ÅRSBERETNING FAU HOLEN SKOLE FOR PERIODEN

Transkript

1 FAU HOLEN SKOLE ÅRSBERETNING FAU Holen Skole - Org. Nr Konto nr

2 INNHOLD 1 Innledning Organisering og arbeidsprosess Årshjul og møtestruktur Møtestruktur Status Gruppearbeid Byggesaksgruppen Trafikkgruppen Skoledriftsgruppen Aktivitetsgruppen Styret Økonomi Inntekter Utgifter Evaluering Styrets anbefaling til årshjul for perioden Gruppearbeid SU/SMU møter...9 Vedlegg A Forenklet Regnskap Vedlegg B - Tilbakemeldinger fra FAU representanter... 11

3 3 1 INNLEDNING Det er opp til hver enkelt skole å organisere valg av foreldrekontakter og representanter til Foreldreutvalget (FAU). Det er viktig at alle foreldre er godt informert om hva det innebærer å være tillitsvalgt, og at det er en viss kontinuitet i arbeidsutvalget. Retningslinjer for valgordningen bør være skriftlige og inngå i vedtektene for FAU. FAU er hjemlet i opplæringsloven 11-4, og skal representere alle foreldre ved skolen for å bidra til at samarbeidet mellom hjem og skole er godt. FAU har i skoleåret bestått av 39 representanter fordelt på 2-3 representanter fra hver klasse. Ved årsmøte den 19. september 2015, ble følgende representanter valgt til FAU styret: Snorre Halvorsen, 8A Kristin Flesland, 6A Elisabet Veland, 8B Jostein Bjørgo, 1A Styreleder Regnskapsfører Sekretær Nestleder Ungdomstrinn/SU Barnetrinn/SU Ungdomstrinn/SMU Barnetrinn/SMU Styrets sammensetning var i god balanse i forhold til både kjønn og fordeling mellom barne- og ungdomstrinn. Denne årsberetningen er utarbeidet av styret og behandles i årsmøtet for neste periode den 21. september Egen invitasjon vil bli sendt ut forut for møtet. 2 ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESS FAU vært organisert i 4 arbeidsgrupper for å skape god aktivitet og bidra til et godt samarbeid med skolen. Dette er en organisasjonsendring som ble innført i denne perioden. Figur 1 - FAU Holen Skole

4 4 Gruppearbeidet har vært utført både i FAU møtene, men også mye utenom. For å sikre en fremdrift i gruppearbeidet har følgende modell for arbeidsprosess vært prøvd ut: Figur 2 - Arbeidsprosess grupper Arbeidsprosess i gruppene Alle gruppene arbeider med sine tildelte saker Nye saker som tilhører arbeidsgruppen identifiseres og tildeles fortløpende En sak kan ha flere aksjoner. Gruppen identifiserer aksjonene for hver sak Dersom det er behov for ressursstøtte ut over gruppen, må dette hentes fra de andre gruppene på eget initiativ. Gruppene er ansvarlig for oppfølging og fremdrift (Sett ansvarlig og tidsfrist) FAU møtet initierer arbeidet med sakene. Saksbehandling må også foregå utenfor møtets tidsrom. Gruppen er ansvarlig for oppfølging og fremdrift Tilbakemelding fra FAU representantene etter perioden, har vist at gruppearbeidet må vies et større fokus i neste periode for å sikre fremdriften i, og mellom møtene. 3 ÅRSHJUL OG MØTESTRUKTUR Møter i FAU, SMU og SU har vært gjennomført etter et fastsatt årshjul. SU og SMU møtene ble besluttet slått sammen, og antallet ble redusert til 2 møter. Oppmøte på alle møter gjennom perioden har vært tilfredsstillende med et presentabelt flertall i hvert møte. Figur 3 - Holen FAU årshjul

5 5 3.1 MØTESTRUKTUR Møtestrukturen ble endret gjennom perioden. I starten ble det forsøkt å strukturere møtene etter ny organisasjonsmodell der man først hadde en fellesdel for så å gjøre arbeidet i gruppene. Dette viste seg å ikke være hensiktsmessig ettersom hovedaktivitetene for barne- og ungdomstrinn hadde behov for mye av tiden til planlegging. (Barnetrinn med «Februar aktivitetene» og «17. mai», Ungdomstrinn med «Juleball» og «Sommerfest») Ny møteagenda for FAU møtene var derfor endret til å bestå av følgende punkter: Gjennomføring del 1 Styreleders 5 minutter Rektors 25 minutter FAU Styrets 15 minutter Gjennomføring Del 2 Deling i barne- og ungdomstrinntrinn (45 min) Ungdomstrinn jobber med aktuell hovedaktivitet Barnetrinn jobber med aktuell hovedaktivitet Felles oppsummering av arbeidet fra arbeidsgruppene (20 min) Avslutning (10 min) Alle FAU møtene ble holdt i tidsrommet STATUS GRUPPEARBEID Gruppearbeidet har behov for betydelig mer fokus i neste periode. Nedenfor vises status på de sakene gruppene har jobbet med ut over hovedaktivitetene. Dette er saker av lang og kort varighet, og vil derfor «gå i arv» til senere FAU. Gruppearbeidet er evaluert og kommentert i vedlegg B. Det blir viktig å etablere en mer optimal struktur rundt dette arbeidet. 4.1 BYGGESAKSGRUPPEN Byggesaksgruppen har bestått av følgende representanter: * Gruppeleder Følgende saker har vært til behandling i gruppen: Tabell 1 - Saker i byggesaksgruppen

6 6 4.2 TRAFIKKGRUPPEN Trafikkgruppen har bestått av følgende representanter: * Gruppeleder Følgende saker har vært til behandling i gruppen: Tabell 2 - Saker i Trafikkgruppen 4.3 SKOLEDRIFTSGRUPPEN Skoledriftsgruppen har bestått av følgende representanter: * Gruppeleder Følgende saker har vært til behandling i gruppen: Tabell 3 - Saker i Skoledriftsgruppen

7 7 4.4 AKTIVITETSGRUPPEN Aktivitetsgruppen har bestått av følgende representanter: * Gruppeleder Følgende saker har vært til behandling i gruppen: Tabell 4 - Saker i Aktivitetsgruppen 4.5 STYRET Styret i Holen FAU har i denne perioden i hovedsak jobbet med å strukturere arbeidet i FAU, men har også jobbet med å legge til rette for FAU møtene, involvere rektor samt deltagelse i SU/SMU møtene. I tillegg har styrets medlemmer også vært involvert i gruppearbeidene. Styret har jobbet med følgende konkrete saker: Tabell 6 Saker i Holen FAU styre

8 8 5 ØKONOMI FAU har gjennom denne perioden brukt mye tid på å få orden på økonomien. Arbeidet med å etablere et bankforhold i DNB har vært et stort fokus. (Se vedlegg A for regnskap) Inngående balanse: kr ,- (inkludert kr ,- i kontantbeholdning etter 17.mai 2015) Utgående balanse pr. 29. august: kr ,78 (inkludert kr ,- i kontanter) 5.1 INNTEKTER Sum Forklaring kr ,- Tildeling av midler fra Bergen kommune til ettermiddagsaktiviteter i 2016 Kr ,- 5.2 UTGIFTER Sum Kr ,- Kr ,- Kr. 0,- Kr ,- Overskudd fra 17. mai. Overskuddet ble besluttet donert til skolefondet for Glory. Forklaring Materiell ungdomstrinn Aktiviteter ungdomstrinn Materiell barnetrinn Aktiviteter barnetrinn Merknader: Det ble besluttet å gi støtte til kantinekort løsning. Faktura for innkjøp av kantinekort er ikke mottatt i FAU Rapport for bruk av midler til ettermiddagsaktiviteter skal sendes Bergen kommune før utløpet av EVALUERING I FAU møte den 1. juni 2016, ble evaluering av perioden etterspurt fra alle representantene. Det ble mottatt 5 tilbakemeldinger. I hovedsak var dette gode tilbakemeldinger. Det som ble gitt som en forbedringsmelding var gjennomføring av gruppearbeidene. (Se vedlegg B for oversikt) Ut over dette ble det gjennomført en egen evaluering av gjennomføringen av Februaraktivitetene. Læringspunkter fra denne evalueringen var følgende: Reell start tidligere. Vær klar før Jul!!! - Komité - Identifisering av ansvarlige voksne - Identifisering av aktiviteter Skilting for å lose deltagere hvor de skal gå! Sikre at innleid kompetanse er ordnet med i tide. Sponsorer kan ordnes med i forhold til pris, tilbud mv. på et tidligere tidspunkt

9 9 7 STYRETS ANBEFALING TIL ÅRSHJUL FOR PERIODEN Basert på erfaringer fra forrige periode ønsker styret i FAU å gi en anbefaling til årshjul for neste periode. Tidsrom Beskrivelse 19. september FAU møte nr. 1: Årsmøte /konstituering/gruppeinndeling Medio oktober FAU møte nr. 2: Juleball og februaraktivitetene Medio november Primo desember Uke 49/2016 Medio januar Uke 6 8/2017 Medio mars FAU møte nr. 3: Gruppearbeid/forts. Juleball og febr. aktivitetene FAU møte nr. 4: Gruppearbeid/forts. Juleball og febr. aktivitetene JULEBALL FAU møte nr. 5: Gruppearbeid/februaraktivitetene/oppstart 17. mai FEBRUARAKTIVITETENE FAU møte nr. 6: Gruppearbeid/evaluering av febr. Aktivitetene/17. mai/oppstart sommerfest Uke MAI Ultimo mai FAU møte nr. 7: Evaluering gruppearbeid/evaluering 17. mai/sommerfest Uke 23 SOMMERFEST 7.1 GRUPPEARBEID Som et resultat av evalueringen og for å sikre læring, anbefaler styret i FAU at arbeidet i gruppene og arbeidet med hovedaktivitetene gjennomføres utenom FAU møtene under selvstendig ledelse av gruppeleder og leder av komiteene for de enkelte aktivitetene. Dette forutsetter at de som leder gruppene/komiteene og de som deltar tar ansvar og selvstendig etablerer en egen plan for fremdrift. 7.2 SU/SMU MØTER Årshjulet inkluderer ikke SU/SMU møter. Disse møtene bør avtales spesifikt med rektor, og involverer kun representantene i FAU styret. Det ble gjennomført 2 SU/SMU møter i perioden. Det anbefales at disse møtene får en bedre struktur og at det etableres en tiltaksliste etter møtene som følges opp gjennom fastsatte frister med ansvarlige.

10 10 VEDLEGG A FORENKLET REGNSKAP Inngående beholdning bankkonto 1/ ,34 Inngående beholdning kontant 1/ ,00 Total inngående beholdning ,34 Inn Ut Aktiviteter Barnetrinnet , ,03 Materiell barnetrinnet 0,00 Aktiviteter Ungdomstrinnet , ,00 Materiell Ungdomstrinnet ,24 Kulturmidler fra Bergen kommune , mai 2016 overskudd donert til Glorys skolefond 7 501, mai 2015 omsetning , mai kontantveksel ,00 FAU-møter 1 248,29 Bankgebyr 613, , ,56 Foreløpig resultat ,44 Utgående beholdning bankkonto 21/ ,78 Utgående beholdning kontant 21/ ,00 Total utgående beholdning ,78

11 11 VEDLEGG B - TILBAKEMELDINGER FRA FAU REPRESENTANTER Gode Ting Bra frammøte på FAU-møta. Gjennomføring av februaraktivitetar og 17. mai, på tross av at barneskolegruppa i FAU er veldig lita. Oppretting (og gjennomføring) av sommerfest på ungdomstrinnet. Fått orden på økonomien Fått registrert Holen FAU i Brønnøysund Sommerfesten Gode rutiner for innkalling Svært gode møter (hvordan de har vært ledet, sakstilfang, organisering, åpenhet for diskusjon) rektors tilstedeværelse godt fungerende styre Inndeling av FAU i grupper slik vi gjorde er i bunn en god tanke Tillaging av Årshjul var bra (Også for nye FAU medlemmer) Bra ledet - Organiseringen av FAU tillaget - Styrearbeid - Skape motivasjon i FAU møtene - Driften av FAU møtene Opprettelsen av FAU som organisasjon: - Org nummer - Kontonummer og oversikt på NOK status - Få penger ut av "private hender" og inn på kontonummer. Styret har på alle møter vært meget godt forberedt og strukturert, og kommunikasjon, oppfølgning og fokus gjennom året har vært utmerket. Møtene har også blitt godt dokumentert for videre FAU arbeid fremover at møtestrukturen underveis har endret seg noe ved at barne- og ungdomstrinnet har jobbet litt hver for seg med sine saker Det burde vært gitt rom for å diskutere formen på, i dette tilfelle Februaraktivitetene, i god tid i forkant for eventuelle forbedringer og endringer. Tatt i betraktning hva som var utgangspunktet for FAU, så våger jeg å si at styret må ha hatt nærmest magiske evner. Ideen med hjulet var veldig god, og det forelå en plan om hvordan året skulle organiseres. Møtene var godt organisert, og jeg likte oppdelingen. Ikke minst at tidsskjema som ble lagt til grunn, også ble holdt. Dette var et punkt som stod veldig høyt på listen i fjor, men det var dessverre for lite deltagelse på møter, slik at det ble ikke noe av det. Det er veldig bra at FAU endelig er registrert i BRREG, og at det blir enklere å holde styr på økonomien. Noen ganger var det nødvendig med å få folk til å bli med å hjelpe til, og her var det viktig at styrets leder tok nødvendige grep. Både 17. mai og andre aktiviteter ble gjennomført som planlagt. FAU viste godt engasjement. Ref. Punktet som kom opp i forrige møte, med å støtte Glory. Kan bli bedre Regien av arbeidet i "faggruppene" i FAU. Gruppearbeidet: Må ha oftere møter i gruppene Vi som er ledere for aktivitetsgruppene kan bidra mer i alle deler av arbeidet (innkalling, arbeidsfordeling, gjennomføring). Gruppeaktivitet utenfor FAU møter fungerte ikke for Byggesak. Her kan det sees på hvordan å sikre fremdrift imellom FAU møtene FAU møtene burde legges inn både på Facebook og Gmail Kalenderen i begynnelsen av året. Det burde blitt gjort noe med adresselistene, det er litt omstendig og gammeldags som vi har det nå.