Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt utvalg Tidspunkt: , kl 13:30 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 10/ Christin Kristoffersen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte PS 2/15 SNU 1 - tjenestegjennomgang: Status pr. mars 2015 Side 2

3 PS 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/ Elin Dolmseth SNU 1 - tjenestegjennomgang: Status pr. mars 2015 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 2/ Anbefaling: PU ønsker at følgende tjenester vies ekstra oppmerksomhet i arbeidet som skal gjennomføres i april / mai: PU kan ikke se at det er forhold i innbyggerundersøkelsen som tilsier at aktivitets-/milepælplanen bør justeres. PU foreslår ingen justeringer av aktivitets-/milepælplanen. (Alternativt: PU foreslår følgende justeringer av aktivitets-/milepælplanen:..) For øvrig tar PU informasjonen om status i prosjektet til orientering. Saksopplysninger: I hht aktivitets-/milepælplanen for SNU 1 skal PU i uke 12 få presentert en oversikt over hvilke tjenester LL tilbyr til ulike brukergrupper. Vedlagte dokument oppsummerer arbeidet som er gjort så langt. Arbeidet er utført ved at det i januar og februar er gjennomført møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært tema: Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig) Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag Omtale hvorfor vi tilbyr tjenesten, definere hva som er lovpålagt og ikke lovpålagt I hht aktivitets-/milepælplanen for SNU 1 skulle også følgende punkter vært kommentert i arbeidet som nå er gjennomført: Omtale vår vurdering av tjenestens kvalitet Beskrive konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste Dette er ikke gjort, da det virker mer hensiktsmessig å ta disse vurderingene sammen med det arbeidet som skal skje i april og mai (jfr aktivitets-/milepælplanen). I hht aktivitets-/milepælplanen for SNU 1 skulle den enkelte enhetsleder presentert enhetens tjenester for sine ansatte senest i uke 10. Ettersom dokumentet ikke er ferdig før nå, har ikke enhetslederne hatt mulighet til å gjøre det. For enkelte enheter har imidlertid mange / alle de ansatte vært med i de møtene hvor tjenesteoversikten er laget (gjelder enhetene økonomi/ikt, personal/organisasjon, barn/unge, kultur/idrett og havn, samt stab). Side 4

5 2014/ Side 2 av 3 Eiendom sine ansatte fikk informasjon om arbeidet i møte Brann og redning sine faste heltidsansatte og teknisk enhet sine ansatte får informasjon i uke 11. Barnehagenes ansatte får informasjon i løpet av mars måned. Energiverkets ansatte får informasjon i møte Evt tilbakemeldinger fra disse møtene kan gi justeringer i dokumentet. Pga andre presserende oppgaver har Longyearbyen skole ikke hatt mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. Målet er at tjenesteregistreringen ferdigstilles rett etter påske. Når det gjelder vg. avdeling har Oppvekst- og kulturutvalget i møte fattet følgende vedtak: «Longyearbyen lokalstyre ber administrasjonssjefen evaluere videregående opplæring på Svalbard med fokus på omfang, organisering, forutsigbarhet og kvalitet. Et videregående tilbud med kvalitet og muligheter for valg er en viktig del av grunnlaget for et robust familiesamfunn. Tilbudet bør også sees opp mot behovene til næringslivet i Longyearbyen og være i samarbeid med næringslivet. Evalueringa skal lede frem til en modell som gjøres gjeldende fra skoleåret 2016/2017». Kreativ Industri AS er engasjert for å gjennomføre utredningen. Rapport leveres innen utgangen av mars. Videregående avdeling er en ikke lovpålagt tjeneste, lokalstyret avgjør selv omfanget. Arbeid i SNU vedr. vg avd vil bli avventet inntil ovennevnte rapport er behandlet politisk. I hht aktivitets-/milepælplanen har enhetsledere og stab i ledermøte og fått anledning til å undre seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon. I møte ble følgende gruppeoppgave gitt: 1. Hva er bra i min enhet / vår sektor, og som omgivelsene ser? 2. Hva er mindre bra / rart i min enhet / vår sektor, som omgivelsene snakker om? 3. Hva mener vi / jeg er bra i xx enhet / sektor? 4. Hva mener vi er rart / vi ikke forstår i xx enhet / sektor? I møte ble det gitt anledning til å svare anonymt (skriftlig) på følgende spørsmål: 1. Hva i LL bør vi se nærmere på i SNU? (Områder, tjenester, praksiser, rutiner osv). 2. Hva er bra i LL og som ikke bør rører ved / endres? Gjengivelse av svarende finnes i vedlagte dokumenter. Vedlagt finnes også en oversikt over styringsdokumenter og utredninger som finnes, er under arbeid eller som mangler. Rapport fra innbyggerundersøkelsen er ferdigstilt. Rapporten finnes på lokalstyrets nettsider. Lokalstyret ble orientert om resultatet av innbyggerundersøkelsen i møte TMU vil i møte få seg forelagt samme informasjon og spørsmål som PU får i denne saken. Referat fra TMU sitt møte legges fram i PU sitt møte. Administrasjonssjefen ønsker at PU gir tilbakemelding på: Inntrykk av prosessen så langt Veivalg for arbeidet videre i prosjektet: Hvilke tjenester mener PU det bør gjennomføres et dypdykk i i april/mai (jfr. aktivitets- /milepælplanens beskrivelse av hvilke oppgaver som skal gjennomføres i uke Det vil ikke være mulig å gå i dybden på alle tjenestene som LL produserer, så her må det prioriteres. Er det forhold i innbyggerundersøkelsen som tilsier at aktivitets-/milepælplanen bør justeres (tidsmessig eller oppgavemessig)? Er det forhold i det arbeidet som hittil er utført som tilsier at aktivitets-/milepælplanen bør justeres (tidsmessig eller oppgavemessig)? Vedlegg: 1 SNU 1 Tjenesteregistering - Statusrapport pr mars 2015 Side 5

6 2014/ Side 3 av 3 2 Aktivitets-/mileplæplan 3 Oppsummering fra ledermøte Notat fra ledermøte Oversikt over styringsdokumenter og utredninger som finnes, som er under arbeid eller som bør utarbeides Side 6

7 SNU1 Tjenesteregistrering Statusrapport pr mars 2015 Historikk I 2012 ble det vedtatt at det skulle gjennomføres en vurdering av Longyearbyen lokalstyre sine tjenester. Kvalitet og omfang på både de lovpålagte og de ikke lovpålagte tjenestene skulle vurderes. Prosjektet ble delt i 2: Del én var en tjenestegjennomgang (Snu 1), del to var en evaluering av dagens politiske og administrative styringsmodell (Snu 2). Snu 2 har resultert i ny organisasjonsmodell fra , der lokalstyret vedtok å endre Longyearbyen lokalstyres organisering fra en foretaksmodell til en to-nivå organisasjonsmodell. Tjenester, tilbud og aktiviteter fortsetter som før, men innlemmes i Longyearbyen lokalstyre. Høsten 2014 startet arbeidet med tjenestegjennomgangen (Snu 1). Prosjektplan ble utarbeidet og følgende skal foreligge i juni 2015: Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr til ulike brukergrupper. En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre. På sikt er det forventet at prosjektet skal gi følgende resultat: Sikre at Longyearbyen lokalstyre har en god, robust offentlig drift og produksjon Tydelige, forutsigbare politiske føringer på tjenesteomfang og kvalitet. En bedriftskultur der lederne har kjennskap til og forståelse for alle enheter og er solidariske med hverandre. Den enkelte enhetsleder har fått enda bedre innsikt i egen enhets ressursbruk og tjenesteproduksjon. Bruk av Kostra-tall til å sammenligne Longyearbyen lokalstyre med fastlandskommuner. Det er besluttet at prosessen for Snu 1 skal gjennomføres med bruk av interne ressurser, fordi det er vi selv som best kjenner tjenesteområdene, organisasjonen og de ansatte. Det er også ønskelig at organisasjonen beholder den kompetansen som opparbeides i slike prosesser. Lokalstyret er prosjekteier. Det er lokalstyret som fatter endelig vedtak om endringer som foreslås som følge av prosjektet. Partssammensatt utvalg er styringsgruppe for prosjektet. Prosjektansvarlig er administrasjonssjef Lars Ole Saugnes og prosjektleder er Elin Dolmseth som også jobber som økonomisjef. Administrasjonssjefens gruppe, tillitsmannsutvalget (TMU) og enhetsledere er rådgivende grupper / bidragsytere til prosjektet. Hva er en tjeneste? Tjeneste kan beskrives som en måte å levere noe av verdi til en kunde. Organisasjonen som leverer tjenesten kan definere verdioverføringen på flere måter, men helt grunnleggende så skjer det en verdioverføring når tjenesten stilles til disposisjon for kunden. I regnskapet til Longyearbyen lokalstyre brukes begrepet tjeneste om et avgrenset område som det føres regnskap for, heretter kalt regnskapstjeneste. Regnskapstjenestene springer ut fra regelverket om KOSTRA. KOSTRA (KOmmunal STatlig RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Om registreringsarbeidet I januar og februar 2015 er det gjennomført registrering av tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre. Arbeidet er utført ved at det er gjennomført møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært tema: Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig): 1 Side 7

8 Her er det tatt utgangspunkt i regnskapstjenestene som er knyttet til hver enhet. Det er bedt om opplysninger om deltjenester for å utdype den enkelte regnskapstjenesten. Ved registrering av deltjenestene var det ikke mulig å registrere deltjenestene på «samme nivå» for alle enhetene. Deltjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks: gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Det er brukt skjønn i registreringen, der målet har vært å gjennomføre en registrering som kan gi et bilde av tjenesten. Det er vurdert viktigere å få enheten til å sette egne ord på hva som blir utført og levert enn å kjøre et strengt regime i registreringsarbeidet. Det er ikke slik at alle regnskapstjenester / deltjenester som presenteres er like ressurskrevende å produsere. Tjenestene har også ulikt intervall: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert 4. år. I arbeidet er det ikke vurdert om det er en direkte sammenheng mellom mengden tjenester og deltjenester som er registrert på en enhet og enhetens totale arbeidsbelastning. Det er heller ikke nødvendigvis slik at en kan ta bort en deltjeneste, da den kan være en forutsetning for å kunne levere en helhetlig tjeneste. Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag: Regnskapstall for 2014 er lagt til grunn for den enkelte tjeneste. Det finnes ikke regnskapstall for deltjenestene. Omtale hvorfor vi tilbyr tjenesten / deltjenesten, og om den er lovpålagt eller ikke lovpålagt Dagens tjenestetilbud er registrert pr enhet i hht tjenester definert i regnskapet, samt deltjenester som tilbys under den enkelte regnskapstjeneste. Hver tjeneste / deltjeneste er etter beste evne plassert i en av følgende grupper: Lovpålagte tjenester: Her plasseres tjenester der LL via lov er tillagt ansvaret for å yte tjenesten, og der tjenesten LL yter samsvarer med hva loven sier at tjenesten skal være. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Her plasseres tjenester der LL via lov er tillagt ansvaret for å yte tjenesten, men der omfanget av tjenesten ikke er lovpålagt. LL kan altså selv påvirke omfang (med omfang menes mengde, kvalitet og måten å utføre tjenesten på). Ikke lovpålagte tjenester: Her plasseres tjenester LL yter som ikke er hjemlet i lov. LL bestemmer selv om tjenesten skal tilbys eller ikke, samt omfang av tjenesten. Under «Lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet målgruppen for tjenesten har (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Målgruppe: Private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot Under «Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet målgruppen for tjenesten har (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Målgruppe: Private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot Årsaken til at omfanget av tjenesten tilbys. Her har valgene vært: o Vedtak i lokalstyret o Vedtak i OKU o Vedtak i TU o Vedtak i foretaksstyret o Administrasjonssjefens beslutning 2 Side 8

9 o Enhetsleders beslutning o Nødvendig for annen tjenesteproduksjon o Videreføring av tidligere praksis Under «Ikke lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet målgruppen for tjenesten har (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Målgruppe: Private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppen tjenesten retter seg mot Årsaken til at ikke lovpålagt tjeneste tilbys. Her har valgene vært: o Vedtak i lokalstyret o Vedtak i OKU o Vedtak i TU o Vedtak i foretaksstyret o Administrasjonssjefens beslutning o Enhetsleders beslutning o Nødvendig for annen tjenesteproduksjon o Videreføring av tidligere praksis Enhetsleders oppgaver Fra har LL følgende enheter: Enhet Årsverk 2014 Kostnader 2014 Inntekter 2014 Netto kostnader 2014 Politisk virksomhet Administrasjonssjef m/stab 4, Økonomi og IKT 8, Personal og organisasjon 7, Eiendom 5, Barn og unge 8, Longyearbyen skole 44, Polarflokken barnehage 13, Kullungen barnehage 10, Longyearbyen barnehage 10, Kultur og idrett 13, Brann og redning 7, Energiverket 22, Longyearbyen havn 3, Tekniske tjenester 6, Finans Totalt 163, Alle enhetsledere, uavhengig av størrelsen på enhetene, har det faglige ansvaret innen sin enhet og er generelt delegert fullmakt fra administrasjonssjefen til å treffe enkeltvedtak innen sine fagområder. Enhetsleder har fullmakt til, og ansvar for, kvalitet, internkontroll, HMS (helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne arbeider for Longyearbyen lokalstyre) innen eget fagområde. Personalsaker: Enhetsleder ansetter medarbeidere innenfor egen enhet og årsbudsjett og tar avgjørelser i personalsaker som ikke er av prinsipiell art i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, hovedavtaler, hovedtariffavtale og reglement. 3 Side 9

10 Økonomi: Enhetslederne har det økonomiske ansvaret innenfor egen enhet. Anvendelse av vedtatt driftsbudsjett innenfor netto budsjettramme og vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme for det enkelte investeringsprosjekt for egen enhet skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Har fullmakt til å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan innen enhetens ansvarsområde. Budsjettkorrigeringer innenfor eget driftsbudsjett og nettoramme. Har fullmakt til å inngå avtaler innenfor gjeldende års driftsbudsjett. I tjenesteoversikten er ikke oppgaver som følge av enhetslederfunksjonen spesifisert, da de følger av at enheten eksisterer. Størrelsen på enheten (antall årsverk og omsetning) vil imidlertid påvirke hvor mye av enhetsleder tid som går med til disse oppgavene. Parallelle prosesser Samtidig som arbeidet med tjenesteregistrering har pågått jobbes det i organisasjonen også med følgende prosesser: Evt flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset. Hva skal framtidig vg tilbud være Ved ledige stillinger, spesielt i enhetene økonomi/ikt, personal/organisasjon og stab, vurderes det hvilken kompetanse nyansatte bør ha. I møte ba Partssammensatt utvalg (PU) bl.a. om at det i forbindelse med SNU 1 ble vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse i egen organisasjon. Administrasjonssjefen ser at bl.a. innkjøp er et område som organisasjonen kan bli bedre på. Sammen med Sparebanken Nord-Norge (SNN) er det satt i gang et analysearbeid som på sikt kan bidra til bedre rutiner på området. Resultat av registreringsarbeidet Nedenfor omtales foreløpig resultat av registreringsarbeidet. På grunn av andre presserende oppgaver har Longyearbyen skole ikke hatt mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. Målet er at skolens tjenesteregistrering ferdigstilles rett etter påske. AU har besluttet at det ikke skal gjennomføres tjenesteregistrering innenfor det politiske området. Dette ble begrunnet med at AU ikke kan se at det er ytterligere effektiviseringsgevinster å hente innenfor politisk virksomhet. I vedlegg 1 vises inntekter og kostnader pr regnskapstjeneste i 2014, sortert pr enhet. En del av tjenestene finansieres helt eller delvis ved gebyr- og fakturainntekter. Detaljert oversikt over gebyr- og fakturasatser finnes i gebyr- og fakturaregulativet til LL. I vedlegg 2 vises oversikt over tjenester som er registrert på den enkelte enhet. Disse er sortert på gruppene «lovpålagt», «lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov» og «ikke lovpålagt». Tjenestens omfang omtales også. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer, men det varierer hva som er registrert under omfang. I vedlegg 3 vises oversikt over lovhjemler for de «lovpålagte tjenestene» og for de «lovpålagte tjenestene der omfang ikke er hjemlet i lov». Om vi grupperer alle registrerte tjenester etter ikke lovpålagt lovpålagt lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, får vi følgende bilde: 4 Side 10

11 Registrerte tjenester Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Figuren uttrykker at LL yter en god del tjenester som ikke er lovpålagt, noe som indikerer et handlingsrom. Flere av de ikke lovpålagte tjenestene er imidlertid nødvendig for annen (lovpålagt) tjenesteproduksjon, men ikke nødvendigvis i dagens omfang. Målgruppe nasjonalitet Registreringen viser at tilnærmet alle våre tjenester retter seg mot alle nasjonaliteter. De eneste tjenestene som ikke retter seg mot alle nasjonaliteter, er norsk for fremmedspråklige (ikke lovpålagt tjeneste) og tolketjenester i barnehagene (lovpålagt tjeneste der omfang ikke er hjemlet i lov) som kun retter seg mot utenlandske statsborgere, samt utredningsarbeid fra fastlandet vedrørende barnevernssaker og forhåndsstemmemottak til Stortings- og kommune/fylkeskommunevalg (delegert oppgave fra SMS) som kun retter seg mot norske statsborgere. Målgruppe alder Figuren nedenfor viser hvilke aldersgrupper tjenestene retter seg mot: Barn Voksne Alle Ikke aktuelt Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Lovpålagte tjenester Figuren er inndelt i voksne (personer over 18 år), barn (personer under 18 år), alle (barn + voksne) og ikke aktuelt (her ligger tjenester som i hovedsak ikke er rettet direkte mot personer, eks: tjenester som er nødvendig for annen tjenesteproduksjon). Figuren viser at det er få tjenester som retter seg kun til voksne og at lovpålagte tjenester utgjør en forholdsvis liten andel av tilbudte tjenester. Målgruppe privat næring intern tjeneste Figuren nedenfor viser om målgruppen for tjenestene er private, næring (bedrifter + offentlige virksomheter) eller om tjenesten ytes internt i LL, samt kombinasjoner av disse. 5 Side 11

12 Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Lovpålagte tjenester Ved registrering av tjenestene var det ikke mulig å registrere tjenestene på «samme nivå» for alle enhetene. Figuren gir derfor kun et bilde av antall tjenester som tilbys private, næring og internt i LL, og kombinasjoner av disse. Tjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks: gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Tjenestene er også ulik i fht hvor ressurskrevende de er å produsere og hvor ofte de produseres: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert 4. år. Figuren gir uansett ett bilde av at de fleste tjenester ytes til private og/eller næring, og at en god del av disse tjenestene ikke er lovpålagt. Hvorfor tilbyr LL tjenesten? I fbm registreringsarbeidet er det for ikke lovpålagte tjenester og for tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov foretatt en vurdering av hvorfor tjenesten tilbys. Årsakene til at tjenester tilbys glir over i hverandre, og det har vist seg vanskelig å foreta en ensartet gruppering for alle tjenestene. Generelt vil det være slik at ett politisk vedtak vil generere flere administrative beslutninger knyttet til tjenesten. Det vil bli foretatt en ny gjennomgang av disse registreringene. Avslutning Det er gjort en omfattende registreringsjobb. Det er grunn til å tro at den registreringsjobben som er utført vil bidra til at organisasjonen blir bedre kjent med og får et mer bevisst forhold til organisasjonens tjenesteproduksjon. Denne rapporten er ment å gi et bilde av LL sin tjenesteproduksjon. Registreringsarbeidet har vist at det er vanskelig å foreta en ensartet registrering/gruppering som følge av at tjenestene er så forskjellige. Dette må imidlertid ikke hindre oss i å se det store bildet som viser at lokalstyret har et handlingsrom i forhold til tjenestetilbudet, jfr figurene foran i dokumentet som viser at lokalstyret tilbyr en del ikke lovpålagte tjenester og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov. Det er stor bredde i tjenestene som Longyearbyen lokalstyre yter, og brukerne er både privatpersoner og næringsliv. Grupperingen nedenfor kan bidra til å vise at en kan forvente at interessen og engasjementet for tjenestene vil være forskjellig: Tjenester der LL utøver myndighet (eks: byggesaker, skjenkebevilling) Tjenester som brukerne selv avgjør om de vil benytte seg av (eks: kultur) Tjenester som brukerne er tett på i en gitt livssituasjon (eks: skole, barnehage, ungdomsklubb) Tjenester som brukerne, uavhengig av livssituasjon, forventer er en del av samfunnsstrukturen (eks: vei, vann, brann/redning) 6 Side 12

13 Dette er en statusrapport for arbeidet i SNU 1 tjenesteregistrering pr mars Målet med rapporten er å gi en status på arbeidet så langt. Tilbakemeldinger på denne rapporten vil påvirke utformingen av endelig rapport. Arbeidet fortsetter fram til sommeren 2015, med fokus på følgende tema (jfr. aktivitets- /milepælplanen): Dypdykk i omfang og utgifter med tjenestene LL produserer sett opp mot kostratall i rapporten fra KS-K Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Foreslå alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på Forslag til justering av nåværende organisasjonsmodell Enhetslederne undrer seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon Arbeidet skal resultere i et dokument som ferdigstilles til strategikonferansen i juni Dokumentet skal vise: Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre Det er lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre. PU sa i sitt møte bl.a. at arbeidet våren 2015 ikke skal omfatte vurdering av out-sourscing av tjenester. SNU 1 bør imidlertid vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse og kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon. For øvrig vurderes in-sourcing av tjenester i fbm at FDV-avtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut. Dette vil være førende for videre arbeid i prosjektet. 7 Side 13

14 Vedlegg 1: Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste Regnskapstjenester pr enhet: Inntekter Kostnader Netto resultat Administrasjonssjef m/stab Administrasjonssjefens team Bokproduksjon Informasjon Korkpenger Kulturminnevern Kvalitet, internkontroll, beredskap Næringsmiddeltilsyn Plansaksbehandling Politisk sekretariat Skjenkekontroll Tilrettelegging og bistand til næringslivet Barn og unge Barnevernstiltak (barn ikke omplassert) Barnevernstiltak (barn omplassert) Barnevernstjenester Camp Svalbard Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus Felles barnehageaktivitet Fellesgrunnskoleaktivitet Kiosk ungdomsklubb PPT førskolebarn PPT grunnskole Råd, veiledn, sos foreb. arb Selvstyrt ungdomshus Støttepedagog/tospråklig assistent UKM Ungdomsaktiviteter div Ungdomsklubb Ungdomsråd Brann og redning Ambulanse Brannberedskap Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Oljevernberedskap Eiendom Drift/vedl.hold adm.lokaler Drift/vedl.hold avfallsanl Drift/vedl.hold boliger, eksternt utleid Side 14

15 Drift/vedl.hold brannstasjon Drift/vedl.hold bygg utenfor drift Drift/vedl.hold energiverket Drift/vedl.hold fyrhus Drift/vedl.hold galleriet Drift/vedl.hold havnebygg Drift/vedl.hold Kullungen barnehage Drift/vedl.hold kulturhus Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage Drift/vedl.hold skole-og SFO-lokaler inkl vgs Drift/vedl.hold tjenesteboliger Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus Drift/vedl.hold vannrenseanlegg Forvaltningsutgifter bygg Vaktmestertjenester inkl. bygg Energiverket Byggestrøm Det lokale el-tilsyn El. distribusjon Energiadministrasjon Inntekter energi Produksjon energi Reservekraft Vedlikeholdsplan energiverk Øvrig drift energiverk Kullungen barnehage Barnehagetilbud Drift/vedl.hold Kullungen barnehage Støttepedagog / tospråkl. assistanse Kultur og idrett mai-arr Aktivitet i idrettshallen Aktivitet i svømmebassenget Aktivitet i trenings-/spinningrom Bibliotek Div arr. i kulturhuset Drift/vedl.hold alpinanlegg Drift/vedl.hold div uteanlegg Drift/vedl.hold galleriet Drift/vedl.hold kulturhus Drift/vedl.hold skianlegg Drift/vedl.hold Svalbardhallen Forebyggende helsearbeid Forvaltningsutg Sv.hallen Side 15

16 Kino Kioskdrift i Svalbardhallen Kulturadministrasjon Kulturaktiviteter div Kulturskoletilbud Kulturutveksling Kunstformidling Galleri Svalbard Kunstpausearr Solfestarr Longyearbyen barnehage Barnehagetilbud Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage Støttepedagog / tospråkl. assistanse Longyearbyen havn Anløps- og myndighetsutøvelse Drift/vedl.hold havnebygg Havne- og kaidrift Havnebåtdrift Los-tjeneste Longyearbyen skole Drift/vedl.hold skole-/sfo-lokaler Grunnskoletilbud Ikt-tjenester skole Norskkurs utenlandske voksne, inkl. lokaler SFO-tilbud Tilbud om skoleskyss Vg. avdeling Vg.avd IKT-tjenester Personal og organisasjon Arkivtjenester Felles HMS-/velferdstiltak Personal- og lønnstjenester Servicetorgtjenester Polarflokken barnehage Barnehagetilbud Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage Støttepedagog / tospråkl. assistanse Tekniske tjenester Avløpsnett/innsamling avløpsvann Avløpsrensing Byggesaksbehandl, eierseksjonering Distribusjon av vann Elveforebygging Fjernvarmeanl., nett - FH - HS Fjernvarmeanl., rørkasser under hus Side 16

17 Fjernvarmeanl., undersentraler Gang- og sykkelveier Gatelys Husholdningsavfall Kart- og oppmålingstjenester Kirkegård Næringsavfall Nærmiljøtiltak (rydding) Personell teknisk infrastruktur (til fordeling) Produksjon av vann Scooterløyper Skred Veier Gruve 3 og Veier Gruve 3 og Veier Longyearbyen Økonomi og IKT* IKT-tjenester Revisjonstjenester Økonomitjenester Totalsum *: Kostnader som gjelder ikt skole er i denne tabellen flyttet fra Økonomi og ikt til Longyearbyen skole. 11 Side 17

18 Vedlegg 2 Oversikt over tjenester med omfang som er registrert på den enkelte enhet. Enhet Regnskapstjeneste Tjeneste Omfang Administrasjonssjef m/stab Lovpålagte tjenester Administrasjonssjefens team Plansaksbehandling Politisk sekretæriat Administrasjonssjefstilling (adm.leder LL) Admsjef skal sørge for arealplan Barnehagemyndighet og barnehageeier Bistå og forberede tilsyn / revisjon i LL Skoleeierrollen Utarbeide og forvalte arealplan Utarbeide og forvalte delplaner til arealplan Forhåndsstemmemottaking Stortings- og kommune-/fylkestingsvalget Gjennomføring av lokalstyrevalg Saksbehandling av skjenkesaker Tilrettelegging og bistand til næringslivet Saksbehandling av transportløyver Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Administrasjonssjefens team Admsjef skal sørge for at det som legges fram for politisk behandlinger er forsvarlig utredet og vedtak iverksatt Admsjef skal sørge for drift i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser Rullering med 10 års horisont Rullering med 10 års horisont Hvert 2. år Hvert 4. år 66 søkn om skjenkebevilling enkeltanledn., 23 "faste" skjenkebevillinger gjeldende til , 5-6 saker årlig vedr endringer skjenkebestyrer, skjenketid, skjenkeområde Gis for 4-års periode. Hovedtyngden når nye løyver lyses ut. 53 løyver pr admsjef + 2 sektorsjefer 1 admsjef + 2 sektorsjefer Korkpenger Admsjef skal sørge for tilstrekkelig internkontroll Admsjef skal sørge for økonomiplan 1 admsjef + 2 sektorsjefer Rullering årlig Forvaltning av korkpengeordningen Saksbehandling og oppfølging av søknader. Arbeidsmengde anslås til ca 1 månedsverk pr år. Kvalitet, internkontroll, beredskap Beredskap: planlegging, øvelse, opplæring 3 øvelser pr år 12 Side 18

19 Barn og unge Næringsmiddeltilsyn Politisk sekretæriat Skjenkekontroll Lovpålagte tjenester Implementere og drifte kvalitetsstyringssystemet, inkl. opplæring (TQM) Kontaktperson for LL mot Mattilsynet Sekretær for politiske utvalg og styrer Årsberetning Inngå avtaler med og oppfølging av kontrollører i hht tobakkskadeloven, samt oppfølging av saker etter kontroller Barnevernstiltak (barn ikke omplassert) Hjelpetiltak (f.eks. støttekontakt, avlastning, aktivitetsgruppe, råd/veiledning) Barnevernstiltak (barn omplassert) Oppfølging av beredskaps- /fosterheim/institusjoner Oppgaven er en del av én stilling til beredskap, men det jobbes også på de enkelte enhetene med kvalitetssysringsystem og implementering av TQM Liten aktivitet Ca antall årlige møter: 8 i lokalstyret, 10 i AU, 6-8 i TU, 6-8 i OKU, 4 PUmøter. Varierende saksmengde. Det produseres tekst ut over det som er lovpålagt tekst i årsberetningen. 4-6 kontroller i året årlig 4 besøk i året minimum for hvert barn Barnevernstjenester Tilsyn i beredskaps-/fosterheim Adopsjonssaker Fremme sak for rettsvesenet Godkjenning av foster-/beredskapshjem Henvisning til BUP Felles barnehageaktivitet Saksbehandling etter barnevernloven Barnehage-eier-funksjon Barnehagemyndighet 4 årlige besøk i hvert hjem 1-3 årlig 1-3 årlig 1-3 årlig 1-5 årlig 8-15 saker årlig i gjennomsnitt Barnehageopptak Ett hovedopptak er lovfestet. 2 opptak i året, løpende opptak. PPT førskolebarn PPT grunnskole Råd / veiledning (rettet mot foreldre og ansatte) Sakkyndighetsarbeid (utredning av barn) Systemrettet arbeid (observasjon i barnehagen, gjøre barnehagen bedre i sin måte å yte tjenesten på) Råd / veiledning grunnskole og vg avd (rettet mot foreldre og ansatte) 13 Side 19

20 Brann og redning Energiverket Sakkyndighetsarbeid grunnskole og vg avd (utredning av barn) Systemrettet arbeid (observasjon i grunnskole og vg avd, gjøre skolen bedre i sin måte å yte tjenesten på) Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnevernstjenester Råd, veiledn, sos foreb. arb. Lovpålagte tjenester Brannberedskap Rekruttering av oppdragstakere Forebyggende arbeid Råd og veiledning Bistand ved andre ulykker i året Løpende drift Løpende drift Ved behov Brannutrykning (på adresse innen 10 minutter) 181 utrykninger håndtert i 2014 Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Branntilsyn Direktevarsling til 110-sentralen Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Brannberedskap Brannberedskap - vakttordning Brannøvelser Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Oljevernberedskap Informasjons- og motivasjonstiltak Oljevernberedskap Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Det lokale el-tilsyn 5 på vakt: brannsjef, røykdykkerleder, 2 røykdykkere, sjåfør/pumpemann. 5 vaktlag. 24 ansatte: 3 fast ansatte, 21 deltidsansatte. Ca 2 øvelser i året med samtlige nødetater. 10 øvelser pr brannmann pr år. 5 skal være relatert til røykdykking ihht forskrift. Fellesøvelser (ca 2 pr år) i regi av eksterne (f.eks. Syssselmannen, Røde Kors) Tilbud om kurs (f.eks. i varme arbeider, brannvernlederkurs, brannvernkurs), ca 10 arrangement vedr brannvernundervisn. skole/barnehage, 1 åpen dag pr år(arrangert på dugnad) Omfang i hht avtale mellom Sysselmannen og SSD fra 2003: 5 personer. Brann og redning har for tiden 3 av disse. Brann og redning forvalter avtalen. Brannvernsjef er p.t. leder for depotstyrken. Bistår politi og brannvesen Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og Side 20

21 eksterne Kontroll av alle nyanlegg Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Kontroll av elektro installastører Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Kortroll etter tilsynsplan og risikoklasse Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Rapportering til DSB årlig på hva som er gjennomført ihht plan + fortløpende på alle kontroller Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Stedlig tilsynsmyndighet Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Til enhver tid definere risikoklasse på sluttbrukere (pr abonnent) Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Utarbeie tilsynsplan Ressursbruk i kr , 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne El. distribusjon Befaring Behandle gravemelding Beredskapsavtale Elvakt JM.H Beregninger av spenning, strøm og kortslutningsverdier, anleggsbidrag Ivaretas med egne ressurser, FDVavtale J.M. Hansen og eksterne ca pr år FDV avtale JMH Løpende drift Energiadministrasjon Drift og vedlikehold av høgspent distribusjonsnett Drift og vedlikehold av lavspent forsyningsanlegg Drift og vedlikehold av Målepark (alle strømmålerne i byen og på lager) Forberede og følge opp årlige tilsyn (DSB) Kontakt med installatører Kontroll og ettersyn Kundebehandling ift forespørsler, nytilknytninger, endringer, avslutninger, klager Utarbeidelse av relèplan (vern) Beredskap HMS-arbeid Drifter eget nett + driftsleder avtaler SvalSat, Eiscat og King`s Bay. FDVavtale med J.M. Hansen. Løpende drift. FDV-avtale med J.M. Hansen 1857 aktive målere pr Ett tilsyn pr år Løpende drift Ivaretas med egne ressurser, FDVavtale J.M. Hansen og eksterne Løpende drift Ivaretas med egne ressurser, FDVavtale J.M. Hansen og eksterne Beredskap ift drift, håndtere farlige hendelser, beredskapsøvelser, årlig ROS-analyse. Bl.a intern vernerunde hvert kvartal, personal, prosedyrer, holdningsarbeid 15 Side 21

22 Inntekter energi Produksjon energi Håndtering av utslippstillatelse Røykgassmålinger (applica), ca kr Gjøres beregninger på årlig utslipp. Mndlig datainnhenting fra SNSK. Rapporting til SSB/Miljødir/Avinor/internt. Må forhålde oss i de krav som settes. Inngåelse og oppfølging av avtaler (kunder og leverandører) Kvalitetssikring ift IKT/fagsystemer Oppfølging og etterlevelse av forskrifter Kundebehandling Salg av fjernvarme Salg av strøm Stenging av abonnement Gjennomføring av prosjekter ihht Tilstandsanalysen aktive målepunkt. Ca 6000 fakturaer pr år. Mange endringer på abonnement pr år. Elwin, ISY, TQM, Elprosess Løpende drift Saksbehandling ift klager, avtaleinngåelser og avslutninger Salg til teknisk enhet (fjernvarme) ihht stipulert pris ca faktura 6000 pr år ca 10 pr år Løpende drift Innkjøp av forbruksmateriell Kompetansedeling (elektrisk, mekanisk,mm.) Løpende vedlikehold utover VHP Overvåking, kontroll og styring 24t i døgnet Produksjon energi Vedlikeholdsplan energiverk Rehab nettstasjoner Vedlikehold El-distribusjon Vedlikehold Spisslastdiesel Vedlikehold Bunkringsanlegg Vedlikehold Damp/kondensat Vedlikehold Fjernvarmeanlegg Vedlikehold kjeler Vedlikehold Reservediesel Vedlikehold Røykgassanlegg Vedlikehold Sjøvannsanlegg Vedlikehold Turbintog Vedlikehold Øvrige komponenter Kullungen barnehage Lovpålagte tjenester Løpende drift Løpende drift Løpende drift Løpende drift, døgnkontinuerlig 13 faste årsverk + 6 ferievikarer(3 maskinister og 3 assistenter) Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte 16 Side 22

23 Barnehagetilbud Foreldreråd, samarbeidsutvalg Pedagogisk tilbud Årsplan Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnehagetilbud 3-4 møter pr år Åpningstid (vedtak i OKU) Ihht barnehageloven 2 opptak i året, løpende opptak Ett hovedopptak er lovfestet. Tilvenning hele tiden. 2 opptak i året, løpende opptak 6-åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. 1 dag pr uke i januar og februar klasse januar - februar Kultur og idrett Eksterne samarbeidspartnere Foreldresamarbeid Fysisk miljø inne Fysisk miljø ute Turer i nærmiljøet Støttepedagog / tospråkl. assistanse Samarbeid med hjelpetjenestene og tverrfaglig team Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Tolketjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Aktivitet i idrettshallen Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen Aktivitet i svømmebassenget Bibliotek Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen Bibliotektilbud Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Vedtak i LL om større areal enn lovkrav. Avdelingsbarnehage. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkj., jnr 2013/851. Oppgradert lekepl. m/god standard, klatretårn, fangsthytte, grillhytte, ute-/inneområder. F.eks. PPT, helsetjenester, Barne- og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Varierende omfang Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov 17 Side 23

24 Bibliotektilbud: Fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom aktiv formidling og ved å stille bøker og andre medier gratis til disposisjon Besøk i 2014: barn og voksne, totalt Fjernlånstjeneste (det sømløse bibliotek) ca 300 i 2014 Legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet (f.eks. fokusere på Polarsamlingen som er spesielt for Longyearbyen, gi en bredde i faglitteraturen og tilby ny litteratur, spesielt siden det ikke finnes bokhandel i Longyearbyen) Polarsamlingen er den mest utlånte samlingen Kulturskoletilbud Uavhengig møteplass og debattarena Egne konserter og forestillinger Innslag av elever på ulike arenaer (møter, lunsjkonserter, 17.mai, gudstjenester, Kulturutveksling i Barentsburg, julekonsert, solfestuke, Polarjazz) Konsterter/opplegg i samarbeid med biblioteket, skolen, barnehager, kirka, galleriet, kulturhuset, lokale aktører Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Longyearbyen barnehage Lovpålagte tjenester Barnehagetilbud Opplæring i dans Opplæring i drama Opplæring i kunst Opplæring i musikk Foreldreråd, samarbeidsutvalg Pedagogisk tilbud Årsplan Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnehagetilbud 9 barn 21 barn 10 barn 77 barn 3-4 møter pr år Åpningstid , vedtatt i OKU. Ihht barnehageloven 2 opptak i året, løpende opptak Ett hovedopptak er lovfestet. Tilvenning hele tiden. 2 opptak i året, løpende opptak 6-åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. 1 dag pr uke i januar og februar klasse januar - februar Eksterne samarbeidspartnere Foreldresamarbeid Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene 18 Side 24

25 Personal og organisasjon Fysisk miljø inne Fysisk miljø ute Turer i nærmiljøet Støttepedagog / tospråkl. assistanse Lovpålagte tjenester Arkivtjenester Samarbeid med ulike hjelpetjenester Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Tolketjenester Arkivplan Eldre arkiv/avslutta arkiv Journalføring/Arkivdanning ephorte Offentlig postjournal Personal- og lønnstjenester Oppfølging journalføring/arkivdanning Lønn - Årsavslutning Personal/lønn -Offentlig rapportering (Aordningen, Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Arkivtjenester Opplæring/brukerstøtte/veiledning Systemadm Felles HMS-/velferdstiltak Overordnet HMS Personal- og lønnstjenester Lønn - Lønnsbilag inkl reiseregninger/utlegg og fravær Lønn - Lønnskjøring Lønn -Refusjoner -reg/ oppfølging Vedtak i LL om større areal enn lovkrav. Avdelingsbarnehage + ekstra avdeling i Rypa Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2013/836. Oppgraderte lekeplasser m/god standard, lekeskur, klatretårn, grillhytter Bl.a. reinsjakt F.eks. PPT, helsetjenester, Barne- og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Varierende omfang Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov 909 nye saker, journalposter, totalt dokumenter i arkivsystemet i gang pr uke Løpende drift 1 gang pr år, ca 470 lønns- og trekkoppgaver Bl.a.månedlig rapportering av lønnsog trekkoppgaver, AA-register, sykefravær, terminoppgave Daglig, løpende drift Daglig, løpende drift Vernerunder, avvikshåndtering, bedriftshelsetjeneste, overordnet opplæring hovedverneombud Månedlig- registrering og kontroll Månedlig, ca 270 lønnsmottaker pr måned Månedlig 19 Side 25

26 Lønn -Utvikling systemer og rutiner/brukerveiledninger Personal - Rekruttering Personal -Avslutning arbeidsforhold (oppsigelser, avskjed, permisjoner m.m.) Løpende arbeid Hele tilsettingsprosessen fra behov, utlysning til tilsetting. Turnover på % pr år. Ca 50 pr år ekskl timevikarer. Polarflokken barnehage Lovpålagte tjenester Barnehagetilbud Personal -Lønnsforhandlinger (lokale og sentrale) Personal -Sekretærfunksjon - TMU,AMU,AKAN Pedagogisk tilbud Årsplan Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnehagetilbud årlig Minimum 4 møter pr år i TMU og AMU. AKAN ved behov. Åpningstid , vedtatt i OKU. Ihht barnehageloven 2 opptak i året, løpende opptak Ett hovedopptak er lovfestet. Tilvenning hele tiden. 2 opptak i året, løpende opptak 6-åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. 1 dag pr uke i januar og februar klasse januar - februar Eksterne samarbeidspartnere Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Foreldreråd, samarbeidsutvalg Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Foreldresamarbeid Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Fysisk miljø inne Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2010/ Oppgradert lekepl. m/god standard, grillhytte, ute- /inneområder. Fysisk miljø ute Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2010/ Oppgradert lekepl. m/god standard, grillhytte, ute- /inneområder. Turer i nærmiljøet Eks. Søppeltokt, reinsjakt - foreldredugnad, ansattes innsats skjer innenfor ordinær arbeidstid. Ansatte også på dugnad ifm søppeltokt. 20 Side 26

27 Støttepedagog / tospråkl. assistanse Samarbeid med ulike hjelpetjenester Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) F.eks. PPT, helsetjenester, Barne- og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Varierende omfang Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Tekniske tjenester Lovpålagte tjenester Tolketjenester Byggesaksbehandl, eierseksjonering Forhåndskonferanse Klagebehandling Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov ca pr år ca 2 pr år Saksbehandling 44 saker i 2014 Ulovlighetsoppfølging Kart- og oppmålingstjenester Ajourføre register for grunneiendom, adresse og bygninger (matrikkel) Foreta plassering- og beliggenhetskontroll etter plan- og bygningsloven 3-4 saker pr år Kirkegård Forhåndskonferanse Forvalte og oppdatere tekniske grunnkart Gjennomføre kart- og delingsforretninger Grensejustering Produksjon av nabolister Produsere situasjons- og temakart Sammenføyning av eiendommer Seksjonering Tildele offisielle adresser Vedlikehold av kors, tilrettelegging for urnenedsettelse, generelt vedlikehold 2-4 pr år Innleid oppmåler fra Store Norske, resten løses internt ca pr år ca 10 pr måned 5-10 pr år 1 gang pr år Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Avløpsnett/innsamling avløpsvann Avløpsrensing Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper Frostsikring Kontinuerlig automatisk overvåkning med 24- timers vaktutkalling Spyling og vedlikehold av avløpspumpestasjoner Vedlikehold av ledninger Prøvetakingsplan med oppfølging av utslipp Kontinuerlig 2 gang / år Kontinuerlig 12 gang/ år Kontinuerlig ikke bestemt ennå 21 Side 27