Møteinnkalling Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalget Møtested: Fylkeshuset, Kongsten Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Kjerstin Berg, telefon eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ole Haabeth Leder Arbeiderpartiet Siv Henriette Jacobsen Nestleder Arbeiderpartiet Simen Nord Medlem Høyre Truls Magne Melvær Medlem Fagforbundet Rune Karlsen Medlem Utdanningsforbundet Sarpsborg, 30. mai 2016 Ole Haabeth leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side PS 3/2016 Sak om oppsigelse X PS 4/2016 Årsregnskap 2015, Årsrapport 2015 og disponering av regnskapsmessig mindreforbruk PS 5/2016 Økonomiplan PS 6/2016 Østfold fylkeskommunes arbeidsgiverstrategi - oversikt over revidering av delområder PS 7/2016 Østfold fylkeskommune - rekrutteringsstrategi - revidering PS 8/2016 Retningslinje for ivaretakelse av arbeidstakere ved bemanningsendring/omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune PS 9/2016 Østfold fylkeskommunes personalrapport for 2015 PS 10/2016 Melding. Resultat av MTM (medarbeidertilfredshetsundersøkelse) for Østfold fylkeskommune 2016

3 Saksnr.: 2016/7091 Løpenr.: 41558/2016 Klassering: 212 Saksbehandler: Wenche Nanna Skogdalen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Styret for Ungdommens Fylkesråd /2016 Flerkulturelt råd /2016 Fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne /2016 Yrkesopplæringsnemnda /2016 Eldrerådet /2016 Arbeidsmiljøutvalget /2016 Hovedarbeidsmiljøutvalget /2016 Administrasjonsutvalget /2016 Opplæringskomiteen /2016 Samferdselskomiteen /2016 Næring og kulturkomiteen /2016 Fylkesutvalget /2016 Fylkestinget /2016 Årsregnskap 2015, Årsrapport 2015 og disponering av regnskapsmessig mindreforbruk Vedlegg 1. Revisjonsberetningen til årsregnskapet Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Revisjonens redegjørelse til årsregnskapet Lenke til vedlegg i saken: Østfold fylkeskommunes årsrapport 2015 Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2015 Bakgrunn for saken/regelverk I henhold til forskrift om årsregnskap og årsrapport 10 skal årsregnskapet og årsrapporten vedtas av fylkestinget, senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsrapporten skal fremmes for det organ fylkestinget bestemmer. Årsrapporten skal avgis uten ugrunnet opphold, seneste innen 31. mars. I henhold til revisjonsforskriften 5 og kommunelovens 78 skal revisor for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til fylkestinget. Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før dette organ avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget.

4 Fylkesrådmannen legger i denne saken frem både årsregnskapet og årsrapporten for 2015, samt forslag til disponering av det regnskapsmessige mindreforbruket. Mens avleggelsen av årsregnskapet for 2015 er styrt av de lover, forskrifter og regnskapsstandarder som gjelder for Østfold fylkeskommune, er årsrapporten fylkesrådmannens redegjørelse for gjennomføring og måloppnåelse i forhold til fylkestingets vedtak om årsbudsjettet for Årsrapporten inneholder analyse av avvik mellom budsjett og regnskap, nøkkeltall m.v. Fylkesrådmannen henviser til årsberetningen for detaljer vedrørende resultater pr. rammeområde og fylkeskommunen som helhet. Det er ikke fremkommet forhold i Akershus og Østfold fylkesrevisjon sin redegjørelse til Østfold fylkeskommunes regnskap for 2015 som krever nærmere omtale, og revisjonsberetningen for 2015 er avgitt uten forbehold. Det vises til vedlagte revisjonsberetning. Årsregnskap og årsrapport Nærmere om driftsregnskapet Driftsregnskapet viser kr mill til fordeling til drift. Regnskapsmessige mindreforbruk (overskudd) i 2015 ble til sammen på kr ,40. Frie inntekter som skatt og rammetilskudd viser en merinntekt på 38,7 mill i forhold til regulert budsjett. Frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd og andre generelle statstilskudd) viser merinntekter i forhold til regulert budsjett på til sammen kr 39,1 mill. Finanspostene (renteutgifter/-inntekter og avdrag) viser netto merutgift i forhold til regulert budsjett på til kr 16,1 mill inkludert byggelånsrenter. Betalt avdrag på lån på kr 60,2 mill er som budsjettert. Utbytte fra Østfold Energi for 2015 på 30 mill er i sin helhet inntektsført i driftsregnskapet. Ekstraordinært utbytte fra samme på kr 29 mill er inntektsført i investeringsregnskapet og avsatt til ubundet investeringsfond. Rammeområdene samlet viser et mindreforbruk på 91,1 mill i forhold til bevilgningene i regulert budsjett for Mindreforbruket er fordelt slik: Rammeområder Regnskap Regulert Vedtatt Regnskap - Netto driftsrammer 2015 Budsjett 2015 Budsjett Premieavvik/Amortisering , , , ,46 Politisk styring og kontrollorganer , , , ,89 Administrativ ledelse og fellesfunksjoner , , , ,11 Videregående opplæringstjenester , , , ,06 Tannhelsetjenester , , , ,96 Regional utvikling , , , ,05 Samferdsel, inkl. Vegsjefen i Østfold , , , ,97 Sum fordelt til drift , , , ,58

5 Årets premieavvik og amortisering av tidligere års premieavvik knyttet til pensjonsordningen ble kr 47,2 mill høyere enn budsjettert. Endelige tall ble ikke klare før i slutten av januar Premieavviket er derfor ikke budsjettert. All momskompensasjon generert av årets investeringer er i sin helhet inntektsført i investeringsregnskapet og er en del av finansieringen. Dette utgjør kr 39,7 mill. Totalt har fylkeskommunen i 2015 generert kr 115,7 mill i momskompensasjon i driftsregnskapet og kr 39,7 mill i investeringsregnskapet. Fylkeskommunens brutto driftsresultat er positivt med kr 147,5 mill før renteinntekter og utgifter, utbytte og betalte avdrag på lån hensyntas. Nærmere om investeringsregnskapet Årets investeringsregnskap ble avsluttet i henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning, 9, 4. ledd: «Dersom utgifter, utbetalinger og avsetninger i investeringsregnskapet ikke fullt ut kan finansieres av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger i investeringsregnskapet, skal det udekkede beløpet føres opp til dekning på investeringsbudsjettet i det år regnskapet legges frem». Kommunal og regionaldepartementet presiserte våren 2010 forhold knyttet til budsjettering og regnskapsføring av investeringer herunder avslutning av investeringsregnskapet. Disse presiseringene har sin bakgrunn i departementets tolkning av kommuneloven samt tilhørende forskrifter. Som en følge av disse presiseringer behandlet fylkestinget i sak 32/2014 investeringsregnskapet og salderte investeringsregnskapet for Dette medførte at det ved avslutning av investeringsregnskapet for 2015, ikke fremkommer overskridelser på investeringsprosjekter av vesentlig omfang. Fylkeskommunens investeringer i anleggsmidler (eiendeler til varig eie): Investeringsregnskap Regnskap I % Regnskap I % Regnskap I % i mill Totalt investert 254,7 311,9 305,8 Lån 59,8 23,5 125,6 40,3 87,5 28,6 Egenkapital 194,9 76,5 186,3 59,7 218,3 71,4 - Egenkapitalen består av bompenger, overføring fra driftsregnskapet, bruk av avsetninger, tilskudd og refusjoner. Den langsiktige lånegjelden er redusert med kr 16,3 mill fra 2014 og utgjør nå totalt kr 1 867,7 mill. Av lånemidlene er kr 76,5 mill ubrukte pr Det vesentligste av dette er knyttet til prosjekter som er forsinket i forhold til fremdrift. Gjeld med tilhørende avdrags- og rentegifter skal betjenes av driftsinntektene. Det generelt anbefalte maksimumsnivå på langsiktig gjeld er satt til 50 % av driftsinntektene. Ved utgangen av 2015 er fylkeskommunens langsiktige lånegjeld på 50,9 % av driftsinntektene mot 54 % i Nærmere om balanseregnskapet Balanseregnskapet gir en oversikt over fylkeskommunens eiendeler i form av anleggsmidler, omløpsmidler og fylkeskommunens egenkapital, kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld.

6 Blant ulike regnskapsmessige betraktninger fra balanseregnskapet vil fylkesrådmannen fokusere på fylkeskommunens korrigerte eller «disponible» likviditet. Premieavviket bokføres som kortsiktig fordring og gjeld i balanseregnskapet. Dette er en ren teknisk føring og har ingen likviditetsmessige konsekvenser. I henhold til vedtak i fylkestinget, sak 61/2004, skal hvert års premieavvik utgifts-/inntektsføres i 15 år. Senere er det kommet endringer og amortiseringsperioden er ulik i fra hvilket år premieavviket har oppstått: : 15 år : 10 år : 7 år I praksis betyr dette at det året man får et positivt premieavvik inntektsføres dette i bevilgningsregnskapet mot en kortsiktig fordring, og kommer tilbake som en utgift over amortisert periode på henholdsvis 15, 10 eller 7 år. Den kortsiktige fordringen / gjelden som oppstår i balansen som følge av premieavviket fører ikke til noen likvide strømmer. Oppstillingen under viser fylkeskommunens kontantbeholdning, korrigert for bokført premieavvik: Kontantbeholdning i mill. kr Regnskap 2015 Regnskap 2014 Regnskap 2013 Omløpsmidler (ekskl. premieavvik) 1315,3 1149,5 1130,8 Kortsiktig gjeld (ekskl. premieavvik) -638,0-565,0-526,1 Fond -796,2-673,3-616,9 Udisponert resultat -114,2-118,2-95,7 Ubrukte lånemidler -76,5-92,4-150,2 Korrigert («disponibel») kontantbeholdning -309,6-299,4-258,1 Av tabellen fremgår det at korrigert kontantbeholdning er negativ. Negativ korrigert kontantbeholdning vil si at uten ubrukte lånemidler og fond, ville ikke fylkeskommunen hatt midler til å dekke løpende forpliktelser. En slik situasjon er imidlertid lite sannsynlig, da dette forutsetter at alle tilgjengelige midler vil bli brukt samtidig. Imidlertid viser årets regnskap at forholdet har forverret seg noe. Fra et regnskapsmessig synspunkt bør fylkeskommunen intensivere sine prioriteringer for å styrke likviditeten. Akkumulert bokført premieavvik har siden ordningen ble innført, gitt en netto inntektsføring i driftsregnskapet på til sammen 286 mill pr Beløpet skal belastes driftsregnskapet i påfølgende 7 / 10 / 15 år. Det er avsatt midler fra mindreforbruk i årene 2008 til 2014 til å dekke fremtidig amortisering av disse pensjonsutgiftene / -kostnadene. Dette utgjør ved årsskiftet kr 186,5 mill. Fylkesrådmannen foreslår også i år en avsetning til dette formålet. Den del av fylkeskommunens overskudd som skriver seg fra dette formålet foreslås avsatt og utgjør kr 47,2 mill. Administrasjonen har i 2015 fulgt opp de merknadene som kom til uttrykk i revisjonsberetningen og kontrollutvalgets uttalelse for regnskapsåret 2014 på en god måte.

7 Årets redegjørelse til regnskapet peker på noen forbedringspunkter, disse vil bli fulgt opp i inneværende år. Fylkesrådmannens vurdering Regnskapet for 2015 ble gjort opp med et driftsmessig mindreforbruk på kr 114,2 mill. Et mindreforbruk av en slik størrelse, gir rom for å styrke budsjettet for 2016 og sikre fremtidig økonomi. Rammeområdet videregående opplæringstjenester viser for 2015 et totalt mindreforbruk på kr 27 mill (ca 1,5 % av regulert budsjett). Seks av de videregående skolene endte med mindreforbruk, mens fem endte med merforbruk. Dette er en negativ utvikling sammenliknet med 2014, og det kan være en indikasjon på at gjennomførte effektiviseringstiltak begynner å merkes. Det økonomiske resultatet for de øvrige virksomhetene var med unntak av Østfold fagskole, positivt. Besparelsene knytter seg i stor grad til restriktiv holdning til innkjøp av varer og tjenester og vakante stillinger. I tillegg var det uforutsette merinntekter på sentrale poster, som for eksempel økt eksamensgebyr for privatister. Foreløpige KOSTRA-tall viser at Østfold ligger på eller under landsgjennomsnittet når det gjelder utgifter til videregående opplæring. Utgifter til fagopplæring i arbeidslivet som er et satsningsområde, har derimot økt (se nærmere beskrivelse i årsberetningen). Det å kunne tilbakeføre deler av mindreforbruket til virksomhetene er fortsatt et viktig ledd i og gir incitament i forhold til virksomhetenes økonomistyring. Fylkesrådmannen foreslår derfor å tilbakeføre netto mindreforbruk på kr 3 mill til opplæringsområdet. Dette gjennomføres ved at virksomheter som hadde mindreforbruk får tilbakeført deler av dette ut fra en helhetlig vurdering, samtidig som det vurderes å trekke inn midler fra virksomheter som endte med merforbruk. I tråd med tidligere fylkestingsvedtak foreslås 1 mill avsatt til utstyrsinvesteringer i videregående skoler som er drevet av ideelle organisasjoner. Også innen regionalutviklingsområdet forslås det tilbakeføringer, og kr 1,25 mill foreslås avsatt til signalbygg på Borgarsyssel museum i tråd med tidligere fylkestingsvedtak. Forslaget til disponering er vurdert med hensyn til den økonomiske situasjonen som fylkeskommunen er i, samt de retningslinjer fylkeskommunen har for overføring av mer- / mindreforbruk til virksomhetene. Det er fortsatt fylkeskommunens totaløkonomi i et langsiktig perspektiv som prioriteres og vektlegges. I forbindelse med 1. tertial 2015 ble rammen til Samferdsel redusert med 10 mill for Dette var mulig da flere små investeringsprosjekter lå an til å bli forsinket. Fylkesrådmannen foreslår derfor å tilbakeføre kr 5 mill av mindreforbruket pga dette. Det foreslås å tilbakeføre kr 2,55 mill til Opera Østfold. Kr 1,9 mill er til dekning av driftskostnader i 2016 og 2017 tilknyttet operaoppsetningen av Tryllefløyten som skal oppføres i Kr 0,65 mill er til scene- og arenaoppbygging, noe som er et spleiselag med Halden kommune. Halden kommune dekker den andre halvparten på kr 0,65 mill. Opera Østfold har søkt staten om økte bevilgninger i søknaden for Det vises til vedtak i Næring- og kulturkomiteen sak 16/2016 om tiltak for oppfølging av Statens finansieringsandel for Opera Østfold.

8 En styrking av det Regionale utviklingsfondet gir rom for å fortsette prioriteringen av prosjekter med betydning for Østfoldsamfunnet som det ellers ikke ville vært rom for. På dette grunnlaget forslår fylkesrådmannen følgende disponering av det regnskapsmessige mindreforbruket for 2015 på kr ,-: Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Østfold fylkeskommunes regnskap for 2015 vedtas. 2. Østfold fylkeskommunes årsberetning for 2015 vedtas. 3. Fylkestinget slutter seg til de merknader som fremkommer i revisjonens redegjørelse for 2015 og kontrollutvalgets uttalelser til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for Årets regnskapsmessige mindreforbruk fra driftsregnskapet kr ,- disponeres til følgende: a. Kr ,- avsettes til Regionalt utviklingsfond (disposisjonsfond). b. Kr ,- avsettes til utstyrsinvesteringer til videregående skoler i regi av ideelle organisasjoner (disposisjonsfond). Bevilgningen fordeles av Opplæring, kultur og helsekomiteen. c. Kr ,- avsettes til pensjonsfond (disposisjonsfond). d. Kr ,- tilbakeføres til opplæringsfunksjonene. e. Kr ,- tilbakeføres til samferdselsområdet. f. Kr ,- avsettes til Opera Østfold (disposisjonsfond). g. Kr ,- avsettes til Borgarsyssel museum (disposisjonsfond). h. Kr avsettes til balansering av økonomiplan / disposisjonsfond. Sarpsborg, 10. mai 2016 Odd Roald Andreassen kst. fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør

9 Saksnr.: 2016/5380 Løpenr.: 52217/2016 Klassering: 151 Saksbehandler: Jostein Jacobsen Gjeldnes Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Styret for Ungdommens Fylkesråd /2016 Flerkulturelt råd /2016 Fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne /2016 Yrkesopplæringsnemnda /2016 Eldrerådet /2016 Hovedarbeidsmiljøutvalget /2016 Arbeidsmiljøutvalget /2016 Administrasjonsutvalget /2016 Opplæringskomiteen /2016 Samferdselskomiteen /2016 Næring og kulturkomiteen /2016 Fylkesutvalget /2016 Fylkestinget /2016 Økonomiplan Vedlegg 1 Lenke til vedlegg i saken: Økonomiplan med handlingsprogram regionale planer Bakgrunn for saken Økonomiplanen legges med dette frem for opplæringskomiteen, næring og kulturkomiteen, samferdselskomiteen, yrkesopplæringsnemnda, administrasjonsutvalget, eldrerådet, fylkesrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, flerkulturelt råd, styret for ungdommens fylkesråd, arbeidsmiljøutvalget og hovedarbeidsmiljøutvalget for uttalelse, og fylkesutvalget med forslag til innstilling. Kommunelovens krav Fylkesrådmannens forslag til Økonomiplan for er lagt frem i henhold til Kommunelovens 44 som blant annet krever at økonomiplanen skal: Omfatte minst de fire neste budsjettår Omfatte hele fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden Være satt opp på en oversiktlig måte Anvise dekning for de utgifter og oppgaver som er satt opp for det enkelte år Integrere andre planer som omfatter avgrensede deler av fylkeskommunens virksomhet

10 Kommuneproposisjonen for 2017 Kommuneproposisjonen ble fremlagt 11. mai, og fylkesrådmannen har tatt hensyn til føringer i denne. Om utformingen av økonomiplandokumentet Plandokumentet er utformet etter en felles mal for rammeområdene med tanke på helhet og lesbarhet. For det enkelte rammeområdet beskrives overordnede mål, strategiske planer og andre føringer, prioriterte oppfølgingsområder for hele perioden , samt innspill fra årsberetningen og prioriteringer til det første budsjettåret Arbeidet med omstilling og effektivisering er omtalt i kap. 6.1 og 6.4. For noen av rammeområdene er det gitt en kortfattet, punktvis fremstilling, mens andre rammeområder er gitt mer plass til beskrivelser av utfordringer og analyser. Det er ønskelig at utformingen av dette plandokumentet bidrar til at innholdet er lett tilgjengelig og at Økonomiplanen gir tilstrekkelig informasjon til å være et godt styringsverktøy for fylkeskommunen. Fylkesrådmannen vil ha tilbakemeldinger om utforming og lesbarhet som vil kunne bidra til en stadig videreutvikling av dette plandokumentet. «Fylkeskommunene har gjennom plan- og bygningsloven ansvar for regional planlegging og regional utvikling. Alle regionale planer skal ha et handlingsprogram med 4-årshorisont som skal rulleres årlig. Økonomiplanen og de regionale handlingsprogrammene utgjør til sammen fylkesplanens handlingsprogram. Gjennom en felles rullering av økonomi og handlinger i handlingsprogrammene styrkes dokumentene som politiske styringsredskap. Effektivisering og tilpasninger 2017 Følgende effektivisering og tilpasninger legges til grunn for budsjettarbeidet 2017 Politisk styring og kontroll kr 1,0 mill Tilskuddsordninger kr 3,0 mill Stillinger sentraladministrasjonen kr 3,5 mill 0,5 % effektivisering kr 14,5 mill Avvikle avtale om TIMEkspressen linje 9 mellom Mysen-Askim-Oslo kr 2,5 mill Redusert tilbud på linje 211 Råde stasjon - sykehuset Kalnes kr 2,0 mill Redusert omfang kundetilfredshetsmålinger for buss i Nedre Glomma kr 0,5 mill Diverse større og mindre enkelttiltak kr 3,0 mill Handlingsprogram regionale planer Til Økonomiplanen er det derfor et vedlegg hvor handlingsprogrammene er komprimert inn i samme mal. Fylkesrådmannen har oppdatere status ved hvert tiltak og den bakerste prioriteringslisten, for å synliggjøre de prioriteringer og valg som gjøres konkret innenfor de økonomiske rammene. Fylkesrådmannen har i den forbindelse også hentet inn innspill fra Østfoldpartnerskapet til rulleringen. Hensikten med å rullere handlingsprogrammene årlig er å justere prioriteringer ihht partenes evne til å følge opp sine forpliktelser. Større endringer tas i rulleringen av den strategiske regionale planen. Planene det gjelder er Regionalplan Kultur, Kulturminneplan for Østfold og Regional kystsoneplan for Østfold. Øvrige planer er enten nylig revidert, har en separat prosess eller har nylig utarbeidede handlingsprogram som ligger til vedtak i egne saker (se for øvrig innledning i økonomiplanvedlegget). Det kom inn

11 innspill fra Fredrikstad kommune til kulturplanen. Innspillet medførte ikke endringer i handlingsprogrammet, men tas med i den videre dialogen med kommunen. Fylkesrådmannens forslag til innstilling Fylkesrådmannens forslag til Økonomiplan for vedtas og legges til grunn for arbeidet med årsbudsjettet for 2017 (eventuelt med følgende endringer og presiseringer), inkl. de tiltak som er lagt til grunn for Sarpsborg, 19. mai 2016 Odd Roald Andreassen kst. fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør

12 Saksnr.: 2016/7940 Løpenr.: 48255/2016 Klassering: Saksbehandler: Birgit Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget /2016 Østfold fylkeskommunes arbeidsgiverstrategi - oversikt over revidering av delområder Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken Det vises til møte i Administrasjonsutvalget 13. april der følgende vedtak ble fattet: «Administrasjonsutvalget ber om en sak som drøfter behovet for å revidere de ulike reglementene og delområdene.» Fylkeskommunens overordnede arbeidsgiverstrategi omfatter følgende hovedområder og delområder: Ledelse og medarbeiderskap Rekruttering Kompetanseheving Lønnspolitikk Livsfasepolitikk Kommunikasjon Samarbeid og medvirkning Varsling, ytringskultur og åpenhet Etikk og samfunnsansvar Etiske retningslinjer Habilitetskrav til offentlige tjenestemenn Taushetsplikt Informasjonssikkerhet Arbeidsgiverstrategien, vår visjon og våre verdier samt de vedtatte prinsippene for godt lederskap og godt medarbeiderskap skal sikre at Politiske og administrative mål blir nådd Fokuset er god tjenesteyting og regional utvikling Organisasjonen endres i takt med samfunnsutviklingen for øvrig Alle ansatte tar ansvar for å opprettholde og utvikle et godt arbeidsmiljø

13 Fakta Tidspunkt for revidering Hovedområde Delområde Revidering Ledelse og medarbeiderskap Rekruttering Rekrutteringsstrategi revideres nå. Som en del av denne utarbeides en testpolitikk Kompetanseheving Lønnspolitikk Revidert m.v.f Livsfasepolitikk Revidert sept Kommunikasjon Samarbeid og medvirkning Medarbeiderskap, Hovedavtalen Varsling, ytring og åpenhet Retningslinje for varsling revidert Etisk retningslinje revidert juni 2014 Etikk og samfunnsansvar Etiske retningslinjer Revidert juni 2014 Habilitetskrav til offentlige Forvaltningslov og kommunelov tjenestemenn Taushetsplikt Forvaltningslov Informasjonssikkerhet Informasjonsstrategi og informasjonssikkerhetshåndbok, revidert Øvrige reglement og retningslinjer Reglement retningslinje Revidering Ansettelsesreglement Revidert april 2015 Retningslinje for ivaretakelse av Revidert juni 2016 arbeidstakere ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune Permisjonsreglementet Revidert september 2012 Fylkesrådmannens vurdering Oversikten legges fram til orientering. Fylkesrådmannen vurderer forløpende behovet for revideringer, men ser ikke behov for ytterligere arbeidet med dette nå. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Oversikten over arbeidsgiverstrategiens delområder og revidering av disse tas til orientering. Sarpsborg, 29. april 2016

14 Birgit Hansen personaldirektør

15 Saksnr.: 2016/7947 Løpenr.: 48349/2016 Klassering: Saksbehandler: Birgit Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget /2016 Østfold fylkeskommune - rekrutteringsstrategi - revidering Vedlegg 1 Rekrutteringsstrategi for Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Samfunnet er i endring og Østfold fylkeskommunes rammebetingelser endres; miljø- og klimautfordringer, sterkere fokus på brukerrettigheter, tilsyn og kontroll, krav om åpenhet. Dette endrer også kravet til kompetanse og betyr omstilling for Østfold fylkeskommune både for ledere og ansatte, både som tjenesteprodusent og samfunns-og regionalutvikler. Fylkeskommunen står foran en mulig regionreform og nye og endrede krav til fylkeskommunens tjenesteproduksjon tydeliggjøres bl.a. i høyere krav til miljø og klima på samferdselsområdet/kollektivtrafikk og i NOU 2015:8, Ludvigsensutvalgets anbefaling for framtiden skole. Det er derfor avgjørende å sikre at Østfold fylkeskommune har riktig kompetanse slik at våre oppgaver løses til det beste for Østfoldsamfunnet. Samtidig må vi sikre en organisasjon som er i stand til å håndtere fremtidige krav og utfordringer. Fylkesrådmannens vurdering På denne bakgrunnen vurderer fylkesrådmannen at det er behov for å revidere gjeldende rekrutteringsstrategi. Rekrutteringsstrategien er ikke ment å skulle fortelle hva den enkelte virksomhet, avdeling og ansatte skal gjennomføre i detalj, men den skal gi retning, angi kvalitetskrav og eksempler på tiltak. Gjennom forskning er det dokumentert at rekruttering er en av de viktigst oppgavene i enhver organisasjon. Fylkesrådmannens vurderer derfor at rekrutteringsarbeidet skal gjøres systematisk og følge evidensbaserte metoder i Østfold fylkeskommune. Det er de ansatte i fylkeskommunen, den kompetansen de representerer, som gir grunnlag For utvikling og måloppnåelse, både av det fylkeskommunale tjenestetilbudet og fylkeskommunen som regionalutviklings aktør. Det er derfor fylkesrådmannen vurdering at arbeidet med å tiltrekke, vurdere, velge ut og beholde de rette medarbeiderne er det viktigste suksesskriteriet for fylkeskommunen nå og i framtiden.

16 Rekrutteringsstrategien skal bidra til at vi øker antall kvalifiserte søkere til utlyste stillinger, opptrer profesjonelt og ensartet i alle rekrutteringsprosesser, både ved ekstern og intern rekruttering, og til at fylkeskommunen beholder ønsket kompetanse. Fylkesrådmannen vurderer løpende behovet for å utrede og eventuelt ta i bruk andre og nye tiltak som en del av rekrutteringsarbeidet, bl.a. utvikle introduksjonssamlingen til et program av lenger varighet og innføre obligatoriske sluttintervju. Et viktig element i dagens rekrutteringsarbeid er bruk av ulike tester som supplement til intervju og referanseintervju. Flere av HR-rådgiverne er pt sertifisert for å gjennomføre testing av søkere og med bakgrunn i de erfaringene vi har med dette verktøyet utarbeides en testpolitikk. Testpolitikken skal sikre rettferdig og lik bedømmelse av kandidatene som testes og gi fylkeskommunen/arbeidsgiver og kandidaten best mulig nytte av den. Videre vil fylkesrådmannen vurdere å utrede bruk av andre former for testing, for eksempel arbeidsprøver, prøveundervisning for lærere, caser og samarbeidsprøver. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Østfold fylkeskommunes rekrutteringsstrategi vedtas. Sarpsborg, 20. mai 2016 Birgit Hansen personaldirektør

17 Saksnr.: 2016/7855 Løpenr.: 48283/2016 Klassering: Saksbehandler: Birgit Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Hovedarbeidsmiljøutvalget /2016 Administrasjonsutvalget /2016 Retningslinje for ivaretakelse av arbeidstakere ved bemanningsendring/omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Retningslinje for ivaretakelse av arbeidstakere ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Retningslinjen ble sist revidert i Med tanke på de endringene fylkeskommunen står foran, særlig i forhold til behandlingen av Skolebruksplanen, er det enighet med arbeidstakerorganisasjonen om at retningslinjen revideres. Retningslinjen ble drøftet med arbeidstakerorganisasjonene jf. Hovedavtalen, 11. mai der flertallet av arbeidstakerorganisasjoner fremmer forslag om at punkt «Kompensasjon» i dagens retningslinje opprettholdes. Naturviterne viser til regionreformen og mener det er uheldig å fjerne denne ordningen, spesielt nå hvor vi står i en situasjon med forhandlinger om større regioner. Arbeidstakerorganisasjonene som organiserer pedagogene (Utdanningsforbundet, MFO, NSF, Tekna, LY, SL, Nito og NFF) foreslår i tillegg endringer/tillegg i følgende punkter: a) Tillegg pkt Skolens ledelse og tillitsvalgte skoleres i denne retningslinjen som deretter gjøres godt kjent blant de ansatte. b) Tillegg pkt : Når det gjelder de videregående skolene, skal lærernes kompetanse i hele skolen, der de p.t har sitt tjenestested, vurderes. Ved neddimensjonering/nedleggelse eller flytting av tilbud skal kompetanse og tjenesteansiennitet være utslagsgivende. Kompetansebehovet ved de berørte skoler må også vurderes. c) Tillegg pkt : 1) Omplassering til annet passende arbeid gis først til den av de overtallige med lengst tjenesteansiennitet ut fra hensynet til arbeidstakerens stillingsvern.

18 2) + definisjon av begrepet? 3) Hvis det ikke finnes annet passende arbeid, kan andre tiltak (som for eksempel kompetanseheving vurderes). d) Samt at siste setning i pkt. 1.3: «Det presiseres særskilt at retningslinjen gjelder for omplassering av uoppsigelige lærere» kan sløyfes i og med at retningslinjen gjelder alle ansatte som det står skrevet ovenfor. Fylkesrådmannens vurdering Først og fremst er det kontinuerlig behov for å kvalitetssikre slike retningslinjer ift. lov- og avtaleverk. Både for å sikre riktig innhold og for å sikre riktige henvisninger. Samtidig er det viktig å endre ordninger i tråd med de erfaringene vi kontinuerlig gjør i dette arbeidet og ikke å skape forventninger som arbeidsgiver ikke kan innfri. Dette er ivaretatt i revideringen. Videre er alle sitater fra lovverket fjernet, bare henvisningene står igjen i retningslinjen. Dette sikrer at vi til enhver tid henviser til korrekt lovtekst. Fylkesrådmannen har fjernet retningslinjen punkt om tilståelse av pendlerkompensasjon i sin helhet. Dette begrunnes med at ordningen gjelder forlenget reisevei og at godtgjøringen reguleres av kollektivtakstene med fratrekk av egenandel. Dette gir etter fylkesrådmannens vurdering ingen reell økonomisk støtte, og kan ikke sies å ha effekt for omstillings- og omplasseringsarbeidet i Østfold fylkeskommune. Det legges betydelig arbeid i å finne stillinger for omplassering så nært som mulig og uansett er det ikke lange reiseavstander i Østfold. Det er også fylkesrådmannens vurdering at en slik ordning er vanskelig å opprettholde både med tanke på at det nå innføres parkeringsavgift ved fylkeskommunal virksomheter og med tanke på krav til innsparinger og effektivisering. Når det gjelder regionreformen understreker fylkesrådmannen at denne retningslinjen gjelder for Østfold fylkeskommune slik vi fremstår i dag. Ingen av de ordningene vi har i dag i fylkeskommunen vil kunne automatisk videreføres i en eventuelt ny region. Det vil være helt andre forhold som skal ivaretas og det vil være helt andre parter som skal utvikle, drøfte og vedtak ordninger i en ny region. Videre er det lagt vekt på at retningslinjen er for hele fylkeskommunen og for alle yrkesgrupper, slik at så langt det har vært mulig er særlige forhold ikke omtalt. Erfaringen har også vist at ord og uttrykk har skapt forventninger hos ansatte som det ikke har vært mulig å innfri, disse er fjernet eller omarbeidet. Prosedyren for arbeidet med omorganisering, bemanningsendring og nedbemanning er også revidert. Vi har nå utarbeidet 2 prosedyrer; en som gjelder pedagogisk personell spesielt og der de særlige forhold er ivaretatt, og en prosedyre for andre ansatte. Retningslinjen og prosedyren legges ut i lederhåndbok og ansatthåndbok så snart den er vedtatt. Arbeidet med å skolere ledere og tillitsvalgte i retningslinjen vil bli sentralt framover. Fylkesrådmannen opprettholder vurderingen som begrunner at kompensasjon er fjernet. I forhold til de øvrige merknadene er fylkesrådmannens vurdering som følger: a) Skolering og informasjon reguleres ikke i retningslinjen, men fremgår av saksframlegg og forslag til innstilling. b) Retningslinjen gjelder for hele fylkeskommunen og for alle ansatte, særlige forhold som gjelder for pedagogene er lagt inn i prosedyren og ivaretas der. c) 1) Retningslinjen inneholder flere juridisk begrep som det ligger et særlig ansvar hos ledere og tillitsvalgte å forstå. Det er fylkesrådmannens vurdering av tillegget «ut fra

19 hensynet til arbeidstakerens stillingsvern» nødvendigvis ikke gjør dette avsnittet mer forståelig. 2) Retningslinjen inneholder flere juridisk begrep som det ligger et særlig ansvar hos ledere og tillitsvalgte å forstå og som det ikke er hensiktsmessig å definere nærmere i retningslinjene, bl.a. med tanke på muligheter for tolkninger. 3) Fylkesrådmannen imøtekommer delvis dette punktet og legger inn formuleringen «hvis det ikke finnes annet passende arbeid, kan andre tiltak vurderes». d) Det er etter fylkesrådmannens vurdering viktig å presisere at denne retningslinjene også gjelder de pedagogene som fortsatt har et utvidet stillingsvern. Erfaring har vist at denne gruppen ikke har denne forståelsen. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Vedlagte retningslinjen for ivaretakelse av arbeidstakere ved bemanningsendring, omorganisering og/eller nedbemanning i Østfold fylkeskommune, datert 6. juni 2016 vedtas. Fylkesrådmannen legger til rette for at ledere og tillitsvalgte skoleres i innhold og praktisering av retningslinjen. Sarpsborg, 12. mai 2016 Birgit Hansen personaldirektør

20 Saksnr.: 2016/8114 Løpenr.: 50293/2016 Klassering: Saksbehandler: Ann Cathrin Guldberg Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Hovedarbeidsmiljøutvalget /2016 Administrasjonsutvalget /2016 Østfold fylkeskommunes personalrapport for 2015 Vedlegg 1 Personalrapport 2015 Bakgrunn for saken Fylkesrådmannen oppsummerer som et ledd i årsrapporteringen status på personalområdet. Tidligere var dette basert på innspill og beskrivelser fra virksomhetene, mens det nå i større grad finnes datagrunnlag i fylkeskommunens elektroniske personalsystem. Datagrunnlaget er oppsummert i vedlagte personalrapport for Rapporten vil danne grunnlag for fylkesrådmannens strategiarbeid på HR-området, og videreutvikling av arbeidsgiverrollen. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Administrasjonsutvalget tar Østfold fylkeskommunes personalrapport for 2015 til orientering. Sarpsborg, 18. mai 2016 Birgit Hansen personaldirektør

21 Saksnr.: 2016/1155 Løpenr.: 55548/2016 Klassering: 031 Saksbehandler: Birgit Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Hovedarbeidsmiljøutvalget /2016 Administrasjonsutvalget /2016 Melding. Resultat av MTM (medarbeidertilfredshetsundersøkelse) for Østfold fylkeskommune 2016 Vedlegg Ingen. Bakgrunn for saken MTM (medarbeidertilfredshet-monitoring) ble innført i Østfold fylkeskommune i 2008, den gjennomføres hvert annet år og gir et solid grunnlag for å overvåke og utvikle arbeidsmiljøet i fylkeskommunen. Resultatet av årets medarbeidertilfredshetsundersøkelse foreligger nå og resultatet for Østfold fylkeskommune presentere med dette for Hovedarbeidsmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget. Fakta MTM bygger på et nordisk forskningsprosjekt QPS Nordiq. Dette sikrer bl.a. at vi måler de faktorene som er de mest relevante og viktig i arbeidsmiljøet og at spørsmålene som stilles er de beste til dette formålet. Videre gir dette oss sammenligningsgrunnlag med andre sammenlignbare arbeidsmiljøer i Norge. I øvrige veiledere og prosedyrer følges MTMen opp, bl.a. gjennom utarbeidet mal for medarbeidersamtaler i Østfold fylkeskommune. Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen vurderer MTMen som et svært nyttig verktøy for ledere på alle nivåer i Østfold fylkeskommune. Det er også svært positivt at svarprosenten er høy og har økt år for år. Svarprosenten i årets MTM er for hele fylkeskommunen på 90%. Fylkesrådmannens vurderer på denne bakgrunnen at resultatet fra tidligere år er fulgt opp på en god måte, høy svarprosent gjør også vi kan ha stor tillit til resultatet. Resultatene sendes fortløpende ut til lederne gjennom lederlinjen, dvs først fylkesrådmannen deretter fylkesdirektører, direktører/rektorer, utdanningsledere, fagledere og seksjonssjefer. Hver enhet «eier» sitt resultat. Før undersøkelsen sendes ut gjennomfører vi informasjonsmøter med ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten, og sammen med resultatrapporten følger det en veiledning

22 som gir lederne gode råd slik at rapportene blir lest på en riktig måte. Det følger også med maler for oppfølgingsarbeidet i de berørte personalgruppene. Videre har HAMU gitt sin tilslutning til at virksomheter som har røde eller dårlige skår på gitte faktorer skal følges opp spesielt fra fylkesrådmannen. HAMU har også sluttet seg til en oppfølgingspraksis som sikrer både fylkeshovedverneombudet, verneombudene på virksomhetene og AMUenes involvering i oppfølgingsarbeidet. Fylkesrådmannens forslag til vedtak Administrasjonsutvalget tar orienteringen om resultatet av fylkeskommunens MTM (medarbeidertilfredshetsundersøkelsen) til etterretning. Sarpsborg, 11. mai 2016 Birgit Hansen personaldirektør