TOPP BEREDSKAP I 17 DAGER ER DU KLAR?

Transkript

1 TOPP BEREDSKAP I 17 DAGER ER DU KLAR? SIKKERHETSDAGENE 2013, 23. OKTOBER ARRANGEMENTSSYKLUS Søkerfase Etablering Strategisk planlegging Operasjonell planlegging «Operational Readiness» Olympiske leker Demobilisering Tid 1

2 IOC OM «BEING OPERATIONAL» The state of preparedness for event readiness.. 3 NØKKELSPØRSMÅL Hva er vårt felles mentale bilde på hva arrangement er? Hva er de største risikoene? Og er de aksepterte? Hva vil det si å være operasjonell leder? Hvordan planlegger du for operasjonell drift? Hvordan sikrer du handlingsdyktighet i operasjonell drift? For både normal- og beredskapssituasjoner? 4 2

3 DU ER KLAR NÅR: VI HAR FELLES MENTALT BILDE PÅ ARRANGEMENTET GAMES COMPLEXITY 6 3

4 IT IS. 7 INTERESSENTER Utøvere Lagene Sponsorer Olympiske familie Media Frivillige Publikum IFs/NOCs 4

5 TENK DEG.. Det er 4 år til arrangementet. CEO Martin Kallen, UEFA 2012 Du har nå en ledergruppe på 8 personer. De har base i 2 land, kommer fra 4 ulike land, snakker 3 forskjellige språk, kun 1 har operativ erfaring. Hvordan sikrer vi et felles mentalt bilde på hva arrangementet er? 9 ACONAS TRE-ENIGHET Organisasjo n Fag System 5

6 TENK DEG. Date: , 17:00 Situation: Traffic accident The teams arrive in their buses at the venue; they have accepted a shorter warm-up time and agreed to start as scheduled. At the same time confirmed messages are received that one of the buses had fans from France and that a car involved in the accident had fans from England. There are both hurt and dead people. Contingency: 1. Which authorities are involved in such a situation and what are their roles? 1. How do they communicate with your? 2. Which is Euro s role and responsibility? Organization: 1. How does this affect you and what you are responsible for? 2. Which are the procedures to be followed? 3. What is your role in this situation? 4. What do you need to do? System: 1. Find the correct emergency procedure? 2. Log what is necessary due to your own area of responsibility? 3. Send appropriate messages 11 DU ER KLAR NÅR: VI FORSTÅR RISIKO PÅ SAMME MÅTE 6

7 TENK DEG.. Du oppfatter at du har ledere som har ulikt syn på risiko. Hva gjør du? 13 UTVIKLING OVER TID Early 1990 s Barcelona, Lillehammer u Mid 1990 s - Early 2000 s Atlanta, Manchester, Salt Lake u Recent Past Athens, Torino, Beijing, London u Insurance Brokerage Risk Control Risk Mitigation Kilde: Marsh 7

8 RISK REGISTER EKSEMPEL OPERASJONELLE RISIKO Competition delay/postponement/cancellation Severe weather pattern Threat or act of terrorism Unscheduled road closures - Interstate and non-interstate Major traffic accident involving Olympic constituency Significant reallocation of resources Venue evacuation Network failure - includes cellular, landline and radio Major power failure Sponsor product contamination.. ULIKE TYPER RISIKO Finansiell risiko Strategisk risiko Naturgitt risiko Operasjonell risiko 16 8

9 FAKKELSTAFETT BEIJING UTVIKLING EKSEMPEL FOTBALL- EM 2016 Empowerment??? 2012 Sterk strukturkapital 2008 Eksplisitt kunnskap 2004 Taus kunnskap 9

10 DU ER KLAR NÅR: JEG FORSTÅR HVA DET VIL SI Å VÆRE OPERASJONELL SOM LEDER ARRANGEMENTSSYKLUS Søkerfase Etablering Strategisk planlegging Operasjonell planlegging «Operational Readiness» Olympiske leker Demobilisering Tid 10

11 SOM INNEBÆRER.. Coordinate & cultivate Command & control 21 TENK DEG.. «En risiko vi har er at de forstår jo ikke hva det vil si å være operasjonell!» Petter Rønningen, COO Lillehammer 94 Klar dato når operasjonell organisasjon og ledelse gjelder fra Ansvar for og akseptert de tildelte ressurser Forstår og kjenner egen organisasjon Rapporterer to veier linje og fag Drillet i operativ ledelse av frivillige ressurser 22 11

12 DU BLIR KLAR NÅR: DU VET HVORDAN DU SKAL PLANLEGGE FOR OPERASJONELL DRIFT TENK DEG. Fraser Bullock, CEO Salt Lake 2002 Du har 70 ledere i nøkkelposisjoner. Hvordan sikrer du deg at dere er i takt i forberedelsene? 24 12

13 SALT LAKE CITY 2002 Testing and Quality Assurance Customer Experience Reviews Verify level of readiness and quality of level of preparations Venue Management Process Venue-driven organisation Getting Executive Management onboard Establishing Executive Roadmap Games Operations Team meetings Ensure clear roles and responsibilities Focus key plans and procedures Simulations and Test Events Train on key plans and procedures DU ER KLAR NÅR: DU HAR HANDLINGSDYKTIGHET TIL Å OPERERE I BÅDE NORMAL- OG BEREDSKAPSSITUASJONER 13

14 Krise Beredskap Avvik Min normale jobb OPERASJONELL TRENINGSPLAN 14

15 ACONAS 7-TRINNS MODELL Strategi Risikoanalyse Beredskapsplan Kunnskap/ferdighet Informasjons - innhenting Walkthrough Talkthrough Tabletop Simulering Full skala øvelse Arrangement TRAIN-THE-TRAINER KONTINUERLIG LÆRING 30 15

16 PASSIONATE PARTNER Maximising Potential acona.com 16