DEN NORSKE KIRKE Sentrum og St. Hanshaugen menighet

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Sentrum og St. Hanshaugen menighet MØTEPROTOKOLL Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd Dato: kl. 17:00 Sted: Kirkesenteret i Akersbakken 30 Arkivsak: 17/00100 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Kari Haaland Osberg, Klaus Mittenzwei, Ellen Valen Hjorthaug, Kristi Klouman, Ove Heiborg, Olav Dag Hauge (Sokneprest), Jørgen Kristoffer Guntveit Svartvasmo (Sekretær) Brit Græsholt for Kine Skjetne Arnestad, Else-Margrethe Nielsen for Knut Gulbrandsen, Geir Bråten for Trygve Riiser Gundersen Knut Johannes Ersdad og Reidar Tveter Johansen Tone Cecilie Carlsten, Marta Axner Ims og Anne Borgen (alle under presentasjonen i sak 34/17) Jørgen Guntveit Svartvasmo SAKSKART Side Godkjenning av innkalling og saksliste 32/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 Godkjenning av protokoll 33/17 Godkjenning av protokoll fra møte nr. 02/2017, 1. mars Saker til behandling 34/17 Presentasjon av arbeidet i Barne- ungdoms og konfirmantutvalget 4 35/17 Årsmøte /17 Fastsettelse av årsregnskap og disponering av mer- og mindreforbruk 5 37/17 Økonomirapport for januar og februar /17 Igangsetting av arbeid med strategiplan 6 39/17 Status for Geitmyrsveien 7D 8 1

2 40/17 Status for bygningsprosjekter i Trefoldighetskirken 9 41/17 Flytting av menighetsrådets ordinære møte i august Orienteringssaker 42/17 Orientering om status for Barnegospel 10 43/17 Orientering om menighetsturen og Kristi Himmelfartsdag 10 Oslo Kari Haaland Osberg Leder Jørgen Kristoffer Guntveit Svartvasmo Møtesekretær 2

3 Godkjenning av innkalling og saksliste 32/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 32/17 Innkalling og saksliste godkjennes uten endringer. Godkjenning av protokoll 33/17 Godkjenning av protokoll fra møte nr. 02/2017, 1. mars Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 33/17 Protokoll fra møte nr. 02/2017 i Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd 1. mars 2017 godkjennes uten endringer. 3

4 Saker til behandling 34/17 Presentasjon av arbeidet i Barne- ungdoms og konfirmantutvalget 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 34/17 Kari Haaland Osberg ga en kort introduksjon om bakgrunnen for at utvalget startet sitt arbeid og utvalget ble presentert av leder Tone Cecilie Carlsten. Utvalget orienterte om sine arbeidsmetoder, funn, ønsker for stillingen i trosopplæringsarbeidet og forslag til målsetninger på kort og lang sikt. Det vises for øvrig til grundig saksfremlegg fra utvalget. Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd vedtar følgende: Arbeidsutvalget og Barne- ungdoms og konfirmantutvalget kan gå videre med å vurdere alternativ løsning på dagens utfordring. Barne- ungdoms og konfirmantutvalget blir bedt om konkrete innspill til alle relevante utlysningstekster. Menighetsrådet vil arbeide for at Barne- ungdoms og konfirmantutvalget kan være representert i intervjugrupper for relevante stillinger, enten i aktiv rolle eller som observatør. Barne- ungdoms og konfirmantutvalget skal automatisk få informasjon av arbeidsutvalget om relevante saker. Menighetsrådet etterspør årlig evaluering av trosopplæringsplan samt vurdering av budsjett og regnskap tilknyttet arbeidet. Menighetsrådet etterspør årlig rapport av Barne- ungdoms og konfirmantutvalgets vurdering av menighetens strategiske arbeid innen dette virksomhetsområdet. Menighetsrådet vil sette arbeid med barn og unge systematisk på egen møteplan og sikre at det settes behovsbaserte mål og vurderingskriterier for å nå kirkelovens mål for trosopplæringen. 4

5 35/17 Årsmøte Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 35/17 Click here to enter text. Kari Haaland Osberg ga menighetsrådet en orientering om arbeidet med årsberetningen og planlegging av årsmøtet. På grunn av at en del innhold til årsberetningen er levert sent, ble ikke utkastet ferdig til møtet. Et ferdigstilt utkast vil sendes ut til menighetsrådet for epostbehandling så snart dette er klart. Årsmøtet vil finne sted etter gudstjenesten i Lovisenberg menighetshus. Det vil være gudstjeneste både i Lovisenberg kirke og i Gamle Aker kirke klokken 11. Det forsøkes å sette opp skyss fra Gamle Aker for de som måtte ha behov for hjelp til å komme seg opp til Lovisenberg etter gudstjenesten. Klaus Mittenzwei vil gi en redegjørelse for den økonomiske situasjonen i menigheten. Orienteringer om Geitmyrsveien 7D og Trefoldighetskirken settes også opp på sakslisten. Menighetsrådet vil behandle årsberetningen per epost når denne er ferdig. Klaus Mittenzwei vil gi menighetsmøtet orientering om økonomien i Det settes opp egne saker om arbeidet med utvikling av henholdsvis Geitmyrsveien 7D og Trefoldighetskirken. 36/17 Fastsettelse av årsregnskap og disponering av mer- og mindreforbruk 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 36/17 Årsregnskapet foreligger ikke fra revisor innen møtet og saken utsettes til neste møte. Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd utsetter behandling av fastsettelse og disposisjon i årsregnskapet for 2016 til neste møte. 5

6 37/17 Økonomirapport for januar og februar Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 37/17 Klaus Mittenzwei ga menighetsrådet en orientering med bakgrunn i utsendte kvartalsregnskap og saksfremlegg. Avvikene mellom budsjett og regnskap skyldes i stor grad utfordringer med periodisering av regnskapet. Det er imidlertid til dels store avvik knyttet til utleie av kirkene og særlig gjelder dette Gamle Aker. Det vil være en fordel å revidere leieprisene, samtidig som man bør vurdere tiltak for å øke utleie i Trefoldighetskirken knyttet til helger. Menighetsrådet ber arbeidsutvalget om å legge frem nytt forslag til leietakster i neste møte. Inntil videre har administrasjonen fullmakt til å gjøre skjønnsmessige vurderinger og forhandle om pris i de enkelte tilfeller. Sokneprest og daglig leder vil drøfte behovet for konserter i Trefoldighet med styringsgruppen for Værestedet. Eiendoms- og økonomiutvalget vil legge frem forslag til revidering av budsjettet på menighetsrådets første møte etter sommerferien. 38/17 Igangsetting av arbeid med strategiplan 1 Sentrum og St. Hanshaugen AU /17 2 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 38/17 Jørgen Svartvasmo ga menighetsrådet en orientering om bakgrunnen for ønsket om å starte et strategiarbeid for menigheten. Det er viktig for arbeidet som gjøres at det er etableres en overordnet plan. Samtidig kan det også bidra til å skape positivt engasjement om de ansatte aktivt arbeider med å illustrere muligheter og suksessfaktorer, utfordringer og løsningsforslag. 6

7 Menighetsrådet gir daglig leder og sokneprest mandat til sammen med staben å starte strategiarbeid for menigheten i tråd med nedenstående fremdriftsplan. Mai 2017 Heldagssamling for stab Aktuelle analysemetoder for å sette i gang tankeprosesser hos staben Visjon Utarbeide overordnet målsetning Definisjon av virksomhetsområder Mai/juni 2017 Rapport til AU/MR Redegjørelse for resultat av første strategisamling September 2017 Heldagssamling for stab Utarbeide overordnede mål for virksomhetsområdene Formulere delmål for virksomhetsområdene September/oktober 2017 Rapport til AU/MR Redegjørelse for resultat av andre strategisamling Oktober 2017 Halvdagssamling for stab Gjennomgang av utkast til strategiplan eventuelle korrigeringer November 2017 Fellesmøte MR og stab Presentasjon og vedtak om menighetsstrategi Desember 2017-juni 2018 Implementering Utarbeide kommunikasjons/markedsplan, iverksette denne Innarbeide mål i utvalg og aktivitetsplaner, utarbeide aktivitetsmål Iverksette aktivitet og aktiv bruk av strategiplan i gjennomføring og evaluering av arbeidet Juni 2018 Første evaluering Gjennomføre en grundig første helhetlige evaluering av strategiarbeidet (bottom up) o Implementering og aktivitet o Delmål, virksomhetsmål o Virksomhetsmål o Virksomhetsområder o Hovedmål og visjon Korrigere planen Det vil være ønskelig i å gjennomføre heldagssamlingene i eksterne lokaler, for å gi ro og rom til utfoldelse i arbeidet. Det kan også være hensiktsmessig å gå inn på KA sin avtale med Questback for å få et godt verktøy til å lage brukerundersøkelser. 7

8 39/17 Status for Geitmyrsveien 7D 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 39/17 Klaus Mittenzwei ga menighetsrådet en statusrapport vedrørende eiendommen Geitmyrsveien 7D: o Tilstandsrapport og vedlikeholdsbehov o Arbeidet med nye leieavtaler for menighetshuset med Den kinesiske menigheten og Bibelskolen. o Tanker rundt bruk av lokalene som blir ledig etter menighetsbarnehagen. o Videre utvikling av eiendommen. Menighetsrådet holder fast ved at de fortrinnsvis ønsker én avtale, med Den kinesiske menigheten, men at vi fortsatt kan se an forhandlingene. Det vil være ønskelig at menigheten selv finansierer og foretar alle utbedringer på bygget, også de Bibelskolen har behov for. Leien må da avspeile oppgraderingen av bygget. Det vil være viktig å få en langsiktig avtale om leie med begge parter, og en fordel om et eventuelt banklån har samme nedbetalingstid. Avtalen kan omfatte indeksregulering eller en mulighet for å justere til «gjengs leie» underveis i avtalen. Arbeidsutvalget kan følge opp strakstiltakene som er illustrert i tilstandsrapporten. Lokalene som barnehagen i dag disponerer kan leies ut til leietakerne, men avtalen for disse arealene må gi rom for en eventuell oppsigelse i forbindelse med utvikling av sidefløyen. 8

9 40/17 Status for bygningsprosjekter i Trefoldighetskirken 1 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 40/17 Klaus Mittenzwei, Olav Dag Hauge og Jørgen Svartvasmo orienterte om status. Arbeidsgruppen har hatt et møte siden sist, og ønsker å få et møte med Kirkebruksplanutvalget. Dette utvalget har ikke startet arbeidet enda. Foreløpig har Storebrand gitt beskjed om at de kan legge ut kontorlokalene i Møllergaten til utleie, og at vi kan avslutte avtalen dersom de får nye leietakere før kontraktens utløp. Menighetsrådet tar orienteringen til etterretning. 41/17 Flytting av menighetsrådets ordinære møte i august Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd /17 41/17 Sentrum og St. Hanshaugen menighetsråd flytter sitt møte 30. august til 23. august for å kunne behandle valg av biskop i ordinært møte. 9

10 Orienteringssaker Saksnr. Arkivsak Tittel 42/17 17/ Orientering om status for Barnegospel 43/17 17/ Orientering om menighetsturen og Kristi Himmelfartsdag 10