2 Orientering om prosjektet

Transkript

1 2 Orientering om prosjektet 2.1 Rammeavtalens omfang Undervisningsbygg skal inngå parallelle rammeavtaler for landskapsarkitekttjenester. Undervisningsbygg har normalt byggeprosjekter på rundt 50 skoleanlegg per år. Det årlige investeringsbudsjettet for 2012 er på ca 2,9 milliarder kroner. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Det vil bli inngått 4-6 parallelle rammeavtaler for landskapsarkitekt. Basert på erfaringstall og planer vil vi anslå at de totale kostnadene for landskapsarkitekttjenester vil være på ca kr 20 millioner over 4 år. Rammeavtalen er områdemessig begrenset til våre eiendommer i Oslo. Undervisningsbyggs prosjekter er mangeartede og varierende i omfang, varighet og kostnad. Det legges opp til 2 års rammeavtale, med opsjon på forlengelse i 1 år + 1 år på de opprinnelige avtalevilkår. Planlagt oppstart for kontrakten er juni Dersom et enkeltoppdrag eller oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at de valgte leverandørene ikke kan tilby ønsket kapasitet, vil oppdraget bli lyst ut i henhold til anskaffelsesregelverket. Videre forbeholder Undervisningsbygg seg retten til å konkurranseutsette landskapsoppdrag for prosjekter med en antatt kostnadsramme større enn kr 100 millioner. 2.2 Om Undervisningsbyggs prosjekter og organisering av disse Undervisningsbygg har to produksjonsavdelinger: Prosjektavdelingen og Eiendomsavdelingen. Utdanningsetaten er vår kunde samt de enkelte skolene. Det er hovedsakelig Prosjektavdelingen som vil ha behov for landskapsarkitekttjenester, men også enkelte prosjekter på Eiendomsavdelingen vil ha behov for landskapsarkitekttjenester. Seksjon for prosjektutvikling i Prosjektavdelingen har som hovedoppgaver å utvikle mulighetsstudier, byggeprogram, skisseprosjekt og forprosjekt for konkrete skoleanlegg samt planlegge undervisningslokaler i Oslo på et overordnet nivå. Som oftest skjer dette med utgangspunkt i bestilling fra Utdanningsetaten. Prosjektutviklingsseksjonen skal også sørge for at Utdanningsetatens pedagogiske premisser ligger til grunn for planlegging og gjennomføring av prosjektene. Seksjonen for totalprosjekter I,II og III har ansvaret for gjennomføringen av Undervisningsbyggs investeringsprosjekter; nye skolebygg og totalrehabiliteringer. Mens seksjon for rehabiliteringsprosjekter I og II har ansvaret for klimaskjermprosjekter, ventilasjons- og sanitærprosjekter, delrehabiliteringer og mindre ombygginger. Prosjektporteføljen er variert og består av både små og store prosjekter. Konkurransegrunnlag Side 1 av 8

2 Det er et mål å lage gode skoleanlegg tilpasset elevtall, pedagogiske prinsipper, beliggenhet og økonomiske rammer. De fleste prosjektene er i størrelsesorden 50 til m2. Oppdragene er utfordrende og mangesidige i et samarbeidsmiljø som i tillegg til skole også kan trekke inn andre kommunale funksjoner (for eksempel barnehage), samt idrett og lokalmiljø. Undervisningsbyggs prosjekter er underlagt Oslo kommunes kvalitetssikringsregime etter modell fra Statens kvalitetssikringsregimet for store prosjekter. Nedenfor beskrives hvilke faser Undervisningsbygg deler inn byggeprosjektene i. Fasene er beskrevet på et overordnet nivå og skal illustrere gangen i et prosjekt fra start til slutt. Prosjekter som omfatter nybygg av skoler og de store rehabiliteringsprosjektene starter i prosjektutviklingsseksjonen og gjennomføres av totalprosjektseksjonene. Øvrige rehabiliteringsprosjekter starter skissefasen i Rehabiliteringsseksjonene. Mulighetsstudium Til grunn for et mulighetsstudium foreligger en bestilling fra Utdanningsetaten på et nytt skoleanlegg eller utvidelse av en eksisterende skole for et gitt elevtall. Bestillingen er basert på skolebehovsplanen (rulleres annet hvert år) og bystyrets budsjettvedtak. I denne fasen kontraheres arkitekt og det blir utredet ett eller flere grep som kan realisere bestillingen. Eventuelle behov for omregulering av tomt blir også klarlagt i denne fasen. Forprosjekt Etter at mulighetsstudiet er levert Utdanningsetaten og evaluert der, bestiller Utdanningsetaten forprosjekt av Undervisningsbygg. Forprosjektet innledes med en programmerings-/ skissefase. Byggeprogrammet tar for seg mål, visjoner, rammebetingelser, pedagogisk plattform, brukskrav og arealkrav for det nye skoleanlegget. Programmeringen basers på Utdanningsetatens standardprogram Bygg for læring og Krav og forventninger til skoleanlegg. Konkurransegrunnlag Side 2 av 8

3 I programmeringsfasen etableres en brukergruppe med representanter fra skolens personale. Sammen med Utdanningsetaten, Undervisningsbygg og arkitekt diskuterer brukergrupper alle punktene i byggeprogrammet og skisserer prinsippløsning. Det blir også utarbeidet areal- og sambruksskjema. Prosjektleder (innleid, eller fra egen stab) engasjeres normalt ved oppstart av forprosjekt. Når prinsippskisse og arealrammer er godkjent går prosjektet videre med fullstendig forprosjektering. Landskapsarkitekt og andre tekniske rådgivere (prosjekteringsgruppe) blir kontrahert. I forprosjektet blir skoleanlegget tegnet ut med plan-, snitt- og fasadetegninger. Omfanget av prosjekteringen kan variere med valgt entrepriseform. På bakgrunn av forprosjektet utarbeides et styringsdokument som behandles i KS2 (kvalitetssikring 2 i byrådsavdeling finans), prosjektet fremmes så for styret i Undervisningsbygg for vedtak. I styringsdokumentet angis det en kostnadsramme for prosjektet på bakgrunn av en usikkerhetsanalyse. I styringsdokumentet blir entreprisemodell og anskaffelsesstrategi skissert og anbefalt. Med utgangspunkt i kostnadsrammen utarbeides en husleieavtale. Når denne signeres av Utdanningsetaten overføres prosjektets eierskap fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg. På dette tidspunkt kan det også være aktuelt med anbudsutsendelse for kontrahering av entreprenør, dersom byggingen skal gjennomføres etter en totalentreprisemodell. Detaljprosjektering (utarbeidelse av anbudsdokumenter) og kontrahering av entreprenør Avhengig av valgt entrepriseform kan prosjektet gå videre i detaljprosjektering hos Undervisningsbygg. I detaljprosjekteringsfasen blir tegninger og beskrivelser for prosjektet utarbeidet i detalj og anbudspapirer for utførelse av byggearbeidene ferdigstilles. Før dokumentene legges ut på anbud foretas en uavhengig kontroll av materialet (tredjepartskontroll) som skal sikre at tegninger og dokumenter er tilstrekkelig detaljerte og samstemte. På dette tidspunktet kontraheres vanligvis byggeleder. Bygging/gjennomføringsfasen Før bygging må alle nødvendige tillatelser fra myndighetene være gitt. Byggeprosjekter på eksisterende skoler krever ofte at det settes opp midlertidige paviljonger som elever og lærere flytter inn i under byggearbeidene. Alternativt utføres arbeidene mens skolen er i drift. Det stilles svært strenge krav til SHA. Det avholdes faste byggemøter med byggherrens representanter og entreprenør og andre særmøter. Avviksog endringsmeldinger håndteres. For tekniske anlegg er det normalt en prøvedriftsfase. Overtakelse Når bygget er ferdigstilt og det tekniske anlegget er testet og akseptert (etter prøvedrift) overtar Undervisningsbygg bygget fra entreprenørene. Løst inventar, gardiner og annet utstyr settes på plass. Feil og mangler utbedres og økonomisk sluttoppgjør settes opp. Reklamasjonsfase (garantiperiode) Reklamasjonsbefaring avholdes en gang i året i reklamasjonsfasen. Oppfølging av eventuelle feil og mangler. Garantier nedtrappes. Prosjekter i eiendomsavdelingen Prosjektene på eiendomsavdelingen er mange men mindre i omfang og dreier seg stort sett om reparasjoner, verdibevarende vedlikehold og mindre rehabiliteringer. I tillegg gjennomføres enkelte formålsprosjekter i eiendomsavdelingen, for eksempel utfasing av oljefyrer, handikaptiltak, prosjekter i forbindelse med universell uforming etc. Disse prosjektene følger imidlertid ikke fasene nevnt over. Byggeledelse kontraheres normalt i god tid før byggearbeidene starter. Konkurransegrunnlag Side 3 av 8

4 For mindre rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter kan det være aktuelt å tildele flere mindre prosjekter samlet (i portefølje) som et oppdrag. 2.3 Øvrige oppdrag rammeavtalen omfatter Nedenfor følger en oversikt over oppdrag som også kan bli aktuelle innenfor rammeavtale Tilstandsvurdering Tilstandsanalyser utføres som grunnlag for ulike faser i et prosjekt som beskrevet over. Denne skal gjennomføres i henhold til Undervisningsbyggs metodikk for tilstandsanalyser definert i boken Kravspesifikasjonen 2009, Drift og vedlikehold Uavhengig kontroll i henhold til Plan- og bygningslov (plbl.) For prosjekter i tiltaksklasse 3 kan det være nødvendig å gjennomføre uavhengig kontroll i henhold til Planog bygningslov (plbl.) Tredjepartskontroll (kvalitetskontroll) For å kvalitetssikre at kravene stilt i prosjektene av Undervisningsbygg og dets leietakere er oppfylt i prosjekteringen kan det være ønskelig å gjennomføre en tredjepartskontroll. En tredjepartskontroll skal avdekke eventuelle feil og mangler ved prosjektet og kritiske forhold i det enkelte prosjekt. For større prosjekter skal det alltid etableres en ekstern gruppe som kontrollerer prosjekteringsmaterialet. Deretter avholdes et møte med både prosjekteringsgruppa og tredjepartskontrollgruppen, der hele materialet og funn gjennomgås. Ansvar for opprettig og oppfølging plasseres og det gis frist for utbedring. Tredjepartskontroll skal utføres i henhold til oppdragsgivers enhver tid gjeldende prosedyre. De nåværende prosedyrer følger i vedlegg 7 og Usikkerhetsanalyser Rådgiveren skal utarbeide kalkyle for sitt fag og delta i prosessen for utarbeidelse av usikkerhetsanalyse i henhold til oppdragsgivers til enhver tid gjeldende prosedyre. Den nåværende prosedyre følger i vedlegg Enøkanalyse, livssykluskostnader Disse leveransene skal utføres i henhold til kravene i boken Kravspesifikasjonen, Livssykluskostnader FDV-dokumentasjon Det skal utarbeides og stilles krav til FDV dokumentasjon i henhold til kravene stilt i boken Kravspesifikasjonen 2009, Drift og vedlikehold. Disse kravene omfatter blant annet, driftsplaner, vedlikeholdsplaner, serviceavtaler, FDV dokumentasjon, tegninger (dak manual) SØK, reguleringsplan, rammesøknad, melding, igangsettingstillatelse, søknad om ansvarsrett, midlertidig brukstillatelse, ferdigattest Ansvarlig søker skal på vegne av Undervisningsbygg søke om overnevnte i henhold til kravene i plan- og bygningsloven og forskrift om godkjenning av foretak. Til regulering hører konsekvensutredninger i henhold til plan og bygningslovens bestemmelser og tilhørende forskrifter og retningslinjer samt annet planfaglig arbeid AMU Ansvarlig søker skal på vegne av Undervisningsbygg sine leietakere utarbeide grunnlag for søknad til arbeidsmiljøutvalg, jf. krav boken Krav og forventninger Konkurransegrunnlag Side 4 av 8

5 2.3.9 Bydelsoverlegen, forskrift om miljørettet helsevern Ansvarlig søker skal på vegne av Undervisningsbygg sine leietakere utarbeide grunnlag for søknad til bydelsoverlegen, jf. krav boken Krav og forventninger Arbeidstilsynet, arbeidsmiljøloven paragraf 18.9 Ansvarlig søker skal på vegne av Undervisningsbygg sine leietakere utarbeide grunnlag for søknad til Arbeidstilsynet, jf. krav boken Krav og forventninger. 2.4 Avgrensning mot andre typer oppdrag og avtaler Undervisningsbygg forbeholder seg retten til å unnta prosjekter som faller innenfor et av følgende kriterier: - Prosjekter hvor Undervisningsbygg arrangerer arkitekt-, design- eller prosjektkonkurranser, eller annen form for konkurranser der pris og kvalifikasjoner på rådgivertjenester ikke er hovedkriterier for valg av tilbyder. - Prosjektet er besluttet å gjennomføres som en OPS-kontrakt, samspillskontrakt, kontrakt med partnering eller tilsvarende. Undervisningsbygg har separat rammeavtale for arkitekttjenester, tekniske rådgivere, byggeledelse og prosjektledelse. Denne anskaffelsen omfatter ikke denne type oppdrag. 2.5 Honorarbudsjett Det utarbeides en omforent prosjektbeskrivelse som tilpasser ytelser og organisering for det enkelte oppdrag. Det utarbeides et foreløpig honorarbudsjett for alle fasene i oppdraget ved tildeling av det enkelte oppdrag, slik at det antatte omfang kan fastslås. Oppdrag utføres etter medgått tid (med unntak av minikonkurranse med fastpris, jf. punkt 2.9.2), med et avtalt honorarbudsjett. Til prosjektbeskrivelsen utarbeides det derfor et tilhørende honorarbudsjett. Før nye faser påbegynnes, avtales en ny prosjektbeskrivelse med et endelig honorarbudsjett for denne fasen. Honorarbudsjettet skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers prosjektbeskrivelse. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i prosjektbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honorarbudsjettet. Oppdragsgiver understreker at honorarbudsjettet ansees som økonomiske ramme for gjennomføringen av landskapstjenesteoppdraget. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved Undervisningsbygg, skal avtales særskilt i hvert enkelt tilfelle. Slike avtaler skal behandles i henhold til kontraktsbestemmelsene. Oppdragsgiver kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Oppretting av feil og mangler i prosjektmaterialet, som skyldes leverandørens tidligere arbeider skal skje uten kostnad for Undervisningsbygg. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges fakturaene. Timelister føres i oppdragsgivers til enhver tid gjeldende mal for timeliste eller tilsvarende format, med tilsvarende detaljeringsgrad. Konkurransegrunnlag Side 5 av 8

6 2.6 Generelt om oppdraget Leverandøren skal innenfor hver av de angitte faser planlegge, utføre og dokumentere de ytelser som er beskrevet i prosjektbeskrivelsen. De angitte ytelser er retningsgivende for den totale ytelsen i hver fase. Andre relevante ytelser vil kunne inngå, selv om de ikke er spesifisert. Leverandøren skal stille til rådighet det personell og den kompetanse som er nødvendig for å utføre ytelsene på en tilfredsstillende måte og innenfor de fastsatte tidsfrister og økonomiske rammer. Oppdragsgiver legger til grunn at kontraktens bestemmelser vedrørende oppdragets organisering og utføring følges. Alle parter skal tenke helhetlig for å få gjennomført prosjektet innenfor de gitte rammer for tid, kostnad og kvalitet. En god samarbeidsånd i alle ledd er derfor essensiell. Eventuelle aktiviteter, (utarbeidelse av supplerende tegninger, redegjørelser etc.) som er nødvendige for at samtlige deltakere i prosjektet skal kunne få en klar oppfattelse av det ferdige prosjekt skal inngå i oppdraget, selv om slike aktiviteter ikke er spesifisert. Leverandøren skal gjennom hele kontraktsperioden gi Undervisningsbygg råd og forslag til løsninger. Leverandøren har en umiddelbar varslingsplikt såfremt de får kjennskap til forhold som kan medføre avvik fra de krav som er stillet til ytelser og prosjektmaterialets innhold Miljø Leverandøren skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger, slik at forhold ved valg av materialer og løsninger som påvirker miljø og inneklima kan vurderes. For øvrig vises det til miljøkrav som er stilt i oppdragsgivers krav i kravspesifikasjonen. 2.7 Pålagte gruppekontrakter Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å opprette pålagte gruppekontrakter basert på denne rammeavtalen. Dette gjelder oppdrag og prosjekter hvor en prosjekteringsgruppe bemannes med rådgivere fra flere av oppdragsgivers avtaler. Utøving av gruppekontraktsbestemmelsen vil avgjøres samtidig med at prosjekteringsgruppen bemannes med rådgivere fra flere avtaler enn denne rammeavtalen. Se for øvrig Kontraktens punkt 6. I tilfeller hvor rådgivergruppen skal løse oppdraget i en pålagt gruppekontrakt, skal rådgivergruppen beskrive grensesnittet mellom de enkelte fag under punktet organisering i henhold til Krav til prosjekteringsgruppen. 2.8 Ytelses- og oppdragsbeskrivelse Kravspesifikasjon Til grunn for alle Undervisningsbyggs prosjekter ligger Kravspesifikasjon 2009, et kriteriesett som skal sikre korrekt omfang og enhetlig kvalitet på Undervisningsbygg og Utdanningsetatens bygningsmasse. Kravspesifikasjonen ligger i sin helhet på Undervisningsbyggs internettsider: Det arbeides nå med en felles kravspesifikasjon for Oslo kommune som også skal legges til grunn for Undervisningsbyggs prosjekter. Les mer om denne her: Konkurransegrunnlag Side 6 av 8

7 2.9 Tildeling av oppdrag (avrop) Det vil bli gjort avrop på rammeavtalen for hvert prosjekt. Hvert avrop omfatter alle arbeidene i prosjektet som denne rammeavtalen omfatter. Prosjektets inndeling i faser gjelder som opsjoner for en og en fase/funksjon. Faser og omfang vil kunne variere fra prosjekt til prosjekt og det vises til fremstillingen over Tildeling etter rekkefølge oppdrag under kr ,- eks mva Oppdrag med en estimert kostnadsramme under kr ,- vil som utgangspunkt bli tildelt i rekkefølge. Rekkefølgen tar utgangspunkt i tilbudenes rangering i anbudskonkurransen; tilbyder som blir rangert som nummer en tildeles det første oppdraget osv. Leverandør som ikke kan bekrefte at de kan tilby ønsket oppdrag innen 5 dager etter at Oppdragsgiver har tatt kontakt vil kunne miste sin rett til å få tildelt det spesifikke oppdraget. Oppdraget går i så tilfelle til neste firma i oppdragskøen Minikonkurranse oppdrag over kr ,- eks mva For oppdrag med estimert kostnad over kr ,- kroner skal Oppdragsgiver arrangere minikonkurranse blant de allerede valgte leverandørene. Dersom oppdragets art og omfang tillater det kan det avtales fast pris for landskapsarkitekt oppdrag. Pris blir da et tildelingskriterium i minikonkurranse. Alle leverandørene inviteres til å levere tilbud i minikonkurransen. Den enkelte leverandør er ikke forpliktet til å levere tilbud. For denne delen av anskaffelsen vil ikke alle vilkårene for utførelsen av det enkelte oppdrag være fastsatt i rammeavtalen. Det kan som nevnt være aktuelt at oppdrag skal utføres etter fast pris. Aktuelle tildelingskriterier i minikonkurransene er: Tilbudte kandidat(er)s kompetanse og egnethet for det aktuelle prosjekt Kapasitet/ leveringsdyktighet/mobiliseringstid Pris (kun dersom fast pris er aktuelt) Alle tildelingskriteriene vil ikke nødvendigvis benyttes i hver minikonkurranse. Det vil fremgå av den enkelte minikonkurransen hvilke tildelingskriterier som vektlegges. Minikonkurransen gjennomføres ved at leverandørene oversendes et konkurransegrunnlag som angir konkurransereglene, oppdragsbeskrivelsen og prisskjema. Konkurransegrunnlaget oversendes til den e- postadresse som leverandøren har oppgitt som konkurransepostkasse i kontrakten. Oppdragsgiver skal gi leverandørene rimelig tid til å levere tilbud og fristen oppgis i konkurransegrunnlaget for minikonkurransen. Oppdragsgiver skal minimum gi leverandørene 5 kalenderdager på å levere tilbud. Leverandøren skal kostnadsfritt utarbeide et tilbud, som skal være tilstrekkelig som grunnlag for bestilling av oppdraget. Leverandørene behøver ikke å levere samme dokumentasjon som for rammeavtalen på nytt i minikonkurransen, men kun forholde seg til minikonkurransegrunnlaget og de krav som stilles i det. Tilbud fra leverandørene i minikonkurransen leveres skriftlig i resepsjonen til Undervisningsbygg innen tilbudsfristen eller sendes med post. Kundesenteret er åpent fra kl 08:00 15:30. Tilbudet skal være mottatt av Undervisningsbygg innen tilbudsfristen for å være levert til riktig tid. Tilbud kan ikke leveres på e-post. Konkurransegrunnlag Side 7 av 8

8 Viser det seg at tilbudene i minikonkurransen går ut over budsjetterte midler for det enkelte prosjekt, kan minikonkurransen avlyses. Leverandører som leverer tilbud i minikonkurranse vil motta en skriftlig orientering om hvilken leverandør som tildeles oppdraget. Mal inntatt som vedlegg 6 benyttes ved gjennomføring av minikonkurranse. Oslo kommune har utviklet en elektronisk anskaffelsesportal hvor alle anbud og minikonkurranser kunngjøres. Portalen vil fungere slik at alle leverandører det inngås rammeavtale med vil bli lagt inn i adresseregisteret til minikonkurranseportalen og deretter automatisk motta melding om hver ny minikonkurranse som legges ut på portalen. Alle minikonkurransegrunnlag vil være tilgjengelig elektronisk på minikonkurranseportalen for de leverandører det inngås rammeavtale med. Systemet er ikke operativt på det nåværende tidspunktet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta i bruk dette systemet på et senere tidspunkt. Oppdragsgiver skal varsle leverandørene før den elektroniske anskaffelsesportalen tas i bruk Bestilling av oppdrag Etter at leverandør er valgt utarbeides prosjektspesifikk oppdrags- og honorarbeskrivelse tilpasset ytelser og organisering for det enkelte prosjekt, med en avtalt honorarramme basert på tilbudte timepriser eller fast pris. Normalt vil det i forbindelse med dette avholdes et oppstartsmøte med Undervisningsbyggs prosjektleder der vesentlige forhold med oppdraget gjennomgås. Dette vurderes avhengig av prosjektet størrelse og kompleksitet. Undervisningsbygg sender deretter bestilling i henhold til prosjektspesifikk oppdrags- og honorarbeskrivelse jf. mal inntatt i vedlegg Elektronisk faktura Oslo kommune har besluttet å ta i bruk elektronisk fakturering, men det er ikke tatt i bruk hos Undervisningsbygg per dags dato. Leverandørene må bekrefte at de kan ta i bruk elektronisk faktura når dette blir gjort gjeldende for Undervisningsbygg. Les mer om inngående e-faktura her: Konkurransegrunnlag Side 8 av 8