programvare for håndverkere INSTALLASJONS-CD I BROSJYREN

Transkript

1 programvare for håndverkere INSTALLASJONS-CD I BROSJYREN

2 Rørlegger Snekker Maler Murer Elektriker Kjølemontør Ventilasjon Blikkenslager 2

3 Hva er JobOffice JobOffice er et administrativt dataverktøy, ideelt for de fleste håndverksbransjer. Systemet er modulbasert, noe som gjør det like egnet for bruk i et enmannsfirma - som i en stor bedrift med mange ansatte. Systemet er utviklet av Hinfo AS, som også leverer kalkulasjonssystem for rørleggere. Den utførende håndverkeren utstyres med en PocketPC og programvaren JobOffice PocketLink, som synkroniseres med kontoret via GSM. Dette forenkler og effektiviserer bl.a. ajourhold av timelister og registrering av forbruk, noe som igjen fører til raskere utfakturering. Ved å benytte JobOffice på kontoret og JobOffice PocketLink ute til håndverkerne, oppnår man også den fordelen at man har en systemleverandør å forholde seg til. I mange andre bransjesystemer har man en leverandør av kontorsystemet og en annen leverandør av PocketPC-systemet, noe som nødvendigvis ikke trenger å være gunstig. Denne brosjyren viser hvordan et oppdrag kan håndteres, fra en kunde ringer til jobben er ferdig utført og fakturert. Se også videovisning av JobOffice på 3

4 Kunden bestiller et oppdrag På kontaktkortet finner man kundens adresser, kontaktpersoner, telefonnummer og annen relevant informasjon. Listen under kontaktkortet viser alle prosjekter som tidligere har blitt registrert på kontakten. TIMEPRISER OG RABATTER Kontaktkortet har en egen fane for registrering av avtalte timepriser og varerabatter. 4

5 Opprette prosjekt/ressursplanlegging Ved å klikke på knappen Nytt prosjekt i kontaktbildet, kommer man til menyen Prosjektdetaljer. Her velger man bl.a. hvem som er prosjektansvarlig, jobbens prosjektadresse, om jobben er en regnings- eller anbudsjobb samt skriver inn en kort beskrivelse av hva jobben går ut på. Når kan jobben utføres? Nå er det enkelt å svare på dette spørsmålet. Kalenderen i JobOffice er også tilgjengelig på prosjektkortet, og viser arbeidsplanen til alle medarbeidere. Avtaler som opprettes blir automatisk synkronisert til medarbeiderens PocketPC, via GSM-nettet. 5

6 JobOffice PocketLink synkroniseres via GSM JobOffice PocketLink synkroniseres automatisk med JobOffice på kontoret via GSM-nettet. Mekanismen for synkronisering krever ingen installasjon på kontoret hos brukeren, her er det Plug and play. Avtalen fremkommer i arbeidskalenderen på medarbeiderens PocketPC. Avtaler kan også registreres direkte på PocketPC, dette vil på samme måte fremkomme i kalenderen på kontoret. FUNKSJONER I JOBOFFICE POCKETLINK Kontakter Prosjekter Kalender Prisbøker Bestilling Forbruk Timelister EKSEMPLER PÅ ANDRE FUNKSJONER PÅ POCKETPC EN Digitalkamera E-post / internett 6

7 Forbruk registreres på PocketPC På sin PocketPC registrerer medarbeideren forbruk (timer og materialer). Materialer registreres fra grossistens prisbok. Alternativt laster man ned pakkseddel fra grossist. Sjekkliste, definert av kontoret. Registrering av medgåtte timer. 7

8 Forbruk synkroniseres inn til kontoret via GSM Forbruk fra medarbeidernes PocketPC er samles på det aktuelle prosjektet, merket som Ikke fakturert. Timelister blir samtidig oppdatert, slik at det er enkelt å se hvor mange timer hver medarbeider har registrert på firmaets ulike prosjekter. Interne prosjekter som ferie, sykdom, ledighetsarbeid og liknende gjør det også enkelt å se ved året slutt - hvor mange timer hver medarbeider har registrert på slike prosjekter 8

9 Generere faktura av forbruket Faktura genereres enkelt ved å høyreklikke på forbruket. Fakturaen kan printes med KID-nummer, med eller uten bankgiro. JobOffice har også innebygget PDF-funksjonalitet, så om du ønsker å sende fakturaen på e-post til kunden er det bare å printe til PDF i stedet for papir... 9

10 Innbetalinger / purringer Registrering av innbetalinger gjøres i menyen utestående, som viser en grei oversikt over ubetalte fakturaer. Men, skulle det være noen som ikke betaler, genereres purringer og inkassovarsel med enkle klikk. IMPORT FRA BBS JobOffice kan også importere innbetalinger fra BBS. Dette er den mest effektive måten å holde listen med utestående fakturaer oppdatert på. (Betinger at du printer KID-nummer på dine utgående fakturaer). 10

11 Eksport til regnskap Mange firma leverer en perm med kopi av utgående fakturaer til sin regnskapsfører. Dette medfører mange unødige timer til registrering av disse fakturaene i regnskapet, og timer koster penger... Ved periodens slutt eksporteres en fil fra JobOffice, som sendes på e-post til din regnskapsfører. Filen inneholder alle utgående fakturaer, samt alle innbetalingene som har blitt registrert i JobOffice. Med et klikk vil regnskapet på denne måten være oppdatert. JOBOFFICE STØTTER EKSPORT TIL FØLGENDE REGNSKAPSSYSTEMER: Visma Business DI regnskap Scenario Professional Mamut Uni Micro Duett Enkelt ikke sant? installer JobOffice og prøv selv på din egen PC! 11

12 Litt teknisk / kjøring av JobOffice i nettverk JobOffice er utviklet med moderne.net teknologi og lagrer data i en SQL-database. Dette gjør systemet meget stabilt og også godt egnet bl.a. for kjøring i nettverk. Om man driver en enmannsbedrift er vanligvis ikke nettverksinstallasjon det første man tenker på, da man i slike tilfeller installer både databasen og programvaren JobOffice på samme datamaskin. I større bedrifter hvor flere skal bruke JobOffice er det derimot greit å skille programvaren og databasen. Det vil da være fordelaktig å installere databasen på en server, og programvaren JobOffice på arbeidsstasjonene. På denne måten vil all informasjon som lagres være tilgjengelig for alle ansatte. Det er ingen begrensning på hvor mange brukere som kan arbeide samtidig mot databasen. Server Her installeres databasen Arbeidsstasjoner Her installeres programvaren JobOffice TERMINALSERVER JobOffice kan også installeres på en terminalserver. Med denne varianten har man gjerne databasen og programvaren på samme maskin, og får i stedet tilsendt skjermbildet fra serveren til arbeidsstasjonen. Også via internett dersom man f.eks. ønsker å koble seg opp mot kontoret hjemmefra. 12

13 JobOffice, funksjoner i stikkordsform KONTAKT OG PROSJEKTREGISTER Registrer kontakter og prosjekter Registrer avtalte timepriser Registrer avtalte rabatter Flere prosjektadresser pr. kontakt Dokumentlagring på prosjekter (Byggesakspapirer, bilder o.l) Dekningsbidrag på prosjekter Listevisning av prosjekter Listevisning av innhold (faktura/forbruk) PRISBOKEN Importeres direkte fra grossist Importer ubegrenset antall prisbøker Opprett tidsbegrensede kampanjer Opprette egne bokmerker Opprette egne materiallister Kalkuler egne utsalgspriser FAKTURERING Fakturering og kreditering Skriv til papir eller PDF Fakturer med eller uten KID Registrering av innbetalinger Skriv purringer og inkassovarsel Kundereskontro Firmalogo på faktura FORBRUK Registrer time og materialforbruk Timelister KALENDER Benyttes til ressursplanlegging Benyttes til oppfølging av kunder Ulike visninger (Dag/uke/arbeidsuke) Vis kalender for en eller flere medarbeidere POCKETLINK Kontakt og prosjektregister Kalender for arbeidsoppdrag Prisbøker fra dine grossister Registrering av time- og materialforbruk Nedlasting av pakkseddel fra grossist Sjekkliste for utførende håndverker Timelister Synkroniseres med kontoret via GSM ANNET Elektronisk varebestilling mot grossist Automatisk systemoppdatering via internett Ulike tilgangsnivåer for ulike medarbeidere Eksport til kjente regnskapssystemer Nettverkskompatibelt 13

14 Du kan bli forhandler av JobOffice Hinfo har utarbeidet et enkelt forhandlerkonsept, som gjør det mulig for deg å tjene penger på å formidle salg av JobOffice. En forhandler skal informere potensielle brukere om mulighetene med JobOffice, installere systemet på brukerens PC samt registrere sin egen forhandler-id i programmet. Det er det hele, resten ordner Hinfo. De bestilte modulene faktureres direkte til brukeren. Hinfo tar seg også av eventuelt annet administrativt arbeid i ettertid, og bistår med igangsetting og innføringskurs via telefon/internett. HVEM KAN BLI FORHANDLER? I prinsippet kan hvem som helst blir forhandler av JobOffice, men du bør passe inn i en av de understående kategoriene. Du er en håndverker som allerede bruker JobOffice Du er en datamann som har en del med håndverkere å gjøre Du er en bedrift som allerede driver med salg innen IT Du er allerede leverandør av andre produkter til håndverkere Du trenger ikke å være noe 'dataguru' for å bli forhandler, men du bør vite litt om hvilke muligheter som finnes i JobOffice og hvordan hverdagen til en håndverker arter seg. Ta kontakt for ytterligere informasjon. 14

15 Kalkulasjon for rørleggere 15

16 Kalkulasjon for rørleggere Hinfo leverer også kalkulasjonssystemet Hs-Kalk, et pakkebasert kalkulasjonssystem som er spesielt utviklet for rørleggere. Systemet består bl.a. av 650 ferdigdefinerte kalkulasjonspakker, som inneholder alt som vil medgå av materialer og arbeidstid på det arbeidsstykket som pakken representerer. Hver av pakkene er visualisert med et bilde, noe som gjør det enkelt å se hva pakken inneholder. Finn den aktuelle kalkulasjonspakken og dra/slipp den ned på listen under kalkulasjonsboken. Vis innholdet i kalkulasjonspakken for evt. å vurdere produktene som foreslås. For å endre et produkt, f.eks. fra en type servant til en annen, markeres produktet - hvorpå det fremkommer en liste med alternative produkter. Med et klikk er dette byttet. 16

17 Kalkulasjon for rørleggere Når alle kalkulasjonspakker er registrert genereres automatisk et tilbudsbrev i Microsoft Word. Alle varene som er benyttet i anbudet kan spilittes opp i en materialliste for bunnledning, en for opplegg og en for utstyrsmontering. Materiallisten kan skrives til printeren for plukk på eget lager, eller overføres som en elektronisk varebestilling direkte til grossist. 17

18 Kalkulasjon for rørleggere WEBLINKSYSTEM Hinfo WeblinkSystem er et effektivt verktøy for raskt å finne informasjon om et produkt eller produsent. Weblinksystemet er også tilgjengelig i grunnmodulen i JobOffice. Velg produktgruppe og produsent. Klikk på produsenten Produsentens webside åpnes, hvor du finner nyttig produktinformasjon. Her kan man også enkelt og greit foreta utskrifter, eksempelvis til bruk i en FDV-dokumentasjon. 18

19 Kalkulasjon for rørleggere PAKKESTANDARD Du bestemmer selv hvilke vareprodusenter som skal benyttes som standard i Hs-Kalk s kalkulasjonspakker. Produkter fra de valgte produsentene vil fra da av fremkomme som standardforslag når en kalkulasjonspakke benyttes i et anbud. Produsent/produkt kan deretter endres på varelinjenivå, slik som vist på side 16 pkt

20 GRATIS grunnmodul Det er ikke mye som er GRATIS i dag, men grunnmodulen i JobOffice er faktisk helt gratis i bruk og inneholder matnyttige funksjoner: PRISBOK FRA DINE LEVERANDØRER Om du kun ønsker å ha prisboken fra dine leverandører tilgjengelig på en PC, så er grunnmodulen i JobOffice midt i blinken for dette. GRATIS Her finner du forhandlerpriser og kostpriser, og det er enkelt å kalkulere sin egen utsalgspris. FUNKSJONER FRA PRISBOKEN: Importer prisfiler fra ubegrenset antall leverandører Oppdater prisene fra leverandørens FTP Sammenlign priser mellom leverandørene Opprett tidsbegrensede kampanjer Opprett egne lister og bokmerker Enkelt å lage egne importmaler for nye prisfiler 20

21 GRATIS grunnmodul GRATIS ELEKTRONISK VAREBESTILLING Mange leverandører belønner sine kunder med ekstra rabatt dersom man bestiller elektronisk. Med JobOffice er det bare å dra og slippe varer fra prisboken til bestillingen, og trykke send. (Krever at din leverandør kan motta bestilling på FTP). GRATIS KONTAKTER OG PROSJEKTER Opprett ubegrenset antall kontakter og prosjekter. JobOffice kan derfor fint benyttes som et kartotek for adresser, telefonnummer, kontaktpersoner, avtalte timepriser og rabatter. 21

22 Slik kommer du i gang med JobOffice SETT INN CD-PLATEN Sett inn CD-platen og installer JobOffice. Alternativt kan du også installere direkte fra BESTILL TID FOR IGANGSETTING Ta kontakt med kundeservice på telefon 815-HINFO, eller per e-post til support@joboffice.no for å avtale tid for igangsetting/gjennomgang av systemet. HINFO FJERNSTYRER DIN PC Hinfo ringer til avtalt tid og fjernstyrer skjermen på din datamaskin. Vi starter med gjennomgang av systeminnstillingene, deretter ser vi på den praktiske bruken av JobOffice, fra en kunde ringer til jobben er ferdig utført og fakturert. 22 Telefon: 815-HINFO Se også videovisning på

23

24 Hinfo AS Postboks 1210 Pirsenteret 7462 Trondheim Telefon: 815-HINFO Hinfo og JobOffice er registrerte varemerker. Opphavsrett Hinfo AS