HVA ER NYTT I JOBOFFICE VERSJON Opphavsrett Holte as (Revidert )

Transkript

1 HVA ER NYTT I JOBOFFICE VERSJON 16.0 Opphavsrett Holte as (Revidert )

2 Generelt Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 INNHOLD Generelt... 3 Leverandørfaktura fra grossist... 4 Ansvarlig medarbeider... 4 Bestillingsmerke og bestillingsprosjekt i fakturaliste... 6 Nye menyvalg i fakturalisten... 6 Prosjektregnskap... 7 Kalender og prosjektaktiviteter er knyttet sammen... 7 Opprette ny avtale for aktivitet... 8 Vise avtaler for aktivitet... 9 Kalenderstatus pr aktivitet Anbudsvarelister til PocketLink Regnskapseksport Tilleggsrapporter Resultatfiler på samme sted Send epost til regnskapsfører Andre endringer Anbud Import av kunderegister til JobOffice Faktura Prosjekt Timeliste Fagtorget Synkronisering Side 2

3 Generelt Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 GENERELT Oppdatert versjonshistorikk finnes til enhver tid her: PocketLink JobOffice Side 3

4 Leverandørfaktura fra grossist Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 LEVERANDØRFAKTURA FRA GROSSIST Ansvarlig medarbeider Man kan nå angi medarbeider på leverandørfakturaen. Dette vil typisk være den som skal ha ansvar for å kontrollere eller på annen måte følge opp fakturaen. Angi medarbeider på leverandørfaktura Du kan angi medarbeider pr leverandørfaktura i fakturabildet: Medarbeideren vises som kolonne i listen over leverandørfakturaer. Du kan sortere på denne kolonnen hvis du ønsker å se alle fakturaer knyttet til hver medarbeider, samlet: Side 4

5 Leverandørfaktura fra grossist Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Man kan endre medarbeider, enten som vist overfor i fakturabildet, eller fra høyre meny i fakturalisten. Her kan man raskt endre medarbeider for en eller flere fakturaer: Velge standard medarbeider for nye fakturaer Under Systeminnstillinger Prosjekt Leverandørfaktura, kan du velge hvilken medarbeider som skal settes som ansvarlig når du mottar nye leverandørfakturaer fra din grossist: [Ingen] [Kontaktansvarlig] [Prosjektansvarlig] (navngitt medarbeider) Bruk primært Bestiller.. Medarbeider settes til blank (ingen). Medarbeider settes til den som er vår ref på kontaktkortet for bestillingsprosjektet (det prosjektet bestillingen er gjort på, i følge bestillingsmerket på fakturaen). Medarbeider settes til den som er ansvarlig på prosjektkortet til bestillingsprosjektet. Medarbeider settes alltid til nøyaktig den medarbeideren du har angitt, f.eks. «Anders». Kryss av for denne hvis du ønsker at systemet primært skal sette medarbeider til den samme som har sendt/gjort bestillingen. Hvis du har krysset av for dette, og medarbeider ikke blir funnet ut fra bestillingsmerket, så vil systemet deretter forsøke å finne medarbeider ut fra valget du har angitt i listen. Side 5

6 Leverandørfaktura fra grossist Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Bestillingsmerke og bestillingsprosjekt i fakturaliste Du kan nå få vist bestillingsmerket og bestillingsprosjektet til fakturaene direkte i fakturalisten. Bestillingsprosjekter som har status Ferdig vises med grå tekstfarge og med teksten FERDIG foran prosjektnr/-navn. Nye menyvalg i fakturalisten Gå til bestillingsprosjekt Åpner prosjektkortet for prosjektet som varene er bestilt på. Valget er tilgjengelig hvis du velger kun en faktura, og hvis bestillingsprosjektet er kjent. Endre ansvarlig medarbeider Endrer ansvarlig medarbeider for en eller mange fakturaer uten at du trenger å åpne hver enkelt faktura. Endre status Endrer status for en eller mange fakturaer uten at du trenger å åpne hver enkelt faktura. Side 6

7 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 PROSJEKTREGNSKAP Kalender og prosjektaktiviteter er knyttet sammen For å bedre oppfølgingen av prosjektets aktiviteter er nå aktivitetene knyttet tettere sammen med kalenderen i JobOffice. Alle kalenderavtaler av typen prosjektarbeid må nå knyttes til en prosjektaktivitet. Som standard velges (ingen) hvis denne aktiviteten er aktiv i ditt prosjekt. Side 7

8 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Opprette ny avtale for aktivitet Fra aktivitetslisten kan du opprette en ny kalenderavtale: Da vil aktivitetsfeltet i avtalebildet være ferdig utfylt med aktiviteten du valgte, og avtaletypen vil være ferdig utfylt med Prosjektarbeid : Side 8

9 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Vise avtaler for aktivitet Du kan også direkte fra aktivitetslisten velge å vise alle kalenderavtaler for en gitt aktivitet: I avtalelisten vises da aktivitetens avtaler. Her kan du endre aktivitetsfilteret til en annen aktivitet du ønsker å se avtaler for. Eller du kan vise alle avtaler. Side 9

10 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Kalenderstatus pr aktivitet I og med at det nå må angis aktivitet for alle kalenderavtaler av typen prosjektarbeid, så kan vi vise informasjon fra kalenderen, direkte i aktivitetsbildet: Hvis minst EN avtale for aktiviteten ikke er utført, så vil oppsummert status vises som Ikke utført. Du ser også hvor stor andel av kalenderavtalene som er utført. Og videre vises første startdato og siste sluttdato fra kalender. Valget Bruk som planlegging vil kopiere datoene fra kalenderoppsummeringen over til planleggingsdatoene for aktiviteten. Det er foreløpig ingen automatikk rund dette, så du må selv utføre denne kopieringen hvis du ønsker at kalenderen skal reflektere status for aktiviteten din: Kalenderstatusen vises også i aktivitetslisten: Side 10

11 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Anbudsvarelister til PocketLink Varelister forklart «Vareliste» er et nytt begrep i PocketLink. En vareliste er alltid knyttet til et prosjekt. Varelister opptrer slik i PocketLink, under prosjekt, på samme nivå som forbruk, varebestillinger og bilder. En vareliste er som navnet sier en liste over varer, med informasjon pr vare om grossist, varenr, varetekst, og ikke minst antall av hver vare. Det ligger ingen priser i varelisten. Side 11

12 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Hva kan listene benyttes til i PocketLink? Vite hvilke varer som er avtalt å brukes på jobben (fra anbudet) Vise FDV for varene som skal benyttes på jobben (fra anbudet) Kopiere varer fra varelisten direkte inn i et forbruk, og dermed spare tid på registreringen. Bygge opp vareliste for bestilling, på tvers av grossister, ved å sammenligne priser hos de ulike grossister og plukke ønsket vare, f.eks. den billigste. Den ferdig oppbygde varelisten kan så brukes på varebestillinger til den enkelte grossist. Sende varelister til PocketLink JobOffice-brukeren kan nå sende varelister med alle varenr som er avtalt å bruke i anbudet, til PocketLink-brukeren, sammen med kalenderavtalen. Det blir sendt en liste pr aktivitet, f.eks. «Bunnledning». Kryss av boksen ved siden aktivitetsfeltet, eller trykk på knappen Send med liste over anbudsvarer til alle deltakere. Velg så hvilke aktiviteter fra anbudet du ønsker å sende med varelister for. Du kan altså velge å sende med varelister for flere enn bare den aktiviteten som kalenderavtalen gjelder for. Dermed kan rørleggeren på PocketLink enkelt vite hvilke varer som skal brukes i ledningsnett eller utstyrsmontering, allerede før han skal legge bunnledningen. Varelistene blir lagt til sending i det du trykker OK i bildet. Sending utføres automatisk ved neste synkronisering med PocketLink. Side 12

13 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Hvis du skal opprette kopi av avtalen til flere deltakere, så vil også de av disse som har PocketLink, få tilsendt de samme listene til sin PocketLink, i tillegg til hovedmedarbeideren på avtalen: Side 13

14 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Eksempler fra PocketLink Det er laget egen dokumentasjon som i detalj beskriver hvordan dette ser ut og benyttes i PocketLink. Så her vises kun noen få eksempler. Varelistene for anbudsvarene vil opptre slik i PocketLink, under prosjektkortet, på samme som forbruk, varebestillinger og bilder. Hver vareliste inneholder en liste over varer, med varenr, tekst, grossist og antall som er planlagt benyttet: Side 14

15 Prosjektregnskap Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Varene kan kopieres inn til forbruk: På denne måten kan du raskt få lagt varer til forbruket ditt: Side 15

16 Regnskapseksport Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 REGNSKAPSEKSPORT Veiviseren for regnskapseksport er mye forbedret. Tilleggsrapporter Man kan nå velge tilleggsrapporter for perioden som det skal eksporteres for, direkte i veiviseren. Resultatfiler på samme sted Alle filer som lages under eksporten blir samlet på samme sted på datamaskinen, med et bedre forslag til plassering. Side 16

17 Regnskapseksport Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Send epost til regnskapsfører Man kan nå sende resultatfiler og rapporter på e-post direkte til regnskapsfører. Side 17

18 Andre endringer Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 ANDRE ENDRINGER Anbud Ny varelinje: Knapp for automatisk brevtekst sørger nå alltid for å bruke stor forbokstav etter punktum i brevteksten. Ny varelinje: Markør forblir nå i varenr etter å ha lagt til en vare til anbudet. Vare kostpriser: Bruker nå kampanjepriser hvis en vare er kampanjevare. Liste over anbud: Viser nå anbudets vår ref i medarbeiderkolonnen i listen. Import av kunderegister til JobOffice Kan nå også importere følgende nye felter: Kontakt o Epostadresse o Telefonnummer Kontaktperson o Navn o Epost o Mobil Faktura Kan nå benytte ny logo for Sentral godkjenning. Mer info HER. Prosjekt Regnskapsnr: Prosjektlisten kan nå vise egen kolonne med prosjektets regnskapsnr. Timeliste Det er gjort hastighetsforbedringer på visning av timeliste. Fagtorget Fylke/kommune: Man må nå velge fylke/kommune også for ikke-søknadspliktige prosjekter. Dette gjør at kommunen du har valgt vises riktig, når du skriver ut et kontrolldokument/skjema i Fagtorget. Synkronisering Prosjekttilhørighet Flytting av forbruk, varebestillinger og bilder til annet prosjekt, blir nå bedre synkronisert ut til PocketLink. «En om gangen» Kun en JobOffice-sesjon om gangen kan nå kjøre synkronisering. Side 18

19 Andre endringer Nyheter i JOBOFFICE versjon 16.0 Vi har opplevd noen ulemper slik det var tidligere, med at mange kunne kjøre synkronisering samtidig. Hvis du prøver å kjøre synkronisering manuelt, og en annen JobOffice-bruker kjører synkronisering samtidig, så vil du nå få denne feilmeldingen. Du må da prøve igjen senere, når den andre brukeren er ferdig: Side 19