søking og gjenfinning oppfylles. 70

71 7.4 Krav til tidsberegning Hovedhensikten med å standardisere tidsberegningen er å kunne rapportere på samme måte i alle kommuner slik at det blir mulig å sammenligne statistikker og rapporter på tvers av kommuner Beskrivelse av behov Løsningen skal for hver milepæl, fase og aktivitet og sak beregne tidsforbruk. Løsningen skal holde oversikt på status på saker, samt rapportere internt og eksternt på statistikk rundt overholdelse av tidsfrister. Det vil være behov for å kunne stoppe og starte tidtakingen (styrt av prosesstegene). I tidsberegningen gjøres det ikke forskjell på helligdager og hverdager. Løsningen må kunne skille på lovpålagte frister, interne frister og manuelle frister satt av saksbehandler selv. Nedenfor følger en oversikt med eksempler over fristene som løsningen må ivareta: Fase i planprosessen Oppstartsfasen Beskrivelse av frist/tidsberegning «Intern høring» før oppstartsmøte Utsendelse av referat fra oppstartsmøte Høringsfrist for å komme med merknader Legge frem beslutning om å ikke fastsette planprogram for kommunestyret innen 8 dager etter at vedtak foreligger Fra oppstartsmøte til fullstendig planforslag Planforslagsfasen Fra planforslag mottas til det er fullstendig Førstegangsbehandling av planforslag (12 uker) Saksutredning, vedtak og vedlegg skal kobles mot Førstegangsbehandling planregister/planbase innen 8 dager (tilsvarende frist for oppdatering av planregister i andre faser) Offentlig ettersyn Frist for å komme med innsigelser og merknader Forberedelse sluttbehandling Sluttbehandling Klagebehandling Roller Saksbehandler Ledere Forslagsstiller Statistisk sentralbyrå Fra høringsfrist til oversending av merknader til forslagsstiller Fra dialog forslagsstiller til merknadsmøte Fra merknadsmøte til oppdatert planforslag Kommunestyret må treffe vedtak senest innen 12 uker etter at planforslaget er ferdigbehandlet. Frist for å klage Frist for å behandle klage Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandler ser jeg at tidsberegningen skjer automatisk. Tidsberegningen ses per henvendelse i arbeidsflaten min. Når det begynner å nærme seg en frist så visualiseres det per henvendelse i min arbeidsflate. Min prioriterte sakskø baserer seg blant annet på hvor lenge det er igjen til tidsfristen går ut. 71

72 Brukerhistorie (leder) Som leder ser jeg enkelt en oversikt på hvordan sakene i mitt team/avdeling/kommune ligger an i forhold til å nå de tidsfrister som er satt. Jeg får lett tilgang på rapporter på hvor det vises hvor mange og hvilken type saker som har nådd tidsfrister eventuelt hvor mye de har gått over tiden Kravtabeller For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til tidsberegning, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til tidsberegning oppfylles. 7.5 Prosesstøtte for rapportering og styringsinformasjon Hensikten med rapportering og styringsinformasjon er å avdekke eksisterende og kommende krav og behov til intern og ekstern rapportering. I tillegg til å få tilgang til data som dekker behovet for styringsinformasjon Beskrivelse av behov Det vil være fire primære behov innenfor rapporterings og styringsperspektivet: 1. Støtte til SSB sitt grensesnitt for datafangst mot KOSTRA. 2. Støtte for datauttrekk gjennom en web service til kommunes egne styrings- og beslutningsverktøy. 3. Enkel visuell fremstilling over sentrale nøkkeldata innebygget i løsningen, fortrinnsvis til operasjonell og strategisk styring og ledelse av virksomheten. Dette grensesnittet er derfor primært rettet mot lederrollen. 4. Rapporter til politisk nivå med oversikt over status for alle reguleringsplaner under arbeid. Løsningen skal kunne generere rapporter og styringsinformasjon ikke kun i de fastsatte tidspunkter som SSB og KOSTRA krever det, men også løpende under året og ved behov. Rapporteringen til SSB gjøres ved at rapportdata sendes til SSB. Det er så SSB som sorterer ut og velger ut de data de ønsker å benytte. Andre eksterne krav enn SSB og KOSTRA er for eksempel sporadiske rapportønsker fra ledere, media, næringslivsorganisasjoner, politikere osv. Krav til interne rapporteringsbehov for styring som er fremkommet gjennom møter med ledere er beskrevet nedenfor. Kravene er ikke uttømmende. Det skal være funksjon for at man kan velge tidspunkt, periode og hvilke data som skal rapporteres. Det er tilgangskontroll på hvilke brukergrupper som har tilgang til ulike typer rapporteringsdata. Det skal være enkelt å få rapporter på følgende områder: Alt av vedtak Antall klager og utfallet av klagebehandlingen Saksbehandlingstid (blant annet per sak, per saksbehandler, per team, per avdeling, per kommune) Antall politiske behandlinger, status på saker som er under eller har vært under politisk behandling. Status på gebyr, basert på fakturagrunnlag Måle produksjon i antall saker 72

73 Roller Saksbehandler Leder Leders leder (f.eks. kommunaldirektør) Team-/gruppeleder Brukerhistorier (leder) Som leder ser jeg på min arbeidsflate hvilke typer standardrapporter jeg kan ta ut, og velger den som passer for det behovet jeg har i dag. Som leder ønsker jeg statistikk over en rekke parametere f.eks.: Totalt antall plansaker under behandling og fordelt på saksbehandlere Saker etter prosesskategori/ planfaser Saker med utgått frist (som ikke er behandlet ferdig) Mottatte saker i en definert tidsperiode Antall godkjente/avslåtte planforslag i en valgt tidsperiode Oversikt over saker for en valgt tidsperiode med tap av gebyr pga. for lang saksbehandlingstid Samlet gebyrtap Saksbehandlingstid, både eksakt på den enkelte sak, samt gjennomsnitt for et utvalg saker Rapporteringen til SSB og KOSTRA genereres automatisk og jeg kan få den til gjennomsyn før jeg godkjenner og sender den ut. Hvis jeg trenger en rapport som ikke er dekket i en av standardrapportene spesifiserer jeg hva jeg ønsker og løsningen genererer rapporten. Interne rapporter og rapporter jeg skal bruke som styringsinformasjon er tilgjengelige på samme måte Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte for rapportering og styringsinformasjon, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til rapportering og styringsinformasjon oppfylles. 7.6 Prosesstøtte for fakturering og gebyrberegning Da det ikke finnes en standard måte å beregne gebyrer og summene varierer mellom kommunene, skal ikke løsningen ha en funksjon for å beregne gebyrer. Eksempler på gebyrer er å finne i de ulike kommuners gebyrregulativer. Gebyr er satt utefra et prinsipp om selvkost og skal dekke de utgiftene kommunen har ved behandling av søknaden Beskrivelse av behov Det er behov for en løsning som automatiserer avlevering av et elektronisk fakturagrunnlag til kommunens fakturaløsning og/eller økonomisystem for automatisk utsendelse av faktura til kunden. Beskrivelse av behov for koblinger mot regnskap og økonomi er i hovedsak begrenset til prosesser rundt gebyr. Løsningen skal ha en funksjon for å kunne lage fakturagrunnlag. Dette fakturagrunnlaget skal eksporteres til økonomiløsningen. Eksporten skal automatiseres. Da kommunene har ulike økonomisystemer må denne integreringen skje kommunespesifikt. Kommunens økonomisystem skal sende ut faktura med gebyret. Oversikt over aggregerte gebyrer for saker er tilgjengelig i løsningen basert på fakturagrunnlag. 73

74 Kommunen skal selv kunne definere og endre når i planprosessen faktura skal sendes og evt. hvorvidt betalt faktura er en forutsetning for videre aktiviteter. Løsningen skal håndtere dette automatisk. Roller Saksbehandler Ledere Økonomiavdeling Øvrige myndigheter Gebyrberegner Tilsynsfører Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandler vil jeg at det aggregerte gebyret på plansaken til enhver tid er oppdatert i arbeidsflaten min. Det aggregerte gebyret er basert på fakturagrunnlaget som er i løsningen, det er ikke kobling til økonomisystemet. Jeg trenger ikke tenke på når det skal faktureres. Når plansaken har nådd den milepæl, aktivitet eller fase vi har bestemt det skal faktureres fra så gjør løsningen det av seg selv. Brukerhistorie (gebyrberegner) Som gebyrberegner så har jeg en oversikt i min arbeidsflate over de saker som jeg skal beregne gebyrer på. Jeg har enkelt tilgang til de dokumenter jeg trenger. Gebyrene beregner jeg og lager fakturagrunnlag direkte i løsningen. Fakturagrunnlaget eksporteres så til økonomisystemet. Jeg trenger altså ikke manuelt føre inn fakturagrunnlaget inn i økonomisystemet. Brukerhistorie (økonomi) Som medarbeider i økonomiavdelingen så har jeg fått fakturagrunnlaget digitalt fra planavdelingen som en eksport direkte til mitt fakturasystem og/eller økonomisystem. Jeg lager så en faktura og sender ut til fakturamottaker. Jeg trenger ikke gi tilbakemelding til saksbehandler at det er gjort ettersom løsningen synliggjør dette automatisk Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til prosesstøtte for fakturering og gebyrberegning, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til fakturering og gebyrberegning oppfylles. 7.7 Prosesstøtte for bistand i politisk behandling Hensikten med dette delkapitlet er å beskrive funksjonaliteten som er nødvendig for å ivareta behovene for samhandling mellom plansaksbehandler og politikere. Politikere, gjennom planutvalg og kommune-/ bystyre er besluttende myndighet i plansaker, og deres arbeid koordineres og administreres gjerne av et politisk sekretariat Beskrivelse av behov Gjennom en planprosess vil politisk behandling normalt forekomme flere ganger. Når i planprosessen politisk behandling forekommer vil avhenge av planens innhold og hvorvidt kommunen har formannskap eller en parlamentaristisk styreform. I tillegg vil grad av delegering av planmyndighet til administrasjonen 74

75 være av betydning. I noen kommuner kan politisk behandling forekomme allerede i oppstartsfasen dersom planinitiativet er av prinsipiell karakter som krever en tidlig avklaring. I tillegg til at løsningen skal ivareta behov for oversendelse til politisk behandling, skal løsningen gi administrasjon (herunder plansaksbehandler) støtte til å gi faglig bistand under politisk behandling. Dette innebærer at løsningen skal kunne følgende: a) Sikre deling av informasjon mellom løsningen og politiske støttesystemer b) Støtte til å gi faglig bistand under politisk behandling a) Deling av informasjon med politiske støttesystemer Informasjonen og dataene som finnes på plansaken må kunne kobles mot saken som opprettes i den politiske behandlingen. Tilsvarende må saksinformasjon under politisk behandling kunne kobles mot plansaken sømløst. Det er ikke all informasjon fra plansaksbehandlingen som er like relevant under politisk behandling, og saksbehandler må derfor kunne velge ut relevant informasjon slik at dette synliggjøres for politikere. Løsningen legge til rette for at forslagstiller informeres om innstilling eller planutvalgets beslutning når vedtak er fattet. Hvis konklusjonen er at planforslaget ikke skal legges ut på offentlig ettersyn skal forslagstiller informeres om muligheten for å be om behandling i kommunestyret. Løsningen skal motta og oversende forslagstiller sitt ønske om behandling i kommunestyre til politisk sekretariat for behandling. Resultatet av denne behandling skal registreres i løsningen slik at saken enten legges ut på offentlig ettersyn eller avsluttes. b) Støtte til å gi faglig bistand under politisk behandling Når en plansak er sendt fra administrasjonen til politisk behandling kan det forekomme at naboer, interesseorganisasjoner eller øvrig publikum henvender seg direkte til planutvalget for å komme med sine innspill. For å foreta en grundig vurdering av innspillene vil politikerne kunne trenge at planavdelingen utarbeidet et tilleggsnotat som gir en faglig besvarelse til innspillet eller merknaden. Løsningen må i denne sammenheng kunne ta imot henvendelser fra planutvalg eller politisk sekretariat med alle relevante vedlegg. Saksbehandler skal kunne foreta vurderinger og skrive i en preutfylt mal tilbake. Det vil samtidig være nødvendig å kunne arrangere møter slik at møtefunksjonaliteten er nødvendig. Roller: Saksbehandler Politiker Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til maler, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til kobling mot politisk behandling/ planutvalg oppfylles. For å støtte saksbehandlingsprosessene er det behov for støtteverktøy og administrasjon i løsningen. 75

76 7.8 Krav til maler Hensikten med maler er å tilrettelegge, effektivisere og standardisere (per kommune) dokumenter og dokumenttekst som brukes i saksbehandlingsprosessen og som sendes ut Beskrivelse av behov Løsningen skal ha maler for de mest brukte dokumentene. Hvilke dokumenter, hvilken maltekst, layout på malene samt hvilke metadata som skal inn i de ulike malene må avklares for hver enkel mal. Innenfor hver av de ulike fasene kan følgende dokumenter være relevante å ha maler for: Fase i planprosessen Dokument Idéfase Referat fra planforhåndskonferanse Oppstartsfase Invitasjon til oppstartsmøte Varslingsbrev Kunngjøringsannonse Planinitiativ Stedsanalyse Område- og prosessavklaring Saksframlegg for politisk behandling av prinsipiell sak Saksframlegg for politisk behandling av uenighetspunkter Brev om avvisning Referat fra oppstartsmøte Referat fra dialogmøte Planprogram Planforsalgsfase Planforslag Konsekvensutredning Referat fra dialogmøte Førstegangsbehandling Innstilling Referat fra dialogmøte Offentlig ettersyn/høring Kunngjøringsannonse Varslingsbrev Kunngjøring webside Andregangsbehandling Innstilling Referat fra merknadsmøte Vedtaksbrev Oppfølging av planvedtak Underretningsbrev Klagebehandling Referat Kommunene skal selv definere hvilke dokumenter de ønsker maler for. Når brukeren skal utforme et dokument skal en mal genereres fra løsningen. Malen inneholder aktuelle metadata, for eksempel plannavn, planident, forslagstiller, adresse, kopimottakere, vedleggsliste, saksnummer mm. Malen inneholder også en tekst. Løsningen skal ta utgangspunkt i og tilby KMD sine maler: Det skal være mulig for den enkelte kommune å tilpasse disse til egne maler. 76

77 Alle felter i dokumentet kan korrigeres av brukeren i arbeidsflaten. Ved utsending arkiveres dokumentet automatisk. Notater underveis i en saksbehandling skal kunne skrives i arbeidsflaten og skal kunne sammenstilles til et dokument i en mal. Alle felter i dokumentet kan korrigeres av brukeren. Ved utsending arkiveres dokumentet automatisk. Malene skal være lett tilgjengelige fra arbeidsflaten. Vedlikehold og oppdatering av malene skal kun kunne gjøres av brukere med rettigheter til endring i maler. Roller Saksbehandler Brukerhistorie (saksbehandler) Som saksbehandler vil jeg at malene skal være lett tilgjengelig på min arbeidsflate og være enkelt knyttet til den arbeidsoppgaven jeg utfører. Når jeg skal utforme et dokument brukes forhåndsdefinerte datafelt og/eller riktig mal i henhold til den arbeidsoppgaven jeg utfører. Det finnes kanskje flere alternativer og jeg kan da velge den som best passer for den teksten jeg skal utforme. I dokumentet er allerede forslagstiller, adresse, saksnummer og annet standard fylt i. Jeg som saksbehandler korrigerer den teksten som allerede står der, og korrigerer også listen med foreslåtte kopimottakere. Når dokumentet er ferdig og godkjent sendes det ut Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til maler, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til maler oppfylles. 7.9 Roller og tilgangshåndtering Beskrivelse av behov Det er behov for en løsning som understøtter oppbygging og bruk av roller og rollestyring av tilganger herunder ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Den enkelte kommune må selv beskrive den rolleoppbyggingen og de tilgangene/autorisasjonene som er ønskelig. Etablering av vedlikehold og avslutning av identiteter skal også beskrives. Med rettigheter menes tilgang til informasjon og/eller funksjonalitet (som del i en arbeidsflyt) i løsningen for å utføre tildelt oppgave. Rettighetene skal være knyttet til spesifikke roller samt ha evt. andre begrensninger (som f.eks. lokasjon, tidsrom). En person kan ha ulike roller fra sak til sak. Rollene vil normalt komme fra kommunens system for identitets- og tilgangsstyring, og nedenfor gjengis noen av rollene som kan være aktuelle å inngå i løsningen: 77

78 Rolle: Saksbehandler/team/avdeling Leder Vikar Gebyrberegner Postmottak Arkivar Superbruker Administrator Forslagsstiller / Fagkyndig plankonsulent Parter / publikum Sektormyndigheter Beskrivelse: Denne rollen skal kunne behandle plansaker Denne rollen skal gi tilgang til alle plansaker og prosesser Skal etter bestilling fra enhetsleder ha samme rolle og myndighet som saksbehandler/team/avdeling. Denne rollen skal kunne få tilgang til den informasjon som trengs for å kunne beregne gebyrer, samt produsere fakturagrunnlag. I noen kommuner er dette saksbehandlere mens i andre kommuner er det en egen rolle Denne rollen skal kunne innregistrere søknader og dokumenter, Denne rollen utfører arkivprosesser Denne rollen skal ha lese- og skrivetilgang til all informasjon og konfigurasjon i løsningen. Denne rollen skal ha mulighet til å endre konfigurasjon (inkl. rolle- og rettighetshåndtering) av løsningen. Denne rollen skal ha innsyn i prosessen Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til roller og tilgangshåndtering, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til roller og tilgangshåndtering oppfylles Signatur Løsningen må ha funksjonalitet som ivaretar behovet for signatur av utvalgte utgående dokumenter, samt delegering av signaturrett. Dokumenter som krever signatur av saksbehandler eller leder kan signeres elektronisk i løsningen. Samtidig kan signering kun foretas av bruker som er gitt signaturrett. De fleste kommuner praktiserer at planvedtaket signeres av ordfører. Løsningen skal derfor gjøre det mulig for ordfører å foreta signering av planvedtaket elektronisk. Systemet må håndtere krav til sikkerhetsnivå for elektronisk signatur for vedtatte plandokumenter, jf. Kartog planforskriften Beskrivelse av behov Behovet for signaturer er både på inngående og utgående dokumenter. Utvalgte dokumenter, f. eks. vedtak, må signeres før det kan sendes ut. I det langsiktige målbildet må elektronisk signatur fra forslagstiller bli ivaretatt. Løsningen må ivareta de signaturkrav som gjelder fra lover og regler, samt de kommunespesifikke krav som gjelder. Liste over hvilke dokumenter som skal signeres kravspesifiseres av hver enkelt kommune. 78

79 Delegering av signaturrett kan foretas (f. eks. fra leder til saksbehandler eller superbruker), og løsningen må ha funksjonalitet for administrasjon av dette. Dette innebærer at løsningen må ha støtte for administrering av signaturrettigheter slik at leder kan delegere signering til utvalgte saksbehandlere Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til signatur, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til signatur oppfylles DOK-analyse Det offentlige kartgrunnlaget (DOK) er offentlige geografiske data som er tilrettelagt for kommunenes planog byggesaksarbeid. Hensikten med DOK-analyser er å identifiserer og undersøke kartlagene som berører en plan Beskrivelse av behov eplansak må ha integrasjon med kommunens kart / GIS løsning som kan vise og analysere ulike karttema / DOK data og utføre en DOK-analyse. For å avdekke problemstillinger i planprosessen skal løsningen identifisere hvilke tema som berøres av den aktuelle planen. Analysen skal foretas basert å kommunens bekreftede DOK-data(kommunens valgte nasjonale DOK datasett og eventuelle kommunale tillegg): Løsningen skal synliggjøre relevante treff i et planområde, enkelteiendom, flere definerte eiendommer, tegnet polygon eller med naboeiendommer i tillegg i saksbehandlers arbeidsflate på en oversiktlig måte. Eksempler på treff kan være flomområde, hensynssone, støysone og viltområder. Gjennom DOK-analyse bidrar løsningen til en bedre vurderingstøtte, samtidig som grafiske elementer gjør analysen egnet til å presentere for forslagsstiller. I tillegg til kommunens bekreftede DOK-data skal løsningen kunne foreta tilsvarende analyser på andre nasjonale datasett eller lokale/regionale datasett som kommunen ønsker å bruke. Det er viktig at analysen til enhver tid bygger på det siste oppdaterte datagrunnlaget som kommunen forvalter. For saksbehandler skal kompleksiteten i tilgangen til underliggende karttjenester være skjult slik at DOKanalyseverktøyet er sømløst integrert i saksbehandlers arbeidsflate. eplansak må kunne dokumentere hva slags DOK-data som er lagt til grunn i saken, dvs. må kunne lagre f. eks. skjermdump eller pdf fra DOK-analysen(e) Krav til produktet For å tilfredsstille denne produktspesifikasjonens krav til DOK-analyse, må leverandørens løsning ha funksjonalitet for å kunne dekke behovsbeskrivelsen ovenfor i tillegg til å oppfylle de tilhørende kravene i «Vedlegg 1 Kravtabell eplansak». Leverandøren må dokumentere hvordan krav til DOK-analyse oppfylles. 79

80 8 Krav til arkitektur og teknologi 8.1 Innledning Dette kapitlet beskriver de mer generelle kravene som stilles til arkitektur og teknologi i løsningen. Kapitlet inneholder rammer for behovene som er beskrevet i de foregående kapitler og vil peke på standarder, grensesnitt, formater, plattform for felleskommunale tjenester (FIKS), nasjonale fellesløsninger og modeller som skal benyttes ved implementering for å sikre interoperabilitet mellom systemer og gjøre kommunen endringsdyktige med tanke på innkjøp og avvikling av tilgrensende systemer. 8.2 Arkitektur Løsningen må understøtte Difis og KS sine arkitekturprinsipper og føringer med vekt på tjenesteorientering der komponenter tilbyr og konsumerer informasjon via standardiserte grensesnitt. Krav til arkitektur og teknologi har til hensikt å sørge for at løsningen er i tråd med disse og skal sørge for å legge til rette for effektiv integrasjon og gjenbruk av data. Data som forvaltes skal gjøres så åpne som mulig både for innsyn av innbygger/næringsliv og for integrasjon i andre system for effektivt gjenbruk av data i andre delprosesser. Se Difi sin informasjon om den nasjonale arkitekturen for norsk e-forvaltning: og KS-FIKS, en felles tjenesteplattform for norske kommuner: FIKS KS-Fiks er en felles tjenesteplattform for norske kommuner. Tjenester retter seg direkte mot innbyggere, kommunalt ansatte, eller eksisterer for å fasilitere integrasjon mellom fagsystemer. Tjenestene deler et autorisasjonslag basert på Altinn og ID-Porten, og kan konfigureres gjennom et felles webgrensesnitt hvor målet er selvbetjening og at hver enklt kommune skal kunne aktivere og tilpasse tjenester uten ytterligere bistand, se figur under. Figur 17: FIKS De fleste tjenestene på plattformen er tilgjengelig både som webapplikasjoner som brukes gjennom en vanlig nettleser og som et tjenestelag som kan benyttes fra eksisterende fagsystem eller integrasjonsløsninger. 80