Sluttrapport. ELIN forprosjekt. Utvikling av nye løsninger for elektronisk informasjonsutveksling for legepraksis

Transkript

1 Sluttrapport ELIN forprosjekt Utvikling av nye løsninger for elektronisk informasjonsutveksling for legepraksis Utarbeidet på oppdrag fra Den norske lægeforening av Tom Christensen Institutt for samfunnsmedisin, NTNU Versjon januar 2003 Side 1 av 78

2 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG... 4 Konklusjon... 4 Mandat... 4 Resultater... 4 Forslag til hovedprosjektet... 5 Bakgrunn... 5 Organisasjon BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Historikk BIT-programmet i SND Metoden Tillemping i ELIN-prosjektet Formålet med ELIN prosjektet Potensial Planleggingsprosjektet - Konklusjoner og anbefalinger ELIN FORMÅL OG HOVEDMÅLSETTINGER Utdypende om formålet med ELIN Hovedmålsettinger Markedstilbud av løsninger for elektronisk samhandling Oppnå effektiviseringsgevinster Riktig og godkjent informasjon på rett sted til rett tid Bidra til færre feil og færre alvorlige konsekvenser av feil FORPROSJEKT Finansiering Organisering Fremdrift Piloter, leverandører og løsninger Pilotene Leverandørene Journalsystemer spesialisthelsetjenesten Journalsystemer primærhelsetjenesten Meldingsleverandører, integrasjonspartnere Journalsystemer - spesielle Løsningene HOVEDPROSJEKT Finansiering/budsjett Organisering Fase Fase Fase Aktuelle sideprosjekter Funksjonskrav Detaljert prosjektplan med milepæler Gant-diagram Valg av leverandørgrupper Utvikling Side 2 av 78

3 4.4.4 Pilotimplementering Opplæring Support Piloter og leverandører i hovedprosjektet Piloter Ressurser for prosjektdeltakelse IT-løsninger i dag Leverandører Leverandørgrupperinger og mulige løsninger Vurdering av helsenett og sikkerheten i meldingsutvekslingen Anbefaling av grupperinger for avtale Behov for endringer i eksisterende arkitektur i løsningene Utfordringer Teknisk (løsningsmessig) Gjennomføring (tid, ressurser) Sammenfatning SPREDNINGSPROSJEKT VEDLEGG Rapport fra EdiSys AS versjon 1.5* BIT programmet fra SND (kun papirversjon)* Funksjonskravene Budsjett hovedprosjekt Side 3 av 78

4 Sammendrag Konklusjon Forprosjektet anbefaler at det blir gjennomført et hovedprosjekt i tre faser på veien frem til en komplett elektronisk samhandling kalt ELIN pakken. Lik implementering av spesifikasjoner og standarder vil måtte sikres gjennom konsensusmøter for programvareleverandørene tidlig i hovedprosjektet. I tillegg anbefales både akseptansetester og en godkjenningsordning, noe som er utbredt i mange europeiske land basert på samarbeid mellom myndigheter og medisinske og tekniske fagmiljøer. Ansvaret for dette bør ligge hos offentlig myndighet. Forprosjektet anbefaler at videreføringen i et ELIN - hovedprosjekt så langt det er mulig, søkes koordinert med og om mulig tilknyttet videreføringen av kommunikasjonsprosjekter som ble initiert med utgangspunkt i SHdirs tildeling av prosjektmidler til de regionale helseforetakene i På denne måten kan man sikre at det utvikles løsninger som ivaretar behovene til brukerne i begge ender av kommunikasjonskjeden. Dersom finansieringen ikke blir fullstendig, anbefales at hovedprosjektet velger ut noen av de prioriterte områder på bekostning av andre, selv om det er behov for standardisering på alle områdene. Forprosjektet konkluderer med å anbefale at et hovedprosjekt må gjennomføres og etterhvert videreføres til andre deler av kommunehelsetjenesten i egne tilleggsprosjekter. Dette for å sikre elektronisk samhandling og kommunikasjon av høy kvalitet i tråd med intensjonene i den statlige tiltaksplanen Mandat Mandatet omfattet innhold i elektroniske meldinger, arbeidsflyt og alle-til-alle kommunikasjon med fokus på standardisering og brukerbehov. Det ble således lagt vekt på at hovedmålet er bedre kommunikasjon og samhandling, og ikke bare utvikling av tekniske løsninger for elektronisk meldingsutveksling. Fordi det fortsatt vil være behov for utskrift på papir, omfatter mandatet også at all papirbasert kommunikasjon i helse- og trygdetjenesten skal følge norsk brevstandard (NS 4219) tilpasset helsetjenesten. Resultater SHdir og Legeforeningen har etablert et godt samarbeid om viktige krav til elektronisk kommunikasjon. Legeforeningen og Rikstrygdeverket (RTV) har underskrevet en intensjonsavtale for samarbeid om utbredelse av elektronisk sykmelding og den PKI-løsning som er valgt for helsevesenet. Leverandører og brukere har uttalt at de er positive og ønsker samarbeid om de løsninger som foreslås. Arbeidsgruppen har i samarbeid med Kompetansesenter for IT i helsevesenet (KITH) lagd funksjonskrav i seks deler som skal danne utgangspunkt for utvikling av nye løsninger. De Side 4 av 78

5 ulike delene er en generell del, rekvisisjon og svar, henvisning og epikrise, elektronisk resept, elektronisk sykmelding, og kollegial samt pasientrettet kommunikasjon med tilgang til internett. Det er dessuten etablert samarbeid med andre pågående prosjekter. Forslag til hovedprosjektet Det er stor interesse for hovedprosjektet. 24 leverandører og mer enn 50 legekontor har søkt om deltagelse. Det er stort behov for statlig tilskudd for å kunne gjennomføre den planlagte standardiseringen. Budsjettet for hovedprosjektet i full skala er på ca 14 millioner over 18 måneder hvorav knapt 4,5 millioner er egeninnsats. Hovedprosjektet tar utgangspunkt i at SHdir allerede har bidratt til utplassering av utstyr og oppkobling mot helsenett gjennom tildeling av prosjektmidler til de regionale helseforetakene (RHF). En vil bare få fullt utbytte av dette dersom det gjennomføres en standardisering av grensesnittene mot elektroniske pasientjournaler (EPJ) slik som beskrevet i hovedprosjektet. Systemene for elektronisk kommunikasjon vil dermed muliggjøre elektronisk timebestilling, elektronisk henvisning og epikrise, rekvisisjon og svar uansett hvilket sykehus det samarbeides med. Standardiseringen er en forutsetning for optimal samhandling mellom partene og for at fritt sykehusvalg skal funksjonere godt for pasientene. Det anbefales at hovedprosjektet også omfatter publikumstjenester som elektronisk kommunikasjon med fastlegen, elektronisk timebestilling, bestilling og fornyelse av resept, forlengelse av sykmelding og videreføring/fornyelse av annen behandling i tillegg til løsninger for e-post kommunikasjon med annet helsepersonell og sikker tilgang til Internett for allmennleger. I hovedprosjektet skal programvareleverandørene organisere seg i grupper for å sikre komplette løsninger basert på funksjonskravene. Et hovedprosjekt tar sikte på konkurranse mellom flere leverandørgrupper for å skape et utvalg av løsninger som kan utbres etter piloteringsfasen. Forprosjektet opplyser om hvilke legekontorer som har søkt om å være piloter, samt hvilke leverandører som har søkt om deltagelse. Det redegjøres også for hvilke kriterier som anbefales vektlagt når den endelige utvelgelsen av prosjektdeltagere foretas tidlig i hovedprosjektet. Bakgrunn Praktiserende leger har en meget omfattende kommunikasjon med andre, hvorav det meste ennå er papirbasert. Det er beregnet at inntil ¼ av allmennlegenes tid, ca 800 legeårsverk, går med til denne kommunikasjonen. Medarbeidere bruker enda mer tid til slik virksomhet. Selv om deler av dette er integrert med nødvendig journaldokumentasjon er det ikke vanskelig å forestille seg at selv små forbedringer kan gi betydelig utbytte. Elektronisk kommunikasjon er ofte raskere, billigere og mindre arbeidskrevende, og vil kunne frigjøre arbeidstid for helsepersonell slik at det kan gjøres mer direkte pasientarbeid. Nøyaktige, fullstendige og tilgjengelige pasientjournalopplysninger er en forutsetning for god og sikker pasientbehandling. Elektronisk kommunikasjon vil også være et viktig bidrag til bedre samhandling i helsetjenesten og bidra til at den fremstår som helhetlig og sammenhengende for pasientene. Side 5 av 78

6 ELIN forprosjektet ble satt i gang av Den norske lægeforening (Dnlf) etter initiativ fra Sosial og helsedirektoratet (SHdir). Sosial og helsedepartementet hadde forut for dette gitt firmaet EdiSys AS oppdraget å utarbeide et forslag til et prosjekt bygd på et program for Bransjeorienterte IT prosjekter fra Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND), det såkalt BIT programmet. Deres rapport fikk navnet: Forslag til gjennomføring av et BITprosjekt for utvikling av nye løsninger for elektronisk informasjonsutveksling for primærleger og fokuserte på nødvendigheten av å ta hensyn til brukernes behov, samt det forpliktende avtaleverket i BIT programmet. Organisasjon Tom Christensen ved Institutt for samfunnsmedisin ved NTNU i Trondheim ble engasjert til å lede et forprosjekt. Prosjektet ble finansiert med bidrag fra SHdir, SND, samt med egeninnsats fra Dnlf og programvareleverandører. Samlet budsjett var ca. 2,7 millioner. Prosjektorganisasjonen bestod av styringsgruppe, prosjektleder, kvalitetsrådgiver, referansegruppe og arbeidsgruppe. Side 6 av 78

7 1 Bakgrunn for prosjektet 1.1 Historikk Det er et stort udekket potensial for elektronisk samhandling i helsesektoren generelt og for primærleger spesielt. En praktiserende lege som skal kommunisere med andre aktører i helsesektoren kan i dag ikke kjøpe en "standardpakke" som dekker de mest vanlige kommunikasjonsbehov (meldingsutveksling, e-post, Internett-/intranett-tilgang) integrert med journalsystem og sikkerhetsløsning og som kan benyttes mot mange aktører i alle regioner. Det finnes i dag flere ulike løsninger som i mer eller mindre grad er integrert mot journalsystemene og som dekker en eller flere av de nevnte funksjoner. De kan bare i noen grad sikre kommunikasjon innen samme region/område. Dette prosjektet kom i gang på initiativ fra Sosial og helsedirektoratet (SHdir) som inviterte Den norske lægeforening til å lede et prosjekt for elektronisk kommunikasjon for primærleger. Før dette hadde Sosial- og helsedepartementet høsten 2001 fått utarbeidet en beskrivelse av et prosjekt som skulle ha som oppgave å gjennomføre de nødvendige utviklingsoppgavene. Denne planleggingen ble gjort etter mal av BIT-programmet ( Bransjeorienterte IT-prosjekter for effektiv forretningsdrift ) i Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND), basert på forpliktende samarbeid med leverandører i markedet og brukerne i bransjen. I dette prosjektet forstås med bransje leger og annet helsepersonell Prosjektbeskrivelsen fra firma EdiSys AS ble kalt: Forslag til gjennomføring av et BITprosjekt for utvikling av nye løsninger for elektronisk informasjonsutveksling for primærleger. Legeforeningen så det som viktig at de initiativ som fremmes til tiltak og utvikling av løsninger er forankret i et samarbeide mellom IT-leverandørene og brukerne. Derfor ønsket Legeforeningen å etterkomme denne anmodningen fra Sosial- og helsedirektoratet, og inviterte til et bransjesamarbeid med IT-leverandørene etter modell av de nevnte BITprogrammene i SND. SHdir og SND ble invitert til å delta i prosjektets styringsgruppe, slik at forankringen til myndighetene ble sikret. Legeforeningen understreket at dette skulle være et brukerstyrt prosjekt med utgangspunkt i legepraksis. Legeforeningen kontaktet så Institutt for samfunnsmedisin, NTNU med forespørsel om engasjement av prosjektleder. Stipendiat Tom Christensen ble engasjert som leder av forprosjektet. 1.2 BIT-programmet i SND Metoden BIT programmet i SND har med hell vært benyttet i en rekke bransjer med egne prosjekter for utvikling av bransjespesifikke IT-løsninger, i et samarbeid mellom bransjen og bransjens sentrale IT leverandører. Med bransjen forstås i ELIN - prosjektets sammenheng leger ved allmenn- og spesialistlegekontorer. Det etableres vanligvis en styringsgruppe for hver bransje som har det overordnede ansvaret for alle prosjektene i vedkommende bransje. Styringsgruppen settes sammen av bedriftsledere og bransjeorganisasjonen. Det etableres som regel 2 4 løsninger for hver bransje. Innenfor Side 7 av 78

8 hver løsning blir det etablert egne styringsgrupper. Løsningene forutsettes prøvd ut i et antall pilotbedrifter. I BIT prosjektene vil vanligvis hver pilotbedrift etablere egen styringsgruppe. Mellom partene i et BIT-prosjekt inngås et sett avtaler, som skal danne grunnlaget for etablering av et best mulig samarbeid mellom de ulike aktørene, samt bidra til best mulig kvalitet både på gjennomføringen av prosjektene og sluttresultatet. Følgende prinsipp er sentralt: Avtalene vektlegger samarbeid mellom bransje, leverandører og pilotbedrifter i den hensikt å få frem krevende kunder som kan bidra til mer effektiv forretningsdrift i bransjebedriftene. Vanligvis gjennomføres et BIT prosjekt i fem faser: Startprosjekt, kartlegging av leverandører og funksjonskrav spesifikasjon Forprosjekt med bla valg av leverandører Hovedprosjekt, utvikling, drifting og pilotimplementering Videreutviklings- og effektiv anvendelse prosjekter Spredning av bransjeløsninger, med blant annet støtte til implementering i den enkelte bedrift Tillemping i ELIN-prosjektet I ELIN - prosjektets tillempning av BIT-programmet har en gått nokså rett på forprosjektet, og en vil i det videre arbeidet konsentrere seg om et hovedprosjektet. Planleggingsprosjektet (prosjektbeskrivelsen fra EdiSys) må sies å ha dekket deler av aktiviteten i et startprosjekt ved at den kartla en del aktuelle leverandører, samt listet opp forslag til funksjonskrav som kan inngå i en slik bransjeløsning. Dermed var det grunnlag for å gå rett på et noe utvidet forprosjekt, inkludert en mer systematisk spesifikasjon av hvilke funksjonskrav løsningen skulle dekke. Beskrivelsen fra EdiSys hadde en veldig bred innfallsvinkel, og det var nødvendig å fokusere på de viktigste funksjonene til løsningene som skulle utarbeides, samt hovedhensikten med et hovedprosjekt. I hovedprosjektet skal de utvalgte leverandørene utvikle og implementere løsninger ved pilotkontorene. Det blir en konkurranse mellom forskjellige markedsløsninger, og det forutsettes at brukerne skal ha reelle valg mellom disse løsningene. Dermed er de tre første trinnene i et BIT prosjekt søkt ivaretatt, nemlig startprosjektet, forprosjektet og det foreslåtte hovedprosjektet. Legeforeningen finner det på nåværende tidspunkt ikke naturlig å delta i et egne tilleggsprosjekt for videreutvikling og spredning slik BIT programmet legger opp til 1.3 Formålet med ELIN prosjektet Målet med prosjektet er å bidra til å etablere et tilbud av løsninger som dekker det enkelte legekontors behov for elektronisk samhandling med øvrige virksomheter innen sosial- og helsesektoren. Herunder inkluderes elektroniske meldinger, krav til kommunikasjonsløsninger mot helsenett og myndighetenes krav til sikkerhetsløsninger ved kommunikasjon og tilknytning til eksterne nett. Side 8 av 78

9 1.4 Potensial Det er i dag omtrent 1840 primærlegekontorer og omtrent 800 spesialistlegekontorer som vil utgjøre et primært marked for en slik løsning. Kommunikasjonspartnerne til alle disse vil også bli involvert og på denne måten få opp egne løsninger. Det dreier seg her om blant annet helseforetakene, apotekene, trygdekontorene og direkte til pasient. En kan også tenke seg at deler av løsningen vil være overførbar til andre virksomheter i sektoren, herunder annen kommunal helsetjeneste som pleie, rehabilitering og omsorg, fysioterapitjenesten, pedagogisk-psykologisk rådgivnings (PP)-tjenesten m.m. Kommunehelsetjenesten danner basis i den norske helsetjenesten. Allmennlegene (fastlegene) har i tillegg en helt sentral portvaktsfunksjon og koordinatorrolle. Det gjelder i forhold til andre tjenester både i og utenfor helsetjenesten og i forhold til mange pasientrettigheter økonomiske og juridiske. Allmennlegene har derfor en meget omfattende kommunikasjon med andre. Her er noen tall som illustrerer: Det finner sted omlag 20 millioner pasient - allmennlege kontakter per år, derav blir et tilsvarende tall enkeltregninger sendt trygden. Allmennlegene skriver ca. 1,9 millioner henvisninger til sykehus eller spesialist og mottar tilbake 3,8 millioner epikriser. Det skrives ca. 1,0 millioner fysioterapirekvisisjoner og omlag 1,3 millioner bilderekvisisjoner. Det utstedes omlag 3,5 millioner sykmeldinger og sykepengeattester. Det skrives henimot legeerklæringer ved arbeidsuførhet. Allmennleger sender omlag 7 millioner prøverekvisisjoner til laboratoriene, og hver av disse inneholder bestillinger av 6-7 analyser som skal besvares. Det blir utstedt omlag 17 millioner resepter per år. Det er beregnet at om lag ¼ av allmennlegenes tid, ca 800 legeårsverk, går med til denne kommunikasjonen (resepter ikke medregnet). Med unntak av laboratoriesvar foregår det meste i dag manuelt og med papirskjema. Det er ikke beregnet hvor mye tid øvrig helsepersonell bruker på skriving og sending av meldinger, men det er betydelig. Mye av dette vil kunne reduseres med en overgang til elektronisk format forutsatt at standardisering og arbeidsflyt vektlegges. Dermed er det ikke vanskelig å forestille seg at selv små effektivitetsgevinster kan gi betydelig utbytte. Elektronisk kommunikasjon går raskere, er billigere og kan frigjøre arbeidstid til mer direkte pasientkontakt. I tillegg ligger det et atskillig større potensiale for kvalitetssikring innen elektronisk kommunikasjon sammenlignet med papirbaserte løsninger. Nøyaktige, fullstendige og tilgjengelige pasientjournalopplysninger er en forutsetning for god og sikker pasientbehandling. Mangelfulle opplysninger kan være en trussel mot pasientsikkerhet, gir økte kostnader og svekker en effektiv planlegging og styring av helsetjenestene. Raskere formidling av helserelaterte tjenester inkludert fritt sykehusvalg, høy sikkerhet og konfidensialitet, samt mer tid til direkte kontakt er potensielle gevinster som er svært etterspurte blant pasientene. Løsninger for dette må sees i lys av lov- og regelverk som regulerer pasientrettigheter og personopplysninger.. Elektronisk kommunikasjon vil også være et viktig bidrag til bedre samhandling i helsetjenesten og få virksomheten til å fremstå som mer helhetlig og sammenhengende for Side 9 av 78

10 pasientene. Elektronisk samhandling som skissert i dette prosjektet, er sterkt ønsket blant pasienter og helsearbeidere. 1.5 Planleggingsprosjektet - Konklusjoner og anbefalinger Det vises til EdiSys Rapporten. Sosial- og helsedepartementets initiativ til BIT - prosjektet har som hovedmålsetting å bidra til utvikling av nye eller forbedrede løsninger for meldingsutveksling (EDI) e-post for overføring av personsensitive opplysninger tilgang til helsenett og Internett for informasjonsinnhenting og utveksling sikkerhetsløsninger (digital signering, støtte for håndtering av virksomhetssertifikater, offentlige personsertifikater og profesjonsertifikater, kryptering, autentisering, juridisk logg, VPN (Virtual Private Networks), mm.) Aktuelle kommunikasjonsløsninger som skal kunne benyttes er ISDN (Integrated Services Digital Network), ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line), Frame Relay (Meldingsprotokoll), faste linjer og være basert på TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol) som transportmekansime. En viktig leveranse fra et forprosjekt vil være en vurdering av behov for endringer i eksisterende arkitektur i løsningene. Målet er at de løsninger som utvikles innenfor BIT - prosjektet også skal gi et godt grunnlag for videre utvikling av løsningene. Et annet siktemål er å avdekke eventuelle andre mulige forbedringer enn de som her er nevnt og som på linje med disse gir mulighet for forbedringer og effektiviseringer. De punktene som allerede er nevnt synes imidlertid å gi tilstrekkelig grunnlag for å konkludere med at det finnes et betydelig potensiale for utvikling av dagens løsninger for informasjonsutveksling for legepraksis. Selv om helsenettene har plassert ut utstyr og koblet opp mange brukere i løpet av høsten 2002, er det nødvendig med fokus på innhold, arbeidsflyt og standardisering for å realisere målene i Si@ - planen. Det er også et spørsmål om de løsningene som tilbys av helsenettene er av tjenlig kvalitet og pris, samt om de er tilstrekkelig samordnet. 2 ELIN formål og hovedmålsettinger 2.1 Utdypende om formålet med ELIN Det pågående arbeid med standardisering av elektroniske pasientjournaler vil påvirke de framtidige, databaserte journalsystemer for primærlegene. Det gjelder både den grunnleggende arkitekturen, bruk av standardiserte kodeverk og klassifikasjonssystemer, løsninger for tilgangsbegrensninger og sikkerhet, samt løsninger for avlevering og mottak av journaldata/pasientinformasjon. Selv med en forsiktig, gradvis innføring av standarden vil den kunne føre til behov for større endringer i de grunnleggende strukturer i de eksisterende journalsystemene. Dette er tatt hensyn til under utviklingen av funksjonskravene. Autorisasjons- og sikkerhetsløsninger basert på TTP-tjenester (Tiltrodd TredjePart) og PKI (public key infrastructure), skal piloteres gjennom Rikstrygdeverkets prosjekt for elektronisk innrapportering av sykmelding og legeerklæring. Denne type sikkerhetsløsninger med krav til sertifikatnivå vil kreve tilpasninger i forhold til dagens sikkerhets- og autorisasjonsløsninger i Side 10 av 78

11 journalsystemene på legekontorene. Løsningen har ikke vært benyttet i større omfang, slik at det kan være utfordringer knyttet til volumanvendelser i markedet. Det vil høyst sannsynlig vokse fram et sett av nye Internettbaserte tjenester. Blant annet er det allerede under utvikling løsninger for bruk av elektroniske skjemaer for rapportering. Slike skjema bør kunne lagres og gjenfinnes i journalsystemene. Timebestilling over Internett kan være et eksempel på en aktuell tjeneste. Flere Booking-prosjekter er allerede i gang, men skal disse bli optimale kreves en tilpasning til henvisningen med standardisering både av grensesnitt og innhold slik at en sikrer at adekvate forundersøkelser er gjort før time til spesialistundersøkelse bestilles. Videre er det fortsatt et urealisert potensiale for elektronisk meldingsutveksling. Løsningen bør enkelt kunne inkludere alle aktuelle meldinger, både for sending og mottak til alle aktuelle aktører (laboratorier, sykehus, apotek, RTV, Kreftregisteret, Medisinsk fødselsregister etc). Løsningen må enkelt kunne utvides til å håndtere nye meldinger og nye aktører. Framvekst i bruk av telemedisinske anvendelser vil også kunne innvirke på løsninger for pasientjournaler. Det vil kunne være kompetansemessige og geografiske forskjeller med hensyn til utnyttelsen av telemedisin. Likevel bør en søke å ta hensyn til mulige konsekvenser for kobling til journalsystemene. Det vil imidlertid være en vesentlig forutsetning at også telemedisinske løsninger kan fungere via kommunikasjons plattformen for nye, integrerte løsninger. Framtidige løsninger vil også kunne ha et potensiale for søking og presentasjon av informasjon. Presentasjon av tidligere journalnotater etter emne og ikke bare kronologisk er en mulighet som også er beskrevet i funksjonskravene. Informasjonsteknologien bør tas i bruk på en annen og bedre måte ved framtidige versjoner av journalsystemene. Selve basisarkitekturen i de eksisterende journalsystemene kan påvirkes ved at elektronisk meldingsutveksling, e-post og Internett baserte informasjonssøk skal utnyttes optimalt, og slike behov for endringer er beskrevet i prosjektet. Et BIT prosjekt vil innebære en omfattende offentlig satsning. Det er viktig å sikre at de løsninger som etableres kan utnyttes også i en videre utvikling av journalsystemer. Alle løsninger skal være tuftet på at all kommunikasjon skal sette pasienten og dennes behandling i sentrum, med fokus på innhold, arbeidsflyt og alle-til-alle kommunikasjon. 2.2 Hovedmålsettinger Markedstilbud av løsninger for elektronisk samhandling Målet med hovedprosjektet er å bidra til å etablere et markedstilbud av løsninger som på en effektiv måte dekker det enkelte legekontors behov for elektronisk samhandling med øvrige virksomheter innen sosial- og helsesektoren. For å oppfylle dette målet må slike løsninger utvikles gjennom en brukerstyrt pilotering som skissert under hovedprosjektet Oppnå effektiviseringsgevinster Nøyaktige, fullstendige og tilgjengelige pasientjournalopplysninger er en forutsetning for kvalitativ god og sikker pasientbehandling. Mangelfulle opplysninger er en trussel mot Side 11 av 78

12 pasientsikkerhet, kvalitet, personvern, kontinuitet i pasientomsorg og påvirker dessuten økonomiske forhold, samt mulighet for effektiv planlegging og styring av helsetjenester. Dokumentasjon av helseforhold omfatter informasjonsinnhenting, registrering, lagring, presentasjon og rapportering. Volumet av den elektroniske meldingsutvekslingen er vist under punkt 2.4. Potensial. Det gjentas kort at det er ca. 20 millioner pasient - allmennlege kontakter per år, det produseres knapt 2 millioner henvisninger og knapt 4 millioner epikriser, over 2 millioner fysio- og bilde rekvisisjoner, 2,5 millioner sykemeldinger og 7 millioner laboratorierekvisisjoner med 6-7 prøver i hver, samt 17 millioner resepter. Det bør være mulig å hente betydelige gevinster ved å ta disse fra papir til elektronikk. Elektroniske meldinger går raskere, sparer porto, trykking av skjema, og frigjør de store ressurser som nå går til innskriving eller skanning. Meldingene skal plasseres automatisk på riktig sted i riktig pasientjournal. Direkte forbindelse mellom rekvisisjon og svar, henvisning og epikrise hindrer feilsendinger og gir varsel ved manglende svar. Det er viktig å få til et enhetlig grensesnitt slik at en får alt på samme arbeidsflate. Etablering av slik alle-til-alle kommunikasjon med lik implementering av felles standarder gjør også kommunikasjonen enklere, og muliggjør fritt sykehusvalg. Implementering av helseenhets registeret (HER), sikrer enkel og korrekt adressering i hele helsevesenet, og prosjektet ønsker derfor samarbeid med dette registeret. Fokuseringen på innhold gjør kommunikasjonen bedre og sammenholdt med pasientrettighetene sikrer dette adekvat, godkjent informasjon på riktig sted til rett tid. Fokuseringen på arbeidsflyt sikrer at de fleste løsningene forventes å gi funksjonelle gevinster for brukerne i legepraksis. Funksjonskravene stiller krav til at ingen løsninger skal oppleves mer tungvint enn dagens. Kommunikasjonspartnerne påregnes også å oppnå mange liknende gevinster forutsatt god brukermedvirkning også hos disse. Prosjektet fokuserer på gevinster i helsevesenet generelt, og ikke bare i legepraksis spesielt Riktig og godkjent informasjon på rett sted til rett tid Dagens løsninger uten fokus på innhold gir stor grad av både upresis og uhensiktsmessig informasjon i henvisninger og epikriser. Mange sykehus klager med rette over henvisninger med ukritiske og usorterte utklipp fra primærlegejournal der det er vanskelig å finne kjerneinformasjon og nøyaktig formål med innleggelsen eller konsultasjonen det søkes om. Likeledes klager mange primærleger over lange epikriser som mer er egen journaldokumentasjon i sykehus enn en presis informasjonsoverføring til primærlegen med klar konklusjon og ansvarsfordeling. Ikke desto mindre er det også mange gode og presise henvisninger og epikriser også i dag, men det er stort potensial for forbedring. Prosjektet fokuserer derfor på at det er mottagerens behov for informasjon som bør være styrende for innholdet. Dermed søker en å sikre at det i minst mulig grad blir sendt mangelfull eller irrelevant informasjon. Prosjektet bygger på standarder fra KITH for den gode henvisning og epikrise, og har til dels samarbeidet med KITH i utviklingen av disse. Dermed er funksjonskravene mest mulig harmonisert med disse. Likeså benytter prosjektet standarder fra KITH for meldingsutveksling og journaloppbygning. Side 12 av 78

13 Sikker adressering med oppdatert adresseregister er nødvendig for at informasjon ikke skal komme på avveie. ELIN prosjektet legger derfor vekt på samordning med det nevnte HER registeret. Lov- og regelverket for personopplysninger bestemmer hva slags informasjon som kan overføres, pasientens rett til å beskytte deler av sin journal strengere enn andre deler, og legger grunnlaget for begrepet om at Riktig informasjon skal være på rett sted til rett tid. Derfor legger prosjektet også stor vekt på at teknologien skal forhindre at opplysninger kommer på avveie eller kan bli gjort tilgjengelig for uvedkommende.. Prosjektet fastslår at det er den praktiserende legen selv som er ansvarlig for sikkerheten omkring de pasientopplysninger hun/han forvalter. En kan derfor ikke bare henvise til et system som sikrer dette, f.eks. helsenett, men må selv gå god for at organisasjon, rutiner og teknologi er sikker nok. Leverandørene må derfor gi legekontoret fullt innsyn i hva som ligger i den løsningen som tilbys slik at de kan gjøre sin egen risikovurdering Bidra til færre feil og færre alvorlige konsekvenser av feil Standardisering krever teoretiske standarder, men også konsensus om den praktiske implementering. Det anbefales derfor at det avholdes egne arbeidsmøter for å drøfte og eventuelt gjennomføre den praktiske implementeringen. På denne måten kan en sikre at journalopplysningene blir registret og lagret forsvarlig, samt at kommunikasjonen blir sikker og riktig adressert. Ved å legge vekt på innholdet søker en å sikre at viktig kjerneinformasjon for videre behandling kommer til rett sted til rett tid, herunder informasjon om allergier og medikamenter pasienten ikke tåler. Prosjektet foreslår også endringer i journalstrukturen slik at en i større grad får både oversikt og påminninger, noe som er viktig for å unngå feil. Kobling mellom henvisning og epikrise, rekvisisjon og svar, samt varsel om manglende svar, er en liknende sikkerhetsrutine for å unngå feilbehandling. Pasientene skal også oppleve kontinuitet i behandlingskjeden, og kjenne seg trygg på at kjerneinformasjonen følger dem i hele kjeden. Feil vil likevel aldri kunne unngås helt, men systemene må da gi meldinger og sikre pasienter og helsepersonell mot alvorlige konsekvenser av feil. 3 Forprosjekt Dette ble iverksatt av legeforeningene på initiativ fra SHdir i samarbeid med SND og basert på en rapport fra Sosial og Helse departementet. Forprosjektet skulle klarlegge funksjonskrav fra brukerne som igjen skulle legge grunnlag for et hovedprosjekt med utvikling av løsninger for forskjellige typer elektronisk samhandling i for leger og samarbeidspartnere. 3.1 Finansiering Totalkostnad var kr ,-. Prosjektet ble finansiert som følger: Tilskudd fra SND: kr ,- Tilskudd fra SHdir: kr ,- Egeninnsats Legeforeningen: kr ,- Egeninnsats leverandører og andre: kr ,- Totalt kr ,- Side 13 av 78

14 3.2 Organisering Prosjektet er organisert tradisjonelt med styringsgruppe og referansegruppe. I tillegg er det etablert en arbeidsgruppe bestående av 10 medlemmer. Utover dette er det etablert kontakt med flere prosjekter, herunder RTV s sykmeldingsprosjekt, reseptprosjektet i regi av NAF Data (Norges Apotekerforening), samt flere henvisningsprosjekt. Prosjektledelsen har arbeidet tett sammen med Legeforeningen, kvalitetsrådgiveren, flere fra KITH, arbeidsgruppen og leverandørene. Det har også vært nær kontakt med rådgivere på NTNU og Sintef. En har hele tiden holdt god kontakt med SHdir i styringsgruppen. Sistnevnte har også deltatt på informasjonsmøte for leverandører. SND har bidratt aktivt også utover sin funksjon i styringsgruppen ved å delta i deler av arbeidsgruppens arbeide, samt i informasjonsmøte med leverandører, og forøvrig gjennom telefonmøter. Organisasjonskart: Styringsgruppen Svein Sefland, SHdir, John M. Tolleskoven, SND, Kjell Martmann Moe, Aplf, Einar Braaten, Oll, Gisle Roksund, NSAM, Kjell Midelfart, PSL, Knut Lande, OF, Audun Fredriksen, Dnlf Referansegruppen Leif Aanensen, Datatilsynet Elisabeth Sunde, RTV Annebeth Askevold, KITH Torstein Pålsrud, Helse Ø Magnus Simonsen, Helse V Alhild Stokke, Helse Sør Morten Celius, Helse MN Heidi Jacobsen, NST Astrid M. Reksen, AF Egil Bowim, KoKom Arild Tanberg, PSL Prosjektledelse Tom Christensen Kvalitetssikring Arnt Ole Ree Arbeidsgruppen Lasse Folkvord Sigurd Førre Regin Hjertholm Siv Finnestrand Fredrik Langballe Ole Andreas Bjordal John Leer Vegard Høgli Anders Grimsmo Dag Nordvåg Rådgivere forøvrig Inger Elisabeth Kvaase, SHdir, Samarbeidsrådet Si@, Terje Vigen, Dnlf, Ole Martin Winnem, Sintef/NTNU, Lillian Røstad, Sintef, Arild Faxvaag, Hallvard Lærum, Roar Johnsen, Øystein Nytrø, og Anders Grimsmo, alle NTNU, Bjarte Aksnes og Torbjørn Nystadnes, KITH, Triangel AS. Johan Braar Larsen, Datatilsynet. Det har blitt lagt stor vekt på råd fra alle partene. Styringsgruppen har virket både rådgivende og styrende, og lagt viktige forutsetninger for sluttresultatet. Styringsgruppen har bestått av representanter fra Sosial og helsedirektoratet (SHdir), Statens nærings- og Side 14 av 78

15 distriktsutviklingsfond (SND), Alment praktiserende lægers forening (APLF), Offentlige legers forening (Oll), Norsk selskap for allmennmedisin (NSAM), Praktiserende spesialisters forening (PSL), Overlegeforeningen (OF) og Den norske lægeforening (Dnlf) ved helsepolitiske avdeling. Referansegruppen har vært bredt sammensatt med deltagelse fra Rikstrygdeverket (RTV), Datatilsynet, Nasjonalt kompetansesenter for helsetjenestens kommunikasjonsberedskap (KoKom), de regionale helseforetakene (RHF), Apotekerforeningen (AF), Kompetansesenteret for IT i helsesektoren (KITH), Nasjonalt senter for telemedisin (NST) og Praktiserende legers forening (PSL). En har savnet pasientdeltagelse i refeansegruppen, og det anbefales for hovedprosjektet. Referansegruppen har problematisert mange aspekter ved prosjektet, og har gitt gode råd. Prosjektet har lagt vekt på å delta på seminarer rettet mot området IT helse, slik som erfaringsseminarer og kurs der en har presentert ELIN prosjektet, samt knyttet kontakter. Prosjektledelsen har hovedsakelig blitt utført ved Institutt for samfunnsmedisin, men slik det framgår nedenfor har det også vært mye reising og relasjonsbygging. 3.3 Fremdrift Arbeidet startet med kartlegging av aktuelle leverandører og innhenting av leverandør info tabeller fra disse. Arbeidsgruppen ble så etablert ved hjelp av et utvidet EDB utvalg i legeforeningen, Fedbup. Styringsgruppe ble etablert, og instanser ble invitert til deltagelse i referansegruppen. Arbeidsgruppen har hatt tre møter, referansegruppen har hatt to møter, og styringsgruppen har hatt fire møter. Det har vært avholdt et informasjonsmøte for leverandørene. Det har vært avholdt en rekke telefonmøter med legeforeningen, KITH, SND, SHdir, Sintef, NTNU, arbeidsgruppen, leverandørene, interesserte pilotlegekontor, helsenettene og uavhengige konsulenter. Det har vært et omfattende samarbeid via e-post og telefon. Utarbeiding av funksjonskrav for hele dette området har vært svært krevende og har tatt mer tid enn beregnet. Det er tatt initiativ til at disse skal få en løpende revisjon i regi av Legeforeningen. Formell og uformell kontakt med leverandørene har tatt vært et langsgående arbeid i hele forprosjektet. Vurderingen av søknadene med innhenting av tilleggsopplysninger har tatt mye tid i sluttfasen. Det har også vært tidkrevende å holde kontakt med legekontorene som har søkt om deltagelse som piloter, inkludert innhenting av tilleggsopplysninger fra disse. 3.4 Piloter, leverandører og løsninger Prosjektledelsen har ikke sett det naturlig å kunne inngå kontrakter eller utvikle løsninger i regi av forprosjektet. Avtaler med leverandører og piloter kan ikke undertegnes før finansieringen er klar. Det har ikke vært vurdert som riktig å skulle ta initiativ til å utvikle nye løsninger under forprosjektet. Prosjektet ønsker dels erfarne leger som piloter, men det tilstrebes også entusiasme og idealisme. De må være opptatt av kravene til hele gruppen de representerer, og være seg bevisst at de har stor innflytelse på prosjektets utvikling og resultat, og dermed gjør en viktig oppgave for sine kolleger, samhandlingspartnere og pasienter. Ønske om deltagelse må være godt forankret blant alle ansatte, og de må akseptere avtaleverket og være innstilt på egeninnsats som ikke fullt ut kan kompenseres økonomisk. Side 15 av 78

16 3.4.1 Pilotene En har tatt sikte på å rekruttere piloter blant arbeidsgruppens medlemmer, blant tidligere prosjektdeltagere, samt i en åpen invitasjon på allmennlegenes Internettkanal Eyr og Dnlfs hjemmeside. Forprosjektet har ønsket å gå ut fra eksisterende gode prosjekter som ønsker videreføring i regi av ELIN prosjektet. På denne måten inkluderes en gruppe leverandører som allerede samarbeider godt, og legekontor som er familiær med å være piloter. Dermed oppnås et godt teknisk og organisatorisk utgangspunkt for videreutvikling av løsningene. Det vil i tillegg bli aktuelt å rekruttere helt nye piloter for nye løsninger, og fordi en ikke finner mange nok i eksisterende eller tidligere prosjekter. Det er innkommet 52 søknader, hvorav mange har levert såkalte pilot-info-tabeller som følger vedlagt. Forprosjektet har også vært opptatt av brukerne som primærlegene skal kommunisere med, og ønsker å legge vekt på en god dialog med disse, samt bidra til at disse får innflytelse på løsningene som angår dem. Det er derfor tatt initiativ til at hovedprosjektet søker å etablere delprosjekter i samarbeid med enkelte helseforetak, Apotekerforeningen og RTV Leverandørene Alle aktuelle leverandører som prosjektet visste om ble invitert til å levere informasjon om egen virksomhet. Etter at informasjonsmøtet ble avholdt og funksjonskravene ble ferdigstilt, har det gått ut invitasjonsbrev til leverandørene. 20 stykker har søkt om å få delta. Følgende leverandører har søkt: Journalsystemer spesialisthelsetjenesten Tieto Enator, DIPS, Siemens, Apertura, Clinsoft, Controlbrigde, SCS solutions, Furst Laboratorium Journalsystemer primærhelsetjenesten Infodoc, Profdoc, Hiadata, Legenett, Medina, Respons, System X Meldingsleverandører, integrasjonspartnere. Medilink, Well Diagnostic, Client Computing, Communicate, Thales, GetMedic, Legejobb Journalsystemer - spesielle NAF-data, Deriga. Forprosjektet har innhentet tilleggsinformasjon fra de fleste av de aktuelle leverandørene samtidig som de er informert om kriterier for deltagelse. En tror dermed at hovedprosjektet har et godt grunnlag til å beslutte hvilke leverandører som bør inkluderes i hovedprosjektet Løsningene Det blir her lagt vekt på at løsningene skal tilfredsstille funksjonskravene med spesiell vekt på innhold, arbeidsflyt og alle-til-alle kommunikasjon. Således bygger en på ferdigstilte standarder fra KITH for journal og meldinger. En har tatt ut de kravene en anser å være viktigst for prosjektet, samt lagd en rekke egne tilleggskrav som danner utgangspunkt for Side 16 av 78

17 leverandørenes forslag til tekniske løsninger. Disse løsningene skal utformes i første fase av hovedprosjektet. Vi har ansett at fokus på innholdet i meldingene er svært viktig idet en med dette legger grunnlaget for god kommunikasjon og dermed god pasientbehandling. Vi har lagt hovedvekt på at riktig informasjon godkjent av pasienten skal være på rett sted til rett tid. Krav til innholdet er utviklet i nært samarbeid med KITH, og har delvis foregått parallelt med utviklingen av nasjonale standarder for henvisning og epikrise med gjensidig påvirkning. Det er derfor oppnådd en harmonisering når det gjelder krav til innhold og funksjonalitet, men funksjonskravene i ELIN prosjektet er altså utdypet med egne tilleggskrav. Funksjonskravene anbefales noe revidert før hovedprosjektet startes, blant annet har henvisningsstandarden blitt litt endret. Det anbefales siden årlig revisjon forutsatt at legeforeningen tar på seg dette. 4 Hovedprosjekt 4.1 Finansiering/budsjett Totalkostnaden beregnes til kr ,- jfr vedlagte budsjettforslag. Prosjektet foreslås finansiert som følger: Tilskudd fra SND etter søknad: kr ,- Tilskudd fra SHdir etter søknad: kr ,- Egeninnsats Legeforening kr ,- Egeninnsats Pilotleger kr ,- Egeninnsats Leverandører kr ,- I alt kr ,- 4.2 Organisering Det vil etableres en styringsgruppe og en referansegruppe ut fra erfaringene i forprosjektet, men gruppene vil søkes noe utvidet, spesielt bør pasientorganisasjonene være representert i referansegruppen med en person. Referansegruppen bør også utvides med en representant fra brukerne for hvert hovedområde, så som sykehusleger, røntgenleger, laboratorieleger, privat praktiserende, samt representant for trygdefunksjonærene. Prosjektledelsen må ha mulighet til å frikjøpe eller ansette noen til engasjement for delprosjektansvar. Disse bør rapportere direkte til prosjektleder. Prosjektet tenkes gjennomført i flere faser, og dersom finansieringen går i orden kan sideprosjekter starte parallelt slik at en kan få pilotert alle delområdene i løpet av rimelig tid. En har delt piloteringsfasen av hovedprosjektet inn i 3 faser der en har lagt i bunn at sykmeldingsprosjektet bør prioriteres slik at prosjektet kan bidra til rask utbredelse av denne funksjonaliteten med tilhørende PKI løsning. Vi ser derfor for oss at våre pilotlegekontor kan bidra til å teste ut og sikre bredding av disse løsningene så snart et hovedprosjekt er klart til oppstart. Side 17 av 78

18 Basert på brukernes tilbakespill og vurdering i prosjektledelsen vil vi foreslå følgende fokus i gjennomføringsfasene: Fase 1 Epikrise (avd., poliklinikk, legevakt) Mottak av svar på bildediagnostikk Mottak av alle laboratoriesvar Elektronisk sykmelding PKI løsning (først for sykmelding) Helsenett eller tilsvarende Personlig e-post og Internett Fase 2 Epikrise (privatpraktiserende spesialist) Henvisning (avd., poliklinikk, privatpraksis) Rekvisisjon bildediagnostikk(vanlig røntgen, CT, MR, ultralyd, scintigrafi) Rekvisisjon lab (klinisk kjemi, mikrobiologi, immunologi, allergologi, patologi, histologi, farmakologi mm.) Fase 3 Resept Kollegial sikker e-post Kommunikasjon med pasient Timebestilling Overføring av journal (Kan bli aktuelt som en del av fase 3 når standarden er ferdig). Evt. innsyn i journal Aktuelle sideprosjekter Deler av fase 3 kan starte opp samtidig med fase 1 eller 2 forutsatt finansiering: Resept Kommunikasjon med pasient Timebestilling Ved behov for utskrift bør rekvisisjoner(skjema), henvisninger og epikriser være i samsvar med norsk brevstandard (NS 4129, "Kontordokumenter og blanketter. Utforming"), tilpasset helsevesenets behov. Prosjektet må tilstrebe mest mulig identiske oppsett for overordnete opplysninger så som headinger, adresseringer og andre felles opplysninger. Prosjektlederen vil eventuelt kunne delegere et hovedansvar for hver fase til en medarbeider i prosjektledelsen, og eventuelle sideprosjekter som anført vil høre til under en eventuell fase 3. En vil legge vekt på at deltagende journalleverandører vil ta sikte på å tilby en komplett ELIN pakke til sine brukere mot slutten av pilotfasen. Likeledes at andre deltagende leverandører vil kunne tilby de løsninger fra ELIN pakken de naturlig bør formidle til sine brukere. Mange brukere har gitt innspill om at helsenettene tilbyr for dyre løsninger, og styringsgruppen har foreslått at helsenettene kan vurderes som konkurrerende leverandører. Helsenettene har selv foreslått at de er bidragsytere som legger til rette for løsninger, og ikke er reelle konkurrenter. Kun ett av disse er organiserte som AS. En overlater til hovedprosjektet å gjøre videre vurderinger av dette. Side 18 av 78

19 4.3 Funksjonskrav Se eget vedlegg for hver av de seks delområdene. 4.4 Detaljert prosjektplan med milepæler En tidfester ikke oppstart idet finansiering ikke er klar, men en tilstreber så rask oppstart som praktisk mulig etter at finansiering er på plass. Det må likevel være tid nok til nødvendig forberedelse Gant-diagram Følgende Gant-diagram illustrerer hovedaktivitetene for hovedprosjektet, samt forventet oppstart og varighet for disse når prosjektet kommer i gang: Måned Oppstart og planlegging, avtaler Organisering leverandører Konsensus, Standarder F.krav. Utvikling Del 1. Test. Utvikling Del 2. Install. Opplæring Utvikling Del 3 Tilpasninger Test. Prøvedrift Utvikling Del 4. Evt. videre prøvedrift Dokumentasjon Rapport Valg av leverandørgrupper 1-2 mnd etter prosjektstart. Endelig valg av leverandørgrupper og undertegning av kontrakter i tråd med BIT programmet Utvikling 2-8 mnd etter prosjektstart. Utvikling av nye løsninger, samt utplassering av eksisterende egnede løsninger. Disse tilpasses ELIN prosjektets funksjonskrav i denne fasen. Det vises til vedlagte oversikt fra leverandørene over status vedrørende implementering av funksjonskravene. I denne fasen anbefales avholdt en konferanse i regi av prosjektet og KITH der de utvalgte leverandører setter seg sammen og blir enig om hvordan funksjonskravene skal implementeres. Konsensus etableres. Dette anbefales fulgt opp av en akseptansetest og godkjenningsordning både for leverandører og pilotlegekontor. Det anbefales at en slik godkjenningsordning eller sertifisering foretas av en uavhengig instans som KITH, Veritas eller andre, men at prosjektet har levert premissene for ordningen. SHdir anbefales å bevilge midler til en slik ordning utenom prosjektet, slik at Side 19 av 78

20 leverandører som ikke deltar i prosjektet nå, kan søke sertifisering på senere tidspunkt. En slik ordning er likevel ingen nødvendig forutsetning for dette prosjektet, men antas å ville øke kvaliteten betydelig til beste for alle aktører. Leverandørgruppen skal være godkjent med riktig implementering av meldingsstandarder så raskt som mulig og senest ved avslutning av pilotfasen Pilotimplementering 4-8 mnd etter prosjektstart. De som mangler teknisk utstyr må få dette oppkoblet. Ansvarlig leverandør må godkjenne teknisk utstyr og meddele dette til prosjektledelsen. Alle piloter må ha godkjente tekniske løsninger før sendinger igangsettes. Dataansvarlig ved hvert pilotkontor må rapportere inn slikt utstyr, evt. sammen med ansvarlig leverandør slik at godkjenning i tråd med BIT programmet kan oppnås. Det er nødvendig at en godkjennings eller sertifiseringsordning for leverandører suppleres med en liknende ordning for godkjenning av legekontor der også selve organisasjonen og rutinene ved legekontoret er inkludert. Dersom slik godkjenningsinstans ikke lar seg opprette, må prosjektledelsen godkjenne hvert enkelt oppsett, evt. via delegasjon til ansvarlig leverandør. De som er i gang med egne løsninger, får implementert oppgraderinger av disse tilpasset ELIN prosjektet. Eksisterende prosjekter som videreføres i ELIN prosjektet kan starte utvikling allerede i denne fasen Opplæring 4-8 mnd etter prosjektstart. Skjer samtidig med eller etter at tekniske tilpasninger er gjort, og foregår ved hvert enkelt legekontor. Alle rutiner ved pilotkontoret gjennomgås teoretisk og praktisk ved prøvesending. Godkjenningsrutine for gjennomført opplæring skal være oppnådd før prøvedrift og innbefatte signaturliste for hver medarbeider på legekontoret. Leverandørgruppen ved ansvarlig leverandør har ansvaret for opplæringen, og skal rapportere denne til prosjektledelsen. Ansvarlig leverandør skal utarbeide en manual for slik opplæring. De som allerede er oppe med løsninger som skal tilpasses til ELIN, får tilpasset opplæring på et tidligere tidspunkt Support Hovedansvarlig leverandør skal dokumentere nok ressurser til nødvendig support til pilotlegekontor under forsøksdrift. Rapportering skjer i tråd med gjeldende BIT regelverk. Ansvarlig leverandør skal oppgi et telefonnummer samt e-postadresse for henvendelser angående support i prosjektperioden, og likelydende kontaktpunkter hos sine medleverandører. Likeledes skal det være en hovedansvarlig kontaktperson både hos ansvarlig leverandør og medleverandører. Prosjektet anbefales å betale pilotkontorets ordinære utgifter til leverandørsupport og tilkobling av helsenett i prosjektfasen. 4.5 Piloter og leverandører i hovedprosjektet Piloter Ved valg av deltagere legges vekt på flere kriterier. Disse er erfaring, engasjement, innsatsvilje, egeninnsats, forpliktelse, forhold til leverandørene, aksept av BIT programmet og representativitet med hensyn på geografi, kjønn og type journalprogram. Det legges vekt på at Side 20 av 78

21 pilotkontoret dedikerer seg til ett delprosjekt innledningsvis og siden kan implementere andre løsninger, samt videreføre erfaringer fra sitt delprosjekt. Medlemmene av arbeidsgruppen fikk tilbud om å søke. Legekontor som inngikk i prosjekter som videreføres i regi av ELIN prosjektet fikk også tilbud om å kunne søke om fortsettelse i regi av ELIN- prosjektet. De øvrige har søkt etter annonsering på Eyr og Dnlfs hjemmeside. Det er totalt sett mer enn 50 legekontor som har søkt, og det anbefales valgt rundt 20 legekontorer forutsatt full finansiering. Medlemmer av arbeidsgruppen bør prioriteres. Endelig valg gjøres innen to mnd etter oppstart hovedprosjekt Ressurser for prosjektdeltakelse Alle deltagere er innforstått med at det kreves tilfredsstillende økonomi, nødvendig aksept hos alle medarbeidere, ryddige arbeidsforhold og evne til å sette av nødvendig tid til prosjektet. Det skal tas høyde for driftsstans og være mulighet for å gå tilbake til papirbaserte løsninger ved evt. teknisk svikt IT-løsninger i dag Det er varierende programvare og utstyr, men de fleste søkere er oppdaterte. Det er Der gis en overfladisk beskrivelse av teknisk utstyr og aktuelle programmer hos pilotene Leverandører Leverandørene som blir med i prosjektet vil utforme løsninger på brukernes premisser, og det krever at det blir utviklet løsninger som oppleves nyttige av brukerne. Løsningene må oppleves intuitive og passe med brukernes arbeidsmåter. De må være funksjonelle og stabile, og fremstå oversiktlig og enkle for brukerne. Det formaliserte samarbeidet leverandørene imellom må være slik at brukeren kan henvende seg til kun en av leverandørene i en slik samarbeidsgruppe. Vi har på bakgrunn av dette utformet noen kriterier vi mener en viktige for de leverandører som skal delta: 1. Potensiale til utvikling og utbredelse av løsninger Nåværende utbredelse av leverandørens løsninger blant primærlegene Forventet utbredelse innen 2 år Evne til innfrielse av brukernes behov for løsninger skissert i prosjektet 2. Helhetsforståelse for prosjektet Regler og forpliktelser i SNDs BIT-program er lest, forstått og akseptert. Holdning og vilje til å etablere reell alle-til-alle kommunikasjon Holdning til brukermedvirkning og samarbeid med andre leverandører 3. Evne til å gjennomføre prosjektet Kompetanse Økonomi Kapasitet Samarbeidsevne 4. Kapasitet og kvalitet på brukerstøtte Opplæring og assistanse 5. Funksjonskrav, grad av implementering 6. Informasjonssikkerhet Innen egen organisasjon Helsenett eller tilsvarende sikkerhetsnivå Side 21 av 78