Møteinnkalling Arendal kirkelige fellesråd

Transkript

1 Møteinnkalling Tid: 23. februar 2011 kl. 18:00 Sted: ARENDAL RÅDHUS, Strømsbu Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. Åpning: Sakliste: AKF 1/2011 VALG AV LEDER OG NESTLEDER ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD AKF 2/2011 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD AKF 3/2011 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2010 AKF 4/2011 KOMMUNEPLAN , HØRING AKF 5/2011 INVESTERINGSBUDSJETT REVISJON AKF 6/2011 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM AKF OG ABDR VEDR. DIAKON BARBU AKF 7/2011 SØKNAD OM UNDERSKUDDSGARANTI - PILGRIMSTUR AKF 8/2011 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD Arendal, den Leder Kontorsjef

2 AKF 1/2011 VALG AV LEDER OG NESTLEDER ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD Bilag i saken: - Utdrag av "Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet" 1 Konstituering - fastsatt av Kirkemøtet 15.november 1996, med hjemmel i i kirkelovens 8 tredje ledd og 13 tredje ledd. I henhold til regler nevnt ovenfor skal det hvert år velges leder og nestleder. Det bes om at fellesrådet foretar valg for året Saken legges frem uten innstilling.

3 AKF 2/2011 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD Møteprotokoll fra s møte legges frem for godkjenning. Protokollen er tidligere sendt ut. godkjenner møteprotokoll fra møte

4 AKF 3/2011 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2010 Bilag:./. Årsregnskap Avgitt /. Årsmelding Avgitt Årsrapporten for viser 2010 som et godt og stabilt arbeidsår for alle deler av fellesrådets virksomhet. Organisasjonen oppleves å fungere etter sin hensikt med registrert trivsel hos ansatte og med en brukbar rekruttering til utlyste stillinger gjennom året. Rapporten gir en oversikt over personellsituasjonen og fellesrådets økonomiforvaltning gjennom året og viser særlige utfordringer og prioriterte satsningsområder for arbeidet videre. I tillegg inneholder rapporten hovedtall fra årsstatistikken knyttet til virksomheten i de enkelte menigheter. Det vises videre til vedlagte årsregnskap for I tråd med budsjett- og regnskapsforskriftene er regnskapet avgitt før 15. februar og legges fram for fellesrådet innen 1. mars. Regnskapet viser bl.a. fellesrådets særlig store investeringsaktivitet i Viktige prosjekter er som følge av dette er igangsatt, videreført og avsluttet både for kirkegårder og kirkebygg. I denne sammenheng kan nevnes sluttføringen av det mangeårige og store prosjektet med å fornye orgelet i Trefoldighetskirken. Som et resultat av denne viktige satsningen fremstår nå prostiets hovedkirke med et av de mest moderne og beste orgler i landet. Som følge av høy investeringstakt og tilsvarende tilbakeført investeringsmoms til driftsregnskapet, har det videre vært mulig også i 2010 å videreføre menighetenes arbeid med trosopplæring i påvente av statlige midler til denne hovedsatsningen i vår kirke. Når fellesrådet har fastsatt regnskapet, går det til revisjonen. Revisors beretning blir framlagt for fellesrådet på et møte senere i vår. Regnskapet er for øvrig kommentert i årsmeldingen. godkjenner årsregnskap 2010, som er datert 10. februar 2011 og fastsetter et netto driftsresultat på kr ,66, etter sum driftsutgifter på kr ,80, sum driftsinntekter på kr ,50 og bruk av disposisjonsfond på kr ,21. Kr ,87 er utgiftsført som avsetninger disposisjonsfond. Fellesrådet godkjenner årsmelding 2010, datert den 16. februar 2010.

5 AKF 4/2011 KOMMUNEPLAN , HØRING Bilag:./. Brev av fra Arendal kommune til høringsinstansene./. Utkast til høringsuttalelse fra Forslag til kommuneplan for Arendal kommune ble i desember 2010 lagt ut til offentlig ettersyn med høringsfrist 18. februar. Planforslaget er lagt ut på kommunens hjemmeside og følger derfor ikke denne saken som trykt vedlegg. Et forslag til uttalelse er utarbeidet og følger vedlagt. Grunnet uttalefristen blir brev oversendt kommunen i løpet av denne uken, med forbehold for fellesrådets behandling. Brevet blir i tråd med vedlagte utkast, evt. med visse redaksjonelle justeringer som følge av evt. innspill som måtte komme innen fredag. Kirkevergens forslag til uttalelse blir sendt i kopi til Agder og Telemark bispedømmeråd samtidig med utsending av saker til fellesrådet møte. slutter seg til den uttalelsen som allerede er oversendt Arendal kommune i brev av 18. februar.

6 AKF 5/2011 INVESTERINGSBUDSJETT REVISJON behandlet økonomiplanen for perioden i møte som sak AKF 41/2010. Summen av investeringspostene var da totalt 7,0 mill kroner, og fordelte seg slik: Kirker 1. Bjorbekk kirke, oppstart utvendig rehabilitering Hisøy kirke, fullføring utvendig rehabilitering Engene kirke, ny tekking av tårn, lynvernanlegg Felles branntiltak, videreføring i henhold til sikringsplan Barbu kirke, utvendig rehabilitering av grunnmur Hisøy kirke, nytt oppvarmingsanlegg Hisøy kirke, rullestolrampe Sum kirker Kirkegårder 8. Arendal kirkegård, regulering, utredninger Kirkegårdsplaner, oppgradering og korrigering av kart og planer Utskifting av maskiner i henhold til plan Barbu kirkegård, mur mot naboeiendom, belysning Barbu/Færvik kirkegård, planer for utbedring av parkeringsforhold Flosta kirkegård, utvidelse Hisøy kirkegård, utvidelse Stokken kirkegård, belysning Sum kirkegårder Total sum Under budsjettbehandlingen i Arendal kommune fant rådmannen at det var nødvendig av hensyn til kommunens høye lånegjeld, å redusere investeringsrammene, og foreslo derfor å kutte alle investeringer bl.a. til kirker og kirkegårder. Et slikt kutt ville føre til stopp i en del pågående prosjekter, noe som ville resultere i en svært urasjonell gjennomføring totalt sett. Videre lå det i investeringsbudsjettet enkelte tiltak som måtte gjennomføres i henhold til pålegg og forskriftskrav, og til slutt noen tidligere vedtatte sikringstiltak. Etter en ny gjennomgang og streng prioritering ble det fra kirkevergen overfor kommunen lagt fram et nytt forslag til investeringsbudsjett for Dersom en skulle unngå de mest dramatiske konsekvensene, måtte det etter kirkevergens vurdering legges opp til en investeringsramme på minimum 2,6 mill kr. Da vil i hovedsak resultatet bli å utsette prosjekter som ikke fysisk var påbegynt, og som det uten alt for store konsekvenser var mulig å ta igjen senere. Følgende prosjekter ble tatt ut (jf. oppstilling ovenfor): 1. Bjorbekk kirke, oppstart utvendig rehabilitering 5. Barbu kirke, rehabilitering av grunnmur 7. Hisøy kirke, rullestolrampe

7 8. Arendal kirkegård, regulering 10. Utskifting av maskiner kirkegårder 12. Barbu og Færvik, planer for parkering 13. Flosta kirkegård, utvidelse 14. Hisøy kirkegård, reduksjon til kr for å komme i gang med planer 15. Stokken kirkegård, belysning. Det legges da til grunn at de konkrete konsekvensene blir at: prosjekt 1, 5, 7, 12 og 15 blir utsatt, og må søkes tatt inn igjen for gjennomføring så snart som mulig framdriften i arbeidet med prosjekt 12 vil bli vesentlig redusert midler til investering i maskiner (10) vil bli utsatt, og må trolig kompenseres senere for prosjektene 8, 13 og 14 videreføres planarbeidet (det står noen midler fra tidligere bevilgninger til planlegging Flosta og Arendal), men det blir ikke oppstart med anleggsarbeid i Flosta eller på Hisøy i 2011 Med bakgrunn i den reduserte investeringsrammen på totalt 2,6 mill, vedtar Arendal kirkelige fellesråd følgende reviderte investeringsbudsjett for 2011: Kirker Hisøy kirke, utvendig rehabilitering Engene kirke, tekking tårn, lynvernanlegg Felles branntiltak i henhold til sikringsplan Hisøy kirke, oppvarmingsanlegg Sum kirker Kirkegårder Kirkegårdsplaner, oppgradering av kart og planer Barbu kirkegård, mur og belysning Hisøy kirkegård, planer for utvidelse Sum kirkegårder Total sum

8 AKF 6/2011 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM AKF OG ABDR VEDR. DIAKON BARBU Bilag i saken: - Utkast til samarbeidsavtale mellom AKF og ABDR vedr. diakon Barbu menighet - Sak til administrasjonsutvalget omkring permisjonssøknad fra diakon Ellen Haugland I forbindelse med permisjonssøknaden fra diakon i Barbu meniget, - jfr sak administrasjonsutvalget-, bes det om at fellesrådet godkjenner en samarbeidsavtale mellom (AKF) og Agder og Telemark bispedømmeråd (ABDR), som regulerer samarbeidet og økonomien mellom partene. Avtalen gjelder for 1 år, og kan ved behov forlenges med ytterligere 1 år, dersom partene ønsker det. Viser til vedlagte forslag til samarbeidsavtale. vedtar, under forutsetning av administrasjonsutvalgets godkjenning av nødvendig permisjon, det foreliggende utkast til samarbeidsavtale mellom og Agder og Telemark bispedømmeråd vedrørende diakonen i Barbu menighet, Ellen Haugland og frikjøp i 20% stilling av hennes 100% stilling.

9 AKF 7/2011 SØKNAD OM UNDERSKUDDSGARANTI - PILGRIMSTUR Samarbeidsutvalget for trosopplæring i Arendal ønsker å gjennomføre en ukes pilegrimsvandring til Trondheim i tiden juli Leder for turen blir Joh Hæhre (trosopplæringsleder) og Alf Reiar Berge, begge med erfaring fra tidligere arrangerte turer. Turen er særlig tiltenkt ungdom knyttet til trosopplæringsarbeidet i menighetene og til lederutviklingsarbeidet i Lær dem å lede, men tilbudet går også til andre interesserte, både voksne og familier. Turen vil gå med felles busstransport fra Arendal via middelalderbyen Oslo til Stange kirke hvor vandringen starter. Det er lagt opp til dagsetapper på 3-4 timer med innkvartering underveis i hytter, hotell og vandrerhjem. Pris pr. deltaker er satt til kr Barn og unge under 16 år og deltakere på "Lær dem å lede" får halv pris. Med en slik prissetting og med deltakelse fra et tilstrekkelig antall voksne håper en på at regnskapet skal balansere. Det søkes om kr ,- i underskuddsgaranti fra til gjennomføring av turen. En slik pilegrimstur vil utvilsomt kunne være et minne for livet og vil kunne være et viktig bidrag til vekst og modning både menneskelig og trosmessig for alle deltakere. Ikke minst er det viktig at det legges til rette for at barn og ungdom vil kunne delta på en slik tur, både som ledd i menighetenes generelle tilbud til barn og unge og som ledd i det viktige lederutviklingsarbeidet "Lær dem å lede." Det anbefales derfor at turen gis den omsøkte underskuddsgaranti. godkjenner søknaden om underskuddsgaranti på kr ,-i forbindelse med gjennomføringen av den planlagte pilgrimsturen til Nidaros i tiden juli Utgiften dekkes over fellesrådets disposisjonsfond, konto:

10 AKF 8/2011 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD a) Postliste kirkevergen. Vedlagt. b) Kopi av brev fra Riksantikvaren til Agder og Telemark biskop - vedr. Engene kirke - utbygging i kirkens nære omgivelser. Vedlagt c) Brev fra biskopen vedr, Søknad om dispensasjon for ny bebyggelse ved Engene kirke. Vedlagt d) Brev fra biskopen vedr. Barbu kirke - søknad om ombygging.vedlagt e) Brev fra Agder og Telemark bispedømmeråd vedr. Seminar Ny - Kyrkjeordning.Vedlagt f) Brever av fra kirkevergen til Tromøy menighetsråd vedr. Færvik og Tromøy kirke. Vedlagt. g) Avtale datert med MFO vedr. arbeidsplaner. Vedlagt. GRAVSTEDSLEGATER: Arendal kirkegård: h) Høgedal Terr. K-5-19 "Fridtjof Kaare Nilsen" - kr inntil 10 år - v/ellen Nilsen i) Høgedal Terr. A-6-15,16 og 17 - "Adolf Johan og Anna Andersen - Åse og Paulus Andersen - Hans og Astri Langfeldt Nilsen" (3 støtter) x 3 = kr inntil 20 år - v/tone Eliassen. j) Fam.gravsted nr. 369 "Alfhild Aas Stein" (3 støtter) - kr x 3 = kr inntil 10 år - v/åse Karin Stein. Austre Moland kirkegård: k) Kv. F-VI rad 4 og 5 "Andreas og Aslaug Johansen" - kr inntil 20 år - v/advokatfirma Haakstad & Co.DA Barbu kirkegård: l) Situasjonsplan D - 64 "Agnes og Marit Terjesen" - kr inntil 20 år - v/per Olaf Førland m) Kv. A "Janne Elisabeth Swensson" - kr inntil 10 år - v/boveiledertjenesten v/tordis Iselvmo Bjorbekk kirkegård: n) Kv. B "Sverre Sæther" - kr inntil 10 år v/liv Sæther o) Kv. A ,8 og 9 - "Bodil Jensen/Karen og Waldemar Marcussen" (2 støtter) - innbetaling til eksisterende legat - inntil 10 år - v/ruth Jensen Flosta kirkegård: p) KV I og 4 - "Hans Sigmund og Anette Bergli Olsen" - kr inntil 10 år - inntil 10 år - v/gunnar Wilhelmsen. Hisøy kirkegård: q) Gravsted nr "Dagmar og Bjarne Roland" - kr til eksisterende legat - inntil 10 år - v/trygve Bjørn Roland Stokken kirkegård: r) Kv. C-D-12-5 og 6 - "Johannes og Inger Kinserdal" - kr innbetaling til eksisterende legat, inntil 10 år - v/ingolf Kinserdal ORIENTERINGSSAKER: - Møte med Sparekassen vedr. økonomien for Øyestad menighetssenter

11 - 3 innvilgede søknader om rentekompensasjon - Bispevisitasen i Trefoldighet menighet - Ombyggingsprosjektet i Barbu kirke - Ferdigbefaring - Øyestad kirke, oppvarmingsanlegg - Høringsnotat 1. februar 2011 fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet om "Kirkeforliket - konsekvenser av eventuelle endringer i Grunnlovens bestemmelser om statskirkeordningen i stortingsperioden " - Kirkefond for Arendal - Orgelsaken på Tromøy - Driftsbudsjett tar de fremlagte referatsaker til etterretning.