OPPFØLGING AV INVESTERINGSPROSJEKTET HOF SKOLE, SAMFUNNSHUS OG FLERBRUKSHALL

Transkript

1 OPPFØLGING AV INVESTERINGSPROSJEKTET HOF SKOLE, SAMFUNNSHUS OG FLERBRUKSHALL HOF KOMMUNE 2006 RAPPORT UTARBEIDET AV

2 0. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET AVGRENSING AV PROSJEKTET FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER FORMÅL PROBLEMSTILLINGER REVISJONSKRITERIER LOV OG REGELVERK SOM RAMMEBETINGELSER FOR KOMMUNAL ØKONOMISTYRING Eksterne rammebetingelser Interne rammebetingelser METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET FAKTADEL PROSJEKTORGANISASJON Prosjektorganisasjon BYGGEBUDSJETTER Sentrale innstillinger og vedtak Regnskap, budsjett og økonomiplan Økonomisk rapportering Søknader om tilskudd fra spillemidlene ENGASJEMENT AV ARKITEKT/RÅDGIVERE Valg av arkitekt Valg av rådgivere Oppfølging av rådgivere/regnskap ANBUD OG KONTRAHERING Totalentreprise for Hofhallen Generalentreprise for Hof skole og samfunnshus KONTROLL AV BILAG Funn ved bilagskontroll REVISORS VURDERINGER Er organiseringen av prosjektet i henhold til vedtak i politisk organ? Er prosjektet finansiert og styrt etter interne og eksterne vedtak/regler? Er bevilgninger gitt i tråd med kommunelovens bestemmelser? Er anbudsprosessen gjennomført i henhold til kommunensinterne regler om anbud og Norsk Standard 8400, herunder om kontrakter er undertegnet av bemyndigede personer innenfor akseptabel tidsramme? Er regnskapsførsel og rapportering i henhold til gjeldende regnskapsforskrifter, kommuneloven og internt regelverk? Er tilleggsarbeider i tråd med normer gitt i markedet forøvrig? REVISORS ANBEFALINGER Utarbeidet av Side 2 av 26

3 0. SAMMENDRAG Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall inngår i vedtatt plan for forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestillingen til Vestfold Kommunerevisjon er mottatt fra kontrollutvalget i Hof kommune. Sentrale forhold omtalt i rapporten: Prosjektet har vært organisert som forutsatt i politiske vedtak. Kommunen har under prosjektets gang foretatt to budsjettendringer uten behandling i kommunestyret, dette er et brudd på kommunelovens 45. Disse endringene gjelder tillegg for klatrevegg og nærvarmeanlegg på hhv. kr og kr Det er ikke samsvar mellom kommunens budsjetter og økonomiplan når det gjelder opplysninger om investeringsutgifter til prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall. Videre er det ikke samsvar mellom prosjektets vedtatte totalramme og budsjetterte investeringsutgifter hvert enkelt år. Totalt har kommunen bevilget ca. kr 18 mill. mer i investeringsutgifter i årsbudsjettene enn gitt i prosjektets vedtatte ramme. Revisjonen er av den oppfatning at kommunestyret burde vært forelagt en sak om budsjettendringer i forbindelse med at det reviderte forprosjektet ble presentert i oktober Forprosjektet viste et tillegg på kr på flerbrukshallen. Anbudsprosedyrer og kontraktsinngåelser er etter revisors oppfatning utført på en formelt korrekt måte når det gjelder totalenterprisen, generalenterprisen og engasjement av tekniske rådgivere. Revisjonen vurderer kommunens regnskapsførsel gjennom prosjektet til i hovedsak å være i henhold til gjeldende lovverk. Revisjonen mener at kommunens interne kontroll av utgiftsbilagene gjeldende prosjektet har vært svekket ved at en ekstern prosjektleder har attestert en rekke utgiftsbilag, inkludert utgifter fakturert av prosjektlederens egen arbeidsgiver. Denne kontrollen av utgiftsbilagene burde vært foretatt av kommunen selv. Revisjonen mener at rådmannens rapporteringsplikt overfor kommunestyret vedrørende økonomien i prosjektet er ivaretatt. Prosjektet er per i dag ikke ferdigstilt. Det gjenstår fortsatt noen fakturaer vedrørende arbeidene ved skolen og samfunnshuset, samt arbeid med nærvarmeanlegget og uteanlegg. Revisjonen vil derfor komme med en vurdering av regnskapet, finansiering og tilleggsarbeider i en oppfølgende rapport når prosjektet er gjennomført og sluttregnskap foreligger. Dette for å kunne gi en helhetlig vurdering av disse områdene. Utarbeidet av Side 3 av 26

4 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Generelt Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i kommuner og fylkeskommuner, jf. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget har ansvar for at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon, og at det utarbeides plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestinget vedtak og forutsetninger, jf. kommuneloven 77 nr. 4. Prosjekt Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av investeringsprosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall inngår i vedtatt plan for forvaltningsrevisjonsprosjekt. Valg av prosjekt har sin bakgrunn i Overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsprosjekter Bestillingen til Vestfold Kommunerevisjon er mottatt fra kontrollutvalget i Hof kommune. Prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall har tidligere vært gjenstand for forvaltningsrevisjon da økonomistyringen i prosjektet ble vurdert i forbindelse med rapporten Økonomi- og budsjettstyring i Hof kommune, datert For å få frem en helhetlig fremstilling av prosjektet har revisjonen valgt å ta med deler av tidligere innrapporterte forhold. 1.2 AVGRENSING AV PROSJEKTET Revisor vil avgrense prosjektet til en gjennomgang av prosjektets bevilgninger, anbud, prosjektutførelse, rapportering og avslutning. 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 FORMÅL Formålet med prosjektet er å sikre at Hof kommune har tilrettelagt en god økonomistyring i alle faser for gjennomføringen av investeringsprosjektet og at malen kan danne grunnlag for framtidige prosjekter. 2.2 PROBLEMSTILLINGER Med bakgrunn i formålet med prosjektet har revisor utledet følgende problemstillinger: Er organiseringen av prosjektet i henhold til vedtak i politisk organ? Utarbeidet av Side 4 av 26

5 Er prosjektet finansiert og styrt etter interne og eksterne vedtak/regler? Er anbudsprosessen gjennomført i henhold til Hof kommunes regler om anbud og Norsk Standard 8400, herunder om kontrakter er undertegnet av bemyndigede personer innenfor akseptabel tidsramme? Er regnskapsførsel og rapportering i henhold til gjeldende regnskapsforskrifter, kommuneloven og internt regelverk? Er tilleggsarbeider i tråd med normer gitt i markedet forøvrig? 3. REVISJONSKRITERIER 3.1 LOV OG REGELVERK SOM RAMMEBETINGELSER FOR KOMMUNAL ØKONOMISTYRING Revisjonskriterier er en samlebetegnelse for de krav og forventninger revisor bruker for å vurdere funn som undersøkelsen har avdekket, dvs. revisjonskriterier er de krav revisor reviderer opp mot. Nedenfor følger en oversikt over noen av revisjonskriteriene som vil brukes i dette prosjektet: Eksterne rammebetingelser Lov om kommuner og fylkeskommuner 25/9 nr Lov om offentlige anskaffelser av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner Forskrift om offentlige anskaffelser HB 7.A.9, Forskrift om kompensasjon for utgifter til renter til investeringer i skoleanlegg fra Den Norske Stats Husbank HB 7.B.8, Retningslinjer om kompensasjon for utgifter til renter til investeringer i skoleanlegg fra Husbanken NS 8400 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved anbudskonkurranser. NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt. Forskrifter og bestemmelser om tilskudd av spillemidlene til anlegg for idrett og friluftsliv Interne rammebetingelser Økonomiplan Hof kommune Aktuelle vedtak fra kommunestyret, formannskap og plankomiteen Økonomireglement for Hof kommune Utarbeidet av Side 5 av 26

6 4. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET Revisjonen har gjennomgått politiske vedtak knyttet til prosjektet. Videre har revisjonen hatt samtaler med sentrale personer i ledelsen av byggeprosjektet for Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall og andre personer som har hatt tilknytning til prosjektet. Budsjett- og regnskapstall for prosjektet er analysert og anbudsprosessen i prosjektet er vurdert. Rapporten er forelagt rådmannen i Hof kommune til høring. Rådmannens kommentarer til forhold i rapporten er blitt lagt inn under tilhørende kapittel. 5. FAKTADEL 5.1 PROSJEKTORGANISASJON Organiseringen av prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall ble vedtatt i kommunestyresak 048/04. Vedtaket er gjengitt nedenfor. 5.2 BYGGEBUDSJETTER Sentrale innstillinger og vedtak Som grunnlag for gjennomgåelsen har revisjonen lagt nedennevnte opplysninger og vedtak til grunn i det revisjonen anser disse som vesentlige ved forvaltningskontrollen. Dokumentinformasjonen er enten hentet ut av revisjonen selv eller oversendt fra administrasjonen. Utarbeidet av Side 6 av 26

7 Vedtak og saksorientering gitt til kommunestyret/planutvalget i 2004 Totalramme Hof kommunestyre vedtok i sak 043/04 i møte den 15. juni 2004 utbygging av Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall innenfor en økonomisk budsjettramme på 78 mill. kroner. Vedtaket er gjengitt nedenfor. Flerbrukshall I sak 044/04 vedtok kommunestyret å bygge en flerbrukshall innenfor angitte ramme til en pris av 22 mill. kroner. I kontrakten som ble undertegnet 30. juni 2004 er summen på totalentreprisen ca. kr høyere enn i kommunestyresak 044/04. Nedskalering I kommunestyrets møte den 29. juni 2004, sak 048/04, ble det oppnevnt styringsgruppe og prosjektgruppe samt vedtak om delegering. I samme vedtak ble administrasjonen også pålagt av kommunestyret å legge frem forslag til nedskalering på prosjektet skole og samfunnshus snarest etter sommerferien for styringsgruppen, d.v.s. planutvalget. Finansiering I kommunestyresak 051/04 ble det fattet følgende vedtak om finansiering av flerbrukshallen til 22 mill. kroner; Utarbeidet av Side 7 av 26

8 Revidert forprosjekt Utarbeidet av Side 8 av 26

9 I planutvalgets sak 007/04 ble revidert forprosjekt for skole og samfunnshus vedtatt; Med forprosjektet fulgte en framstilling som viste kostnadsoversikt for revidert forprosjekt per oktober 2004 med en totalramme på 78 mill. kroner. Dette var også i tråd med kommunestyrets gitte rammebudsjett for prosjektet på dette tidspunktet i byggefasen. Merforbruk flerbrukshall Kostnadsoversikten viser en fordeling av rammer til de enkelte prosjekter i byggesaken, herunder et tillegg til flerbrukshallen på 1,9 mill. kroner. Det kan for revisjonen tyde på at ikke alle kostnader var iberegnet i totalentreprisen høsten 2004 for flerbrukshallen, og etter revisjonens oppfatning skulle det derfor allerede høsten 2004 vært framlagt formell budsjettsak for kommunestyret om bruk av 1,9 mill. kroner som tillegg til flerbrukshallen. Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Revisjonen tar rådmannens kommentarer til etterretning. Klatrerom Under sak 10/04 i planutvalgets møte 2. november 2004 ble følgende vedtak fattet; Revisjonen kan ikke se at det ble fattet formelt særskilt vedtak i kommunestyret om bygging av omtalte klatrevegg og derav budsjettvedtak. Revisjonen kan heller ikke se at budsjettansvarlig har foretatt de nødvendige budsjettjusteringer med dekning av kr til prosjektet. Dette underbygges ved budsjettframstilling per nedenfor hvor flerbrukshallen kun er oppført med en utgift på 22 mill. kroner. Funksjon Budsjett 2004 Skole/samfunnshus Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Utarbeidet av Side 9 av 26

10 Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Revisjonen ønsker å bemerke at budsjettvedtaket nevnt i rådmannens tilsvar ble fattet i november 2005, dvs. ca. 6 måneder etter at flerbrukshallen ble ferdigstilt. Revisjonen tar kommentarene for øvrig til etterretning. Vedtak og saksorientering gitt til kommunestyret/planutvalget i 2005 Utvidelse av brutto kostnadsramme På bakgrunn av at satsen for merverdiavgift ble økt fra 24 % til 25 % fra , fattet kommunestyret følgende vedtak i sak 002/05: Ny kostnadsramme Hof kommunestyre fatter i sak 023/05 følgende vedtak; Revisjonen konstaterer at det nå opereres med justert ramme uten at dette gjenspeiles i budsjettdokumentene. Tillegg til opprinnelige ramme på 78 mill. kroner forholder seg til kr (klatrevegg) og kr til økt merverdiavgift og kr til nærvarmeanlegg. Når det gjelder midler til nærvarmeanlegg kan ikke revisjonen se at det foreligger noe vedtak på at dette kommer i tillegg til rammen. I henhold til vedtak 043/04 skulle nærvarmeanlegget innarbeides i den opprinnelige rammen på 78 mill. kroner. Revisjonen har tolket vedtaket i sak 043/04 slik at prosjektet nærvarmeanlegg i sin helhet skulle inngå i prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall. Ut i fra regnskapet kan vi se at prosjektnr. 020 nærvarmeanlegg ble benyttet til utgiftsføring, også etter vedtak 043/04, inntil budsjettmidlene ble brukt opp i desember Først etter dette ble prosjektnr. 207 benyttet. Utarbeidet av Side 10 av 26

11 Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Rapportering om avvik En samlet fremstilling over budsjett og regnskap ble også forelagt kommunestyret den 31. mai 2005, og som først nå anskueliggjorde et merforbruk på 1,2 mill. kroner i byggeprosjektet. Til møtet i planutvalget 23. august 2005 varslet administrasjonen på ny at det kan bli en overskridelse på den totale kostnadsrammen på ca. 1,5 mill. kroner. Vedtak og saksorientering gitt til kommunestyret/planutvalget i 2006 Tilleggsbevilgninger I kommunestyresak 012/06 blir følgende tilleggsbevilgning vedtatt: Utarbeidet av Side 11 av 26

12 I kommunestyremøte 20. juni 2006 blir følgende tilleggsbevilgninger vedtatt i sak 046/06: Samlede bevilgninger Som sammendrag vises en oversikt over bevilgninger til prosjektet som oppgis i saksdokumentene: Bevilgning K-sak Kommentarer Kr /04 Opprinnelig bruttoramme Kr Tillegg for klatrevegg* Kr /05 Økte kostnader som følge av endring i merverdiavgiftssatsen Kr Nærvarmeanlegg** Kr /05 Kr vedr. flerbrukshallen, kr vedr. nærvarmeanlegg, kr vedr. skolen. Kr /06 Ventilasjonsanlegg samfunnshuset Kr /06 Takdekking bygg B og C ved Hof skole/samfunnshus Kr /06 Asfaltering, utomhusarbeider og vedlikehold Hof skole Kr Sum bruttobevilgninger *Klatreveggen ble vedtatt bygd i planutvalget i sak 010/04 i møte , men etter revisors oppfatning mangler formelt vedtak i kommunestyret. I henhold til kommunelovens 45 skal endringer i kommunens budsjett vedtas av kommunestyret selv, og kan følgelig ikke delegeres til andre organer (jfr. forskrift om årsbudsjett 4). **Dette var midler som var vedtatt til nærvarmeanlegget i budsjettet for 2004, og var ikke en del av skoleprosjektet før vedtak 043/04 som fastslår at nærvarmeanlegget skulle løses innenfor rammene på skoleprosjektet. Kommunen oppgir disse midlene som tillegg til rammen i sine sakspapirer fra og med sak 023/05 i mai Revisjonen kan imidlertid ikke finne noe gyldig vedtak på at forutsetningene vedtatt i sak 043/04 er endret Regnskap, budsjett og økonomiplan Budsjett og regnskapstall per ifølge budsjett og regnskapsdokumenter Funksjon Budsjett 2003 Regnskap 2003 Skole/samfunnshus Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Utarbeidet av Side 12 av 26

13 Akkumulert Funksjon: Budsjett 2004 Regnskap 2004 regnskap Skole/samfunnshus Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Akkumulert Funksjon: Budsjett 2005 Regnskap 2005 regnskap Skole/samfunnshus Veier Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Et sammendrag for budsjettene 2003 til 2005 viser følgende tall: Funksjon: Budsjett Skole/samfunnshus Veier Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Budsjettall som ligger inne i justert budsjett for 2003 til 2005 er kr , jf revisjonens framstilling ovenfor. Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Revisjonen vil bemerke at budsjettallene fra 2003 er tatt med som en informasjon, og regnes ikke som en del av rammen som ble vedtatt i sak 043/04. Når det gjelder differansen i budsjetterte utgifter for 2005 mellom revisjonens oversikt og kommunens oversikt, skyldes dette en utgift som er budsjettert på en inntektsart. Denne utgiften er tatt med i revisjonens oversikt, men ikke i kommunens. Vesentlig avvik mellom dokumenter for budsjett og økonomiplan Revisjonen konstaterer vesentlige avvik mellom tall oppført i budsjett 2004 og tall fremstilt i økonomiplan for 2005 til Eksempelvis for idrettshall og adkomst som viser et avvik på hele 7,5 mill. kroner. Til flerbrukshallen ble det gitt en bevilgning i 2004 på 22 mill. kroner. I tillegg er det gitt en bevilgning på 7,5 mill. kroner i Til sammen er det derfor bevilget 29,5 mill. kroner til flerbrukshallen. Det konstateres svak budsjettøkonomisk styring i prosjektet da de offentlige Utarbeidet av Side 13 av 26

14 dokumentene ikke viser reelle tall og heller ikke er i samsvar med kommunestyrets forutsetninger. Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Revisjonen tar rådmannens kommentarer til etterretning. Økonomiplan og budsjett Revisjonen har hentet følgende tall knyttet til skoleprosjektet fra vedtatt økonomiplan 2005 til 2008.: Område Budsjett 2004 Budsjett 2005 Budsjett Utbygging Hof skole Idrettshall og adkomst Utenomhusanlegg Nærvarmeanlegg Som nevnt ovenfor viser Økonomiplanen for 2005 til 2008 vesentlige avvik i forhold til investeringsbudsjett for 2004, for både skoleutbygging og idrettshallen. Til skoleutbyggingen ligger det tidligere vedtak for perioden 2004 til 2005 på kr I tillegg inneholder økonomiplanen en bevilging for 2006 på 26 mill. kroner, det vil si beløp langt over gitt ramme. Revisjonen stiller spørsmål ved investeringsbudsjettets og økonomiplanens verdi som styringsdokumenter. Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Utarbeidet av Side 14 av 26

15 Differansen mellom revisjonens og kommunens oversikter over budsjettmidler for flerbrukhallen i 2005 er tidligere forklart i kapittel Revisjonen tar rådmannens kommentarer forøvrig til etterretning. Budsjett og regnskapstall per ifølge budsjett og regnskapsdokumenter Akkumulert Regnskap regnskap Funksjon: Budsjett 2006 per per Skole/samfunnshus Veier Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Per er ennå ikke alle fakturaer kommet inn til kommunen. Revisjonen har registrert at det også er gjort føringer i regnskapet i desember. Kommunen har ikke mottatt sluttfaktura for generalentreprisen for Hof skole og samfunnshus. Gjenstående arbeider på nærvarmeanlegget og uteanlegg vil i følge rådmannens saksutredning til kommunestyresak 072/06 bli fullført i løpet av Revisor kan dermed ikke på nåværende tidspunkt uttale seg om regnskapet eller finansieringen for prosjektet som helhet, og ønsker derfor å komme med en oppfølgende rapport om disse forholdene når prosjektet er avsluttet. Et sammendrag for budsjettene fra 2003 til 2006 viser følgende tall: Funksjon: Budsjett Skole/samfunnshus Veier Flerbrukshall Nærvarmeanlegg Sum Som det går frem av oversikten er det vedtatt budsjettmidler langt over prosjektets ramme på kr Rådmannen gir i sitt tilsvar følgende kommentarer til dette punktet; Utarbeidet av Side 15 av 26

16 Differansen mellom revisjonens og kommunens oversikter over budsjettmidler i 2005 er tidligere forklart i kapittel Revisjonen tar rådmannens kommentarer forøvrig til etterretning Økonomisk rapportering Rapportering til rådmann/prosjektgruppe Innleide prosjektledere (Vister Byggeadministrasjon AS for Hofhallen og Børve og Borchsenius AS for skole og samfunnshus) har månedlig rapportert til rådmann og prosjektgruppe. Rapportene har inneholdt informasjon om status for byggearbeidene, økonomisk fremdrift, utgifter i forhold til budsjett, avtalte endringer og evt. annen relevant informasjon. Rapportering til kommunestyret Kommunestyret har gjennom hele prosjektperioden fått oversikt over forbruket på prosjektet i kommunens periodiske økonomirapporter. I tillegg har det ved flere anledninger blitt lagt frem egne saker vedrørende den økonomiske fremdriften i prosjektet. Fra og med oppstart av arbeidene med skolen og samfunnshuset har også prosjektleders månedsrapporter til rådmannen blitt fremlagt for kommunestyret. Revisor anser derfor at rådmannens rapporteringsplikt til kommunestyret iht. kommuneloven er ivaretatt for prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall Søknader om tilskudd fra spillemidlene Hof kommune har for prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall sendt to søknader om tilskudd fra spillemidlene. Disse gjelder tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (Hofhallen) med en søknadssum på kr , og investeringstilskudd til lokale kulturbygg (Hof samfunnshus) med en søknadssum på kr Søknader om spillemidler ble oversendt Kultur og kirkedepartementet 14. januar Planene for flerbrukshallen var forhåndsgodkjent ved behandling i departementet 16/7, 8/10 og 10/ Det understrekes imidlertid at forhåndsgodkjenning ikke gir garanti for tilskudd av spillemidler. I følge kostnadsoverslag per 14. januar 2005 som medfølger søknad til departementet er det kalkulert med en totalkostnad på kr for hall og klatrerom. Utarbeidet av Side 16 av 26

17 Kostnadsoverslag på søknad vedr. flerbrukshallen; Søknad om tilskudd fordeler seg slik på ulike tilskuddsberettigede tiltak: Hall Sosialrom Ekstra garderobe Klatrerom Sum totalt Sum søknad Tilsk. spillem Utarbeidet av Side 17 av 26

18 Kostnadsoverslag på søknad vedrørende Hof samfunnshus; Revisor er av den oppfatning av at kostnadsoverslagene i kommunens søknad virker å være høyt sett i forhold til gjeldende budsjett ved søknadstidspunktet og opplysninger som ble gitt i søknad om forhåndsgodkjenning. Kostnadene til prosjektet økte imidlertid underveis, og det ser ut som om de totalt sett vil ligge nær kostnadsoverslaget ved avlutning av regnskapene. Revisjonen mener at det kan bli avvik ved avslutning av spillemiddelregnskapene når alle fordelinger er gjort mellom tiltakene. Frist for å levere spillemiddelregnskap til fylkeskommunen er i følge kommunen 7. juni Utarbeidet av Side 18 av 26

19 Fordeling av spillemidler for 2005 Tildelinger av spillemidler for 2005 ble behandlet i fylkeskommunens hovedutvalg for kultur og folkehelse i møte den 7. juni Ved tildelingen ble søknaden for Hofhallen imøtekommet med inntil kr I følge fylkeskommunens vedtak kunne det søkes om ytterligere kr ved fordelingen i I samme møte ble søknaden for samfunnshuset behandlet. Søknaden ble ikke imøtekommet, men kommunen ble gjort oppmerksom på at de kunne fremme søknaden på ny ved fordelingen i Fordeling av spillemidler for 2006 Tildelinger av spillemidler for 2006 ble behandlet i fylkeskommunens hovedutvalg for kultur og folkehelse i møte den 14. juni Ved tildelingen ble søknaden for Hofhallen imøtekommet med inntil kr I følge fylkeskommunens vedtak kunne det søkes om ytterligere kr ved fordelingen i I samme møte ble søknaden for samfunnshuset behandlet. Ved tildelingen ble søknaden for samfunnshuset imøtekommet med inntil kr I følge fylkeskommunens vedtak kunne det søkes om ytterligere kr ved fordelingen i Budsjettering med spillemidler Justert budsjett for 2004 viste et antatt forbruk på 22 mill. for flerbrukshallen. Halvparten av dette skulle finansieres av lånemidler, mens resterende skulle finansieres av bruk av fond og 7 mill. i spillemidler. Revisjonen anser det for ikke tilfredsstillende å budsjettere med spillemidler i budsjettet før vedtak i fylkeskommunen foreligger. Dette er usikre midler inntil vedtak foreligger om tildeling. Et forhåndsutsagn gir ikke grunnlag for å budsjettere inntekter. Kommunen endret budsjettet etter revisjonens bemerkninger. Slike inntekter må mellomfinansieres av kommunen. Kommunen bør framlegge en samlet oversikt over finansiering og vedtak for hvordan spillemidler skal avsettes til fond eller brukes helt eller delvis til tilbakebetaling av opptatte lån til prosjektet. 5.3 ENGASJEMENT AV ARKITEKT/RÅDGIVERE Valg av arkitekt Kommunen inngikk kontrakt med arkitektfirmaet Børve & Borchsenius AS etter en utlyst arkitektkonkurranse for utarbeidelse av forprosjekt. Kontrakten omfattet både forprosjektfasen og gjennomføringsfasen, og hadde en samlet verdi på kr inkl. mva. Under prosjektets gang ble det inngått flere avtaler med arkitektfirmaet med utvidelser av inngåtte kontrakt. Avtalene er listet opp nedenfor med tilhørende honorarramme; Utvidelse av prosjekteringsledelse (t.o.m. detaljprosjekteringsfasen), 1. juli 2004 kr inkl. mva. Omprosjektering av forprosjekt, 1. juli 2004 kr inkl. mva. Detaljprosjektering av utomhusarbeidene, 15. desember 2004 kr inkl. mva. Prosjektering av løst inventar og utstyr, 15. desember 2004 kr inkl. mva. Utarbeidet av Side 19 av 26

20 Utvidelse av prosjekteringsledelse i byggefasen, 31. januar 2005 kr inkl. mva. Utvidelse av arkitektens engasjement knyttet til produksjonsoppfølging Hof skole og samfunnshus, 13. september 2005 kr inkl. mva. Utvidelse av arkitektens engasjement knyttet til produksjonsoppfølging/byggeledelse, 26. april 2006 kr inkl. mva. Sum honorarramme tilleggsavtaler kr inkl. mva. Total verdi på avtaler: Utbetalt i følge kommuneregnskapet per Det er utbetalt kr utover avtaler. kr inkl. mva. kr inkl. mva Valg av rådgivere I juli 2003 ble Vister Byggeadministrasjon AS leid inn som kommunens rådgiver for å ivareta lov og forskrift om offentlig anskaffelse, EØS-regelverket, samt arbeid med forprosjektet. Avtaler med Vister Byggeadministrasjon AS vedrørende prosjektlederbistand ved bygging av flerbrukshallen ble inngått og Avtalene sier ikke noe om samlet honorar, men at oppgjør skal skje etter anvendt tid etter gitte timepriser. Under prosjektets gang oppsto det en tvist mellom kommunen og Vister Byggeadministrasjon AS vedrørende honorarer. I september 2005 ble det inngått en avtale for å avslutte forholdet mellom Vister Byggeadministrasjon AS og kommunen. Avtalen angir et samlet honorar på kr inkl. mva. for hele oppdraget. Kommuneregnskapet viser at det totalt er utbetalt kr , dette er kr mindre enn angitt i sluttavtalen. Formannskapssak 04/04; Etter vedtaket i formannskapet ble det utlyst anbudskonkurranse på teknisk rådgivning på bygg (RIB), VVS (RIV) og elektro (RIE) med frist Kommunen mottok 4 anbud på RIB, 11 på RIV og 14 på RIE. Følgende firmaer ble valgt; Christiansen og Roberg AS Siv.ing. Giert Aasheim AS Elconsultteam AS Drammen Rådgivende ingeniør bygg (RIB) Rådgivende ingeniør VVS (RIV) Rådgivende ingeniør elektro (RIE) Utarbeidet av Side 20 av 26

21 Christiansen og Roberg AS Kontrakt med Christiansen og Roberg AS ble undertegnet Kontrakten hadde en verdi på kr inkl. mva. Kommuneregnskapet viser at det er utbetalt kr per Dette er kr høyere enn kontraktssummen. Avviket fra kontraktssummen kan trolig forklares med dette klippet fra prosjektlederens økonomiske rapport fra september 2005; Siv.ing. Giert Aasheim AS Kontrakt med Siv.ing. Giert Aasheim AS ble undertegnet Kontrakten hadde en verdi på kr inkl. mva. Tilleggsarbeider på kr inkl. mva. ble avtalt etter tilbud per Dette utgjør til sammen kr inkl. mva. Hof kommune avbestilte gjenstående engasjement med Siv.ing. Giert Aasheim AS Kommuneregnskapet viser at det er utbetalt kr per Dette er kr høyere enn kontraktssummen. Elconsultteam AS Drammen Kontrakt med Elconsultteam AS Drammen ble undertegnet Kontrakten hadde en verdi på kr inkl. mva. Kommuneregnskapet viser at det er utbetalt kr per Dette er kr høyere enn kontraktssummen Oppfølging av rådgivere/regnskap Vister Byggeadministrasjon AS og Børve og Borchsenius AS har fungert som prosjektledere ved arbeidene på hhv. Hofhallen og Hof skole og samfunnshus, og har fulgt opp de tekniske rådgiverne. Fakturaer fra rådgiverne har blitt godkjent og anbefalt til utbetaling før de ble behandlet i kommunen. Avvik fra denne rutinen er beskrevet i kapittel ANBUD OG KONTRAHERING Totalentreprise for Hofhallen Anbudsform Bygging av flerbrukshallen ble utlyst som en totalentreprise i henhold til kommunestyrevedtak 043/04. Anbudsinnbydelsen ble kunngjort i Norsk Lysningsblad og i EØS-området gjennom TED- og Doffinbasen. Frist for innlevering av anbud ble satt til Saksbehandling og innstilling av anbydere Ved fristens utløp var det kommet inn anbud fra 5 anbydere. 1 anbud ble senere forkastet da det kom inn for sent. Vister Byggeadministrasjon AS bisto kommunen i å vurdere de innkomne anbudene. De to gunstigste tilbudene ble valgt ut for nærmere vurdering. Det ble avholdt avklarende møter med tilbyderne vedrørende tekniske forhold i anbudene. Anbudene ble justert etter endringer og mengdekontroll. Vister Byggeadministrasjon AS skrev en rapport datert hvor anbudene ble vurdert opp mot tildelingskriteriene som fremgikk av kunngjøringen av anbudsinnbydelsen. Rapporten konkluderer med at Kolstad AS bør Utarbeidet av Side 21 av 26

22 tildeles kontrakten. Rapporten fulgte som vedlegg til kommunestyresak 044/04, der kommunestyret vedtok å tildele Kolstad AS oppdraget med å bygge flerbrukshallen. Gjennomføring av kontraktsforhandlinger Kontrakten ble undertegnet , ca. to uker etter de ble tildelt oppdraget. Det bemerkes at i kontrakten som ble undertegnet 30. juni 2004 er kontraktssummen ca. kr høyere enn summen som ble oppgitt i kommunestyresak 044/04. Arbeidene med bygging av flerbrukshallen ble igangsatt tidlig i august Generalentreprise for Hof skole og samfunnshus Anbudsform Utbyggingen av Hof skole og samfunnshus skulle i henhold til kommunestyrevedtak 043/04 utlyses som en hovedentreprise (se kap ). Entrepriseformen ble imidlertid endret i vedtak 067/04; Anbudsinnbydelsen ble kunngjort i Norsk Lysningsblad og i EØS-området gjennom TED- og Doffinbasen. Frist for innlevering av anbud ble satt til Saksbehandling og innstilling av anbydere Ved fristens utløp var det innkommet 5 anbud. Børve og Borchsenius AS bisto kommunen i å vurdere de innkomne anbudene. De tre gunstigste tilbudene ble valgt ut for nærmere vurdering. Børve og Borchsenius AS utarbeidet en vurdering av tilbudene, datert 25. april 2005, som var grunnlag for prosjektgruppens behandling i sitt møte 23.mai Prosjektgruppen konkluderte med at Bygg og maskin AS burde tildeles oppdraget. Utarbeidet av Side 22 av 26

23 Tildelingen av generalentreprisen ble foretatt av kommunestyret i sak 023/05; Gjennomføring av kontraktsforhandlinger I kommunestyrevedtaket er det ikke angitt en verdi for avtalen med Bygg og Maskin AS, kun at arbeidene forutsettes gjennomført innenfor opprinnelig kostnadsramme. Tilbudet fra Bygg og Maskin AS ved anbudsåpningen var kr inkl. mva. Arbeidene med utbygging og rehabilitering av Hof skole og samfunnshus ble satt i gang Forslag til kontrakt blir fremlagt for kommunestyret i sak 043/05, 27. september Årsaken til at kontraktsforslaget blir lagt frem først nå forklares i saksfremstillingen. Se utklipp under; Kommunestyret fattet slik vedtak i sak 043/05; Utarbeidet av Side 23 av 26

24 Endelig kontrakt ble imidlertid ikke signert , dvs. ca. 6 måneder etter byggestart. Kontraktssum er gjengitt nedenfor; Kontraktssummen har her endret seg fra det den ble oppgitt som i kommunestyrevedtak 043/05, og er nå kr ,70 høyere. I følge prosjektleders rapport av 1. november 2005 skyldes dette i hovedsak endringer i de beskrivende mengdeberegningene for de vvstekniske anleggene. 5.5 KONTROLL AV BILAG Funn ved bilagskontroll Revisjonen har kontrollert et utvalg av bilag gjeldende prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall. Vedrørende attestasjon og anvisning har revisjonen registrert at innleid prosjektleder har attestert en rekke bilag i 2005 og Dette gjelder også for betalinger til prosjektleders eget firma. Attestasjon og anvisning er en del av kommunens interne kontroll, og skal bare foretas av ansatte i kommunen. Det er vanlig at en ekstern prosjektleder går gjennom og kontrollerer innkomne fakturaer og anbefaler kommunen til å foreta utbetaling. Denne kontrollen skal imidlertid ikke erstatte, helt eller delvis, kommunens egen kontroll. 6. REVISORS VURDERINGER Vurderingene bygger på det materiale som er fremlagt for og innhentet av revisjonen. Revisjonens grunnlagsmateriale er vurdert opp mot de problemstillinger som er utledet under kapittel 2 foran. Utarbeidet av Side 24 av 26

25 6.1.1 Er organiseringen av prosjektet i henhold til vedtak i politisk organ? Hvordan organiseringen av prosjektet skulle være ble vedtatt i kommunestyresak 048/04. Revisor er av den oppfatning at organiseringen har blitt etablert og fungert som forutsatt i kommunestyrets vedtak Er prosjektet finansiert og styrt etter interne og eksterne vedtak/regler? Kommunen har under prosjektets gang foretatt to budsjettendringer uten behandling i kommunestyret, dette er et brudd på kommunelovens 45. Disse endringene gjelder tillegg for klatrevegg og nærvarmeanlegg på hhv. kr og kr Det er ikke samsvar mellom kommunens budsjetter og økonomiplan når det gjelder opplysninger om investeringsutgifter til prosjektet Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall. Videre er det ikke samsvar mellom prosjektets vedtatte totalramme og budsjetterte investeringsutgifter hvert enkelt år. Totalt har kommunen bevilget ca. kr 18 mill. mer i investeringsutgifter i årsbudsjettene enn gitt i prosjektets vedtatte ramme. Når det gjelder vurdering av finansieringen av prosjektet vil revisjonen komme tilbake til dette i en oppfølgende rapport når prosjektet er gjennomført og sluttregnskap foreligger. Dette for å kunne gi en helhetlig vurdering. Revisjonen er av den oppfatning at kommunestyret burde vært forelagt en sak om budsjettendringer i forbindelse med at det reviderte forprosjektet ble presentert i oktober Forprosjektet viste et tillegg på kr på flerbrukshallen Er anbudsprosessen gjennomført i henhold til Hof kommunes regler om anbud og Norsk Standard 8400, herunder om kontrakter er undertegnet av bemyndigede personer innenfor akseptabel tidsramme? Anbudsprosedyrer og kontraktsinngåelser er etter revisors oppfatning utført på en formelt korrekt måte når det gjelder totalenterprisen, generalenterprisen og engasjement av tekniske rådgivere. Endelig kontrakt mellom kommunen og Bygg og Maskin AS ble først undertegnet i desember 2005, ca. et halvt år etter arbeidene ble satt i gang. Normalt skal kontraktinngåelse skje før byggestart Er regnskapsførsel og rapportering i henhold til gjeldende regnskapsforskrifter, kommuneloven og internt regelverk? Revisjonen vurderer kommunens regnskapsførsel gjennom prosjektet til i hovedsak å være i henhold til gjeldende lovverk. Revisjonen mener at kommunens interne kontroll av utgiftsbilagene gjeldende prosjektet har vært svekket ved at en ekstern prosjektleder har attestert en rekke utgiftsbilag, inkludert utgifter fakturert av prosjektlederens egen arbeidsgiver. Denne kontrollen av utgiftsbilagene burde vært foretatt av kommunen selv. Utarbeidet av Side 25 av 26

26 Revisjonen mener at rådmannens rapporteringsplikt overfor kommunestyret vedrørende økonomien i prosjektet er ivaretatt Er tilleggsarbeider i tråd med normer gitt i markedet forøvrig? Prosjektet er ennå ikke avsluttet. Det gjenstår fortsatt noen fakturaer vedrørende arbeidene ved skolen og samfunnshuset, samt arbeid med nærvarmeanlegget og uteanlegg. Revisjonen vil derfor komme med en vurdering av tilleggsarbeidene i en oppfølgende rapport når prosjektet er gjennomført og sluttregnskap foreligger. Dette for å kunne gi en helhetlig vurdering. 7. REVISORS ANBEFALINGER Revisor har i stikkordsform satt opp noen momenter som særlig bør ses på ved planlegging og gjennomføring av kommende prosjekter; Sørge for samsvar mellom årsbudsjett og økonomiplan Kvalitetssikring av bevilgninger i investeringsbudsjett og økonomiplan Bedre økonomistyringsverktøy som kan avgi skreddersydde rapporter Endring/styrking av attestasjonsrutinen i byggeprosjekter Kun bruke sikre finansieringsmidler i budsjetteringen Borre den 12. januar 2007 Arild Lohne Revisjonssjef Utarbeidet av Side 26 av 26