Ytelsesbeskrivelse rammeavtale skadesanering. 1. Generell orientering om arbeidet

Transkript

1 Ytelsesbeskrivelse rammeavtale skadesanering 1. Generell orientering om arbeidet Omsorgsbygg Oslo KF, heretter kalt oppdragsgiver, ønsker å inngå en 4 årig rammeavtale for skadesanering. Arbeidet vil primært gå ut på sikring av verdier, minimering av skadeomfang, prøvetaking, kartlegging av skade, kartlegging av skadeårsak og skissere en fullverdig løsning for tilbakestillelse når uhellet er ute. Omsorgsbygg Oslo KF, eier og forvalter en betydelig eiendomsmasse med bygg av forskjellig størrelse og alder. De fleste eiendommene er leid ut, i hovedsak til etater og virksomheter i Oslo kommune. Byggene er dermed stort sett i kontinuerlig drift. Eiendomsmassen består blant annet av sykehjem og døgninstitusjoner som krever at driften er i gang til en hver tid. Oppdragsgivers institusjoner kan ha beboere som i noen tilfeller kan ha problemer innenfor rus- og/eller psykiatri og kan ha avvikende adferd. Det vil forekomme arbeider i barnehager og andre typer institusjoner hvor det er påkrevet med ekstra sikring. Det må påregnes at arbeidstedene er i full drift under utførelse av oppdrag. Det forutsettes at leverandøren ved gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte med hensyn til sikkerhet, effektivitet, etisk/sosial adferd med tilhørende kommunikasjon på eiendommen og med Oppdragsgiver. Samhandling med nevnte personell og brukere inngår i leverandørens samhandlingsplikt etter standardvilkårenes punkt 6.8. Utførende leverandør sørger for forskriftsmessig avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidstedet ryddig og foretar fullstendig opprydding etter hver dag og fullført oppdrag. Dette skal bekreftes på egenerklæringsskjema. Alt arbeid skal bestrebes å gjennomføre i henhold til Rent bygg håndboken. Leverandøren skal besørge bortkjøring av avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget og er ansvarlig for at spesialavfall og annet avfall bringes til godkjent miljøstasjon og at deponeringen dokumenteres. Oppdragsgiver er ansvarlig for fremskaffing av nøkler etc. slik at arbeidstedet er tilgjengelig når arbeidet skal besiktiges/utføres, dette skal avtales på forhånd. Leverandøren skal kvittere for mottatte nøkler. Leverandøren skal senest to dager etter ferdigstillelse av arbeidet returnere nøklene, dette bekreftes på egenerklæringsskjema. Ved tap av nøkler vil alle kostnader knyttet tapet tilfalle leverandøren. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på tjenestestedet, eksempelvis støyende arbeider og sovetid. Det er ikke anledning til bruk av radio/annet som kan virke forstyrrende på oppdragsstedets drift. Likeså er det totalforbud mot røyking på tjenestestedet. Alle uforutsette forhold, skal meldes inn som avvik i avviksskjema. Leverandøren er ansvarlig for å fremskaffe og montere nødvendig stillaser/lifter/stiger m.m. og avsperring for gjennomføring av oppdrag. Stillaser/lifter/stiger skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Alle hjelpeanordninger skal være forskriftsmessig montert. Omsorgsbygg Oslo KF stiller store krav om å foreta miljøvennlige valg av varer og tjenester.

2 2. Arbeidstid og responstid Oppdragsgiver krever at leverandør har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Det er ønskelig at så mye som mulig av arbeidet utføres i ordinær arbeidstid og tilpasses driften ved de forskjellige institusjonene. Ordinære arbeider som bestilles skal påbegynnes snarest og senest innen 3 virkedager, dersom ikke annet er avtalt. Oppdragsgivers eiendomsmasse består blant annet av sykehjem og døgninstitusjoner som krever at driften er i gang til enhver tid. Dette krever at vi må kunne utkalle våre leverandører til å utføre hasteoppdrag for sikring og minimering av skade. Ved utrykning/hasteoppdrag skal responstid innenfor Oslo være på maks 3 timer fra de er oppringt til de er i gang med nødvendig arbeider på oppdragsadressen. Oppdragsgiver har beredskapsavtale med vaktselskap som benyttes ved akutte hendelser på kveld, natt, søndag og helligdager, hvor oppdragsgiver/leietaker kan ta direkte kontakt. Oppdragsgivers vaktselskap har i den forbindelse fullmakt til å kontakte rammeavtalepartner for å iverksette tiltak når det er behov for sikring av eiendom. 3. Krav til språk Gjennomføringen av denne rammeavtalen vil foregå ved bruk av norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder, tegninger, beskrivelser, HMS, kvalitet, anvisninger på arbeidstedet, FDV med videre. Ved oppdrag skal det til enhver tid være minst en representant fra leverandøren på arbeidsstedet som behersker skandinavisk språk skriftlig og muntlig, og vedkomne må kommunisere bra med leverandørens øvrige ansatte, oppdragsgivers leietaker og leverandører, byggherre og ellers øvrige involverte. 4. Kvalitet på arbeid Avtalens primær fokus er sikring av verdier, minimering av skadeomfang, kartlegging av skade, kartlegging av skadeårsak, skissere og beskrive en fullverdig løsning for tilbakestillelse når uhell er ute. Det settes krav til at arbeidet utføres med god kvalitet, sikkerhet og så skånsomt som mulig for driften av bygget. Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig ledelse av sine arbeidstakere, utarbeide SJA plan og aktivt overholde de til en hver tid gjeldende HMS- og SHA-bestemmelser med tilpasninger til det konkrete oppdraget, dette skal være inkludert i hvert oppdrag. Kvalitetssikring vil i hovedsak basere seg på leverandørens dokumenterte egenkontroll, samt felles befaringer mv. Oppdragsgiver eller hans representant vil også foreta jevnlig kvalitetskontroll i prosessen. Leverandøren skal legge til rette for disse kontrollene. Rivearbeider skal utføres komplett, slik at det er klart for å bygges opp igjen uten videre rivearbeider. Eksempelvis skal det være revet bort til nærmeste stender, ikke stå igjen biter med gips, skruer, listverk eller panel som ikke er klart til å skjøtes. Alt avfall skal deponeres til godkjent mottak og mengder skal dokumenteres og sendes ved faktura som vedlegg. Alt arbeid skal dokumenteres med fotografier før, under og etter arbeid.

3 Leverandør skal ha godkjenning fra arbeidstilsynet for innvendig- og utvendig- arbeider med asbest. Avdekkes det asbest eller mistanke om asbestholdige byggematerialer, sopp eller andre farlige stoffer skal dette innrapporteres til Omsorgsbygg omgående. Soppsanering skal gjennomføres på samme måte/metode som ved asbestsanering. Leverandør skal være tilknyttet laboratorier som kan utføre analyser av sopp, asbest farlig avfall og lignende. Det kan forekomme at prøver må analyseres akutt i løpet av helger og helligdager. Leverandør skal ha byggeteknisk kompetanse slik at de kan kartlegge skadeårsaken, skissere en fullkommen oppbygging av skaden etter at den er påvist, og friskmelde bygget etter utført arbeid. Dette skal dokumenteres og sendes Omsorgsbygg som en del av oppdraget. Leverandør må forholde seg til krav fra plan og bygg, byantikvaren og ellers andre offentlige instanser der det er aktuelt. Leverandør skal registrere seg inn og ut daglig på arbeidsstedet i besøksprotokoll. Omsorgsbygg skal kunne kreve daglig innrapportering av timelister fra leverandør. Omsorgsbygg står fritt til å ta inn tredjepartskontroll dersom det oppstår tvist eller det er usikkerhet rundt skadeomfanget eller mottatt prisestimat. Så langt det lar seg gjøre så skal arbeidet utføres etter rent tørt bygg prinsippet. Ved arbeid i fellesareal stilles strenge krav til renhold. Ved avsluttende arbeidsdag skal alle berørte arealer støvsuges / rengjøres. Det skal hver dag foretas opprydding på arbeidsstedet. Trapperom og rømningsveier skal ikke benyttes til mellomlagring. Rengjøring av trapperom og fellesareal skal foretas rett etter utført arbeid. 5. Prisforespørsel og estimat Oppdragsgiver ber om prisforespørsel fra leverandøren. Forespørselen skal inneholde en beskrivelse av hva som skal utføres, hvor samt oppstart og ferdigstillelses dato. Prisforespørsler skal besvares av rammeleverandøren på postskjema for oppdraget. For arbeid som ikke er dekket av enhetsposter skal prisestimatet baseres på timespriser og materialer. Utarbeidelse av prisestimat og eventuell befaring i tilknytning til dette er ikke fakturerbar tid, med mindre det er avtalt skriftlig på forhånd. Prisforespørsel er ikke bestilling. Arbeider skal ikke utføres før innkjøpsordre er sendt fra Omsorgsbygg. Hasteoppdrag vil kunne startes uten innkjøpsordre, da vil innkjøpsordre bli ettersendt og prisestimat må leveres for hele arbeidet. Prisforespørselen skal besvares så raskt som mulig og senest innen 3 virkedager dersom ikke annet er avtalt skriftlig. Leietakere kan ikke bestille arbeid som skal utføres på vegne av Omsorgsbygg.

4 Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk. Leverandøren har ansvar og risiko for at e-posten leses. Det forhold at e-posten ikke blir lest fritar ikke leverandøren for det ansvar for utførelse, responstid og lignende han har etter kontrakten. Leverandør plikter å ha et godt og velfungerende system for mottak av bestillinger, det må opprettes en egen epostadresse for henvendelser fra Omsorgsbygg. 6. Levering Det enkelte tjenestested skal alltid varsles av leverandør før utførelse og oppstart av arbeider og befaringer. Dersom ikke annet er avtalt skriftlig skal det foretas en befaring før arbeidene settes i gang og en ferdigbefaring ved ferdigstillelse av oppdrag med oppdragsgiver. Leverandøren skal innkalle til ferdigbefaring. Arbeidene skal alltid utføres effektivt, rasjonelt og uten unødig opphold. Oppstart- og ferdigbefaring er ikke fakturerbartid. Fakturerbar tid er kun tiden som er benyttet på arbeidssted, det skal ikke faktureres for kjøring til og fra arbeidssted eller henting av materialer med mindre annet er avtalt. Alt personell fra leverandør skal være utstyrt med gyldig byggeplasskort. Underleverandører skal være forhåndsgodkjent av Omsorgsbygg i henhold til oppdragsgivers gjeldende rutiner, ref. vedlegg Fremdrift Leverandøren skal uten oppfordring utarbeide en fremdriftsplan med sluttdato og aktiviteter for arbeidet som skal utføres. For oppdrag som varer over lengre tid skal fremdriften rapporteres hver uke. Det skal i fremdriftsplanen avsettes tid til å foreta løpende kvalitetskontroll og sluttkontroll av arbeidene, før ferdigstillelse/overtakelse. Når et arbeid er ferdigstilt skal det leveres en bekreftelse på at arbeidet er utført i henhold til avtalt kvalitet. Utført arbeid skal også dokumenteres med bilder. Overholdes ikke fremdriftsplanen eller responstid for oppdrag vil det påløpe dagmulkt på kroner Endrings- og avviksrapportering Oppdragsgiver skal umiddelbart varsles skriftlig dersom det er sannsynlig at prisestimat vil kunne overskrides. Varsler som ikke er meldt på den foreskrevne måte vil ikke kunne gjøres gjeldende. Leverandøren skal ha en plan for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroller skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket. Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen 3 virkedager dersom annet ikke er skriftlig avtalt. Hvis dette medfører pris- og/eller tidskonsekvens for oppdraget skal leverandøren sende inn avviksskjema/endringsmelding. Oppdragsgiver må skriftlig godkjenne endringsordren. Leverandøren skal holde oversikt over alle endringer i avtalt arbeidsomfang. Endringene skal nummereres fortløpende. 9. Koordinering av arbeid

5 På oppdrag der andre faggrupper utover de som er omfattet av denne avtalen er involvert kan oppdragsgiver pålegge rammeavtalepartner ansvar for koordinering av arbeidet. Oppdragsgiver bestiller og fremskaffer kontaktpersoner for andre fag grupper. Koordinering faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser. Medgått tid skal fremgå av spesifiserte timelister vedlagt faktura. Samtidig aksepterer leverandør at de kan bli pålagt å underordne seg annen leverandør med ansvar for koordinering og administrering. 10. FDV dokumentasjon Leverandøren skal levere FDV-dokumentasjon. All dokumentasjon skal være skrevet på norsk. Dokumentasjonen skal leveres i følgende format: Elektronisk Tegninger skal være i PDF-format og redigerbart original format Dokumentasjonen skal navngis etter bygningsdeltabellen Fotodokumentasjon av arbeidet før, under og etter skal være dokumentert 11. Fakturering Fakturering skal skje i henhold til standardvilkårene punkt Oppfølging av kontrakten Etter inngåelse av rammeavtalen vil oppdragsgiver ha et oppstartsmøte med leverandøren, og deretter vil oppfølging skje kontinuerlig. Oppdragsgiver vil ha møte med leverandøren minimum en gang pr. år. Oppdragsgiver kan ved behov innkalle leverandøren til særmøter utover de ovenfor nevnte. Alle møter gjennomføres vederlagsfritt.