16.4 Medarbeiderperspektivet

Transkript

1 16.4 Medarbeiderperspektivet Det er bystyret som har det øverste arbeidsgiveransvaret for kommunens vel 3000 medarbeidere. Bystyret ønsker at arbeidet med en helhetlig arbeidsgiverstrategi samsvarer med kommunens mål om å utvikle en lærende organisasjon, med fokus på kompetanse, fremtidsrettet utvikling og medvirkningsbaserte endringer. Endring kan gi glede og mestringsfølelse dersom man har mulighet til å definere og forstå utfordringene, til å påvirke utfallet og til å lære av de erfaringene man høster Oppfølging av kommuneplanens satsingsområder Rekruttere og beholde medarbeidere Kompetanseutvikling Felles ansvar for utviklingsarbeid Trivsel Likestilling Kommunen erkjenner utfordringene knyttet til å rekruttere og beholde høyt kvalifisert arbeidskraft. Derfor skal kommunen fremstå som en god og profesjonell arbeidsgiver. Det er intensjonen at arbeid i Arendal kommune skal gi medarbeiderne mulighet og stimulans til heve sin kompetanse. En viktig forutsetning for å oppnå hevet kompetanse i organisasjonen er å skape vilje og forutsetninger for å kunne lære av hverandre. En sentral del av kommunens ledelsesutviklingsprogram er å stimulere til en utviklingsorientert kultur i virksomheten. Målet er å sikre sammenhengen mellom ambisjonen om å være en lærende organisasjon og samtidig ha fokus på daglige lederoppgaver. For å skape gode arbeidsplasser er trivsel en bærende faktor. Tiltak knyttet til seniorpolitikk og medarbeidertilfredshetsundersøkelsen skal bidra til dette. Ledelsen skal stimulere medarbeiderne til å ta initiativ. Medarbeidere skal oppleve at likestilling mellom kjønnene er godt ivaretatt. Innvandrere som arbeider eller rekrutteres til kommunen skal oppleve at deres utfordringer i arbeidssituasjonen møtes konstruktivt. Generasjonsskifte i Arendal kommune Som ledd i en helhetlig arbeidsgiverpolitikk og kompetanseutvikling i Arendal kommune skal det satses på en fremadrettet rekrutteringsstrategi. Oversikten nedenfor viser at en betydelig andel av kommunens medarbeidere vil gå av med pensjon i løpet av de neste årene og at kommunen må ivareta langsiktighet i sin rekrutteringsstrategi. Kompetansekartlegging og styring spiller en meget sentral rolle i denne sammenheng. 43 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

2 Aldersoversikt Arendal kommune, stillinger Som ledd i nytt felles pe rsonal- og lønnssystem med Froland, Grimstad og Aust-Agder fylkeskommune vil IKT-verktøyet WebCruiter bli innført våren I en felles database for eierkommunene vil man kunne søke etter kvalifiserte kandidater til ubesatte stillinger i samarbeidskommunene. Regionalt samarbeid om en langsiktig rekrutteringsstrategi vil gjøre hver enkelt kommune mindre sårbar og bidra til styrking av regionen i arbeidsmarkedet. Heltid/deltid Ved oppstart av prosjektet heltid/deltid i 2005 ble det vedtatt et politisk mål om at antall stillinger under 40 % skulle reduseres med 75 % (fra 2005), samt at kommunen skulle få flest mulig stillinger mellom 80 % % innen utgangen av I løpet av de nærmeste årene vil behovet for arbeidskraft i pleie- og omsorgstjenestene øke, både på grunn av at andelen eldre i befolkningen blir større og fordi ungdomskullene blir mindre. For fortsatt å kunne yte gode tjenester til brukerne er det viktig å være en attraktiv arbeidsgiver og rekruttere og beholde dyktige medarbeidere. Brukerne vil få et bedre tilbud når flere av personalet er i full stilling, og flere hele stillinger vil virke positivt inn på arbeidsmiljøet. Lærlinger Arendal kommune satser på økt inntak av lærlinger for møte behovet for arbeidskraft i omsorgssektoren. Høsten 2008 ble det åpnet for inntak av totalt 42 nye lærlinger 30 av disse innen helsefag. Kommunen har inneværende år ikke fått så mange lærlinger som ønsket. Det jobbes kontinuerlig med å rekruttere flere lærlinger til disse fagene. I forbindelse med satsing på flerkulturelle medarbeidere ble det i 2006 rekruttert 10 lærlinger med minoritetsbakgrunn. Skolegang ble finansiert av NAV mens lærlingetiden ble finansiert av Arendal kommune. Flesteparten av disse har nå tatt sine fagbrev. 44 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

3 Seniorpolitiske tiltak Bystyret vedtok i 2006 seniorpolitiske tiltak hovedsaklig rettet mot medlemmer av KLP og Arendal Kommunale Pensjonskasse. Tiltakene gjelder foreløpig for tre år fra med evaluering innen utgangen av forsøksperioden. Hensikten er bl.a. at disse tiltak skal avlaste kostnadene i forbindelse med AFP og at medarbeideres kompetanse benyttes best mulig slik at seniorer står lengst mulig i aktivt arbeid. Det ble samtidig vedtatt inspirasjons- og motivasjonstiltak rettet mot alle ansatte i aktuell aldersgruppe i kommunen. Bystyret har videre vedtatt tiltak rettet mot det pedagogiske personale. Det skal gjelde fra og evalueres samtidig med de øvrige tiltakene. Hensikten med dette vedtaket er å medvirke til at også pedagogisk personale velger å opprettholde arbeidsforholdet i kommunen lengst mulig. I tillegg skal seniorpolitiske tiltak så langt som mulig være likeverdig for samtlige ansatte i kommunen, jf. hovedtariffavtalens kap. 3, pkt Ordningene vil har en kostnadsramme i 2009 på 2 millioner kroner ekskl. sosiale utgifter. Det er med utgangspunkt i de søknader som er innvilget pr i dag og hvor utgiftene videreføres i 2009, samt mulige nye innvilgede søknader. Kostnadene må sees i sammenheng med kommunens utgifter til ordningen med avtalefrestet pensjon (AFP) og kostnader i forbindelse med nyrekruttering. Likestilling Arendal kommune er med i prosjektet Fritt valg? 10-årssatsingen for likestilling på Sørlandet. Målet med prosjektet er å bidra til god kjønnbalanse i yrkeslivet på Agder og at det opprettes arbeidsgrupper lokalt. Kommunene har opprettet et eget arbeidslag som skal ha fokus på likestilling i Arendal kommune fremover. Rekruttering av flerkulturelle Bystyret vedtok i 2007 Handlingsplan for økt rekruttering av flerkulturelle i egen organisasjon: Jorda er flat. Planen er en oppfølging av kommuneplanen og i tråd med Plattform for Arendal kommunes internasjonale engasjement. Planen representerer også en videreføring av kommunens arbeidsgiverstrategi. Oppfølging av handlingsplanen gjøres bl.a. gjennom prosjektet Underveis som avsluttes Av konkrete oppfølgingstiltak nevnes følgende: Kommunens rutiner ved rekruttering stiller krav om at kvalifiserte søkere med minoritetsbakgrunn innkalles til intervju. I stillingsutlysninger oppfordres personer med minoritetsbakgrunn eksplisitt til å søke. Enhetsledere får skolering i disse rekrutteringsrutinene. Trainee-ordningen for flerkulturelle medarbeidere i Arendal kommune er fulgt opp med ytterligere ett års engasjement for de tre nåværende stillingene (til sammen 2 år). Dette for å gi dypere innsikt i hvordan en kompleks organisasjon som Arendal kommune fungerer. Trainee-stillingene ble opprinnelig søkt finansiert i samarbeid med NAV. Refusjon fra NAV har i praksis utgjort mindre enn 50% av lønnskostnadene, mens den resterende kommunale egenandelen dekkes av lærlingbudsjettet. Traineene har fått opplæring og oppfølging av representanter fra Rådhusenheten og i noe varierende grad i av NAV Flerkultur. Ordningen har ikke ført til tilbud om fast ansettelse i Arendal kommune for deltakerne. 45 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

4 I videreføringen av prosjektet er målet å forbedre traineenes muligheter i arbeidsmarkedet. Driftsstyret har etablert en administrativ arbeidsgruppe som skal vurdere alle sider ved nåværende trainee-ordning, samt komme med forslag til hvordan fremtidige trainee-ordninger følges opp. Organiseringen av dette arbeidet er i gang. Arendal er en kommune med et betydelig internasjonalt miljø. Kommunen opprettholder og videreutvikler en praktisk tilnærming til Handlingsplan for økt rekruttering av flerkulturelle. Dette for å tiltrekke seg ny arbeidskraft og for at organisasjonen skal stå styrket til å beholde medarbeidere. Personalnettverket går nå i gang med vurdering av nye organisatoriske tiltak for oppfølging av handlingsplanen. Ledelsesutviklingsprogram Arendal kommune ønsker å tilby sine ledere et studium i endrings- og utviklingsledelse i et ledelsesutviklingsprogram for perioden Programmet vil inkludere hovedtillitsvalgte og aktuelle lederkandidater utover enhetslederne. Studiet skal gi 30 studiepoeng og være praksisrelatert. Dette skal sikre sammenhengen mellom ambisjonen om å være en lærende organisasjon og fokus på de daglige lederoppgaver. Oppfølging av arbeidsmiljø- og arbeidsgiverpolitikk Arbeidsmiljøutvalget arbeider aktivt for å påse og følge opp alle kommunale enheters satsing på stadig bedre arbeidsmiljø og systematikk i HMS-arbeidet. Rapporter fra enhetenes HMSav gode praksisrutiner i HMS utvalg, tertialrapporter for avvik og behandling av disse, samt befaringer, inngår som en fast del av møter med enhetene. Opplæring av enhetsledere, avdelings- og teamledere samt alle verneombud er prioritert, og informasjon og tilrettelegging inngår i alle sammenhenger. Det nevnes spesielt: Videreutvikling av HMS-håndbok på intranett og internett, rutiner og systemer for internkontroll, styringsdokumenter, avviksbehandling og risikoanalyser Oppfølging av tiltak fra Arbeidstilsynet, pålegg, forebygging av pålegg ved å sikre gode rutiner i hver enhet, anbefale og støtte nødvendige tiltak, oppfølging ved behov for vedlikehold og forbedringer av bygningsmasse, psykososialt arbeidsmiljø Oppfølging av utbyggingsprosjekter, sikre overholdelse av lover og regler Økt satsing på AKAN-arbeid ( både i forhold til rusforebyggende tiltak, oppfølging av enkeltpersoner etter behov og nå også i forhold til spilleavhengighet Samarbeid med kommunens bedriftshelsetjeneste Agder Arbeidsmiljø IKS ( i forhold til oppfølging av sykemeldte, IA-avtaler, forebygging, arbeidsmiljøkursing, konflikthåndtering m.m. Rådhusenheten er sertifisert som Miljøfyrtårn. Det satses nå aktivt på at flere kommunale enheter skal miljøsertifiseres, bl.a. ved at enheter/arbeidssteder som har fått sin godkjenning utfordrer neste enhet. 46 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

5 Medarbeidertilfredshet Resultatene fra Medarbeidertilfredsundersøkelsen 2007 (MTU) er fulgt opp av enhetene og lederlaget i form av egne tiltaksplaner. Resultatene av MTU for kommunen totalt sett viser at temaene samarbeid med kollegene og stolthet over egen arbeidsplass får best resultat. Undersøkelsen viser også et ønske om tydeligere ledelse. I 2009 skal det avholdes en ny undersøkelse som skal gi grunnlag for videre arbeid med arbeidsmiljø- og arbeidsgiverpolitikk i 2009 og Nærvær - sykefravær Tanken om helhet og langsiktighet er sentral også når det gjelder nærværstatistikken i Arendal kommune. I en fremadrettet og strategisk arbeidsgiverpolitikk inngår en bevisst og helhetlig tilnærming til medarbeideres helse, livssituasjon og egenutvikling. Bildet til høyre viser en tendens til økende sykefravær totalt i kommunen. Det er i arbeidet med styringsinformasjon lagt ti (2.tert.) 2009 Sykefravær 7,9 8,6 9 9,3 Godt resultat Akseptabelt nivå l grunn et nivå på 8 % som målsetting og som et godt resultat (grønn linje 8 %). Utviklingen viser at vi nå nærmer oss grensen for hva som kan være akseptabelt nivå (rød linje 10 %) Gjennom Kvalitetskommuneprogrammet blir det satt et ekstra fokus på sykefraværsproblematikken og tiltak for økt nærvær. Styringsgruppen for programmet i Arendal kommune vil legge til rette for et kontinuerlig nærværsarbeid i kommunen. Et langsiktig mål for programmet er å redusere fraværet med 2 prosent (fra 9,3 til 7,3 prosent). Innkjøp av IKT-systemer Arendal kommune har sammen med de tre andre eierne av IKT Agder gått til innkjøp av nytt felles personal- og lønnssystem. Dette innebærer en omlegging av rutiner for ledere og medarbeidere innen områdene lønn, kompetansekartlegging og -styring, oppfølging av sykmeldte, medarbeideroppfølging, ansettelser og rapportering. Felles oppsett og utvikling av systemene med de andre eierne av IKT-Agder gir bedre arbeidsflyt og bedre utnyttelse av ressurser i forhold til oppdatering, vedlikehold og utvikling. Økonomisk gevinst ligger i en lavere ressursbruk ved rekruttering og medarbeideroppfølging og enklere administrasjon for ledere. Mål for 2009: Kommunen skal innen ha utviklet rutiner for å kartlegge medarbeidernes kompetanse, bl.a. gjennom bruk av medarbeidersamtaler. IKT-verktøyet Dossier skal benyttes i denne sammenheng. Kommunen skal innen ha kartlagt kompetansen til kommunens medarbeidere. De ansatte selv skal medvirke gjennom å kartlegge egen kompetanse. 47 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

6 Kommunen skal innen ha laget en gap-analyse som viser hvilke fremtidige behov kommunen har på kort og lang sikt for kompetanseheving. Arendal kommune vil satse på kompetansekartlegging ut fra tre perspektiv: Innbyggerperspektivet å tilby tjenester av god kvalitet Samfunnsperspektivet å være en regional aktør innen kompetanseutvikling i samarbeid med lokalt næringsliv og forskningsmiljø Medarbeiderperspektivet å gi medarbeidere mulighet til utvikling gjennom hele yrkeslivet slik at disse blir motiverte, tilfredse og nyskapende medarbeidere Følgende øvrige IKT-prosjekter er klare for kontraktskriving i oktober 2008: Sak/Arkiv Innbygger- og ansattportal Mellomvare Nytt Sak/Arkiv system er planlagt gjennomført årsskiftet 2009/2010. Intern organisering av prosjektene avventer interkommunal prosjektorganisasjon før endelig utforming blir gjort. Sikkerhet og identitetshåndtering (før SSO) er startet på nytt, og forprosjekt gjennomføres. Interkommunalt prosjekt Eiendomsgebyrer er delvis gjennomført, og fullføres for alle samarbeidskommunene under IKT Agder i løpet av av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

7 Risikovurdering arbeidsmiljø I forbindelse med de tiltak som fremmes i handlingsprogrammet kan enkeltmedarbeidere i Arendal kommune komme i en usikker situasjon. Det er svært viktig å forebygge helsebelastninger/-skader, økte kostnader relatert til jobbtilfredshet, usikkerhet knyttet til arbeid, ineffektivitet, konflikt og økt sykefravær knyttet til tiltakene. I denne sammenheng gjennomføres en risikovurderinge knyttet til tiltakene. For å sikre at de kravene Arbeidsmiljøloven stiller til arbeidsgiver blir ivaretatt er det viktig med et nært samarbeid med Agder Arbeidsmiljø IKS. En risikoanalyse utarbeides i samarbeid med Agder Arbeidsmiljø, og følger som vedlegg til saken Investeringer knyttet til medarbeiderperspektivet I handlingsprogrammet er det lagt inn del mindre investeringsposter. Primært er dette en del av satsingen på IKT i skoler og barnehager (4,2 mill kroner pr år). Det er også lagt inn forslag om 2,5 mill. kroner til IP-telefoni for å dekke gjenstående finansiering til å knytte bo- og omsorgsfellesskapene til kommunens telefonsystem. Det er i tillegg lagt inn 1 mill. kroner pr år til gjennomføring av bygningsmessige tiltak med sikte på å bedre arbeidsmiljø mv på ulike kommunale arbeidsplasser. Medarbeiderperspektivet IKT-utstyr Annet utstyr Bygningsmessige investeringer Sum investeringer medarbeiderperspektivet Styringsinformasjon medarbeiderperspektivet Medarbeiderperspektivet legger til grunn at medarbeiderne er organisasjonens viktigste ressurs. Medarbeidernes trivsel er et mål i seg selv, samtidig som det er en antagelse om at høy trivsel også vil gi bedre motivasjon og bedre tjenesteproduksjon. Det er viktig med systematisk og pålitelig informasjon om trivsel og motivasjon hos medarbeiderne. Det legges opp til å gjennomføre jevnlig medarbeidertilfredshetsundersøkelser. Resultatene fra undersøkelsene vil bli brukt til videre utvikling av arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplass. 49 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG

8 Styringsindikatorer medarbeiderperspektivet Suksessfaktorer MEDARBEIDERPERSPEKTIVET Resultat sist Styringsindikatorer måling Akseptabelt Godt resultat resultat Medarbeidertilfredshet (gjennomsnitt), skala 1-6, ,4 4,3 4,7 Helhetsvurdering medarbeidertilfredshet, som medarbeider i Arendal kommune, 4,7 4,3 4,7 Et aksepterende ogskala 1-6, 2007 inkluderende Nærvær i % 90,7 90,0 92,0 arbeidsmiljø Andel ansatte i omsorg/ mestring&rehab. (%) i 15,5 16,0 =<15 deltidsstillinger (under 40 % stilling) Antall nye uføre (AKP) <20 Netto økning i antall uføre (AKP) <10 Andel kvinnelige ledere i % >50 Likestilling Antall flerkulturelle med ikke-vestlig 90 (2006) 90 >90 Gode rutiner for internkontroll bakgrunn Andel ansatte (%) som kjenner til HMS håndboken 45, Ikke akseptabelt resultat Akseptabelt resultat Godt resultat 50 av 90 ROBUST OG LANGSIKTIG