2 Orientering om rammeavtalen

Transkript

1 2 Orientering om rammeavtalen 2.1 Om Undervisningsbygg Undervisningsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har som oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,3 millioner m 2 fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Cirka elever og ansatte bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: Rammeavtalens art og omfang Undervisningsbygg skal inngå parallelle rammeavtaler for rørleggerarbeider og tilgrensende oppgaver (som f. eks tilknytningsarbeider utført av elektriker). Rammeavtalen gjelder rørleggerarbeider i forbindelse med akutte utbedringsarbeider, planlagte vedlikeholdsarbeider og mindre rehabiliteringsprosjekter som Undervisningsbygg gjennomfører mens skolen er i drift. Rammeavtalen innbefatter også en 24 timers vaktordning for akutte oppdrag. Rammeavtalen er områdemessig begrenset til oppdragsgivers eiendommer hovedsakelig i Oslo. Rammeavtalen omfatter som hovedregel ikke rørleggerarbeider i forbindelse med prosjekter hvor rørleggerarbeider inngår som en del av et større delrehabiliterings- eller totalprosjekt. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å benytte rammeavtalen i slike prosjekter der dette er hensiktsmessig. Basert på erfaringstall og planer vil vi anslå at årlig behov for rørleggerarbeider, totalt for alle skolegruppene vil være i området millioner kroner. Størrelsen på det enkelte oppdrag vil som hovedregel variere fra noen få timer til oppdrag opp mot kr. De fleste av oppdragene vil som hovedregel ligge mellom Rammeavtalen vi ha en varighet på to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver på forlengelse i et + et år på de opprinnelige avtalevilkår. Det vil bli inngått mellom tre og seks parallelle rammeavtaler med planlagt oppstart i januar De valgte leverandørene tildeles skolene i tre seks skolegrupper hver, kalt "geografisk område". Hver skolegruppe har ca skoleeiendommer, idrettshaller og bad. Leverandøren må ha kapasitet til å håndtere minimum tre skolegrupper. Leverandørens kapasitet og rangeringen i konkurransen vil være avgjørende for hvor mange skoler som tildeles utover dette. Oppdrag (avrop) med en antatt verdi under kr ,- eks mva tildeles den leverandøren som har det aktuelle geografiske område/skolegruppe. Oppdrag (avrop) med en antatt verdi over kr ,- tildeles gjennom minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Hovedvekten av oppdrag vil være under kr ,-. Dersom et enkeltoppdrag eller oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at de valgte leverandørene ikke kan tilby ønsket kapasitet, vil oppdraget bli lyst ut i henhold til anskaffelsesregelverket. Oppdragsgiver forbeholder seg videre retten til å gå ut i åpen anbudskonkurranse for oppdrag med en antatt verdi over kr 1,2 mill. eks. mva. Konkurransegrunnlag Side 1 av 6

2 2.1 Tildeling av oppdrag (Avrop) Tildeling etter geografisk område/tildelt skolegruppe (oppdrag under ) Leverandørene får tildelt faste skolegrupper. Leverandørene vil i utgangspunktet motta alle enkeltoppdrag for inntil , samt akutte oppdrag uavhengig av verdi, innenfor disse tildelte gruppene. Se likevel punkt om minikonkurranse. Dersom leverandør i aktuelle skolegruppe ikke har kapasitet til å påta seg oppdraget eller av andre grunner ikke er i stand til å påta seg oppdraget, kan oppdraget tildeles en av de øvrige leverandørene. Oppdraget tildeles i disse tilfeller til den leverandøren med beste rangering i konkurransen for inngåelse av denne rammeavtalen Minikonkurranse For oppdrag med antatt kostnad over kr ,- eks mva skal Undervisningsbygg arrangere minikonkurranse blant leverandørene som har rammeavtale. For akutte oppdrag vil det ikke bli arrangert minikonkurranse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde minikonkurranse for oppdrag med en antatt verdi under ,- eks mva. Når det arrangeres minikonkurranse inviteres alle leverandørene til å levere tilbud, uavhengig av tildelt skolegruppe. Den enkelte leverandør er ikke forpliktet til å levere tilbud. For oppdrag i denne delen av rammeavtalen vil ikke alle vilkårene for utførelsen av det enkelte oppdrag være fastsatt i rammeavtalen. Leverandøren vil i minikonkurranser bli bedt om å prise en beskrivelse i henhold til NS 3420 eller en funksjonsbeskrivelse. Aktuelle tildelingskriterier i minikonkurransene er: Pris Kvalitet Fremdrift/ferdigstillelse (oppstart, gjennomføring, sluttdato) Alle tildelingskriteriene vil ikke nødvendigvis benyttes i hver minikonkurranse. Det vil fremgå av den enkelte minikonkurransen hvilke tildelingskriterier som vektlegges. Kriteriene kan om nødvendig utdypes. Det kan arrangeres minikonkurranser basert på honorering etter medgått tid, slik at rammeavtalens priser legges til grunn. I disse tilfelle vil ikke pris være tildelingskriterium i minikonkurransen. Minikonkurransen gjennomføres ved at leverandørene oversendes et konkurransegrunnlag som angir konkurransereglene, oppdragsbeskrivelsen og prisskjema. Konkurransegrunnlaget oversendes elektronisk til den e-postadresse som leverandøren har oppgitt som konkurransepostkasse i kontrakten. Oppdragsgiver skal gi leverandørene rimelig tid til å regne på oppdraget. Oppdragsgiver skal uansett gi leverandørene minimum fem kalenderdager på å levere tilbud. Leverandøren skal kostnadsfritt utarbeide tilbud og dette skal være tilstrekkelig som grunnlag for bestilling av oppdraget. Leverandørene behøver ikke å levere samme dokumentasjon som for rammeavtalen på nytt i minikonkurransen, men kun forholde seg til minikonkurransegrunnlaget og de krav som stilles i det. Tilbud fra leverandørene i minikonkurransen leveres skriftlig i resepsjonen til Undervisningsbygg innen tilbudsfristen eller sendes med post (e-post er ikke tillatt). Tilbudet skal være mottatt av Undervisningsbygg innen tilbudsfristen for å anses levert til riktig tid. Konkurransegrunnlag Side 2 av 6

3 Viser det seg at tilbudene i minikonkurransen går ut over budsjetterte midler for det enkelte prosjekt, kan minikonkurransen avlyses. Ved minikonkurranser benyttes vedlagte mal, se vedlegg 5. Når leverandør er valgt vil samtlige leverandører som har levert tilbud i minikonkurranse motta en kort redegjørelse for valg av leverandør. Arbeidene blir bestilt av valgte leverandør med bestillingsbrev eller arbeidsordre Vederlag for oppdrag som ikke er gjenstand for minikonkurranse Oppdrag som ikke er priset i minikonkurranse utføres normalt etter medgåtte mengder og timer hvor det på forhånd avtales et budsjett for oppdraget, basert på enhetspriser og antatte mengder og timer. Til prosjektbeskrivelsen av det enkelte oppdrag utarbeider leverandøren derfor et tilhørende budsjett. Budsjettet skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers prosjektbeskrivelse for hvert oppdrag. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i prosjektbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i budsjettet. Oppdragsgiver understreker at budsjettet ansees som en økonomisk ramme for gjennomføringen av oppdraget. Eventuelle endringer avtales særskilt, hvor et justert budsjett fremgår. Oppdragsgiver kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. 2.2 Gjennomføring og leveringstid Leverandørens skal ha kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalte frister. Undervisningsbyggs bestillingsbrev inneholder normalt en dato for når arbeidene skal være ferdigstilt. Der oppstartstidspunkt og tid for ferdigstillelse ikke er angitt gjelder kontraktens krav til rasjonell fremdrift jf. Standardvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester punkt 7. Leverandøren skal snarest og innen to kalenderdager fra oppdragsgivers forespørsel bekrefte hvorvidt de har kapasitet til å påta seg oppdraget. Dersom det oppstår akutte situasjoner må leverandøren møte og starte arbeidene så fort som mulig, og senest innen to timer fra henvendelse. Dersom ikke annet er avtalt skal det, sammen med oppdragsgiver, foretas en befaring på arbeidsstedet før oppstart og en ferdigbefaring ved ferdigstillelse av oppdrag. Leverandøren er ansvarlig for å fremskaffe og montere nødvendige stillaser/lifter og sikringer for gjennomføring av oppdrag. Stillaser/lifter skal være godkjent av arbeidstilsynet. Leverandøren sørger for avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidsstedet ryddig, og foretar fullstendig opprydding etter fullført oppdrag. Alt arbeid skal gjennomføres i henhold til Rent, tørt bygg -prinsippet. Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig ledelse av sine arbeidstakere og aktivt overholde de til enhver tid gjeldende offentlige SHA-bestemmelser. Leverandøren skal ha en plan for verne- og sikkerhetsarbeid under gjennomføring av oppdrag, samt påse at hans arbeidstakere og samarbeidspartnere bruker påbudt verneutstyr, viser aktsomhet og medvirker til å hindre ulykker og helseskader. Oppdragsgiver er pålagt å ivareta kravene i byggherreforskriften. Forskriften gjelder for arbeider som er gjenstand for denne konkurransen. Oppdragsgiver vil utarbeide en overordnet plan for sikkerhet, Konkurransegrunnlag Side 3 av 6

4 helse og arbeidsmiljø (SHA) iht. Byggherreforskriften 7, og planen vil bli tilpasset det konkrete oppdrag. Leverandøren er forpliktet til å etterleve planen og implementere tilstrekkelige tiltak i egne SHA-rutiner. Leverandørens maskiner og arbeidsutstyr skal oppfylle krav i relevante lover og forskrifter. Leverandøren skal ivareta krav i forbindelse med søknadspliktige arbeider. Leverandøren skal besørge bortkjøring av avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget og er ansvarlig for at spesialavfall bringes til godkjent miljøstasjon. Leverandøren skal kunne dokumentere arbeidsomfanget ved bilder(før/etter). Dokumentasjon skal foreligge oppdragsgiver før fakturering finner sted. Fakturabehandling vil ikke starte før nevnte dokumentasjon foreligger. I oppdrag hvor det benyttes byggeleder (vanligvis oppdrag som bestilles av Prosjektavdelingen) skal faktura attesteres av byggeleder før den sendes til Fakturasentralen/Undervisningsbygg. 2.3 Skole i drift Det må påregnes at skolen skal være i drift i alle oppdrag. Leverandøren må derfor under byggearbeidene ta tilbørlig hensyn til skolens elever og ansatte. Han må også ivareta de hensyn som framgår av Undervisningsbyggs SHA-plan mht. låserutiner, samordnet bruk av fellesområder, trafikk og parkering mm. Videre skal det iverksettes grundige tiltak slik at støvbelastning fra leverandørens arbeider ikke sprer seg i skolens lokaler. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på arbeidsstedet. Spesielt støyende aktiviteter må legges til tidspunkter det ikke foregår undervisning. 2.4 Arbeidstid Størsteparten av arbeider gjennomføres innenfor ordinær arbeidstid. Akutte oppdrag kan forekomme utenfor ordinær arbeidstid. Leverandøren må påregne arbeid i ferieperioder da en del vedlikeholdsarbeid og reparasjoner vil bli lagt til perioder da skolens elever og ansatte ikke er til stede. Arbeid som kan utføres eller faktisk utføres mellom kl på hverdager honoreres med normal timesats (timepris 1). Arbeid som må utføres etter kl på hverdager og på lørdag mellom kl honoreres med satsen timepris 2. Arbeid som må utføres etter kl og på helligdager honoreres med satsen timepris 3. Se prisskjema. All bruk av overtid (timepris 2 og 3) skal på forhånd avtales med oppdragsgiver. 2.5 Krav til språk Gjennomføring av denne rammeavtalen skal foregå ved bruk av norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, SHA, kvalitet, anvisninger på arbeidssted osv. Det skal til enhver tid være minst en representant på arbeidsstedet som behersker norsk eller annet skandinavisk språk, og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte samt oppdragsgivers leietaker på arbeidsstedet. 2.6 Kvalitet på arbeidet Undervisningsbygg har utviklet et sett med spesifikasjoner som skal sikre korrekt/omforent omfang og enhetlig kvalitet på Undervisningsbyggs bygningsmasse, samt at det skal bidra til å sikre optimale Konkurransegrunnlag Side 4 av 6

5 læringsarenaer. De heter Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune Skoleanlegg, og finnes på se lenken Felles kravspesifikasjonen for Oslo kommune - Skoleanlegg Del 3 Tekniske krav. Det mest aktuelle er kapittel B3 VVS Installasjoner, men alle punkter er gjeldende. Øvrige krav som følger av denne spesifikasjonen i dokumentet og de øvrige dokumentene under «Felles kravspesifikasjon Oslo kommune» som er aktuelle vil også gjelde dersom ikke annet er avtalt. Utførelsen av arbeidene skal være av god håndverksmessig kvalitet, komplett levert og montert, i tråd med kravene til teknisk utførelse, produkters kvalitet, merking, dokumentasjon med videre gitt i NS 3420 med tilhørende henvisninger og eventuelle revisjoner av disse. Kvaliteten på utført arbeid skal være godkjent i forhold til leverandørens internkontrollsystem/kvalitetssystem før arbeidene meldes utført til oppdragsgiver. 2.7 Arrangerte entrepriseformer Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne benytte arrangerte entrepriseformer basert på denne rammeavtalen. Det vil både være aktuelt at leverandøren underlegges andre leverandører enten ved administrert sideentreprise eller ved full tiltransport til hovedleverandør og at leverandøren administrerer sideleverandører eller opptrer som hovedleverandør med fullt ansvar for tiltransporterte underleverandører. Dersom et oppdrag er en del av et større prosjekt og leverandøren blir underlagt tiltransport eller fremdriftsadministrasjon vil også prosjektets SHA- bestemmelser/plan gjelde for denne. Vederlag for leverandørens koordineringsansvar for administrerte sideleverandører tiltransport av sideentrepriser (full tiltransport) angis i prisskjema. 2.8 Miljø Se for øvrig kontraktens punkt 12. Leverandøren skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger. I den grad leverandøren kan påvirke avgjørelser vedrørende fremgangsmåte, materialer og løsninger skal miljøvennlige valg foretrekkes. 2.9 Krav til leverandør knyttet til ordre-, utførelses- og faktureringsrutiner Bestillinger skal ha et eget løpenummer som leverandøren viderefører i respektive ordrebekreftelse og faktura. Leverandører må forholde seg til Undervisningsbygg elektroniske ordrehåndtering og krav til fakturautforming med løpenummer og referanse til bestiller, se punkt Forbruk av materiell som leverandøren har tilgjengelig på bil (f eks festemateriell) skal fremgå av faktura, men for forbruk opp til kr 250 eks mva per oppdrag behøver som utgangspunkt ikke bilag for dette legges ved faktura. Det kan imidlertid avtales andre ordninger i det enkelte avrop. Det forutsettes at leverandør også aksepterer Undervisningsbyggs kontrollrutine med å registrere seg i en egen besøksprotokoll for hvert oppmøte og oppdrag ute på skoleeiendommene. I oppdrag som bestilles av Undervisningsbygg prosjektavdeling må leverandøren forholde seg til administrative rutiner på det enkelte prosjekt. På grunn av mulige endringer i Undervisningsbyggs budsjettsituasjon i rammeavtaleperioden må alle arbeider være avsluttet og fakturert innen årsslutt, såfremt ikke noen annet er avtalt. Konkurransegrunnlag Side 5 av 6

6 2.10 Elektronisk faktura Oslo kommune har besluttet å ta i bruk elektronisk fakturering. Kommunen krever elektronisk faktura for nye avtaler inngått etter Leverandøren må altså ha et system for å fremsette elektroniske fakturaer. Alle fakturaer og kreditnotaer skal sendes i Elektronisk handelsformat (EHF). Les mer om inngående e-faktura her: Revisjon og kontroll Leverandøren plikter å medvirke i nødvendig grad, når Undervisningsbygg gjennomfører revisjoner, for eksempel innen SHA og kvalitet. Tilsvarende ved kontroll av lønns- og arbeidsvilkår og ved stikkprøvekontroll for hvorvidt kontraktens øvrige vilkår overholdes. Leverandøren plikter å levere dokumentasjon på forespørsel og plikter å bidra med nødvendig informasjon og innsyn slik at revisjon kan gjennomføres. Oppdragsgiver vil varsle revisjon skriftlig og gi frist for innlevering av dokumentasjon. Brudd på denne plikten sanksjoneres med en dagmulkt på kr 300,- pr hverdag etter skriftlig varsel. Oppdragsgiver kan velge å engasjere en fullmektig til å gjennomføre et eventuelt innsyn og stedlig kontroll. Konkurransegrunnlag Side 6 av 6