ÅRSBERETNING FAU HOLEN SKOLE FOR PERIODEN

Transkript

1 FAU HOLEN SKOLE ÅRSBERETNING FAU Holen Skole - Org. Nr Konto nr

2 INNHOLD 1 Innledning Organisering og arbeidsprosess Årshjul og møtestruktur Møtestruktur Status Gruppearbeid Byggesaksgruppen Trafikkgruppen Skoledriftsgruppen Aktiviteter Styret Økonomi Søknad om nærmiljøpakke Evaluering Styrets anbefaling til årshjul for perioden Gruppearbeid SU/SMU møter... 9 Vedlegg A Forenklet Regnskap Vedlegg B Oppsummering etter Juleball Vedlegg C Oppsummering etter februaraktiviteter Vedlegg D Oppsummering etter 17. mai Vedlegg E Oppsummering etter sommerfesten

3 3 1 INNLEDNING Det er opp til hver enkelt skole å organisere valg av foreldrekontakter og representanter til Foreldreutvalget (FAU). Det er viktig at alle foreldre er godt informert om hva det innebærer å være tillitsvalgt, og at det er en viss kontinuitet i arbeidsutvalget. Retningslinjer for valgordningen bør være skriftlige og inngå i vedtektene for FAU. FAU er hjemlet i opplæringsloven 11-4, og skal representere alle foreldre ved skolen for å bidra til at samarbeidet mellom hjem og skole er godt. FAU har i skoleåret bestått av 25 representanter fordelt på 1-3 representanter fra hvert klassetrinn. Ved årsmøte den 21. september 2016, ble følgende representanter valgt til FAU styret: Snorre Halvorsen Kari Pedersen Lene Jacobsen Pharo Torbjørn Meland Styreleder Nestleder Regnskapsfører Sekretær Ungdomstrinn/SU,SMU Barnetrinn Barnetrinn Ungdomstrinn/SU,SMU Styrets sammensetning var i god balanse i forhold til både kjønn og fordeling mellom barne- og ungdomstrinn. Denne årsberetningen er utarbeidet av styret og behandles i årsmøtet for neste periode den 27. september Egen invitasjon vil bli sendt ut forut for møtet. 2 ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESS FAU vært organisert i 3 arbeidsgrupper med en valgt leder for hver gruppe. I tillegg har det vært valgt komitéledere for hver av hovedaktivitetene for barne- og ungdomstrinn. Hensikten med valget av denne organiseringen har vært å skape god aktivitet og bidra til et godt samarbeid med skolen. Dette er en organisasjonsendring som ble videreført fra forrige FAU periode. Figur 1 - FAU Holen Skole

4 4 Gruppearbeidet har vært utført i FAU møtene, men også mye utenom. For å sikre en fremdrift i gruppearbeidet har følgende modell for arbeidsprosess vært prøvd ut: Figur 2 - Arbeidsprosess grupper Arbeidsprosess i gruppene Alle gruppene arbeider med sine tildelte saker Nye saker som tilhører arbeidsgruppen identifiseres og tildeles fortløpende En sak kan ha flere aksjoner. Gruppen identifiserer aksjonene for hver sak Dersom det er behov for ressursstøtte ut over gruppen, må dette hentes fra de andre gruppene på eget initiativ. Gruppene er ansvarlig for oppfølging og fremdrift (Sett ansvarlig og tidsfrist) FAU møtet initierer arbeidet med sakene. Saksbehandling må også foregå utenfor møtets tidsrom. Gruppen er ansvarlig for oppfølging og fremdrift Erfaringene etter perioden, har vist at gruppearbeidet må vies et større fokus i neste periode for å sikre fremdriften i, og mellom møtene. 3 ÅRSHJUL OG MØTESTRUKTUR Møter i FAU har vært gjennomført etter et fastsatt årshjul. Oppmøte på alle FAU møter gjennom perioden har vært delvis tilfredsstillende, men med et presentabelt flertall i hvert møte. Manglende oppmøte i FAU møter, er noe hver enkelt forelder må ta innover seg og forbedre til neste periode. Figur 3 - Årshjul FAU Holen skoler

5 5 3.1 MØTESTRUKTUR Møtestrukturen ble endret gjennom hele FAU perioden avhengig av forestående aktiviteter og arbeid. Møteagenda i FAU møtene bestod i hovedsak av følgende punkter: a. Åpning, registrering (5 min) b. Nytt fra skolen (30 min) c. Status fra styrearbeidet (10 min) d. Valg av komiteledere for hovedaktivitetene/evaluering av gjennomført hovedaktivitet (15 min) e. Status fra arbeid i arbeidsgrupper og komiteer (20 min) i. ansvarlige ii. tidsfrister f. Oppsummering / Avslutning (10 min) Alle FAU møtene ble holdt i tidsrommet STATUS GRUPPEARBEID Gruppearbeidet har behov for betydelig mer fokus i neste periode. Nedenfor vises status på de sakene gruppene har jobbet med ut over hovedaktivitetene. Dette er saker av lang og kort varighet, og vil derfor «gå i arv» til senere FAU. Det blir viktig å etablere en mer optimal struktur rundt dette arbeidet. 4.1 BYGGESAKSGRUPPEN Byggesaksgruppen har bestått av følgende representanter: Følgende saker har vært til behandling i Byggesaksgruppen:

6 6 4.2 TRAFIKKGRUPPEN Trafikkgruppen har bestått av følgende representanter: Følgende saker har vært til behandling i gruppen: 4.3 SKOLEDRIFTSGRUPPEN Skoledriftsgruppen har bestått av følgende representanter: Følgende saker har vært til behandling i gruppen:

7 7 4.4 AKTIVITETER Det er 4 hovedaktiviteter som har vært gjennomført gjennom perioden. Dette er fordelt med 2 aktiviteter per skoletrinn. Uten alle bidrag fra involverte foreldre, og ikke minst komitéledere, så hadde ikke hovedaktivitetene blitt gjennomført. Det er utarbeidet egne dokumenter for å gjøre dette arbeidet enklere for FAU i neste periode. Se vedlegg B-E. 4.5 STYRET Styret i Holen FAU har i denne perioden i hovedsak jobbet med å videreføre strukturen med arbeidet i FAU. Dette har vært å legge til rette for FAU møtene, involvere rektor samt deltagelse i SU/SMU møtene. I tillegg har styrets medlemmer også vært involvert i gruppearbeidene. Styret har jobbet med følgende konkrete saker: 5 ØKONOMI Inngående balanse 21. september 2016 DnB konto nr kr ,78 Kontanter kr ,00 Totalt kr ,78 Utgående balanse 16. august 2017: DnB konto nr kr ,65 Kontanter kr ,00 Totalt kr ,65

8 8 5.1 SØKNAD OM NÆRMILJØPAKKE Søknad om nærmiljøpakke bør sendes inn hvert år i henhold til retningslinjene som er gitt av Bergen kommune innen frist (Normalt 1. april). Se link til Bergen kommunes hjemmesider: Sluttrapport skal sendes inn i henhold til Bergen kommunes innmeldingsskjema: og klikke «mine oppgaver» Styret for denne perioden har fylt inn de aktivitetene som allerede er utført for våren/sommeren FAU styret i neste periode må fullføre skjemaet med eventuelle aktiviteter som er gjennomført med bruk av penger og sende dette inn til fristen som er satt til: 31.desember (Gjeldende søknad har referanse nr ) Pålogging til søknad og sluttrapportskjema: Brukernavn: fauholenskole Passord: Fås ved at man klikker «glemt passord» og oppgir fau.holenskole@gmail.com som e post adresse 6 EVALUERING I FAU møte den 7. juni 2016, ble evaluering av perioden etterspurt fra alle representantene. Alle ble bedt om å beskrive kort og konsist gode ting vi har gjort i FAU denne sesongen og ting vi burde ha gjort annerledes. Tilbakemeldingene skulle sendes til fauholenskole@gmail.com med frist: 1. august Det er per 10. september ikke mottatt noen tilbakemeldinger. Ut over dette ble det gjennomført en egen evaluering av gjennomføringen av hovedaktivitetene for både barne- og ungdomstrinn. Erfaringsdokumenter fra de enkelte aktivitetene er utarbeidet, og må sees på som vedlegg til denne rapporten. 7 STYRETS ANBEFALING TIL ÅRSHJUL FOR PERIODEN Basert på erfaringer fra forrige periode ønsker styret i FAU å gi en anbefaling til årshjul for neste periode. Tidsrom Beskrivelse Medio september Ultimo september Medio oktober Medio november Primo desember Ultimo Desember Uke 49/2017 Medio januar Uke 6 8/2018 Medio mars Primo Mars Uke 20 Ultimo mai Uke 23 FAU møte nr. 1: Årsmøte /konstituering/gruppeinndeling/ Innmelding nytt styre - Br. Sund/Bankforbindelser DNB FAU møte nr. 2: Juleball og februaraktivitetene FAU møte nr. 3: Gruppearbeid/forts. Juleball og febr. aktivitetene FAU møte nr. 4: Gruppearbeid/forts. Juleball og febr. aktivitetene Sende inn sluttrapport for nærmiljøpakken JULEBALL FAU møte nr. 5: Gruppearbeid/februaraktivitetene/oppstart 17. mai FEBRUARAKTIVITETENE FAU møte nr. 6: Gruppearbeid/evaluering av febr. Aktivitetene/17. mai/oppstart sommerfest Søke om nærmiljøpakken 17. MAI FAU møte nr. 7: Evaluering gruppearbeid/evaluering 17. mai/sommerfest SOMMERFEST

9 9 7.1 GRUPPEARBEID Basert på erfaringene fra inneværende periode, anbefaler styret i FAU at arbeidet i gruppene og arbeidet med hovedaktivitetene gjennomføres utenom FAU møtene under selvstendig ledelse av gruppeleder og leder av komiteene for de enkelte aktivitetene. Dette forutsetter at de som leder gruppene/komiteene og de som deltar tar ansvar og selvstendig etablerer en egen plan for fremdrift. 7.2 SU/SMU MØTER Årshjulet inkluderer ikke SU/SMU møter. Disse møtene bør avtales spesifikt med rektor, og involverer kun representantene i FAU styret. Det ble gjennomført 1 SU/SMU møte i perioden den 25. januar Det anbefales at disse møtene får en bedre struktur og at det etableres en tiltaksliste etter møtene som følges opp gjennom fastsatte frister med ansvarlige.

10 10 VEDLEGG A FORENKLET REGNSKAP Inngående beholdning bankkonto ,78 Inngående beholdning kontant ,00 Total inngående beholdning ,78 Inn Ut Utgifter barnetrinnet - februaraktiviteter ,61 Utgifter barnetinnet mai ,43 Utgifter barnetrinnet - utflukter 6 632,00 Utgifter barnetrinnet - avslutning 7.trinn 3 520,00 Inntekter barnetrinnet - overskudd 17. mai ,00 Utgifter ungdomstrinnet - aktiviteter og mat - sommerfest ,69 Kulturmidler (Næringsmiljøpakke) fra Bergen kommune ,00 FAU - avslutning 5 250,00 Bankgebyr 851,25 Bankrenter 86,85 Utgående beholdning bankkonto ,65 Utgående beholdning kontant ,00 Total utgående beholdning ,65

11 11 VEDLEGG B OPPSUMMERING ETTER JULEBALL 2017 KOMITÉ FOR JULEBALL Komiteleder: Nils Petter Albrechtsen,pealbre@outlook.com og/eller FORBEREDELSER, OPPGAVER, FULLFØRING, FRISTER OG MILEPÆLER Når startet arbeidet? Arbeidet startet 20 oktober med forespørsel til rektor vedr. mailadresse til klassekontaktene. Det ble opprettet kontakt med Reidar Haugen som var elevrådsansvarlig for skolen. Deretter ble det sendt ut invitasjon vedr. juleball til klassekontaktene som ble videre distribuert til foreldrene i de respektive klassene den 7 nov. Deretter ble de mye korrespondanse frem og tilbake mellom undertegnede og klassekontaktene i forbindelse med vaktlisten. Dette arbeidet pågikk helt til vaktlisten var komplett ca. en uke før arrangement start. Hvilke forberedelser måtte gjøres? Det måtte lages en invitasjon til juleball, et excel ark til kontroll av vaktliste samt kontroll på hvem som skulle medbringe kaker etc. til ballet. Det måtte opprettes kontakt med Elevrådsansvarlig Reidar Haugen vedr. kjøp av brus og sjokolade samt chips etc. Det måtte ordnes med logistikk fra butikk til skolen vedr. overnevnte innkjøp. I dette tilfellet tok Reidar Haugen seg av dette, men det var i utgangspunktet FAU sitt ansvar ved arr. Ansvarlig. Når ble arbeidet fullført/gjennomført? Arbeidet med juleballet ble fullført dagen etter da jeg skrev en mail til Reidar Haugen vedr. hans syn på arr. samt mitt innspill på forbedringer. Dette gjaldt generell gjennomføring sant evaluering av hva som var bra og hva som kunne forbedres. Det være seg innkjøps volum samt justering av pris grunnet for mye mat som ikke ble spist etc. Var det noen frister eller viktige milepæler for utføringen av arbeidet man måtte tenke på? Det ene vil jeg si var distribusjon av mailadresse til klassekontaktene samt få invitasjon og kontaktpunkt til (elevrådsansvarlig), og sist men ikke minst få mail til klassekontaktene med oppfordring til innhenting av navn til vaktlisten /bakelisten. KONTAKTPERSONER Viktig kontakt info ble distribuert av undertegnede med navn og nr. samt mailadresse til den enkelt på vaktlisten med stedsanvisning av vaktposisjon. På det samme skrivet stod det tlf. til politi, brannvakt samt elevrådsansvarlig. DOKUMENTER VIKTIG INFORMASJON Hvor finner man tidligere års referater og annen informasjon (fysiske mapper, digitale mapper osv)? Denne ble sendt til meg av en av klassekontaktene. Det finnes en Google mappe der det er noe matr. bla. invitasjon, vaktplan etc. som kan anvendes til neste år. Finnes det egne e-postadresser brukt til gruppen/aktiviteten? Trenger man spesielle tilganger/passord/nøkler? Det vet jeg ikke. ORGANISERING OG FREMDRIFT Det var ikke mye kommunikasjon med gruppen. Det er nok med en person som har kontroll på logistikken. Gruppen var velvilligheten selv til å hjelpe og det er kjempe positivt.

12 12 ØKONOMI Budsjett, utgifter, inntekter og praktisk gjennomføring mht økonomi. Her er det elevrådsansvarlig so, står for dette. Jeg var ikke involvert i noe budsjett arbeid. Reidar Haugen tok med seg pengeskrinet og tok på seg dette ansvaret. Har ikke fått noe tilbakemelding fra ham hvor mye det kom inn i kassen. GJENNOMFØRING Mitt inntrykk er at arr. ble gjennomført på en god måte. Med som jeg kommer tilbake til nedenfor så er det noe som bør gjøres annerledes i RÅD TIL NESTE ÅRS GRUPPE Har ikke noen oversikt over hvor mange som kom på ballet det være seg til middag men også hvor mange som kom etter middagen. Det var 40 vakter totalt, fordelt på 20 tidlig og 20 seint. Jeg vil si at det kan kortes ned til 15 på hver vakt dvs. 30 totalt. VAKTHOLD: Jeg vil anbefale at den som tar min plass i år blir briefet 15 til 30 minutter av elevrådsansvarlig. 1) Det være seg hvor inngangen er. 2) Hvor garderoben er. 3) Hvem skal ha ansvaret for å ta imot billettene 4) Hvor plassering av vakter er hensiktsmessig 5) Bedre rutiner for å følge elev ned i garderoben med vakt etc. Holde porten stengt frem til vaktholdet er på plass. Elevene som dukket opp tidlig kom inn uten å få sjekket bagger og jakker. Viktig at de som overtar vakt får beskjed om hva de skal gjøre og at de leser den informasjon som de får utlevert. De som forlater festen for å hente penger må også sjekkes for ulovlig medbrakt alkohol, sigaretter etc. Bør ha vakter på guttedoen, da det ble funnet noen ferdig konsumerte ølbokser der. Tidligere har en etter det jeg har skjønt, sperret av, slik at de ikke kan gå rundt haugen. BETALING Det var alt for lite vekslepenger noe som førte til et unødvendig svinn fra kasse ved at noen varer måtte gis vekk. Det bør også kalkuleres bedre i forhold til innkjøpspris vis av vi utsalgspris. Dette kom frem da en måtte dra på Kiwi for å kjøpe 4 til 5 kasser med brus fordi en gikk tom alt for tidlig. Jeg syntes at i 2016 bør skolen fremstå som moderne. I Norge er det kun 20 % kontanthåndtering igjen og da kan ikke skolen være på denne enden av skalaen. DnB er bankforbindelsen til FAU og derfor er kanskje VIPS en naturlig betalingsmåte. Hvis en ender opp med Vips som betalingsmåte så må det forberedes et bruker møte med DNB i da gjerne FAU sin regi. Skolen må ha et orienteringsmøte i hver klasse i forkant av skoleballet det en orienterer hvordan VIPS fungerer. Da har alle elevene mulighet i forkant å laste ned Appen og på denne måten unngå komplikasjoner og kødannelser.

13 13 VAKTPLAN 1. skift: 5 i døra/vakt ute 5 servering/kantine 1-2 garderobe 1 registrering av elever 2 vakter gymsal 2. skift: 5 i døra/ute 3 kiosk 1-2 garerobe 2 vakter gymsal MAT & DRIKKE Mat: Vi bestilte mat til 100 personer. Neste år kan vi bestille til 70 og vi ville fortsatt hatt nok mat (og spart 6000,-) Kaker: Tror 15 kaker ville vært mer enn nok Drikke: Vi kjøpte inn 12 kasser mineralvann + 3 til underveis. Vi burde nok ha minst 15 kasser totalt MVH Nils Petter Albrechtsen

14 14 VEDLEGG C OPPSUMMERING ETTER FEBRUARAKTIVITETER 2017 MEDLEMMER I KOMITÉEN 2016/2017 Navn E-post Telefon Jannecke Plugge Slettestøl JANNECKESLETT@GMAIL.COM Lene J. Pharo LENEJAC@HOTMAIL.COM FORBEREDELSER, OPPGAVER, FULLFØRING, FRISTER OG MILEPÆLER Vi avtalte et oppstartsmøte allerede i oktober/november. På det første møtet etablerte vi milepæler og tidsfrister samt hvilke aktiviteter vi ønsket å satse på. Disse ble litt basert på tidligere populære aktiviteter (som f.eks matlaging og klatring), men vi prøvde også å finne på litt nye aktiviteter. I år valgte vi å holde oss til aktiviteter som kunne gjennomføres på skolen eller i nærområdet. Vi bestemte oss for å lage et digitalt påmeldingsskjema for å lette arbeidet med informasjon og fordeling av plasser i etterkant. Det ble etablert hvilke uker aktivitetene skulle foregå dette året, når programinfo og påmeldingsskjemaet måtte være klart og hvilken påmeldingsfrist vi skulle sette. Påmeldingsskjemaet arbeidet vi på underveis, etter hvert som aktivitetene kom i boks. Vi kontaktet rektor for å få vite om utlån av nøkler og ledige rom. Merk at gymsalen kun er ledig på onsdager, så ballspill, dans og andre fysiske aktiviteter må settes opp på onsdager. Vi avtalte hvem som skulle ha ansvar for å få på plass hvilke aktiviteter, og etter møtet arbeidet vi på egenhånd med å ta kontakt med potensielle kursholdere, og oppdaterte hverandre om status per mail og sms. Vi kontaktet både personer som hadde stilt i tidligere år og nye personer man kom på selv eller fikk tips om. Vi avtalte statusmøter når vi hadde behov for det, og så sendte vi ut programinformasjon der vi opplyste om at lenken til påmeldingsskjemaet lå på FAU sine nettsider. Husk å teste at lenken til skjemaet virker. Etter at påmeldingsfristen var gått ut, lot vi skjemaet være åpent et par dager til, og så stengte vi det når vi møttes for å fordele plasser. Når plassene var tildelt, sendte vi ut plassbekreftelser med info om aktiviteten. Det ble i tillegg sendt en påminnelse på sms om at aktivitetene var i gang. NÅR BLE ARBEIDET FULLFØRT/GJENNOMFØRT? Selve gjennomføringen av aktivitetene var i uke 7 og 8 i 2017 (de to ukene før vinterferien). VAR DET NOEN FRISTER ELLER VIKTIGE MILEPÆLER FOR UTFØRINGEN AV ARBEIDET MAN MÅTTE TENKE PÅ? Fastsette aktivitetsprogrammet og uker for gjennomføring, kontakte kursholdere, lage påmeldingsskjema, sende ut program og påmeldingsskjema i rimelig tid før påmeldingsfristen, minne om påmeldingsfrist, legge inn nok tid til å fordele plasser, sende ut bekreftelser på plasser, minne om aktivitetsstart, være tilstede og låse opp/igjen dører til klasserom/gymsal/skolekjøkken (som også trenger alarmbrikke for dør oppe), følge opp kursholdere og formidle betaling til dem.

15 15 KONTAKTPERSONER Navn, e-post og/eller telefonnr til personer eller firma som er nyttig for gjennomføring av arbeidet. Aktivitet Navn Firma E-post Telefon Håndarbeid Gudrun Brekke Laksevåg kulturkontor Teater Torun Irene Sykehusklovnene Fisketjøn HipHop (avlyst) Prebsys Rock n Rolf Psorster@gmail.com Sjakk Ole Fredrik Kvamme Basket Arne Ingebrigtsen (trener) post@froya-idrett.com Arne: Frøya Basket (Daglig leder: Terje Osland) Terje: Klatring Henning Slettestøl Hsl13f@gmail.com Matlaging Beyblade Lego Gitar (avlyst) Foreldre Komitemedlem Lene + en forelder Komitemedlem Lene + en foreldrer Elev på ungdomsskulen, Thomas Halvorsen DOKUMENTER VIKTIG INFORMASJON På gmail-kontoen holen.februar@gmail.com ligger det referater og annen dokumentasjon fra tidligere år. Noe ligger i historikk i e-postmappene, og maler, dokumenter, google-påmeldingsskjema osv ligger på Drive inne på den gmail-kontoen. Vi publiserte ut lenken til påmeldingsskjemaet og programmet på FAU sine nettsider, under februaraktiviteter: På Fau.holenskole@gmail.com vil det også være litt info og delte mapper. ORGANISERING OG FREMDRIFT Kommuniseringen mellom Jannecke og Lene fungerte fint. Vi hadde oppstartsmøte og innspurtsmøte hjemme hos Lene, og ellers gikk resten på e-post, sms og telefon. ØKONOMI Estimert totalkostnad på ,-. Vi brukte totalt kr ,61 Teater Kursholder Kr 1000,- Kreativ med garn Kursholder Utstyr Kr 1800,- Kr 2227,- Matlaging, alle grupper Innkjøp av mat Kr 3613,01 Lego Legoklosser Kr 839,60 Sjakk Kursholder Kr 1200,- Basket Kursholder Kr 400,- Klatring Kursholder (takk for hjelpen) 245,- Beyblade Ingen utlegg 0,-

16 16 Utlegg ble tilbakebetalt av kasserer i FAU (Lene J. Pharo) fra FAU sin konto, enten ved at faktura ble sendt til henne/fau på e-post, eller beløp og kontonr ble sendt til henne/fau på e-post. GJENNOMFØRING Aktivitetene nedenfor var dem som fikk nok påmeldte barn og ble gjennomført i Matlaging ble den absolutte vinneren også i 2017 (i år som sikkert de siste 10 år ), med klatring på andreplass. De fleste andre aktivitetene fikk sånn «akkurat passe» antall, mens noen (som basketball og sjakk) fikk få, og var i faresonen for å bli avlyst. Vi satte også opp gitar og hiphop, men oppslutningen for disse ble for lav til at vi kunne gjennomføre dem. Selve gjennomføringen av aktivitetene i praksis de ulike dagene forløp uten problemer, og de tilbakemeldingene vi fikk fra både kursledere og barn var at det var kjekt og god stemning på alle aktivitetene. Vi opplever at oppslutningen rundt aktivitetene er desidert størst hos barna i 1-4 trinn. Fra 5. og 6. trinn var det anslagsvis kun 1/3 som meldte seg på, mens fra 7 trinn var kun en håndfull påmeldte. Totalt meldte 107 barn seg på aktivitetene, og det ligger på gjennomsnittet i forhold til tidligere år. Bruken av påmeldingsskjemaet i google forms fungerte utmerket, og excel-filen vi jobbet med etter påmeldingsfristens utløp var superenkel. Denne måten å ta imot påmeldinger på sparte oss for ufattelig mange timer, kontra å manuelt måtte punche inn alle 107 navn, mailadresser, telefonnumre, kontaktperson etc etc. Vår erfaring viser at det heller ikke var spesielt avskrekkende for noen å gjøre det på denne måten. Siden vi i år gjorde påmeldingen elektronisk, ble plassbekreftelser sendt ut på mail og ikke i ranselpost. Dagen før aktiviteten ble det også sendt sms til kontaktperson for å minne om barnets valgte aktivitet. Dette tror vi var med på å sikre et godt oppmøte.

17 17 RÅD TIL NESTE ÅRS GRUPPE Start planleggingen tidlig og få på plass hvilke aktiviteter som skal settes opp og hvilke rom/bygninger som skal brukes. Sats på å bruke alle tre skolekjøkken (to vegg i vegg på ungdomsskolen og ett på barneskolen) for å ta unna alle dem som melder seg på matlaging hvert eneste år (dette dekker tre grupper på 16 stk i hver). Få tak i nøkler og organiser bytte av disse når dere skal låse opp/igjen ved gjennomføring. Husk at ungdomsskolebygget har krever alarmbrikke på inngang ned til skolekjøkkenet. Ingen alarm i gymsal eller på barneskolen. FAU-leder skal ha to nøkler som dekker både ungdomstrinn og barnetrinn, samt alarm. Vi fikk låne sjakkbrett av SFO, men vi ba basket-treneren om å ta med et nett med basketballer, siden vi ikke visste hvor mange som finnes på skolen, og nøklene vi hadde ikke fungerte på skapene i gymsalen. Lurt å ta med en egen såpe til matlaging. Det er ikke alltid det er såpe der, og det er viktig å formidle god håndhygiene. Sørg for å få nok foreldre til å stille som hjelpere. På matlaging hadde vi 2-3 foreldre per gruppe, og på de andre aktivitetene var det en eller ingen hjelper (avhengig av aktivitet). Sett opp tidsfrister, og fordel oppgaver. Erfaring tilsier at 10 aktiviter dekker inn tilbudet til det antallet som i snitt melder seg på og et snitt på ca 12 personer per aktivitet, men dersom matlaging deles inn i tre parallelle kurs, holder det med 7 aktiviteter i tillegg, slik at det blir 10 aktiviteter til sammen (3 matlagingskurs + 7 andre aktiviteter). En siste ting: Like før vi sendte ut programmet, ble vi kontaktet av ungdomsbedriften Kunstspire på Metis videregående skole. De informerte om at de tilbyr kurs innen tegning og kunst, og lurte på om februaraktivitetene kunne være interessert i å leie dem inn. Vi måtte da svare at det var for sent å endre programmet, men at vi skulle viderebringe informasjonen til neste års komité. E-posten fra Kunstspire ble videresendt til Holen.Februar@gmail.com, men er kontaktinfo: kunstspireub@gmail.com Vi snakket med Mari Husom og Camilla Wilde, men det kan være andre kontaktpersoner neste år.

18 18 VEDLEGG D OPPSUMMERING ETTER 17. MAI 2017 MEDLEMMER I 17. MAI STYRET : Bodansvarlige (gjennomføring og innkjøp) Anja Markhus (5A): mobil: , anja.markhus@gmail.com Camilla Larsen Gerhardsen (5A): mobil: , Camilla_milla_larsen@yahoo.no Kaféansvarlige (Tor-Otto innkjøp og Tone gjennomføring 17. mai) Tor Otto Mjelde (2A): mobil: , tor-otto.mjelde@nrk.no Tone Dale (2A): mobil: , tonedale@gmail.com Ansvarlig for budsjett, vekslepenger, bestilling av Larmonien og oppsett vaktlister Marita Skjæveland (2A): mobil , marita.skjeveland@gmail.com FORBEREDELSER, OPPGAVER, FULLFØRING, FRISTER OG MILEPÆLER - Første møtet i komitteen ble gjennomført 15. mars. - Vi hadde også møter 19. april, 9. mai og et oppsummeringsmøte 23. mai. - For en oversikt over forberedelser og se dokumentet arbeidsliste 17. mai komite som ligger på googledocs. o Brukernavn: holen17mai@gmail.com KONTAKTPERSONER Premier til boder bestilt fra Larmonien bestilt ved å ta kontakt på e-post; larmonien@hotmail.com, merk emnefeltet med booking. Innkjøp til kafé fra Rema 1000 vi får gratis fenalår til tippekonkurransen der mot å gjøre innkjøpene der. DOKUMENTER VIKTIG INFORMASJON - E-postkonto og googledocskonto. E-post det er fint om det lages en ny mappe 2018 til neste års komite o Brukernavn: holen17mai@gmail.com_ - Nyttige dokumenter som ligger i googledocs o Arbeidsliste 17. mai komite_2017 o 17. mai program Holen skole_2017 o Informasjon til foreldre_2og5_klasse og påmelding oppgaver_2017 o Vaktlister 17. mai Holen skole_2017 o Handleliste Rema mai_2017 o Premier 17. mai Holen skole_2017 o Budsjett 17. mai Holen skole - Møtene ble holdt på skolen. Nøkkel fås ved å ta kontakt med avdelingsleder Torill Rognskog.

19 19 ORGANISERING OG FREMDRIFT - Vi hadde til sammen fire møter. - Ellers mye kommunikasjon på e-post, SMS og telefon. ØKONOMI Budsjettet ligger også i googledocs. Budsjett 2017 Utgift Inntekt Fritz Hansen premier Kafevarer Sukkerspinn Larmonien Blomst til Gisken 235 Diverse varer Jernia 219 Diverse varer Nille 386 Hammere og planke (spikerslag) 654 Is (premie beste klasse) 85 Totalt Sum totalt utgift Inntekt 17. mai ( i veksel trukket fra) Overskudd 17. mai GJENNOMFØRING - Til sammen fire møter tre før og ett etter 17. mai. - Alle fikk ansvar for noen utvalgte oppgaver som var mulig å gjennomføre på egenhånd og med klare tidsfrister for når dette måtte være gjennomført. RÅD TIL NESTE ÅRS GRUPPE - Det kan være lurt å ha Vipps i stedet for at alt er basert på kontanter. - Det kan vurderes om en skal ha noen bodaktiviteter som er gratis. Premiene her kan være basert på ting man har fått gratis (for eksempel markedsføringsmateriell fra butikker på Laksevåg senter). Dette med bakgrunn i at det ikke er alle barna som har anledning til å delta i bodaktiviteten som er oppsatt per i dag. - I år tok vi betalt for pilkast denne aktiviteten kunne gjerne vært gratis gitt at premien her var donert fra Vannkanten og Vestkanten bowling. - Det er stor forskjell i trykket i kafeene i for de to vaktskiftene som er satt opp. Det bør være flere på første skift (gjerne 4-5 stk nede og 3 oppe) og færre på andre skift (1-2 stk).

20 20 - Noen av bodaktivitetene kan det med fordel være flere voksne på spesielt lykkehjul og blikkboks. - I år hadde vi fire kaffetraktere som gikk samtidig disse må ikke stå på samme kjøkkenbenk siden det vil føre til at sikringen går. - I kafeene satte vi ut et bord med kaffe/te og et bord med ketchup, sennep, sprøstekt løk samt saft som man kunne forsyne seg av selv. Kaffe betalte man for i kafeen og fikk da med seg kopp. Påfyll var gratis. Saft var gratis. Dette fungerte veldig bra og frigir tid for de som står i kafeen slik at køen går fortere. Men disse bordene kan gjerne være større. - Vi solgte is i kafeen oppe. Vi hadde isoporkasse med is for å holde isen kald etter at vi tok den opp fra frysen. Hvis mulig bør en heller flytte fryseboks ut i Hallen og selge is fra kafeen nede i stedet. - Vi sendte ut informasjon til foreldrene på 2. og 5. trinn i mars med mulighet for påmelding til oppgaver, se "Informasjon til foreldre_2og5_klasse og påmelding oppgaver_2017" i googledocs. Det måtte en del purringer til før vi hadde nok påmeldte til å fylle opp alle nødvendige vakter. I etterkant diskuterte vi at et mulig alternativ er å tildele foreldre på 2. og 5. trinn oppgaver i god tid før 17. mai og be dem om å bytte innbyrdes dersom oppsatt vakt ikke passer. Men det kan godt være at denne løsningen også skaper mye jobb for komitemedlemmene så vi har ikke noen klar anbefaling om hva som er den beste løsningen. - Det kan vært lurt å ha noe mer kontroll på toget. Komiteen må gjerne være igjen og gjøre de siste forberedelsene på skolen når toget går. En mulighet er å be klassekontaktene for de enkelte trinn om å ta ansvar for oppstilling av sin klasse. - Komiteen kan gjerne også oppfordre skolen til å øve inn sanger og hurrarop til toget. De kan gjerne lære seg sangen for Holen skole. FORSLAG TIL FAU OG TING SOM KAN KLARGJØRES FOR NESTE ÅRS KOMITE - Vi var usikre på hva som er den økonomiske målsetningen med 17. mai. Er det meningen at vi skal ha overskudd eller bør vi satse på å gå i null? - De to siste årene har det vært et overskudd på rundt 7000 kroner. Komiteen foreslår at deler av overskuddsbeløpet fra dette året og gjerne fremover også settes av til å investere i noe som går tilbake til 17. mai for eksempel popcorn eller slushmaskin. - Komiteen foreslår også at deler av overskuddet (dette år og eventuelt fremover) øremerkes til bruk på barneskolen. - Komiteen foreslår også at Fau kan inngå avtaler med lokale butikker (nå er det jo masse butikker på Laksevåg senter) om sponsing av premier ol. Dette kan gjerne være avtaler i regi av Fau slik at det ikke er opp til komiteen i det enkelte års 17. mai komite og slik at avtalene kan brukes også ved andre arrangement ved skolen.

21 21 Vedlegg E Oppsummering etter sommerfesten 2017 MEDLEMMER SKOLEÅRET [2017] Frode Nilsen (8A 3,4), nilfrode@gmail.com, Eva Lill Hestnes (9C), elhsing@yahoo.no, FORBEREDELSER, OPPGAVER, FULLFØRING, FRISTER OG MILEPÆLER Når startet arbeidet? Ta kontakt med Reidar for å få dato for arrangementet. Dato er vanligvis i begynnelsen av juni (9. juni for 2017), og holdes på en torsdag. Hvilke forberedelser måtte gjøres? Sende ut mail til alle klassekontakter (ble sendt ut ca 2,5 uker i forkant dette vil være avhengig av når informasjon til elevene går ut på skolen om arrangementet.) Klassekontaktene får i oppgave å skaffe 4 vakter fra hver klasse/gruppe, og videreformidle disse tilbake til komite med informasjon om navn, og mobil. Hvilke oppgaver måtte gjøres? - Lage vaktlister eventuelt purre på manglende tilbakemelding. - Sende ut informasjon om vaktlister/oppgaver til vakter per mail i forkant. - Skaffe griller/eventuelt leie. Vi skaffet en stor «tønnegrill» privat, og leiet 2 store griller fra Eventtjenester på Bønes (650,- per stk) Når ble arbeidet fullført/gjennomført? Komite handlet inn varer til grilling dagen før og fikk satt dette inn på skolen. Reidar handlet inn varer til kiosk (brus + diverse) Var det noen frister eller viktige milepæler for utføringen av arbeidet man måtte tenke på? Nei KONTAKTPERSONER Reidar Haugen, kontaktlærer, reidar.haugen@bergen.kommune.no Kontaktperson for planlegging i forkant, samt tilstede under arrangementet. DOKUMENTER VIKTIG INFORMASJON Hvor finner man tidligere års referater og annen informasjon (fysiske mapper, digitale mapper osv)? Finnes det egne e-postadresser brukt til gruppen/aktiviteten? Trenger man spesielle tilganger/passord/nøkler? Nei til ovennevnte. ORGANISERING OG FREMDRIFT Hvordan foregikk kommuniseringen med gruppen? (møter, e-postkommunikasjon o.s.v.)

22 22 Det er Elevrådet som står for ideer til innhold og aktiviteter. I 2016 ble det leiet inn en rodeo-okse. I 2017 ble det leiet inn en oppblåsbar fotballbane, samt en volleyballbane. Dette ordnes og bestilles av Elevrådet. (Eventtjenester Bønes) Komiteen kommuniserte via mail og telefon, og med Reidar ved behov. ØKONOMI Budsjett, utgifter, inntekter og praktisk gjennomføring mht økonomi. Arrangementet kostet 100,- per elev. Pengene ble samlet inn i forkant på skolen (Elevrådet ansvarlig). Vakt ved inngang krysser av på listen og tar imot penger fra de som ikke har betalt på forskudd. Komiteen handlet grillvarer på Rema 1000 på Laksevåg senter. FAU ledelsen har betalingskort, evt. ved bruk av privat kort, overfører FAU beløp mot kvittering. Komiteen mottok ikke noe budsjett fra FAU i forkant, og har ikke satt opp et eget totalregnskap for Sommerfesten. GJENNOMFØRING Hvordan ble arbeidet/aktiviteten gjennomført? Ca 160 elever deltok på sommerfesten. RÅD TIL NESTE ÅRS GRUPPE Var det ting som kunne vært gjort annerledes? Er det noen spesielle råd man ønsker å bringe videre til neste års gruppe? Vi kjøpte vanlige frosne burgere (rå) i pakninger på 10 stk. Fungerte helt fint. Husk kyllingpølser for de som ikke spiser svinekjøtt. Kjøpte noen aluminiumsbakker for å ha ferdig grillet mat i og til å servere salat/tomattilbehøret. Husk søppelsekker Det var noe mat igjen + en pakke grillkull. Anbefaler komiteen å inkludere informasjon i mail til klassekontaktene om noen har tilgang på store griller, slik at man gjerne ikke trenger å leie Grunnet fint vær var ingen elever inne i gymsal. Derfor var det ikke behov for vakter der. Alt foregikk på skoleplassen. Det ble i utgangspunktet beregnet og kjøpt inn ca 200 burgere til ca 150 elever, men så ble det kjøpt inn ekstra samme dag. Dette hadde det ikke vært behov for MAIL SENDT TIL FORELDRE Torsdag 8. juni er det Sommerfest på Holen skole. Elevrådet har ansvaret for det meste av arrangementet, men vi foreldre må også stille opp. Vi ber derfor klassekontaktene skaffe totalt fire personer fra hver klasse, som kan delta på arrangementet. Arbeidsoppgavene kan bli alt fra vakthold til grilling. I utgangspunktet er det behov for to på første vakt og to på andre vakt fra hver klasse, og tidene er som følger: Vakt Vakt

23 23 Sommerfesten varer fra Siden noen klasser har flere klassekontakter, så er det lurt at dere som representerer samme klasse/gruppe blir enig om hvem-som-gjør-hva før dere setter i gang med å få inn vakter, slik at det ikke oppstår noen unødvendige misforståelser. Angående trinn 8, så trenger vi fire foreldre fra hver av gruppene. Det haster å få dette på plass, så flott om vi får en endelig liste med navn, mobilnummer og epost til de fire vaktene som kan stille så snart som mulig og senest innen torsdag 1. juni til Eva på følgende adresse: elhsing@yahoo.no. Gi beskjed dersom noen av vaktene kun kan stille på ett av tidspunktene. Håper dette høres greit ut, hvis det er noe dere lurer på så er det bare å kontakte oss. Elevene er veldig positive og gleder seg til Sommerfesten, så vi håper at mange foreldre/foresatte stiller opp og bidrar til at dette blir en flott avslutning på "gamle" Holen skole. Vennlig hilsen, Komiteen Sommerfesten v/frode NIlsen (FAU 8A 3,4) - nilfrode@gmail.com og Eva Lill Hestnes (FAU 9c) - elhsing@yahoo.no Til orientering er meldingen sendt til følgende klassekontakter.