Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 2006 Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Rapport 2/2006 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2005 Regelverk Produksjon og forvaltning 2/2005 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 3/2005 Legevakten bruk av overtid 4/2005 Selvkost Lovpålagt renovasjon 5/2005 Selvkost Vann- og avløpsavgift 6/2005 Evaluering av forvaltningspraksis i Bydel Stovner 7/2005 Intern kontroll: effekt prosjektets delleveranse innkjøp/faktura/regnskap 8/2005 Kvalitet i sykehjem Langerud sykehjem 9/2005 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport /2005 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg Oslo KF 11/2005 Bedre utnytting av KOSTRA 12/2005 Serviceerklæringer i samferdselsetaten 13/2005 Intern kontroll i og rundt IT-systemer /2005 Systemrevisjon av utvalgte deler av Oslo Havn KF 15/2005 Økonomisk styring og kontroll Bydel Nordstrand 16/2005 Delegasjon av myndighet 17/2005 IKT - status og erfaringer i grunnskolen 18/2005 Turnusplanlegging og utbetaling av t-tillegg i sykehjem 19/2005 Økonomisk styring og kontroll Bydel Søndre Nordstrand 20/2005 Bydelenes samarbeid med og oppfølging av eldresentrene 21/2005 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukermidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene 22/2005 IA-avtalen i tre bydeler 23/2005 Kontroller i NLP 24/2005 Introduksjonsordningen for flyktninger 25/2005 Startlån-rutiner for regnskapsføring, avstemminger og oppfølging av låneporteføljen 26/2005 Sentralt regnskapsansvar i Oslo kommune 27/2005 Etiske normer og regler knyttet til økonomiforvaltning 28/2005 IT-gjennomgang av transporttjenesten for funksjonshemmede i Oslo kommune 29/2005 Naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser 01/2006 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se

3 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune Forord Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember Formålet med forvaltningsrevisjon er med virkning fra 1. juli 2004 nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» Formålet med forvaltningsrevisjon er å sette et kritisk søkelys på nåsituasjonen og avdekke eventuelle svakheter, mangler og muligheter for forbedring og videreutvikling av den kommunale virksomhet. I denne forvaltningsrevisjonen vurderer vi ulike sider ved innføringen av Gerica i Bydel Sagene og Bydel Ullern. Revisjonen er gjennomført av Jan Gunnar Thoresen og Hans Petter Eide. Undersøkelsen ble vedtatt av kontrollutvalget 27. januar Prosjektet sorterer under fokusområdet sektorgrupper med store brukergrupper i overordnet plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av bystyret 16. mars januar 2006 Johnny Pedersen avdelingsdirektør Hans Petter Eide prosjektleder Kommunerevisjonen 1

4 Rapport 2/ Kommunerevisjonen

5 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune Innhold Hovedbudskap Sammendrag Innledning Formål Bakgrunn Avgrensinger Problemstilling Metode Revisjonskriterier Rapportens oppbygning IKT i pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune Innføring i Bydel Sagene Prosjektmiljø Prosjektstyring Prosjektøkonomi Realisering Innføring i Bydel Ullern Prosjektmiljø Prosjektstyring Prosjektøkonomi Realisering Konklusjoner, anbefalinger og generelle betraktninger Konklusjoner og anbefalinger - Bydel Sagene Konklusjoner og anbefalinger - Bydel Ullern Generelle betraktninger om innføringen i Oslo kommune Høringsuttalelser og revisjonens vurdering av disse Bydel Sagene Bydel Ullern Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester Referanser Vedlegg 1. Undersøkelsens metoder Vedlegg 2. Revisjonskriterier Vedlegg 3. Høringsuttalelser Kommunerevisjonen 3

6 Rapport 2/ Kommunerevisjonen

7 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune Hovedbudskap Rapporten beskriver enkelte sider ved innføringen av det IT baserte pleie- og omsorgssystemet Gerica i Bydel Sagene og Bydel Ullern. Undersøkelsen viser at Bydel Sagene har kommet svært langt og har fokus på drift og videreutvikling av systemet. Dette skyldes blant annet sterk forankring og tilstrekkelig ressurstilgang i bydelen. I Bydel Ullern har imidlertid innføringen stoppet opp og mye arbeid gjenstår. Dette kan blant annet relateres til manglende teknisk utstyr. Revisjonen anbefaler at innføringen av Gerica i Bydel Ullern blir revitalisert som et prosjekt. Ved siden av Bydel Ullern er det flere andre bydeler som har problemer/utfordringer med innføringen av Gerica. Det vises blant annet til manglende forankring, kompetanse og ressurser. Revisjonens inntrykk er at flere av bydelene har manglet en forståelse eller tatt inn over seg - hva en innføring av Gerica innebærer i omfang og derav iboende risikoer. Revisjonen anbefaler at Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester vurderer å gjennomføre tiltak slik at alle bydelene i større grad prioriterer arbeidet med å innføre Gerica. Sammendrag Grunnlaget for undersøkelsen I pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune har det gradvis foregått en innføring av ulike IT-systemer fra begynnelsen av 1990-tallet og frem til i dag. I 2002 ble imidlertid IT-systemet Gerica valgt som et sektorsystem innenfor pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune. Innenfor pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune anslås det å være årsverk fordelt på ca ansatte. De fleste ansatte vil benytte Gerica daglig. Dette innebærer at innføringen av Gerica har et særdeles stort omfang og er av stor betydning for kommunens pleie- og omsorgstilbud. Innføring av omfangsrike IT-løsninger er forbundet med stor risiko. Det er på bakgrunn av dette vi har sett på hvordan innføringsprosessene har foregått i Oslo kommune. I utgangspunktet har vi avgrenset oss til å se på hvordan noen av prosessene har foregått i Bydel Sagene og Bydel Ullern. Vi har imidlertid også kommet med noen generelle betraktninger rundt innføringen i de øvrige bydelene. Undersøkelsen er gjennomført ved intervjuer, dokumentgjennomgang og observasjoner ved bruken av Gerica. Vi har utarbeidet revisjonskriterier med utgangspunkt i interne styringsdokumenter fra Oslo kommune og sett disse i sammenheng med eksternt utviklet metodikk rettet mot styring og kontroll med innføring av informasjonssystemer. Sentrale funn i undersøkelsen Bydel Sagene Bydelen synes å ha kommet langt med innføring og bruk av Gerica. Ved besøk på Akerselva sykehjem og Lille Tøyen sykehjem observerte vi at alle relevante systemmoduler er i bruk, og at det i stor grad er tatt hensyn til intern kontroll i løsningen. Revisjonen vil imidlertid presisere at det har vært fravær av viktige prosjektstyringsteknikker ved bydelens innføring av Gerica. Revisjonen anser at manglede bruk av prosjektstyringsteknikker blant annet kan ha ført til lengre innføringstid og høyere kostnader enn nødvendig. Kommunerevisjonen anbefaler at Akerselva sykehjem og Lille Tøyen sykehjem, og for bydelen generelt, fortsetter med det viktige arbeidet som er gjort i forbindelse med å ta i bruk Gerica. Ettersom enkelte av prosedyrene/rutinene ikke alltid ble like godt fulgt opp på sykehjemmene, mener revisjonen at de ved hjelp av bydelens beredskapsplan for Gerica bør fokusere på dette området i tiden fremover. Bydel Ullern Bydel Ullern har problemer med å få innført Gerica. Ved våre besøk på Ullerntunet og Smestadhjemmet var systemets hovedmoduler ikke tatt i bruk. Etter revisjonens vurdering gjenstår det et betydelig arbeid før Gerica imøtekommer de intensjoner og krav som er satt til innføring av et slikt system på sykehjemmene. Revisjonens hovedinntrykk er at manglende ferdigstilling i stor grad skyldes at ledelsen i bydelen enten har undervurdert eller ikke tatt inn over seg hva innføring av denne type IT systemer krever av en organisasjon. Dette er blant annet basert på at bydelen ikke har fremskaffet nødvendig teknologisk utstyr (PCer, printere, nettverk) både til opplæring og produksjon på sykehjemmene. Kommunerevisjonen anbefaler at innføringen av Gerica i bydelen blir revitalisert som et prosjekt. Ved en revitalisering av prosjektet mener revisjonen at blant annet følgende forhold bør vurderes nærmere: Gjennomføre en foranalyse med oversikt over blant annet nødvendig teknologisk utstyr og opplæringsbehov På grunnlag av foranalysen utforme et nytt mandat for innføringsprosjektet Kommunerevisjonen 5

8 Rapport 2/2006 Utarbeide en mer detaljert plan som viser milepæler nedbrutt i aktiviteter og estimerte kostnader. Generelle betraktninger om innføringen i Oslo kommune Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester (VST) og Helse- og velferdsetaten (HEV) opplyser at det er flere bydeler som har mange av de samme utfordringene/problemene med innføring av Gerica som det Bydel Ullern har. VST og HEV opplyser at de gjennom hele prosjektet har gitt informasjon om at innføringen av Gerica har en vesentlig person- og organisasjonsbit og at disse to bitene i vesentlig grad må ivaretas av bydelene selv. De har i den sammenheng vist til at bydelene må sette av tid og ressurser til dette arbeidet. Til tross for anbefalingene får revisjonen opplyst at flere av bydelene ikke har tatt hensyn til disse og at de dermed ligger langt etter enn det en skulle forvente. Kommunerevisjonen vurderer det slik at flere av bydelene har manglet en forståelse av - eller tatt inn over seg - hva en innføring av et IKT-system i hele pleie- og omsorgssektoren innebærer i omfang og derav iboende risikoer. Det kan virke som de ikke har lagt tilstrekkelig vekt på den person- og organisasjonsutviklingen som skal til for å få systemet til å fungere godt. Revisjonen konstaterer at bydelene har fått ansvaret for person- og organisasjonsutviklingen ved innføringen av Gerica. Samtidig viser revisjonen til at VST har et ansvar om å føre tilsyn, utøve styring og kontrollere underliggende virksomheter. Basert på opplysningene om at innføringen av Gerica ikke har vært tilfredsstillende i flere bydeler, og at bydelene skal kunne nå de overordnede mål som er satt for innføring av denne type systemer i Oslo kommune, anbefaler revisjonen at VST vurderer å gjennomføre mer omfattende tiltak slik at alle bydelene i større grad prioriterer dette arbeidet vurderer om det er hensiktsmessig om ikke kommunen sentralt i større grad bør legge til rette ved å etablere et rammeverk for prosjektstyring som definerer omfanget for styring av denne type prosjekter, samt prosjektmetoden som skal adopteres og anvendes for hvert prosjekt som gjennomføres Høringsuttalelser Revisjonen har mottatt høringsuttalelser fra Bydel Sagene, Bydel Ullern og VST. Alle som har avgitt høringsuttalelse opplever rapporten som nyttig. Bydel Sagene skriver at de raskt vil følge opp revisjonens anbefalinger, mens Bydel Ullern skriver at de skal ha en gjennomgripende drøfting av rapporten og komme tilbake med tidsperspektiv for eventuelle tiltak. VST opplyser at de vil vurdere ulike tiltak for å medvirke til at bydelene gjennomfører bruk av Gerica i sine virksomheter på en bedre måte, og at de vil utarbeide en sak til bystyret vedrørende dette i løpet av første halvår Kommunerevisjonen

9 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 1 Innledning 1.1 Formål Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å undersøke innføringsprosessene av IT-systemet Gerica i to bydeler, og belyse de problemene/utfordringene og suksessfaktorene som klarest kommer til syne. 1.2 Bakgrunn I pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune har det gradvis foregått en innføring av ulike IT-systemer fra begynnelsen av 1990-tallet og frem til i dag. I 2002 ble imidlertid IT-systemet Gerica valgt som et sektorsystem innenfor pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune (mer om dette i kapittel 2). Gerica er et fagsystem for pleie- og omsorgssektoren, som kan håndtere både lovpålagt dokumentasjon om tjenestemottaker og de tjenester kommunen yter til den enkelte mottaker. Gerica støtter både dokumentasjon av det pleiefaglige som journal, medisinering og pleieplaner og kommunens administrative oppgaver over for mottakeren som fakturering og beboerregnskap. På bakgrunn av opplysningene som registreres kan en videre produsere rapporter til styring og planlegging. Innenfor pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune anslås det å være årsverk fordelt på ca ansatte. De fleste av disse personene vil benytte Gerica daglig i sin arbeidssituasjon. Dette inne-bærer at innføringen av Gerica har et særdeles stort omfang og er av stor betydning for kommunens pleie- og omsorgstilbud. I forbindelse med omfangsrike IT-løsninger som Gerica, er det en iboende risiko en risiko som kan gjøre seg utslag i at en ikke etterlever lovverket, manglende kvalitet i dokumentasjonen, manglende måloppnåelse, forsinkelser, kostnadsoverskridelser m.v. Ved en undersøkelse ved Langerud sykehjem 1, ble det observert tilsynelatende store utfordringer og problemer ved overgangen fra papirbasert kardexsystem til elektronisk dokumentasjon i Gerica. På bakgrunn av blant annet manglende rutiner og kompetanse ble det påvist manglende dokumentasjon av pleieplaner, tiltak, tilstander og andre resultater. Dette er viktige forhold å ivareta blant annet for å imøtekomme helsetjenestelovgivningens 2 krav til forsvarlighet og dokumentasjonsplikt. Det er på bakgrunn av risikoen som er forbundet med omfangsrike IT-løsninger og undersøkelsen ved Langerud sykehjem at vi i denne undersøkelsen ønsker å se på hvordan denne prosessen har foregått i Oslo kommune. Revisjonen gjennomførte også et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot Gerica i Dette prosjektet fokuserte imidlertid på bydelenes rutiner for fakturering av hjemmehjelpstjenester. 1.3 Avgrensinger I utgangspunktet har vi avgrenset oss til å se på hvordan Bydel Sagene og Bydel Ullern har innført Gerica. Vi har sett på bydelsadministrasjonens rolle ved innføringen og mer spesifikt hvordan dette har foregått/fungert ved 2 sykehjem i hver av disse bydelene. Vi har imidlertid også kommet med noen generelle betraktninger rundt innføringen i de øvrige bydelene. 1.4 Problemstilling Har innføringen av Gerica i Bydel Sagene og Bydel Ullern foregått på en tilfredsstillende måte? Dette spørsmålet angir den sentrale problemstillingen i undersøkelsen. 1.5 Metode Undersøkelsen er gjennomført ved intervjuer, dokumentgjennomgang og observasjoner ved bruken av Gerica. Datainnsamlingen ble gjennomført i mai og juni Det redegjøres nærmere for den metodiske tilnærmingen i rapportens vedlegg Revisjonskriterier Vi har utarbeidet revisjonskriterier med utgangspunkt i interne styringsdokumenter fra Oslo kommune (IKT-strategien) og sett disse i sammenheng med eksternt utviklet metodikk rettet mot styring og kontroll med innføring av informasjonssystemer. Metodikken er hentet fra CobiT-modellen, ISACA-metoden og boken Målrettet prosjektstyring (Andersen, Grude, Haug). 1 Forvaltningsrevisjonsprosjekt 10/2005 Kvalitet i sykehjem Langerud sykehjem 2 Lov om Helsepersonell av 2. juli 1999 nr 64 (Helsepersonelloven) 3 Rapport 24/2004 Gerica i pleie- og omsorgssektoren Kommunerevisjonen 7

10 Rapport 2/2006 Med utgangspunkt metodikken ovenfor har vi delt kriteriene inn i hovedområdene prosjektmiljø, prosjektstyring, prosjektøkonomi og realisering. Prosjektmiljø omfatter innsatsfaktorer, forutsetninger, hjelpemidler og annet som setter premisser for prosjektet. Prosjektstyring er den faglige tilretteleggingen, ledelse, gjennomføring og oppfølgingen av prosjektarbeidet. Revisjonsområdet er uavhengig av selve de funksjonelle og tekniske IT-løsningen i prosjektet som dekkes under området realisering. Prosjektøkonomi utgjør det økonomiske fundamentet for prosjektet i form av godkjente budsjetter, rammer, gevinstrealisering etc., og oppfølging av de økonomiske forhold over prosjektets levetid. Realisering dekker selve utviklingen og innføringen av IT-løsningen i organisasjonen. Området dekker blant annet behovsvurdering, alternative løsninger, design, utforming (programmering) test og implementering. I tillegg til IT dekker området også forhold som organisasjonsendring, rutiner, opplæring med mer. Vi redegjør nærmere for revisjonskriteriene der de brukes. De samme kriteriene er relevante for begge bydelene og blir derfor presentert i både kapittel 3 og 4. En grundigere gjennomgang av revisjonskriteriene er i sin helhet presentert i rapportens vedlegg Rapportens oppbygning Vi vil i kapittel 2 beskrive generelt om hva som er skjedd innenfor IKT i pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune. I kapittel 3 og 4 beskriver og vurderer vi ulike sider ved innføringen av Gerica i Bydel Sagene og Bydel Ullern. I den sammenheng går vi spesifikt inn på Akerselva- og Lille Tøyen sykehjem i Bydel Sagene og Ullerntunet og Smestadhjemmet i Bydel Ullern. I kapittel 5 konkluderer og anbefaler vi, og kommer med noen generelle betraktninger rundt innføringen av Gerica i Oslo kommune. Til slutt i kapittel 6 følger en kort oppsummering av høringsuttalelsene fra Bydel Sagene, Bydel Ullern og Byrådsavdeling for velferd- og sosiale tjenester og Kommunerevisjonens vurdering av disse. Høringsuttalelsene følger i sin helhet i vedlegg 3. 8 Kommunerevisjonen

11 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 2 IKT i pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune I pleie- og omsorgssektoren i Oslo kommune har det gradvis foregått en innføring av ulike IT systemer fra begynnelsen av 1990-tallet og frem til i dag. Frem til ble denne innføringen initiert av den enkelte bydel uten noen form for koordinering sentralt i Oslo kommune. På bakgrunn av IT-strategien for Oslo kommune og IT-strategi og handlingsplan for , gjennomførte Byrådsavdeling for eldre og bydelene et forprosjekt som omhandlet innføring av sektorsystem på pleie- og omsorgsområdet i Oslo kommune. Forprosjektet ble avsluttet I oppsummeringen av dette skriver de blant annet følgende om statusen i forhold til bruk av IT i pleieog omsorgssektoren i bydelene; Flertallet av bydelene kommenterer at systemet hovedsakelig brukes i hjemmetjenestene, og at de har lyktes i større grad her enn på institusjoner. Dette skyldes ulike årsaksfaktorer; lite motivasjon hos ansatte, manglende personell/vakante stillinger, lite forankring i ledelsen samt liten plass for utplassering av PC og dermed dårlig tilgjengelighet. Med utgangspunkt i forprosjektet ble det ved byrådssak 1380/2002 IKT-Sektorsystem i pleie- og omsorgstjenesten vedtatt at det skulle etableres et sektorsystem på pleie- og omsorgsområdet. Som sektorsystem valgte en IKT-systemet Gerica som 19 av 25 bydeler allerede hadde anskaffet og i ulik grad hadde tatt i bruk. Etableringen av et felles sektorsystem var begrunnet ut i fra de stordriftsfordeler og innovasjonsmuligheter som ligger i en felles IKT-løsning i pleie- og omsorgssektoren framfor mange lokale løsninger. Det ble bestemt at arbeidet skulle gå over 5-6 år og deles inn i følgende 3 faser. 1. Få alle bydelene over på samme systemløsning, at alle tar i bruk felles kodeverk og malverk, og at det etableres en felles server og driftsløsning ved innføring av bydelsreform Øke bruken av systemet, dvs de deler av systemet som benyttes i de tunge administrative prosessene knyttet til vedtakbehandling, fakturering av tjenester og personelladministrasjon (arbeidslister osv), samt føring av pasientjournal og rapportering (2004 og 2005) 3. Utvikling og implementering av ny funksjonalitet (2006 og 2007) I byrådssak 1380/02 vises det til at nytteeffekten av en felles systemplattform (Fase I) er beregnet til å ha en samlet innsparingseffekt på 6-24 mill kr i perioden Kostnadene ved lokal innføring må dekkes innenfor bydelens rammer. I tillegg belastes bydelene med en respektiv andel av en samlet årlig lisenskostnad på kr 10 mill. Byrådet utrykker en klar forventning om at fase II kommer til å gi innsparing lokalt i form av vesentlige bidrag til mer effektiv tjenesteproduksjon og bedre kvalitet på tjenestene, men konkretiserer ikke nytteverdien verken kvalitativt eller økonomisk. Byrådsavdeling for eldre og bydelene ble oppnevnt som systemeier, mens System- og regnskapsetaten (SRE) ble oppnevnt som systemansvarlig instans for innføringen. Her fikk PROSIT-prosjektet 5 en sentral rolle i det totale innføringsløpet. 6 PROSIT foresto etableringen av sektorløsningen i 2004, og utfører koordinerings- og støttevirksomhet rettet mot bydelenes aktiviteter med å innføre Gerica. Ansvaret for lokal implementering, bruk og gevinstuttak ligger imidlertid hos ledelsen i de respektive bydelene. Med utgangpunkt i byrådets vedtak ble bydelene pålagt følgende fem oppgaver 7 : linje brukerstøtte for alle ansatte som bruker systemet i bydelen 2. Gjennomføre brukeropplæring på Gerica 3. Vedlikehold og videreutvikling av bydelsspesifikke dokumentmaler 4. Vedlikehold og videreutvikling av seleksjoner 5. Vedlikehold og videreutvikling av standardtekster Videre ble det vist til at bydelene måtte opprette systemkoordinatorer som fikk utvidede tilganger til systemet slik at de kunne utføre punkt 3,4,5 i listen over. Systemkoordinatoren ville også bli en naturlig koordinator mot PROSIT-prosjektet. I tillegg skulle bydelene opprette superbrukere som skal yte 1. linje brukerstøtte og som også vil ha tilgang til å melde feil videre til SRE, driftsleverandør eller systemleverandør, alt etter problemets art. 4 Byrådssak 1380/2002 IKT-Sektorsystem i pleie- og omsorgstjenesten ble vedtatt 5 Pleie Rehabilitering Omsorg - Sentralt system - Informasjons Teknologi. Jf. prosjektdirektiv pr 9. oktober PROSIT ligger i dag inn under Helse- og velferdsetaten (HEV). HEV fikk rollen som faglig premissgiver fra Før HEV fikk ansvaret lå dette først under System- og regnskapsetaten (SRE) og deretter under Utviklings- og kompetanseetaten (UKE). 7 Brev til bydelene 26. mai 2003 fra SRE som da hadde rollen som systemansvarlig instans (SAI) Kommunerevisjonen 9

12 Rapport 2/ Innføring i Bydel Sagene I dette kapittelet beskriver vi de mest sentrale elementene ved innføringen av Gerica i Bydel Sagene. Kapitlene som omhandler prosjektmiljø (3.1), prosjektstyring (3.2) og prosjektøkonomi (3.3) er i stor grad basert på informasjon fra aktører i bydelsadministrasjonen som har hatt sentrale oppgaver ved innføringen av Gerica. Kapittelet som omhandler realisering (3.4) er i stor grad basert på informasjon fra ledelsen og ansatte ved Akerselva og Lille Tøyen sykehjem. 3.1 Prosjektmiljø Prosjektmiljø omfatter innsatsfaktorer, forutsetninger, hjelpemidler og annet som setter premisser for prosjektet Revisjonskriterier Prosjektet er tilstrekkelig forankret hos alle parter ved at prosjektets mål, status, omfang og konsekvenser er kjent. Prosjektet arbeider etter mandat og definerte mål som er realistiske, tilstrekkelige og hensiktsmessige. Prosjektet har en tilstrekkelig og hensiktsmessig organisering og bemanning, både i antall prosjektdeltakere og i rolle- og ansvarstildeling. Prosjektet tilføres nødvendige og hensiktsmessige ressurser og kompetanse i alle faser av prosjektet Faktabeskrivelse Bydel Sagene anvendte på 1990-tallet et eldre ITbasert omsorgssystem. Bydelen var imidlertid ikke fornøyd med systemet og leverandøren, og i år 2000 ble det på initiativ fra økonomiavdelingen og de ulike fagavdelingene etablert en prosjektgruppe av faglig ledere som utredet alternative muligheter i markedet og valgte Gerica ut i fra en egendefinert kravspesifikasjon. 8 I anskaffelsesprosessen gikk tjenestestedene gjennom mangler og behov i forhold til IT-løsning. Både ansatte fra sykehjemmene og hjemmesykepleien var involvert i dette arbeidet. Revisjonen har ikke mottatt informasjon om at det er utarbeidet noen foranalyse før anskaffelsen der prosjektets mål, status, omfang og konsekvenser ble kjent. Revisjonen har mottatt et skriftlig mandat for prosjektgruppen fra januar Mandatet inneholder en opplisting av medlemmer i gruppen og beskrivelse av ansvarsavklaringer. Mandatet inneholder ikke overordnede mål for innføringen av Gerica, og revisjonen har heller ikke mottatt annen skriftlig dokumentasjon på dette. Etter at Gerica var besluttet anskaffet, opprettet bydelen en prosjektgruppe i januar 2001 med ansvar for overgangen fra gammelt system til Gerica. Dette var delvis de samme personene med de samme fagrollene som medvirket i anskaffelsesprosessen. I forbindelse med videreføring av systemet ble denne gruppen ble «omdøpt» til Samarbeidsgruppe - Gerica i mars Fra 2004 ble det til Gerica Forum. Vi har mottatt referater fra Samarbeidsgruppen Gerica og Gerica Forum. Ut i fra mottatte referater ble det holdt møter ca en gang i måneden med unntak av høsten Ifølge Gerica ansvarlig ble det ikke holdt «vanlige Gerica» møter høsten 2003 ettersom denne perioden bar preg av forberedelse til nytt felles kodeverk fra PROSIT, flytting av Gerica-serveren til sentral drift og konvertering i forbindelse med bydelsreformen. Gruppene/forumene som er nevnt ovenfor har bestått av 8-10 personer med representanter fra PRO-avdelingen og de ulike tjenestestedene i bydelen. Gruppene/forumene har fungert som en matriseorganisasjon der prosjektaktivitetene kommer i tillegg til linjeoppgavene. En av gruppens representanter har blitt utnevnt som prosjektleder/prosjektkoordinator. Representantene fra de ulike tjenestestedene har deltatt i opplæringsprogrammet. I tillegg har de sammen med ledelsen på sitt tjenestested, hatt ansvar for å opprette egne arbeidsgrupper som skulle involveres og gjøres ansvarlige for den videre opplæringen og bruk av Gerica på sitt tjenestested. Det er også opprettet superbrukere på hvert tjenested. Bydelen opplyser videre at de har hatt en Fag,- kvalitet-, opplærings- og utviklingsansvarlig (FKU) i bydelen, og at denne personen har hatt sentrale oppgaver rettet mot innføringen av Gerica. Etter det revisjonen har fått opplyst fra bydelsadministrasjonen og ute på tjenestestedene har det vært god rolleavklaring ved innføringen av Gerica. De ansatte som revisjonen kom i kontakt med på våre besøk gav alle inntrykk av høy motivasjon og uttrykte seg positivt om Gerica. Når det gjelder materielle ressurser i form av PCer, skrivere, opplæringsfasiliteter etc. har vi ikke fått opplysninger om at dette har vært til noen hindring for innføringen av Gerica. De opplyser at mye av 8 Dvs før Gerica ble opprettet som et sektorsystem i Oslo kommune. 10 Kommunerevisjonen

13 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune utstyret var på plass ettersom de hadde et system som var i bruk Revisjonens vurderinger Gerica ble valgt, anskaffet og implementert gjennom en prosess der styringen i realiteten synes delegert til en organisert gruppe faglige ledere fra de fleste relevante tjenestestedene. Etter revisjonens vurdering har dette bidratt til sterk faglig forankring hos medlemmene i prosjektgruppen. Revisjonen er imidlertid usikker på om prosjektet ble tilstrekkelig forankret i resten av organisasjonen, dvs brukerne av Gerica. Dette med utgangspunkt i at vi ikke har mottatt informasjon om at det ble utarbeidet planer og målsettinger ved oppstart av prosjektet, og at disse ble kommunisert til alle relevante parter. Revisjonen gjør oppmerksom på at manglende forankring øker risikoen for at et prosjekt nedprioriteres og at målsettingene med prosjektet ikke nås. Når det gjelder prosjektmandat så er det ikke angitt hvem som har gitt mandatet, og det mangler vesentlige elementer som mål, rammebetingelser og økonomi. Dette innebærer en risiko for at prosjektet har vært vanskelig å styre og ikke levert det produktet som virksomheten har hatt behov for til enhver tid i innføringsløpet. Det er positivt at det ble etablert en prosjektgruppe med 8-10 relevante beslutningstakere hvorav en prosjektleder. Vi stiller imidlertid spørsmål om det i tillegg burde vært opprettet en styringsgruppe i forbindelse med innføringen. Dette kunne bidratt til bedre forankring i bydelens toppledelse. Tjenestestedene synes å ha hatt tilgang til tilstrekkelig teknisk utstyr og opplæringsfasiliteter i hele innføringsperioden. Dette er i seg selv en selvfølgelighet for driften, men i en opplæringssituasjon er det også viktig å ha systemtilgang på arbeidsplassen for å få praksis. Samtidig synes innføringsarbeidet å ha vært sikret nok ressurser i form av både IT- og fagpersonell. 3.2 Prosjektstyring Prosjektstyring er den faglige tilretteleggingen, ledelse, gjennomføring og oppfølgingen av prosjektarbeidet. Revisjonsområdet er uavhengig av selve de funksjonelle og tekniske IT-løsningen i prosjektet som dekkes under området realisering Revisjonskriterier Prosjektet ledes av erfarne personer på en effektiv måte innenfor klart definerte rammer. Gjennomføringen er fundert på realistiske planer med hovedaktiviteter, milepæler og ressurser som dekker organisasjon, rutiner/prosesser og system Det foretas en tilfredsstillende styring og oppfølging av aktiviteter på bakgrunn av milepæler, forutsetninger og avhengigheter. En vurdering av aktuelle risikoer er foretatt i startfasen av prosjektet, og identifiserte og nye risikoer følges løpende opp av prosjektledelsen gjennom hele prosjektet Faktabeskrivelse Revisjonen har fått oppgitt at prosjektgruppen som ble opprettet i 2001 ble ledet av en person fra Proadministrasjonen. Innførings- og utviklingsaktivitetene ledes i dag av en person med både IT- og pleiefaglig kompetanse. Revisjonen har fått opplyst at den opprinnelige innføringen av Gerica var organisert som et prosjekt. Vi har imidlertid ikke mottatt en helhetlig skriftlig plan med tidsfrister, milepæler etc. for prosjektet totalt sett ei heller rapporter om oppfølging av avvik. Vi har imidlertid mottatt en plan for prosjektkonvertering til Gerica for første halvår I tillegg har vi mottatt enkelte opplæringsplaner for noen tjenestesteder. Bydelen kan ikke legge frem dokumentasjon som viser at det er gjennomført systematiske risikovurderinger ved innføringen av Gerica Revisjonens vurderinger Bydelen har ikke lagt frem dokumentasjon på at anskaffelse og implementering var underlagt hensiktsmessige prosjektstyringsmetodikker. Manglende planleggings- og prosjektstyringsmekanismer vil etter revisjonens vurdering innebære en risiko for at innføringen av prosjektet har brukt lengre tid og hatt høyere kostnader enn nødvendig. Revisjonen mener videre at det hadde vært hensiktsmessig at bydelen i større grad hadde gjennomført systematiske risikovurderinger både i startfasen og løpende gjennom hele prosjektet. 3.3 Prosjektøkonomi Det økonomiske fundamentet for prosjektet er godkjente budsjetter, rammer, gevinstrealisering etc., og oppfølging av de økonomiske forhold over prosjektets levetid Revisjonskriterier En kost/nytte-analyse av tilstrekkelig kvalitet bidrar positivt til å understøtte prosjektet. Kostnader registreres, rapporteres og følges opp Kommunerevisjonen 11

14 Rapport 2/2006 løpende, og den forutsatte gevinst-realiseringen følges opp jevnlig Faktabeskrivelse Bydelen har ikke fremlagt beregninger over forventet innsparing eller konkrete beskrivelser av kvalitative fordeler. Ifølge informanter fra bydelsadministrasjonen var beslutningen om anskaffelse av Gerica motivert ut i fra faglig interesse og funksjonelle behov. De viser også til at de har hatt positive erfaringer med IT-støtte på PRO-området. Siden det ikke er gjort noen kost/nytte analyser beregninger, så er det heller ikke utarbeidet noen skriftlige rapporteringer i forhold til oppfyllelse av forventninger Revisjonens vurderinger Det er positivt at bydelen anskaffet Gerica ut i fra faglig interesse og funksjonelle behov. Revisjonen mener imidlertid at bydelen burde synliggjort potensialet for innsparing og økt tjenestekvalitet. 3.4 Realisering Realisering dekker selve utviklingen og innføringen av IT-løsningen i organisasjonen. Området dekker blant annet behovsvurdering, alternative løsninger, design, utforming (programmering) test og implementering. I tillegg til IT dekker området også forhold som organisasjonsendring, rutiner, opplæring med mer Revisjonskriterier Tilfredsstillende intern kontroll bygges inn i systemet i design- og utviklingsarbeidet Prosjektet tar i tilstrekkelig grad hensyn til nødvendig person- og organisasjonsutvikling som følge av innføring av nytt system. En planmessig identifisering av opplæringsbehov, - omfang og gjennomføring av opplæring ivaretas på en tilfredsstillende måte i prosjektet. En planmessig utarbeidelse av brukerdokumentasjon ivaretas på en tilfredsstillende måte i prosjektet Faktabeskrivelse Bydelen utarbeidet en felles beredskapsplan for Gerica våren Her vises blant annet manuelle rutiner når Gerica er ute av drift. Det skal blant annet tas skriftlig kopi av tiltaksplanene og legge disse i papirpermer. Tiltaksplanene skal være oppdaterte. Når det gjelder journaler skal det tas utskrifter/rapporter fra journalene som går en uke tilbake. Dette skal gjøres 2 ganger per uke og legges i en perm. Det må videre være manuelle rutiner tilgjengelig på hvert tjenestested hvis systemet er ute av drift. Avdelingslederne har ansvar for at det er rutiner som sikrer at journalnotatene blir ført inn i Gerica i ettertid. Det er også utarbeidet rutiner blant annet i forhold til bruken av tiltaksplan og journal. Det blir vist til at journalene er tilknyttet tiltaksplanene og at en skal skrive inn journal gjennom tiltaksplan. Ifølge koordinatoren har det vært et problem at mange skriver direkte inn i journalbildet. Videre skal det være en rutine at en minst en gang i uken går inn på den enkelte pasient og sjekker at alt er ok. Det skal registreres at dette er utført. Bydelen har ikke lagt fram dokumentasjon på utredninger av organisasjonsmessige effekter/konsekvenser av innføringen av Gerica. Bydelen opplyser at det først ble gjennomført opplæring av prosjektgruppen. Deretter ble det gjennomført en kartlegging av de øvrige ansattes kompetanse. De gjennomførte også en gruppering i forhold til ansvarsområde og datakompetanse. Revisjonen har ikke mottatt skriftlige rapporter fra dette arbeidet. Videre opplyser bydelen at det er utarbeidet brukermanualer for innføringen, samt kursplaner tilpasset den enkelte ansatte. Revisjonen har mottatt eksempler av kursplaner. Bydelens systemkoordinator fikk ansvar for opplæring av superbrukere, samt moduler som blir brukt av mindre antall ansatte, for eksempel beboerregnskap, fakturering osv. De øvrige ansatte skulle få opplæring på tjenestestedene. Bydelene la opp til at det skulle være et lederansvar at det ble fremdrift i opplæringen og bruken av Gerica. Det skulle også være et lederansvar at det ikke ble unødvendig papirdokumentasjon og at dobbeltføringer skulle opphøre. Når det gjelder arbeidet med innføringen, påpeker dagens Gerica ansvarlig at arbeidet i prosjektgrupper/forum har vært svært viktig. Disse har bidratt til å utvikle en felles faglig forståelse og mer ensartet måte å dokumentere i Gerica. Dette er igjen svært viktig når en skal utarbeide rapporter fra de ulike tjenestestedene. Ifølge Gerica ansvarlig utgjør Gerica Forum i dag den reelle drivkraften for bedre felles utnyttelse. Ifølge Gerica ansvarlig, og ut i fra referater fra gruppen/forumet, har innføringen av Gerica variert fra tjenestested til tjenestested i forhold til tid og kvalitet. Dette skyldes forhold som: 12 Kommunerevisjonen

15 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune De generelle datakunnskapene varierer hos de ansatte Det har vært manglende motivasjon blant brukerne. De ansatte har fokus på pasienten og ser skriftliggjøring som en tilleggsbelastning. For svak forankring hos enkelte ledere dvs få de til å forstå nytten av Gerica, men også at det er flere risikomomenter ved innføringen av Gerica. Svær og til dels gammel maskinpark som krever mye ressurser Vi får videre opplyst at det har vært store variasjoner fra tjenestested til tjenestested når det gjelder det faglige fundamentet. De tjenestestedene som har hatt et faglig fundament - dvs at de har innarbeidet et felles system der en lager lister med pleieplaner, journaler m.v. har ifølge bydelen greid innføringen av Gerica på en god måte. Der en systemtankegang ikke har vært på plass, får vi opplyst at innføringen har vært en vanskelig prosess. Mye av tiden er her blitt brukt til å lære brukerne å tenke system og hva som er viktig å skrive inn i Gerica. Bydelen opplyser at enkelte tjenestesteder trodde at Gerica skulle ordne opp i alt - men i stedet har Gerica synliggjort mye av den manglende system for kvalitetssikring og dokumentasjon på sykehjemmene. Dagens Gerica ansvarlig viser til at Gerica fungerer tilfredsstillende på sykehjemmene i bydelen ved undersøkelsestidspunktet, men at det fortsatt er en del fagproblematikk som gjenstår. I den sammenheng påpeker Gerica ansvarlig at bydelen fortsatt bør fokusere på å gjennomføre opplæring slik at det blir struktur på avdelingene, mellom avdelingene og fra sykehjem til sykehjem. Lille Tøyen sykehjem Lille Tøyen sykehjem ble ferdigstilt i Sykehjemmet har 42 langtidsplasser, 34 skjermede plasser til aldersdemente og 14 korttidsplasser. Sykehjemmet har 109,5 årsverk. Ifølge ledelsen på sykehjemmet startet innføringen av Gerica på sykehjemmet i Den opplever at innføringen har gått relativ bra og at systemet fungerer godt i bruk. Dette skyldes ifølge ledelsen flere forhold: Sykehjemmet hadde et IT-system fra før av noe som var et godt utgangspunkt (IT-ressurser og kompetanse i data) for innføringen av Gerica. Bydelsadministrasjonen har vært aktive pådrivere og det har vært personer som engasjerer seg i at systemet skal «opp å gå». Ansvarsavklaringen har vært god. Ledelsen ved sykehjemmet påpeker videre at det er tilknyttet en FKU leder ved dette sykehjemmet. FKU lederen har blant annet fungert som kvalitetskontrollør og kvalitetssikrer av Gerica. FKU lederen har sammen med et kvalitetsutvalg også jobbet mye med sykehjemmets kvalitetshåndbok hvor prosedyrene er koblet opp mot Gerica. Ifølge ledelsen er resultatet et helhetlig system som er oversiktlig/logisk. Ledelsen opplyser at det også ved dette sykehjemmet har vært enkelte innføringsproblemer, særlig i forhold til datakompetanse. De viser imidlertid til at vegringen etter hvert er falt bort og at systemet etter hvert er blitt godtatt som et godt fungerende system. Revisjonen får opplyst at det meste av opplæringen i dag skjer ute på avdelingene. Superbrukerne hjelper nye brukere ved «side ved side» læring. Sykehjemmet har som mål at alle brukerne skal være inne på Gerica hver dag. Ifølge ledelsen sjekker de innloggingsprosenten i Gerica. De påpeker at Gerica på den måten også fungerer som et nyttig verktøy ved innhenting av styringsinformasjon. Hvis det viser seg at det er ansatte som sjelden bruker systemet, kan en iverksette tiltak, slik at alle bruker systemet som forutsatt. Ledelsen opplyser at ved forrige «kontroll» var det få som ikke hadde logget seg inn og skrevet i Gerica. Når det gjelder dokumentasjon i Gerica, opplyser ledelsen at ingen brukere skal logge seg inn for andre og skrive for dem. Den som har vært på vakt og sitter med informasjonen, skal logge seg inn og skrive på sitt område/tilgangskode. Ved revisjonens gjennomgang av Gerica på langtidsavdelinger, observerte revisjonen at alle relevante systemmoduler (blant annet pasient, journal, tiltaksplan og medisin) var tatt i bruk. Deretter gikk vi nærmere inn på modulene tiltaksplaner og journaler og så hvordan praksisen var opp mot bydelens fastsatte rutiner. Når det gjelder tiltaksplaner har primærkontaktene sammen med sykepleierne på avdelingene fått ansvar for å skrive og holde disse a jour. Ved revisjonens gjennomgang av 10 pasienter var det utarbeidet tiltaksplaner for alle beboerne. I en perm lå det oppdaterte papirutskrifter av alle tiltaksplanene. Videre viste revisjonens gjennomgang at det var skrevet journaler for 10 av 10 beboere. Ifølge ansatte på avdelingene skal det tas utskrifter av journalene en til to ganger per uke. Gjennomgangen viste her at den ene avdelingen hadde tatt kopier fra journalene og lagt disse i en perm, mens den andre avdelingen ikke hadde gjort dette. Vi fikk opplyst at dette var en forglemmelse. Kommunerevisjonen 13

16 Rapport 2/2006 Avdelingene har protokoller for journalføring som skal benyttes når Gerica er ute av drift eller for ekstravakter. Ifølge superbrukere/gerica ansvarlige skal journalnotatene i protokollene overføres til Gerica ved første anledning. Når dette er utført skal notatenes «eier» fortløpende signere på at informasjonen er overført og at den er korrekt. Ved revisjonens gjennomgang av permen på de to avdelingene manglet enkelte signaturer i protokollboken til en av avdelingene. Revisjonens gjennomgang viste videre at brukerne på avdelingene gikk inn i journalen via tiltaksplanen. Dette blir ifølge superbrukere/gerica ansvarlige gjort for å se om informasjonen som skal skrives inn kan relateres til tiltaksplanen. Superbrukere/Gerica ansvarlige opplyste at avdelingene har som målsetting å skrive i journalen minst hver 14 dag på alle beboerne, men at de ikke alltid klarte å nå dette målet. Ved en gjennomgang så vi at det kunne gå noen uker uten at en hadde registrert i journalen for enkelte pasienter. Vi fikk videre en gjennomgang som viste at sykehjemmet hadde innarbeidet Gericas rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet som var utarbeidet på sykehjemmet. Akerselva sykehjem Sykehjemmet ble bygget i 2002 og var fullt driftet i løpet av Bygget har 10 etasjer og hvorav 8 er sykehjemsdrift. Det er 16 pasienter i hver etasje fordelt på fire somatiske avdelinger, to skjermede avdelinger og to korttidsavdelinger. Sykehjemmet har 123,6 årsverk. Det er til sammen 133 pasienter på sykehjemmet. Ifølge ledelsen (lederen og enkelte avdelingsledere) på sykehjemmet startet de med implementeringen av Gerica ved åpningen i Ved implementeringen av Gerica hadde de i tillegg et papirbasert kardex system. Ved innføringen av Gerica ble det ifølge ledelsen gjennomført et omfattende kursopplegg på sykehjemmet. Ledelsen viser til at alle avdelingslederne har vært involvert i arbeidet med innføringen og at en av disse personene har vært representert i bydelens Gerica Forum. Forumet har vært viktig særlig med tanke på å utvikle et felles fagsystem. De viser også til at samarbeid på tvers av avdelinger har blitt bedre. Ledelsen viser videre til at FKU støttefunksjonen i bydelen, som blant annet driver med kurs/opplæring av Gerica, har vært viktig for at sykehjemmet har klart dette på en tilfredsstillende måte. Det opplyses også om at de har god tilgang på PCer, skrivere, opplæringsrom og IT-støtte på sykehjemmet. En av avdelingslederne påpeker videre at det har vært et faglig trykk fra ledelsen i bydelen om å bruke systemet og at dette har vært en katalysator for innføringen. God innstilling hos de ansatte har også vært viktig i arbeidet rundt innføringen. Lederen opplyser videre at de også ser nye muligheter i Gerica. Ved siden av at det innarbeides et felles fagsystem, ser de blant annet frem til å bruke systemet til turnusplanlegging, som grunnlag for statistikk og annen ledelsesinformasjon. De viser til at de har henvendt seg til PROSIT om dette og avventer innspill/løsninger derfra. Selv om ledelsen opplyser at innføringen av Gerica har gått tilfredsstillende, viser de samtidig til at de har hatt mange utfordringer med overgangen fra kardex til Gerica. Disse utfordringene nevnes: de ansatte mangler kompetanse i data ikke alle har forståelse for skriftliggjøring av informasjon mange fremmedspråklige mange vikarer hva som skal stå i tiltaksplaner og journaler Ledelsen viser til at det er gjennomført enkelte stikkprøver for å sjekke om det er samkjørt praksis i forhold til tiltaksplaner og journaler. Ledelsen opplyser at det fortsatt er en utfordring å få vesentlig informasjon inn i Gerica, og at det derfor fortsatt arbeides mye med opplæring og rutiner rundt dette. Ved revisjonens gjennomgang av Gerica på to langtidsavdelinger, observerte vi at alle relevante systemmoduler var tatt i bruk. Deretter gikk vi nærmere inn på tiltaksplaner og journaler og så hvordan praksisen var opp mot bydelens fastsatte rutiner. Når det gjelder tiltaksplaner har primærkontaktene på avdelingene fått ansvar for å skrive tiltaksplaner og redigere disse. Ved revisjonens gjennomgang av 10 pasienter var det utarbeidet tiltaksplaner for alle disse. Det manglet imidlertid en oppdatert papirutskrift for 4 av pasientene. Gjennomgangen viste videre at det var utarbeidet journaler for 10 av 10 beboere. Når det gjelder kopier av journalene hadde den ene avdelingen ikke tatt kopier av journalene og lagt disse i permene. Den andre avdelingen tok ikke kopier av journalene, men skrev de viktigste endringene inn i en perm fra dag til dag. Avdelingene hadde en protokoll som ble benyttet når Gerica var ute av drift eller når enkelte ansatte ikke har mulighet til å skrive i Gerica. Ifølge avdelingslederne skal journalnotatene overføres til Gerica 14 Kommunerevisjonen

17 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune så snart som mulig. Når dette er utført skal protokollen signeres. Ved revisjonens gjennomgang av permen på to avdelinger manglet det enkelte signaturer. Når det gjelder journalføring, så vi at flere brukere hadde gått direkte inn på rapport, uten å relatere dette til tiltaksplanen. Dette ble også bekreftet som et problem av en avdelingsleder. Videre registrerte vi at det kunne gå flere måneder uten at en hadde registrert noe i journaler og tiltaksplaner til enkelte beboere. Avdelingslederne opplyste at de prøvde å innarbeide gode rutiner på dette, blant annet ved å ha et møte en gang i uken hvor en gikk gjennom alle beboerne. Vi fikk imidlertid opplyst at det gjenstod en del arbeid her Revisjonens vurderinger Det er positivt at bydelen har utarbeidet en felles beredskapsplan for bruk av Gerica våren Vi stiller imidlertid spørsmål om en slik beredskapsplan burde vært på plass på et tidligere tidspunkt med tanke på at Gerica allerede var blitt brukt i flere år da denne ble utarbeidet. Begge sykehjemmene vi undersøkte har utviklet manuelle rutiner som skal sikre at Gerica blir oppdatert med nøyaktig og fullstendig informasjon i forbindelse med driftsstans eller i tilfeller der personellet ikke behersker systemet. Likeledes finnes rutiner som skal sikre de ansatte tilgang til oppdatert papirbasert pasientinformasjon. Vi observerte imidlertid at enkelte av prosedyrene/rutinene ikke alltid var fulgt. Revisjonen mener sykehjemmene bør fokusere videre på dette området slik at rutinene blir godt innarbeidet slik at bydelens beredskapsplan på dette området blir fulgt. Det har vært flere store utfordringer med innføringen av Gerica i bydelen, og for mange brukere er overgangen til å dokumentere elektronisk fremdeles et reelt problem selv om det meldes om fremgang. Ved begge sykehjemmene tas det regelmessige stikkprøver for å avdekke problemer og det arbeides mye rundt dette. Vårt hovedinntrykk er at man på individnivå fremdeles har et stykke å gå med tilvenning til den nye måten å dokumentere på, men at man tar hensyn til dette gjennom rutinebeskrivelser og opplæringstiltak. Revisjonen ser det som positivt at bydelen har etablert et lokalt opplæringsapparat med superbrukere hvor det legges vekt på behovstilpasset opplæring i arbeidssituasjonen. Revisjonen ser det som positivt at felles bruk av Gerica har fremmet organisatorisk læring og faglig utvikling i bydelen. Vi har inntrykk av at spørsmål rundt organisasjonsutvikling er ivaretatt i bydelens Gerica Forum. Kommunerevisjonen 15

18 Rapport 2/ Innføring i Bydel Ullern I dette kapittelet beskriver vi de mest sentrale elementene ved innføringen av Gerica i Bydel Ullern. Kapitlene som omhandler prosjektmiljø (4.1), prosjektstyring (4.2) og prosjektøkonomi (4.3) er i stor grad basert på informasjon fra aktører i bydelsadministrasjonen som har hatt sentrale oppgaver ved innføringen av Gerica. Kapittelet om realisering (4.4) er i stor grad basert på informasjon fra ledelsen og ansatte ved sykehjemmene Ullerntunet og Smestadhjemmet. 4.1 Prosjektmiljø Prosjektmiljø omfatter innsatsfaktorer, forutsetninger, hjelpemidler og annet som setter premisser for prosjektet Revisjonskriterier Prosjektet er tilstrekkelig forankret hos alle parter ved at prosjektets mål, status, omfang og konsekvenser er kjent. Prosjektet arbeider etter mandat og definerte mål som er realistiske, tilstrekkelige og hensiktsmessige. Prosjektet har en tilstrekkelig og hensiktsmessig organisering og bemanning, både i antall prosjektdeltakere og i rolle- og ansvarstildeling. Prosjektet tilføres nødvendige og hensiktsmessige ressurser og kompetanse i alle faser av prosjektet Faktabeskrivelse Bydel Ullern startet arbeidet med å innføre Gerica i begynnelsen av Enkelte tjenestesteder i bydelen hadde tidligere anvendt IT-systemet Unique Omsorg, men i begrenset omfang. Gerica prosjektet fikk navnet Kvalitetsprosjektet med Gerica under mottoet: Kvalitet, Sikkerhet og Ryddighet. Bydelsdirektøren sendte ut tre informasjonsskriv til de 700 ansatte/brukere ved oppstart og underveis i prosjektet. Her ble det gitt en del informasjon om prosjektets mål, status og omfang. I forbindelse med innføringen av Gerica ble det opprettet en prosjektgruppe og en styringsgruppe. Styringsgruppen besto av fem personer med bydelsdirektøren som leder. Styringsgruppen hadde som oppgave å støtte, veilede, gi råd og være prosjektgruppens styrende organ. Styringsgruppen skulle jevnlig motta rapporter om prosjektets fremgang. Styringsgruppen holdt månedlige møter til prosjektet ble avsluttet Det ble skrevet referater fra møtene i styringsgruppen. Prosjektgruppen besto av fire personer, en prosjektleder på heltid og tre systemansvarlige fra linjen på deltid. For de sistnevnte var det en forutsetning at linjeoppgavene skulle prioriteres. Alle personene i prosjektgruppen fikk ansvar for fem hovedområder: Opplæring Kodeverk Sikkerhetsprofiler Maler Rutiner Deltakerne i prosjektgruppen fikk disponere tid til Gerica to dager i uken de 2-3 første månedene. De systemansvarlige rapporterte til prosjektleder, mens prosjektleder rapporterte til styringsgruppen. Alt vedrørende økonomi ble avklart av styringsgruppen. Prosjektleder hadde ingen økonomiske fullmakter, men hadde ansvar for å styre prosjektet i henhold til tidsrammer. Prosjektgruppen holdt månedlige møter til prosjektet ble avsluttet. Det ble skrevet referater fra møtene. Prosjektgruppen skulle videre få støtte fra PRO-avdelingen, IT-avdelingen og økonomiavdelingen. Prosjektgruppen holdt jevnlige møter med seksjonslederne. Det ble også skrevet referater fra disse møtene. De tre seksjonsledere skulle også bidra med kvalitetssikring. Ved siden av en prosjektgruppe og styringsgruppe ble det opprettet 2-3 superbrukere på det enkelte tjenestested i bydelen. Disse skulle være støttespillere for ansatte etter at systemet ble tatt i bruk. Ved siden av den interne organiseringen skulle prosjektleder være kontaktperson mot systemleverandør Respons AS. I tillegg skulle prosjektleder delta i Oslo Forum som ble opprettet som en nettverksgruppe for prosjektledere i kommunen som bruker Gerica. Også enkelte av prosjektdeltakerne skulle delta i ulike prosjektgrupper i regi av Oslo Forum. Bydelen har ikke kunnet fremlegge et skriftlig prosjektmandat. Ifølge prosjektleder ble instrukser/oppgaver skrevet ned på tavle/flippover i møter med ledelsen. Bydelen har heller ikke kunnet fremlegge mål i form av konkrete beskrivelser av hva prosjektet skulle levere. Ut i fra opplysninger fra bydelen fikk prosjektet enkelte økonomiske rammer innenfor bydelens eget budsjett. Utover dette måtte all opplæring og deltakelse i prosjektgrupper etc. gjennomføres ved 9 Dvs før Gerica ble opprettet som et sektorsystem i Oslo kommune. 16 Kommunerevisjonen

19 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune siden av de normale arbeidsoppgavene på de ulike tjenestestedene. Vi har fått opplysninger fra både bydelsadministrasjonen, ledelsen ved sykehjemmene og gjennom referatene fra prosjektgruppen om at det fra starten av og frem til undersøkelsestidspunktet har vært store problemer med å skaffe/få på plass nok utstyr som PCer, skrivere m.v. til sykehjemmene i bydelen Revisjonens vurderinger Etter revisjonens vurdering ble brukermedvirkning ivaretatt ved å etablere en styringsgruppe, prosjektgruppe, involvering av avdelingsledere og senere superbrukerne. Videre ble prosjektet i en tidlig fase gitt høy status gjennom tre informasjonsskriv fra bydelsledelsen til alle potensielle brukere. Det er ikke fremlagt mandat- og målbeskrivelser for noen av disse fasene. Slike mangler mener vi innebærer en risiko for at prosjektet har vært vanskelig å styre og ikke levert det produktet som virksomheten har hatt behov for til enhver tid i innføringsprosessen. Vi mener prosjektet ble hensiktsmessig organisert med styringsgruppe, prosjektgruppe, involvering av avdelingsledere og superbrukere. Videre er det positivt at det ble gjennomført løpende møter og at det ble skrevet referater fra disse. Prosjektet hadde som forutsetning at nødvendig datautstyr var på plass på tjenestestedene; noe som er en selvfølge både for driften og opplæringen. Mye av dette utstyret har imidlertid ikke bydelen greid å anskaffe. Ut i fra dette mener vi prosjektet ikke ble tilført nødvendige ressurser. 4.2 Prosjektstyring Prosjektstyring er den faglige tilretteleggingen, ledelse, gjennomføring og oppfølgingen av prosjektarbeidet. Revisjonsområdet er uavhengig av selve de funksjonelle og tekniske IT-løsningen i prosjektet som dekkes under området realisering Revisjonskriterier Prosjektet ledes av erfarne personer på en effektiv måte innenfor klart definerte rammer. Gjennomføringen er fundert på realistiske planer med hovedaktiviteter, milepæler og ressurser som dekker organisasjon, rutiner/prosesser og system Det foretas en tilfredsstillende styring og oppfølging av aktiviteter på bakgrunn av milepæler, forutsetninger og avhengigheter. En vurdering av aktuelle risikoer er foretatt i startfasen av prosjektet, og identifiserte og nye risikoer følges løpende opp av prosjektledelsen gjennom hele prosjektet Faktabeskrivelse Prosjektet ble ledet av en person med IKT bakgrunn. Innføringen av Gerica i bydelen var i utgangspunktet ment å vare i ett år. Prosjektet ble delt inn i 2 faser/trinn. Trinn 1: Fysio- /ergoterapi, hjemmetjenesten og fakturering Trinn 2: Sykehjem, seksjon for psykiatri, seksjon for funksjonshemmede. Med utgangspunkt i de to trinnene ble det utarbeidet en del grove planer for prosjektet. Disse fokuserte i stor grad på opplæring av brukerne. I tillegg er det utarbeidet enkelte opplæringsplaner underveis i prosjektet. Prosjektleder informerer om at en i stor grad planla for to-tre måneder om gangen. Vi har ikke sett en helhetlig plan med tidsfrister, milepæler etc. for prosjektet totalt sett ei heller oppfølging av avvik etc. Prosjektarbeidet startet opp med fase/trinn 1, mens prosjektarbeidet for fase/trinn 2 startet opp i november På dette tidspunktet hadde de forskjøvet sluttføringen av prosjektet til på grunn av prosjektets omfang. Bydelen kan ikke legge frem referater eller metode som tilser at det gjennomført systematiske risikovurderinger ved innføringen av Gerica Revisjonens vurderinger Selv om bydelen utarbeidet en del grove planer for prosjektet og en del opplæringsplaner, synes det som om planleggingen ikke var helhetlig. Manglende planleggings- og prosjektstyringsmekanismer vil etter revisjonens vurdering innebære en risiko for at innføringen av prosjektet har brukt lengre tid og hatt høyere kostnader enn nødvendig. Revisjonen mener videre at det hadde vært hensiktsmessig at bydelen i større grad hadde gjennomført systematiske risikovurderinger både i startfasen og løpende gjennom hele prosjektet. 4.3 Prosjektøkonomi Det økonomiske fundamentet for prosjektet er godkjente budsjetter, rammer, gevinstrealisering etc., og oppfølging av de økonomiske forhold over prosjektets levetid. Kommunerevisjonen 17

20 Rapport 2/ Revisjonskriterier En kost/nytte-analyse av tilstrekkelig kvalitet bidrar positivt til å understøtte prosjektet. Kostnader registreres, rapporteres og følges opp løpende, og den forutsatte gevinst-realiseringen følges opp jevnlig Faktabeskrivelse Vi har ikke mottatt dokumentasjon på at det er gjennomført noen former for kost/nytte analyser i bydelen i startfasen av prosjektet. Ifølge prosjektleder har bydelen ikke vært i stand til å gjennomføre slik anslag, og at mye av denne type vurderinger er tatt underveis i prosjektet. Siden det ikke er gjort noen kost/nytte analyser beregninger, så er det heller ikke utarbeidet noen skriftlige rapporteringer i forhold til oppfyllelse av forventninger Revisjonens vurderinger Revisjonen mener bydelen burde synliggjort potensialet for innsparing og økt tjenestekvalitet. Risikoen for å iverksette tapsprosjekter reduseres ved å gjennomføre grundige kost/nytte-analyser. 4.4 Realisering Realisering dekker selve utviklingen og innføringen av IT-løsningen i organisasjonen. Området dekker blant annet behovsvurdering, alternative løsninger, design, utforming (programmering) test og implementering. I tillegg til IT dekker området også forhold som organisasjonsendring, rutiner, opplæring med mer Revisjonskriterier Tilfredsstillende intern kontroll bygges inn i systemet i design- og utviklingsarbeidet Prosjektet tar i tilstrekkelig grad hensyn til nødvendig person- og organisasjonsutvikling som følge av innføring av nytt system. En planmessig identifisering av opplæringsbehov, - omfang og gjennomføring av opplæring ivaretas på en tilfredsstillende måte i prosjektet. En planmessig utarbeidelse av brukerdokumentasjon ivaretas på en tilfredsstillende måte i prosjektet Faktabeskrivelse Utover det som er levert som en integrert del av leveransen synes det ikke som Ullern har kommet i gang med arbeidet av intern kontroll i løsningen ved de to undersøkte sykehjemmene. Bydelen har ikke lagt fram dokumentasjon på noen utredning av hvilke følger innføring av systemet får for den enkelte arbeidstager eller om slike effekter har funnet sted og er håndtert. I fase/trinn 1 startet opplæringen av prosjektgruppen, seksjonsledere og superbrukere. Det ble utarbeidet opplæringsplaner som var tidsfestet i henhold til den overordnede planen. En startet med opplæring av hjemmetjenesten. Når det gjelder bydelens tre sykehjem 10 ; Smestadhjemmet, Ullerntunet og Kajalund, ble det gjennomført et felles innføringskurs for de ansatte. Dette ble i stor grad fullført vår/sommer Det ble utarbeidet opplæringsplaner i forkant av dette arbeidet. I tilknytning til dette ble det utarbeidet et rutinehefte for sykehjem i mai Det ble opprettet en brukerstøtte telefon etter kurset som var koblet opp mot superbrukerne og prosjektgruppen. Gerica-prosjektet ble avviklet i bydelen f.o.m. juni 2003, og gikk deretter over i en driftsfase, hvor hvert tjenestested selv fikk ansvar for å videreføre det arbeidet som var startet av prosjektgruppen. Gerica ble nå organisert under økonomiavdelingen. Den tidligere lederen for Gerica-prosjektet og systemansvarlige skulle fortsatt ha en støttefunksjon i bydelen. Den videre innføringen av Gerica på sykehjemmene, og da spesifikt mot avdelinger med somatiske langtidspasienter, har i etterkant av opplæringen i 2003 gått svært langsomt. Prosjektleder opplyser at Kajalund sykehjem er det sykehjemmet i bydelen hvor implementeringen av Gerica har kommet lengst. Dette sykehjemmet har blant annet begynt å produsere tiltaksplaner og pleieplaner. En av grunnene til at sykehjemmet har kommet langt på vei skyldes ifølge prosjektleder at dette er et forholdsvis lite sykehjem hvor utfordringene er mindre enn ved de to større sykehjemmene i bydelen. Når det gjelder Ullerntunet og Smestadhjemmet gjenstår det ennå mye arbeid før de tar dette fullt i bruk. Per i dag er det kun enkelte deler i Gerica som er tatt i bruk. I det store og hele bruker disse sykehjemmene fortsatt det papirbaserte dokumentasjonssystemet kardex (mer om dette under). Ifølge bydelen er det flere faktorer som har gjort at prosjektet ikke har gått som ønsket. De opplyser at det særlig er en underdimensjonering av prosjektet og at prosjektet ble større etter hvert som har 10 Etter bydelsreformen har antallet sykehjem i bydelen økt til seks. 18 Kommunerevisjonen