YTELSESBESKRIVELSE RAMMEAVTALE FOR VAKTMESTERTJENESTER. Vedlegg 1

Transkript

1 YTELSESBESKRIVELSE RAMMEAVTALE FOR VAKTMESTERTJENESTER Vedlegg 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING OM YTELSEN KRAV TIL YTELSEN Forskrifter, standarder og retningslinjer Kommunikasjon Personell HOVEDYTELSER TILLEGGSYTELSER RAPPORTERING/OPPFØLGING Møtestruktur Fakturarutiner... 6

3 1 ORIENTERING OM YTELSEN Omsorgsbygg Oslo KF (OBY) har pr en eiendomsportefølje på 650 eiendommer. 305 eiendommer skal betjenes gjennom eksterne vaktmestertjenester. Tjenesteyter skal utføre vaktmestertjenester på Omsorgsbyggs barnehager etter inndelte team og områder, jf. vedlegg 3; «Eiendommer-vaktmestertjenester». Eiendommene leies ut til bydelene og enkelte private foretak. Noen av disse barnehagene krever ekstra tilsyn. Tjenesteyter skal føre tilsyn og foreta vaktmester- og driftsoppgaver på eiendommene, bygningene og de tekniske anleggene iht. ytelsesbeskrivelsen, konkurransegrunnlaget med vedlegg, samt vedlegg 3 «Eiendommer-vaktmestertjenester» med beskrevne tiltak. Tiltak fremgår av vedlegget under driftstiltak med nummer (Tabell DT + kommentar), som igjen er knyttet opp til eiendommene som er sortert under team. Alle oppgaver skal kvitteres ut ved bruk av elektronisk håndholdt enhet og avvik/mangler skal meldes direkte til OBYs driftsprogram. Det tas forbehold om at enkelte eiendommer kan tas ut eller legges til avtalen ved eksempelvis kjøp og salg eller endrete vurderinger i foretaket eller politisk. Erfaringsmessig utgjør dette et lite volum. Fordelingen av evt. nye eiendommer mellom rammeavtalepartene vil skje på bakgrunn av teaminndeling. Ved eiendommer som kommer til etter kontraktsinngåelse gis pris i samsvar med leverandørens tilbud. Evt. tillegg av nye eiendommer er ikke å anse som tilleggsarbeider. Pris på nye eiendommer som tillegges avtalen baseres på pris på sammenlignbare eiendommer i den foreliggende avtalen. For tiltak som blir lagt til eiendommer, f.eks. «tomme lokaler» vil prisen baseres på sammenlignbare eiendommer. Eiendommer som blir tatt ut av porteføljen gir ikke leverandøren krav på økonomisk kompensasjon. Eiendommene er delt inn i 3 områder sortert på team. Utfyllende lister med faste oppgaver per eiendom (Tiltakslister) følger av «Eiendommer-vaktmestertjenester» i vedlegg 3. Områder Beskrivelse Antall eiendommer Område 1 Team Bhg Sentrum 46 Team Bhg Sør 46 Område 2 Team Bhg Sør Øst 57 Team Bhg Øst 43 Område 3 Team Bhg Nord 50 Team Bhg Vest 64 Områdene følges opp av tilhørende 6 team hos oppdragsgiver. Oppdragsgivers kontaktpersoner er driftsleder/driftsansvarlig assistert av teknisk forvalter for de respektive områder/teamene. 2 KRAV TIL YTELSEN 2.1 Forskrifter, standarder og retningslinjer Tjenesteyter er ansvarlig for at oppdraget utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover, samt statlige og kommunale forskrifter, regler og retningslinjer. Under utførelsen er tjenesteyter ansvarlig

4 for at alle aktuelle myndighetskrav som stilles til utførende personell og til tjenesteyter er overholdt. Røyking er ikke tillatt på eiendommene. Det er ikke tillatt å ha med seg kjæledyr. 2.2 Kommunikasjon Leietaker kan ikke bestille arbeider av tjenesteyter på vegne av oppdragsgiver. Unntak er heisavvik, andre akutte HMS avvik og skallsikring. I slike unntakstilfeller skal oppdragsgivers kontaktperson varsles omgående for videre oppfølging og vurdering av tiltak. Det stilles krav til at tjenesteyter organiserer leveransen med ansvarlig arbeidsledelse/kontaktperson som også kan kontaktes direkte av leietakere i forbindelse med utbedring av akutte HMS-avvik i forhold til oppgaver som ligger innenfor denne Ytelsesbeskrivelsen. Tjenesteyter må sørge for god kommunikasjon, synlighet og serviceorientert kundefokus ovenfor oppdragsgivers leietakere. Tjenesteyter er en del av oppdragsgivers ansikt mot leietaker og publikum, og skal ivareta oppdragsgivers interesser slik at alle brukere møtes med respekt og vennlighet. Skal det utføres arbeider som kan ha innvirkning på driften skal tjenesteyter kontakte leder på tjenestestedet for å varsle om arbeidene. Leverandøren skal ta imot direkte telefonhenvendelser fra publikum, politi, brannvesen og andre vedrørende forhold på eiendommene samt loggføre disse uten ekstra kostnad for oppdragsgiveren. Kopi av logg skal ved hendelsesregistrering oversendes Oppdragsgiver uten unødig opphold. Oppdragsgiveren har innsynsrett i loggen. Avvik skal meldes inn i OBYs elektroniske avvikssystem. Både oppdragsgiver og tjenesteyter skal stimulere til aktiv brukermedvirkning slik at det opprettholdes en god standard i bygningen og utemiljøet for øvrig. 2.3 Personell Tjenesteyter må garantere tilstrekkelig teknisk kompetanse på sitt personell for ivaretakelse av beskrevne oppgaver knyttet opp mot tekniske anlegg og databaserte styringssystemer der det er nødvendig for leveransen. Det forutsettes at personell som utfører kontraktarbeidet behersker norsk skriftlig og muntlig. Tjenesteyters personell skal bruke godkjent verneutstyr som er nødvendig for å ivareta deres sikkerhet under arbeidet. Utstyret skal være merket med firmanavnet til tjenesteyter og maskiner utstyrt forskriftsmessig. Tjenesteyter skal fremlegge rutelister med fast personell og vikarer. Det skal også vedlegges politiattester for fast personell og vikarer før oppstart av kontrakten. Rutelistene skal synliggjøre personalets kompetanse. Utskiftning av personell skal meldes oppdragsgiver i godt tid før oppstart av tjenesten. Sykefravær eller annet fravær skal meldes til Oppdragsgiver med informasjon om evt. nytt personell eller vikarierende personell ved oppstart av første fraværsdag. Ved ferieavvikling skal Oppdragsgiver i god tid forut for ferieoppstart informeres om vikarierende personell samt om evt. endringer i fastlagte og godkjente rutelister.

5 3 HOVEDYTELSER Tjenesteyter skal uten tillegg i prisen gjøre seg tilstrekkelig godt kjent med eiendommene og tekniske anlegg. Dette gjøres best ved befaring. Det vil blant annet være anledning til en «overlappingsperiode» fra 2. november 2015 fram til oppstart kontrakt Dette skal gjennomføres uten tillegg i prisen. Eiendommene skal besøkes ukentlig. I den oversendte tiltaksliste per eiendom vil det fremkomme ulike driftstiltak per uke. For hver av de aktuelle eiendommer/adresser fremgår det en tiltaksliste som er oppgitt i vedlegg «Eiendommer - vaktmestertjenester». Tiltak er beskrevet under driftstiltak med nummer (Tabell DT + kommentar). For hver av eiendommene er det oppgitt hvilke driftstiltak (nummer) som skal utføres. Eiendommene er sortert under team. Videre fremgår definisjoner av hyppighet/frekvens av tiltakene i egen arkfane. Alle oppgaver er eiendomsspesifikke og arbeidsordre genereres for gitt periode for den enkelte eiendom. Tiltakslisten er grunnlaget for å kunne ivareta oppdragsgivers krav til internkontroll. Det forventes et aktivt samarbeid når Oppdragsgiver foreslår justeringer i utførelse av Tiltakslisten. I særskilte tilfeller kan Oppdragsgiver prioritere arbeidstiden til kun å gjelde HMS-relaterte oppgaver, eksempelvis ved dannelse av istapper, uten pristillegg. Videre skal tjenesteyter uten tillegg i prisen foreta justering av ytterdører, branndører og vinduer og skifte låskasser og utføre utskiftninger og/eller reparasjoner av beslag, dørvridere, dørpumper og foreta småreparasjoner og foreta utbedring av småskader som skyldes normal slitasje, hærverk og lignende. Det anslås at dette utgjør ca. 30 min gjennomsnittlig pr. eiendom pr. md. Materiell brukt til slike mindre arbeider skal faktureres med de nødvendige bilag, og skal være merket med anleggsadresse. Det forutsettes at alt arbeid utføres innen ordinær arbeidstid. OBY har egen vakttelefon som håndterer akutte situasjoner etter ordinær arbeidstid. Rutelister/bemanningsplan skal oversendes senest 14 dager før kontraktens oppstart. 4 TILLEGGSYTELSER Tilleggsarbeider er ytelser av mindre omfang utover det som fremgår av punkt 3 og tiltak beskrevet per eiendom iht. vedlegg «Eiendommer-vaktmestertjenester». Tiltak som utføres på nye eiendommer, jf. pkt. 1 er ikke tilleggsarbeider. Ved bestilling av tilleggsarbeider skal følgende fremgå; leveringssted, hvem tjenesten er bestilt av, leveringstid og angivelse av hvilken tjeneste som skal utføres og økonomisk ramme. Tilleggsarbeider kan kun bestilles av oppdragsgiver med rekvisisjon. Tjenesteyter må kunne garantere en responstid på 3 virkedager fra bestilling for tilleggsarbeider. Ved HMS-oppdrag må tjenesteyter kunne rykke ut på anleggsadressen innen 2 timer innenfor normal arbeidstid. Det skal også foreligge fotodokumentasjon av oppdraget før og etter.

6 Faktura skal stilles til oppdragsgiver for utførte arbeider. Faktura uten kopi av bilag, påtegnet timeseddel/ordreseddel og fotodokumentasjon vil ikke bli honorert. 5 RAPPORTERING/OPPFØLGING Tjenesteyter rapporterer i henhold til oppdragsgivers oppsett: Brannrelaterte avvik skal rapporteres i den elektroniske brannboka ORRAbrann. Kontraktspart vil få tilgang til denne elektronisk. Andre avvik skal rapporteres i elektronisk avvikssystem levert av Oppdragsgiver. I en overgangsperiode kan det være behov for å benytte Leverandørens elektroniske avvikssystem. Kontraktspart vil få tilgang til dette systemet elektronisk, det er tjenesteyters ansvar å besørge elektronisk utstyr til denne bruken. Med elektronisk utstyr menes her nettbrett med tilgang til internett. Tjenesteyter skal ved utførelse av tjenesten registrere dato, navn, telefonnummer og firma, samt klokkeslett for inn og ut registeringer i besøksprotokollen på eiendommen. Innføring i ORRAbrann, OBYs elektroniske system og etiske regler vil gjennomføres med felles kursdag. Kurset er obligatorisk og gjelder tjenesteyters faste personell og vikarer. Tid for gjennomføring av opplæring avtales ved kontraktsignering. Tidsbruk på kurset er ca. 5 timer. Elektronisk utstyr og deltakelse på kurs skal være inkludert i prisen fra tjenesteyter. Oppdragsgiver har rett til å endre/justere rutiner for innrapportering uten krav om kompensasjon fra leverandøren. 5.1 Møtestruktur Etter kontraktinngåelse vil det bli avholdt et oppstartsmøte for å sikre god forståelse og gjennomføring av tjenesten. Det vil også senere under kontraktsperioden bli gjennomført ekstra møter i forbindelse med tjenesteyteres gjennomføring av kontrakten. Driftsmøter vil bli avholdt ved behov eller etter nærmere avtalt frekvens. Jevnlig kontakt mellom tjenesteyter og oppdragsgiver er nødvendig for styring av tjenestene som skal utføres. Grunnlag for møtene er avviksmeldinger, økonomisk rapportering, oppfølgingssaker, HMS, fremdrift etc. Ved endt kontraktsperiode skal det avholdes et møte hvor man evaluerer tjenesten/samarbeidet i hele kontraktsperioden. I tillegg skal arbeidsinstrukser, kart og annet relevant oppdatert materiale overleveres Oppdragsgiver, i elektronisk format. Møtene avholdes hos Oppdragsgiver. Verken møtevirksomhet eller reisetid i den forbindelse vil bli honorert. Oppdragsgiver skriver møtereferat. 5.2 Fakturarutiner Vedlagte «Eiendommer-vaktmestertjenester» skal fylles ut med priser per eiendom totalt for året, samt månedlig sum. Ovennevnte vedlegg vil være grunnlaget for fakturering per område.

7 Beløpet skal faktureres etterskuddsvis med 1/12 per måned av årsprisen per område. Se for øvrig kontraktens bestemmelser.