HalloVenn Party PLANLEGGINGSASSISTENT

Transkript

1 HalloVenn Party PLANLEGGINGSASSISTENT

2 Planlegging Velkommen til vår planleggingsassistent for HalloVenn Party. Her får du gode tips, retningslinjer, og svar på praktiske spørsmål. På siste side har vi laget en huskeliste som kan være god å ha i siste liten. Bare et lite tips - Om du ikke er oppmerksom på dette så er Excel et flott redskap til planlegging. Her er det ferdige celler hvor du kan skrive inn både tekst og tall, og hvor det er enkelt å flytte rundt og sortere ting etter behov. Lag bare nye faner for personlister og andre oversikter slik at du har alt samlet i en fil. Enkelt å lage, enkelt å dele med andre. PÅ VÅREN Registrere arrangement... 3 Organisere et lederteam... 3 Få arrangementssted på plass... 3 PÅ HØSTEN Plakat, flyers og banner... 4 Media... 4 Leder t-shirts... 4 Aktivitetene... 5 Kafé... 5 Sekretariat... 6 Godteri... 6 Strøm... 7 Parkering... 7 Utlodning... 7 Nedrigging... 7 Huskeliste

3 Registrer arrangement Når du registrerer ditt arrangement: Alle arrangører registrerer nytt arrangement via hallovenn.no Dette gjelder også de som har arrangert tidligere. Hvert nytt arrangement registreres for seg. Registrering foretas jo før jo heller. Høstens arrangement kan gjerne registreres på nyåret. du kommer med i oversikten over arrangementssteder du får egen underside på hallovenn.no du får promotert ditt arrangement du får tilgang til ressurser i EC party (login hallovenn.no) man unngår at flere starter planlegging på samme sted hovedkontoret får mulighet til å følge deg opp Organisere et lederteam Leder for sekretariat økonomi Leder for PR og sponsorer Leder for innkjøp Lag en lokal komité med representanter for de forskjellige arbeidsgrenene i arrangementet: Administrator Leder for aktiviteter Leder for kafé Det er en fordel å få med flere lag, skoler, foreninger og menigheter. Det blir da mindre arbeid på den enkelte. Arrangementssted Så sant det lar seg gjøre bør man få tak i lokale til arrangementet så tidlig som mulig. Helst i løpet av våren. Mye av det andre står og faller på om man har fått tak i et godt lokale. Legg vinn på å finne et egnet sted med lavest mulig terskel. HalloVenn krever en del plass og egner seg best i en gymsal eller stor idrettshall. Ta værforbehold! Flere steder i landet er det snø på denne tiden og det er vanligvis ganske kaldt i hele landet. Det anbefales ikke å ha arrangementet utendørs

4 Plakat, flyers og banner Maler for både plakat og flyer kan lastes ned fra Resurser / Maler på «Min side» på hallovenn.no. I disse malene kan dere sette inn tekst selv. For dere som ønsker maler for store plakater og som har mulighet til å selv redigere filer i eps-format (vektor), ta kontakt så sender vi dere filene. Disse vil også etter hvert legges ut under «Maler» Trykking sørger hvert sted for selv. De mindre malene kan fint printes ut på printer. Vil dere har finere trykk eller større plakater, kontakt et trykkeri. Spør om de kan gjøre dette som sponsor! Se også i nettbutikken vår. Her vil du kunne bestille ferdige plakater hvor man fører på egne opplysninger med tusj. Media Gå til lokal avis, radio, tv og få redaksjonell omtale av deres arrangement. Dette er gratis! Om dere vil være riktig på hugget så kontakt avisene noen uker før. Avisene kan ha interesse av å få i gang debatt rundt dette med Halloween, og vips så får dere gratis promotering av deres arrangement. Ring gjerne også redaksjonene tidlig på morgenen den 31. før journalistene fordeler oppgaver seg i mellom i respektive morgenmøter. Dere som uttaler dere i media: ha en positiv holdning ikke rakk ned på Halloween, opinionen er allerede med oss unngå uttrykket «alternativ feiring», vi feirer ikke Halloween. Si at vi har et «alternativt arrangement» gode stikkord er «vennskap» og «sammen» Leder t-shirts T-skjorter for lederne kan bestilles i nettbutikken. Det er en fordel at lederne er uniformert slik at både barn og foreldre kan skille mellom hvem som «jobber der» og hvem som er besøkende foreldre og ungdom. Har dere har mange medarbeidere så koster det jo noe å kjøpe inn til alle. Ta vare på t-skjortene til neste arrangement, så sparer dere penger

5 Aktivitetene Utfordre familier, lag, folkehøgskoler eller forskjellige personer på å ta ansvar for hver sin aktivitet. Få gjerne med ungdom. Barn synes det er kult med greie ungdommer. utforme stand rigge opp gjennomføre rigge ned og rydde På denne måten blir det effektivt både i opprigging og nedriggingsfasen. Barna som kommer, går fritt fra aktivitet til aktivitet. Noen tar den samme aktiviteten flere ganger. Dette må være greit så lenge det ikke skaper unødig kø og kaos. Kafé Her gjelder det å finne rett ambisjonsnivå, men en enkel kaféløsning er en sikker vinner blant de voksne. Det er ikke så mye som skal til. Kaffe og vafler og noen stoler å sitte på. En positiv opplevelse for foreldrene bidrar også til at de kommer tilbake neste år. Noen kroner er det også å hente fra en kafé. Tips: 5-6 personer tar med 3 liter vaffelrøre hver (2x1,5 liter) vaffelrøre i store brusflasker kaffe, engangsservice m.m. kan bestilles i nettbutikken kontant betaling eller kort (husk kortterminal) - 5 -

6 Sekretariat Det er viktig med mange medhjelpere i åpningsfasen av arrangementet slik at folk slipper å stå lenge i kø. Husk: vekslepenger bankterminal (anbefales å få lånt, gjerne to i billettsalg og én i kafé) en liten infofolder om arrangementet HalloVennskilt ferdiglaget på forhånd (fås ved betaling) Pris på inngang er opp til hver enkelt arrangør. Det har variert fra sted til sted. Det har vært fra gratis til 75,-. Det er viktig at inngangskostnadene skal stå i forhold til det du får. HUSK at dere ikke skal være redde for å ta inngangspenger. Folk er villige til å betale for et godt arrangement. Kr 75,- er tatt uten at noen griner på nesen av det. Til sammenligning, så koster det 80 kroner for 2 turer på en karusell på et Tivoli. Dette varer i 10 minutter. Hos oss har de det gøy i 2 timer og får godteri, is og brus på kjøpet! Skiltene lamineres og festes med spesialklyper. Lamineringsplastikk 6x9 cm fås kjøpt på Biltema, Claes Ohlsson el lign. Nummererer man skiltene, kan de brukes til loddtrekning senere. Noen har gjort det slik at barna fikk et lite klistremerke (kjøpt på Nille) på hver aktivitet. Disse ble klistret bak på HalloVennskiltene. Da de hadde samlet 5-10 merker, kunne de gå å få is og brus. HalloVenn armbånd til barna og nøkkelbånd til lederne, kan bestilles i nettbutikken. Godteri Halloween dreier seg om tigging av godteri. Hos oss får de godteri uten å tigge. Det finns mange måter å organisere dette på. 1. Barna får 1 stk smågodteri på hver aktivitet. Noen arrangører gjør det slik at de får godteriet på hver post. 2. En kan lage egne «godteristasjoner» Barna får et klistremerke på hver aktivitet de er på. De kan da gå til en godteristasjon og få godteri for antall merker de har. En kan også gjøre det slik at alle får same antall godteri. For eksempel alle får 10 stk. Da kan en velge om en vil lage ferdige poser med godteri eller barna kan plukke 10 stk selv som de liker

7 Strøm Det er noen aktiviteter som trenger strøm. Det er viktig å organisere dette og passe på at det finnes nok ledning og kontakter. Spesielt i kafeen til kaffetraktere og vaffeljern. Andre aktiviteter som krever strøm er hoppeslott, X-box, cd-spillere, luftkompressor til ballonger osv Man trenger strøm til betalingsterminaler i billettsalget. Parkering Noen steder trenger parkeringsvakter. HalloVennarrangementet begynner ute på parkeringsplassen! God organisering her er viktig. Parkeringsvaktene til HalloVenn skal være de hyggeligste parkeringsvakter som finnes. Smil og vær glad Bruk refleksvest! Utlodning En del arrangører mottar sponsorartikler fra næringslivet. Dette kan man lage en trekning på underveis. Noen har da gjort det slik at alle barna har fått et nummer på sitt HalloVennskilt. Disse fungerer da som lodd. Vinner ble ropt opp over høytaleranlegget. Nedrigging Det er viktig at dette blir organisert på en god mate slik at det ikke er noen få som star igjen med ryddingen. Alle tar ansvar for sin egen aktivitet samt hjelper til i fellesskapet. Sørg for å avtalt på forhånd med et team som blir igjen til siste slutt! - 7 -

8 Huskeliste Alle får godteri på aktiviteten enten de vinner eller ikke! Opplegg klart senest 15 min før start! Folk slipper inn etter hvert som de kommer Velkomstkomité ute for eksempel klovner HalloVenn Klemmetid Postene har Nummerlapp og Instruksjon m/evaluering på baksiden Munnstykke til Heliumflaske Husk at alle ledere på aktivitet har med seg drikkeflaske selv Søppelsekker rundt omkring- på hver post? Klovner som går rundt å skaper liv og røre. Kan ha med seg for eksempel tau til å utfordre noen som står i kø til tautrekkingskonkurranse Liten Scene el.l til speaker Loddtrekning hele tiden. Tavle til å sette opp vinnernummer Musikk-Jingle til klemmetid og loddtrekning. (klem til alle gutter, jenter, mammaer osv..) Flere servicefolk til å sørge for at postene har det de trenger. Infolapp ved inngangen Organisert opprydding. Førstehjelpsskrin. Hva med de under 3 år- Betale ½ pris Hva med de over 12 år? ( Søsken) Betaler full pris!) GARDERROBE? - 8 -