På grunn av at virksomhetene har sendt en felles søknad, har vi valgt å treffe to likelydende vedtak.

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /1133 DERES DATO «REFDATO» VÅR SAKSBEHANDLER Dorthe Henden Clark tlf DERES REFERANSE «REF» «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «UTLANDSADRESSE»«POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Tillatelse til utvidet overtid med inntil 25 timer per uke, og avslag på søknad om utvidet overtid med inntil 200 timer i løpet av 26 uker, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 sjette ledd - Ernst & Young AS - Ernst & Young Tax Advokatfirma AS Arbeidstilsynet viser til søknad av 28. desember Virksomhetene, dvs. Ernst & Young AS og Ernst & Young Tax Advokatfirma AS, søker etter arbeidsmiljøloven 10 6 sjette ledd om utvidet overtid for arbeidstakere som arbeider med regnskap og revisjon. Søknaden gjelder overtidsarbeid inntil 25 timer i løpet av sju dager overtidsarbeid med inntil 200 timer i løpet av 26 uker Søknaden gjelder for alle ansatte på virksomhetenes hovedkontor i Oslo samt alle ansatte som er tilknyttet virksomhetenes avdelingskontorer. Avdelingskontorene er på følgende steder: Arendal, Bergen, Bodø, Brønnøysund, Bø, Drammen, Elverum, Finnsnes, Fosnavåg, Fredrikstad, Førde, Hamar, Haugesund, Hønefoss, Kongsberg, Kragerø, Kristiansand, Larvik, Levanger, Lillehammer, Mo i Rana, Mosjøen, Moss, Måløy, Notodden, Otta, Porsgrunn, Sandefjord, Sortland, Stavanger, Steinkjer, Tromsø, Trondheim, Tønsberg, Vikersund, Ålesund. På grunn av at virksomhetene har sendt en felles søknad, har vi valgt å treffe to likelydende vedtak. Begrunnelsen for søknaden I søknaden vises det til fellesbrev av 16. desember til Direktoratet for arbeidstilsynet fra Den norske Revisorforening, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening og Økonomiforbundet. I brevet er det oppgitt følgende begrunnelse for behovet for utvidet overtid første halvår for virksomheter som arbeider med regnskap og revisjon: Regnskap og revisjon må utføres innen offentlig fastsatte tidsfrister for regnskapsavleggelse, selvangivelser m.v. Tidsfristene er i det vesentlige ufravikelige og innebærer at første halvår er ekstra arbeidskrevende. Arbeidsmengden i annet halvår er ikke tilstrekkelig til at grunnbemanningen kan økes slik til at bemanningsbehovet i første halvår kan bli dekket innen lovens alminnelige grenser for overtidsarbeid. Lovens hovedregel i henhold til 14-9 første ledd om faste ansettelsesforhold og begrensningene i adgangen til tidsbegrensede ansettelser gjør det nødvendig med økt POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 fleksibilitet mht overtidsarbeid ved de sesongmessige variasjonene som særpreger bransjen. Når virksomhetene viser til fellesbrevet i sin søknad legger vi til grunn at behovet for utvidet overtid er begrunnet med de samme forhold som er oppgitt i brevet. I søknaden kommer det videre frem at virksomhetene har analysert oppdragsmengde og ressursbehovet for 2016, og at det er behov for utvidet overtid for å kunne ha nødvendig fleksibilitet til å levere deres tjenester innenfor de tidsfrister og krav som er definert av myndighetene og av deres kunder. Virksomhetene opplyser at alternative arbeidstidsordninger er vurdert og funnet mindre aktuelt. Dette begrunnes med krav til kompetanse og overholdelse av tidsfrister. Det kommer også frem av søknaden at forventet arbeidsbelastning er vurdert i samarbeid med ansattes representant. Virksomhetene er oppmerksom på de mulige belastningene utvidet overtidsarbeid kan medføre ved fordeling av arbeidsoppgaver til arbeidstakere. Protokoll fra drøftelsesmøte avholdt den 16. desember 2015 var vedlagt søknaden. Arbeidstakernes representanter har sluttet seg til søknaden. Lovgrunnlaget og Arbeidstilsynets vurdering Arbeidstilsynet kan etter søknad i særlige tilfeller og når det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov, tillate samlet overtidsarbeid på inntil 25 timer i løpet av syv dager og 200 timer i løpet av en periode på 26 uker, jf. lov av 17. juni 2005 nr. 62 (arbeidsmiljøloven) 10-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av begrunnelsen gitt i søknaden, anser Arbeidstilsynet vilkårene for overtid som oppfylt når det gjelder utvidelse av ukerammen. Arbeidstilsynet legger i vurderingen også vekt på at arbeidsgiver søker å redusere belastningen for den enkelte ved å planlegge arbeidet og arbeidstiden, og ved å fordele overtidsarbeidet blant de ansatte. Virksomheten får tillatelse til utvidet overtid med inntil 25 timer i løpet av sju dager. Men det er begrensninger i loven når det gjelder hvor mange timer en arbeidstaker kan arbeide i løpet av en dag og hvor mange timer en arbeidstaker kan arbeide i løpet av åtte uker. Med andre ord setter loven grense hvor mange uker en arbeidstaker faktisk kan arbeide inntil 25 timer overtid i løpet av en åtte ukers periode. Arbeidsmiljøloven 10-6 sjette ledd inneholder ingen grense for hvor mye overtid en arbeidstaker kan arbeide i løpet av en periode på fire uker slik bestemmelsens fjerde og femte ledd inneholder. Slik vi forstår arbeidsmiljøloven 10-6 sjette ledd gjelder ingen begrensning på fire uker når det gis tillatelse til utvidet overtid med inntil 25 timer i løpet av syv dager. Vi har således ikke praksis på at vi i våre tillatelser setter noen grense for bruk av overtid i løpet av en periode på fire uker. Samlet arbeidstid kan ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju dager. Grensen på 48 timer i løpet av sju dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 åttende ledd. Samlet arbeidstid er summen av avtalt arbeidstid, merarbeid og overtid.

3 VÅR REFERANSE 3 At samlet arbeidstid ikke kan overstige 48 timer i løpet av sju dager og at grensen på 48 timer i løpet av sju dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker, innebærer at en arbeidstaker samlet ikke kan arbeide mer enn 384 timer i løpet av åtte uker. Grensen er absolutt og gjelder både ved gjennomsnittsberegning av arbeidstiden og ved bruk av overtid. Virksomheten har søkt om utvidet ukentlig overtid med inntil 25 timer i løpet av syv dager. Reglen om at en arbeidstaker i løpet av åtte uker samlet ikke kan arbeide mer enn 384 timer, setter som tidligere nevnt begrensning for hvor mange uker i åtte ukersperioden en arbeidstaker faktisk kan arbeide 25 timer overtid. Dersom virksomheten i tillegg benytter gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, kan dette sette ytterligere begrensninger. Forutsetningen for en tillatelse til utvidet overtid med inntil 25 timer er at de øvrige bestemmelsene i arbeidstidskapitlet overholdes. Vi vil i denne forbindelse spesielt minne om reglene om daglig og ukentlig hvile og ukentlig arbeidstid. Særlig om utvidelse med 200 timer i løpet av 26 uker Arbeidstilsynets tillatelse til 200 timer overtid kan komme i tillegg til de 200 timer overtid arbeidstaker kan arbeide overtid etter 10-6 fjerde ledd. Under forutsetning av at vilkåret for overtid er oppfylt, utvider ikke Arbeidstilsynet «årsrammen» for overtid før arbeidstaker har arbeidet nærmere 200 timer overtid etter arbeidsmiljøloven 10-6 fjerde ledd. På grunn av begrensningen i arbeidsmiljøloven 10-6 åttende ledd, kan arbeidstaker normalt ikke arbeide mer enn 200 timer overtid i løpet av første halvår. Vi viser for øvrig til veiledningen avslutningsvis. Tillatelse utvidet ukentlig overtid Arbeidstilsynet gir tillatelse til samlet overtidsarbeid på inntil 20 timer i løpet av syv dager, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 sjette ledd. Overtidsarbeidet må utføres innenfor følgende rammer: Samlet daglig arbeidstid må ikke overstige 13 timer, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 åttende ledd Samlet ukentlig arbeidstid må ikke overstige 48 timer. Grensen på 48 timer i løpet av syv dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 åttende ledd Arbeidstilsynet stiller følgende vilkår til tillatelsen, jf. arbeidsmiljøloven 18-6 sjette ledd: Arbeidstakeren det gjelder sier seg villig til å utføre overtidsarbeid Arbeidstakerne er over 18 år De øvrige bestemmelsene i arbeidsmiljøloven overholdes Tillatelsen gjøres kjent for arbeidstakerne Tillatelsen gjelder for arbeidstakerne som arbeider med revisjon og regnskap ansatt i Ernst & Young AS og Ernst & Young Tax Advokatfirma AS ved hovedkontoret i Oslo samt alle ansatte som er tilknyttet virksomhetenes avdelingskontorer: Arendal, Bergen, Bodø, Brønnøysund, Bø, Drammen, Elverum, Finnsnes, Fosnavåg, Fredrikstad, Førde, Hamar, Haugesund, Hønefoss, Kongsberg, Kragerø, Kristiansand, Larvik, Levanger, Lillehammer, Mo i Rana, Mosjøen, Moss, Måløy, Notodden, Otta, Porsgrunn, Sandefjord, Sortland, Stavanger, Steinkjer, Tromsø, Trondheim, Tønsberg, Vikersund, Ålesund. Tillatelsen gjelder i perioden fra 18. januar 2016 til 18. juni 2016.

4 VÅR REFERANSE 4 Avslag utvidet årlig overtid Arbeidstilsynet avslår søknaden om utvidet overtid med inntil 200 timer i løpet av 26 uker fordi vi ikke utvider «årsrammen» før arbeidstaker har arbeidet 200 timer overtid etter arbeidsmiljøloven 10-6 fjerde ledd, alternativt 10-6 femte ledd i de tilfelle en virksomhet er bundet av tariffavtale, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 sjette ledd. Dere kan klage Dere kan klage på vedtakene jf. forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra dere mottar dette brevet. For nærmere informasjon om klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter, se Veiledning om behovet for å søke tillatelse til utvidet overtid Det kan synes som om mange arbeidsgivere legger til grunn at de må søke Arbeidstilsynet om 200 timer overtid i forkant av årets første halvår. Det er vanligvis ikke tilfelle. Den enkelte arbeidstaker kan arbeide inntil 200 timer i løpet av året uten tillatelse fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 10-6 fjerde ledd. Dersom virksomheten er bundet av tariffavtale, kan arbeidsgiver og tillitsvalgte inngå skriftlig avtale om utvidet overtid slik at den enkelte arbeidstaker totalt kan arbeide inntil 300 timer overtid i løpet av kalenderåret, jf. arbeidsmiljøloven 10-5 femte ledd. Dersom det er tilstrekkelig at den enkelte arbeidstaker arbeider 200 timer overtid (eventuelt 300 timer etter avtale med tillitsvalgte) i løpet av et kalenderår, faller Arbeidstilsynets grunnlag for å gi tillatelse til utvidet overtid med 200 timer i løpet av 26 uker bort. Arbeidsgiver skal først søke om utvidet overtid når det viser seg at årets ordinære kvote nesten er oppbrukt. Virksomheten må da opplyse om hvor mye overtid den enkelte arbeidstaker har arbeid så langt i kalenderåret og om den er bundet av tariffavtale. Når vi bruker begrepene «kalenderåret» eller «året» er vi ikke presise i begrepsbruken, men kalenderåret er i samsvar med den beregningsperiode for overtid som de fleste virksomheter bruker. Arbeidsmiljøloven benytter ikke begrepet «kalenderåret», men begrepet «innenfor en periode på 52 uker». Overtidsperioden er vanligvis kalenderåret, men dersom virksomhetene har fastsatt en annen periode, er det denne som gjelder. En annen referanseperiode enn kalenderåret må imidlertid praktiseres konsekvent. Dersom virksomheten har en annen referanseperiode enn kalenderåret, må den opplyse om det i søknaden. Dersom kalenderåret brukes som referanseperiode vil det i henhold til bestemmelsen i arbeidsmiljøloven 10-6 åttende ledd normalt ikke være adgang til å jobbe mer enn 208 timer overtid i første halvår (maksimal gjennomsnittlig arbeidstid pr uke x 26 uker - alminnelig arbeidstid pr uke x 26 uker, dvs timer timer = 208 timer). I tilfeller der virksomheten har behov for inntil 25 timer overtid i uken første halvår av kalenderåret, kan virksomheten søke Arbeidstilsynet om dette. Arbeidstilsynet kan dersom vilkårene er oppfylt gi tillatelse til utvidet overtid på opptil 25 timer i uken. Men som det fremgår ovenfor, er det ikke dermed anledning til å utvide «årsrammen» med 200 timer. Mange virksomheter har avtalt kortere daglig og ukentlig arbeidstid enn lovens hovedregel om alminnelige arbeidstid. Dersom avtalt ukentlig arbeidstid er 7 ½ og 37 ½ timer og

5 VÅR REFERANSE 5 arbeidstidsordningen er slik at den faller inn under arbeidsmiljøloven 10-4 første ledd, er det etter «dagsrammen» først overtid etter arbeidsmiljøloven når arbeidstaker har arbeidet utover 9 timer eller etter «ukerammen» etter at arbeidstaker har arbeidet utover 40 timer, jf. også arbeidsmiljøloven I mange virksomheter er det slik at arbeidstakeren har merarbeid på 2 ½ timer i uker der arbeidstakerne har arbeidet utover avtalt arbeidstid, men innenfor alminnelig arbeidstid. Merarbeid er med andre ord ikke å anses som overtid etter arbeidsmiljøloven. 2 ½ timer merarbeid kan imidlertid ikke «samles opp» fra uker der arbeidstakeren ikke har arbeidet utover avtalt arbeidstid. Informasjon til tillitsvalgte Tillitsvalgte skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. Arbeidsmiljøloven 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til tillitsvalgte. Behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og krav til arbeidsmiljøet på eller dere kan kontakte oss på telefon Partene kan klage på vedtaket etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker etter mottaket av dette vedtaket, Klager sender klagen til Arbeidstilsynet Oslo. For nærmere opplysninger om fremgangsmåte ved klager, viser vi til vedlagt skjema. Vi ber om at vårt referansenummer 2015/1133 oppgis ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Oslo Liv Engvik tilsynsleder (sign.) Dorthe Henden Clark seniorrådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Ernst & Young AS v/hovedverneombud Tonje Knutsen Lian P.O.Box OSLO Ernst & Young AS v/ansattes representant Eirik S. Eidem P.O.Box OSLO Ernst & Young AS v/ansattes representant Tor Erik Baksås P.O.Box OSLO