17 mai arrangementet ved Saksvik skole

Transkript

1 17 mai arrangementet ved Saksvik skole Foreldrerådet ved Saksvik skole har tradisjon for å samle elever og foreldre til en familie sammenkomst på skolens område om ettermiddagen 17. mai. I samarbeid med Vikhammer skolekorps og speidergruppen på Saksvik tilbys det 2 stk kafeer med salg av kaffe, brus, kaker og pølse Salg av slush Lykkehjul 17 mai løype hvor barna løser ulike oppgaver (i samarbeid med speideren)- Gratis Fiskedam (speideren) Salg av popkorn og sukkerspinn (skolekorpset) Dette dokumentet er tenkt å være til hjelp for FAU ved planlegging og gjennomføring. Dokumentet er organisert på følgende måte : Forarbeid Gjennomføring Etterarbeid Vedlegg o Mal for informasjonsbrev og vaktlister til foreldrekontaktene o Eksempel på skriv til alle foreldre Gaver til Lykkehjul o Eksempel på Invitasjon (utarbeides av skolen) o Instruks for Lykkehjul o Innkjøpsliste

2 Forarbeid Man starter arbeidet med å sette opp hvilke aktiviteter det enkelte trinn skal ha ansvaret for. På 17. mai arrangementet deltar ikke foreldre fra 6 og 7 trinn. Disse deltar til gjengjeld på gjennomføring av 7. trinn avslutning i juni og Saksvikdagen. Normalfordelingen er som følger: 1.trinn - Bake kake 2.trinn - Forberede og rydde kafeer inkl innkjøp og retur av varer 3.trinn - Stå i kafeer og bod ute for slush 4.trinn - Lykkehjulene inkl mottak og organisering av premier 5.trinn mai løypa organisering og gjennomføring 7. trinn - Koordinering Det er trinnrepresentanten til FAU som har det øverste ansvaret på trinnet, som sørger for at trinnet stiller med det antall foreldre som trengs og som organiserer forarbeid, gjennomføring og etterarbeid. Ha kontroll med utstyr som hentes fra lærerværelset (kanner og trakter), klasserom (pulter og søppeldunker), kjøkken og FAU slik at dette kan settes tilbake på rett sted. Vaktlister etableres ihht aktivitet, med egen vaktliste pr cafe, pr lykkehjul eller stasjon i 17. mai løypa. Tidene i malen dekker hele arrangementet pass på at dere tar bort de tidene som ikke er aktuelle. Alle foreldre på listen må varsles, og bekrefte tilbake at de kan stille. Dette er noe trinnrepresentanten og foreldrekontaktene må jobbe med for å unngå at noen må gå flere vakter. Bruk mobilnummer som kontaktinfo og skriv ut lister som er med på selve dagen. Da er normalt ikke hjemmetelefon og mailadresse like mye til nytte. En kopi av alle vaktlister sendes trinnrepresentant med ansvar for koordinering. Lag et enkelt skriv også til kakebakerne hvor det informeres om hvor kakene skal leveres og at brett og fat må merkes minimum navn og trinn.. Det enkleste er at alle henter kakefat på skolekjøkkenet i dagene etter arrangementet. Innkjøp til kafeer og aktiviteter gjennomføres i hovedsak på Prix Vikhammer. Handlelisten leveres 1 uke på forhånd og det avtales hentetidspunkt. Det er trinnets FAU representant som gjør innkjøp. Gjør avtale om hva som kan leveres tilbake og hva som må beholdes. Ta med kontokort ved henting av varer og ta vare på kvitteringer som leveres kasserer. Husk at Saksvikdagen kommer senere og her kan en benytte overskytende. Man sparer tid ved å tenke stort ved innkjøp av papp og plastikk, kaffe, slush, etc Avtal bruk av skolens kjøleskap til oppbevaring av mat og drikke. Hyggelig å kunne servere avkjølt brus. Det er og en fordel med avkjølt ferdigblandet veske til slush. Forslår

3 å gjøre klar slush maskinen i korridoren i 2. etasje på 16. mai, slik at denne kan settes i gang i god tid før selve arrangementet. Gaver til lykkehjul samles inn blant foreldre og leveres trinnvis til FAU. Dette må avtales med skolen og kontaktlærere. Premiering av det trinn som leverer fleste/best gaver i form av pølsefest, isfest, og lignende. Forslag til skriv om gaver til lykkehjul er vedlagt, det samme er instruks for Lykkehjul. Husk at det er nødvendig med organisering av gaver i og 3. premier ihht til instruksen. Vedlikehold av lykkehjul er nødvendig for å sikre at de fungerer under hele arrangementet. Foreslår at Lykkehjul og premier gjøres klar i korridor ved den midtre inngangen på forhånd, gjerne 16 mai om mulig. 17 mai løype Det må gjøres innkjøp av premie til alle barna som gjennomfører hele løypa (min 500 stk), koordinering mot speideren slik at de har livline, trykke remser med aktivitetene i løypa som barna skal ha med rundt og hente ut stylter, bokser, baller og utstyr til potetløp fra lageret til FAU. Legg en plan for hvor løypa skal starte og barna få utdelt remsa, og hvor de skal levere inn for å få premie. Husk det kan lett bli hektisk med for mange ting på samme stasjon. Det er nødvendig å promotere løypa og være tydelig på plassering av postene rundt på skolens område. Erfaring fra arrangementet 2012 er at det var lurt å ha start og slutt på aktivitetsløypa ved slush en. Da er det de som står på maskinen som deler ut remsene med løypa/aktivitetene og de som deler ut premien. Erfarte også at flere deltok på løypa når alle postene ble flyttet ned fra fotballbanen til skolegården og området ved siden av gymsal, anbefaler å gjøre dette også neste gang. Koordinerning mot Skolekorps og Speider består i å avtale tider for oppstart og plassering av deres boder. Husk at skolekorps skal ha mye strøm og bør ha tilgang til egne kurser. De er normalt flinke til å ha med skjøteledninger, og kan plasseres ved inngangen lengst unna skolens administrasjon (lengst vest). Speidergruppen har en fast plass for sin fiskedam rett utenfor inngangen til administrasjonen (lengst øst). De skal i tillegg delta med posten Livline på 17. mai løypa, og bør minnes på dette. Invitasjon utarbeides i samarbeid med skolen slik at tider og tilbud kommer på trykk. Det er viktig at begge kafeer presenteres i invitasjon og med plakater på selve dagen. Dette for å fordele salget og unngå køer. Husk å skrive ut prislister i A4 og A3 for kafeer og salgsboder. Invitasjon til barnehagen og nærområdet, samt skisse over skoleområdet med plassering av de ulike aktiviteter ved inngangene, utarbeides etter behov. FAU s kasserer har ansvaret for vekslepenger til kafeer og lykkehjul. Dette forberedes i separate kasser slik at en kommer raskt i gang på selve dagen. Det kan lett bli for lite vekslepenger da folk ofte kommer med store sedler på slike dager. Ha derfor minst 6000,- kr i 50 kr sedler, 10 ere og 5 ere. Fordel vekslepenger etter prisene i den enkelte bod. Gjennomføring

4 FAU bør stille 30 min før de første vaktene kommer, låse opp dører og forberede utstyret til de enkelte boder. Vær tydelig på arbeidsoppgaver. Det kreves innsats fra alle for å få alt klart til oppstart. Husk plakater, prislister og vaktlister til alle boder. Kafeene har sine faste plasseringer i gymsal og skolekjøkken. Det er samme tilbud i begge kafeer. I gymsalen er det en risiko for å ta sikringene, så vær forsiktig med å overbelaste de enkelte kurser. Dersom det er ekstra fint vær, vurder å flytte ut noen bord og stoler. Merk at dette nødvendigvis ikke gir et veldig stort mersalg. Det kan være at promotering av kafe i skolekjøkken hvor det normalt er lite kø gir bedre uttelling. Likeledes å utvide tilbudet i slush-boden med kaffe og kaker for å lage en one-stop-shop. Lag selvbetjeningsdisker i kafeene. La en person ha fokus på å fylle opp med varer, spesielt pølser og kaffe, kontinuerlig. Lag en tydelig plass for betaling på slutten av denne disken. Det er vanskelig å få kundene til å bruke separat inngang og utgang, selv om dette merkes tydelig. Lag derfor ikke trange flaskehalser når man setter opp bord og stoler. Slush maskinen settes opp i en egen bod utendørs. Det er greit å planlegge med to personer her, så har man kapasitet til å rydde på området i perioder med lite kø. Bruk pulter og tau-sperring til å skape rom rundt lykkehjulene. Kundene blir veldig ivrige og oppleves som å komme over diskene. Pass på at prosedyren blir fulgt med dobbel premiering ved hver snurring i lykkehjulet, spesielt i oppstarten og ved vaktbytte. Man har opplevd kø fra start til slutt av arrangementet, og da er det viktig at man selger nok lodd. Trinnansvarlig må sørge for at premiene er tydelig merket, at det er nok premier og at kassene ikke flyter over av penger. 17. mai løype trenger promotering under arrangementet. Blir opplevd som veldig positiv, men ikke alle får med seg tilbudet i starten. Trenger plakat med oversikt over postene. Dersom man har nok folk, er en god løsning å ha en egen post for start/mål. Denne posten kan drive oppsøkende virksomhet for dele ut remser påtrykt postene. Koordinator - det må settes ut tilstrekkelig med søppeldunker rundt på områder dette sparer mye tid til rydding underveis og etterpå. Bruk store dunker fra klasserom. Sørg for at alt brukt utstyr vaskes og rengjøres før det ryddes ordentlig på plass i FAU rommet. Det er da så uendelig mye triveligere å ta ut utstyret igjen! Etterarbeid Man må på forhånd ha avtalt tilbakelevering av varer til Prixen som man ikke kan benytte på Saksvikdagen. Videre kan matvarer fryses ned. Satt opp en oversikt over innkjøp, forbruk og overført til Saksvikdag. Ta vare på alle kvitteringer for innkjøp og tilbakelevering og lever disse til kasserer.

5 Husk premiering av trinn som gjorde den beste innsatsen for premier til Lykkehjul. Dette vurderes fra år til år i forhold til antall premier som må samles inn. Pengeskrin levere kasserer for å sette inn i banken. Man trenger da et minibankkort for Sparebanken. Det enkleste er faktisk å bruke maskinen i banken til å telle opp pengene. Man bør være to stykker slik at man kan ha kontroll på kasser, penger og kvitteringer. Det er egen automat for å veksle penger. FAU har et kundekort som gir oss gunstige priser for veksling