AVTALENUMMER: xxxxxxxxxxx RAMMEAVTALE PÅ KJØP AV PROSJEKTERINGSTJENESTER FRA ARKITEKT

Transkript

1 AVTALENUMMER: xxxxxxxxxxx RAMMEAVTALE PÅ KJØP AV PROSJEKTERINGSTJENESTER FRA ARKITEKT INNGÅTT MELLOM OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF - (HERETTER KALT OPPDRAGSGIVER) (ORGANISASJONSNR/FORETAKSNUMMER) OG LEVERANDØR (HERETTER KALT LEVERANDØREN) XXXXXXXXXXXXXX... (ORGANISASJONSNR/FORETAKSNUMMER) Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse 1 LEVERANSEN GENERELLE BESTEMMELSER AVTALEBESTEMMELSER AVTALEPERIODE, OPSJON OG OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEVILKÅR PRØVETID TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHET KRAV TIL LEVERANDØREN AVROP PÅ RAMMEAVTALEN REGULERING AV AVROP PÅ RAMMEAVTALEN FORDELING AV AVROP Generelt ORDREBEKREFTELSE LEVERING AVBESTILLING KVALITETS- OG MILJØKRAV PRISER OG PRISBESTEMMELSER BETALINGSVILKÅR OG FAKTURERING KONTAKTPERSONER UNDERSKRIFT... 8 Side 2 av 9

3 1 LEVERANSEN Avtalen gjelder kjøp av prosjekteringstjenester fra arkitekt i forbindelse med byggeprosjekter og drift og vedlikeholdsprosjekter for Oslo universitetssykehus HF, som bl.a. består av: Aker Sykehus Ullevål Sykehus Rikshospitalet Radiumhospitalet 2 GENERELLE BESTEMMELSER Avtalens dokumenter består av dette dokument, samt: Tilbud med priser Mal for avropsavtale Dersom dokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rangordning: 1. Avrop på avtalen med eventuelle underlag 2. Denne avtale med vedlegg 3. Konkurransegrunnlaget med vedlegg 4. Leverandørens tilbud 2.1 Avtalebestemmelser Som avtalebestemmelser for prosjekteringstjenestene gjelder NS 8402:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid (utgave 2010). Ved minikonkurranse og fastprisavrop blant de som inngås rammeavtale med, vil det være aktuelt å benytte NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. Det kan bli aktuelt for enkelte prosjekter å tiltransportere arkitekten og de andre prosjekterende til en av entreprenørene slik at prosjektet blir en totalentreprise. Som kontraktsbestemmelser vil da NS 8407:2011 komme til anvendelse for prosjektet. I slike tilfeller vil NS8417:2011 (standardkontrakt for underentreprise) komme til anvendelse for de prosjekterende. 2.2 Avtaleperiode, Opsjon og Oppsigelse Avtaleperioden er 3 (tre) år, med ikrafttredelse xx.xx.xx. Oppdragsgiver har opsjon på 1 (ett) års forlengelse. Hvis avtalen skal forlenges, skal dette gjøres skriftlig innen utgangen av avtaleperioden. Avtalen kan sies opp skriftlig med 3 måneders varsel, ved saklig begrunnelse. 2.3 Endring av Avtalevilkår Enhver endring eller tillegg til denne avtaletekst må være skriftlig godkjent av Oppdragsgiver ved innkjøpssjef, økonomidirektør eller administrerende direktør, for å være bindende for Oppdragsgiver. Side 3 av 9

4 Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan avtalen reforhandles eller sies opp. 2.4 Prøvetid De første seks månedene er å betrakte som en prøveperiode sett fra Oppdragsgivers side. Dette gjelder bl.a. utførelseskvalitet og levering, så vel som Leverandørens kontakt og oppfølging hos Oppdragsgiver. I prøvetiden kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. 2.5 Taushetsplikt og Offentlighet Avtalen er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven 6, 1. ledd nr. 2b jf. forvaltningsloven 13, 1. ledd nr. 2. Leverandørens representanter har taushetsplikt etter Spesialisthelsetjenesteloven 6-1 Det vil si at alt de måtte få kjennskap til av pasientopplysninger ved utførelse av oppdraget etter avtalen er underlagt taushetsplikt. Overtredelse av taushetsplikten kan medføre straff etter straffeloven 121. Leverandøren plikter ved nyansettelse å sørge for at skjema for taushetsplikt ved arbeid hos Oppdragsgiver blir fylt ut av den nyansatte og oversendt kontaktpersonen hos Oppdragsgiver. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN Leverandøren er ansvarlig for å etablere kostnadseffektive og rasjonelle rutiner mellom Leverandør og Oppdragsgiver. Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Oppdragsgiver. 4 AVROP PÅ RAMMEAVTALEN Kun skriftlige avrop (bestilling) på rammeavtalen er bindende for Oppdragsgiver. 4.1 Regulering av Avrop på Rammeavtalen 4.2 Fordeling av avrop Generelt Anskaffelsen består av ulike oppdrag av svært varierende størrelse. Avrop på avtalene vil bli foretatt på ulike måter. Avrop kan inngås på følgende måte: 1. Avrop ut fra rangering i rammeavtalen 2. Avrop etter minikonkurranse I utgangspunktet skal det gjøres avrop ut fra rangeringen, men ved særlig komplekse eller særlig omfattende oppdrag vil det bli foretatt en minikonkurranse. Side 4 av 9

5 Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å be tilbyderen gi tilbud på en fast pris på oppdraget. Dersom oppdragsgiver ikke er tilfreds med fastpristilbudet, kan oppdragsgiver kreve at oppdraget likevel utføres i tråd med rammeavtalens enhetspriser. Avrop ut fra rangering i rammeavtalen, på rammeavtalens vilkår Avrop foretas fra den tilbyderen som er rangert høyest ut fra evalueringen av de tilbudte rammeavtalene. Hvilket nummer i prioritetsrekkefølgen hver enkelt tilbyder har, vil bli fastsatt på bakgrunn av hvilken tilbyder som har de økonomisk mest fordelaktige tilbudene. Når Oslo universitetssykehus HF ønsker å foreta en bestilling (et avrop) sendes det en oppdragsbeskrivelse til tilbyderen, og tilbyderen plikter da å levere i samsvar med det som følger av rammeavtalen. Dersom den aktuelle tilbyderen ikke kan levere den ytelsen Oslo Universitetssykehus HF etterspør, rettidig og i samsvar med rammeavtalen, eller ikke besvarer henvendelsen innen fastsatt tidsfrist, vil avropet bli foretatt fra den tilbyderen som har nest høyest prioritet, og så videre. Avrop etter minikonkurranse Avrop vil også kunne bli foretatt ved at det gjennomføres en minikonkurranse om tildelingen av det aktuelle oppdraget. Konkurransen om det enkelte avrop innledes ved at oppdragsgiver sender ut et forenklet konkurransegrunnlag til tilbyderene det er inngått rammeavtale med. I dette dokumentet spesifiseres oppdraget samt reglene for minikonkurransen. Oppdragsgiver vil kunne endre vektingen av tildelingskriteriene fastsatt i det opprinnelige konkurransegrunnlaget, men grunnlaget for vurdering av tilbudene skal være de samme tildelingskriteriene som i det opprinnelige konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriene er: pris kompetanse oppgavetilnærming og arbeidsmetodikk. Disse tildelingskriteriene skal vurderes konkret i forhold til oppdraget. Det vil si dersom det er spesielt viktig for oppdraget at tilbyder har erfaring fra sykehus i drift, vil dette vektlegges i større grad enn ved andre prosjekter. Den endelige vektingen vil bli oppgitt i det forenklede konkurransegrunnlaget til minikonkurransen. Det skal være fastsatt en rimelig frist for innlevering av skriftlige tilbud. Tilbudene skal gis på de samme vilkårene som er fastsatt i de respektive rammeavtaler, men det skal gis et pristilbud for oppdraget, og tilbudt kompetanse skal tilpasses det konkrete oppdrag. 4.3 Ordrebekreftelse Den avdelingen som har tatt avrop på rammeavtalen skal ha tilsendt ordrebekreftelse senest 48 timer etter at leverandøren har mottatt avrop på rammeavtale. Avropsavtalenummer skal angis i Ordrebekreftelsen. Side 5 av 9

6 4.4 Levering Levering anses å ha skjedd når oppdrag er utført, og godkjent av bestillende avdeling. Leverandøren skal føre timelister for det arbeid som er utført, og fremlegge disse for bestillende avdeling etter nærmere avtale for godkjenning. Timelistene skal påføres kvittering av bestillende avdeling. Tid for oppstart, og fremdrift for oppdraget, avtales ved hver bestilling og gjelder fra det tidspunkt Leverandøren mottar bestillingen. Leveringstidspunkt avtalt mellom Leverandøren og Oppdragsgiver er bindende. Ved ressurs- og vareknapphet skal Leverandøren gi Oppdragsgiver førsteprioritet. 4.5 Avbestilling Oppdragsgiver har rett til å avbestille gjenstående deler av oppdraget. Avbestillingen skal skje skriftlig og snarest mulig etter at beslutning om dette er tatt. Ved slik avbestilling har rådgiveren krav på betaling for den del av oppdraget som er utført. Erstatning for påregnelig tap er begrenset til fakturerbare timer i inntil 30 dager etter avbestilling. Prosjektmateriale som er betalt, har oppdragsgiveren rett til å bruke i samsvar med NS 8402 punkt Kvalitets- og Miljøkrav Oppdrag skal utføres i henhold til Oppdragsgivers krav - hvis disse er angitt. Oppdragsgivers eventuelle kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke Leverandøren for de forpliktelser Leverandøren har påtatt seg i henhold til Rammeavtalen og det enkelte avrop (bestilling). Manglende kvalitetskontroll fra Oppdragsgivers side medfører ingen reduksjon av Oppdragsgivers rettigheter. Dersom utøvelsen av oppdrag er underlagt offentlige forskrifter, kontroll og godkjenning, er det Leverandørens ansvar å sørge for at utøvelsen er i overensstemmelse med disse. Leverandøren må i sine leveranser ivareta alle lov- og forskriftsmessige miljøkrav, og i tillegg ivareta miljøhensyn med syn på utslipp til luft og byggegrunn, energieffektivisering, ved material- og produktvalg og avfallsminimering og gjenbruk, og skal holde Oppdragsgiver oppdatert og informert om endringer i regelverk og teknologiutvikling på dette området. 5 PRISER OG PRISBESTEMMELSER Prisene er faste i avtaleperioden, og i henhold til vedlagte tilbud. Prisene skal angis netto i norske kroner, eks. mva. Avrop i henhold til rammeavtalen vil bli honorert etter medgått tid, og i henhold til de gjeldende timepriser, med mindre fastpris er avtalt. Ved arbeider som blir honorert etter medgått tid, plikter leverandøren å effektivisere arbeidet og ikke bruke unødvendig tid. Tid og utgifter som går med til transport og parkering kan ikke faktureres Oslo universitetssykehus HF. Tid og utgifter som går med til utarbeidelse av tilbud til minikonkurranser, blir heller ikke dekket. Utlegg/utgifter dekkes kun i henhold til NS 8402 punkt 13. Side 6 av 9

7 Tilbudte timepriser gjelder for 2011 og 2012, og skal deretter reguleres årlig. Første regulering blir fra 1. januar Reguleringen gjennomføres i henhold til Statistisk sentralbyrås lønnsindeks for bygg og anlegg (Bustader i alt, arbeidskraft) med (t0) for mai 2011 som grunnlag for reguleringen. Lønnsindeks for januar 2013 vil gi ny timepris for Tilsvarende for påfølgende år. Det er tilbyders ansvar å sende inn justerte timepriser. Ved avtalt fastpris for et oppdrag vil det ikke være anledning til å kreve prisjusteringer som beskrevet ovenfor. Det vises for øvrig til avtalevilkårene i NS Betalingsvilkår og Fakturering Alle fakturaer skal sendes til; Oslo universitetssykehus HF, Regnskapsavdelingen, Postboks 4950 Nydalen, 0424 OSLO Faktura skal inneholde bestillingsnummer, leveringsstedet, utførte tjenester, eventuelle leverte produkter, antall, nettopris, spesifikasjon av mva og fakturanummer. Betalingsbetingelse: 30 dager - etter utført tjeneste/leveranse og mottak av korrekt faktura - med avtalte bilag er mottatt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av utførelse eller leveransen. Ekspedisjons-, ordre-, fakturerings-, eller tilsvarende gebyrer aksepteres ikke. 6 KONTAKTPERSONER Oppdragsgiver: Avtalemessig: Sandra Træland, Rådgiver Innkjøp. Tlf Teknisk/faglig: Knut Neegaard, Avdelingsleder Prosjekt. Mob: Daglig kontakt: Avtales for hvert avrop Daglig kontakt: Leverandøren: Avtalemessig: Daglig kontakt: Daglig kontakt: Daglig kontakt: Side 7 av 9

8 7 UNDERSKRIFT Denne avtale trer i kraft Denne avtale er utferdiget i 2 (to) originaleksemplarer, hvorav Leverandøren og Oppdragsgiver beholder hver sitt eksemplar. Sted og dato: Jan Erik Thoresen administrerende direktør Oslo universitetssykehus HF Sandra Træland Juridisk rådgiver Innkjøpsavdelingen Oslo Universitetssykehus HF Side 8 av 9

9 Avtale om avrop på rammeavtale om prosjekteringstjenester fra arkitekt Avtalenummer: : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Avropets navn: : Avropets nr. : Avropets ramme : Formålet med Bistanden : Tilbudsforespørsel/Beskrivelse av Bistanden Oversikt over konsulenten(e) som skal benyttes og/eller hvilken kompetanse disse skal besitte : : Timepris for konsulenten(e) : Generelle vilkår : Spesielle vilkår (Forutsetninger og forbehold) : Avropets kontraktsperiode : MVA-pliktig? Denne avropsavtale, som er basert på vilkårene i den allerede inngåtte rammeavtale, er undertegnet i 2 (to) eksemplarer hvorav hver part beholder 1 (ett) eksemplar. Leverandør Kunde Side 9 av 9