HVA ER NYTT I JOBOFFICE VERSJON Opphavsrett Holte as (Revidert )

Transkript

1 HVA ER NYTT I JOBOFFICE VERSJON 14.1 Opphavsrett Holte as (Revidert )

2 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Innhold PROSJEKTREGNSKAP... 3 Budsjett fra anbud... 3 Faktiske kostnader: Forbruk... 6 Faktiske inntekter: Faktura... 9 Vise prosjektregnskap Prosjektlista: Vise ufakturert beløp pr prosjekt BOLIGMAPPA.NO Hva er Boligmappa.no? Bruke Boligmappa.no i JobOffice FORBRUK Statuser Endre faktureringstype Stemple din kommentar Kostnadsdato Start og stopp for timeføringer PROSJEKT Bestillingsmerke i prosjektkortet FAKTURA Oppfølgingsdato for purring/inkasso Faktura fra forbruk tekst på pakkelinjer PRISBOK Beholde søkekriterier VAREBESTILLING Velge bestillingskundenr fra liste Påkrevd postnr og poststed for leveringsadresse ENHETER Administrere enheter Side 2

3 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 PROSJEKTREGNSKAP For større prosjekter, og særlig for anbudsprosjekter, er det behov for å kunne følge med hvordan prosjektet går både økonomisk og i forhold til «timeplanen». Regnskapstall (budsjettert og faktisk inntekt og kostnad mm) beregnes på nivået «Aktivitet». Aktiviteter opprettes automatisk for anbudet ditt når du aksepterer anbudet. Faktiske kostnader og inntekter akkumuleres på aktivitetetene dine etter hvert som du fører forbruk og fakturerer i prosjektet. Budsjett fra anbud Akseptere anbud Velg knappen Kundeaksept på anbudet ditt når kunden har akseptert anbudet: Side 3

4 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Du kan også akseptere anbudet direkte fra liste over anbud: Angi den avtalte prisen. Systemet foreslår anbudssummen, men den kan overstyres hvis du har blitt enig med kunden om en annen pris. Velg hvordan aktivitetene dine skal opprettes for bruk i prosjektregnskap: Side 4

5 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Vise aktiviteter med budsjettall I fanen Aktiviteter i prosjektkortet kan du nå overvåke status for prosjektet pr aktivitet. Hvis du valgte å opprette aktiviteter ut fra NS-koder, så vil det nå være opprettet en aktivitet pr NS-kode som er benyttet i anbudet. Og budsjetterte inntekter, kostnader, timer og resultat er fordelt på disse: Du kan så åpne en aktivitet og sette status, og sette planlagt oppstart og avslutning for aktiviteten. Det er også her du overstyrer korrigert gjenstående inntekt, kostnad og timeforbruk. Side 5

6 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Faktiske kostnader: Forbruk Når jobben påbegynnes vil det etter hvert komme inn på forbruk på prosjektet, med forbrukte varer og timer. Kostnadsdato Alle forbruk må nå ha en kostnadsdato. Dette er den datoen kostnadene fra forbruket vil gjelde for hvis du ser på prosjektregnskap for en gitt periode. Som standard foreslås alltid dagens dato. Side 6

7 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Velge aktivitet Forbrukene utgjør kostnadsdelen av prosjektregnskapet, det er derfor viktig at varer og timer i forbruket føres mot riktig aktivitet: Masseendre aktivitet Hvis du har valgt feil aktivitet på varer eller timer i forbruket, kan du når som helst endre aktivitet for mange varelinjer på en gang i forbruket ditt: Side 7

8 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Vise aktivitetenes faktiske kostnader Aktivitetene vil automatisk bli oppdatert med faktiske kostnader etter hvert som det føres forbruk i prosjektet: Det finnes foreløpig ingen inntekter i prosjektet, der står faktisk inntekt fremdeles i 0, mens kostnadene nå har verdi siden vi har ført forbruk. Side 8

9 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Faktiske inntekter: Faktura Fakturaene utgjør inntektsdelen av prosjektregnskapet. Lage faktura La oss si du vil lage en avdragsfaktura for bunnledningen: Endre fakturabeløp og tekst på varelinjen: Side 9

10 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Angi riktig aktivitet på varelinjen i fakturaen: Vise aktivitetenes faktiske inntekter Aktivitetene vil automatisk bli oppdatert med faktiske inntekter etter hvert som det lages fakturaer i prosjektet: Side 10

11 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Side 11

12 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Vise prosjektregnskap Tallene fra aktivitetene i prosjektet summeres opp for å vise prosjektregnskap for hele prosjektet. Du kan vise totaler for prosjektet: Side 12

13 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Eller faktiske tall fordelt pr aktivitet: Eller budsjetterte tall pr aktivitet: Side 13

14 PROSJEKTREGNSKAP Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Prosjektlista: Vise ufakturert beløp pr prosjekt Vise ufakturert beløp i prosjektlista Du kan i prosjektlista vise kolonnen Ufakturert. Verdien er beregnet slik i prosjektet: Sum anbudssummer (avtalte priser) fra aksepterte anbud + Sum fakturerbare forbruk - Sum tidligere fakturert Du kan når som helst enkelt lage avdragsfaktura eller sluttfaktura for prosjektet. Side 14

15 BOLIGMAPPA.NO Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 BOLIGMAPPA.NO Hva er Boligmappa.no? Boligmappa.no er boligens servicehefte på nett. En digital tjeneste som samler viktig dokumentasjon fra offentlige register, håndverkere og boligeiere - alt på ett sted. Serviceheftet følger boligen og er tilgjengelig for den som til enhver tid er registrert som eier. Bak boligmappa.no står selskapet edok AS som blant annet eies av Installatørenes service og opplysningskontor (Nelfo), Norske Rørleggeres Landsforening (NRL) og Norsk Eiendomsinformasjon AS (Handels- og næringsdepartementet). Registrerte firma på boligmappa.no kan ved hjelp av JobOffice lagre dokumenter (f.eks. FDV og sjekklister) direkte til boligmappa.no. Bruke Boligmappa.no i JobOffice Finne korrekt adresse- og matrikkelinformasjon Side 15

16 BOLIGMAPPA.NO Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Lagre prosjektdokumenter på Boligmappa.no Velg å legge dokument til Boligmappa.no fra dokumentfanen i prosjektkortet: Side 16

17 BOLIGMAPPA.NO Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Velg hvordan du ønsker å legge til dokumentet til Boligmappa.no: Side 17

18 FORBRUK Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 FORBRUK Det er gjort flere endringer rundt forbruk. Her forteller vi om de viktigste av dem. Statuser For å forenkle forståelsen og oppfølgingen av forbruk, særlig mht kommunikasjon med PocketLink, og mht fakturering, har vi endret på dette med status på forbruk. Mens du tidligere kun hadde statusene Under arbeid og Ferdig i JobOffice, har vi i den nye versjonen nå innført flere statusalternativer. Endre status Siden det er en viss sammenheng i systemet mellom de ulike statusene, kan du ikke endre til hvilken som helst status når som helst. F.eks. kan du kun endre fra Under arbeid til Klar til fakturering eller Utført. Og du kan ikke endre direkte fra Ferdig behandlet til Under arbeid. Under arbeid Forbruket er under arbeid hos utførende medarbeider. Side 18

19 FORBRUK Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Klar til fakturering og Utført Forbruket er ferdigstilt av utførende medarbeider. Klar til fakturering brukes når forbruket skal faktureres. Mens Utført brukes når forbruket ikke skal faktureres. Returnert til medarbeider Forbruket er returnert til medarbeider. Hvis medarbeideren er en PocketLink-bruker, vil forbruket også sendes tilbake til PocketLink en. Du kan her selv bestemme om alle timer, varer og sjekklister på PocketLink en, også skal overskrives. Merk: Da vil alle endringer som medarbeideren selv har gjort på PocketLink etter at du sist fikk inn forbruket fra ham, bli overskrevet med forbruket slik det ser ut i JobOffice. Behandles Forbruket er under behandling på kontoret, f.eks. er i ferd med å bli fakturert. Denne statusen blir automatisk satt hvis du lager en faktura ut fra forbruket. Ferdig behandlet Forbruket er ferdig behandlet, f.eks. ferdig fakturert. Denne statusen blir automatisk satt hvis du ferdigstiller fakturaen som forbruket er koblet til. Side 19

20 FORBRUK Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Hva synkroniseres til PocketLink? Et forbruk blir kun synkronisert fra JobOffice til PocketLink i følgende tilfeller: Du setter status til Returnert til medarbeider på et forbruk som står på en medarbeider med PocketLink. Du velger selv om du skal overskrive alle timer, varer, sjekklister i PocketLink med verdiene fra JobOffice. Du setter status fra Under arbeid til Klar til fakturering eller til Utført, altså du ferdigstiller forbruket i JobOffice. Timer, varer og sjekklister i PocketLink blir ikke berørt. Prosjektinnholdslista og ferdige filtre Du har nå ferdige filtre for hver av de nye statusene for forbruk. Side 20

21 FORBRUK Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Endre faktureringstype Du kan nå velge mellom skal faktureres eller skal ikke faktureres i forbruket, både for anbudsprosjekter og regningsprosjekter. Dette er endret særlig med tanke på funksjonen i prosjektregnskap, hvor man i et anbudsprosjekt nå også kan registrere fakturerbare forbruk, f.eks. for tilleggsarbeid. Stemple din kommentar Du kan nå lage et stempel med ditt eget navn og nåværende tidspunkt, når du skal endre ting i infofeltet i forbruket. Den samme muligheten har også PocketLink-brukeren. Side 21

22 FORBRUK Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Kostnadsdato I forbindelse med prosjektregnskap, så må nå alle forbruk ha en kostnadsdato. Dette er den datoen kostnadene fra forbruket vil gjelde for hvis du ser på prosjektregnskap for en gitt periode. Som standard foreslås alltid dagens dato. Start og stopp for timeføringer For å forenkle registreringen av timeforbruk, og som dokumentasjon til for eksempel kunde, så kan du nå registrere starttidspunkt og stopptidspunkt for timeføringen din. Antall timer vil automatisk beregnes ut fra stopp og start. Du kan også angi kun start, og så angi antall, så vil stopp automatisk beregnes. Side 22

23 PROSJEKT Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 PROSJEKT Bestillingsmerke i prosjektkortet Prosjektets bestillingsmerke vises nå direkte i prosjektkortet, og ikke bare i prosjektlista. Side 23

24 FAKTURA Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 FAKTURA Oppfølgingsdato for purring/inkasso Oppfølgingsdato for purring og inkassovarsel er endret til 14 dager etter forfallsdato. Tidligere var dette satt til 3 dager etter forfall. Grunnen til at dette er endret, er at 14 dager er tidligste dato det er lovlig å kreve purregebyr. Dette i følge inkassoforskriftens paragraf 1-2. Dersom du velger å purre tidligere bør du slette purregebyr og forsinkelsesrenter før du sender den. Referanse: Side 24

25 FAKTURA Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Faktura fra forbruk tekst på pakkelinjer Når du nå oppretter en faktura ut fra et forbruk, så har du enda flere alternativer for hvordan fakturaen skal bygges opp. Det nye her er at du kan velge: Om du ønsker pakkelinje pr forbruk eller om du bare ønsker å legge alle linjene fra forbruket direkte på «toppen» av fakturaen. Hvis du ønsker pakkelinje, kan du nå velge hvordan navnet på pakkelinjen skal se ut. For eksempel kan du angi at pakkelinjen skal ha samme navn som info-feltet fra forbruket, eller du kan, som før, velge at pakkelinjen skal inneholde medarbeiders navn på ulike måter. Side 25

26 PRISBOK Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 PRISBOK Beholde søkekriterier Søk i prisbok er justert noe: Søkemåten (automatisk) oppfører som når du tidligere hadde valgt Varenr eller Varetekst som søkemåte, nemlig at systemet automatisk tolker hva du ønsker å søke etter ut fra hvilken søketekst du skriver inn. Inneholder søketeksten kun siffer, så tolkes det som at du ønsker å søke etter varenr. Søkemåten Varenr søker nå alltid KUN på varenr, samme hvilken tekst du skriver inn. Søkemåten Varetekst søker nå alltid KUN på varetekst, samme hvilken tekst du skriver inn. Dermed kan du f.eks. søke etter tall i vareteksten. Søketeksten du har skrevet inn blir nå ikke blanket ut, selv om skifter til en annen grossist. Dermed blir det enklere å søke etter samme varenr hos flere grossister. Søketeksten blankes heller ikke ut, selv om du skifter mellom søkemåtene (automatisk), Varenr eller Varetekst. Side 26

27 VAREBESTILLING Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 VAREBESTILLING Velge bestillingskundenr fra liste Du kan nå velge bestillingskundenr fra en liste over de kontoer du har definert for grossisten du skal bestille fra. Som standard foreslås den konto du har valgt under fanen Kjøpsbetingelser i prosjektkortet, men du kan velge blant alle tilgjengelige kontoer for den aktuelle grossisten. Påkrevd postnr og poststed for leveringsadresse Postnr og poststed er nå påkrevd før du får sendt bestillingen. Side 27

28 ENHETER Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 ENHETER Enheter er noe som er i utstrakt bruk i JobOffice fra før. Det som er nytt nå er at vi har synliggjort enhetsregisteret bedre, og gjort noen endringer. Støtte for UN Common Code enheter (offisielt enhetsregister fra UN/EDIFact, benyttes bl.a. i Elektronisk Handelsformat (EHF)). Mulighet for å angi hvilket navn enheten skal vises som, både internt i JobOffice, og eksternt i brev og utskrifter (f.eks. tilbudsbrev, faktura). Administrere enheter Du kan administrere enheter fra Systeminnstillinger Generelt Enheter. Endre en enhet Du kan endre følgende pr enhet Navn (internt visningsnavn i JobOffice) o Aktive enheter må ha et navn Visningsnavn (i brev og utskrifter) Aktiv o o Kan ikke sette en enhet som aktiv uten å gi den et navn Kan ikke sette en enhet som inaktiv hvis den er i bruk i systemet Vise alle enheter Du kan vise alle enheter, også inaktive, ved å krysse av for Vis inaktive enheter. Side 28

29 ENHETER Nyheter i JOBOFFICE versjon 14.1 Slå sammen enheter Hvis du har enheter i systemet som egentlig er «samme» enhet, f.eks. hvis du har en enhet som heter RL, men som betyr «Rull», så kan du slå den sammen med den offisielle koden for rull slik: Trykk høyre mustast på enheten RL Velg menyvalget «Erstatt med», og velg så den enheten du vil slå den sammen med, i dette tilfellet bør du velge RULL Svar Ja på å erstatte RL med RULL Konsekvens: Alle steder i systemet hvor du har benyttet RL er nå byttet ut med RULL Enheten RL er slettet Side 29