Eventuelle forfall meldes til Kjerstin Berg, telefon eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalget Møtested: Fylkeshuset, møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Kjerstin Berg, telefon eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ole Haabeth Leder Arbeiderpartiet Siv Henriette Jacobsen Nestleder Arbeiderpartiet Simen Nord Medlem Høyre Truls Magne Melvær Medlem Fagforbundet Rune Karlsen Medlem Utdanningsforbundet Sarpsborg, 29. mai 2017 Ole Haabeth leder 1

2 2

3 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side PS 2/2017 Årsregnskap 2016, Årsrapport 2016 og disponering av regnskapsmessig mindreforbruk PS 3/2017 Økonomiplan PS 4/2017 Omstilling og nedbemanning - opphør av arbeidsforhold. Orientering om status og arbeidet videre framover 3

4 Saksnr.: 2017/7672 Løpenr.: 69152/2017 Klassering: Saksbehandler: Wenche Nanna Skogdalen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Styret for Ungdommens Fylkesråd /2017 Flerkulturelt råd /2017 Yrkesopplæringsnemnda /2017 Fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne /2017 Eldrerådet /2017 Arbeidsmiljøutvalget /2017 Hovedarbeidsmiljøutvalget /2017 Administrasjonsutvalget /2017 Opplæringskomiteen /2017 Samferdselskomiteen /2017 Næring og kulturkomiteen /2017 Fylkesutvalget /2017 Fylkestinget /2017 Årsregnskap 2016, Årsrapport 2016 og disponering av regnskapsmessig mindreforbruk Vedlegg 1 Revisjonsberetningen til årsregnskapet Revisjonens redegjørelse til årsregnskapet Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 (ettersendes) 4 Årsregnskapet for Årsrapporten for 2016 Bakgrunn for saken I henhold til forskrift om årsregnskap og årsrapport 10 skal årsregnskapet og årsrapporten vedtas av fylkestinget, senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsrapporten skal fremmes for det organ fylkestinget bestemmer. Årsrapporten skal avgis uten ugrunnet opphold, seneste innen 31. mars. I henhold til revisjonsforskriften 5 og kommunelovens 78 skal revisor for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til fylkestinget. Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. 4

5 Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før dette organ avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Fylkesrådmannen legger i denne saken frem både årsregnskapet og årsrapporten for 2016, samt forslag til disponering av det regnskapsmessige mindreforbruket. Mens avleggelsen av årsregnskapet for 2016 er styrt av de lover, forskrifter og regnskapsstandarder som gjelder for Østfold fylkeskommune, er årsrapporten fylkesrådmannens redegjørelse for gjennomføring og måloppnåelse i forhold til fylkestingets vedtak om årsbudsjettet for Årsrapporten inneholder beskrivelse av avvik mellom budsjett og regnskap, nøkkeltall m.v. Fylkesrådmannen henviser til årsberetningen for detaljer vedrørende resultater pr. rammeområde og fylkeskommunen som helhet. Det er ikke fremkommet forhold i Akershus og Østfold fylkesrevisjon sin redegjørelse til Østfold fylkeskommunes regnskap for 2016 som krever nærmere omtale, og revisjonsberetningen for 2016 er avgitt uten forbehold. Det vises til vedlagte revisjonsberetning. Årsregnskap og årsrapport Nærmere om driftsregnskapet: Driftsregnskapet viser kr mill til fordeling til drift. Det regnskapsmessige mindreforbruket (overskudd) ble til sammen på kr ,96. Frie inntekter som skatt og rammetilskudd viser en merinntekt på 46,2 mill i forhold til regulert budsjett. Finanspostene (renteutgifter/-inntekter og avdrag) viser netto besparelse i forhold til regulert budsjett på kr 1,7 mill inkludert byggelånsrenter. Betalt avdrag på lån på kr 63,0 mill er som budsjettert. Fylkeskommunen mottok ikke utbytte fra Østfold Energi i Rammeområdene (inkl premieavvik/amortisering) viser et mindreforbruk på kr 83,1 mill i forhold til bevilgningene i regulert budsjett for Mindreforbruket er fordelt slik: 2 5

6 Årets premieavvik og amortisering av tidligere års premieavvik knyttet til pensjonsordningen ble kr 38,0 mill høyere enn budsjettert. Endelige tall ble ikke klare før i slutten av januar Premieavviket er derfor ikke budsjettert. Det er kun amortiseringen som er budsjettert, derfor kan ikke avviket leses av tabellen. Totalt har fylkeskommunen i 2016 generert kr 125,7 mill i momskompensasjon i driftsregnskapet og kr 60,1 mill i investeringsregnskapet. Fylkeskommunens brutto driftsresultat er positivt med kr 185,3 mill som skal dekke finansutgifter som netto renteutgifter og avdrag på lån. Nærmere om investeringsregnskapet Årets investeringsregnskap ble avsluttet i henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning, 9, 4. ledd: «Dersom utgifter, utbetalinger og avsetninger i investeringsregnskapet ikke fullt ut kan finansieres av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger i investeringsregnskapet, skal det udekkede beløpet føres opp til dekning på investeringsbudsjettet i det år regnskapet legges frem». Kommunal og regionaldepartementet har våren 2010 presisert forhold knyttet til budsjettering og regnskapsføring av investeringer herunder avslutning av investeringsregnskapet. Disse presiseringene har sin bakgrunn i departementets tolkning av kommuneloven samt tilhørende forskrifter. Som en følge av disse presiseringer behandlet fylkestinget i sak 5/2016 investeringsregnskapet og salderte investeringsregnskapet for 2016 med kr 87,7 mill. Dette medførte at det ved avslutning av investeringsregnskapet for 2016, ikke fremkommer overskridelser på investeringsprosjekter av vesentlig omfang. Fylkeskommunens investeringer i anleggsmidler (eiendeler til varig eie): Investeringsregnskap i mill Regnskap 2016 I % Regnskap 2015 I % Regnskap 2014 Totalt investert 380,2 254,7 311,9 Lån 131,8 34,7 59,8 23,5 125,6 40,3 Egenkapital 248,4 65,3 194,9 76,5 186,3 59,7 I % Egenkapitalen består av bompenger, overføring fra driftsregnskapet, bruk av avsetninger, tilskudd og refusjoner. Den langsiktige lånegjelden har økt med kr 65,0 mill fra 2015 og utgjør nå totalt kr 1 932,7 mill. Av lånemidlene er kr 72,6 mill ubrukte pr Det vesentligste av dette er knyttet til prosjekter som er forsinket i forhold til fremdrift, midlene er bevilget men ikke brukt ennå. Gjeld med tilhørende avdrags- og renteutgifter skal betjenes av driftsinntektene. Ved utgangen av 2016 er fylkeskommunens langsiktige lånegjeld på 50,5 % av driftsinntektene mot 50,9 % i Nærmere om balanseregnskapet 3 6

7 Balanseregnskapet gir en oversikt over fylkeskommunens eiendeler i form av anleggsmidler, omløpsmidler og fylkeskommunens egenkapital, kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld. Blant ulike regnskapsmessige betraktninger fra balanseregnskapet vil fylkesrådmannen fokusere på fylkeskommunens korrigerte eller «disponible» likviditet. Premieavviket bokføres som kortsiktig fordring og gjeld i balanseregnskapet. Dette er en ren teknisk føring og har ingen likviditetsmessige konsekvenser. I henhold til vedtak i fylkestinget, sak 61/2004, skal hvert års premieavvik utgifts-/inntektsføres i 15 år. Etter regelendring i 2012 skal amortiseringen beregnes over 10 år, og fra 2015 over 7 år. Det er avsatt midler fra mindreforbruk i årene 2008 til 2015 til å dekke fremtidige pensjonsutgifter / amortisering av tidligere inntektsførte premieavvik. Saldoen på disposisjonsfondskontoen ved årsskiftet er kr 202,8 mill. Fylkesrådmannen foreslår også i år en avsetning til dette formålet. Den del av fylkeskommunens overskudd som skriver seg fra dette formålet foreslås avsatt og utgjør kr 38,0 mill. Oppstillingen under viser fylkeskommunens kontantbeholdning, korrigert for bokført premieavvik: Kontantbeholdning i mill. kr Regnskap Regnskap Regnskap Omløpsmidler (ekskl. premieavvik)* 1437,6 1315,3 1149,5 Kortsiktig gjeld (ekskl. premieavvik)** -662,9-638,0-565,0 Fond -881,5-796,2-673,3 Udisponert resultat -131,1-114,2-118,2 Ubrukte lånemidler -72,6-76,5-92,4 Korrigert («disponibel») kontantbeholdning -310,5-309,6-299,4 *Omløpsmidler er korrigert med premieavvik på kr 257,8 mill **Kortsiktig gjeld er korrigert med premieavvik på kr 2,8 mill Av tabellen fremgår det at korrigert kontantbeholdning er negativ. Negativ korrigert kontantbeholdning vil si at uten ubrukte lånemidler og fond, ville ikke fylkeskommunen hatt midler til å dekke løpende forpliktelser. En slik situasjon er imidlertid lite sannsynlig, da dette forutsetter at alle tilgjengelige midler vil bli brukt samtidig. Imidlertid viser årets regnskap at forholdet har forverret seg noe. Fra et regnskapsmessig synspunkt bør fylkeskommunen styrke likviditeten. Administrasjonens oppfølging Administrasjonen har i 2016 fulgt opp de merknadene som kom til uttrykk i revisjonsberetningen og kontrollutvalgets uttalelse for regnskapsåret 2015 på en god måte. Årets redegjørelse til regnskapet peker på noen forbedringspunkter, disse vil bli fulgt opp i inneværende år. 4 7

8 Fylkesrådmannens vurdering Regnskapet for 2016 ble gjort opp med et driftsmessig mindreforbruk på kr 131,1 mill. Et mindreforbruk av en slik størrelse, gir handlingsrom med tanke på budsjett og økonomiplan og sikrer fremtidig økonomi i forhold til pensjonsutgifter. Fylkesrådmannen vil i det påfølgende peke på noen særskilte forhold knyttet til disponeringen av regnskapsresultatet: Tannhelsesektoren får hvert år tildelt øremerkede midler fra Helsedirektoratet til behandling av innsatte i fengsler i Østfold, til behandling av tortur- og overgrepsutsatte personer og til personer med odontofobi. Tildelingen er ettårig og eventuelle restmidler trekkes fra på neste års tildeling. Det ble ved rapportering om bruk av midlene for 2016 oppdaget at restmidler ikke var avsatt i regnskapet i forbindelse med årsavslutningen. Det foreslås derfor at kr ,- tas av årets overskudd og tilbakeføres til tannhelsetjenesten. Østfold kulturutvikling sitter igjen med et mindreforbruk på ,- for Dette skyldes at de har fått større egenandeler fra kommunene enn budsjettert. Elevtallet varierer fra år til år og de siste fakturene sendes ut i oktober, slik at de endelige inntektene ble kjent sent på året. Mindreforbruket 2016 ønskes overført til 2017 for bruk til følgende tiltak: barnehagekonsertordningen ønskes videreført med kr 0,2 mill, InSituprosjekt i Fredrikstad i anledning byjubileet med kr 0,3 mill, program for sikrere og mer kostnadseffektivt system for lagring og bruk av deres utstyr med kr 0,05 mill, innkjøp av brukt lastebil til scenekunst med kr 0,2 mill, betjene og leie utstyr til U-festivalen i Fredrikstad med kr 0,1 mill, midler til å videreutvikle Østfold Dansekompani for ungdom med kr 0,075 mill, midler til omprofilering og merkevarebygging med kr 0,2 mill samt midler til videoutstyr og arkiverings- og redigeringssoftware med kr 0,03 mill. I sum blir dette kr ,-, og fylkesrådmannen vurderer det slik at disse midlene bør tilbakeføres Østfold kulturutvikling til bruk i Fylkestinget vedtok i møte å etablere et stimuleringsprosjekt for å få flere til å kjøre kollektivt. Det ble bevilget kr 11 mill til dette i budsjettet for Midlene skulle brukes til å få bedre korrespondanse mellom ytre og indre deler av Østfold, bedre tilrettelegging for arbeidsreiser, forsøk med gratis buss, forsterket markedsføring og informasjonstiltak. Tiltakene skulle iverksettes høsten Det ble kun brukt kr 0,5 mill i 2016 og restmidlene på kr 10,5 mill søkes overført til 2017 for å videreføre dette arbeidet i tråd med fylkestingets vedtak. Østfold fylkeskommune mottar hvert år øremerkede midler fra Helsedirektoratet til fagskoleutdanning i helse- og sosialfag. I 2016 utgjorde dette ca kr 7 mill, hvorav kr 0,7 mill ikke ble benyttet på grunn av lavere studenttall enn antatt. Midlene skulle vært avsatt til bundet fond for bruk i 2017, men dette ble ved en feil uteglemt. Midlene er søkt overført til 2017, og de må da benyttes til fagskoleopplæring i helse- og sosialfag eller eventuelt tilbakebetales til direktoratet. Videre ønsker fylkesrådmannen å videreføre tidligere fylkestingsvedtak med å foreslå kr 1 mill til utstyrsinvesteringer i videregående skoler som er drevet av ideelle organisasjoner. Skolene inviteres til å søke og tildelingen skjer etter vedtak i Opplæringskomiteen. 5 8

9 Regnskapet for rammeområdet videregående opplæringstjenester viser for 2016 et totalt merforbruk på kr 19,8 mill. Da er det avsatt kr 18 mill på fond for å dekke etterbetaling etter dom i arbeidsretten. Det reelle resultatet er tilnærmet balanse. Seks av de videregående skolene endte med mindreforbruk, mens fem endte med merforbruk - totalt sett endte de videregående skolene med et lite merforbruk, som hovedsakelig er knyttet til spes.ped.området. Det økonomiske resultatet for de øvrige virksomhetene var positivt. Besparelsene knytter seg i stor grad til restriktiv holdning til innkjøp av varer og tjenester, organisering av undervisningen og vakante stillinger. For nærmere beskrivelse av avvik innen rammeområdet, vises det til årsrapporten som legges frem for politisk behandling samtidig med denne saken. Foreløpige KOSTRA-tall viser at Østfold ligger på eller under landsgjennomsnittet når det gjelder utgifter knyttet til videregående skoler, mens utgiftene knyttet til fagopplæring i arbeidslivet, som er et sentralt satsningsområde, fortsatt øker. Det å kunne tilbakeføre deler av mindreforbruket til virksomhetene er fortsatt et viktig ledd i, og gir incitament i forhold til virksomhetenes økonomistyring. Fylkesrådmannen foreslår derfor å tilbakeføre netto mindreforbruk på kr 5,5 mill til opplæringsområdet. Dette gjennomføres ved at virksomheter som hadde overskudd får tilbakeført deler av dette ut fra en helhetlig vurdering. Avslutningsvis mener fylkesrådmannen at en styrking av det regionale utviklingsfondet gir rom til å fortsette prioriteringen av prosjekter med betydning for Østfoldsamfunnet som det ellers ikke ville vært rom for. Det forslås derfor å avsette kr 11 mill til dette fondet. Av dette øremerkes kr 1 mill til å støtte utvikling og utbygging av Flishuset ved Ørje Brug til et regionalt kompetanse- og opplevelsesområde. Det ble i 2014 avsatt kr 1 mill til dette formålet og det foreslås å avsette det tilsvarende i Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Østfold fylkeskommunes regnskap for 2016 vedtas. 2. Østfold fylkeskommunes årsrapport for 2016 vedtas. 3. Fylkestinget slutter seg til de merknader som fremkommer i revisjonens redegjørelse for 2016 og kontrollutvalgets uttalelser til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for Årets regnskapsmessige mindreforbruk fra driftsregnskapet kr ,96 disponeres til følgende: a. Kr ,- tilbakeføres Tannhelsesektoren, prosjekt TOO, manglende avsetning i 2016 b. Kr ,- tilbakeføres Østfold kulturutvikling c. Kr 10,5 mill tilbakeføres til Østfold kollektivtrafikk, Østfold tar bussen d. Kr 0,7 mill tilbakeføres til opplæringsavdelingen til fagskoleutdanning helse- og sosialfag, manglende avsetning 2016 e. Kr 38 mill avsettes til pensjonsfond (disposisjonsfond) f. Kr 5,5 tilbakeføres opplæringsområdet g. Kr 11 mill avsettes til Regionalt utviklingsfond, disposisjonsfond (kr 1 mill øremerkes Flishuset ved Ørje brug) 6 9

10 h. Kr 1 mill avsettes til utstyrsinvesteringer til videregående skoler i regi av ideelle organisasjoner (disposisjonsfond). Bevilgningen fordeles av Opplæringskomiteen i. Kr ,96 avsettes til balansering av økonomiplan og skoleinvesteringer (disposisjonsfond) Sarpsborg, 12. mai 2017 Anne Skau fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør Fylkesordførerens behandling Som følge av saken om Toppidrettssenter foretas det en endringsavsetning innenfor det regnskapsmessige mindreforbruket. Fylkesordførerens forslag til innstilling 1. Østfold fylkeskommunes regnskap for 2016 vedtas. 2. Østfold fylkeskommunes årsrapport for 2016 vedtas. 3. Fylkestinget slutter seg til de merknader som fremkommer i revisjonens redegjørelse for 2016 og kontrollutvalgets uttalelser til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for Årets regnskapsmessige mindreforbruk fra driftsregnskapet kr ,96 disponeres til følgende: a. Kr ,- tilbakeføres Tannhelsesektoren, prosjekt TOO, manglende avsetning i 2016 b. Kr ,- tilbakeføres Østfold kulturutvikling c. Kr 10,5 mill tilbakeføres til Østfold kollektivtrafikk, Østfold tar bussen d. Kr 0,7 mill tilbakeføres til opplæringsavdelingen til fagskoleutdanning helse- og sosialfag, manglende avsetning 2016 e. Kr 38 mill avsettes til pensjonsfond (disposisjonsfond) f. Kr 5,5 tilbakeføres opplæringsområdet g. Kr 11 mill avsettes til Regionalt utviklingsfond, disposisjonsfond (kr 1 mill øremerkes Flishuset ved Ørje brug) h. Kr 1 mill avsettes til utstyrsinvesteringer til videregående skoler i regi av ideelle organisasjoner (disposisjonsfond). Bevilgningen fordeles av Opplæringskomiteen i. Kr avsettes til dellfinansiering av nytt toppidrettssenter j. Kr ,96 avsettes til balansering av økonomiplan og skoleinvesteringer (disposisjonsfond) 7 10

11 Sarpsborg, 22. mai 2017 Ole Haabeth fylkesordfører 8 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 Saksnr.: 2017/1564 Løpenr.: 98503/2017 Klassering: 151 Saksbehandler: Jostein Jacobsen Gjeldnes Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Styret for Ungdommens Fylkesråd /2017 Flerkulturelt råd /2017 Fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne /2017 Yrkesopplæringsnemnda /2017 Eldrerådet /2017 Hovedarbeidsmiljøutvalget /2017 Arbeidsmiljøutvalget /2017 Administrasjonsutvalget /2017 Samferdselskomiteen /2017 Opplæringskomiteen /2017 Næring og kulturkomiteen /2017 Fylkesutvalget /2017 Fylkestinget /2017 Økonomiplan Vedlegg 1 Økonomiplan Bakgrunn for saken Økonomiplanen legges med dette frem for opplæringskomiteen, næring og kulturkomiteen, samferdselskomiteen, yrkesopplæringsnemnda, administrasjonsutvalget, eldrerådet, fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, flerkulturelt råd, styret for ungdommens fylkesråd, arbeidsmiljøutvalget og hovedarbeidsmiljøutvalget for uttalelse, og fylkesutvalget med forslag til innstilling. Kommunelovens krav Fylkesrådmannens forslag til Økonomiplan for er lagt frem i henhold til Kommunelovens 44 som blant annet krever at økonomiplanen skal: Omfatte minst de fire neste budsjettår Omfatte hele fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden Være satt opp på en oversiktlig måte Anvise dekning for de utgifter og oppgaver som er satt opp for det enkelte år Integrere andre planer som omfatter avgrensede deler av fylkeskommunens virksomhet 30

31 Kommuneproposisjonen for 2018 Kommuneproposisjonen ble fremlagt 11. mai, fylkesrådmannen vil komme tilbake til dette i forbindelse med årsbudsjettet for Om utformingen av økonomiplandokumentet Plandokumentet er utformet etter en felles mal for rammeområdene med tanke på helhet og lesbarhet. For det enkelte rammeområdet beskrives overordnede mål, strategiske planer og andre føringer, prioriterte oppfølgingsområder for hele perioden Arbeidet med effektivisering og tilpasninger er omtalt i kap For noen av rammeområdene er det gitt en kortfattet, punktvis fremstilling, mens andre rammeområder er gitt mer plass til beskrivelser av utfordringer og analyser. Fylkeskommunene har gjennom plan- og bygningsloven ansvar for regional planlegging og regional utvikling. Alle regionale planer skal ha et handlingsprogram med 4-årshorisont som skal rulleres årlig. Økonomiplanen og de regionale handlingsprogrammene utgjør til sammen fylkesplanens handlingsprogram. Gjennom en felles rullering av økonomi og handlinger i handlingsprogrammene styrkes dokumentene som politiske styringsredskap. Effektivisering og tilpasninger 2018, samt perioden For hele perioden er det lagt til grunn ett samlet tilpasningsbehov på kr 101 mill, som blant annet skyldes strammere rammebetingelser og økning i renter og avdrag knyttet til de økte investeringene. For 2018 er tilpasningene gjennomført ved følgende tiltak: Elevtall/klassestruktur kr 20,0 mill Redusert kjøp av konsulenttjenester kr 1,0 mill Reduksjon omstillingsmidler kr 2,0 mill Reduksjon av kollektivtrafikk kr 1,0 mill Tilpasninger sentraladministrasjonen kr 2,3 mill Reduksjon tilskudd kr 0,3 mill Disse tiltakene gir samlet kr 27 mill for For perioden legges det til grunn en årlig effektivisering på 0,5 % for alle rammeområder. Dette vil i 2021 gi en samlet effektivisering på kr 44 mill. Resterende tilpasningsbehov dekkes ved bruk av midler fra økonomiplanfondet tilsvarende kr 67 mill. Handlingsprogram regionale planer Til Økonomiplanen er det et vedlegg hvor handlingsprogrammene er komprimert inn i samme mal. Fylkesrådmannen har oppdatert status ved hvert tiltak og den bakerste prioriteringslisten, for å synliggjøre de prioriteringer og valg som gjøres konkret innenfor de økonomiske rammene. Hensikten med å rullere handlingsprogrammene årlig, er å justere prioriteringer i henhold til partenes evne til å følge opp sine forpliktelser. Større endringer tas i rulleringen av den strategiske regionale planen. Fylkesrådmannen pleier å hente inn innspill 2 31

32 fra Østfoldpartnerskapet til rulleringen. I år har det imidlertid ikke vært innhentet innspill fra Østfoldpartnerskapet. Hovedårsaken til dette er at det i Regional planstrategi er vedtatt å rullere de planene som det var aktuelt å få innspill til. Disse vil derfor drøftes i andre prosesser. Årets handlingsprogrammer er derfor kun justert ut i fra Østfold fylkeskommunes egne vurderinger. Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Når det gjelder endringer og presiseringer til Skolebruksplanen vedtatt i juni 2016 anbefaler fylkesrådmannen dette: 1) Fylkestinget tar reviderte kostnadsanslag og fremdriftsplaner for samtlige skolebyggprosjekter beskrevet i økonomiplanen til orientering. 2) Borg videregående skole videreføres. 3) Tilbudsstrukturendringene i Sarpsborg som ble vedtatt i Skolebruksplanens del 3 som en følge av en avvikling av Borg videregående skole gjennomføres ikke. 4) For nye Frederik II videregående skole legges det til grunn byggestart senest 1. kvartal 2021 for ferdigstillelse 4. kvartal Programmering og arbeid med regulering av tomta på Værste igangsettes 3. kvartal ) I Fredrikstad overføres Restaurant/matfag ikke Design/håndverk - fra Glemmen til Frederik II når den nye skolen står ferdig på Værste. 6) Det utarbeides en rullert Skolebruksplan ved årsskiftet 2017/18 der følgende innarbeides: Utdanningsdepartementets avklaring av den fremtidige yrkesfaglige tilbudsstrukturen. Beskrivelse av hvordan skolebyggeprosjektene kan effektiviseres slik at vi har større kontroll på investeringene og kan redusere kostnadene mest mulig (fylkestingets vedtak i pkt 6.2 i Skolebruksplanen del 3). Beskrivelse av hvordan driften av skolebygg kan effektiviseres blant annet ved hjelp av energiovervåkings-systemer (fylkestingets vedtak i pkt 6.3 i Skolebruksplanen del 3). En nærmere vurdering av om de fastlagte premissene for utforming av skolebyggene våre er gode og fremtidsrettede nok når det gjelder tilpasningsdyktighet/-fleksibilitet, klima/miljø og digitalisering før nye prosjekter vedtas. 2. Fylkesrådmannens forslag til Økonomiplan for vedtas og legges til grunn for arbeidet med årsbudsjettet for 2018 (eventuelt med følgende endringer og presiseringer), inkl. de tiltak som er lagt til grunn for Sarpsborg, 19. mai 2017 Anne Skau fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør 3 32

33 33 4

34 Saksnr.: 2017/8431 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Birgit Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget /2017 Forhandlingsutvalget Omstilling og nedbemanning - opphør av arbeidsforhold. Orientering om status og arbeidet videre framover Vedlegg 1 Retningslinje for ivaretakelse av arbeidstaker ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune 2 Prosedyrer ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning for pedagogisk personale i Østfold fylkeskommune 3 Prosedyrer ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Det har over år vært arbeidet med kostnadseffektivisering i fylkeskommunen. Fylkesrådmannen har de siste årene lagt betydelig vekt på behovet for omstilling og effektivisering i det årlige budsjettarbeidet, jf. budsjettdokumentets rammeområde 7.6 «administrasjon, fellesfunksjoner og reserve». Dette er også bekreftet i arbeidet med de siste års økonomiplan, der fylkesrådmannen under samme rammeområde har varslet at fylkeskommunen vil kunne komme i situasjoner der avvikling av arbeidsforhold må fremmes som tiltak for at vedtatte økonomiske rammer skal overholdes. Fylkesrådmannen viser også til samlingen med utvidet fylkesutvalg i mars i år. Fylkesrådmannen legger på denne bakgrunnen fram en sak til forhandlingsutvalget om status på overtallighet og behovet for å fremme arbeidsforhold til opphør. Saken følges opp med en muntlig orientering i samme møte. Fakta For skoleåret 2017/2018 har vi registrert 37,88 årsverk som overtallig, fordelt på 44 ansatte. 5 ansatte dekker behov ved egen skole (permisjoner ol.) vi vurderer at 13 ansatte kan gå inn i udekket behov ved andre skoler (vikariater og faste st.). Pt er 6 ansatte uoppsigelige (jf. rettsvilkårsavtalen), 6 er langtidssykmeldte eller har andre forhold knyttet til seg som gjør at opphør av arbeidsforholdet pt. er vanskelig å vurdere. 34

35 11 ansatte er reelt overtallige og fylkesrådmannen vurderer å bringe disse ansettelsesforholdene til opphør. Fylkesrådmannen viser for øvrig til gjeldende lov- og avtaleverk og «Retningslinje for ivaretakelse av arbeidstakere ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune», sist vedtatt i administrasjonsutvalget 6. juni 2016 der slike forhold reguleres. Fylkesrådmannens vurdering Utviklingen i antall arbeidstakere hvis kompetanse fylkeskommunen ikke lenger kan nyttiggjøre seg har økt de siste årene. Overtallighet og bemanningsendring/ nedbemanning berører først og fremst de videregående skolene. Dette skyldes i hovedsak reduksjon i antall elever, elevenes søkemønster har endret seg og flere programområder har over tid hatt betydelig nedgang av søkere, f.eks. Design og håndverk og Restaurant- og matfag. Samtidig endres tilbudsstrukturen. Overtalligheten har økt spesielt ved inntaket til videregående skoler for skoleåret 17/18. Dette skyldes fortsatt reduksjonen i antall elever, samtidig er det satt i verk flere tiltak for å øke antall elever pr gruppe/klasse. Med bakgrunn i fylkeskommunens økonomiske situasjon og framtidig utfordringer, finner ikke fylkesrådmannen det forsvarlig å fortsette med betydelige «overbemanning». Det er etter fylkesrådmannens vurdering helt nødvendig å bringe de ansettelsesforholdene som fylkeskommunen ikke lenger har reelle, ledige stillinger til, til opphør. Disse sakene vil bli fremmet som oppsigelsessaker etter en grundig saksbehandling slik lov- og avtaleverk krever. Flere forhold må hensyntas før vi kan konkludere endelig hva gjelder bemanningsbehov og overtallighet. Elevene kan endre sin søknad om plass og rekkefølgen fram til 1. juni, samtidig er det viktig å ha presis oversikt over sykefravær og ulike permisjoner blant de ansatte. For å sikre grundig saksbehandling, og om mulig, redusere antall ansatte som må sies opp, vil det også være behov for å fremme saker om endringsoppsigelse. Det dreier seg om ansettelsesforhold der vi har behov for den ansattes kompetanse, men i en annen type stilling. Eksempelvis kan nevnes lærere hvis kompetanse vi kan benyttet til miljøarbeiderstillinger ol. Til tross for at oppsigelse av arbeidsforhold oppleves som dramatisk er det fylkesrådmannens vurdering at det er riktig og gir bedre forutsigbarhet for den enkelte at oppsigelser basert på den reelle situasjonen vi er i, gjennomføres, enn å la enkelt ansatte gå som overtallig over år. Dette vil, etter vår vurdering, også gi den enkelte ansatte langt bedre muligheter til å skaffe seg annet, sikrere arbeid. Med bakgrunn i disse utfordringene og usikkerheten knytte til noen av dem vurderer fylkesrådmannen derfor at saksbehandlingen i enkelt saker i den hensikt å fremme ansettelsesforhold til opphør, starter i september hvert år. Saksbehandlingen i disse sakene er krevende, grundighet og forsvarlighet er helt nødvendig og det vil ikke være kapasitet til å fremme mange slike saker samtidig. Fylkesrådmannen vil derfor gjøre svært nøye vurderinger av hvilke saker som fremmes og rekkefølgen på dem. 2 35

36 Dette vil bli krevende for alle parter og bl.a. generere hyppigere møter i administrasjons- /forhandlingsutvalgene som det må planlegges for og ryddes tid til. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Forhandlingsutvalget tar sak om omstilling og nedbemanning til etterretning, herunder at flere arbeidsforhold vil måtte bringes til opphør. Sarpsborg, 29. mai 2017 Birgit Hansen personaldirektør 3 36

37 RETNINGSLINJE FOR IVARETAKELSE AV ARBEIDSTAKERE VED BEMANNINGSENDRING, OMORGANISERING OG/ELLER NEDBEMANNING I ØSTFOLD FYLKESKOMMUNE Vedtatt i Administrasjonsutvalget 6. juni Retningslinjen avløser «Retningslinje for ivaretakelse av arbeidstakere som er overtallige som følge av innskrenkning, eller nedleggelse av virksomhet i Østfold fylkeskommune» vedtatt i administrasjonsutvalget med senere endringer, sist og Innholdsfortegnelse 1 Retningslinjens virkeområde Hensikten med retningslinjen Omfanget av det som reguleres Hvem retningslinjen gjelder for Hjemmel og gyldighet Hjemmel Innhold Hvem er overtallig Fremgangsmåte Drøfting med de tillitsvalgte om grunnlaget for bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning Hvor bemanningsendringen skal skje og hvilke utvelgelseskriterier som skal brukes Omplassering - tilbud Interesseavveining Oppsigelse...4 Arkiv journal nr.: 2006/

38 1 Retningslinjens virkeområde 1.1 Hensikten med retningslinjen Hensikten med retningslinjen er å sikre arbeidstakernes rettigheter og ivareta arbeidsgiveransvaret etter lov og avtaleverk ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning. 1.2 Omfanget av det som reguleres Retningslinjen regulerer arbeidsgivers ansvar for å ivareta arbeidstakere ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune. Retningslinjen gjelder også for nødvendige bemanningsendringer som følge av endringer/konsekvenser av elevenes søking til videregående opplæring. 1.3 Hvem retningslinjen gjelder for Retningslinjen gjelder for alle ansatte i Østfold fylkeskommune, og regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Det presiseres særskilt at retningslinjen gjelder for omplassering av uoppsigelige lærere. 2 Hjemmel og gyldighet 2.1 Hjemmel Retningslinjen er hjemlet i arbeidsmiljøloven (aml.), særlig kapittel 15. Retningslinjen er drøftet med tillitsvalgte for arbeidstakerorganisasjonene, jf. Hovedavtalen del B og 3-1 c). 3 Innhold 3.1 Hvem er overtallig Arbeidstakere som kan bli pålagt andre oppgaver i kraft av arbeidsgivers styringsrett, regnes ikke som overtallige. Arbeidsgiver må derfor i alle faser av prosessen vurdere om arbeidstakere i kraft av styringsretten kan flyttes til andre arbeidsoppgaver som skal videreføres etter en bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning. Se «Prosedyre ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning for pedagogisk personale i Østfold fylkeskommune» og «Prosedyre ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune». Overtallighetsbegrepet er ikke definert i arbeidsmiljøloven. Med overtallig menes i denne retningslinjen en arbeidstaker som innehar en stilling eller oppgaver som bortfaller på grunn av bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning, og som ikke kan omplasseres innenfor arbeidsgivers styringsrett. 3.2 Fremgangsmåte Drøfting med de tillitsvalgte om grunnlaget for bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning Etter Hovedavtalen del B «Omorganisering», skal arbeidsgiver «så tidlig som mulig», 2 38

39 informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser. Videre skal arbeidsgiver etter Hovedavtalen del B 3-1 c) på et «tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd ved endringer og omstillinger. Drøftingene med de tillitsvalgte skal skje både på fylkesrådmannsnivå og virksomhetsnivå med grunnlag i denne retningslinjen. Fylkesrådmannen skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd i alle saker som kan få konsekvenser for kompetanse- og/eller bemanningsbehov. Drøftingene skal ha særlig fokus på ev. sysselsettingsmessige konsekvenser for arbeidstakerne. Ev. sysselsettingsmessige konsekvenser av politiske eller administrative vedtak i disse sakene, drøftes med de tillitsvalgte på virksomhetsnivå. Det skal skrives referat fra drøftingene på alle nivåer Hvor bemanningsendringen skal skje og hvilke utvelgelseskriterier som skal brukes. Etter Hovedtariffavtalen 3, pkt. 3.3 «Innskrenkning/rasjonalisering» skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste «innenfor vedkommende arbeidsområde» i fylkeskommunen sies opp først. Med «arbeidsområde» menes etter denne retningslinje den virksomhet, klinikk og eventuelt avdeling og i sentraladministrasjon avdeling/stab der kompetansebehovet endres og eller oppgaver faller bort, som en direkte eller indirekte konsekvens av politiske vedtak eller administrative vedtak, eller som resultat av elevenes søkning til videregående opplæring. Utvelgelseskriteriene for de aktuelle arbeidstakere etter annet ledd skal være kompetanse og tjenesteansiennitet. Tjenesteansiennitet skal være avgjørende dersom arbeidstakerne ellers står likt, jf. Hovedtariffavtalen 3.3. Med «tjenesteansiennitet» menes arbeidstakerens samlede og uavbrutte ansettelsestid i Østfold fylkeskommune Omplassering - tilbud De overtallige har rett til å bli forsøkt omplassert til «annet passende arbeid», jf. aml annet ledd. Omplasseringsplikten gjelder i utgangspunktet hele fylkeskommunen. Omplassering til annet passende arbeid gis først til den av de overtallige med lengst tjenesteansiennitet. Det må imidlertid foreligge en ledig stilling for at arbeidsgiver skal ha plikt til å vurdere omplassering. Arbeidsgiver har ingen plikt til å opprette en ny stilling som det ikke er behov for. Vurderingen må være om den overtallige er kvalifisert til den ledige stillingen, ikke om vedkommende er best kvalifisert. Tilbudet om annet passende arbeid kan falle utenfor grunnpreget av den overtalliges nåværende stilling, og følgelig innebære andre typer arbeidsoppgaver. Dersom tilbudet om annet passende arbeid faller utenfor grunnpreget av den overtalliges nåværende stilling, vil arbeidsgiver vurdere om det er grunnlag for en endringsoppsigelse. Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling av grunner som ikke skyldes arbeidstakers forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning, jf. Hovedtariffavtalen 3, pkt Et tilbud om «annet passende arbeid» skal fremsettes skriftlig med en rimelig frist for å gi skriftlig tilbakemelding om tilbudet godtas eller ikke. Det skal i tilbudsbrevet gjøres klart for den overtallige hva som blir konsekvensen dersom tilbudet ikke aksepteres. Hvis det ikke finnes annet passende arbeid, kan andre tiltak vurderes. 3 39

40 3.2.4 Interesseavveining Arbeidsgiver plikter å foreta en individuell interesseavveining før det tas endelig beslutning om en overtallig - som ikke har fått eller som har takket nei til en annen stilling - bør sies opp. Etter aml annet ledd siste pkt. skal det ved avgjørelsen av om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver må kunne dokumentere at en slik interesseavveining er gjennomført Oppsigelse Dersom arbeidsgiver etter ovennevnte saksbehandling velger å gå til oppsigelse, stilles samme krav til saksbehandling som ved oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold. Oppsigelsesbrevet skal inneholde bl.a. begrunnelse, hvordan arbeidsgiver har kommet frem til at denne arbeidstakeren er valgt ut, eventuelle tilbud om «annet passende arbeid» og retten til å stå i stilling ved tvistebehandling. I tillegg må en oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold inneholde opplysninger om fortrinnsrett til ny ansettelse jf. aml

41 Prosedyre ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning for pedagogisk personale i Østfold fylkeskommune 1. Formål Sikre arbeidstakernes rettigheter og ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret etter lov og avtaleverk. Sikre forsvarlig saksbehandling ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning. 2. Ansvar Fylkesrådmannsnivået v/personaldirektøren, herunder personal- og organisasjonsstaben. Rektorer 3. Definisjoner 3.1 Bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning: Personalmessige konsekvenser av politiske og administrative vedtak, herunder endring i kompetansebehovet og/eller bortfall av oppgaver. Personalmessige konsekvenser som følge av effektivisering og økonomisk tilpasning. Flytting og sammenslåing av tilbud innenfor skolene defineres inn under bemanningsendring og omorganisering. 3.2 Arbeidsområde Den virksomhet (herunder avdeling/stab eller seksjon) der kompetansebehov endres og/eller oppgaver bortfaller, som direkte eller indirekte konsekvens av politiske eller administrative vedtak, eller som resultat av elevens søking til skolene. 3.3 Omplassering Omplassering er endringer av arbeidsoppgaver både innenfor og utenfor arbeidsgivers styringsrett. Endringer i pedagogenes oppgaver som følger av planleggingen av nytt skoleår, fag- og timefordelingen, anses ikke som omplassering. 3.4 Overtallig En arbeidstaker som innehar en stilling eller oppgaver som bortfaller på grunn av bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning, og som ikke kan omplasseres innenfor arbeidsgivers styringsrett. 1 41

42 4. Saksbehandling Før vedtak som kan innebære bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning, skal tillitsvalgte informeres og tas med på råd i tråd med Hovedavtalens (HA) bestemmelser 4.1 Drøfting på fylkesnivå Ved personalmessige konsekvenser av politiske og administrative vedtak, ivaretas HAs krav til drøfting først på fylkesrådmannsnivået, deretter konkretiseres dette på skolenivå. Ved iverksetting av vedtak som innebærer større omstilling, vil de konkrete og praktiske effektene etter all sannsynlighet komme gradvis, og vil innebære et nært samarbeid med tillitsvalgte både på fylkesnivå og skolenivå. På fylkesnivået er det på dette tidspunktet som oftest ikke avdekket individuelle konsekvenser. Fylkestillitsvalgte orienteres om konsekvenser av søking og inntak til skolene. Etter at disse konsekvensene er kjent, drøftes disse på skolenivå. Det skal skrives referater fra disse møtene (MAL) 4.2 Drøfting på skolenivå Bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning som berører den enkelte skole, drøftes på samme måte med skolens plasstillitsvalgte. Det skal videre gjennomføres drøfting av resultatet av søkningen (til skoleplass) uavhengig av om dette får personalmessige konsekvenser. Som utgangspunkt for drøftingene skal de tillitsvalgte orienteres om sammenhengene mellom budsjett/stillingsplan og søking og inntak til skolene. Det skal skrives referater fra disse møtene (MAL) Drøftingstemaer Temaer som minimum skal drøftes er blant annet: Skolens samlede kompetanse vurdert opp mot kompetansebehovet kommende skoleår Fremtidig kompetansebehov i noe lengre tidsperspektiv Omfang av endringen Berørt arbeidsområde Fremdriftsplan for intern prosess, herunder plan for gjennomføring av individuelle samtaler Behov for generell informasjon i løpet av prosessen Utvelgelse på individnivå (jf. retningslinjen) Antall drøftingsmøter mellom skolens ledelse og plasstillitsvalgte avhenger av behovet på den enkelte skole. Det skal skrives referat fra disse møtene (MAL) 4.3 Konkrete vurderinger på skolenivå Før omplassering vurderes, må skolens organisering av undervisningen og muligheten for å benytte skolens samlede kompetanse undersøkes. Først og fremst må elevenes undervisning ivaretas, men også ivaretakelse av lærerne tas med i disse vurderingene. 2 42

43 Ved bortfall av arbeidsoppgaver skal blant annet følgende gjennomføres; Det skal gjennomføres en samtale med utvalgte medarbeidere, og samtalens innhold skal følge opplistede punkter i sjekklisten. Det skal skrives referat fra samtalen (MAL) Det kan foretas en omplassering utenfor arbeidsgivers styringsrett, internt på virksomheten, dersom arbeidstakeren er enig i dette. Dette bekreftes med en skriftlig underretning og ny arbeidsavtale til undertegnelse. Dersom skolen har arbeidstakere som ikke kan omplasseres på skolen, skal det sendes melding om dette til personal- og organisasjonsstaben, som overtar den videre saksbehandlingen (MAL) Referat fra samtaler med innmeldte arbeidstakere skal vedlegges, jf. pkt. over. Arbeidstakere som vurderes omplassert skal følges opp av nærmeste leder eller den rektor legger dette ansvaret på, mens personal- og organisasjonsstaben jobber videre med saken. Det skal være kontinuerlig kontakt med den enkelte arbeidstaker for å informere om status. I samtalen skal det poengteres hva årsaken er (arbeidsoppgaver har falt bort/nedgang i antall elevsøknader.) Det skal understrekes at det ikke er forhold ved arbeidstakeren som er årsaken til situasjonen (omplassering eller overtallig). Samtalen skal ha fokus på hvilke muligheter en slik situasjon gir, og vektlegge det forhold at ØFK arbeider for å skaffe en ny stilling/andre oppgaver. I samtalen skal det tydeliggjøres hvor viktig og nødvendig det er at arbeidstakeren er aktiv selv. Det må informeres om de reelle konsekvenser som kan følge av at ØFK ikke finner noen løsning. Rektor har ansvar for å følge opp arbeidstakere som er omplassert fra annen virksomhet/skole. Det skal legges vekt på behovet for den ansattes kompetanse på skolen, og tydeliggjøre årsaken til situasjonen. Det skal sørges for regelmessig oppfølging over noe tid, herunder sikre at alle tar imot den nye kollegaen på samme måte som ved en ekstern rekruttering. 4.4 Konkrete vurderinger på fylkesnivå Dersom arbeidstakeren ikke kan omplasseres på den enkelte skolen, må fylkeskommunen vurdere følgende: Omplassering innenfor arbeidsgivers styringsrett i fylkeskommunen. Før personal- og organisasjonsstaben treffer vedtak, tas nødvendig kontakt med mottakerskolen. Det er enighet om at vurdering av god nok undervisningskompetanse vurdert av en skole, må aksepteres ved alle skolene. Dersom referatet fra skolens møte med arbeidstakeren dokumenterer uenighet og innsigelser av betydning, vurderer personal- og organisasjonsstaben om det bør innkalles til 3 43

44 formelt drøftingsmøte før vedtak om omplassering fattes. Personal og organisasjonsstaben v/personaldirektøren treffer vedtak om ev. omplassering, og arbeidstaker underrettes i brev (MAL) Kopi av brevet sendes både tidligere og ny arbeidsplass. Det kan foretas en omplassering utenfor arbeidsgivers styringsrett i fylkeskommunen når arbeidstaker er enig i det. Dette bekreftes med en skriftlig underretning og ny arbeidsavtale til undertegnelse. Dersom arbeidstakeren ikke er enig i en omplassering utenfor arbeidsgivers styringsrett, behandles dette som en ev. (endrings)oppsigelse. Saksbehandlingsregler følger av arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven. Det gis som hovedregel kun ett tilbud om annet passende arbeid. 4.5 Konsekvenser for den ansatte ved å nekte å etterkomme et vedtak om omplassering Hvis den ansatte nekter å etterkomme et vedtak om omplassering, vil dette etter omstendighetene kunne bli vurdert som ordrenekt og opphør av tilsettingsforholdet vil bli vurdert på dette grunnlaget. 5. Opphør av arbeidsforhold Dersom det ikke finnes løsninger innenfor Østfold fylkeskommune, må personal- og organisasjonsstaben dokumentere dette. Deretter vil personal- og organisasjonsstaben vurdere å fremme en sak om opphør av arbeidsforholdet. 6. Ivaretakelse av arbeidstaker Mens personal- og organisasjonsstaben vurderer å bringe et arbeidsforhold til opphør, skal arbeidstakeren ivaretas av nærmeste leder slik at situasjonen blir så god og forutsigbar som mulig. 4 44

45 7. Vedlegg - Sjekkliste 7.1 Sjekkliste for omstillingsprosess OPPGAVER Det utarbeides en bemanningsplan for å løse framtidige oppgaver Bemanningsplanen skal drøftes med de tillitsvalgte Dokumentere behovet for omstilling og varsle personal- og organisasjonsstaben Alle arbeidstakere i den berørte avdeling/stab eller seksjon og verneombudet skal informeres. Arbeidstakere som er sykmeldte eller i permisjon skal også informeres Gjennomføre eventuelle individuelle samtaler med mulig overtallige. Arbeidstaker skal informeres om at han/hun kan la seg bistå av en tillitsvalgt. Utarbeide en liste som viser hvem som kan bli overtallig med forslag til prioritert rekkefølge. Listen over overtallige (utvelgelse på individnivå) drøftes med de tillitsvalgte Det innkalles til samtale med den/de overtallige Arbeidstaker skal informeres om at han/hun kan la seg bistå av en tillitsvalgt, og for øvrig orienteres om plikter og rettigheter ift. videre saksgang. Det skal skrives referat fra møtet og av referatet må det fremgå at arbeidstakeren har fått anledning til å uttale seg om faktagrunnlaget, om eventuelle hovedpunkter det er uenighet om og at arbeidstakeren er gitt anledning til å uttale seg om hvorvidt det foreligger særskilte individuelle forhold. Samtalen skal blant annet inneholde: - Gjennomgang av kompetanseskjemaet (CV) for å fastslå den enkeltes kompetanse - Informere den enkelte om utvalgskriteriene og eventuelt hvordan den enkeltes kompetanse vurderes i forhold til fremtidig kompetansebehov - Kvalitetssikring av fastsatt tjenestetid På bakgrunn av innmeldt overtallighet, kartlegger personal- og organisasjonsstaben mulige aktuelle ledige stillinger i ØFK eller andre ANSVAR Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Personal- og organisasjonsstaben 5 45

46 løsningsforslag som f.eks. kompetanseheving, hospitering, tidlig pensjon etc. Oppfølgning av overtallig arbeidstaker mens personal- og organisasjonsstaben arbeider med saken jf. prosedyren. Hvis mulig, vil det bli sendt et skriftlig tilbud om annet passende arbeid til overtallig(e) arbeidstaker(e) Avslutningsvis: Gjennomgang av prosessen for vurdering av om ny arbeidsavtale er nødvendig og om det må sendes elektronisk melding til personal- og organisasjonsstaben Rektor Personal- og organisasjonsstaben Rektor 6 46

47 Prosedyre ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune 1. Område Denne prosedyren gjelder for andre virksomheter enn skolene. 2. Formål Sikre arbeidstakernes rettigheter og ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret etter lov og avtaleverk. Sikre forsvarlig saksbehandling ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning. 3. Ansvar Fylkesrådmannsnivået v/personaldirektøren, herunder personal- og organisasjonsstaben. Direktører i Østfold fylkeskommune (ØFK) 4. Definisjoner 4.1 Bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning: Personalmessige konsekvenser av politiske og administrative vedtak, herunder endring i kompetansebehovet og/eller bortfall av oppgaver. Personalmessige konsekvenser som følge av effektivisering og økonomisk tilpasning. 4.2 Arbeidsområde Den virksomhet (herunder klinikk, avdeling/stab eller seksjon) der kompetansebehov endres og/eller oppgaver bortfaller, som direkte eller indirekte konsekvens av politiske eller administrative vedtak. 4.3 Omplassering Omplassering er endringer av arbeidsoppgaver både innenfor og utenfor arbeidsgivers styringsrett. 4.4 Overtallig En arbeidstaker som innehar en stilling eller oppgaver som bortfaller på grunn av bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning, og som ikke kan omplasseres innenfor arbeidsgivers styringsrett. 1 47

48 5. Saksbehandling 5.1 Drøfting på fylkesnivå Før vedtak som kan innebære bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning, skal tillitsvalgte informeres og tas med på råd i tråd med Hovedavtalens (HA) bestemmelser. Ved personalmessige konsekvenser av politiske og administrative vedtak, ivaretas HAs krav til drøfting på fylkesrådmannsnivået. Ved iverksetting av vedtak som innebærer større omstilling, vil de konkrete og praktiske effektene etter all sannsynlighet komme gradvis, og vil innebære et nært samarbeid med de tillitsvalgte på fylkesnivå. På dette tidspunktet er det som oftest ikke avdekket individuelle konsekvenser. Det skal skrives referater fra disse møtene (MAL) 5.2 Drøfting på virksomhetsnivå Bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning som berører den enkelte virksomhet, drøftes på samme måte med de plasstillitsvalgte. Det skal skrives referater fra disse møtene (MAL) Drøftingstemaer Temaer som blant annet skal drøftes: Virksomhetens samlede kompetanse vurdert opp mot kommende kompetansebehov Fremtidig kompetansebehov i noe lengre tidsperspektiv Omfang av endringen Berørt arbeidsområde Fremdriftsplan for intern prosess, herunder plan for gjennomføring av individuelle samtaler Behov for generell informasjon i løpet av prosessen Utvelgelse på individnivå (jf. retningslinjen) Antall drøftingsmøter mellom ledelse og plasstillitsvalgte avhenger av behovet på den enkelte virksomhet. Det skal skrives referat fra disse møtene (MAL) 5.3 Konkrete vurderinger og gjøremål på virksomhetsnivå Før omplassering vurderes, må muligheten for å benytte virksomhetens samlede kompetanse undersøkes. Både virksomhetens behov og ivaretakelse av arbeidstakerne må tas med i disse vurderingene. De konkrete vurderinger/gjøremål knyttet til ev. bortfall av arbeidsoppgaver er blant annet som følger; Det skal gjennomføres en samtale med utvalgte arbeidstakere, og samtalens innhold skal følge opplistede punkter i mal (se vedlegg). Det skal skrives referat fra samtalen (MAL) Det kan foretas en omplassering utenfor arbeidsgivers styringsrett, internt på virksomheten, dersom arbeidstakeren er enig i dette. Dette bekreftes med en skriftlig underretning og ny 2 48