MØTEINNKALLING Avdelingsstyret ved Avdeling for sykepleierutdanning

Transkript

1 Dato: Arkiv: 2015/01253 MØTEINNKALLING Avdelingsstyret ved Avdeling for sykepleierutdanning Møtedato: Tid: Kl.09:00 11:00 Sted: Øya Helsehus, 7.etg., møterom 1. Deltakere: Rolf Windspoll (styreleder) Ingeborg O. Kamsvåg Leena Stenkløv, Marit Gjemdal Astrid Bjørnerheim Hynne Hans Hadders Raija Dahlø Signe Valsø Jan Niklas Mentzen (SU) Arve Nubdal Kopi andre: Torger Aarvaag, Torunn H. Nøst, Ola Bratås, Mary-Elizabeth B. Eilertsen, Ingvild Aune, Geir-Tore Stensvik, Tillitsvalgte, Ansatte Referent: Toril Havn Sæther Forfall må meldes til avdelingen så snart som mulig til Toril Havn Sæther Saksliste: Sak: nr/år Sak: Ansvarlig: A-sak 8/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden A-sak 9/2015 HiST 2020 utredning av ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP A-sak 10/2015 Dekan orienterer A-sak 11/2015 Eventuelt A-sak 12/2015 Godkjenning av protokoll Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Mauritz Hansens gt. 2 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

2 A-sak 8/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: «Avdelingsstyret godkjenner innkalling og dagsorden.» A-sak 9/2015 HIST 2020 utredning av ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP Dokumenter: 3 saksnotat rapport vedlegg Forslag til vedtak: «Avdelingsstyret ved Avdeling for sykepleierutdanning slutter seg til Utredningsgruppas rapport.» A-sak 12/2015 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak: «Avdelingsstyret godkjenner protokoll fra avdelingsstyrets møte » HIST, ASP Ingeborg O. Kamsvåg

3 Dato: Arkiv: 2015/01253 SAKSNOTAT Til: Avdelingsstyret Fra: Fungerende dekan Møtedato: 10.april 2015 Saksbehandler: Odd Meland A-sak: 9/2015 HiST 2020 utredning av ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP Dokumenter: 3 Dokumenter: 3 Saksnotat Utredningsgruppas rapport om ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP Vedlegg til Utredningsgruppas rapport: Organisering av studentutveksling i nytt fakultet Forslag til vedtak: «Avdelingsstyret ved Avdeling for sykepleierutdanning slutter seg til Utredningsgruppas rapport.» HiST 2020 utredning av ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP Utredningsgruppa for HiST2020 AHS-ASP har nå levert sin rapport til styringsgruppa. Rapporten skal behandles i høgskolestyrets møte i juni Rapporten legges med dette frem for Avdelingsstyret for diskusjon.

4 hist.no HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG Rapport - utredning av fakultet- og instituttstruktur for nytt fakultet (sammenslått AHS ASP) rapport til styringsgruppa

5 Rapport - utredning av fakultet- og instituttstruktur for nytt fakultet (sammenslått AHS ASP) rapport til styringsgruppa hist.no Innholdsfortegnelse 1. Kort om organisering av rapporten s.3 2. Utredningsgruppens konklusjoner oppsummert s.3 3. Bakgrunn HiST2020 Utredning av ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP s.4 4. Utredningsgruppens medlemmer s.5 5. Gjennomføring av utredningen s.6 6. Oppdraget fra rektor utredningsgruppens konklusjoner s Rammer for faglige aktiviteter; fakultets- og instituttstruktur s Lederstruktur ved fakultet og institutt s Ivaretakelse av utdanningsprogrammene s Innretning av administrativ støtte fra dekanens administrative stab, herunder ordninger for personal- og økonomiansvar ved fakultetet. Studieadministrativ støttefunksjon inkludert kontaktpunkt for studenter s Ivaretakelse av FoU s FoUI-utvalg s Oppretting av fakultetets studiekvalitetsutvalg (F-SKU) s Modell over helheten i nytt fakultet s Fakultet og institutt navn s Nedsatte arbeidsgrupper s harmonisering av arbeidsplaner s Organisering av studentutveksling i nytt fakultet s Kort om prosessen videre s Konstituering av instituttledere s Organisering av dekanens administrative stab implementering s Etablere felles planer, retningslinjer og tilsvarende s.19

6 hist.no 1. Kort om organisering av rapporten Vi oppsummerer utredningsgruppas konklusjoner først i rapporten. Vi tar deretter inn bakgrunnen for oppdraget; HiST2020 gjennom HS-sakene og rektors brev til avdelingene. Utredningsgruppa og prosessen knyttet til arbeidet beskrives kort, før vi går inn på det enkelte punkt i oppdraget. Vi legger inn tre figurer i rapporten, som viser henholdsvis fakultets- og instituttstruktur samt innsatsområder og senter i avdelingen i dag, struktur for administrative tjenester og en figur som viser hvordan de administrative tjenestene knyttes både til fakultets- og til institutt-nivå. Rapporten er på et relativt overordnet nivå. Dette har vært viktig både for å ivareta behovet for at (konstituerte) instituttledere skal ha muligheten til fleksibel og detaljert utforming av ledelsesfunksjoner innenfor hvert institutt når ledelse er på plass, men også fordi etableringen av nytt fakultet er så pass krevende at det rent tidsmessig ikke har vært tid til større detaljering. Strukturen som legges må også kunne gi rom for justeringer underveis i perioden inntil HiST er en del av NTNU. Sist i rapporten går vi kort gjennom oppgaver som ligger utenfor utredningsgruppens mandat, men som videre- og fullføres i prosessen med å etablere et nytt fakultet fra Innspill som er mottatt underveis i prosessen er vurdert og er en del av konklusjonene i rapporten i sin helhet der de er tatt til følge. 2. Utredningsgruppens konklusjoner - oppsummert Utredningsgruppen har konkludert på områdene i rektors bestilling for etablering av nytt fakultet: Fakultet for helse og velferd vil bestå av 3 institutt; o Institutt for velferdsfag (Ba barnevernspedagogutdanning, sosionomutdanning, vernepleierutdanning samt yrkesfaglærerutdanning (felles grad med NTNU)), o Institutt for helsefag (Ba audioglogiutdanning, ergoterapeututdanning, fysioterapeututdanning, radiografutdanning) og o Institutt for sykepleiefag (Ba sykepleierutdanning). Alle tre institutt vil ha videreutdanninger, men pr i dag vil hovedvekten av videreutdanningsporteføljen være knyttet til institutt for sykepleiefag. Master i henholdsvis barnevern og i psykisk helsearbeid legges til Institutt for velferdsfag, mens master i henholdsvis medisinsk MR-avbildning og i aktivitet og bevegelse legges til Institutt for helsefag. Instituttene skal også huse forskningen som gjøres ved fakultetet og instituttene ved at alle vitenskapelig ansatte som hovedregel er ansatt ved ett av instituttene. Figur 1 viser strukturen for fakultet, institutt og sentere og innsatsområder slik de er i dag. Fakultetet vil ledes av dekan og to prodekaner for henholdsvis utdanning og for FoU, innovasjon og samfunnskontakt. Instituttlederne (3) vil sammen med dekan og prodekaner utgjøre fakultetets ledergruppe. Fokus på strategisk ledelse. 3

7 Hvert institutt vil ha en instituttleder og en nestleder som vil ivareta oppgaver for hele instituttet. I tillegg stilles det en 100 % ledelsesressurs tilgjengelig for hvert institutt. Instituttledelsen utformer hvordan denne skal brukes blant annet for å ivareta daglig drift. Et programutvalg for hvert utdanningsprogram (videreutdanninger utgjør ett programområde) vil etableres og videreutvikles. Etableringen av programutvalg og bruk av ledelseressursen er en sentral oppgave for dekan og konstituterte institutt- og nestledere, og må være på plass før avslutning av vårsemesteret. Strukturen skal legge til rette for økt FoU-aktivitet, økt publisering, større fokus på innovasjon, synergier, faglig samarbeid både innad og mellom institutt og fakultet og ut over fakultetet. Organiseringen skal blant annet frigjøre ressurser slik at dette er mulig. Fakultetet vil opprette et nytt FoUI-utvalg på fakultetsnivå. Innsatsområder vil måtte gjennomgås og med mål om redusert antall. Dette er et viktig tema i ny strategisk plan som vil utvikles for det nye fakultetet. FoUI styrkes også ved at det opprettes egen prodekan med ansvar for området. Administrativt personale organiseres i linje under dekan; dekanens administrative stab. Figuren i 6.4 viser hvordan studieadministrativ støtte skal knyttes nærmere utdanning/institutt, og med studiesenter (servicepunkt for studenter) på studiestedene Øya og Tungasletta. Figuren viser først og fremst strukturen for organiseringen. Prosessene knyttet til beskrivelse av funksjonsområder, dimensjonering, samordning og drifting vil forsette videre. Administrativ innretning må sees sterkere i sammenheng med faglig virksomhet. Utredningsgruppens nedsatte arbeidsgrupper: o Harmonisering av arbeidsplaner rapport leveres til 1.april og legges ved rapporten. o Innretning for studentmobilitet i nytt fakultet; Se vedlagte rapport med konklusjoner. Arbeidet med å legge til rette for implementering av endringer og sikre drift ved studiestart fortsetter også etter at rapporten er innlevert. Dette inkluderer konstituering av ledere, endring av administrasjonen, gjennomgang av endringer av nødvendige dokumenter. Skisseres kort i punkt 8. Det er tidligere nedsatt en arbeidsgruppe som har sett på faglig nivå, krav til bacheloroppgaver og utbyttebeskrivelser knyttet til bacheloroppgavene ved utdanningene ved avdelingene. Gruppen har avgitt sin rapport. Rapporten er et viktig bidrag inn i harmonisering og kvalitetsutvikling i nytt fakultet. hist.no 3. Bakgrunn - HiST 2020 utredning av ny institutt- og lederstruktur i nytt fakultet AHS/ASP Høgskolestyret har i HS-V-03/13 og HS-V-21/14 vedtatt prosjektet HiST2020 sitt mandat, prosjektorganisering, framdriftsplan, føringer og behov for utredningsarbeid for organiseringen av fakultet og institutter. Utredningsarbeidet er relatert til dette, og Høgskolestyret fatter vedtak i prosjektet HiST2020 i juni Utredningsgruppen ved ASP-AHS har nå ferdigstilt sitt arbeid i henhold til mandatet. Utredningsgruppens mandat Mål og føringer for fakultetsutredningene (HS-V-21/14): a. Alle fakultet organiseres i ny instituttstruktur med virkning fra

8 b. Det skal etableres en robust instituttstruktur ved samtlige fakultet på basis av faglige synergier og profesjonssamarbeid. c. Det tas sikte på å etablere en struktur med betydelig færre grunnenheter enn det som er tilfelle i dag. d. HiST skal prioritere ressurser til faglig aktivitet. e. HiST skal øke sin FoU-aktivitet og samtlige institutt skal bidra til økt publisering. f. Administrasjonen ved fakultetet gir støtte til fakultetet så vel som til fakultetets institutter. g. Utredningsarbeidet ved hvert fakultet ledes av dekan (med representasjon fra studenter, tilsatte og tjenestemannsorganisasjonene), og med ledergruppa ved HiST som styringsgruppe. h. Utredningen skal foreslå instituttenes arbeids- og ansvarsområder, samt: a. Navngiving av fakultetet/instituttene b. Lederstruktur ved fakultet/institutter c. I dag har to avdelinger prøveordning med prodekan. Vurdering av behovet for prodekaner ved de nye fakultetene bør være en naturlig del av utredningen. d. Hvordan ansvaret for de enkelte studieprogram ivaretas (for eksempel gjennom studiekoordinatorer/studieprogramutvalg) e. Forsknings- og utviklingsansvar. hist.no Forslag til fakultetenes instituttstruktur/lederstruktur fremmes for høgskolestyret i juni I tillegg ønsker rektor å påpeke følgende: 1. Utredningene skal i hovedsak omhandle: struktur for fakultetenes faglige aktiviteter samt lederstruktur ved fakultetene, herunder instituttstrukturarbeids- og ansvarsfordeling for fakultetets faglige aktiviteter og ordninger for personal- og økonomiansvar ved fakultetene 2. Rektor ønsker at det skal etableres en langt større grad av likhet mellom fakultetene når det gjelder organisasjons- og lederstruktur samt internfordeling av ansvar og oppgaver. 3. Rektor ønsker en tydeligere fagorientert instituttstruktur 4. Rektor ønsker at fakultetene får en instituttstruktur hvor faglig ressurser utnyttes på tvers av instituttene til undervisning, forskning og formidling. 5. I tillegg til styrets føring om forslag til navngiving til fakulteter og institutter, ber rektor om forslag på både norske og engelske navn, samt forkortelser. 6. Administrative funksjoner og tjenester vil bli utredet i et egne utredninger i henhold til HSvedtakets del 3a og 3b. 7. Revisjon av avdelingsstyrets reglement vil skje parallelt i en egen utredning/prosess Avdelingene bes innledningsvis om å prioritere arbeidet med punkt 1a og 1b, der føringene som er lagt til grunn i styrevedtaket, innbefattet potensiale for faglige synergier tillegges vekt. For å ivareta ønske om at det etableres en større likhet mellom de ulike fakultet og institutt, spesielt på områder nevnt under punkt 1c, vil rektor sammen med styringsgruppa bidra til koordinering av arbeidet. 4. Utredningsgruppens medlemmer Ledere: Dekan Solrun Johanne Valen (AHS) og fungerende dekan Ingeborg Olaug Kamsvåg (ASP) i samråd Utredningsgruppens medlemmer: Førsteamanuensis Sigrid Nakrem med Høgskolelektor Bjørg Aglen som vara, representant fra tjenestemannsorganisasjonene ved ASP. Fra : Høgskolelektor Vesna Forbergskog. Førsteamanuensis Ann-Katrin Stensdotter, representant fra tjenestemannsorganisasjonene ved AHS Førstelektor Toril Forbord, vitenskapelig ansatt ASP 5

9 Høgskolelektor Jan Harry Størksen, vitenskapelig ansatt AHS SU-leder og studentrepresentant AHS Erle Skånøy Medlem i SU og studentrepresentant ASP Marte Irene Amundsen, Jan-Niklas Mentzen, SU-leder ved ASP har møtt på ett av møtene Seniorkonsulent Odd Meland, sekretær for gruppen Seniorrådgiver Vigdis Kristiansen, sekretær for gruppen hist.no 5. Gjennomføring av utredningen Utredningsgruppa har gjennomført 13 møter i tidsrommet (se referater FoU-utvalgene ved begge avdelingene samt lederne av tre satsingsområder ved ASP ble invitert til møtet Økonomidirektør og økonomimedarbeidere ved ASP og AHS var invitert til møtet , og studiekoordinatorene ved begge avdelingene til møtet Felles styreseminar for avdelingsstyrene ved ASP og AHS ble avholdt Inviterte i tillegg til avdelingsstyrene var studieledere ved de to avdelingene, samt utredningsgruppens medlemmer. Ved begge avdelingene er nytt fakultet tatt opp, orientert om og diskutert på flere møter (personalmøter, lærermøter, frokostmøtet). Utredningsgruppa inviterte til navnekonkurranse. Forslaget til navnet som nå er konkludert kom på det felles styreseminaret Referater, modeller og innspill er lagt ut på nettsidene Innspill er publisert (samtykket) og diskutert i utredningsgruppen. Også andre innspill som ikke er publisert er diskutert og har bidratt til konklusjonene slik de framkommer i rapporten. To arbeidsgrupper er nedsatt (Studentmobilitet og Arbeidsplaner). Rapporter fra begge gruppene vedlegges rapporten til styringsgruppa. I tillegg har studiekoordinatorene ved de to avdelingene utformet et felles forslag til struktur for studieadministrasjonen på institutt- og fakultetsnivå. 6. Oppdraget fra rektor utredningsgruppens konklusjoner Rektors brev og Høgskolestyresak 21/14 gir føringer og rammer for utredningsgruppens arbeid. Vi har organisert rapporten og utredningsgruppens konklusjoner i henhold til disse: 6.1 Rammer for faglige aktiviteter; fakultets- og instituttstruktur Behovet for robuste fagmiljøer, betydelig færre grunnenheter enn hva de to avdelingene har organisert i dag og der ressurser til faglig aktivitet er prioritert er sentrale føringer i fakultets- og instituttstrukturen. Strukturen skal legge til rette for økt FoU-aktivitet, større fokus på innovasjon, synergier, faglig samarbeid både innad og mellom institutt og fakultet og ut over fakultetet. På bakgrunn av diskusjoner og innspill har utredningsgruppen konkludert med fakultets- og instituttstruktur slik den framkommer i figur 1. Før konklusjonen ble trukket, har utredningsgruppen vurdert fakultets- og instituttorganiseringen ved flere 6

10 utdanningsinstitusjoner (se referat fra møte ), og kontaktet disse for en kort oversikt over oppgave- og ansvarsfordelingen knyttet til organiseringen. hist.no Da instituttinndelingen skulle fastsettes, var det naturlig å legge to forhold til grunn. Det ene var faglig slektskap og det andre var en relativt lik størrelse og fordeling av forskningskompetanse. De tre instituttene som utredningsgruppa har foreslått er store. Hvis en kun ser på hensynet til kontrollspenn for leder, vil det være flere argumenter som taler for en modell med 4 eller 5 institutter. Utredningsgruppa fant imidlertid ikke en hensiktsmessig fordeling av utdanningsporteføljen som la til rette for en slik alterativ instituttstruktur. Flere modeller ble lagt fram i utredningsgruppen før konklusjon. Gruppa fikk flere innspill med argumenter for å la videreutdanning og master i psykisk helsearbeid bli plassert i institutt for sykepleiefag. Når gruppa har valgt ikke å ta hensyn til dette, skyldes dette at de argumentene som ble fremmet ikke veide opp for det faktum av vi mener det er åpenbare faglige synergier å hente ved en samlokalisering med videreutdanningen i psykososialt arbeid med barn og unge. Gruppa mente også det ville være uheldig med en store størrelsesforskjeller mellom instituttene. Instituttplasseringen for yrkesfaglærerutdanningen ble endret underveis etter innspill om dette. Tabell 1 viser antall studenter og studenter ved de tre instituttene. Tabell 1: Oversikt over ansatte og studenter ved de tre instituttene (per ) Institutt 1 Institutt 2 Institutt 3 Studenter Tilsatte (årsverk) 63,45 63,8 67,65 Professor/dosent 3 3,4 2,2 Førstestillinger 19,1 18,8 22 Stipendiater Figur 1: Forslag til institutt- og ledelsesstruktur i det nye fakultetet. 7

11 Modellen synliggjør instituttstrukturen og ledelsesstruktur på et overordnet nivå. Studieadministrativ organisering, ledelse og støtte (økonomi, personal, studiestøtte) kommer ikke fram i modellen her, men synliggjøres i figur 3 i punkt 6.8. I figuren er administrative funksjoner lagt horisontalt under dekan for å illustrere at administrativ stab ligger i linje under dekan og skal serve både fakultet og instituttnivået (den kunne like gjerne ha blitt lagt vertikalt). Sentre og innsatsområder er beskrevet ut i fra dagens situasjon. Dette er noe som må arbeides videre med i forbindelse med utformingen av en strategisk plan for fakultetet. hist.no 6.2 Lederstruktur ved fakultet og institutt Strukturen skal inkludere tydelig og strategisk ledelse på fakultets- og instituttnivå, legge til rette for samarbeid på tvers av programmer og institutter, unngå sterke skiller mellom instituttene og innebære god ivaretakelse av studenter og deres faglige tilbud og ansatte. Utredningsgruppa konkluderer med at fakultetet vil ha behov for dekan, prodekan for utdanning og prodekan for FoU, innovasjon og samfunnskontakt for å ivareta et såpass stort og komplekts fakultet (i dag har disse to avdelingene til sammen 2 dekaner og 1 prodekan). Gruppa tror at prodekanene kan bidra til å styrke aktivitetene på tvers av instituttene, og på tvers av fakulteter. På virksomhetsnivået er prorektorenes viktigste oppgaver å ha ansvar for å utvikle og implementere høgskolens overordnete strategi, utvikle virksomheten innenfor sine ansvarsområder og representere og posisjonere institusjonen og fremme internt og eksternt samarbeid (jfr beskrivelse av ansvars- og arbeidsoppgaver i utlysningen). På fakultetsnivå vil dette være overordnete føringer for prodekanenes ansvar og arbeidsoppgaver som beskrives i påfølgende tekst. Videre vil hvert institutt ha instituttleder i 100 % stilling, samt en (1) nestleder i 100 % stilling. I tillegg vil hvert institutt ha tilgang til en 100 % lederressurs som instituttet fleksibelt kan organisere etter behovet ved akkurat dette instituttet blant annet for å ivareta gjennomføring/daglig drift ved utdanningene (som alternativ til å fastsette 2 nestledere). Dette i tillegg til etablering av programutvalg. Ledelseskapasiteten ved instituttene er konkludert ut fra behovet for strategisk ledelse, kontrollspennet i oppgavene og antall/omfang av studieprogram, oppgaver og ansvar i fakultetet og instituttene som skal ivaretas, samt relativt mange ansatte (ca 80 personer) hvor også personalledelse skal utøves. En (1) instituttleder som skal ivareta alle disse funksjonene vurderes som urealistisk. ASP og AHS har i dag 9 bachelorprogrammer og 11 studieledere. Nytt fakultet organiseres nå i tre store institutter som til sammen disponerer 9 årsverk til ledelse og koordinering (100 % stillinger). Av disse vil 6 være definerte lederstillinger; instituttledere og nestledere. Ansvar og oppgaver knyttet til de ulike ledernivå og stillinger: Dekan (HS-V 04/15) Dekanen er daglig leder for fakultetets samlede virksomhet. Dekanen rapporterer til rektor og inngår i rektors ledergruppe. Dette innebærer et ledelseskrav om å bidra til å utvikle hele høgskolen og at de totale ressursene blir utnyttet best mulig. 8

12 Fakultetet har et styre med representanter fra studenter og tilsatte, samt eksternt oppnevnte styremedlemmer, hvorav den ene er styrets leder. Dekan er sekretær for styret. hist.no Dekanen skal påse at det utøves god ledelse og bidra til et godt arbeidsmiljø. Dekanen har linjeansvar for lederne av fakultetets institutter og enkelte andre sentrale stillinger. Det forventes at dekanen utvikler et velfungerende lederteam og stimulerer til en resultatorientert og positiv organisasjonskultur. Dekanen har ansvar for kvalitetsutvikling av utdanningene og skal styrke forsknings-, utviklings- og innovasjonsarbeid. Dekanen skal ha god kontakt og kommunikasjon med studenter og tillitsvalgte. Dekanen skal sørge for god økonomistyring og at avdelingens samlede ressurser brukes effektivt i tråd med de rammer og retningslinjer som gjelder for statlige virksomheter. Prodekan for utdanning Prodekan for utdanning inngår i dekanens ledergruppe, rapporterer til dekanen og skal særlig sørge for: kvalitetssikring av studieprogrammer og undervisning ledelse av og forberedelse av saker for Studiekvalitetsutvalget godkjenning av studieplaner, emner og emnegrupper å representere i F-SKU (se punkt 6.7) initiering og ivaretaking av tverrfaglige studiepoeng og emner, samt tverrfakultært samarbeid gir råd om fakultetets programportefølje ut fra de ressurser og den kompetanse som fakultetet disponerer ivaretaking av nasjonalt og internasjonalt samarbeid om studier og studentutveksling ivaretaking av fakultetets etter- og videreutdanningsvirksomhet forberedelse av studiesaker for fakultetsstyret og ledergruppen Prodekanen kan også pålegges andre oppgaver av dekanen. Prodekan for FoU, innovasjon og samfunnskontakt Prodekan for FoU, innovasjon og samfunnskontakt inngår i dekanens ledergruppe, rapporterer til dekanen og skal særlig sørge for: kvalitetssikring av fakultetets forskningsvirksomhet ledelse og forberedelse av saker for FoUI-utvalget å representere i sentralt FoU-utvalg ressursvurdering, planlegging og budsjettering i forbindelse med FoUI-virksomheten nasjonalt og internasjonalt forskningssamarbeid ivaretaking av kontakten med eksterne forskningsinstanser forberedelse av forskningssaker for fakultetsstyret og ledergruppen BOA Samfunnskontakt Prodekanen kan også pålegges andre oppgaver av dekanen. 9

13 Instituttleder I organiseringen av lederstruktur må det legges til rette for at ledelsen på instituttnivå også skal være strategisk ledelse. I HS-sak-V-07/15 gis en veiledende stillingsbeskrivelse for instituttleder, som gjengis her. hist.no Instituttlederen er instituttets daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttlederen rapporterer til dekan. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe. Viktige oppgaver er: ansvarlig for at fagmiljøene er pådrivere i fag- og profesjonsutvikling og er i forkant av samfunnets behov delta i institusjonens strategiske arbeid, sørge for at enheten har oppdaterte strategier innen forsknings- og utdanningsaktivitet og at disse følges opp utøve god ledelse med vekt på kvalitet i undervisning og forskning representere og posisjonere enheten og fremme internt og eksternt samarbeid lede og utvikle virksomheten ved enheten med fokus på kjerneoppgavene skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeids- og læringsmiljø for studenter og ansatte sørge for at internkontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner representere arbeidsgiver, sikre at ansatte blir hørt og ivareta organisasjonenes medbestemmelse Instituttene er omtrent jevnstore i antall ansatte og studenter. Antall bachelorutdanninger spenner fra 1 til 4. Ett av instituttene har et relativt stort antall videreutdanninger, men har en bachelorutdanning. Dette gir litt ulike ledelsesutfordringer, men hvor mulighet og tidsressurs må ivareta nettopp dette. Utredningsgruppen har derfor konkludert med at det er behov for en nestleder til hvert institutt, og hvor oppgaver og ansvar som er skissert for instituttleder vil fordeles mellom instituttleder og nestleder i tilknytning til hvert enkelt institutt. Tilsvarende må gjøres for en (1) 100 % ledelse/koordineringsressurs i tillegg, og hvor instituttledelsen må avklare hvilke behov instituttet og programmene har også knyttet til daglig drift og gjennomføringen av utdanningen. Dette er avklaringer som gjøres av dekan og instituttleder i samarbeid etter at instituttledere er konstituert (avklaring av hvem som konstitueres innen utgangen av mai 2015). 6.3 Ivaretakelse av utdanningsprogrammene Hver bachelor og masterutdanning utgjør et utdanningsprogram i instituttet, det samme gjør videreutdanningene. Programutvalg Det opprettes programutvalg som har som oppgave å sørge for at bachelor-/master- /videreutdanningene gjennomføres i tråd med strategiske føringer, fastsatte mål og resultatkrav. Programutvalget rapporterer til instituttleder. Institutt- og nestleder vil konstitueres. Avklaringen av hvem som konstitueres vil gjøres seinest innen utgangen av mai Dette er nødvendig for å ha ledelse på plass til oppstarten 10

14 av høstsemesteret til 1.august Programutvalgene bør dermed kunne nedsettes innen utgangen av vårsemesteret, og være en del av forberedelser til studiestart Instituttledelsen må ha fleksibilitet til å utforme og detaljere hvordan institutt og program skal ivaretas, samt hvordan tilgjengelig ledelses/koordineringsressurs (100 % stilling) best skal benyttes i instituttet. hist.no Emneansvarlig Krav til emneansvarlig på hvert emne videreføres slik ansvaret er i dag. Faggrupper Kan etableres på tvers av utdanningsprogram og institutt, og knyttes sammen av felles faglig engasjement, utvikling, tverrfaglige emner. Faglig ansvar for tverrfaglige emner som går på tvers av institutt forankres i fakultetsledelsen, og med et tydelig ansvar hos prodekan for utdanning Instituttets møtearenaer Fagmøte: Ivaretar faglig og strategisk utvikling av utdanningsprogram. Programutvalget innkaller til møter. Fagmøter kan også arrangeres på tvers av programmer. Personalmøter: Møter for alle med tilknytning til instituttet. Det forutsettes at det dannes faggrupper av mer uformell art på bakgrunn av felles faglig interesse. Studieadministrativ støtte skal knyttes tettere til til institutt og programmer. Øvrig administrativ støtte til begge nivå beskrives på et overordnet nivå i neste del; Innretning av administrativ støtte fra dekanens administrative stab, herunder ordninger for personal- og økonomiansvar ved fakultetene. Studieadministrativ støttefunksjon inkludert kontaktpunkt for studenter Studieadministrative tjenester på avdelingsnivå legges nå til dekanens ledelse. En hensikt med dette er en bedre sammenheng i utdanningstilbudet, bedre ressursutnyttelse og tilbud til studentene. Endringen skal være implementert til Fra dette tidspunkt har dekan dermed en betydelig større administrativ stab. Funksjonsområder for dekanens administrative stab vil omfatte økonomi, personalarbeid, studentservice, studieadministrasjon /eksamen/opptak/praksis/studieveiledning, FoUIadministrasjon, kommunikasjon/web-arbeid, internasjonalisering, utredning og annen saksbehandling. Administrasjonen leverer tjenester til studenter, vitenskapelig ansatte og eier og er organisert i dekanens linje. Administrativ stab må organiseres slik at sårbarhet reduseres, god kompetanse på funksjonsområdet vedlikeholdes og utvikles, oppgaver løses nært student og institutt/program og basert på en helhetlig forståelse av studieforløpet. Administrativ stab vil organiseres som team og i funksjonsområder. Studenter er en viktig målgruppe for oss, og skal ha ett fast servicepunkt å henvende seg til med ulike spørsmål. Servicepunktet må betjenes av ansatte med god kompetanse på studieadministrative spørsmål, og kunnskap om studieprogrammene. Utredningsgruppa har valgt å benevne servicepunktet som «Studiesenter». 11

15 Administrasjonen skal knyttes nært utdanningene og utdanningsvirksomheten. Enkelte administrative oppgaver er tett knyttet til fag, men hvor hovedansvaret fortsatt må ligge på fag. Skikkethet er et eksempel på dette. hist.no Figuren under viser hvordan studieadministrativ støtte skal knyttes nærmere utdanning og institutt, og med studiesenter på studiestedene Øya og Tungasletta. Figuren viser først og fremst strukturen for organiseringen. Prosessene knyttet til beskrivelse av funksjonsområder, dimensjonering, samordning og drifting vil måtte fortsette videre. Figur 1: Forslag til organisering av de administrative støttefunksjonene i det nye fakultetet. Det lyseblå i figuren betegner de studieadministrative støttefunksjonene i fakultetet. Disse tjenestene er forankret i studiesentrene og underlagt prodekan utdanning De røde elementene representerer FoUI-administrasjon underlagt prodekan for FoUI De mørkeblå elementene er: Personal, økonomi og utredning, som er underlagt dekan. Administrativ støtte fra studie-, FoUI-, personal- og økonomiadministrasjon går både på institutt og fakultetsnivå, mens utredning er knytet opp mot dekan og kan innbefatte både studie- og FoUI-saker. 6.5 Ivaretakelse av FoU I mandatet for utredningen blir økt fokus på forskning og publisering i det nye fakultetet fremhevet som et viktig punkt. For å imøtekomme dette foreslår utredningsgruppen at det opprettes et FoUI-utvalg på fakultetsnivå. Utvalget ledes av prodekan for forskning. Utvalget er et rådgivende organ for dekan og instituttlederne. 12

16 Organisering Forskningen må forankres i fakultetet for å få synergier av tverrfaglighet og mulighet for strategisk satsning. Miljøene på instituttnivå blir for små og skjøre for å ivareta kravene om robusthet og tyngde som kreves for å få gjennomslag på søknader etc. hist.no De to avdelingene har til nå organisert forskningen i satsningsområder/innsatsområder og senter. Som vi ser av Figur 1 er det satset på relativt mange områder. Utredningsgruppa mener det må jobbes med å redusere antallet til maksimum 4-5 områder. Med tanke på den forestående fusjonen med NTNU vil utredningsgruppa foreslå at forskningsaktiviteten organiseres i forskningsgrupper og sentra i stedet for satsningsområder. Utredningsgruppa ser det som viktig å få en tettere kobling mellom internasjonalisering og forskning. Forskning kan i mange tilfeller være en døråpner, og kvalitetssikrer for mobilitet. Støtteapparatet er viktig for forskningen, og vil etter hvert kreve stadig mer spisskompetanse. Fakultetet må ha en strategi på hvilken administrativ kompetanse fakultetet skal ha selv innenfor FoU, og hva vi bør forvente av støttefunksjoner på virksomhetsnivået. FoU-tid og fordeling av tidsressurs Den interne FoU-tiden (25-prosenten) er en del av ressursen til de vitenskapelig tilsatte på instituttet og forvaltes av instituttleder. Det forutsettes at dette skjer i nært samarbeid med resten av fakultetsledelsen for å få utnyttet mulige synergier i FoU-prosjekter på tvers av instituttene. Et sentralt spørsmål når det gjelder FoU-ressurser er om dette knappe godet bør differensieres etter stillingskategori. På den ene siden har vi stillingskategorier som er forankret i forskningskompetanse, og på den andre siden har vi kategorier som er mer pedagogisk rettet. Det må utarbeides klare kriterier for tildeling av FoU-tid. Forskningsledelse Begrepet forskningsledelse må defineres, og ressursene og vilkårene for forskning må gjøres så forutsigbare som mulig. Ledelse av forskning må i første rekke være å legge til rette og prioritere. For å minimalisere en evt. spenning mellom de som disponerer personalressursene (instituttleder) og de som har ansvaret for forskningen (forskningsleder) må det bygges strukturer som fremmer økt forutsigbarhet, økt fleksibilitet og gjennom klare og transparente kriterier og prosesser i alle ledd. 6.6 FoUI- utvalg Mandat FoUI utvalget er et rådgivende organ for dekan i FoUI-relaterte saker. Utvalget har som overordnet målsetting å fremme FoUI- aktivitet og kompetanseheving ved avdelingen. Utvalget: Utformer og følger opp fakultetets forsknings- og inovasjonsprofil som inngår i fakultetets strategiske plan Gir råd i forbindelse med iverksetting av tiltak for å nå de målsettinger som er beskrevet i høgskolens og fakultetets strategiske plan innenfor områdene: Forskning, utviklings-arbeid og innovasjon. Kan med utgangspunkt i høgskolens planverk eller på eget initiativ fremme saker som bidrar til utvikling av FoUI-virksomheten ved fakultetet Er et rådgivings og høringsorgan for FoUI-saker 13

17 Vurderer behovet for utarbeidelse og revisjon av fakultetsspesifikke retningslinjer og faglige kriterier for tildeling av intern FoU-tid og påfølgende rapportering Fremmer forslag til innstilling av søknader på FoU-midler ved behov Skal arbeide for gode rutiner for kvalitetssikring, dokumentasjon, saksprosedyrer og oppfølging av FoUI-virksomheten hist.no Sammensetting FoUI utvalget består av prodekan for FoUI/ leder av fakultetets innsats- / satsingsområder. Medlemmene oppnevnes av dekanen. Prodekan er leder av utvalget, og er også medlem av sentralt FoU-utvalg. Innovasjonsperspektivet legges inn i utvalget, som må avklare hvordan perspektivet ivaretas best videre. 6.7 Oppretting av fakultetets studiekvalitetsutvalg (F-SKU) Mandat Hvert fakultet har et eget studiekvalitetsutvalg, som er rådgivende overfor fakultetets ledelse og fakultetsstyret. F-SKU består av studentrepresentanter, faglig og administrativt tilsatte. Utvalget ledes av prodekan for utdanning. F-SKU skal bidra til utvikling av en kvalitativ god og helhetlig studiesituasjon for studentene, og sikre at avdelingens arbeid med utvikling av studiekvalitet er i henhold til kravene i høgskolens system for kvalitetsutvikling. Dette skal gjøres gjennom: Evalueringer F-SKU skal medvirke til at fakultetet har system for evaluering av studieprogrammene. På bakgrunn av resultatet fra nasjonale, institusjonelle lokale evalueringer skal F- SKU i samarbeid med fakultetets ledergruppe fremme forslag til tiltak for å bedre studiekvaliteten. F-SKU behandler oppsummeringer/konklusjoner fra studieprogrammene, minst én gang pr. år, og foreslår deretter tiltak. Rapportering F-SKU skal rapportere til fakultetsstyret og fremme begrunnede forslag til tiltak for å heve studiekvaliteten. Dette gjøres ordinært gjennom den årlige kvalitetsrapport til høgskolestyret. 6.8 Modell over helheten i nytt fakultet I punkt 6.1 er fakultets- og instituttstruktur skissert, samt satsingsområder og senter. I punkt 6.4 skisseres hvordan administrative tjenester vil organiseres og utføres. I modellen nedenunder vil vi synliggjøre hvordan sammenhengene mellom fakultet, institutter, utdanningsprogram og administrasjon skal være og sammen utgjøre en bedre helhet enn hva som er tilfellet er i dag. Modellen prøver å fange på enklest mulige måte helhet og koblinger i det samlede fakultetet, altså både fag og administrasjon. Noen forklaringer til modellen: 14

18 Den store ellipsen utgjør fakultetet, med dekan og prodekaner. Her finner vi også ulike stabsfunksjoner på fakultetsnivå. Modellen viser 5 eksempler på stabsfunksjoner som kan organiseres i områder. Vi har 3 tydelige søyler i fakultetet - instituttene. Rundt hvert institutt har vi en samling med administrative støttefunksjoner som er viktige for virksomheten på instituttnivå. Disse er synliggjort som en del av instituttet. De ulike administrative områdene har ulike farger, som synliggjør at de henger sammen på tvers av instituttene, akkurat som sirklene delvis overlapper. Et forsøk på å få frem hvordan de ulike adm områdene først og fremst betjener et institutt, men at de også henger sammen på tvers av instituttene i fakultetet med tanke på kompetanseutnyttelse, sårbarhet med mer. Dekan, prodekaner og instituttledere er skrevet i samme typer fordi de er fakultetets ledergruppe. Instituttenes nestlederfunksjon er i samme farge og type som programutvalgene på hvert program på sitt institutt for å synliggjøre koblingen og sammenhengen mellom disse to nivåene. Det er her de faglige perspektivene må ivaretas slik at vi fortsatt holder på gode faglige profiler på hvert program. Programmene vises frem under sine institutt (modellen er ikke uttømmende med hensyn til program), Programutvalg og et antall emneansvarlige. Et ukjent antall innsatsområder er plassert mellom instituttene for å synliggjøre ønske om tverrfaglighet. NAKU og Senter for helsefremmende forskning er de eneste som er nevnt ved navn. Dette er på grunn av at disse to sentrene har en annen rolle enn de øvrige områdene. Modellen er også et forsøk på å illustrere at FAG har en viktig plass selv om strukturene nå endres. hist.no Figur 3: Fakultet for helse og velferd 15

19 6.9 Fakultet og institutt navn hist.no Fakultet for helse og velferd/faculty of Health and Welfare Utredningsgruppa har valgt Fakultet for helse og velferd som navn på det nye fakultetet. Utredningsgruppa mener dette er et godt forslag som kommuniserer fagområdet for fakultetet godt, uten at man nevner enkeltprofesjoner. Instituttnavnene er følgende: Institutt for helsefag Program for audiologiutdanning, Ba Program for ergoterapeututdanning, Ba Program for fysioterapeututdanning, Ba Program for radiografutdanning, Ba Program for Master i aktivitet og bevegelse Program for Master i MR-avbildning Program for videreutdanninger i Magnetisk resonans og Ultralyd av hjerte/kar. Institutt for velferdsfag Program for barnevernspedagogutdanning, Ba Program for sosionomutdanning, Ba Program for vernepleierutdanning, Ba Program for Master- og videreutdanning i psykisk helsearbeid Program for Master i barnevern (Program for Master i miljøterapi) Program for videreutdanning i psykososialt arbeid med barn og unge Program for yrkesfaglærerutdanning. Institutt for sykepleierfag Program for sykepleie, Ba Program for videreutdanning I ABIOK (anestesi-, barne- intensiv-, operasjons-, og kreftsykepleie) Program for videreutdanning II Helsesøster og jordmor (Program for Master i avansert klinisk sykepleie). 7 Nedsatte arbeidsgrupper 7.1 Harmonisering av arbeidsplaner Arbeidsgruppen for harmonisering av arbeidsplaner ble bestemt opprettet av Utredningsgruppen for nytt AHS/ASP fakultet (HiST2020) i møtet Arbeidsgruppen har bestått av representanter for de ulike fagmiljøene som inngår i det nye AHS/ASP fakultetet. Mandatet for gruppen har vært 16

20 «å gjennomgå og harmonisere normene for undervisningsaktivitet ved de to avdelingene. Utredningsgruppen legger vekt på at vi skal ha ett sett med normer som gjelder for hele det nye fakultetet. Samtidig vektlegges det at prosessen omkring arbeidsplanene skal være preget av åpenhet og transparens. Arbeide skal ferdigstilles innen » (Referat Utredningsgruppas møte 26/11). hist.no I referatet er det spesifikt undervisningsaktivitet som omtales, men dette er tolket og forstått som arbeidsplanens samlede innhold, i forståelse med oppdragsgiver. Arbeidsgruppen har bestått av Jan Harry Størksen, AHS/PFT (leder) Marit Olsen ASP, studieleder Ann-Katrin Stensdotter, AHS/Forskerforbundet Sigrid Nakrem, ASP/Norsk sykepleierforbund Roar Sundby, AHS, studieleder PBV Benny Per-Axel Ehrnholm, Studieleder RAD Under arbeidsgruppens arbeid har studieleder Torill Forbord, ASP, i en periode erstattet Marit Olsen. Bjørg Aglen har den første tiden vikariert for Sigrid Nakrem, før Vesna Forbergskog har overtatt hennes plass i gruppen i den siste delen. 7.2 Organisering av studentutveksling i nytt fakultet Arbeidsgruppen ble nedsatt og har utarbeidet en rapport (vedlegg 2). Rapporten beskriver kort ordningene slik de er i dag ved de to avdelingene. Arbeidsgruppens anbefalinger til utredningsgruppen er følgende: Fakultetet utarbeider en strategisk plan/handlingsplan som legger føringer for blant annet videre studentutveksling ved fakultetet. En strategi for å knytte mobilitet nærmere til FoU og annet faglig samarbeid med utenlandske partnere, for blant annet å sikre kvalitet inkluderes. Ivaretakelse av kvaliteten i studentutvekslingen foreslås også være en del av mandat og ansvarsområdet til F-SKU, hvor både faglig ledelse, administrasjon og studenter er representert. Informasjon til innreisende studenter: Fakultetet oppretter en felles side med oversikt over tverrfaglige og profesjonsspesifikke engelskspråklige kurser/emner ved fakultetet og utdanningsinstitusjonen for øvrig, samt muligheter for praksisstudier i Trondheimsområdet. Forutsetningen for å aksepteres som søker må tydeliggjøres (f.eks at utvekslingen knyttes kun til avtalepartnere). Informasjon til utreisende studenter: Fakultet oppretter felles side med (studieadministrativ) informasjon om utveksling. Instituttene/utdanningene utarbeider egen informasjon om det faglige innholdet i utvekslingen på instituttets/programmets sider. 17