Innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF - revisjon 3.3

Transkript

1 Innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF - revisjon 3.3 Prosjektbeskrivelse Side 1 av 15 Sist oppdatert

2 Prosjekteier: Per Martin Knutsen Prosjektleder: Lars-Inge Ingebrigtsen Dato for godkjenning av prosjektbeskrivelse: Distribusjonsliste Styringsgruppen Foretaksledelsen Prosjektgruppen KVAM Foretakstillitsvalgte Hovedverneombud Helse Nord v/tor Arne Haug Endringslogg Versjon Dato Endring Hvem Oppretting av dokument Hallvard Karlsen Endring av dokumentbeskrivelse Hallvard Karlsen Div. endring organisering og tekst Bjørn Kjærstad Oppretting av feil Bjørn Kjærstad Endring av deltaker fra SSJ Bjørn Kjærstad Re-start av arbeidsgruppe Lars-Inge Ingebrigtsen Godkjenning av prosjekt Per Martin Knutsen Prosjektbeskrivelse Side 2 av 15 Sist oppdatert

3 Innhold 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Beskrivelse av nåsituasjonen Utfordringer og muligheter Forankring og historikk MÅL Fremtidsbilde for miljøledelse Mål for prosjektet Nytteeffekter og hvordan måle disse Leveranser AVGRENSNINGER OG FORUTSETNINGER PROSJEKTETS INTERESSENTER MILEPÆLER OG KOMMUNIKASJONSAKTIVITETER PROSJEKTORGANISERING OG ARBEIDSFORM Prosjektorganisering Arbeidsform og metode RISIKOVURDERING og STYRING STATUSRAPPORTERING PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER PROSJEKTAVSLUTNING RESSURSBEHOV SIGNATUR VEDLEGG Framdriftsplan Forslag til miljømål, handlingsplan og miljøindikatorer Prosjektbeskrivelse Side 3 av 15 Sist oppdatert

4 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Dette dokumentet skal avklare: Hvorfor prosjektet skal gjennomføres? Hva vi skal oppnå med prosjektet? Hvem som må delta og involveres? Hvordan prosjektet skal gjennomføres? Formålet med dokumentet er å forankre prosjektet hos prosjekteier/styringsgruppe, i prosjektgruppen og andre interessenter. Helgelandssykehuset HF har vedtatt at foretaket skal miljøsertifiseres etter ISO standarden. Innføringen av miljøledelse og miljøstyringssystemet vil blant annet bidra til: en bærekraftig utvikling redusere og forbedre avfallssorteringen forbedre omdømme opptre lovlydig redusere kostnader På nasjonalt nivå er det vedtatt at alle sykehus/helseforetak skal miljøsertifiseres. Arbeidet med sertifiseringen og etablering av miljøledelse skal være gjort innen Hva er miljøsertifisering etter ISO 14001? ISO er en internasjonal standard for oppbygging av miljøstyringssystemer. Den inneholder detaljerte krav til hvordan et miljøledelsessystem skal bygges opp. Kravet til kontinuerlig forbedring står sentralt. Miljøledelse er en kontinuerlig syklus av planlegging, gjennomføring, kontroll og forbedring for å sikre at foretaket oppnår en kontinuerlig forbedring av sin miljøpåvirkning. Standarden setter ikke konkrete krav om miljøprestasjon utenom oppfyllelse av lover og forskrifter knyttet til ytre miljø. Miljømål og handlingsplaner må foretaket selv formulere. Miljøledelse er et linjeansvar og det er avdelingslederne som har ansvar for at miljøledelse blir integrert i egen avdeling. Avdelingslederne har ansvar for at miljøstyringssystemet følges opp og driftes etter innføring. For å sikre en helhetlig og god innføring etableres det et eget prosjekt som skal legge til rette for at innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF og at foretaket kan sertifiseres i løpet av Prosjektbeskrivelse Side 4 av 15 Sist oppdatert

5 1.1 Beskrivelse av nåsituasjonen Beskrivelse av nåsituasjonen ved Helgelandssykehuset HF Det finnes flere elementer av dokumenter og håndbøker knyttet opp mot miljøaspektet. Disse er imidlertid ikke satt i sammenheng og er ikke utkommet av en overordnet miljøstrategi eller målsetting. Dette gjelder bl.a.: Avfallshåndbok HMS-datablad arkiv og beskrivelser Grunnlagsdata for rapportering til årsmeldinger og virksomhetsdokumenter for foretaket, eks: o Energi o Vann o Avfall Det finnes HMS-håndbok Det finnes rullerende planer for HMS-arbeid Det finnes HMS-dokumentasjon Innkjøpshåndbok Et av målene med prosjektet må være å få en helhetlig miljøledelse på systemnivå. Mange av disse dokumentene finnes i Helgelandssykehusets kvalitetssystem DOCMAP bl.annet HMS-håndbok og avfallshåndbok. Prosedyrer, rutiner og linker utarbeidet i dette prosjektet vil bli lagt dit, enten som egne dokumenter og prosedyrer, eller som en del av eksisterende prosedyrer/håndbøker. Parallelt med arbeidet i Helgelandssykehuset jobbes det med overordnede system og rutiner på Helse Nord nivå. System og rutiner som også vil gjelde for Helgelandssykehuset. 1.2 Utfordringer og muligheter Det er en tydelig sammenheng mellom ytre miljø og helse. Gjennom miljøarbeidet tar Helgelandssykehuset HF ansvar for å minimere den negative miljøpåvirkningen som sykehusdriften har. Miljøstyringssystemet vil gi en god oversikt over miljøutfordringene. Systemet vil også gi muligheten til å ligge i forkant av nye påbud og myndighetskrav noe som både gjør foretaket bedre rustet ved tilsyn, og for å unngå uforutsette utgifter. Eksempler på miljøarbeid som gir miljøforbedringer: o økt bruk av videokonferanser o bedre energistyring o økt grad av kildesortering o fase ut PVC og ftalater i medisinsk utstyr Prosjektbeskrivelse Side 5 av 15 Sist oppdatert

6 En av de store utfordringene når vi skal miljøsertifisere Helgelandssykehuset HF er hvordan man skal organisere arbeidet slik at miljøstyringssystemet blir enkelt å drifte og gir kontinuerlige miljøforbedringer. I dag rapporteres det inn parametre til virksomhetsrapportene. Ved å bruke dette rapporteringssystemet kan vi måle miljøarbeidet i etablerte systemer. Foretaksledelsen må ha overordna miljømål, handlingsplan, miljøindikatorer og rapporteringssystem. Det eksisterende Doc-map/HMS system gir muligheter for en god innføring og oppfølging av miljøstyringssystemet i organisasjonen. Avdelinger og poster må lage miljømål som støtter de overordna miljømålene. Ved å legge ytre miljø i Doc-map/HMS systemet vil det også kunne gi et økt fokus på HMS arbeidet generelt. Det planlegges på Helse Nord nivå etablering av nasjonal referansegruppe som vil veilede de lokale helseforetakene i forhold til erfaringer som de andre helseforetakene i landet har gjort. 1.3 Forankring og historikk Følgende krav og vedtak er bakgrunnen for oppstart av prosjektet: Helse- og omsorgsdepartementet: Krav om etablering av miljøledelse og miljøstyringssystem og påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO standarden. Det tas sikte på å innføre slike systemer ved alle sykehus innen utgangen av Arbeidet med miljøsertifiseringen er lagt til egen prosjektgruppe som skal koordinere arbeidet 2 MÅL 2.1 Fremtidsbilde for miljøledelse Helgelandssykehuset HF skal kontinuerlig jobbe med å forbedre sine miljøprestasjoner, og ligge forkant i forhold til nye myndighetskrav. 2.2 Mål for prosjektet Målet for prosjektet er å sikre innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF og miljøsertifisering i henhold til ISO standarden i løpet av Prosjektet vil samarbeide nært med Helse Nord og andre helseforetak om miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten. 2.3 Nytteeffekter og hvordan måle disse Forslag til fem overordnede miljømål i Helgelandssykehuset HF: 1. Ha miljøbevisste ansatte 2. Ha et klart bilde av miljøpåvirkningene i det ytre miljø 3. Redusere utslipp av miljøskadelige stoffer til jord, luft og vann 4. Redusere miljøpåvirkningen fra produkter 5. Redusere energiforbruket Prosjektbeskrivelse Side 6 av 15 Sist oppdatert

7 2.4 Leveranser Prosjektet har ansvar for at Helgelandssykehuset HF kan miljøsertifiseres innen Prosjektet skal Bistå avdelingene med miljøkartlegging, utforming av miljømål med tilhørende handlingsplan Utarbeide maler og prosedyrer til miljøstyringssystemet Utforme miljøindikatorer og rapporteringsform Implementere miljøstyringssystemet 3 AVGRENSNINGER OG FORUTSETNINGER For å få implementert miljøarbeidet må: - Foretaksledelsen gjennomfører miljøkartlegging, lage overordna miljømål, miljøindikatorer og handlingsplan. For å drive miljøprosjektet må: - Foretaksledelsen vedta en miljøpolicy De enkelte avdelinger skal: Miljøkartlegge og sette seg overordna miljømål med tilhørende handlingsplan, følge opp resultater og miljøavvik. For å lykkes er det viktig at enhetene avsetter tid til dette arbeidet. Ledere har en viktig rolle i oppfølging av miljømål og rapportering på måloppnåelse Alle ledere og medarbeidere må gjennomføre e- læringskurset ytre miljø Ha oversikt over myndighetskrav som angår ytre miljø Etablere miljøkoordinatorer på avdelings- og seksjonsnivå Synliggjøre og dokumentere punktene over på et lett tilgjengelig sted (eks. intranett) Intern service og regnskap må bidra med kildedata til miljøindikatorer og til rette legge for miljørapportering. Prosjektgruppa skal bistå i innføringsfasen, men skal ikke ha ansvaret for å følge opp hvert enkelt miljømål i etterkant. 4 PROSJEKTETS INTERESSENTER Noen avdelinger vil ha en spesielt viktig rolle i miljøarbeidet fordi de påvirker miljøprestasjonen til hele helseforetaket. Det er for eksempel teknisk avdeling som styrer energiforbruket, Prosjektbeskrivelse Side 7 av 15 Sist oppdatert

8 byggprosjektleder som står for nybygg og ombygging, innkjøp som kjøper inn varer og tjenester, og intern service som håndterer avfallet. Andre avdelinger som f.eks LAB, OPR, ANESTESI, og MEDISIN benytter bl.a kjemikalier, og produserer risikoavfall i varierende grad. Miljøsertifisering krever en bred involvering i foretaket, der engasjement hos ledelse og medarbeidere i alle nivå er viktig for å lykkes i implementering av miljøstyringssystemet. 5 MILEPÆLER OG KOMMUNIKASJONSAKTIVITETER Prosjektets milepæler oppsummeres i tabellen under. Nr Milepæl/aktivitet Start Slutt M1 Når prosjektbeskrivelsen er utarbeidet og godkjent April 2011 Mai 2011 M2 Når Miljøstyringssystemene er godkjent Juni 2011 Jan 2012 M3 Når skjema for miljøkartlegging er utarbeidet. April 2011 Mai 2011 M4 Kartlegging av miljøfaktorer på alle tre enhetene Mai M5 Når miljøstyringssystemer er innført Mosjøen, SSJ og Mo Sept 2011 Juni 2012 M6 Når revisjon av systemet er gjennomført og godkjent Juni M7 Når ledelsen har gjennomgått og godkjent systemet M8 Når presertifisering er søkt gjennomgått og godkjent M9 Når sertifisering er søkt, gjennomgått og foreligger M9.1 Overstående datoer prolongeres i henhold til re-start av prosjektet M10 Re-Start av prosjektet M11 Prosjektbeskrivelse versjon 3.3 godkjent av foretaksdirektør I tillegg skal systemet legges frem for Foretaksledelsen for revisjon hver 3 mnd under fremdriften. Prosjektgruppa utarbeider en informasjonsplan. Prosjektbeskrivelse Side 8 av 15 Sist oppdatert

9 6 PROSJEKTORGANISERING OG ARBEIDSFORM 6.1 Prosjektorganisering Prosjektet organiseres med prosjektgruppe og prosjekteier. Oversikt over prosjektorganiseringen er gitt i tabellen under. Rolle Navn Tilhørighet Prosjekteier Per Martin Knutsen Styringsgruppe Foretaksledelsen Prosjektgruppe: Prosjektleder Lars-Inge Ingebrigtsen Rådgiver Sandnessjøen Prosjektdeltaker Bjørn Kjærstad Avdelingssjef Intern Service Mosjøen Prosjektdeltaker Tor Robert Barth-Heyerdahl Avdelingssjef Intern Service Sandnessjøen Prosjektdeltaker Vidar Smalås Avdelingssjef intern Service Mo i Rana Prosjektdeltaker Berit Fossland Farmasøyt Mosjøen/Sandnessjøen Prosjektdeltaker Bente Karin Jensen Smittevernrådgiver Prosjektdeltaker Tor Magnus Molund Foretakshovedverneombud Ledelsens representant Per Martin Knutsen Styringsgruppe har ansvar for å: Godkjenne prosjektets beskrivelse og omfang Behandle og godkjenne endringer i prosjektets omfang Godkjenne prosjektets resultater ved hver milepæl, og ta de nødvendige beslutninger i prosjektet Sørge for at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet Bidra til å forankre prosjektets leveranser i organisasjonen Sørge for at ansvaret for realiseringen av nytteeffekter blir overført til ansvarlige i linjen ved prosjektets avslutning Prosjektgruppen har ansvar for å: Bidra i utarbeidelsen av alle leveranser, inkludert kvalitetssikring av disse Representere sine enheter og ivareta dialogen med disse underveis i prosjektgjennomføringen Være aktive i innføringen av prosjektets leveranser og i realiseringen av nytteeffekter Prosjektleders ansvar er å: Lede prosjektet og prosjektgruppen Styre fremdrift, inkl. statusrapportering til og forankring hos prosjekteier/styringsgruppen Prosjektbeskrivelse Side 9 av 15 Sist oppdatert

10 Tilføre nødvendig metodikk og kompetanse i prosessen Følge opp at prosjektmedlemmer leverer som avtalt, og gjøre dem i stand til å forankre prosjektet og leveransene i sine enheter Kvalitetssikre prosjektets leveranser Utarbeide plan for realisering av nytteeffekter, inkl. forankring av valgte indikatorer i linjen Løpende dialog med referansegruppe Referansegruppe Innkjøp Farmasøyt deltar også i prosjektgruppe Personalavdeling Ledergruppen i Mosjøen, Sandnessjøen og Mo i Rana Kvalitetsleder- systemansvarlig DocMap 6.2 Arbeidsform og metode Framdriftsplanen vil være styrende for aktivitetene og prosessen i prosjektet. Prosjektgruppen utarbeider maler og kommer med forslag til overordna miljømål, med tilhørende handlingsplaner og miljøindikatorer, samt forslag til rapporteringssystem. 7 RISIKOVURDERING og STYRING Forankring i ledelsen er avgjørende for at miljøarbeidet skal lykkes, videre må det etterspørres og synliggjøres. Det er viktig med opplæring i de nye elementene som kommer i DocMap/HMS systemet samt forståelsen for helhetstenkningen i miljøstyringssystemet. Miljøstyringssystemet må brukes i linjen i den daglige driften, hvis ikke dette blir gjort vil miljøprestasjonen til foretaket bli minimal. Det må avsettes tid til opplæring og gjennomføring av arbeidet i foretaket. De overordnede miljømålene og indikatorene må etterspørres av ledelsen (eks. virksomhetsrapporten). Det bør derfor etableres et enkelt rapporteringssystem som samler miljøprestasjonen til foretaket som helhet. 8 STATUSRAPPORTERING Statusrapporter utarbeides jevnlig etter avtale med prosjekteier/styringsgruppen 9 PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektet har ansvar for å etablere og oppdatere prosjektarkivet. Prosjektarkivet skal inneholde: Prosjektbeskrivelse (alle versjoner) Fremdriftsplan (alle versjoner) Prosjektbeskrivelse Side 10 av 15 Sist oppdatert

11 Leveransedokumenter Møteinnkallinger og møtereferat Statusrapporter til prosjekteier/styringsgruppen Sluttrapport Følgende to dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring ved at de godkjennes av styringsgruppen: Prosjektbeskrivelse inkl milepæler Leveranser 10 PROSJEKTAVSLUTNING Prosjektet avsluttes når hele Helgelandssykehuset HF er miljøsertifisert etter ISO standarden. 11 RESSURSBEHOV Arbeidsgruppen har et estimert ressursbehov på: 0,6 årsverk i oppstartsfasen 1,6 årsverk i gjennomføringsfasen 0,8 årsverk i driftsfasen etter godkjenning Reisekostnader og materiell ca. kr ,-. Sertifiseringskostnader: - Utgifter til prerevisjon (Nemko) beløper seg til kr pluss reise i og med at alle enheter skal besøkes kan reiseutgiftene bli mellom Utgifter til Sertifiseringsrevisjonen (Nemko) er kr pluss reise. - I tillegg bør det settes av ca til innleie av ekstern konsulenthjelp i skrivende stund er det ikke avklart om vi trenger dette. - Lønn til prosjektmedarbeidere, reiseutgifter og andre etableringskostnader dekkes av de enkelte sykehusene. - Deltakelse i eventuelle nasjonale arbeidsgrupper dekkes av prosjekteier - Miljøkoordinator bør vurderes som fast del av eller som ny stilling i foretaket 12 SIGNATUR Prosjektbeskrivelsen er gjennomgått og godkjent av prosjekteier Prosjektbeskrivelse Side 11 av 15 Sist oppdatert

12 13 VEDLEGG 13.1 Framdriftsplan Dato Deltakere Tema (overordnet, tentativ) Prosjekteier/ Godkjenning av forslag til prosjektbeskrivelse styringsgruppen Prosjektgruppen Gi innspill til forslag til nåsituasjonsbeskrivelse 13.2 Forslag til miljøpolitikk, mandat, miljømål, handlingsplan og miljøindikatorer Miljøpolitikk Helgelandssykehuset er en samfunnsansvarlig organisasjon som ønsker å bidra til å minimalisere negative miljøpåvirkninger lokalt, regionalt og globalt. Mandat Prosjektgruppen skal utarbeide forslag til miljømål, handlingsplan og foreslå tiltak for godkjenning i henhold til miljøstyringssystemet NS-EN ISO 14001:2004. Prosjektgruppen skal jobbe mot det mål at Helgelandssykehuset blir godkjent i henhold til NS-EN ISO 14001:2004. Godkjenningen skal være ferdig i henhold til nasjonal plan innen Prosjektgruppen skal se til at det utarbeides nødvendige prosedyrer for miljøhåndtering. Prosedyrer skal så langt det er mulig samstemmes med nasjonale prosedyrer og prosedyrer vedtatt på Helse Nord RHF nivå. Miljømål Det foreligger mange områder innenfor miljøsatsning. De målene som er listet opp her er ikke utfyllende, men indikerer en start på det arbeidet som prosjektgruppen ønsker å begynne med. Miljømålene er felles for hele Helgelandssykehuset. Miljømålene er ikke prioritert, men først ut er fokus på avfall. De øvrige områdene startes deretter opp løpende, men ikke nødvendigvis i den rekkefølge de er medtatt her o Avfall Helgelandssykehuset HF skal kartlegge avfallsmengden og sorteringsgrad på hele HF, på hver enhet, og så langt det er mulig identifisere hvor avfall Prosjektbeskrivelse Side 12 av 15 Sist oppdatert

13 oppstår og produseres. Det skal lages en tabell/oversikt over avfallstype og mengde. Mål: Status for avfallstyper og mengde skal forligge innen Sorteringsgrad skal økes med 5 % Antall fraksjoner skal økes der det er mulig Det skal lages en avfallsplan som sier noe om hvilke fraksjoner vi sorterer etter. o Leverandører av renovasjonstjenester må dokumentere at avfallet blir endelig deponert som sortert hos oss Redusere kontoravfall (papir) med 10% o Tiltak: follow me print o Dobbeltsidig utskrift o Sort/hvitt som std Det skal innføres og tilrettelegges for kildesortering etter optibag systemet også ute på alle avdelinger i Helgelandssykehuset. Dette gjøres etter tilpasset modell fra SSJ. Avfallshåndboken skal revideres slik at den beskriver de reelle forholdene på sykehusenhetene. Dette gjøres med mal i Avfallshåndbok for Helse Nord som er utarbeidet av den regionale Miljøgruppa. Evt nye rutiner og prosedyrer/skjemaer utarbeides og legges i DOCMAP o Alle i prosjektgruppen samt referansegruppe vil delta i utarbeiding av prosedyrer i henhold til profesjon o Energi Helgelandssykehuset HF skal kartlegge energiforbruket totalt i HF, på hver sykehusenhet, og så langt det er hensiktsmessig identifisere hvor forbruk oppstår. Dette skal spesifiseres i forbruk etter energibærer. Grunnvarme Fjernvarme EL Olje Evt. MÅL: Redusere energiforbruket med 5% Tiltak: o Innføre EnergiOvervåkningsSystem (EOS). Dette gjør oss i stand til å identifisere hvor forbrukerne er, størrelse på disse, og raskt kunne identifisere unormale tilstander og avvik. o Identifisere de minst effektive energiforbrukerne og planlegge utskiftning/utbedring av disse, eller igangsette tiltak som sparer energi. Etterisolering av bygg Etterisolering av rør Vinduer Prosjektbeskrivelse Side 13 av 15 Sist oppdatert

14 Ventilasjonsanlegg Større grad av gjenvinning. o Kartlegge og eventuelt vurdere/anbefale større grad av styring og automatisering av anlegg (SD-anlegg) Sykehusene har gamle og lite hensiktsmessige SD anlegg og disse er lite utbygd o Vannforbruk: Helgelandssykehuset HF skal kartlegge vannforbruket totalt i HF, på hver sykehusenhet, og så langt det er hensiktsmessig identifisere hvor forbruk oppstår. Mål: o Redusere vannforbruket med 5 % o Tiltak: Innføre sparedusjer Identifisere lekkasjer Prioritere reparasjon og utbedring av lekkasjer Vannkjølere på typiske tappesteder der folk lar vannet stå å renne for å få det kaldt. Kartlegge og vurdere om noe vann kan brukes to ganger Kan vann som brukes til f.eks kjøling styres og brukes flere ganger o Legemidler: HF skal ha et system som kartlegger, identifiserer og har kontroll på forbruk og retur\kassaksjon av legemidler. Hyppigere oppdatering av basislister og bedre etterlevelse av rutiner som sikrer effektive og fornuftige basislister. (bl.a. bruke innkjøpsstatistikk fra leverende apotek som hjelpemiddel) Unngå unødvendige dobbeltlager ved sjeldne og kostbare legemidler. Dette bør gjøres både på avdelingsnivå og på tvers av sykehusene. (NB! Der det er faglig forsvarlig). Minst mulig retur\kassaksjon av legemidler: - Rullering av legemidler som har dårlig holdbarhet. Dette kan gjøres både på avdelingsnivå og på tvers av sykehusene. o Mat og Catering: Her finnes det MYE i forhold til miljøvennlig mat. Målsetning kan være i første omgang f.eks å kartlegge hva man kan tilby av økologisk mat på våre kjøkken og kantiner Reduksjon av svinn! (Også en stor kostnad!!!) Prosjektbeskrivelse Side 14 av 15 Sist oppdatert

15 o Kjemikalier og stoffkartotek. HF skal ha et system som ivaretar kartlegging og dokumentere forekomsten av kjemikalier i Helgelandssykehuset. Dette skal sikre at arbeidstakernes sikkerhet og helse beskyttes mot fare som oppstår eller kan oppstå på grunn av kjemikalier i virksomheten Mål: Datablad/verneblad skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i avdelingene. Hvordan: Lære opp alle avdelingsledere til å mestre eco-online som verktøy. Avdelingsleder skal registrere alle kjemiske stoffer og oppdatere data/verneblad med ny informasjon fra Eco -online. Oppdateringer følger årshjulet i Helgelandssykehuset. Prosjektbeskrivelse Side 15 av 15 Sist oppdatert