Kravspesifikasjon prosjektledelse Vedlegg 1

Transkript

1 Kravspesifikasjon prosjektledelse Vedlegg 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Orientering om rammeavtalen Rammeavtalens art og omfang Hvem som skal bruke avtalen Om prosjektene under Virksomhetsområdet Arealutvikling Organisering av OUSs byggeprosjekter Gjennomføring av OUSs byggeprosjekter Overtakelse av bygget Drifts- og reklamasjonsfasen (garantiperiode) Om prosjektene under Virksomhetsområdet Teknisk Ytelsesbeskrivelse for prosjektledertjenester Prosjektledelse generell beskrivelse Prosjektleder i forskjellige prosjekter og faser Prosjektstøtte... 6 OUS Side i av i

3 1 Orientering om rammeavtalen 1.1 Rammeavtalens art og omfang Oslo universitetssykehus HF (OUS) skal inngå parallelle rammeavtale for prosjektledelse av byggeprosjekter. OUS ble etablert 1. januar OUS omfatter Rikshospitalet HF (sammenslått med tidligere Radiumhospitalet), Ullevål universitetssykehus HF og Aker universitetssykehus HF. I forbindelse med sammenslåingen av sykehusene foreligger det et stort behov for ombygging og nybygg. Arealutviklingsplan 2025 er styrende dokument for vurdering av behov for lokaler,arealutnyttelse, planlegging av oppgradering, ombygging og nybygg, samt for avvikling av lokaler som ikke er hensiktsmessige eller nødvendige for framtidig drift. Planen er inntatt som vedlegg 14 til konkurransedokumentene. I henhold til Arealutvilingsplanen 2025 er investeringskostnadene i perioden beregnet til 16,7 mrd kroner. Investeringsfordelingen fordelt på faser framgår av neste tabell. Faser Mill kr Fase 1 (allerede i gang) 1494 Fase Fase SUM Tidsfordelt forventet kostnadspådrag for alle faser samlet er vist i tabellen nedenfor. Forventet kostnadspådrag for rammeavtalens maksimale periode, , vil etter dette kunne utgjøre ca 7,9 mrd kroner. Kostnader til prosjektledelse kan komme til å ligge i størrelsesorden millioner kroner. Det er viktig å merke seg at dette er en rammeavtale, og OUS ikke har forpliktet seg i forhold til estimert bruk. Videre fremheves betydelige usikkerhetsmomenter i forhold til fremtidige byggeplaner, og at oppstart av prosjekter er betinget av nødvendige beslutningsvedtak og fullmakter. Det må medregnes at prosjekter vil komme til og utgå, og at styringsbildet vil endres underveis. OUS Side 1 av 6

4 OUS har noen egne ansatte prosjektledere og formålet med anskaffelsen er å øke kapasiteten vesentlig og dekke behov for bistand til ansatte prosjektledere. Det vil bli inngått 6-10 parallelle rammeavtaler for prosjektledelse. Det legges opp til 2 års rammeavtale, med opsjon på forlengelse i 1 år + 1 år på de opprinnelige avtalevilkår. Planlagt oppstart for kontrakten er januar/februar Rammeavtalen omfatter oppdrag tilknyttet våre eiendommer i Oslo og Akershus, og prosjekter i vår regi med tilknytning til oppdragsgivers virksomhet. OUS sine prosjekter er mangeartede og varierende i omfang, varighet og kostnad. Rammeavtalen skal dekke oppdragsgivers behov for prosjektledelse for hele spekteret av prosjekter. Behovet for prosjektledertjenester knytter seg til byggeprosjekter ved OUS sine eiendommer og andre prosjekter knyttet til OUS sin forvaltning og drift av eiendommene og interne prosjekter. Størstedelen av prosjektene knytter seg til byggeprosjektene. Byggeprosjektene vil variere sterkt i omfang (antall m²) og entreprisekostnad, og vil kunne ha ulik organisering og entrepriseform/kontraktsform. Det vil være rehabiliteringsprosjekter, tilbygg, nybygg, reparasjoner/vedlikehold. Videre er mange av prosjektene teknisk kompliserte og krever kompetanse fra sykehus i drift. Det er også tilknyttet vernebestemmelser til ca 30 % av dagens bygningsmasse på m². Prosjekter i tilknytning til forvaltning og drift av våre eiendommer og interne prosjekter kan væreprosjektstyring ved innføring nye systemløsninger ved eiendomsdrift eller byggeprosjekter eller inntreden i byggefaglige eller eiendomsfaglige stillinger for kortere perioder. Disse prosjektene varierer i varighet hvor noen pågår i noen måneder og andre over flere år og hvor arbeidsomfanget kan variere fra full arbeidsuke til enkelte dager i perioder. Dersom et enkeltoppdrag eller oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at de valgte leverandørene ikke kan tilby ønsket kapasitet, vil oppdraget bli lyst ut i henhold til anskaffelsesregelverket. Videre forbeholder OUS seg retten til å konkurranseutsette nybygg eller store ombygginger. Det vil da kunne lyses ut en anbudskonkurranse på prosjektet. Rammeavtaleleverandørene vil da ha mulighet til å konkurrere om disse oppdragene på det åpne markedet, på lik linje med andre tilbydere. OUS har egne rammeavtaler for byggeledelse, arkitekttjenester og teknisk rådgivning/prosjekteringsgrupper og slike oppdrag faller dermed utenfor denne rammeavtalen. 1.2 Hvem som skal bruke avtalen OUS har to virksomhetsområder som arbeider med eiendomsmassen: Virksomhetsområdet Teknisk og Virksomhetsområdet Arealutvikling. Under teknisk ligger områdene teknisk drift, vedlikehold, byggservice, tekniske tjenester og FDV-dokumentasjon. Arealutvikling er delt inn i avdeling for forvaltning og utvikling og avdeling for prosjekter. Prosjektavdelingen har ansvar for gjennomføring av nybygg, tilbygg og ombygging innenfor avtalt kvalitet, fremdrift og økonomiske ressurser. Det er hovedsakelig Prosjektavdelingen som vil ha behov for prosjektledertjenester, men OUS kan også ha behov for prosjektledertjenester under andre enheter. OUS Side 2 av 6

5 1.3 Om prosjektene under Virksomhetsområdet Arealutvikling Organisering av OUSs byggeprosjekter Større byggeprosjekter gjennomføres etter Veileder for tidligfaseplanlegger av sykehusprosjekter. Mindre prosjekter har enklere prosedyrer, men følger i hovedsak beslutningspunktene i byggesaker Gjennomføring av OUSs byggeprosjekter OUS har utformet retningslinjer for gjennomføring av byggeprosjekter. Retningslinjene styrer gjennomføringen av byggeprosjektene i OUS. Formålet med disse retningslinjene er blant annet å tydeliggjøre, på et overordnet nivå, hvordan investeringsprosjekter gjennomføres i OUS og beskrive ansvar og roller Overtakelse av bygget Når bygget er ferdigstilt og det tekniske anlegget er testet og akseptert (etter prøvedrift) overtar OUS bygget fra entreprenørene. Løst inventar, gardiner og annet utstyr settes på plass. Feil og mangler utbedres og økonomisk sluttoppgjør settes opp Drifts- og reklamasjonsfasen (garantiperiode) I hvert byggeprosjekt stilles bankgarantier slik at sykehuset ved driftsavvik i garantiperioden har reklamasjonsmulighet for feil på system og anlegg. Garantier nedtrappes og prosjektleder skal delta ved disse drifts- og garantiperiodene. 1.4 Om prosjektene under Virksomhetsområdet Teknisk Prosjektene på eiendomsavdelingen er mange, men mindre i omfang og dreier seg stort sett om reparasjoner, verdibevarende vedlikehold og mindre rehabiliteringer. I tillegg gjennomføres enkelte formålsprosjekter i eiendomsavdelingen, f eks utfasing av oljefyrer, handikaptiltak, prosjekter i forbindelse med universell uforming etc. Disse prosjektene følger imidlertid ikke fasene nevnt over. Prosjektledelse kontraheres normalt i god tid før byggearbeidene starter. For mindre rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter kan det være aktuelt å tildele flere mindre prosjekter samlet (i portefølje) som et oppdrag. 1.5 Ytelsesbeskrivelse for prosjektledertjenester Prosjektledelse generell beskrivelse Prosjektleder er OUSs daglige representant i tildelt prosjekt og har initiativplikt ovenfor alle nødvendige oppgaver i prosjektet. Prosjektleder skal framstå som den drivende kraft i prosjektene, tydeliggjøre styringsvilje og besluttsomhet, og er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. Prosjektleder skal forankre, planlegge, organisere, styre og ha kontrollansvar for den totale prosess, slik at mål og styringsparametere innfris og nås. Prosjektleder skal motivere og inspirere prosjektorganisasjonen. Det er viktig at omgivelsene opplever at sykehuset driver sine prosjekter med stor integritet. Det betyr at sykehusets etiske retningslinjer skal legges til grunn for prosjektleders holdninger og adferd (gjelder alle sykehusets ansatte i prosjektene). OUS Side 3 av 6

6 Ansvarsområder vil være planlegging og gjennomføring av prosjekter fra tildeling av prosjekt til ferdigstillelse, innenfor tildelt kostnadsramme, fastsatt tidsplan og forventet kvalitet. Fullmakt vil være i henhold til den til enhver tid gjeldende fullmaktsstruktur Prosjektleder i forskjellige prosjekter og faser. Sykehusets prosjekter varierer svært i type, størrelse og omfang. Prosjektlederrollen må derfor tilpasses til det enkelte prosjekt. Prosjektleders rolle er dessuten ulik i prosjektenes forskjellige faser. Eksempel på prosjektleders oppgaver delt inn i naturlige avsnitt for et mellomstort byggeprosjekt. Forhold til oppdragsgiver, bruker og driftsorganisasjon. Prosjektlederen ivaretar byggherrerollen på vegne av OUS. Prosjektleder sørger for at det foreligger en skriftlig oppdragbekreftelse. Prosjektleder bistår prosjekteier i kontakten med oppdragsgiver. Prosjektleder sørger for god brukermedvirkning i alle faser for å bidra til å oppnå et godt resultat og eierskap hos bruker. Prosjektleder trekker tidlig i prosjektet inn ressurser fra forvaltning og drift med hensyn til infrastruktur, slik at disse interessene blir ivaretatt gjennom hele prosjektet. Prosjektleder utarbeider styringsdokument for hele prosjektet der det framgår rammer for økonomi, tid og kvalitet. Videre bør det også framgå opplysninger om mål, strategi og organisering. Dokumentet revideres i tråd med prosjektutviklingen. Prosjektleder skal innkalle berørte fagområder som brann, stråling, hygiene og smittevern, arbeidsmiljø, IKT, renhold, portører eller nødvendige faggrupper, og bidra til at forskrifter og sykehusinterne bestemmelser blir ivaretatt. Prosjektetablering og intern organisering. Prosjektleder bistår i intern etablering av prosjektene. Herunder å få på plass nødvendige budsjetter. Prosjektleder bistår i å få prosjektet etablert i nødvendige data- og styringssystemer. Herunder regnskap og økonomisystemer, rapporteringssystemer, fremdriftsplaner, FDV-dokumentasjon med mer. Prosjektleder avklarer hvilke interne ressurser som skal trekkes inn i prosjektet og omfanget av disse. Prosjektleder planlegger den totale ressursbruken og periodiseringen av disse ressursene. Utarbeide PA- bok med styringsdokumenter. Møteleder av styringsgruppemøte og prosjektmøte med referat. Sekretærfunksjon i tiltakshavermøte Bestillerfunksjon og anskaffelser. Sørge for kontrahering av rådgivere og entreprenører. Prosjektleders bestillinger i markedet baseres på en hensiktsmessig kontraktsstrategi og et godt bestillingsunderlag. Alle bestillinger skal være skriftlige og i henhold til lover og forskrifter Oppfølging av alle kontrakter. Utlysninger av anbudskonkurranser i prosjektet i nært samarbeid med Innkjøp. Før bestillinger og anskaffelser gjøres må Innkjøpsavdelingen kontaktes for å få oversikt over OUS sine gjeldende avtaler, fullmaktsmatriser og Innkjøpsavdelingens instruks til innleide konsulenter. Prosjektleder sørger for tilstrekkelig kvalitetssikring av alt prosjektmateriale i alle faser. OUS Side 4 av 6

7 Prosjektleder må sikre at alle kontrakter har nødvendig budsjettdekning, nødvendige reserver og nødvendig avbruddklausuler. Prosjektleder sørger for verifisering av leverandørens styrings- og kvalitetssystem. Prosjektleder sørger for verifisering av leverandørenes HMS-egenerklæring og internkontrollsystemet til den som er hovedentreprenør. Prosjektleder sørger for at leverandører har tilstrekkelig forsikringer og at nødvendige bankgarantier er på plass før første utbetaling. Oppfølging, ansvar og lederskap. Sørge for nødvendige offentlige godkjenninger i enkeltprosjekter., Prosjektleder sørger for god kvalitetssikring i alle ledd og gjennomfører kontroll av leverandørenes systemer. Prosjektleder skal vise tydelig lederskap og sørge for gode prosesser i alle faser av prosjektet. Prosjektleder vurderer risiko og usikkerheter fortløpende, og sørger for nødvendige beslutninger og aksjoner til rett tid. Sørge for usikkerhetsanalyser og risikostyring. Prosjektleder sørger for at alle relevante lover og forskrifter følges. Enkelte prosjekter kan være underlagt rutiner som beskrevet i Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. Prosjektleder skal innestå for at alle kostnader som belastes prosjektet er nødvendig for å nå prosjektets mål. Prosjektleder skal sikre gode rutiner vedrørende betaling herunder faktureringsrutiner og kontroll av leverandørfakturaer mot leveranser og kontrakter. Prosjektleder sørger for at vesentlige avvik blir identifisert, dokumentert og vurdert i forhold til videre håndtering. Vesentlige avvik rapporteres i linjen via månedsrapport. Gjennomføre bestilling på endringer / tilleggsarbeider innenfor fullmaktsområdet. Prosjektleder rapporterer månedlig til eiendomsdirektør i hht rutiner fastsatt i styringsdokumentet. Befaringer etter innkalling Ivareta forhold til naboer og offentlige myndigheter. Påse at krav til HMS/SHA blir ivaretatt i prosjektering og utførelse. Prosjektavslutning. Prosjektleder planlegger og styrer gjennomføringen av en effektiv prosjektavslutning. Prosjektleder kontrollerer at forutsetninger er oppfylt. Prosjektleder sørger for at kontraktsmessige avtaler oppfylles, herunder testing, prøvedrift, sluttoppgjør med mer. Prosjektleder sørger for en god prosess i overleveringen til drift, herunder nødvendig opplæring, overlevering av FDV-underlag. Drift skal delta aktivt i denne prosessen. Prosjektleder organiserer prosjektevaluering med hensyn til erfaringstilbakeføring. Oppdragsgiver kan velge å optimalisere prosjektlederrollen med assisterende prosjektleder og/eller prosjektsekretær. Ved større prosjekter kan det bli aktuelt å etableres en større prosjektorganisasjon med flere prosjektledere med ulike ansvarsområder i prosjektet. Prosjektorganisasjonen kan bestå av en kombinasjon av innleide og fast ansatte prosjektledere. Prosjektlederoppdraget varer til prosjektet er ferdigstilt og garantitiden er utløpt, dersom ikke annet avtales. For rehabiliteringsprosjekter vil prosjektleder vanligvis tildele flere prosjekter (portefølje) og varer til prosjektene er ferdigstilt og garantitiden er gått ut, dersom ikke annet avtales. OUS Side 5 av 6

8 1.5.3 Prosjektstøtte Leverandøren skal oppgi aktuelle kandidater for støttefunksjonene assisterende prosjektleder(ass.pl) og prosjektsekretær. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge om slike støttefunksjoner skal benyttes. Ytelsen prosjektsekretær vil omfatte: Mangfoldiggjøring og utsendelse av dokumenter Loggføringer og utarbeidelse av oversikter Fremskaffe opplysninger Arkivering Assistanse ved økonomioppfølging Assistanse ved kontrahering av leverandør Referere fra møter med mer Vedkommende bør har relevant utdannelse eventuelt dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag og erfaring fra byggeprosjekter. Vedkommende bør ha formell utdannelse som sivilingeniør, ingeniør eller tilsvarende eventuelt kan erfaring fra byggeprosjekter kompensere for manglende formell kompetanse. OUS Side 6 av 6