2 Orientering om rammeavtalen

Transkript

1 2 Orientering om rammeavtalen 2.1 Generelt om Undervisningsbygg Undervisningsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak eid av Oslo kommune som skal utvikle, bygge, drifte og vedlikeholde skolebygg. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med cirka 1,3 millioner kvadratmeter fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Cirka elever og ansatte bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler. Undervisningsbygg har normalt prosjekter pågående på rundt 70 skoleanlegg per år. Investeringsbudsjettet for 2013 er på ca. 3 milliarder kroner, og er estimert til ca. 10 milliarder kroner over de neste fire årene. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: Rammeavtalens art og omfang I forbindelse med nye regler i plan- og bygningsloven fra har Undervisningsbygg behov for en rammeavtale for uavhengig kontroll. Den uavhengige kontrollen skal utføres i henhold til reglene om uavhengig kontroll i plan- og bygningsloven, og den skal dekke de til enhver tid gjeldende kontrollområder. Rammeavtalen skal også dekke kontroll av andre kontrollområder, ut over det som kreves i plan- og bygningsloven, der dette ønskes av Undervisningsbygg. Dette vil i så fall bli nærmere beskrevet i det enkelte oppdrag. Rammeavtalen har en forventet omsetning på totalt ca. 19 MNOK over fire år. Det presiseres at dette kun er et estimat. Størrelsen på de enkelte oppdrag vil variere. Rammeavtalen vil ha en varighet på 1 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i 1 år + 1 år + 1 år på de opprinnelige avtalevilkår. Det vil bli inngått 7-10 parallelle rammeavtaler for å dekke oppdragsgivers behov for uavhengig kontroll og andre kontrolloppdrag, såfremt konkurransen gir grunnlag for det. Planlagt oppstart er februar Rammeavtalen er områdemessig begrenset til Undervisningsbyggs eiendommer i Oslo. Prosjektene varierer i art, omfang og kostnad, og inkluderer både nybygg og tiltak i eksisterende bygg. Oppdrag (avrop) tildeles enten etter rekkefølge, jf. punkt 2.6.2, eller etter gjennomført minikonkurranse jf. punkt Dersom et enkeltoppdrag eller oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at de valgte leverandørene ikke kan tilby ønsket kapasitet, vil oppdraget bli lyst ut i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å gå ut i åpen anbudskonkurranse for kontrolloppdrag med en antatt verdi over kr ,- eks. mva. 2.3 Rammeavtalens virkeområde Hovedtjenesten er uavhengig kontroll etter plan- og bygningslovens regler. Krav til hvilke ytelser som skal leveres av den uavhengige kontrolløren fremgår av den til enhver tid gjeldende plan- og bygningslov med tilhørende forskrifter, samt Direktoratet for byggkvalitet sin veileder om uavhengig kontroll. Følgende områder er relevant for Undervisningsbygg i gjeldende regelverk: Overordnet ansvar for kontroll Konkurransegrunnlag Side 1 av 6

2 Tiltaksklasse 2 og 3: - Bygningsfysikk, herunder lufttetthet - Konstruksjonssikkerhet - Geoteknikk - Brannsikkerhet Valgte tilbydere må kunne tilby tjenesten for alle tiltaksklasser og for alle områder som det kan og skal utføres kontroll på. Dette gjelder både utførelse og prosjektering. Leverandøren må ha sentral godkjenning, eller være kvalifisert til å få lokal godkjenning for alle godkjenningsområder nevnt i byggesaksforskriften Ansvarsrett for uavhengig kontroll tiltaksklasse 1, 2 og 3 innebærer at leverandøren enten har sentral godkjenning for overordnet ansvar for uavhengig kontroll, alternativt må leverandøren oppfylle kravene til lokal godkjenning. 2.4 Avgrensning Rammeavtalens oppstart er umiddelbart etter kontraktsignering. Det avgrenses mot allerede påbegynte oppdrag, og mot oppdrag som er utlyst eller bestilt ved kontraktsignering. Denne rammeavtalen omfatter ikke ytelsene som inngår i: - Rammeavtale for arkitekttjenester, interiørarkitekter, prosjekteringsgruppeleder og tilgrensende oppgaver i store byggeprosjekter - Rammeavtale for prosjekteringsytelser fra rådgivende ingeniører, prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensede oppgaver i store byggeprosjekter - Rammeavtale for arkitekttjenester og prosjekteringsytelser med prosjekteringsgruppeledelse og tilgrensende oppgaver i små byggeprosjekter - Rammeavtale for landskapsarkitekttjenester - Rammeavtale for byggeledelse - Rammeavtale for prosjektledelse 2.5 Gjennomføring av kontrollen Undervisningsbygg forutsetter at leverandøren følger de til enhver tid gjeldende bestemmelser og fortolkninger for gjennomføringen av kontrollen, se blant annet veileder for uavhengig kontroll utgitt av Direktoratet for byggkvalitet. Undervisningsbygg vil i forbindelse med de enkelte avrop kunne bestemme nærmere fremgangsmåter for kontrollen, jf. Prosjektspesifikk ytelsesbeskrivelse og honorarbeskrivelse i vedlegg 6. Leverandøren skal ha kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalte frister. Der oppstartstidspunkt og tid for ferdigstillelse ikke er angitt gjelder kontraktens krav til rasjonell fremdrift jf. kontrakten punkt 11 og NS 8404 punkt 7. For øvrig forutsettes det at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på arbeidsstedet. 2.6 Tildeling av oppdrag (avrop) Avrop på rammeavtalen Oppdrag tildeles etter rekkefølge, eller etter minikonkurranse mellom leverandørene i rammeavtalen. Alle oppdrag med en antatt verdi på kr ,- eller mindre tildeles etter rekkefølge. Alle oppdrag med en antatt verdi over kr ,- skal tildeles etter gjennomført minikonkurranse. Oppdrag som prises med fastpris skal også tildeles etter gjennomført minikonkurranse. Resterende oppdrag tildeles etter rekkefølge i tråd med fremgangsmåten angitt i punkt 6.2. Konkurransegrunnlag Side 2 av 6

3 2.6.2 Tildeling etter rekkefølge Oppdrag som tildeles etter rekkefølge tar utgangspunkt i tilbudenes rangering i anbudskonkurransen; tilbyderen som blir rangert som nummer én i tildeles det første oppdraget, tilbyderen som blir rangert som nummer to tildeles det neste oppdraget, osv. En leverandør som bekrefter at de ikke påtar seg oppdraget, eller ikke kan bekrefte at de kan tilby ønskede kontrolltjenester innen 5 dager etter at oppdragsgiver har tatt kontakt, mister sin rett til det spesifikke oppdraget. I slike tilfeller plasseres leverandøren i rekkefølgen som om leverandøren ble tildelt oppdraget, og neste firma i oppdragskøen gis mulighet til å påta seg oppdraget Gjennomføring av minikonkurranse For oppdrag med antatt kostnad over kr ,- eks. mva. skal Undervisningsbygg arrangere minikonkurranse blant leverandørene som har rammeavtale. For akutte oppdrag vil det ikke bli arrangert minikonkurranse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde minikonkurranse for oppdrag med en antatt verdi under kr ,- eks mva. Når det arrangeres minikonkurranse inviteres alle leverandørene til å inngi tilbud. Den enkelte leverandør er ikke forpliktet til å levere tilbud. For denne type oppdrag vil ikke alle vilkårene for utførelsen være fastsatt i rammeavtalen. Vilkårene spesifiseres derfor i minikonkurransegrunnlaget. Oppdraget tildeles med utgangspunkt i ett eller flere av følgende tildelingskriterier: Tilbudte kandidat(er)s kompetanse og egnethet for det aktuelle prosjekt Kapasitet/leveringsdyktighet/mobiliseringstid Oppgaveforståelse Fastpris Alle tildelingskriteriene vil ikke nødvendigvis benyttes i hver minikonkurranse. Det vil fremgå av den enkelte minikonkurransen hvilke, og hvor mye hvert tildelingskriterium vektlegges. Det kan arrangeres minikonkurranser basert på honorering etter medgått tid, slik at rammeavtalens priser legges til grunn. I disse tilfelle vil ikke pris være tildelingskriterium i minikonkurransen. Minikonkurransen gjennomføres ved at leverandørene oversendes et minikonkurransegrunnlag bestående av Mal for minikonkurranse, jf. vedlegg 5, som angir konkurransereglene, samt en oppdragsbeskrivelse og et prisskjema. Minikonkurransegrunnlaget oversendes til den e-postadresse som leverandøren har oppgitt som kontaktadresse i kontrakten. Oppdragsgiver skal gi leverandørene rimelig tid til å levere tilbud og fristen oppgis i det enkelte minikonkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver skal gi leverandørene minimum 7 kalenderdager på å levere tilbud, og ikke mindre enn 14 kalenderdager hvor vederlaget prises som fastpris. Leverandøren skal kostnadsfritt utarbeide et tilbud, som skal være tilstrekkelig som grunnlag for bestilling av oppdraget. Leverandørene behøver ikke å levere den samme dokumentasjon for minikonkurranser som for rammeavtalen. Tilbud fra leverandørene i minikonkurransen leveres skriftlig i resepsjonen til Undervisningsbygg innen tilbudsfristen eller sendes med post. Tilbudet skal være mottatt av Undervisningsbygg innen tilbudsfristen for å være levert til riktig tid. Tilbud kan ikke leveres på e-post. Viser det seg at tilbudene i minikonkurransen går ut over budsjetterte midler for det enkelte prosjekt, kan minikonkurransen avlyses. Når leverandør er valgt vil samtlige leverandører som har levert tilbud i minikonkurranse motta en kort redegjørelse for valg av leverandør. Konkurransegrunnlag Side 3 av 6

4 Oppdrag som tildeles etter minikonkurranse registreres som et tildelt oppdrag for leverandøren, og dette får betydning for oppdrag som tildeles etter rekkefølge Vederlag for oppdrag Uavhengig av avropsform; etter at leverandør er valgt skal det utarbeides en omforent, prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse som tilpasser ytelser og organisering for det enkelte oppdrag, jf. mal for prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse i vedlegg 6. Prisene følger av kontrollørens prisskjema. Oppdrag utføres enten etter medgått tid med et avtalt honorarbudsjett, eller etter medgått tid med et honorartak, basert på de tilbudte timepriser. Øvrige oppdrag utføres til en fastpris. Oppdrag utføres etter medgått tid med et avtalt honorarbudsjett, eller etter medgått tid med et avtalt honorartak. Kontrolløren skal i samarbeid med oppdragsgiveren utarbeide et budsjett/tak for honorar og utgiftsdekninger for oppdraget. Budsjettet/taket skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers prosjektspesifikke ytelses- og honorarbeskrivelse. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i ytelses- og honorarbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honoraret. For oppdrag som utføres etter medgått tid med et avtalt honorarbudsjett, gjelder følgende: Kontrolløren skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren hvis det er grunn til å anta at budsjettet vil bli overskredet. Oppdragsgiveren skal uten ugrunnet opphold ta stilling til varselet. Overskridelser som ikke er varslet til oppdragsgiveren, gir ikke grunnlag for krav for økt honorar. For oppdrag som utføres etter medgått tid med et avtalt honorartak, gjelder følgende: Det avtalte honorartaket er et øvre tak for oppdraget og kontrolløren skal tilrettelegge utførelsen av oppdraget slik at disse grensene overholdes. Justering av honorartaket skal skje i samsvar med bestemmelsene i NS 8404 punkt 7 og 8, se for øvrig kontrakten punkt 17. Eventuelle endringer avtales særskilt, hvor et justert honorarbudsjett/-tak fremgår. Oppdragsgiver kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll Bestilling av oppdrag Etter at den prosjektspesifikke ytelsesbeskrivelsen og honorarbeskrivelsen er signert, sender Undervisningsbygg en bestilling i henhold til det avtalte. Opsjoner for utførelse av senere faser i prosjektet bestilles med egen prosjektspesifikk ytelses- og honorarbeskrivelse hvor det endelige honorarbudsjett eller honorartak for den enkelte fasen fremgår. Undervisningsbygg sender deretter en bestilling i henhold til det avtalte. 2.7 Undervisningsbyggs organisering Undervisningsbygg er organisert med to produksjonsavdelinger: Prosjektavdelingen og Eiendomsavdelingen. Undervisningsbyggs organisasjonskart er slik: Konkurransegrunnlag Side 4 av 6

5 Adm. dir Økonomi Innkjøp/juridisk Organisasjon Kommunikasjon Prosjekt Eiendom Rådgivning Utvikling Forvaltning Drift og vedlikehold Utbygging 1 Utbygging 2 Energi og miljø Eiendomstjenester Utbygging 3 Utbygging 4 Utbygging 5 Utbygging 6 Prosjektavdelingen er ansvarlig for utvikling, prosjektering og gjennomføring av Undervisningsbyggs investeringsprosjekter. Dette om fatter både nye skolebygg, totalrehabiliteringer, delrehabiliteringer og ombygginger. Prosjektporteføljen er derfor variert og består både av små og store prosjekter. Prosjektene på eiendomsavdelingen er mange, men mindre i omfang og dreier seg stort sett om reparasjoner, verdibevarende vedlikehold og mindre rehabiliteringer. I tillegg gjennomføres enkelte formålsprosjekter i eiendomsavdelingen, for eksempel utfasing av oljefyrer, prosjekter i forbindelse med universell utforming etc. 2.8 Oppdrag i rammeavtalen Det er et mål å lage gode skoleanlegg tilpasset elevtall, pedagogiske prinsipper, beliggenhet og økonomiske rammer. Bygningsmessige og tekniske løsninger skal være solide, enkle, billige og miljøriktige, og mest mulig basert på løsninger og standardisering i Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune 2012, se I omfang kan byggeprosjektene variere fra m2 til m² og entreprisekostnad varier fra kr ,- til 600 MNOK. Størstedelen av oppdragene er tiltak i eksisterende bygg, hvilket omfatter store totalrehabiliteringer, klimaskjermprosjekter, mindre rehabiliteringer og reparasjon eller vedlikehold. Flere av byggeprosjektene omfatter også tilbygg eller nybygg, og midlertidige bygg (moduler/paviljonger). Videre er mange av prosjektene teknisk kompliserte. En del av bygningsmassen er dessuten av antikvarisk art. Prosjektene vil kunne ha ulik organisering og entreprise- og kontraktsform. Siden det er lite erfaring med praktiseringen av det nye regelverket om uavhengig kontroll forbeholder Undervisningsbygg seg rett til å endre og utvide ytelsesomfanget utover det som fremgår av plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og veileder, dersom vår erfaring med praktiseringen av regelverket tilsier dette. En slik utvidelse vil i tilfelle bli presisert i hver enkelt ytelsesbeskrivelse. Undervisningsbygg forbeholder seg også retten til å kunne bestemme nærmere fremgangsmåten for kontrollen. Konkurransegrunnlag Side 5 av 6

6 2.9 Skole i drift Skolene vil ofte være i drift under det enkelte oppdraget. Leverandøren må derfor ta tilbørlig hensyn til skolens elever og ansatte. Han må også ivareta de hensyn som framgår av SHA-planen med hensyn til låserutiner, samordnet bruk av fellesområder, trafikk og parkering mm Uavhengighet Det presiseres at kontrollerende leverandør ikke kan foreta en uavhengig kontroll av sine egne arbeider, hverken av prosjektert materiale eller utførelsesarbeid. Det vises til byggesaksforskriften 14-1 om at kontrollerende foretak skal være en annen juridisk enhet enn det foretaket som utfører arbeid som skal kontrolleres. For hvert oppdrag må leverandøren bekrefte at han anser seg uavhengig av de foretak han skal kontrollere. Det er opp til Undervisningsbygg skjønn å avgjøre når kravet til uavhengighet ikke anses tilstrekkelig oppfylt. Undervisningsbygg engasjerer enkeltstående prosjekteringsfirmaer eller prosjekteringsgrupper til å forestå prosjekteringsoppdrag. Hvilke firma som har fått oppdraget vil bli opplyst i forbindelse med hvert enkelt kontrolloppdrag, slik at konflikter med hensyn til uavhengighet og inhabilitet unngås. Undervisningsbygg har til enhver tid mange ulike entrepriseoppdrag, både innen utførelsesentrepriser og totalentrepriser. Hvilket firma som har fått entrepriseoppdraget vil bli opplyst i forbindelse med hvert enkelt kontrolloppdrag, eller så snart kontrahering av entreprenør er foretatt, slik at konflikter med hensyn til uavhengighet og inhabilitet unngås. Denne rammeavtalen om uavhengig kontroll og andre kontrolloppdrag medfører ingen begrensninger for leverandørenes mulighet til å levere prosjekteringstjenester eller andre rådgivningstjenester til Undervisningsbygg. Tildeling av slike kontrakter og oppdrag vil naturlig nok medføre at leverandøren ikke kan utføre uavhengig kontroll av sine egne arbeider. Er det allerede tildelt oppdrag om uavhengig kontroll kan man ikke senere komme inn i et prosjekt på andre kontrakter som kommer i konflikt med kontrolloppdraget Miljø Leverandøren skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger innenfor sitt fagfelt. Forhold som påvirker miljøet ved valg av fremgangsmåte, materialer og løsninger skal kunne vurderes. For øvrig vises det til miljøkrav som er stilt i kravspesifikasjonen: Konkurransegrunnlag Side 6 av 6