DEN NORSKE KIRKE Sentrum og St. Hanshaugen menighet

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Sentrum og St. Hanshaugen menighet MØTEPROTOKOLL Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd Dato: kl. 17:00 Sted: Kirkesenteret i Akersbakken 30 Arkivsak: 17/00100 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Kari Haaland Osberg, Klaus Mittenzwei, Kine Skjetne Arnestad, Knut Gulbrandsen, Kristi Klouman, Olav Dag Hauge (sokneprest), Brit Græsholt, Else-Margrethe Nielsen Reidar T. Johansen, Ove Heiborg, Ellen Valen Hjorthaug, Trygve Riiser Gundersen, Geir Bråten, Knut Johannes Erstad Jørgen Kristoffer Guntveit Svartvasmo Jørgen Guntveit Svartvasmo SAKSKART Side Godkjenning av innkalling og saksliste : Innkalling og saksliste godkjennes med en ny sak, nr. 32/17 Orientering om foreløpig regnskap. Godkjenning av protokoll : Menighetsrådet godkjenner protokollen fra møte nr. 01/2017 og protokollen fra epostbehandling av SAK 13/2017 og 14/2017 uten endringer Saker til behandling 17/17 Videre utvikling av Geitmyrsveien 7D 3 18/17 Arkivering og distribusjon av protokoller fra menighetsråd og arbeidsutvalg 4 19/17 Fullmakt til å underskrive skjøte for Sofiesgate 9, 0170 OSLO 5 20/17 Flytting av tidspunkt for menighetens årsmøte /17 Salg av boken om Gamle Aker kirke 7 1

2 22/17 Menighetsrådets forslag til kandidater til bispeembetet i Oslo 8 23/17 Etablering av rammeavtale med arkitekt Andre Johansen 9 24/17 Disponering av underskuddet i regnskapet for /17 Justering av leieavtaler for Kollektivet G7D 11 26/17 27/17 Kommunikasjonsstrategi i Sentrum og St. Hanshaugen menighet - Unntatt etter offentlighetsloven Offl ledd, jf. fvl ledd nr. 1 Leieavtale for leilighet i Geitmyrsveien 7D med Nordic Chinese Christian Church in Oslo Orienteringssaker 28/17 29/17 30/17 31/17 32/17 Orientering om årsberetning for 2016 : Menighetsrådet tar orientering om arbeidet med årsberetning til etterretning. Orientering om gudstjeneste 11. juni på Filtvet og 27. august i Trefoldighetskirken : Menighetsrådet tar orientering om fellesgudstjenestene 11. juni på Filtvet og 27. august i Trefoldighet til etterretning. Protokoll fra AU : Menighetsrådet tar protokoll fra Arbeidsutvalgets møte 8. februar til etterretning. Høringsuttalelser Regjeringskvartalet : Menighetsrådet tar orientering om høringsuttalelsen vedrørende Regjeringskvartalet til etteretning. Orientering om foreløpig regnskap : Menighetsrådet tar foreløpig driftsregnskap og balanse for 2016 til etterretning. Asker, Kari Haaland Osberg Leder Jørgen Kristoffer Guntveit Svartvasmo Møtesekretær 2

3 17/17 Videre utvikling av Geitmyrsveien 7D 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 MR gir EØU fullmakt til å fremforhandle en leieavtale med hhv. TBBMI og den kinesiske menigheten om leie av hoveddelen av G7d fra 1. juli Klaus Mittenzwei orienterte menighetsrådet om Eiendoms- og økonomiutvalgets arbeid med punktene som ble satt opp i rådets forrige møte. Siden forrige møte har det dukket opp en mulighet for å etablere kombinert utleie av hovedbygningen med både den Kinesiske menigheten og Troens Bevis Bibel og Misjonsinstitutt. Den kinesiske menigheten er også positiv til et slikt samarbeid. Drøfting viser at menighetsrådet er positiv, men også opptatt av at vi i samarbeid med en avtalerettsjurist etablerer ryddige avtaler med en av partene, med framleieklausul. Menighetsrådet gir Eiendoms og Økonomiutvalget fullmakt til å fremforhandle en leieavtale med den Kinesiske menigheten og Troens Bevis Bibel & Misjonsinstitutt i samråd med avtalerettsjurist i Kirkelig Arbeidsgiverorganisasjon. Fortrinnsvis ønsker menighetsrådet å etablere en leieavtale med én av partene med framleieklausul. Menighetsrådet gir Eiendoms og Økonomiutvalget fullmakt til å fremforhandle en leieavtale med den Kinesiske menigheten og Troens Bevis Bibel & Misjonsinstitutt i samråd med avtalerettsjurist i Kirkelig Arbeidsgiverorganisasjon. Fortrinnsvis ønsker menighetsrådet å etablere en leieavtale med én av partene med framleieklausul. 3

4 18/17 Arkivering og distribusjon av protokoller fra menighetsråd og arbeidsutvalg 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Daglig leder har ansvar for distribusjon og arkivering etter følgende rutiner: Menighetsrådsinnkallinger sendes til stab og menighetsråd. Arkiveres i menighetsarkivet. Menighetsrådsprotokoller sendes til stab og menighetsråd. Legges ut på nettsidene og arkiveres i menighetsarkivet. Arbeidsutvalgets innkallinger sendes utvalgets medlemmer og arkiveres i menighetsarkivet. Arbeidsutvalgets protokoller sendes menighetsråd og arkiveres i menighetsarkivet. Kari Haaland Osberg redegjorde for vedtaksforslaget, der ønsket er å etablere gode, transparente arkivrutiner for menighetsrådet. Daglig leder har ansvar for distribusjon og arkivering etter følgende rutiner: Menighetsrådsinnkallinger sendes til stab og menighetsråd. Arkiveres i menighetsarkivet. Menighetsrådsprotokoller sendes til stab og menighetsråd. Legges ut på nettsidene og arkiveres i menighetsarkivet. Arbeidsutvalgets innkallinger sendes utvalgets medlemmer og arkiveres i menighetsarkivet. Arbeidsutvalgets protokoller sendes menighetsråd og arkiveres i menighetsarkivet. 4

5 19/17 Fullmakt til å underskrive skjøte for Sofiesgate 9, 0170 OSLO 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Menighetsrådsleder Kari Haaland Osberg får fullmakt til å signere skjøte for Sofiesgate 9, for salg av GNR 217 BNR 292 SNR 6, på vegne av Sentrum og St. Hanshaugen sokn. Kari Haaland Osberg redegjorde kort for de formelle kravene til fullmakt i forbindelse med underskrift av skjøte for leiligheten i Sofiesgate som Markus menighet for lenge siden solgte. Menighetsrådsleder Kari Haaland Osberg får fullmakt til å signere skjøte for Sofiesgate 9, for salg av GNR 217 BNR 292 SNR 6, på vegne av Sentrum og St. Hanshaugen sokn. 5

6 20/17 Flytting av tidspunkt for menighetens årsmøte Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Menighetens årsmøte legges til søndag 14. mai i Lovisenberg menighetshus. Det holdes direkte etter gudstjenesten. Kari Haaland Osberg og Olav Dag Hauge orienterte rådet om bakgrunnen for saken. Årsak til flyttingen av årsmøte er å unngå kollisjon med trosopplæringsgudstjenesten i Trefoldighet kirke 7. mai. For å legge til rette for at flest mulig skal få anledning til å komme på årsmøte er 14. mai en bedre dato, da det kun er formiddagsgudstjeneste i Gamle Aker og Lovisenberg. For å sikre at medlemmer rekker å komme fra gudstjeneste i Gamle Aker kirke foreslås det å forskyve årsmøtet til etter kirkekaffen. Det kommer også innspill til Olav Dag Hauge om at prestene kan vurdere muligheten for å gjøre gudstjenesten i Gamle Aker denne dagen til en ren dåpsgudstjeneste. Menighetens årsmøte legges til søndag 14. mai i Lovisenberg menighetshus. Det holdes direkte etter kirkekaffen. 6

7 21/17 Salg av boken om Gamle Aker kirke 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Skriv inn teksten her. Kari Haaland Osberg gir menighetsrådet en orientering om saken. Menighetsrådet ble invitert til å komme med forslag til tiltak for økt omsetning av boken. Menighetsrådet gir følgende innspill til arbeidet med salg av boken om Gamle Aker kirke: Avisannonsering i klassekampen, gjerne i forbindelse med arrangementer. Bruke boken aktivt i dåpssamtaler Annonsere i gudstjenesteagende Pilegrimskafe Salg i åpen kirke Annonsere bedre på nettsider og oppslagstavler, med informasjon om muligheten for å kjøpe boken på menighetskontoret Tilby antikvariat å ha den i salg 7

8 22/17 Menighetsrådets forslag til kandidater til bispeembetet i Oslo 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Skriv inn teksten her. Kari Haaland Osberg orienterte kort om forslagene som var kommet inn og prosessen. Menighetsrådet i Sentrum og St. Hanshaugen foreslår følgende tre kandidater til nominasjonsprosessen til bispeembetet i Oslo: Olav Fykse Tveit Sunniva Gylver Anne-May Grasaas 8

9 23/17 Etablering av rammeavtale med arkitekt Andre Johansen 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Sentrum og St. Hanshaugen menighet inngår en rammeavtale med arkitekt Andre Johansen om konsulenttjenester i forbindelse med eiendomsprosjektene i Geitmyrsveien 7D og Trefoldighetskirken for Beløpet belastes investeringsbudsjettet. Klaus Mittenzwei orienterte kort om det videre arbeidet med prosjektene der arkitekt Johansen er involvert. Tanken bak å etablere en rammeavtale med fastsatt beløp er å slippe å fremforhandle avtaler hver gang vi har bruk for tjenestene hans. Sentrum og St. Hanshaugen menighet inngår en rammeavtale med arkitekt Andre Johansen om konsulenttjenester i forbindelse med eiendomsprosjektene i Geitmyrsveien 7D og Trefoldighetskirken for Beløpet belastes investeringsbudsjettet. 9

10 24/17 Disponering av underskuddet i regnskapet for Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd vedtar underskuddet for 2015 og dekker dette inn i 2016 ved bruk av menighetens disposisjonsfond. Klaus Mittenzwei gav menighetsrådet en orientering om underskuddet for 2015 som må dekkes inn i regnskapet for Tallene har vært ganske usikre, blant annet fordi Domkirkens regnskap har ligget inne i Sentrum og St. Hanshaugens regnskap. De siste tallene viser et underskudd på kroner. Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd vedtar underskuddet for 2015 og dekker dette inn i 2016 ved bruk av menighetens disposisjonsfond. 10

11 25/17 Justering av leieavtaler for Kollektivet G7D 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Leien for beboerne i kollektivet justeres fra 1800 kroner til 2000 kroner fra 1. juli Det gjøres samtidig konkrete avtaler om frivillig arbeid som beboerne står ansvarlig for. Kari Haaland Osberg gav menighetsrådet en orientering fra møtene med beboerne i kollektivet G7D. Beboerne har gitt uttrykk for at de ikke vil ha tid til å arbeide i menigheten dersom leien skulle øke vesentlig, men at de heller kunne gjøre mer frivillig arbeid dersom leien fortsatte å ligge på et lavt nivå tilsvarende i dag. Menighetsrådet drøftet saken grundig. Aspekter som fremkom i møtet var muligheten til å følge opp arbeidet som utføres ved formelle tilsettingsforhold, inntektspotensialet og behovet for ryddige avtaler. Ved rekruttering av nye beboere kan man eventuelt lyse ut stillinger med mulighet for bolig. Menighetsrådet øker til markedstilpasset leie for beboerne i Kollektivet G7D fra og med 1. juli. Samtidig vil det bli gitt tilbud om en arbeidsavtale. 11

12 26/17 Kommunikasjonsstrategi i Sentrum og St. Hanshaugen menighet Unntatt etter offentlighetsloven Offl ledd, jf. fvl ledd nr. 1 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 27/17 Leieavtale for leilighet i Geitmyrsveien 7D med Nordic Chinese Christian Church in Oslo 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 Menighetsrådet vedtar fremlagte leieavtale med Nordic Chinese Christian Church in Oslo. Kari Haaland Osberg orienterte om kontakten med Den kinesiske menigheten, som har utvist interesse for å leie den ledige leiligheten i Geitmyrsveien 7D. Denne løsningen fremstår god fordi vi får inn en stabil leietaker som allerede har et nært forhold til bygningen. I tillegg er det en god løsning økonomisk, som vil generere mer inntekter enn den ordinære beregningen til menighetsrådet. I forhold til utkastet som ble sendt til menighetsrådet før møtet er det gjort noen små endringer i formalia, for å tydeliggjøre at dette er en avtale med organisasjonen Nordic Chinese Christian Church in Oslo. Menighetsrådet vedtar fremlagte leieavtale med Nordic Chinese Christian Church in Oslo, med de formelle endringene som er gitt i orientering. 12