Møteinnkalling Arendal kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møteinnkalling Tid: 20. oktober 2010 kl. 18:00 Sted: ARENDAL RÅDHUS, Strømsbu Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. NB! Befaring til Austre Moland kirke med fremmøte ved Trefoldighetskirken kl for felles transport. Sakliste: AKF 49/2010 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD AKF 50/2010 BUDSJETTJUSTERING 2010 AKF 51/2010 PARKERING - BARBU KIRKE OG KIRKEGÅRD AKF 52/2010 ADKOMSTFORHOLD - AUSTRE MOLAND KIRKE AKF 53/2010 LEKEROM - AUSTRE MOLAND KIRKE AKF 54/2010 ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - MØTEPLAN 2011 AKF 55/2010 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD Arendal, den Leder Kontorsjef

2 AKF 49/2010 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD UTREDNING Møteprotokoll fra s møte legges frem for godkjenning. Protokollen er tidligere sendt ut. INNSTILLING godkjenner møteprotokoll fra møte

3 AKF 50/2010 BUDSJETTJUSTERING 2010 UTREDNING Bilag:./. Regnskapsoversikt etter hovedarter pr. 3. oktober 2010./. Regneark vedr. Budsjettjustering pr 20. oktober 2010 Vedlagte regnskapsoversikt viser at forbruket ved utgangen av 3. kvartal ligger i overkant av gjeldende budsjett, hvis vi tar utgangspunkt i et jevnt forbruk gjennom året. Særlig gjelder det under ansvar 13* kirkegårder. Tar vi hensyn til at lønnsutgiftene ikke er jevnt fordelt, i den forstand at ferietrekket foretas i juni, mens utbetalingen av feriepenger ikke belaster direkte årets regnskap, fordi midlene er avsatt i forrige års driftsbudsjett, forbrukes det nesten ikke lønnsmidler over regnskapet i juni. Regner vi en jevn fordeling på andre utgifter enn lønn, kan forbruket pr. 1. oktober ligge på ca 73 %. Nå er det noen utgifter som i sin helhet betales i starten av året. Noen andre utgifter betales i begynnelsen av hvert halvår. Mange av skjevhetene blir gradvis utjevnet mot slutten av året. For kirkegårdene er det dessuten slik at aktiviteten, og dermed kostnadene, er spesielt høye i vekstsesongen fra mai/juni til september. Slik sett er forbruket ikke dramatisk høyt. Inntektene ligger også over budsjettet, hvis vi tar utgangspunkt i at inntektene fordeler seg jevnt over året. Slik jeg vurderer regnskapet, er det grunn til å forvente at årsregnskapet vil vise høyere inntekter enn de som ligger i gjeldende budsjett. Det betyr at det er grunnlag for å foreta en budsjettjustering som øker samlede inntekter, og dermed også de samlede utgiftene. Det samme har skjedd hvert år i mange år. Det skyldes bl.a. at kommunen i flere år har økt de årlige tilskudd med et beløp som skal dekke lønnsøkning i tilknytning til tariffoppgjørene, mens tilskuddet til øvrige driftsutgifter har blitt frosset eller endog redusert. Det medfører at vi på mange utgiftsarter, der det over år har vært en stor prisøkning, har måttet budsjettere med lavere tall enn det reelle forbruket tilsier. For å ha en mest mulig realistisk vurdering av budsjettsituasjonen gjennom året, og av muligheten for å avslutte driftsregnskapet i balanse, er det derfor hensiktsmessig å justere budsjettet etter hvert som inntektsutviklingen gir grunnlag for det. Det gjelder særlig sykepengerefusjon som kan kompensere bl.a. økte vikarutgifter. Det gjelder, ikke minst i 2010, også inntekter i form av momskompensasjon for utgifter over investeringsbudsjettet. Dette er bakgrunnen for det framlagte forslaget til justering av driftsbudsjettet. Forslaget innebærer en økning av en del utgiftsposter med over kr. 2,2 mill, mens andre utgiftsposter reduseres til sammen med mer enn kr.1,6 mill. Netto økning av utgifter og inntekter utgjør kr Det bidrar til at fellesrådet for første gang passerer kr. 30. mill på et budsjett eller regnskap; helt konkret er det snakk om kr Det er verdt å notere seg at budsjettet fortsatt har en avsetning, eller tilbakeføring til investeringsformål, på kr. 1.8 mill, som er langt mer enn den andelen som budsjett- og regnskapsforskriftene pålegger oss. Beløpet er tenkt å inngå i sluttfinansieringen av orgelprosjektet, inklusive de bygningsmessige tiltak i Trefoldighetskirken som gjøres delvis på grunn av orgelprosjektet og dels fordi de måtte gjøres i den tiden det ikke var noe orgel på galleriet. Monteringen av sprinkleranlegg i tårn og over skipet måtte skje når det var adkomst.

4 INNSTILLING vedtar å justere driftsbudsjett 2010, med en økning av utgifter og inntekter på kr , i samsvar med kirkevergens forslag i regneark av

5 AKF 51/2010 PARKERING - BARBU KIRKE OG KIRKEGÅRD UTREDNING Vedlegg: 1. Kartutsnitt BARBU PARKERING, datert Behovet for parkeringsplasser ved Barbu kirke og kirkegård ble behandlet av fellesrådet i september under sak AKF 45/2010, etter henvendelse fra Barbu menighetsråd. Fellesrådet ga uttrykk for at det er viktig å tilrettelegge et antall parkeringsplasser som er tilpasset aktiviteten i området med kirke, kirkegård og omsorgsinstitusjoner, og ba kirkevergen ta saken opp med Arendal kommune. Saken er tatt opp med kommunen. På et møte kirkevergen hadde med representanter for plan og infrastruktur den 21. september, var temaet avklaring av planstatus for aktuelle arealer i området, og videre en foreløpig drøfting av trafikk- og parkeringsforhold. Det var i møtet full enighet om at parkeringsforholdene i området ikke er tilfredsstillende, og at det er behov for tiltak. Ikke minst med tanke på å ivareta trafikksikkerheten når det er mye aktivitet eller større arrangementer i området. Det ble også i møtet pekt på at det kan være en mulighet å etablere parkering i to plan på en del av arealet (A2). Barbu menighetsråd pekte på to arealer hvor det kunne være mulig å opparbeide parkeringsplasser. Arealene er gitt betegnelsene A og B, jf. vedlagte kartutsnitt. Det foreligger flere reguleringsplaner fra 1974 og senere år som gir føringer for arealbruken. Dersom det skal etableres nye parkeringsarealer kun på de arealene som er regulert til trafikk og parkering, vil mulighetene være relativt begrenset. I hovedsak kan gjeldende planstatus oppsummeres som følger: Arealene A1 og A2 er regulert til trafikk/parkering med mindre grønne rabatter og avgrensninger Arealet A3 er regulert som grøntområde Arealet B1 er regulert som parkering til boliger Arealet B2 er regulert som grøntområde I møtet med kommunens representanter ble det signalisert at mindre justeringer mellom grøntområde og parkeringsareal ved ombygging og opparbeidelse av A1 og A2 burde kunne gjennomføres ved at kommunen direkte vedtar mindre vesentlig endring av reguleringsplan. Et slikt vedtak kan fattes i forbindelse med en byggesøknad. Dersom arealene A3 og B1/B2 skal opparbeides, må det gjennomføres en reguleringsendring som krever en fullstendig reguleringsprosess. En slik prosess vil være mer krevende, og vil normalt ta ett til halvannet år. Kirkevergen har i etterkant av møtet arbeidet noe videre med problemstillingene og mulige løsninger, og ser i utgangspunktet to aktuelle alternativer som fellesrådet bør ta stilling til før det arbeides videre med planene. Alternativ 1

6 Dette er den enkleste løsningen ved at det kun legges opp til parkering på terreng. Arealet A1 får en noe endret utforming, og A2 opparbeides til parkeringsplasser. Alternativet vil kunne gi i størrelsesorden nye plasser. Det legges til grunn at plassene skiltes med tidsbegrensning (f. eks. maks 3 timer). Det antas at dette alternativet ikke krever omregulering, da det kun vil bli mindre vesentlige endringer i forhold til gjeldende planer. Alternativ 2 Dette er en mer omfattende løsning der en gjennom omregulering ser nærmere på parkeringsforholdene for hele området. Det vil da være naturlig å vurdere også arealene A3 og B1 og B2. I tillegg vil det være mulig å innpasse en enkel betongkonstruksjon som kan gi parkering i to plan. En slik løsning vil kunne gi i størrelsesorden 50 nye plasser på arealet A2. Ca 25 plasser vil da bli under tak. Disse kan søkes leid ut til f. eks. boligparkering, dermed vil plasser på terreng kunne bli frigjort til korttidsparkering. Det vil være mulig å innpasse parkering i to plan også i alternativ 1, men utnyttelsen vil ikke bli så god som i alternativ 2, og det er usikkert om en slik løsning kan gjennomføres uten en reguleringsendring. Opparbeidelse av nye parkeringsplasser vil representere betydelige investeringsutgifter. Som en foreløpig budsjettpris ved en normalt god utnyttelse av arealene, må det legges til grunn en investering på ca kroner pr. plass på terreng og ca kroner pr plass i parkeringshus. Som et første skritt i videre planlegging bør det gjennomføres en del registreringer og beregninger. Sentrale elementer er: Eksisterende antall plasser, behov for plasser til ulike grupper som boliger, besøkende og ansatte, interesse for leie av plasser under tak, kartlegging av planlagte utbygginger m.v. Parkeringssituasjonen i området omfatter flere grupper, og både offentlige og private interesser, - og ikke minst, det må søkes å finne langsiktige løsninger. En omregulering bør derfor gjennomføres som en offentlig plan. I tillegg bør nye plasser som opparbeides, kunne brukes av flere grupper (bortsett fra evt. bortleie i p-hus), og i utgangspunktet være offentlige plasser underlagt offentlig kontroll. Reservering av plasser fører ofte til lav utnyttelse. Det ansees derfor som nødvendig at både planlegging og gjennomføring skjer i kommunal regi eller i nært samarbeid med kommunen. Ettersom en god parkeringsløsning er viktig både for kirken og kirkegården, vil det være naturlig at fellesrådet v/kirkevergen søker å bidra i det videre arbeidet. INNSTILLING ber om at arbeidet med å finne parkeringsløsninger for Barbu kirke og kirkegård videreføres. Fellesrådet mener i utgangspunktet at det bør søkes å finne løsninger for hele området som møter behovet i et langsiktig perspektiv. Det bør derfor legges opp til å gjennomføre en

7 reguleringsendring gjennom en ny offentlig plan. Det bør foretas kartlegging av eksisterende og framtidige behov, herunder avklare interessen for å leie faste plasser under tak. Kirkevergen bes arbeide videre med saken i samarbeid med Arendal kommune med tanke på å finne løsninger som løser de mest akutte behov, og tar høyde for å møte behovet for bedring av parkerings- og trafikkforholdene i området i et langsiktig perspektiv.

8 AKF 52/2010 ADKOMSTFORHOLD - AUSTRE MOLAND KIRKE UTREDNING Vedlegg: 1. Brev fra Austre Moland menighetsråd datert Kartutsnitt datert I brev av framgår at Austre Moland menighetsråd ønsker å bedre atkomsten inn til kirken for bårebil og bevegelseshemmede, og i tillegg er det et ønske om å utvide og oppgradere kirkebakken, - området utenfor hovedinngangen. I brevet anmodes om hjelp til å utarbeide planer og kostnadsberegninger for de ulike arbeidene. Kirkevergen ønsker fellesrådets syn på de aktuelle tiltak før videre planer utarbeides. Rullestolatkomst Atkomsten for rullestolbrukere er i dag veien opp fra parkeringsplassen langs sørsiden av kirkegårdsmuren og videre til inngangsdør i sideskip mot sør, kfr. kartutsnitt. Rullestolatkomsten er således helt atskilt fra hovedatkomsten til kirken gjennom våpenhuset. Det foreslåes nå å legge rullestolatkomsten langs kirkebygget fra hovedinngangen og opp til inngangen i sideskipet. Løsningen ville framstå mer inkluderende ved at alle fra parkeringsplassen kunne følge samme vei mot hovedinngangen. Denne traceen vil imidlertid komme inn på arealer som er utsatt for snøras fra tak. Forutsetningen måtte derfor være å montere snøfangere på 2 3 takflater. Utgangen gjennom sideskipet mot sør er rømningsvei, og det er viktig å opprettholde en god evakueringsvei herfra og helt ut til kommunal vei og parkeringsplass Ved flere kirkebygg er det slik at rullestolatkomsten må gå gjennom sideinngang, og en slik løsning bør også fortsatt kunne nyttes i Austre Moland. Arealet fra inngangen og fram til åpningen i kirkegårdsmuren, som i dag er et grasareal, bør imidlertid oppgraderes, enten ved steinbelegning eller grus. En slik løsning vil både gi en god og sikker rømningsvei og en akseptabel rullestolatkomst, samtidig som en vil kunne unngå å montere snøfangere på tak. Atkomst for kjøretøy Det påpekes også behov for en bedre atkomst inn til hovedinngangen, slik at det er mulig å komme helt til trappa med bårebil, og videre å kunne nytte traktor til snørydding helt opp til kirketrappa. For å kunne få dette til, må portalen inn til kirken fjernes. Det opplyses at portalen er en gave, og er montert i Det anføres i brevet fra menigheten at det allerede er dialog med giver om en flytting. En mulig alternativ plassering er ikke antydet. Dersom portalen fjernes, vil en, foruten at snøryddingen forenkles, også kunne komme helt inn til kirketrappa med bil. Dette vil forenkle atkomsten for personer som har spesielt behov, og videre all inn- og uttransport, særlig ved begravelser. Det er dermed helt klare praktiske fordeler med å fjerne portalen. Så langt en kjenner til har det opprinnelig ikke vært noen portal ved åpningen i kirkemuren, og det bør derfor av vernehensyn ikke være problematisk å fjerne portalen. Imidlertid har portalen i løpet av femtiårsperioden fått en viss tilhørighet til omgivelsene rundt kirken. Det er ikke kjent om det ligger noen avtale eller forpliktelse i forbindelse med at portalen ble gitt som gave, men som nevnt har menigheten innledet en dialog med giveren.

9 Det er argumenter både for og imot å beholde portalen slik den står i dag. Dersom menigheten ønsker portalen fjernet, og det ikke er konflikter i forhold til givere og vernemyndigheter, bør ønsket kunne etterkommes. Spørsmålet bør drøftes i menigheten. En eventuell fjerning bør skje i forståelse med giverne, og bør ikke medføre arbeider eller tiltak som genererer utgifter av betydning. En kan i utgangspunktet ikke se at det finnes alternative plasseringer som kan være aktuelle. Portalens skjebne bør også vurderes i lys av den muligheten at den framtidige HCatkomst fortsatt kan komme til å bli via sideskipet mot syd, evt. i kombinasjon med en opparbeidelse av veien utenfor muren mot syd, slik at det blir mulig å komme inn denne veien med bil Kirkebakken Området like foran hovedinngangen, som betegnes som kirkebakken, ønskes utvidet og oppgradert med steinbelegning. Årsaken er at oppholdsarealet er så vidt lite (ca m2) at besøkende til kirken som stanser utenfor, ofte blir stående inne på gravstedene. En utvidelse vil måtte medføre at graver som grenser inn mot plassen, må utgå. For å oppnå en utvidelse av betydning, vil det være aktuelt å fjerne 8 12 gravsteder. På sørsiden vil det en utvidelse berøre 3 graver som fortsatt har festeavtale, men ingen gravsteder hvor fredningstiden fortsatt gjelder. På nordsiden er det også muligheter for noe utvidelse, men her gjelder fredningstiden fortsatt for en av gravene, og videre 3 graver som har festeavtale. En kan se behovet for noe mer plass for kirkebakke i forbindelse med hovedinngangen, og det er ingen god løsning dersom gravstedene ligger helt ute i trafikkarealet utenfor kirken. Samtidig er det klart et behov for å beholde flest mulige gravsteder, men pr i dag er presset på arealer ikke spesielt kraftig i Austre Moland. Dersom plassen skal få steinbelegning, vil det trolig av antikvariske hensyn bli stilt krav om bruk av naturstein. En slik belegning vil bli kostbar og neppe særlig mer brukervennlig enn en godt gruset plass. Plan Tiltak vedr. opparbeiding av rullestolatkomst, og evt. større kirkebakke med eller uten fjerning av portalen - må forankres i en plan for den aktuelle del av kirkegården som godkjennes av bispedømmerådet. Da vil en kunne ta noen gravsteder ut av funksjon når fredningstid og festeavtaler er utløpt. De festerne som ønsker å forlenge sine festeavtaler vil da evt. kunne søke om å flytte sitt festeforhold vil ledige graver på kirkegården. INNSTILLING ber kirkevergen arbeide videre med planer for følgende tiltak ved Austre Moland kirke: Oppgradering av nåværende rullestolatkomst på sørsiden av kirkegårdsmuren og fram til inngang i sideskip mot sør. Utvidelse av arealet foran hovedinngang. Det må utarbeides en ny kirkegårdsplan der inntil 12 gravsteder utgår. Alternative løsninger for steinbelegning av området avklares.

10 Fellesrådet vil ikke motsette seg at portalen ved kirkegårdsmuren foran hovedinngangen fjernes eller eventuelt flyttes. Forutsetningen må være at menigheten, giverne og vernemyndighetene gir sin tilslutning. Planer med budsjettpriser for de ulike tiltakene legges fram for fellesrådet til endelig behandling.

11 AKF 53/2010 LEKEROM - AUSTRE MOLAND KIRKE UTREDNING Vedlegg: 1. Kopi av brev fra Austre Moland menighetsråd datert Planskisse av Austre Moland kirke datert Det søkes om å etablere et rom bak i kirken som lydmessig adskilles fra kirkerommet. Det legges til grunn i søknaden at veggene utføres i glass, noe som jo medvirker til at rommet i mindre grad framstår som fradelt fra kirkerommet. Teknisk sett kan det synes som den beste løsningen vil være å montere en glassvegg litt tilbaketrukket i forhold til fronten av orgelgalleriet, og videre en glassvegg med dør som flukter noenlunde med benkeradene mot midtgangen, jf. vedlagte planskisse. Da vil en kunne få kontakt med bæresystemet for orgelgalleriet med minst mulige bygningsmessige inngrep. Ved å tilpasse detaljløsningene i bunn og topp av glassvegg, bør det byggeteknisk være mulig å gjennomføre tiltaket. En god utførelse og valg av riktig type glass, vil gjøre det mulig å oppnå et relativt godt lydskille mellom kirkerommet og glassrommet, men et lydtett rom slik det står beskrevet i søknaden vil en ikke kunne oppnå. Rommet vil bli på ca 12 m2. For å gjennomføre tiltaket må 4 benker (28-32 sitteplasser) bak i kirken fjernes. Benkene må demonteres, det samme må panelene og dørene på enden av benkeradene mot midtgangen. Videre er det i området to rørovner plassert under benkene. Disse kan ikke bli stående fritt på gulvet inne i rommet, og det må derfor påregnes å demontere rørovnene og erstatte disse med panelovner godkjent for lekerom (lav overflatetemperatur) på vegg. Opplegg for lys vil i hovedsak kunne baseres på eksisterende installasjon. Et så vidt lite og lukket rom vil trolig ha behov for ventilasjon. Det er ikke vinduer der rommet er planlagt etablert, og ventilasjon må da skje ved at det knyttes til volumet i kirkerommet. Ventilasjonsløsninger vil gi utfordringer med tanke på lydskille mellom lekerommet og kirkerommet. Det antas at det er mulig å finne løsninger som også ut fra branntekniske hensyn kan la seg realisere. Dør som slår ut i midtgangen kan neppe godkjennes, men ettersom det vil oppholde seg få personer i rommet bør enten dør som slår inn i rommet, eller en løsning med skyvedør kunne godkjennes. En skyvedørsløsning vil lett gi dårligere lydtetting. Rommet vil få kun én utgang (rømningsvei), noe som normalt ikke kan godkjennes. Ettersom det her er aktuelt stort sett å nytte glass i veggene, vil forholdene bli så vidt oversiktlige at løsningen trolig likevel kan godkjennes. Begrensninger i persontallet i rommet og evt. andre kompenserende brannsikringstiltak vil måtte påregnes. Kirken har i dag et beregnet maksimum persontall på 414. Det er rømningsveiene som er den begrensende faktoren, - ikke mulige sitteplasser. Dersom 4 benker fjernes bak i kirken, vil det trolig ikke redusere den totale kapasiteten i nevneverdig grad, men det må påregnes noe mer bruk av galleriene for å oppnå maksimum persontall. Som det framgår, ser det i utgangspunktet ikke ut til at det er tekniske eller praktiske problemstillinger som vil hindre at det ønskede tiltak kan gjennomføres. Den vesentligste motforestillingen ligger nok i det inngrepet som må gjøres i kirkebygget. Selv om alle de

12 inngrep som gjøres, er såkalt reversible, vil noen inngrep måtte gjøres, og kirkerommet vil framstå annerledes enn det gjør i dag. Sett i lys av at kirken opprinnelig er fra 1673 (registreringen fra riksantikvaren), vil det trolig bli lagt til grunn et strengt vern med tanke på inngrep i kirkerommet. Ettersom kirkestua ligger så vidt nær inntil kirken, vil også argumentene om at det må finnes alternative aktiviteter for barn under for eksempel gudstjenesten, lett kunne imøtegås ved at det henvises til kirkestua. Det vil derfor være riktig å innhente en uttalelse og evt. en prinsipiell godkjenning av tiltaket før det brukes ressurser på utarbeidelse av konkrete planer. INNSTILLING ser at det kan være behov for et eget rom som kan benyttes til aktiviteter for barn ved gudstjenester og arrangementer i kirken, og stiller seg positive til søknaden fra Austre Moland menighetsråd datert Samtidig medfører kirkens alder og interiør at det må legges til grunn et strengt vern med tanke på inngrep. Søknaden om etablering av et lekerom bak i kirken oversendes biskopen for en prinsipiell avgjørelse før det eventuelt arbeides videre med planene.

13 AKF 54/2010 ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - MØTEPLAN 2011 UTREDNING Det fremsettes følgende forslag til møteplan for for 2011: Våren: Uke 4 onsdag " 8 " " 13 " " 19 " " 25 " Høsten: Uke 34 onsdag " 37 " " 43 " " 48 " Møtedag er onsdag og møtetid kl i Arendal rådhus, om ikke annen tid og sted blir opplyst. INNSTILLING vedtar kirkevergens forslag til møteplan 2011.

14 AKF 55/2010 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD UTREDNING a) Postliste kirkevergen. Vedlagt. b) Møteprotokoll administrasjonsutvalget Tidligere sendt ut. GRAVSTEDSLEGATER: Arendal kirkegård: c) Skogterr. 4 rad nr. 1 - "Bjørg og Leif Blakstad" - kr inntil 20 år - v/gunvor Blakstad Austre-Moland kirkegård: d) Kv L - 3-2, 3,4 og Kv L - 2-1,2,3,4 -"Nils G. Olsen Skjulestad og Lars Skjulestad" - kr innbetaling til eksisterende legat - v/ole L. Skjulestad Stokken kirkegård: e) Kv C - E og 2 "Margit Kristine og John Pettersen" - kr inntil 20 år - v/torstein Pettersen. ORIENTERINGSSAKER: - Tariffoppgjøret - lokale forhandlinger - Arendal kapell - behov for oppgradering av instrumenter. Brev fra organistene vedlagt. - Godkjenning av plan for oppvarming Øyestad kirke - Uttalelser vedr. bruk av tau ved kistesenking - Kurs for menighetsråd - kirkevalg Orgelinnvielse INNSTILLING Fellesrådet tar de fremlagte referatsaker til etterretning.