2 Orientering om rammeavtalen

Transkript

1 2 Orientering om rammeavtalen 2.1 Rammeavtalens art og omfang Undervisningsbygg skal inngå parallelle rammeavtale for prosjektledelse av byggeprosjekter. Undervisningsbygg har normalt byggeprosjekter på rundt 70 skoleanlegg per år. Det årlige investeringsbudsjettet for 2012 er på ca 2,5 milliard kroner. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: Undervisningsbygg har ca. 40 ansatte prosjektledere og formålet med anskaffelsen er å øke kapasitet i travle perioder og dekke behov for bistand til ansatte prosjektledere. Basert på erfaringstall og planer vil vi anslå at behovet for prosjektledelse vil ligge mellom 20 og 30 årsverk pr. år, det vil si ca kr mill over 4 år. Det vil bli inngått 6-10 parallelle rammeavtaler for prosjektledelse. Det legges opp til 2 års rammeavtale, med opsjon på forlengelse i 1 år + 1 år på de opprinnelige avtalevilkår. Planlagt oppstart for kontrakten er august Rammeavtalen omfatter oppdrag tilknyttet våre eiendommer i Oslo og prosjekter i vår regi med tilknytning oppdragsgivers virksomhet. Undervisningsbyggs prosjekter er mangeartede og varierende i omfang, varighet og kostnad. Rammeavtalen skal dekke oppdragsgivers behov for prosjektledelse for hele spekteret av prosjekter. Behovet for prosjektledertjenester knytter seg til byggeprosjekter ved Undervisningsbyggs eiendommer og andre prosjekter knyttet til Undervisningsbyggs forvaltning og drift av eiendommene og interne prosjekter. Størstedelen av prosjektene (ca 9 av 10) knytter seg til byggeprosjektene. I omfang kan byggeprosjektene variere fra m² og entreprisekostnad varier fra NOK Størstedelen av oppdragene er rehabiliteringsprosjekter, hvilket omfatter større totalrehabiliteringer, klimaskjermprosjekter, mindre rehabiliteringer og reparasjon /vedlikehold. Flere av byggeprosjektene har tilbygg/nybygg og midlertidige bygg (moduler/paviljonger). Videre er mange av prosjektene teknisk kompliserte. En del av bygningsmassen er dessuten av antikvarisk art. Prosjektene vil kunne ha ulik organisering og entrepriseform/kontraktsform. Se nærmere om byggeprosjektene og organisering av disse i punkt 2.2. Prosjekter i tilknytning til forvaltning og drift av våre eiendommer og interne prosjekter kan være prosjektstyring ved innføring av nye leverandører for vår eiendomsdrift, prosjektstyring ved innføring nye systemløsninger ved eiendomsdrift eller byggeprosjekter eller inntreden i byggefaglige eller eiendomsfaglige stillinger for kortere perioder. Disse prosjektene varierer i varighet hvor noen pågår i noen måneder og andre over flere år og hvor arbeidsomfanget kan variere fra full arbeidsuke til enkelte dager i perioder. Dersom et enkeltoppdrag eller oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at de valgte leverandørene ikke kan tilby ønsket kapasitet, vil oppdraget bli lyst ut i henhold til anskaffelsesregelverket. Videre forbeholder Undervisningsbygg seg retten til å konkurranseutsette prosjektlederoppdrag for prosjekter med en antatt kostnadsramme større enn kr 100 mill. Konkurransegrunnlag Side 1 av 8

2 Undervisningsbygg har egne rammeavtaler for byggeledelse, arkitekttjenester og teknisk rådgivning/prosjekteringsgrupper og slike oppdrag faller dermed utenfor denne rammeavtalen. 2.2 Om Undervisningsbyggs byggeprosjekter og organisering av disse Organisering av Undervisningsbyggs byggeprosjekter Undervisningsbygg har to produksjonsavdelinger: Prosjektavdelingen og Eiendomsavdelingen. Utdanningsetaten er vår kunde, sammen med de enkelte skolene. Det er hovedsakelig Prosjektavdelingen som vil ha behov for prosjektledertjenester, men Undervisningsbygg har også behov for prosjektledertjenester i enkelte prosjekter på Eiendomsavdelingen og stabsavdelingene. Seksjon for prosjektutvikling i Prosjektavdelingen har som hovedoppgave å utvikle mulighetsstudier, byggeprogram, skisseprosjekt og forprosjekt for konkrete skoleanlegg samt planlegge undervisningslokaler i Oslo på et overordnet nivå. Som oftest skjer dette med utgangspunkt i bestilling fra Utdanningsetaten. Prosjektutviklingsseksjonen skal også sørge for at Utdanningsetatens pedagogiske premisser ligger til grunn for planlegging og gjennomføring av prosjektene. Seksjonen for totalprosjekter I,II og III har ansvaret for gjennomføringen av Undervisningsbyggs investeringsprosjekter; nye skolebygg og totalrehabiliteringer. Mens seksjon for rehabiliteringsprosjekter I og II har ansvaret for klimaskjermprosjekter, ventilasjon- og sanitærprosjekter, delrehabilteringer og mindre ombygginger. Prosjektporteføljen er variert og består av både små og store prosjekter. Seksjon Prosjektrådgivning bistår prosjektene med rådgivning innen bl.a. prosjektstyring (fremdrift, og økonomi), SHA, kvalitet, miljø, risikostyring, AMU-behandling og diverse søknadsprosesser. Seksjonen er ansvarlig for at å utvikle og oppdatere prosedyrer i forbindelse med prosjektutvikling og prosjektgjennomføring. Videre har seksjonen funksjoner som bistår avdelingsdirektør og seksjonsledere i forbindelse med budsjettering, rapporteringen og andre administrative oppgaver. Konkurransegrunnlag Side 2 av 8

3 2.2.2 Gjennomføring av Undervisningsbyggs byggeprosjekter Det er et mål å lage gode skoleanlegg tilpasset elevtall, pedagogiske prinsipper, beliggenhet og økonomiske rammer. De fleste prosjektene er i størrelsesorden 50 til m2. Oppdragene er utfordrende og mangesidige i et samarbeidsmiljø som i tillegg til skole også kan trekke inn barnehage, idrett og lokalmiljø. Undervisningsbygg har utformet retningslinjer for gjennomføring av investeringsprosjekter (vedlegg 5). Retningslinjene styrer gjennomføringen av byggeprosjektene i Undervisningsbygg. Formålet med disse retningslinjene er blant annet å tydeliggjøre, på et overordnet nivå, hvordan investeringsprosjekter gjennomføres i Undervisningsbygg og beskrive ansvar og roller. Undervisningsbygg deler inn byggeprosjektene i faser. I retningslinjer for gjennomføring av investeringsprosjekter, punkt 5 Gjennomføring av prosjekter er fasene beskrevet på et overordnet nivå og skal illustrere gangen i et prosjekt fra start til slutt. Undervisningsbyggs prosjekter er underlagt Oslo kommunes kvalitetssikringsregime etter modell fra Statens kvalitetssikringsregimet for store prosjekter. Prosjekter som omfatter nybygg av skoler og de store rehabiliteringsprosjektene starter i prosjektutviklingsseksjonen og gjennomføres av totalprosjektseksjonene. Øvrige rehabiliteringsprosjekter starter i Rehabiliteringsseksjonene med første fase som forprosjektfasen Overtakelse av bygget Når bygget er ferdigstilt og det tekniske anlegget er testet og akseptert (etter prøvedrift) overtar Undervisningsbygg bygget fra entreprenørene. Løst inventar, gardiner og annet utstyr settes på plass. Feil og mangler utbedres og økonomisk sluttoppgjør settes opp Drifts- og reklamasjonsfasen (garantiperiode) Reklamasjonsbefaring avholdes en gang i året i reklamasjonsfasen. Oppfølging av eventuelle feil og mangler. Garantier nedtrappes. Prosjektleder skal delta i drifts- og reklamasjonsfasen. 2.3 Om prosjektene i eiendomsavdelingen Prosjektene på eiendomsavdelingen er mange men mindre i omfang og dreier seg stort sett om reparasjoner, verdibevarende vedlikehold og mindre rehabiliteringer. I tillegg gjennomføres enkelte formålsprosjekter i eiendomsavdelingen, f eks utfasing av oljefyrer, handikaptiltak, prosjekter i forbindelse med universell uforming etc. Disse prosjektene følger imidlertid ikke fasene nevnt over. Prosjektledelse kontraheres normalt i god tid før byggearbeidene starter. For mindre rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter kan det være aktuelt å tildele flere mindre prosjekter samlet (i portefølje) som et oppdrag. 2.4 Om andre prosjekter Undervisningsbygg har også behov for prosjektledelse for oppdrag som ikke knytter seg til et spesifikt rehabiliterings- eller utbyggingsprosjekt. De samme kompetansekrav som gjelder for byggeprosjekter vil være nødvendig og tilstrekkelig for denne typen oppdrag. Dette kan være prosjektkoordinering eller prosjektutvikling der man får et overordnet ansvar for flere prosjekter eller spesialprosjekter innen byggfag. Konkurransegrunnlag Side 3 av 8

4 2.5 Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune/kravspesifikasjon 2009 Oslo kommune stiller, som bestiller, byggeier og leietaker, strenge krav til sin bygningsmasse. Disse kravene er nå nedfelt i bokserien "Felles Kravspesifikasjon for Oslo kommune 2012". Spesielt er Felles kravspesifikasjon for Oslo Kommune - Skoleanlegg viktig for denne kontrakten. Kravspesifikasjonen er et kriteriesett som skal sikre korrekt omfang og enhetlig kvalitet på Undervisningsbygg og Utdanningsetatens bygningsmasse. Kravspesifikasjon for skoleanlegg er utarbeidet for investeringsprosjekter og stiller krav til virksomheten så vel som tekniske krav til skoleanleggene i Oslo kommune. Kravspesifikasjonen er et resultat av samarbeidet mellom Utdanningsetaten, som er bestiller av skoleanlegg, og Undervisningsbygg Oslo KF, som eier skolebyggene i Oslo. Bøkene må sees i sammenheng. Det vil si at de tekniske kravene er stilt for å møte virksomhetskravene til Utdanningsetaten, og for å sikre kostnadseffektiv drift og vedlikehold for Undervisningsbygg Oslo KF. Denne kravspesifikasjonen erstatter Undervisningsbygg Oslo KF sin Kravspesifikasjon 2009 Skoleanlegg. Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune 2012 ligger i sin helhet på denne internettsiden: Frem til Felles kravspesifikasjon for Oslo Kommune Skoleanlegg er vedtatt gjelder Undervisningsbyggs egen Kravspesifikasjon Kravspesifikasjon 2009 ligger i sin helhet på Undervisningsbyggs internettsider: Ytelsesbeskrivelse for prosjektledertjenester Prosjektledelse Prosjektleder er Undervisningsbyggs daglige representant i tildelt prosjekt og har initiativplikt ovenfor alle nødvendige oppgaver i prosjektet. Prosjektleder skal forankre, planlegge, organisere, styre og ha kontrollansvar for den totale prosess, slik at mål og styringsparametere innfris og nås. Prosjektleder skal motivere og inspirere prosjektorganisasjonen. Ansvarsområder vil være planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter fra tildeling av prosjekt til overtakelse og oppfølging under garantitiden, innenfor tildelt kostnadsramme, fastsatt tidsplan og forventet kvalitet. Fullmakt vil være i henhold til den til enhver tid gjeldende fullmaktsstruktur. Arbeidsoppgaver vil være: Ansvarlig for etablering av prosjektorganisasjon for tildelte prosjekter. Budsjettansvarlig for tildelte prosjekter. Fremdrifts- og kvalitetsansvarlig for tildelte prosjekter. Ansvarlig for utarbeidelse av kontraktsstrategier samt kontrahering og kontraktsstyring. Kontroll og styring av økonomi, fremdrift og kvalitet. Fortløpende rapportering vedrørende økonomi, fremdrift og SHA, samt foreslå og gjennomføre korrigerende tiltak ved eventuelle avvik. Gjennomføre bestilling på endringer / tilleggsarbeider innenfor fullmaktsområdet. Ansvarlig for å ivareta SHA - krav ihht. den til enhver tid gjeldende byggherreforskrift. (se vedlegg 8) Sørge for nødvendige offentlige godkjenninger i enkeltprosjekter, samt overholdelse av alle offentlige lover og forskrifter. Ansvarlig for at alle i prosjektet benytter seg av de til enhver tid gjeldene rutiner og systemer. Konkurransegrunnlag Side 4 av 8

5 Prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig i Undervisningsbygg, normalt prosjektutvikler i Utviklingsseksjonen i utviklingsfasen og seksjonsleder i seksjon for totalprosjekter i gjennomføringsfasen. Den vedlagte avtale mellom oppdragsgiver og prosjektleder for ivaretakelse av Byggherreforskriften vil bli benyttet (vedlegg 8). For totalprosjekter etableres det normalt en prosjektorganisasjon med en prosjektleder i 100 % stilling for tildelt prosjekt. Oppdragsgiver kan velge å optimalisere denne prosjektorganisasjonen med assisterende prosjektleder og/eller prosjektsekretær(se punkt 2.4). Ved større prosjekter kan det bli aktuelt å etableres en større prosjektorganisasjon med flere prosjektledere med ulike ansvarsområder i prosjektet. Prosjektorganisasjonen kan bestå av en kombinasjon av innleide og fast ansatte prosjektledere. Prosjektlederoppdraget varer til prosjektet er ferdigstilt og garantitiden er utløpt, dersom ikke annet avtales. For rehabiliteringsprosjekter vil prosjektleder vanligvis tildele flere prosjekter (portefølje) og varer til prosjektene er ferdigstilt og garantitiden er gått ut, dersom ikke annet avtales Byggherrens prosjekteringsleder Byggherrens prosjektleder prosjektering er ansvarlig for å forvalte Undervisningsbyggs kontrakter for prosjektering og de deler av entreprenørkontrakter som inneholder leverandørprosjektering. Byggherrens prosjektleder prosjektering skal forankre, planlegge, organisere, styre og ha kontrollansvar for den samlede prosjekteringsprosessen, slik at mål og styringsparametre i prosjekteringskontraktene innfris. Prosjekteringsarbeidet skal ha kontraktsmessig forankring i prosjektets hovedmålsettinger og skal planlegges slik at nødvendige styringsmuligheter sikres. Ansvarsområder vil være planlegging og prosjektering helt til overtakelse. Fullmakt vil være ihht. til enhver tid gjeldende fullmaktsstruktur. Arbeidsoppgaver vil være: Ansvarlig for styring av prosjektets samlede prosjekteringsvirksomhet. Ansvarlig for at prosjekteringsarbeidet gjennomføres innenfor prosjekteringskontraktenes tidsog kostnadsrammer. Ansvarlig for at prosjekteringsarbeidet er koordinert med prosjektets kontraktsstrategi. Dessuten at Undervisningsbyggs generelle rutiner for prosjektering ivaretas samt prosjektets til enhver tid gjeldende rutiner og systemer. Styre prosjekteringsarbeidet slik at prosjektets totale målsetting for kostnader, kvalitet, tid og HMS-krav iht. Byggherreforskriften og Undervisningsbyggs interne rutiner ivaretas. Påse at prosjekteringsarbeidet utføres slik at HMS-planen i planleggingsfasen ivaretas. Påse at prosjekteringsarbeidet utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, generelt at alle myndighetskrav ivaretas, og spesielt at ansvarlig søker-rollen og forskriftsbestemt uavhengig kontroll blir ivaretatt. Fortløpende rapportering til prosjektleder vedrørende økonomi, fremdrift, kvalitet og HMS for prosjekteringen. Dessuten å foreslå korrigerende tiltak ved avvik. Sørge for nødvendige offentlige godkjenninger som ansvarlig søker skal innhente. Bistå prosjektleder med råd og beslutningsunderlag. Konkurransegrunnlag Side 5 av 8

6 2.6.3 Prosjektstøtte Prosjektleder prosjektering har ansvaret for å planlegge samt å foreslå system- eller fagrevisjoner, 3.-partskontroller, konstruksjonsgjennomganger eller andre tiltak som sikrer kvaliteten i arbeidet som utføres. Leverandøren skal oppgi aktuelle kandidater for støttefunksjonene assisterende prosjektleder(ass.pl) og prosjektsekretær. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge om slike støttefunksjoner skal benyttes. Ytelsen prosjektsekretær vil omfatte: Mangfoldiggjøring og utsendelse av dokumenter Loggføringer og utarbeidelse av oversikter Fremskaffe opplysninger Arkivering Assistanse ved økonomioppfølging Assistanse ved kontrahering av leverandør Referere fra møter med mer Vedkommende bør har relevant utdannelse eventuelt dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag og erfaring fra byggeprosjekter. Assisterende prosjektleder bistår prosjektleder med prosjektlederoppgaver som angitt i punkt Det kan være aktuelt å velge en modell der ressursen er ass.pl i prosjekteringsfasen og overtar som PL i utførelsesfasen, dersom dette er hensiktsmessig. Vedkommende bør ha formell utdannelse som sivilingeniør, ingeniør eller tilsvarende eventuelt kan erfaring fra byggeprosjekter kompensere for manglende formell kompetanse Felles for alle ressurser Arbeidssted (sted for utførelse av oppdraget) Oppdragsgiver kan kreve at tilbudte ressurs har sin daglige arbeidsplass i oppdragsgivers lokaler eller på byggeplass/prosjekt. Undervisningsbygg vil sørge for kontorplass med pc. Det forutsettes at ressurser holder egen telefon. Ved Undervisningsbyggs kontorer på Helsfyr foreligger det mulighet for leie av parkeringsplass mot betaling. Prosedyrer, prosjektverktøy og opplæring Tilbudte ressurser plikter å sette seg inn i og anvende ProSmart som er Undervisningsbygg sitt styringssystem. Videre bruker Undervisningsbygg prosjektstyringsverktøy, Agresso regnskapssystem (elektronisk fakturabehandling) og arkiv- og saksbehandlingssystemet Acos Websak. Tilbudte ressurser som får oppdrag gjennom rammeavtalen vil få opplæring og må delta på kurs regi av Undervisningsbyggskolen. Kurset gir en innføring i Undervisningsbygg sine administrative rutiner, prosedyrer og styringssystemer. Egenerklæring og taushetserklæring Leverandøren, herunder tilbudt personell/ressurser, må påregne å gi oppdragsgiver informasjon om forretningsmessige forhold, økonomiske interesser samt personlig forhold som gjør at vedkommende kan komme i habilitets/lojalitetskonflikt i forhold til utførelse av oppdrag etter rammeavtalen, se vedlagte skjema, (vedlegg 9). Videre skal tilbudte ressurser signere taushetserklæring (vedlegg 10). Konkurransegrunnlag Side 6 av 8

7 2.7 Tildeling av oppdrag (Avrop) Tildeling etter rekkefølge oppdrag under kr eks mva Oppdrag med en estimert kostnadsramme under kr vil som utgangspunkt bli tildelt i rekkefølge. Rekkefølgen tar utgangspunkt i tilbudenes rangering i anbudskonkurransen; tilbyder som blir rangert som nummer en tildeles det første oppdraget. Tilbyder som blir rangert som nummer to tildeles neste oppdrag, osv. Leverandør som ikke kan bekrefte at de kan tilby ønsket prosjektledelse innen 5 dager etter at oppdragsgiver har tatt kontakt vil kunne miste sin rett til å få tildelt det spesifikke oppdraget. Oppdraget går i så tilfelle til neste firma i oppdragskøen Minikonkurranse oppdrag over kr eks mva For oppdrag med estimert kostnad over kroner skal Oppdragsgiver arrangere minikonkurranse blant de allerede valgte leverandørene. Oppdragsgiver kan velge å benytte minikonkurranse for oppdrag under dersom det er hensiktsmessig. Alle leverandørene inviteres til å levere tilbud i minikonkurransen. Den enkelte leverandør er ikke forpliktet til å levere tilbud. For denne delen av anskaffelsen vil ikke alle vilkårene for utførelsen av det enkelte oppdrag være fastsatt i rammeavtalen. Aktuelle tildelingskriterier i minikonkurransene er: Tilbudte kandidat(er)s kompetanse og egnethet for det aktuelle prosjekt Kapasitet/ leveringsdyktighet/mobiliseringstid Alle tildelingskriteriene vil ikke nødvendigvis benyttes i hver minikonkurranse. Det vil fremgå av den enkelte minikonkurransen hvilke tildelingskriterier som vektlegges. Minikonkurransen gjennomføres ved at leverandørene oversendes et konkurransegrunnlag som angir konkurransereglene, oppdragsbeskrivelsen og prisskjema. Konkurransegrunnlaget oversendes til den e-postadresse som leverandøren har oppgitt som konkurransepostkasse i kontrakten. Oppdragsgiver skal gi leverandørene rimelig tid til å levere tilbud og fristen oppgis i konkurransegrunnlaget for minikonkurransen. Oppdragsgiver skal minimum gi leverandørene 5 kalenderdager på å levere tilbud. Leverandøren skal kostnadsfritt utarbeide et tilbud, som skal være tilstrekkelig som grunnlag for bestilling av oppdraget. Leverandørene behøver ikke å levere samme dokumentasjon som for rammeavtalen på nytt i minikonkurransen, men kun forholde seg til minikonkurransegrunnlaget og de krav som stilles i det. Tilbud fra leverandørene i minikonkurransen leveres skriftlig i resepsjonen til Undervisningsbygg innen tilbudsfristen eller sendes med post. Tilbudet skal være mottatt av Undervisningsbygg innen tilbudsfristen for å være levert til riktig tid. Tilbud kan ikke leveres på e-post. Viser det seg at tilbudene i minikonkurransen går ut over budsjetterte midler for det enkelte prosjekt, kan minikonkurransen avlyses. Leverandører som leverer tilbud i minikonkurranse vil motta en skriftlig orientering om hvilken leverandør som tildeles oppdraget. Konkurransegrunnlag Side 7 av 8

8 Mal inntatt som vedlegg 6 benyttes ved gjennomføring av minikonkurranse. Oslo kommune har utviklet en elektronisk anskaffelsesportal hvor alle anbud og minikonkurranser kunngjøres. Portalen vil fungere slik at alle leverandører det inngås rammeavtale med vil bli lagt inn i adresseregisteret til minikonkurranseportalen og deretter automatisk motta melding om hver ny minikonkurranse som legges ut på portalen. Alle minikonkurransegrunnlag vil være tilgjengelig elektronisk på minikonkurranseportalen for de leverandører det inngås rammeavtale med. Systemet er ikke operativt på det nåværende tidspunktet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta i bruk dette systemet på et senere tidspunkt. Oppdragsgiver skal varsle leverandørene før den elektroniske anskaffelsesportalen tas i bruk. 3 Bestilling av oppdrag Etter at leverandør er valgt utarbeides honorarspesifikk oppdrags- og ytelsesbeskrivelse tilpasset ytelser og organisering for det enkelte prosjekt, med en avtalt honorarramme basert på tilbudte timepriser eller fast pris. Normalt vil det i forbindelse med dette avholdes et oppstartsmøte med Undervisningsbyggs prosjektutvikler eller seksjonsleder der vesentlige forhold med oppdraget gjennomgås. Dette vurderes avhengig av prosjektet størrelse og kompleksitet. Undervisningsbygg sender deretter bestilling i henhold til honorarspesifikk oppdrags og ytelsesbeskrivelse jf. mal inntatt i vedlegg 7. 4 Elektronisk faktura Oslo kommune har besluttet å ta i bruk elektronisk fakturering, men det er ikke tatt i bruk hos Undervisningsbygg per dags dato. Leverandørene må bekrefte at de kan ta i bruk elektronisk faktura når dette blir gjort gjeldende for Undervisningsbygg. Les mer om inngående e-faktura her: 5 Miljø Leverandøren skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger innenfor sitt fagfelt. Forhold som påvirker miljøet ved valg av fremgangsmåte, materialer og løsninger skal kunne vurderes. Konkurransegrunnlag Side 8 av 8