MØTEINNKALLING Arendal kirkelige fellesråd. Møtested: ARENDAL RÅDHUS Strømsbu 254 Dato: Tid: 18:00

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE MØTEINNKALLING Møtested: ARENDAL RÅDHUS Strømsbu 254 Dato: Tid: 18:00 Disse er innkalt Alf-Eivind Ljøstad Anne Hansen Vartdal Jan Petter Anker Rasch Terje Nærbø Kjell Arne Borge Anne-Grete Toft Kenneth Dahlsveen Olaf Nordbø Bakke Kolbjørn Gunnarson Kari-Mette Jomaas Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Biskopens representant Kommunal representant Forfall må meldes snarest. Gi beskjed til vararepresentant hvis du selv ikke kan møte. SAKSLISTE MED SAKSDOKUMENT Saksnr Tittel Arkivkode Saksbehandler 2015/17 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIG Arne Homme FELLESRÅD /18 REGNSKAPSRAPPORT AKF - 1. TERTIAL Arnold Lundvall 2015/19 ETABLERING AV NY PARKERINGSPLASS OG Arnold Lundvall RULLESTOLTOALETT - FÆRVIK KIRKE 2015/20 SOMMERÅPEN KIRKE Arnold Lundvall TREFOLDIGHETSKIRKEN 2015/21 KIRKENS BYMISJON I ARENDAL - OPPNEVNING Arnold Lundvall AV KANDIDATER TIL STYRE 2015/22 FULLMAKT I FERIETIDEN - DELEGASJON Arne Homme 2015/23 REFERATSAKER Arne Homme Meldinger: Ansvarlig for åpning: Terje Nærbø Arendal, Alf-Eivind Ljøstad Leder Arne Homme Sekretær Side 1 av 12

2 2015/17 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIG FELLESRÅD Bilag i saken: Møteprotokoll fra fellesrådets møte Tidligere sendt ut. Møteprotokoll fra legges frem for godkjenning. godkjenner møteprotokollen fra møte Side 2 av 12

3 2015/18 REGNSKAPSRAPPORT AKF - 1. TERTIAL Bilag: Regneark Driftsregnskap, 1. tertial fordelt etter hovedarter. Regneark - Budsjettregulering, investeringsbudsjett 2015 Driftsregnskap 1.tertial 2015 Det vises til vedlagte regneark med oversikt over utgifter og inntekter, fordelt etter hovedarter, som er ført i fellesrådets driftsregnskap pr Samlede utgifter beløper seg til kr og utgjør 36,35 % av det vedtatte budsjett på kr Samlede inntekter er kr og utgjør 50,94 % av forventede inntekter for året. I dette er medregnet to hele kvartalsbeløp av kommunens driftstilskudd på til sammen kr.12,0 mill. Dette gir i utgangspunktet en foreløpig positiv balanse på kr Men unntas kommunens driftstilskudd for 2. kvartal, framkommer en negativ balanse på kr Hovedoversikten viser at samlede utgifter for første tertial ligger på omkring 36%, og angir at vi ligger normalt godt an så langt i året. Lønnsutgiftene, som samlet utgjør den største del av fellesrådets samlede utgifter, viser at det er brukt 33,95% av samlet budsjett og stemmer bra med det faktum at lønnsrelaterte utgifter grovt sett fordeler seg med 9% pr. måned, unntatt i juni. Fellesrådet forskutterte lønnskostnader for stillinger som finansieres av menighetsråd, i hovedsak til trosopplæring, refunderes etterskuddsvis to ganger i året på art Ved inngangen til andre tertial er det kun ført en inntekt her på kr , noe som viser at dette ikke er fakturert i perioden. Økte lønnskostnader som følge av årets lønnsoppgjør dekkes av en egen avsetning til formålet på konto og utgjør i 2015 kr Hvis lønnstilleggene i KAområdet skulle bli så vidt moderate som dette mellomoppgjør kan tyde på, kan det ligge an til en mulig innsparing her. Avsetningen vil bli fordelt ved en budsjettjustering når det endelige resultatet av forhandlingene foreligger. Kommunens refusjon til institusjonsprest (art 37001) er utgiftsført med kr som er halvparten av budsjettert årsbeløp på kr At 31* varer og tjenester ligger så vidt høyt, med 53,76 % på 1/3 av året, skyldes både at mange store utgifter som for eksempel forsikring, KA-medlemskap og husleie betales for et halvt eller helt år i begynnelsen av året og det faktum at det ved lav budsjettering på enkeltarter synliggjøres at fellesrådet gjennom flere år ikke er blitt kompensert for normal årlig prisvekst. Enkelte eksempel viser dette: Konto Art Regnskap Budsjett Betalingsperiode Årsavgift/forsikring Hele året Forsikringer (eks. personal/gruppeliv) Hele året Husleie Halve året Medlemsavgift KA Hele året Side 3 av 12

4 Når inntektssiden i oversikten samtidig ligger såpass høyt skyldes dette i hovedsak at vi i år allerede har rukket å fakturere ut festeavgift (art ) for til sammen kr Forventet inntekt for hele året er kr Kremasjonsavgift for utenbys boende har til nå gitt en inntekter på kr (art 36204), med et budsjett på kr Videre har salg av varer og tjenester (utleie av kirke, lønn til kirketjener og organist ved «fremmede» kirkelige handlinger og salg av restaurerte familiegravsteder) til nå innbrakt kr Som nevnt inkluderer oversikten et kommunalt tilskudd på kr og tilsvarer halvparten av årsbevilgningen. Statlige trosopplæringsmidler er tilsvarende inntektsført på art med et halvt årsbeløp på kr Slik kirkevergen ser det, vil det på bakgrunn av dette ikke på det nåværende tidspunkt være nødvendige å justere driftsbudsjett utover fordelingen lønnsavsetningen. Dette behovet vi bli vurdert igjen ved utgangen av 2. tertial. Investeringsbudsjett budsjettrevisjon Fellesrådets vedtatt investeringsplan for 2015 finansierer de prosjekter som den kommunale bevilgning for året gir anledning til. For kirkene gjelder dette sluttføring av maling - Austre Moland kirke (tårn), utvendig rehabilitering Tromøy kirke og finansiering av nytt orgel i Tromøy kirke. Til sammen utgjør dette en forventet utgift på kr Tilsvarende beløp er bevilget til formål knyttet til gravplassene og vil etter vedtatt budsjettplan benyttes til reguleringsplan/utvidelse Arendal kirkegård, utskifting av biler og maskiner, maling av deler av Barbu kapell, justering av gravminner og gravfelt, oppgradering av infrastruktur, oppgradering av gravkart/planer og drenering av overvann på Færvik kirkegård. Det største og mest omfattende arbeid så langt i år har vært arbeidet med å fornye dreneringsanlegget for overvann for deler av Færvik kirkegård. Problematiske grunnforhold og endrede krav til tekniske løsninger viste seg å være mer omfattende enn først beregnet. Gamle leirmasser bød på store utfordringer for det utstyret som det var nødvendig å bruke, særlig i forbindelse med nedbør, og det viste seg nødvendig med masseutskifting i et forholdsvis stort omfang. For å finansiere dette prosjektet, utover de midler på kr som tidligere er bevilget, foreslår kirkevergen at prosjektet 1202 «Oppgradering kirkegårdsplaner», i år tas ut og at midlene (kr ) overføres til dette dreneringsprosjektet. Totalkostnadene ved prosjektet er ennå ikke kjent, men vil etter hva kirkevergen har grunn til å anta, kunne beløpe seg til mellom kr og 1.mill. Det foreslås derfor at prosjektet ytterligere tilføres kr fra avsatte fondsmidler, balansekonto: Saldo for balansekonto vil etter dette være kr ,48. Fellesrådets arbeid med å realisere en navnet minnelund på Arendal kirkegård er nå på det nærmeste sluttført. Etterspørselen etter dette tilbudet er økende og minnelunden er allerede tatt i bruk. Det som blant annet gjenstår å få på plass navneskilt på steinmuren i bakkant av minnelunden for navneoppføring etter hvert som urnene settes ned. Det anbefales at de settes opp de samme antall navneskilt som det er tilgjengelige urnegraver i feltet, slik at hver enkelt navneplate fortløpende kan graveres og settes på plass igjen uten at det blir åpne felter Side 4 av 12

5 mellom skiltene. For endelig å sluttføre prosjektet ber kirkevergen fellesrådet om å styrke prosjektet med kr fra balansekonto I tillegg foreslås det at det fra samme balansekonto forskutteres et beløp på kr til det gjennomførte forprosjektet knyttet til ny parkeringsløsning og rullestoltoalett ved Færvik kirke, som en oppfølging etter bispevisitasen i 2014, jfr. FrSak i dagens fellesrådsmøte. Balansekonto vil etter dette ha en saldo på kr ,44. En tidligere vedtatt oppgradering vedrørende tilgjengelighet til toaletter for bevegelseshemmede ved Austre Moland kirke er nå realisert med en forventet kostnadsramme på kr Det foreslås at kostnaden dekkes inn ved bruk av tidligere års mindreforbruk, balansekonto: Arbeidet med å hjemmelsoverføre kirker og kirkelig eiendom til soknet som juridiske enhet er godt i gang. Dette er imidlertid et omfattende arbeid og vi gå over noe tid. En særlig utfordring er knyttet til de kirker som fortsatt står på umatrikulert grunn (bl.a. Tromøy, Øyestad) og de kartforretninger som vil være nødvendige i denne sammenheng. Kirkevergen ber på bakgrunn av dette fellesrådet tilføre prosjektmidler til formålet med kr , finansiert av fondsavsetning Saldo for balansekonto vil da etter dette utgjøre kr ,03. Fellesrådets vedtak (FrSak 2014/42) om en omlegging av fellesrådets IKT-løsning i samarbeid med IKT-Agder IKS er nå gjennomført med godt resultat. De fleste lokasjoner er tilkoblet via fiber med god hastighet og alt nødvendig utstyr er byttet ut. I tillegg er alle sambandsavtaler reforhandlet med en bindingstid på tre år. Prosjektet har vært ledet av IKT-Agder med god bistand fra administrasjonen hos kirkevergen. De totale prosjektkostnader ved omleggingen anslås til å beløpe seg til kr Beløpet foreslås finansiert ved bruk av avsetning, fondskonto Saldo for fondskonto utgjør etter dette kr ,62. tar den fremlagte rapporten for fellesrådets driftsregnskap 1. tertial 2015 til etterretning. vedtar kirkevergens fremlagte forslag til budsjettendring for investeringsbudsjett 2015, ved at prosjekt 3100: «Oppgradering kirkegårdsplaner» tas ut av investeringsplanen. Den tilhørende kommunale bevilgning på kr overføres til prosjekt 3063: «Drenering Færvik kirkegård». vedtar videre bruk av tidligere års avsetninger i henhold til kirkevergens forslag: Prosjek Formål Beløp Balansekonto t 3063 Drenering Færvik kirkegård Kr Tilgjengelighet/WC Kr Austre Moland kirke 1202 Overføring av kirkelige eiendommer Kr Utvidelse Arendal kirkegård Kr Parkeringsplass Færvik Kr Oppgradering IKT Kr Side 5 av 12

6 2015/19 ETABLERING AV NY PARKERINGSPLASS OG RULLESTOLTOALETT - FÆRVIK KIRKE Vedlegg: - Kartutsnitt 1, parkering - Kartutsnitt 2, parkering - Kartustnitt 3, rullestoltoalett - Utskrift av protokoll, Tromøy menighetsråd Ved Færvik kirke og kirkegård har det i lang tid vært problem med manglende parkeringsmuligheter. Ved noen anledninger har situasjonen vært svært vanskelig, særlig ved enkelte begravelser/bisettelser, ved gudstjenester i høytider, og ved større arrangementer. Kantparkering langs fylkesveien har tidvis skapt problemer for trafikkavviklingen. Det er nå også skiltet med parkering forbudt langs vestsiden av fylkesveien nord for kirken. Dermed er parkeringsmulighetene blitt ytterligere begrenset. Ved Færvik kirke finnes det heller ikke toalett for rullestolbrukere. Etter dagens krav er dette en uakseptabel situasjon. Selv om kirkebygg og tilhørende anlegg av vernehensyn og tekniske grunner ofte ikke fullt ut kan oppnå universell utforming, må det være et mål å tilrettelegge så godt som mulig. Både ved begravelser/bisettelser, gudstjenester, og i forbindelse med bruk av kirken til arrangementer og til ungdomsarbeid, burde det absolutt finnes et toalettilbud for rullestolbrukere. Det toalettet som finnes for kirken i dag, er lokalisert i nordre ende av driftsbygget på nordsiden av fylkesveien. Rommet er svært lite og trangt, veien opp har større stigning enn det norm for rullestolatkomst tilsier. I forbindelse med bispevisitasen i 2014 ble både parkeringsproblemene og manglende rullestoltoalett påpekt, og i møtet med Arendal kommune tok biskopen opp disse spørsmålene. Konklusjonen i etterkant av møtet og etter avtale med rådmannen, ble at kirkevergen skulle utrede mulige løsninger og fremme en sak for behandling i fellesrådet, og som så kunne videresendes kommunen for endelig behandling med tanke på finansiering. Aktuelle løsninger er vurdert, og det er beregnet budsjettpriser for de ulike alternativer. Alle investeringssummer er oppgitt eksklusive merverdiavgift. Parkeringsplass Arendal kommune har allerede ervervet grunn i området nord-øst for fylkesveien, og arealet er i kommuneplanen avsatt til parkeringsformål. Kirkevergen har vært i kontakt med Vegvesenet, som i møte har klargjort en del forutsetninger, men er innforstått med at det etableres ny parkeringsplass på det aktuelle området. Videre har det vært kontakt med Arendal kommune, planavdelingen, for å avklare om det finnes andre planer for private eller offentlige tiltak i området. Det synes ikke å foreligge hensyn som skulle hindre eller vanskeliggjøre etablering av ny parkeringsplass på det avsatte området. Det tas dermed sikte på at et tiltak kan gjennomføres etter en ordinær byggesøknad, og at det ikke stilles krav om utarbeidelse av reguleringsplan. Arendal kommune (kommuneplanen) har ikke fastsatt normer for dimensjonering av antall p- plasser til denne type bygg utenfor sentrumsområdet. Et normalt normtall å benytte vil være 0,25 p-plass pr. sitteplass i kirken. Færvik kirke er godkjent for et maksimum persontall på Side 6 av 12

7 490, et normalt krav vil da være at det bør det kunne tilbys opptil 120 parkeringsplasser. Slik forholdet er i dag, antas at det er mulig å tilby plasser foruten kantparkering langs fylkesveien. Kantparkering langs fylkesveien kan i begrenset grad anbefales da veitraseen er relativt smal i området. Spesielt kan det være vanskelig vinterstid. På denne bakgrunn burde det optimalt opparbeides opp mot nye plasser. En så vidt stor utbygging er neppe realistisk, og det er sett nærmere på to alternativer som gir henholdsvis 45 og 60 nye plasser. Det er lagt vekt på å finne løsninger som gir et vesentlig tilskudd til antall plasser, samtidig som investeringsutgiftene begrenses. For å redusere terrenginngrepet mest mulig er det derfor valgt å legge det nye parkeringsarealet ca 2-3 meter høyere enn fylkesveien, og for å redusere sprengning for siktsoner er adkomsten til arealet lagt lengst mot nord. Det forutsettes at gangtrafikk kan gå over plassen og mot sør, og krysse fylkesveien ved kirken. Det må imidlertid stenges for gjennomkjøring med bil. For begge alternativene er lagt til grunn at eksisterende kraftlinje og transformator blir stående urørt. Det er mulig å flytte endemast og transformator tilbake, men det vil medføre en utgift i størrelsesorden kroner, og gi bare 10 ekstra plasser, altså en svært høy pris pr. plass. Inntakskabelen fra trafo og inn til kirken vil i begge alternativene bli berørt, men en omlegging av denne vil medføre begrensede utgifter, størrelsesorden kroner. Alternativ 1 gir 45 nye plasser, kfr kartutsnitt 1 i målestokk 1:1000 datert Ved denne løsningen er parkeringsmønsteret enkelt, en fordel med tanke på god utnyttelse, spesielt ved forhold der merking er lite synlig. Dette alternativet gir også mulighet for en driftsplass for kirkegården på østsiden av p-plassen. Investeringsutgiften ved dette alternativet er beregnet til kr Alternativ 2 gir 60 nye plasser, kfr kartutsnitt 2 i målestokk 1:1000 datert Her legges det opp til at hele arealet inn mot det bratte fjellpartiet, ekskl. område for kraftlinje, kan utnyttes. Parkeringsmønsteret er fortsatt relativt enkelt, men vil stille større krav til markeringer og merkinger for optimal utnyttelse. Alternativet gir ikke mulighet for ny driftsplass. Investeringsutgiften ved dette alternativet er beregnet til kr Det er i investeringsutgiftene tatt med rekkverk mot fylkesveien, asfaltering og minimum belysning av p-plassen. Ladekontakter for el-bil er ikke inkludert, men det legges ekstra trekkerør i grunnen for en slik framtidig løsning. Ettersom el-forsyningen ligger like inntil plassen, vil det være relativt enkelt å etablere ladekontakter senere om det skulle vise seg å bli aktuelt. Ellers er det forutsatt å etablere enkel beplantning i skråningen mellom fylkesveien og den nye p-plassen. Ved at det ikke sprenges og etableres ny gangvei, men at gangadkomsten til ny p-plass forutsettes å gå opp langs eksisterende driftsbygg, vil stigningen bli for stor i forhold til norm for rullestol. I tillegg vil det bli en avstand på ca 70 m fra nærmeste plass til rullestolinngang. Det legges derfor i begge alternativene opp til å opparbeide 3 nye P-plasser for bevegelseshemmede nede ved kirken. Med en slik løsning oppnår en at avstanden fra p-plass til rullestolinngang blir minst mulig. Utgiftene til disse plassene er inkludert i begge alternativene ovenfor. Eksisterende parkeringsplass som ligger inntil fylkesveien sørøst for kirken, kan med fordel utbedres, avgrenses og merkes opp. Dersom plassen ikke utvides, vil det ikke gi økt antall plasser i forhold til dagens kapasitet. Det er ikke inkludert noen tiltak på denne plassen i alternativene ovenfor. Side 7 av 12

8 Rullestoltoalett Det finnes ikke offentlig vann eller avløp i området så nær kirken/kirkegården at det er aktuelt å koble til slikt nett. Vannforsyning til kirke og servicebygg er i dag fra borebrønn like nord for servicebygget. Avløpet går til tett oppsamlingstank. Ved etablering av nytt rullestoltoalett må det benyttes samme løsning. Eksisterende vannforsyningsanlegg forutsettes å kunne benyttes, men det må anlegges ny tett oppsamlingstank for avløpet. Det må derfor benyttes vannbesparende sanitærutstyr og installasjoner. Det er utredet flere mulige løsninger for plassering av nytt toalett. Det er søkt noe arkitektbistand i dette arbeidet. Tilbygg til driftsbygg der eksisterende toalett er lokalisert, er vurdert som lite aktuelt på grunn av atkomstforholdene. Avstanden fra kirken blir ca 70 meter (anbefalt maks 20), fylkesveien må krysses, og stigningsforholdene blir ikke innenfor anbefalte grenser. Tilbygg til kirkebygget er heller ikke vurdert som aktuelt. Det er vanskelig å finne løsninger som kan påregnes godkjent, og som praktisk og økonomisk blir tilfredsstillende. Videre er det sett på muligheten for å finne løsninger inne i kirkebygget. Det er utredet to alternativer som begge er teknisk gjennomførbare, og som økonomisk sett er vil falle gunstig ut. Disse løsningene har imidlertid to store ulemper, for det første beslaglegges verdifulle arealer og andre funksjoner inne i kirken, men den viktigste ulempen er at atkomsten til toalettrommet vil bli direkte fra kirkerommet. Det er derfor vanskelig å fremme noen disse alternativene som aktuelle og fullverdige løsninger. Konklusjonen etter de utredningene som er gjennomført, er at det må velges en løsning med et nytt separat toalettbygg utenfor kirken, dog så nær kirkebygget at anbefalt maksimal avstand på 20 m overholdes. For at et eget bygg skal framstå harmonisk i forhold til kirken og omgivelsene, må det ha en viss størrelse. Det vil derfor være naturlig å gi plass til to toaletter, og på den måten oppnå en kapasitet som er bedre tilpasset behov. I tillegg vil et eget bygg gi plass for et lite lager/redskapsrom, og videre være en naturlig plass for utvendig vannpost og gi plass for litt utstyr som gravfestere kan nytte på kirkegården. Det er vurdert to mulige lokaliseringer, kfr vedlagte Kartutsnitt 3 datert Alternativ A gir minst terrenginngrep, har akseptabel avstand, men vil bli liggende noe eksponert i forhold til kirken, og arealet ved hovedatkomst og hovedinngang. Investeringsutgiftene er beregnet til kr Alternativ B vil medføre noe mer terrenginngrep og behov for tomtearbeider, men vil bli liggende diskret og med nærhet både til rullestolinngang og også sakristiinngang. Det siste vil være en fordel med tanke på de ansattes bruk av toalettbygget. Investeringsutgiften for dette alternativet er beregnet til kr Saken har vært forelagt Tromøy Menighetsråd for behandling. Vedtaket følger vedlagt. går inn for at det bygges ny parkeringsplass ved Færvik kirke og kirkegård. Utbyggingen utføres i henhold til alternativ 2 vist på kartutsnitt 2 datert Investeringsutgiften er beregnet til kr ekskl. mva., og vil gi 60 ny parkeringsplasser. I tillegg etableres nytt rullestoltoalett ved at det bygget et nytt toalettbygg, lokalisering vist som alternativ B på kartutsnitt 3 datert Beregnet investeringsutgift er kr ekskl. mva. Tiltakene oversendes Arendal kommune ved rådmannen, etter avtale, med tanke på den videre finansiering. Side 8 av 12

9 2015/20 SOMMERÅPEN KIRKE - TREFOLDIGHETSKIRKEN Vedlegg: Søknad av fra Trefoldighet menighetsråd. Det vises til brev av fra Trefoldighet menighetsråd der menighetsrådet søker om økonomisk støtte til å holde Trefoldighetskirken kirke åpen også i sommersesongen Det vises til tidligere gode erfaringer med å holde kirken åpen for publikum og til Arendal kommunes kommunedelplan for kultur, der det uttrykkes et ønske om at kirkene våre i større grad bør gjøres tilgjengelige for publikum. I senere år har stadig flere kirker over hele landet blitt holdt åpne om sommeren for folk underveis. Her kan turister og andre finne stillhet og ro til ettertanke og verdifull rekreasjon i en travel hverdag. Menighetsrådet understreker samtidig behovet for at ansatte gis et overordnet ansvar for tilrettelegging, gjennomføring og veiledning for de unge som deltar i ordningen. Menighetsrådet søker på denne bakgrunn fellesrådet om en økonomisk støtte på kr ,- til formålet for vedtar å innvilge søknaden fra Trefoldighet menighetsråd om en økonomisk støtte på inntil kr ,- til dekning av utgifter i forbindelse med ønsket om å holde Trefoldighetskirken åpen for turister og andre i sommersesongen Beløpet finansieres over konto disposisjonsfond. Fellesrådet ber om at det leveres en rapport om sommerens Åpen kirke i sentrum innen utgangen av august. Side 9 av 12

10 2015/21 KIRKENS BYMISJON I ARENDAL - OPPNEVNING AV KANDIDATER TIL STYRE Vedlegg: - Henvendelse av 27. april 2015 fra daglig leder i Kirkens Bymisjon Kristiansand - Forslag til endrede vedtekter for Stiftelsen Kirkens Bymisjon i Agder og Telemark - Uttalelse av 12. mai fra styreleder i Kirkens Bymisjon Arendal - Mail av 12.mai fra styreleder i Kirkens Bymisjon Arendal vedrørende nominasjon til nytt driftsstyre i Arendal Det vises til fellesrådets behandling i FRSak 2015/15 der fellesrådet gjorde følgende vedtak: " gir sin tilslutning til den foreslåtte ordning der fellesrådet oppnevner tre representanter og to vararepresentanter til det lokale driftsstyret i Kirkens bymisjon i Arendal. Fellesrådet har for øvrig ingen økonomiske eller juridiske forplikter overfor bymisjonen. Fra fellesrådet tiltrer Thyra J. Monstad og Kenneth Dahlsveen bymisjonens nominasjonskomité i forbindelse med det forestående valget." Kirkens bymisjon i Arendal er i dag opprettet som en selvstendig virksomhet under Stiftelsen Kirkens bymisjon i Kristiansand og ledes av et lokalt virksomhetsstyre, med ansvar for lokal forankring av virksomheten og tilsyn med den daglige drift. Denne nye henvendelsen fra styret i Stiftelsen angir at det, i forståelse med Kirkens Bymisjon Oslo som eier "merkevaren", er ønskelig med en reorganisering av Kirkens Bymisjons virksomhet i Agderfylkene og i Telemark. Stiftelsesstyret foreslår på bakgrunn av dette at gjeldende vedtekter endres og at Stiftelsenes navn endres til: Stiftelsen Kirkens Bymisjon Agder og Telemark. Den foreslåtte vedtektsendringen medfører bl.a. at de lokale virksomhetsstyrer avvikles og at berørte fellesråd for framtiden oppnevner egne representanter til et nytt Representantskap, som igjen velger styre for Stiftelsen. Det foreslås at Kristiansand kirkelige fellesråd oppnevner 6 representanter til representantskapet, mens øvrige fellesråd der Bymisjonen har sin virksomhet oppnevner hver sin representant. Henvendelsen fra leder i det sittende virksomhetsstyre for Kirkens Bymisjon Arendal angir at de lokale representantene i driftsstyrene for Kragerø, Grimastad og Arendal sammen har utarbeidet en felles uttalelse vedrørende den pågående prosess, der det bes om at en etablering av en egen stiftelse for Aust-Agder og Telemark vurderes på nytt som et realistisk alternativ. Slik kirkevergen ser det, vil det for fellesrådet være naturlig å avvente situasjonen til en nærmere avklaring foreligger. vedtar å avvente situasjonen knyttet til en eventuell vedtektsendring for Kirkens bymisjon Kristiansand i påvente av en nærmere avklaring. Side 10 av 12

11 2015/22 FULLMAKT I FERIETIDEN - DELEGASJON I forbindelse med ferietiden kan det oppstå situasjoner hvor det er nødvendig at det blir tatt en beslutning uten mulighet for å samle rådet. Det anbefales derfor at det delegeres til leder av fellesrådet og kirkevergen å fatte avgjørelser på fellesrådets vegne i ferietiden. vedtar å delegere leder av fellesrådet og kirkevergen fullmakt til å fatte avgjørelser på fellesrådets vegne i ferietiden. Side 11 av 12

12 2015/23 REFERATSAKER Postliste kirkevergen. Vedlagt Gravstedslegater Arendal kirkegård Gravsted: Legatansvarlig: Gravsted: Legatansvarlig: Gravsted: Legatansvarlig: Gravsted: Legatansvarlig: Barbu kirkegård Gravsted: HB-3-14 Navn: Marie og Rolf Danielsen Wilhelm Tvedt-Gundersen CD-1-4 Navn: Ellynor og Kjell Bugge Bente Mysen RO Navn: Mailil og Volrath Bugge Dagfinn Bugge CE-2-1 Navn: Edith Josefa og Bjørn Yngvar Johansen Unni Irene Johansen H-2-13 Navn: Hans Petter Førland Legatansvarlig: Per Olav Førland Bjorbekk kirkegård Gravsted: O-1-21 Navn: Synnøve Mary og Jan Petter Wang Ansvarlig: Deloitte Advokatfirma, Kristiansand Referatsaker 2.2. Revisors beretning, gravferdslegater 2.3. Høringssvar - "Veivalg" 2.4. Rammeavtale - TONO Orienteringer 1.1. Forskjønnelse Arendal kirkegård - midler fra stiftelse 1.2. Tilsettinger 1.3. Etableringsprosjekt - IKT 1.4. Orgel i Tromøy kirke - midlertidig løsning 1.5. Forberedelse - bispevisitas, Hisøy og Øyestad 1.6. Alterbilde - Hisøy kapell 1.7. Kulturskolen - øving på orgel 1.8. Parkering - Arendalsuka Side 12 av 12