Vedlegg 1: Ytelsesbeskrivelse YTELSESBESKRIVELSE FOR VAKTMESTERTJENESTER

Transkript

1 YTELSESBESKRIVELSE FOR VAKTMESTERTJENESTER

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING OM YTELSEN KRAV TIL YTELSEN Forskrifter, standarder og retningslinjer Kommunikasjon Personell HOVEDYTELSER TILLEGGSYTELSER Bestilling hos 3. part RAPPORTERING/OPPFØLGING Møtestruktur... 7

3 1 ORIENTERING OM YTELSEN Kultur og Idrettsbygg Oslo KF (KID) har pr en eiendomsportefølje på 37 eiendommer. Tjenesteyter skal utføre vaktmestertjenester på KIDs eiendommer. Eiendommene leies ut til Bymiljøetaten, Utdanningsetaten, Kulturetaten og Munchetaten som igjen fremleier til sluttbruker. Tjenesteyter skal føre tilsyn og foreta vaktmester- og driftsoppgaver på eiendommene, bygningene og de tekniske anleggene iht. ytelsesbeskrivelsen samt konkurransegrunnlaget med vedlegg. Alle oppgaver skal kvitteres ut ved bruk av elektronisk håndholdt enhet og avvik/mangler skal meldes direkte til KIDs driftsprogram ORRA. Opplæring i systemet vil bli gitt. Det tas forbehold om at enkelte eiendommer kan tas ut eller legges til avtalen ved eksempelvis kjøp og salg eller endrede vurderinger i foretaket eller politisk beslutninger. Eiendommene er delt inn i 3 team. Liste over eiendommer følger av vedlegg 5 Det utarbeides årshjul for hver eiendom som fordeler oppgaver på eier og leietaker, samt frekvens på når oppgaver skal utføres. Eksempel på årshjul ligger vedlagt i vedlegg 3 Årshjulet er ikke komplett og KID vil i samarbeid med valgte leverandør gjennomgå årshjulene for hver eiendom og tilpasse disse til behov og forskriftskrav. Det vedlagte årshjulet er derfor kun ment som eksempler på oppgaver som skal utføres og endringer må kunne påregnes. Det skal derfor kun prises inn en fast ressurs og et antall årsverk som er definert i prisskjema og ikke estimeres et timeforbruk og fastpris pr eiendom. KID ber om at det prises inn 3 årsverk i prisskjema. I tillegg ligger det en opsjon på å utløse ytterligere 1-3 årsverk i kontraktsperioden. I tillegg skal det prises inn 10% lærling av totalt timeantall for 3 årsverk. KID står fritt til å omdisponere årsverkene mellom teamene hvis vi ser at behovet er annerledes enn definert i Prisskjemaet uten rett til kompensasjon. Hvis behovet for antall årsverk øker vil opsjonen bli utløst og prisen for nye årsverk vil tilsvare prisen på årsverk priset i prisskjemaet. Oppdragsgivers kontaktpersoner er teknisk forvalter for de respektive områder/teamene. 2 KRAV TIL YTELSEN 2.1 Forskrifter, standarder og retningslinjer Tjenesteyter er ansvarlig for at oppdraget utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover, samt statlige og kommunale forskrifter, regler og retningslinjer. Under utførelsen er tjenesteyter ansvarlig

4 for at alle aktuelle myndighetskrav som stilles til utførende personell og til tjenesteyter er overholdt. 2.2 Kommunikasjon Det er kun oppdragsgivers personell som skal gjøre bestillinger. Alle bestillinger skal skje skriftlig i oppdragsgivers bestillingssystem IK-bygg. Hasteoppdrag kan avtales muntlig, men skal dokumenteres som skriftlig bestilling i etterkant. Leietaker kan ikke bestille arbeider av tjenesteyter på vegne av oppdragsgiver. Unntak er heisavvik, andre akutte HMS avvik og skallsikring. I slike unntakstilfeller skal oppdragsgivers kontaktperson varsles omgående for videre oppfølging og vurdering av tiltak. Det stilles krav til at tjenesteyter organiserer leveransen med ansvarlig arbeidsledelse/kontaktperson som også kan kontaktes direkte av leietakere i forbindelse med utbedring av akutte HMS-avvik i forhold til oppgaver som ligger innenfor denne Ytelsesbeskrivelsen. Tjenesteyter må sørge for god kommunikasjon, synlighet og serviceorientert kundefokus ovenfor oppdragsgivers leietakere. Tjenesteyter er en del av oppdragsgivers ansikt mot leietaker og publikum, og skal ivareta oppdragsgivers interesser slik at alle brukere møtes med respekt og vennlighet. Skal det utføres arbeider som kan ha innvirkning på driften skal tjenesteyter kontakte leder på tjenestestedet for å varsle om arbeidene. Både oppdragsgiver og tjenesteyter skal stimulere til aktiv brukermedvirkning slik at det opprettholdes en god standard i bygningen og utemiljøet for øvrig. 2.3 Personell Tjenesteyter må dokumentere i CV og referanser, tilstrekkelig teknisk kompetanse på sitt personell for ivaretakelse av beskrevne oppgaver knyttet opp mot tekniske anlegg og databaserte styringssystemer der det er nødvendig for leveransen. Dette gjelder også ved utløsing av opsjon og for vikarer. Forøvrig vises det til oppgavetilfanget beskrevet i årshjulet. Det forutsettes at personell som utfører kontraktarbeidet behersker norsk skriftlig og muntlig. Tjenesteyters personell skal bruke godkjent verneutstyr som er nødvendig for å ivareta deres sikkerhet under arbeidet. Utstyret skal være merket med firmanavnet til tjenesteyter og maskiner utstyrt forskriftsmessig. Det skal tilbys fast personell for å sikre kontinuitet i oppfølgingen av eiendommen. Utskiftning av personell skal meldes oppdragsgiver i godt tid før oppstart av tjenesten. Sykefravær eller annet fravær skal meldes til Oppdragsgiver med informasjon om evt. nytt personell eller vikarierende personell ved oppstart av første fraværsdag. Ved ferieavvikling skal Oppdragsgiver i god tid forut for ferieoppstart informeres om vikarierende personell.

5 3 HOVEDYTELSER Eiendommene skal besøkes ukentlig. I årshjulene per eiendom vil det fremkomme ulike driftstiltak per uke, mnd, kvartal og år. Eiendommene er sortert under team. Det vil kunne komme endringer i listen. Årshjulet er grunnlaget for å kunne ivareta oppdragsgivers krav til internkontroll. Det forventes et aktivt samarbeid når Oppdragsgiver foreslår justeringer i utførelse av årshjulet. I særskilte tilfeller kan Oppdragsgiver prioritere arbeidstiden til kun å gjelde HMS-relaterte oppgaver, eksempelvis ved dannelse av istapper. Tilleggsoppgaver som medfører permanent behov for flere årsverk vil kompenseres i henhold til tilbudt pris for årsverk i prisskjema. Tilleggsarbeider som ikke er varige og ikke genererer behov for årsverk på fast basis, prises som tilleggsarbeider etter prisskjema. KID forventer en økning i behovet for årsverk på 1-3 årsverk i løpet av kontraktsperioden. Dette behovet er et estimat og ikke bindende for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan utløse opsjonen på ytterligere årsverk med 3 mnd varsel. Videre skal tjenesteyter foreta justering av ytterdører, branndører og vinduer og skifte låskasser og utføre utskiftninger og/eller reparasjoner av beslag, dørvridere, dørpumper og foreta småreparasjoner og foreta utbedring av småskader som skyldes normal slitasje, hærverk og lignende. Dette er oppgaver som oppdages ved ukentlig tilsyn på eiendommene og utbedres fortløpende. Materiell brukt til slike mindre arbeider skal faktureres med de nødvendige bilag, og skal være merket med anleggsadresse. For arbeider som ikke er nevnt over skal KIDs rammeavtaler på håndverkertjenester eller Oslo kommunes samkjøpsavtaler benyttes der disse er dekkende. For anlegg som krever eksterne serviceavtaler, så vil KID etablere dette. Hvis det mangler serviceavtaler så vil tjenesten i mellomtiden kunne bestilles gjennom vaktmesteravtalen. Det kan da beregnes et påslag på prisen fra leverandør, jfr. prisskjema. Typiske oppgaver i en overgangsperiode til serviceavtaler er på plass, vil kunne være: Heisservice Service på brannvarsler og slukkeanlegg Service på gassanlegg Service på ventilasjon Kostnader for denne typen oppgaver er begrenset oppad til ,- pr oppdrag. Oppgaver som er mer omfattende enn dette vil ikke bli bestilt via vaktmesteravtalen. Leverandøren som benyttes skal forhåndsgodkjennes av Oppdragsgiver. Tjenesteyter vil ikke ha rett på å få disse oppdragene, men det er en mulighet i påvente av eventuelle faste serviceavtaler på alle anlegg er etablert.

6 Det skal prises inn en vakttelefon med 24/7 service. Tilbydere skal kunne stille med nødvendig kompetanse 24/7 til å kunne håndtere akutte hendelser, som f.eks. vannlekkasjer, skallsikre etter innbrudd etc. Det forutsettes at alt arbeid utføres innenfor ordinær arbeidstid. Utrykning etter normal arbeidstid fakturers i henhold til Prisskjema. Oppgaver som meldes etter ordinær arbeidstid og ikke er akutte skal vente med utbedring til påfølgende hverdag. 4 TILLEGGSYTELSER Ved bestilling av tilleggsarbeider skal følgende fremgå; leveringssted, hvem tjenesten er bestilt av, leveringstid og angivelse av hvilken tjeneste som skal utføres og økonomisk ramme. Tilleggsarbeider kan kun bestilles av Oppdragsgiver. Tjenesteyter må kunne garantere en responstid på 3 virkedager fra bestilling for tilleggsarbeider. Ved akutte HMS-oppdrag må tjenesteyter kunne rykke ut på anleggsadressen innen 2 timer innenfor normal arbeidstid. Det skal også foreligge fotodokumentasjon av oppdraget før og etter. 5 Bestilling hos 3. part I de tilfeller hvor oppdragsgiver ber om utførelse av tilleggstjenester som av kompetanse, utstyrseller kapasitetsgrunner ikke kan utføres av tjenesteleverandør, kan disse bestilles fra 3. part. via tjenesteleverandør. Dette er typisk oppgaver som faller naturlig inn under utførelsen av vaktmesteroppgaver eller oppgaver som må løses for å bistå med Oppdragsgivers internkontroll. Påslagsprosent for bestilling via 3. part prises i prisskjemaet. Typiske tjenester vil kunne være: Liftleie Slamsugerleie Aggregatleie Skadedyrkontroll Kostnader for denne typen oppgaver er begrenset oppad til ,- pr oppdrag. Oppgaver som er mer omfattende enn dette vil ikke bli bestilt via vaktmesteravtalen. Leverandøren som benyttes skal forhåndsgodkjennes av Oppdragsgiver. 6 RAPPORTERING/OPPFØLGING Tjenesteyter rapporterer i henhold til oppdragsgivers oppsett: Avvik skal rapporteres i det elektroniske avvikssystemet ORRA. Kontraktspart vil få tilgang til denne elektronisk. Bestillinger av arbeider skjer elektronisk i IK-bygg Innføring i ORRA, KIDs elektroniske system og etiske regler vil gjennomføres med felles kursdag. Kurset er obligatorisk og gjelder tjenesteyters faste personell og vikarer. Tid for gjennomføring av opplæring avtales ved kontraktsignering. Tidsbruk på kurset er ca. 3 timer. Elektronisk utstyr og deltakelse på kurs skal være inkludert i prisen fra tjenesteyter.

7 Oppdragsgiver har rett til å endre/justere rutiner for innrapportering uten krav om kompensasjon fra leverandøren. 6.1 Møtestruktur Etter kontraktinngåelse vil det bli avholdt et oppstartsmøte for å sikre god forståelse og gjennomføring av tjenesten. Det vil også senere under kontraktsperioden bli gjennomført ekstra møter i forbindelse med tjenesteyteres gjennomføring av kontrakten. Driftsmøter vil bli avholdt ved behov eller etter nærmere avtalt frekvens. Jevnlig kontakt mellom tjenesteyter og oppdragsgiver er nødvendig for styring av tjenestene som skal utføres. Grunnlag for møtene er avviksmeldinger, økonomisk rapportering, oppfølgingssaker, HMS, fremdrift etc. Ved endt kontraktsperiode skal det avholdes et møte hvor man evaluerer tjenesten/samarbeidet i hele kontraktsperioden. I tillegg skal arbeidsinstrukser, kart og annet relevant oppdatert materiale overleveres Oppdragsgiver, i elektronisk format. Møtene avholdes hos Oppdragsgiver. Verken møtevirksomhet eller reisetid i den forbindelse vil bli honorert. Oppdragsgiver skriver møtereferat.