Ytelsesbeskrivelsen. Rutine nr: FDV - 02

Transkript

1 Godkjent: Bygge- og eiendomsansvarlige i Gjøvikregionen Utført av: tam / Side: 1 av 6 Ytelsesbeskrivelsen Orientering 1. Formål, rangordning og definisjoner 2. Behov / anvendelsesområde / type kjøp. 3. Oppdragsbeskrivelse, partsbegrepet og generelle betingelser til oppdragene. 4. Krav til utførelse av arbeidet. 5. Leverandørens Internkontroll og helse, miljø og sikkerhet. 6. Pris på enkeltoppdrag og innholdet i timeprisene 7. Bestilling av oppdrag fra rammeavtalene form, type og art 8. Annet 9. Endringer til NS 8401 og NS Bruk av evalueringsskjema 1 Formål, rangordning og definisjoner Dette dokument er en beskrivelse av hva ytelsen eller oppdraget generelt skal omfatte og er i praksis en del av en kravspesifikasjon for oppdraget eller bistanden i tillegg til oppdragsgivers særlige anvisninger og / eller spesielle ytelsesbeskrivelser i hver enkelt bestilling/avrop. Dette dokument sammen med avtaleformularet, NS 8401 samt bla prisdelen fra tilbudsblanketten (eget skjema) vil i sin helhet danne rammekontrakten. Rammekontrakten er i praksis uten innhold eller leveranse før den fylles med uttak av oppdrag etter avrop eller forutgående minikonkurranse fra oppdragsgiver. Denne ytelsesbeskrivelsen fastsetter kun de grunnleggende minimumskrav til oppdraget eller bistanden som skal anskaffes og leveres, og kravene skal oppfylles. Særlige eller spesifikke tilleggskrav, spesielle ytelsesbeskrivelser osv fra oppdragsgiver kan eller vil bli satt i avropet eller minikonkurransen. Særlige krav kan f.eks være Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse osv for den definerte fase. 1.1 Dokumentenes rangordning Rangordningen vil etter ovennevnte beskrivelse være slik: 1. Bestillingen (avropet eller minikonkurransen s oppdragsbekreftelse fra oppdragsgiver) 2. Rammekontrakten formularet a. Prisdelen fra tilbudet mm, andre ytelser og evt erklæringer etc b. Denne ytelsesbeskrivelsen 3. Alminnelige vilkårene - NS Overordnet avkrever kommunen at det arbeidet eller ytelsen som vil bli utført eller levert av leverandør, som den profesjonelle part, er ihht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. Ytelsesbeskrivelsen generell Oppdrag og bistand - Arkitektfaglige- og.

2 Godkjent: Bygge- og eiendomsansvarlige i Gjøvikregionen Utført av: tam / Side: 2 av 6 2 Behov / anvendelsesområde / type kjøp Kommunene har løpende behov for ytelser på mange fagområder. Det vil i være to typer ytelser, vist under, som skal leveres og det er oppdragsgivers behov som er styrende for valg av leveranseform: Kjøp av oppdrag prosesskjøp hvor NS 8401 legges til grunn: Kjøp av oppdrag gjøres der hvor man ønsker at leverandøren har ansvar for kvalitet-framdriftkostnad på oppdraget og der hvor oppdragsgiver har estimert byggebudsjett (prosjektkostnad) til maks 40 mill, hvor det antatte behovet for kjøp av arkitekt- og ingeniørmessige ytelser settes til % av dette. Dvs oppdragsverdi. Kjøp av bistand hvor NS 8402 normalt legges til grunn, men erstattes av NS 8401 her: Kjøp av bistand gjøres der hvor man ønsker at leverandøren bistår oppdragsgiver etter regning, hvor oppdragsgiver har ansvar for kvalitet-framdrift- kostnad på oppdraget og der hvor oppdragsgiver har estimert bistandens verdi til maks eks mva. Ytelsesbeskrivelsen skal dekke de angitte fagområder under, definert som fag- eller ytelsesområder. Noen kommuner kan ha behov for alle ytelsene/fagområder, mens andre bare på noen. Rammeavtalen definerer hvilke ytelser/fagområder leverandører er best kvalifisert for / tildelt rammeavtale: ARK - Arkitektfaglige ytelser, herunder også: o LARK o INT.ARK RI - Rådgivende ingeniørfaglige ytelser (PRO), herunder også o RIB, slik som også Geo, Aku, VA/VAR, SHA,KU o RIBr o RIE, slik som også SD, Automasjon o RIV, slik som også E-merking PGL prosjekteringsgruppeledelse ITB Integrerte tekniske bygningsinstallasjoner - ledelse og koordinering PRO.ADM prosjekt- og byggeledelse Leveranser kan enten leveres som enten enkeltvise ytelser, flere ytelser i samme fag eller gruppe bestående av f.eks ARK+RI. Oppdragsgiver definerer ønsket sammensetning. Avhengig av oppdragart. 3 Oppdragsbeskrivelse, partsbegrepet og generelle betingelser til oppdragene Alle kommunene i regionen har rett til å bruke rammeavtalene, men det er i hovedsak de kommunale Eiendom- og tekniske avdelinger som i størst grad vil benytte de ulike rammeavtalene eller den som normalt ivaretar byggherre rollen for kommunen. Likeledes gjøres det oppmerksom på Ytelsesbeskrivelsen generell Oppdrag og bistand - Arkitektfaglige- og.

3 Godkjent: Bygge- og eiendomsansvarlige i Gjøvikregionen Utført av: tam / Side: 3 av 6 at andre kommunale institusjoner, selskaper og organer under kommunal kontroll og som samtidig anses å oppfylle kravet til å være omfattet av Anskaffelsesforskriften også kan benytte avtalene. Oversikt over disse selskapene finnes i den kommunale eierskapsmeldingen. For noen kommuner kan også Kirkens oppgaver bli gitt anledning til å benytte rammeavtalene. Dette er opp til den enkelte kommune. Likeledes stiftelser med klart allment formål i tråd med kommunens arbeid. De vanligste arbeidene for bestilling av leveranser vil være: Løpende ARK+RI oppdrag og bistand på ulike eiendommer / prosjekter Mindre og større prosjekter på ulike områder etter oppdragsgivers behov. Ved bestilte leveranser forutsettes det at leverandøren skaffer seg vederlagsfri kjennskap om stedet, området, omfanget og andre forhold av betydning som kan oppnås ved befaring på stedet. Leverandøren må også skaffe seg opplysninger om lokale forhold av betydning for sitt arbeid 3.1 Lov, forskrift, etc Arbeider som utføres vil normalt være søknadspliktige etter plan- og bygningsloven. Det forutsettes videre at leverandøren kjenner til og de alminnelige offentlige lover, forskrifter og de bestemmelser som gjelder for faget og i kommunen, og som kan ha innflytelse på utførelsen av leveransen. Leverandøren anses å være den profesjonelle part i kontraktsforholdet i så måte og skal inneha de nødvendige sentrale godkjenninger for aktuelle oppdrag. 3.2 Underleverandører og personell i oppdraget Hvis leverandøren ikke har faste samarbeidspartnere, må de ha nødvendige rutiner for å sikre at de knytter til seg kompetente underleverandører eller personer for oppgaver de selv ikke utfører. Kommunen skal ha informasjon om hvilke underleverandører eller personer som benyttes i slike tilfeller. Videre forbeholder kommunen seg retten til å skifte ut underleverandører eller personer kommunen mener ikke er kvalifisert for å utføre oppdraget. Leverandøren skal inneha alle formelle godkjenninger som kreves innen eget arbeidsfelt og tiltaksklasser, og selv forsikre seg om at samarbeidspartnere har det samme. Leverandøren har en plikt til å undersøke om at samarbeidspartnere har nødvendige godkjenninger for det / de aktuelle oppdrag det måtte gjelde. Alle arbeider skal utføres av personell som innehar nødvendig fagutdannelse for arbeidet. Personell skal ved opptreden på byggeplass bære gyldig ID kort, og eller annen lett synlig identifikasjon, når de utfører leveranser i oppdragsgivers bygningsmasse eller prosjekter. Leverandør må på forespørsel fremlegge vandelsattest for ansatte og underleverandørers ansatte når disse skal utføre oppdrag på skoler, barnehager og institusjoner mv. hvor slik attest skal eller kan kreves etter norsk lov. Utenlandsk arbeidstakere må kunne gjøre seg forstått på norsk, kunne lese og forstå norsk funksjonsbeskrivelser og tegninger. Språknivå er Bergenstesten eller minimum nivå B1. De må være fast ansatt hos rammeavtale-leverandøren eller samarbeidsfirma. Rammeavtaleleverandøren er også ansvarlig for at det ikke anvendes arbeidskraft eller utføres arbeid i strid med Forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Brudd anses som vesentlig mislighold av rammeavtalen. Ytelsesbeskrivelsen generell Oppdrag og bistand - Arkitektfaglige- og.

4 Godkjent: Bygge- og eiendomsansvarlige i Gjøvikregionen Utført av: tam / Side: 4 av 6 4 Krav til utførelse av arbeidet Bestilte arbeider skal utføres i henhold til gjeldende lov, forskrift, retningslinjer for fagområdet samt faglig dyktighet. 4.1 Forhold til andre i oppdraget Det forutsettes at leverandøren tilpasser og koordinerer sine arbeider og leveranser med de øvrige rammeavtaleleverandører på det aktuelle oppdraget Responstid og arbeidstid Alle bestilte oppdrag skal være igangsatt innen den frist som oppdragsgiver fastsetter for bestillingen, med mindre annet er avtalt. Arbeidene skal utføres fortløpende. Når oppdraget er ferdig skal det rapporteres skriftlig at oppdrag er utført. Bekreftelse fra kommunen på utført oppdrag er betalingsutløsende i form av retten til å sende faktura. Responstid er 2-3 timer fra utkalling til oppmøte. Arbeidet skal utføres innenfor ordinær arbeidstid, med mindre annet er særskilt avtalt. Leverandøren må selv planlegge å tilrettelegge arbeidene slik at ventetid eller «overtid» ikke forekommer. 4.3 Dokumentasjon Oppdragsgiver gir nærmere informasjon om hvilken FDV dokumentasjon som skal leveres for det enkelte oppdrag. Dokumentasjonen skal fortrinnsvis leveres elektronisk. 4.4 Museale og verneverdige bygg Ved leveranser til verneverdige bygninger må leverandøren kun benytte personell som har kjennskap til materialer og metoder som er overensstemmende med kriterier som er relevante for det arbeidet som skal gjennomføres. 5 Leverandørens internkontroll og helse, miljø og sikkerhet Leverandøren plikter til enhver tid å ha et internkontrollsystem, samt ivareta sine plikter mht. helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen ihht de til enhver tids gjeldende lover og forskrifter. 6 Pris på oppdrag og innholdet i timeprisene Alle priser skal omfatte alle de ytelser og omkostninger av enhver art som er nødvendig for å utføre arbeidet ihht beskrivelse / tegninger og norske lover og forskrifter. Timepriser kan tillegges for nødvendig kjøretid innenfor Gjøvikregionen. For kjøring til Gjøvikregionen betales det ikke for reise- eller kjørekostnader. 7 Bestilling og fakturering av oppdrag fra rammeavtalene, form, type og art Antall rammekontrakter pr fagområde vil variere fra 3-5 og uttak fra avtalene vil derfor måtte skje ved avrop eller minikonkurranse. Ved avrop vil rammeavtalene være prioritert. Noe omfang eller volum av leveranser kan ikke garanteres. Nærmere om evt antall avtaler pr kommune og fordelingen er angitt i konkurransedokumentet om rammeavtalene. Hvis ikke er det likt. All bestilling skal fortrinnsvis skje skriftlig eller elektronisk. Forholdene og beløpsgrensene på estimert oppdragsverdi eks mva er forklart under. Begrepet oppdragsverdi er knyttet til prosjektkostnad hvor ARK og RI ytelser er vurdert til ca % av prosjektkostnad. Ytelsesbeskrivelsen generell Oppdrag og bistand - Arkitektfaglige- og.

5 Godkjent: Bygge- og eiendomsansvarlige i Gjøvikregionen Utført av: tam / Side: 5 av 6 Direkte avrop for oppdrag opptil eks mva. Ved direkte avrop tildeles oppdragene en av rammeavtaleleverandørene direkte. Oppdragsgiver har som intensjon å fordele oppdragene etter følgende metodikk ved oppdragene (dette medfører ikke prioritering av leverandørene ved avtaleinngåelsen) Fagområde ift oppdraget - Type tjeneste / fag etter oppdragsgivers behovsvurdering - Kommunes erfaring med tidligere leveranser ved uttak etter rammeavtalene - Beste kommersielle vilkår og mest erfarne medarbeidere oppsatt i rammeavtalen - Ledig kapasitet - Leveransetid framdrift for å løse oppdraget - Ikke ledig gå til neste Gitt at oppdragsgiver ikke ønsker å bruke direkte avrop i området så kan minikonkurranse også gjennomføres etter metoden under. Minikonkurranse benyttes fra til eks mva. Oppdragsgiver fastsetter etter behov hva slags type fagområde som skal leies inn. Minikonkurranse gjennomføres innen fagområdet. Oppdraget tildeles etter gjennomført minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene på fagområdet. Oppdrag kan være enkeltvis eller gruppe. Dette bestemmes av oppdragsgiver i minikonkurransen. Oppdragsgiver tildeler oppdraget til leverandør som gir det for kommunen økonomisk sett mest fordelaktige tilbudet etter følgende kriterier: o o o Oppdragsløsning og kvalitet på leveransen/oppdraget Kostnad på leveransen Leveringstid - framdrift Oppdrag med en estimert oppdragsverdi som overstiger 4,0 mill eks. mva, faller utenfor rammeavtalen, og vil bli kunngjort på DOFFIN på vanlig måte som en fri og åpen konkurranse. Oppdrag defineres som samlet oppdragsverdi. Minikonkurranse kan også benyttes fra leveranser med estimert oppdragsverdi fra 0,- eks mva og oppover dersom oppdragsgiver anser dette riktig. Fakturering av oppdragene skal skje etter anvisninger om rett fakturaadresse, referanser og andre spesifikke forhold pr kommune. Bestiller gir anvisninger om form og innhold. Gebyrer og avgifter av enhver art knyttet til fakturering aksepteres ikke. Så langt mulig skal elektronisk fakturering benyttes og evt andre elektroniske e-handelsløsninger, som er tilpasset kommunene. 8 Annet Denne ytelsesbeskrivelse kan bli revidert og sist reviderte ytelse gjelder alltid for rammeavtalen. Leverandøren plikter ved evt revisjoner å varsle innen rimelig tid om forhold, som avkrever endringer til rammeavtalen. Kommunen kan settes frist for slik varsling. Benyttes ikke retten til å varsle tapes evt muligheter til endringer. Spesielle ytelsesbeskrivelser kan også bli lagt til grunn generelt for rammeavtalen og ikke bare i den enkelte bestilling. 9 Endringer til NS 8401 og NS 8402 NS 8401 og NS 8402 gjelder som alminnelige vilkår innenfor fagområdet, men for enkelthetens skyld er NS 8401 gjort felles for alle. Eventuelle avvik fra denne inntas i enten avropet eller minikonkurransen Ytelsesbeskrivelsen generell Oppdrag og bistand - Arkitektfaglige- og.

6 Godkjent: Bygge- og eiendomsansvarlige i Gjøvikregionen Utført av: tam / Side: 6 av 6 10 Bruk av evalueringsskjema Kommunen har rett til å benytte evalueringsskjema ved vurdering av leverandørens oppfyllelse av sine arbeider. Dersom dette gjøres skal nedenfor angitte skjema benyttes. Hvis utfallet av evalueringen faller lavere ut enn DELVIS ved to eller flere oppdrag kan det medføre at rammeavtalen blir sagt opp og kan medføre at leverandøren blir stengt ute i neste konkurranse om rammeavtaler i regionen. Ytelsesbeskrivelsen generell Oppdrag og bistand - Arkitektfaglige- og.