Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Transkript

1 Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Internrevisjonsrapport 13/

2 Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag Innledning Metode og datagrunnlag Intervjuer Dokumentanalyse Testing av anskaffelser Spørreundersøkelse Revisjonskriterier Regelverket Grunnprinsippene i lov om offentlige anskaffelser Data, funn Organisering Organisering av innkjøpsfunksjonen Klinikkenes rolle i innkjøpsprosessen Utfordringer knyttet til organisering System og rutiner Rutiner Utstyrsanskaffelser Rekvirering/skaffevarer Innleie av helsepersonell Lån av utstyr IT-løsninger i innkjøpsarbeidet Dokumentasjon og arkivering Oppfølging og etterlevelse av avtaler Avtaleoppfølging Lojalitet til avtaler Etikk, misligheter Regeletterlevelse og kompetanse om regelverket Kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser Utfordringer knyttet til regeletterlevelse Test av utvalgte anskaffelser Oppsummering og anbefalinger Vedlegg 1: Figurer

3 1. Sammendrag Internrevisjonen i Helse Nord RHF har i samarbeid med Deloitte gjennomført revisjonsprosjektet Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF. Tilsvarende revisjon er foretatt ved tre andre foretak/enheter i regionen. Formålet med revisjonen Formålet med revisjonen var å undersøke om internkontrollen ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF gir tilstrekkelig sikkerhet for at anskaffelser av varer og tjenester skjer i samsvar med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Oppsummering av prosjektets gjennomføring, funn og vurderinger Revisjonsprosjektet er gjennomført ved hjelp av intervjuer, dokumentanalyse, spørreundersøkelse og testing av anskaffelser. Internrevisjonen konkluderer med at Universitetssykehuset Nord-Norge har utarbeidet rutiner og systemer for anskaffelser som er med på å sikre god internkontroll rundt offentlige anskaffelser, men at det også er avdekket svakheter og regelbrudd, bl.a. knyttet til: Dokumentasjon og etterprøvbarhet av anskaffelsesprosessene Konsekvent konkurranseeksponering av anskaffelser Innleie av helsepersonell Ansattes kjennskap til viktige og relevante avtaler, regelverk, rutiner og retningslinjer. 2. Innledning Internrevisjonen i Helse Nord RHF har i samarbeid med Deloitte AS og i samsvar med styrevedtatt revisjonsplan for , gjennomført et revisjonsprosjekt rettet mot etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Revisjonen er utført ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN), som denne rapporten gjelder, og ved tre andre foretak/enheter i helseregionen. Formålet med revisjonsprosjektet er å undersøke om foretakenes internkontroll gir tilstrekkelig sikkerhet for at anskaffelse av varer og tjenester skjer i samsvar med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser (lov/forskrift). Problemstillinger i prosjektet: I hvilken grad blir anskaffelser gjennomført i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser? Har foretakene etablert hensiktsmessig internkontroll som er tilpasset aktivitet og risiko på dette feltet? Blir interne reglement, rutiner og /eller prosedyrer som gjelder for foretakene og som har relevans for offentlige anskaffelser, etterlevd? Etterleves det regionale helseforetakets etiske retningslinjer og er det etablert rutiner som reduserer risikoen for rolleblanding og uetisk atferd? I hvilken grad samsvarer de ansattes holdninger med regelverk og interne retningslinjer? I hvilken grad følges organisering, fullmaktsstruktur og beslutningsmyndighet innen anskaffelsesområdet? Hvordan dokumenteres anskaffelser, og hvordan oppbevares dokumentasjonen? I hvilken grad benyttes rammeavtaler som forutsatt? (Herunder avtalelojalitet.) Deloitte AS

4 3. Metode og datagrunnlag 3.1 Intervjuer I november 2009 ble det gjennomført intervjuer med personer som er tilknyttet anskaffelsesprosessene i UNN. Intervjuene er basert på en intervjuguide tilpasset undersøkelsens problemstillinger. Formålet med intervjuene har vært å få oversikt over og innsikt i foretakets internkontroll, samt kunnskap om organisasjonens regel- og rutineetterlevelse. Ett intervju er ikke verifisert av intervjuobjektet i etterkant, og er derfor ikke benyttet i internrevisjonens vurderinger og konklusjoner. Følgende ansatte er intervjuet og har verifisert intervjuet: Helge Vorren, innkjøpssjef kontaktperson i prosjektet Jorunn Lægland, økonomisjef Arthur Revhaug, klinikksjef Kirurgi, kreft- og kvinnehelseklinikken Gry Andersen, klinikksjef, Diagnostisk klinikk 3.2 Dokumentanalyse Det er gjennomført en dokumentanalyse av styrende dokumenter som omhandler innkjøp i UNN. 3.3 Testing av anskaffelser Internrevisjonen mottok en regnskapsoversikt som viser kostnadsførte beløp i 2008 fordelt på leverandører. Fra denne listen ble det gjort et utvalg på 13 anskaffelser fra ulike leverandører. Utvalget ble gjort på bakgrunn av en vurdering av anskaffelsestype og fakturabeløp, sett i forhold til kravene i regelverket. UNN ble bedt om å oversende underliggende dokumentasjon for anskaffelsene. For seks av disse ble det bedt om dokumentasjon knyttet til hele prosessen (bl.a. protokoll, konkurransegrunnlag, tilbud, innstilling, kontrakt og korrespondanse som relaterer seg til anskaffelsen). For de resterende sju anskaffelsene ble UNN bedt om å sende anskaffelsesprotokoll, konkurransegrunnlag, innstiling/ tilbudsevaluering og kontrakt. Internrevisjonen mottok dokumentasjon og en forklaring knyttet til hver enkelt anskaffelse. Dette ble vurdert opp mot kravene i regelverket. Resultatene fra analysene er sammenfattet og gjengitt i tabellform i pkt Spørreundersøkelse Det ble sendt ut en elektronisk spørreundersøkelse til alle adresser i fullmaktsregisteret for UNN. Av totalt 612 respondenter var det 411 som svarte, noe som gir en svarprosent på 67. I spørreundersøkelsen ble det skilt mellom de respondentene som hadde vært delaktig i anskaffelser til en verdi over NOK ,-, og de som ikke hadde vært delaktig i slike anskaffelser. De som hadde deltatt i slike anskaffelser fikk flere og mer dyptgående spørsmål enn de øvrige. 4

5 4. Revisjonskriterier 4.1 Regelverket Regelverket for offentlige anskaffelser består av ulike rettskildefaktorer som må tolkes og vektes for å etablere rettsregelen som gjelder for de respektive problemstillinger som vil bli berørt i rapporten. Dette gjelder lov, forarbeider, forskrift, formålsbetraktninger, teori, domspraksis, EØS-regelverk og KOFA-avgjørelser. Den aktuelle regel fremgår ikke alltid direkte av lov eller forskrift og må derfor tolkes. Kildene som er benyttet for å beskrive relevante kriterier er utledet fra ovennevnte rettskildefaktorer, herunder kommentarutgaver til lov om offentlige anskaffelser av Dragstein og Lindalen (Universitetsforlaget) og Amdal og Roll Mathiesen (Kommuneforlaget). I tillegg til grunnprinsippene som fremgår nedenfor blir det utledet revisjonskriterier til aktuelle juridiske problemstillinger under gjennomgangen av de respektive anskaffelser i vurderingsdelen. 4.2 Grunnprinsippene i lov om offentlige anskaffelser Revisjonskriteriene som helseforetakets gjennomføring av offentlige anskaffelser er vurdert i forhold til, er rettsregler som gjaldt i det tidsrommet hvert enkelt kjøp ble gjennomført. Lov om offentlige anskaffelser 1 og forskrift om offentlige anskaffelser 2 får anvendelse på varekontrakter, tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter. Regelverket gjelder bl.a. for statlige myndigheter samt offentligrettslige organ og sammenslutninger som er opprettet av en eller flere av disse. I lov om offentlige anskaffelser 1 går det frem at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte 3. I begrepet forretningsmessighet ligger det at oppdragsgiver til enhver tid skal vurdere hvordan han kan oppnå en mest mulig fordelaktig anskaffelse. Videre inneholder begrepet en standard om at man ikke skal kunne ta utenforliggende hensyn i prosessen. Kravet til forretningsmessighet gjelder gjennom hele anskaffelsesprosessen, fra beslutningen om å starte en anskaffelsesprosedyre til tildeling av kontrakt 4. Sentralt er kravene til konkurranse og likebehandling. Formålsbestemmelsen angir overordnede prinsipper som ligger til grunn for utformingen av detaljreglene i forskriftene. Bestemmelsen må ses i sammenheng med de grunnleggende prinsippene i lovens 5: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører nr nr Siste punktum er endret ved lov 30 juni 2006 nr. 41 (i kraft 1 jan 2007 iflg. res. 30 juni 2006 nr. 762). Endringen innebærer at formålsbestemmelsen uttrykkelig fremhever at loven skal sikre at det offentlige opptrer med høy integritet i anskaffelsesprosedyrer 4 NOU 1997: 21 kap. 21 Til 1 5

6 En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Disse grunnleggende prinsippene er viktige å etterleve for å sikre at alle potensielle leverandører har samme mulighet til å oppnå kontrakter med det offentlige, samtidig som de skal bidra til at det offentlige foretar effektive kjøp og anvender offentlige midler på en økonomisk fornuftig måte. 5. Data, funn 5.1 Organisering Organisering av innkjøpsfunksjonen Den sentrale innkjøpsfunksjonen i UNN er organisert som egen seksjon med 10 ½ årsverk under Økonomi- og analysesenteret (ØAS), som er en av stabsenhetene i UNN. Seksjonen koordinerer og administrerer tilbudskonkurranser, kontraktsinngåelser samt implementering og oppfølging av avtaler. Innkjøpsseksjonen utfører også skaffevarebestillinger på vegne av klinikkene ved UNN, og har systemmessig ansvar knyttet til Clockwork, som er under implementering ved UNN. Arbeidet omfatter inngåelse av rammeavtaler på varer og tjenester, samt implementering og oppfølging av disse gjennomføring av utstyrs-/enkeltanskaffelser bestilling av forbruksvarer for avdelingene implementering av innkjøps- og logistikksystemet Clockwork bistand til Helse Nord RHF og HINAS ved nasjonale og regionale tilbudskonkurranser, og implementering og oppfølging av avtalene som blir inngått. Innkjøpssjefen gir uttrykk for at innkjøpsseksjonen i utgangspunktet er høvelig bemannet i forhold til oppgavene den er tillagt. Seksjonen har blitt tilført mer ressurser over tid, men har likevel ikke vært fullt bemannet over en tidsperiode grunnet vakante stillinger og langtidssykefravær. Senter for drift og eiendom (SDE) gjennomfører også tilbudskonkurranser. Senteret er UNNs rådgiver i bygge- og eiendomssaker, byggherre, eiendomsforvalter og eiendomsutvikler. Innkjøpsseksjonen bistår SDE ved enkelte anskaffelser Klinikkenes rolle i innkjøpsprosessen Ifølge innkjøpshåndboken er den enkelte klinikk ansvarlig for at deres anskaffelser skjer i henhold til retningslinjene for innkjøp. Det er presisert at innkjøpsseksjonen skal kontaktes på områder hvor klinikkene ikke har avtaler å forholde seg til. Det kommer videre frem at klinikkene vil stille med fagpersoner ved gjennomføring av regionale eller nasjonale tilbudskonkurranser. Det blir gitt uttrykk for at ansvaret for anskaffelser også er klart definert innad i klinikkene, bl.a. ved at klinikksjef skal godkjenne alle innkjøp og at de ansatte ikke kan gjøre innkjøp på egen hånd. Ved gjennomføring av anskaffelsesprosjektene kontaktes klinikksjefene, som utnevner brukerrepresentanter med kompetanse om varene/tjenestene som skal anskaffes. I de fleste anskaffelsesprosjektene har innkjøpsseksjonen prosjektlederrollen. Brukerrepresentantene spiller en sentral rolle i behovsverifisering, utarbeidelse av kravspesifikasjon og tildelingskriterier, samt evaluering av tilbudene. 6

7 I spørreundersøkelsen kom det fram at 83 % av respondentene sa seg helt eller litt enig i en påstand om at de visste hvor de skulle henvende seg for å få hjelp i innkjøpsrelaterte spørsmål (jf. Vedlegg 1, figur 1). De som har deltatt i arbeidet med anskaffelser til en verdi over ,- (og som ikke sa seg uenig i at de vet hvem de skal kontakte) ble videre spurt om de alltid får hjelp når de henvender seg til rett person om innkjøpsfaglige spørsmål. 93 % av respondentene i denne gruppen sa seg helt eller litt enig i denne påstanden (jf. figur 2). Ansatte med innkjøpsansvar innenfor sin seksjon ble spurt om de har tilstrekkelig kapasitet til å følge opp at regelverket for offentlige anskaffelser blir overholdt innenfor deres ansvarsområde. 30 % sa seg helt enig i denne påstanden, mens 32 % oppga at de var litt enig (jf. figur 3) Utfordringer knyttet til organisering I kommentarfeltet til undersøkelsen kommer det frem noe kritikk av dagens ordning. De som er misfornøyd viser hovedsakelig til underkapasitet og et for tungvint (byråkratisk) innkjøpssystem der de som skal forestå innkjøpene enten mangler vilje eller kapasitet til å betjene det løpende behovet. I særlig grad gir flere av respondentene uttrykk for at det er tidkrevende at klinikksjefene skal godkjenne alle innkjøp. Noen hevder at ventetiden på enkelte produkter er så lang at det gir seg utslag i komplikasjoner både for pasienter og personell. I intervju fremkommer det at det har vært motstand knyttet til reduksjonen av antall personer med beslutningsmyndighet, fordi dette oppleves som tungvint. Det blir også gitt uttrykk for at UNN ville oppnå gevinst ved å sette sammen en mer fast, tverrfaglig gruppe for å vurdere anskaffelser, for å slippe ad hoc jobbing. Foretaket har også en jobb å gjøre når det gjelder skolering. På den annen side blir det gitt uttrykk for at organiseringen av UNN med gjennomgående felles faglig ledelse for sykehusene i Harstad, Narvik og Tromsø gjør det enklere å gjennomføre tilbudskonkurranser. Hovedobservasjoner og vurderinger organisering av innkjøpsfunksjonen Et klart flertall av respondentene i undersøkelsen er kjent med hvor man kan få støtte til anskaffelsesarbeidet, og de gir uttrykk for at de får hjelp når de henvender seg med spørsmål knyttet til anskaffelser. Det fremkommer kritikk fra enkelte av de ansatte om for stor tidsbruk og for tungvinte prosesser knyttet til innkjøp. Foretaket bør ta stilling til om dette er et forhold som bør vurderes opp mot krav til forsvarlig pasientbehandling og effektiv drift, samtidig som det legges vekt på å følge regelverket og sikre god internkontroll på området. 5.2 System og rutiner Rutiner UNN har utarbeidet en Innkjøpshåndbok som beskriver overordnede retningslinjer for innkjøp, regelverket for offentlige anskaffelser, samt ulike rutiner som de ansatte må følge ved innkjøp. Innkjøpshåndboken med rutiner for anskaffelser av varer og tjenester er gjort tilgjengelig på UNNs intranett. Innkjøpsseksjonen er i gang med å videreutvikle sine interne skriftlige rutiner for gjennomføring av anskaffelser og implementering/oppfølging av avtaler. Forbedringspotensialet er i følge 7

8 innkjøpssjefen særlig knyttet til implementering av avtaler, bl.a. å legge avtaler inn i innkjøpssystemet og informere organisasjonen om avtalene. Det blir også gitt uttrykk for at klinikkene burde legge mer vekt på å gjøre håndboken kjent. I spørreundersøkelsen er ansatte som har deltatt i anskaffelser over NOK ,- stilt spørsmål vedrørende foretakets innkjøpsrutiner. 67 % svarte at de er helt (29 %) eller litt (38 %) enig i at de har god kjennskap til rutiner som gjelder anskaffelser/innkjøp i UNN. 79 % var helt (50 %) eller litt (29 %) enig i at rutinene ble etterlevd innen deres ansvarsområde, og 47 % var helt (21 %) eller litt (26 %) enig i at rutinene er hensiktsmessige. Jf. figur 4, figur 5 og figur Utstyrsanskaffelser Ved utstyrsanskaffelser er det ulike rutiner avhengig av om utstyret koster under eller over kr ,- inkl. mva. I utgangspunktet har ikke klinikkene budsjett til utstyrsanskaffelser, men dersom klinikken har ledige budsjettmidler kan disse brukes til anskaffelser av utstyr til en verdi under kr ,-. For disse anskaffelsene meldes behovet inn til innkjøpsseksjonen for oppfølging. Klinikksjefer, senterledere og personer med fullmakt fra disse kan sende behovsmelding direkte til innkjøpsseksjonen, som har oversikt over hvem som har fullmakt til innkjøp til verdi under ,-. Behovsmeldingene sendes på eget utstyrsskjema, som er elektronisk tilgjengelig på intranettsiden. Innkjøpsseksjonen følger opp utstyrsanskaffelsen sammen med representanter for klinikken og andre med nødvendig kompetanse for gjennomføring av utstyrsanskaffelsen. Når anskaffelsene har en verdi på over ,- eller klinikken ikke har ledige budsjettmidler, må klinikken søke direktøren om godkjenning/midler for utstyrsanskaffelser. Klinikken sender søknad til økonomisjef, som saksbehandler utstyrssøknaden på vegne av direktøren. Godkjente utstyrsanskaffelser blir meddelt innkjøpsseksjonen for oppfølging, og alle utstyrsanskaffelser registreres i et eget Excelark. Medisinsk teknisk utstyr mottas av medisinsk teknisk personell som også registrerer utstyret. 6 Dette er med på å sikre at anskaffelsene skjer i henhold til foretakets rutiner Rekvirering/skaffevarer I innkjøpshåndboken beskrives to innkjøpskanaler for varer som ikke er gjenstand for spesielle prosedyrer. Dette er intern rekvirering av varer fra sentralforsyningene ved hjelp av Clockwork, og bestilling av skaffevarer direkte fra leverandør via bestillingsanmodning til innkjøpsseksjonen. For forbruksmateriell som ikke er lagervarer ved sentralforsyningene (skaffevarer) sender klinikkene bestillingsanmodning til en egen e-postadresse, hvor bestillingene registreres og linkes i et Excelskjema. Bestillingene blir deretter utført og fulgt opp av bestiller ved innkjøpsseksjonen. Innkjøpssjef gir uttrykk for at fullmaktsstrukturen i hovedsak blir fulgt innenfor anskaffelsesområdet. Innkjøpsseksjonen har likevel ikke fullstendig kontroll på at alle som gjennomfører bestilling av skaffevarer har fullmakt til dette. Denne kontrollen skal bli bedre med implementeringen av Clockwork. 5 De som svarte "vet ikke" eller "helt uenig" på spørsmålet om de har god kjennskap til rutinene ble ikke spurt om etterlevelse og hensiktsmessighet. 6 Foretaket er gjennom forskrift om elektromedisinsk utstyr 16 pliktig å registrere medisinsk teknisk utstyr. Dette ansvaret er lagt til medisinsk teknisk avdeling. 8

9 5.2.4 Innleie av helsepersonell Det er inngått felles avtaler for innleie av helsepersonell i Helse Nord. Avtalene blir administrert av HR-senteret, innkjøpsseksjonen har lite implementerings-/oppfølgingsarbeid knyttet til slike avtaler. Internrevisjonen har fått opplyst at det er enkelte innleieforhold i UNN som ikke er i henhold til RHFavtalene. Dette gjelder særlig i Harstad/Narvik. I disse tilfellene har innleieforholdet gjerne foregått over lengre tid. Takstene som gjelder for byråene brukes i disse tilfellene, selv om det aktuelle helsepersonellet ikke hører til byråene UNN har avtale med. I intervjuer er det opplyst at de tilfellene der UNN leier inn helsepersonell utenom byråene man har avtale med særlig gjelder innleie av spesialister innen områder som gynekologi, ortopedi og bukkirurgi. Dette er i prinsippet direktekjøp som ikke er konkurranseeksponert. I Harstad/Narvik har UNN en særlig utfordring, fordi man ikke vet hvilken kvalitet man får ved innleie fra byråene, og fordi man ønsker å sikre at man har tilgang på god kompetanse. Når det gjelder innleie av spesialsykepleiere har internrevisjonen fått opplyst at dette i stor grad har blitt styrt av klinikkene fordi HR-senteret ikke har nødvendig kompetanse til å vurdere disse vikarene. Det fremkommer indikasjoner på at disse innkjøpene ikke i tilstrekkelig grad har fulgt regelverket, og at HR-senteret ikke har hatt en tett oppfølging av dette området i den perioden undersøkelsen gjelder. Siden de nye rammeavtalene trådte i kraft mai 2009 er imidlertid kompetansen vedr. rammeavtalene videreformidlet til spesialavdelingene, og foretaket mener nå at avtalene blir fulgt opp. Internrevisjonens test av utvalgte anskaffelser (se pkt 5.5.3) bekrefter at innleie av helsepersonell i 2008 ikke skjedde i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Det ble ikke ført anskaffelsesprotokoll for innleie av helsepersonell og det ble heller ikke kunngjort tilbudskonkurranse på innleie av helsepersonell. UNN bekrefter at de i dag forholder seg til rammeavtaler på innleie av helsepersonell. Dette er avtaler som er inngått etter nasjonal tilbudskonkurranse i regi av HINAS Lån av utstyr Innkjøpssjefen gir uttrykk for at UNN veldig sjelden har utstyr på lån/utprøving utenom tilbudskonkurranser, fordi dette lett vil komme i konflikt med kravet til likebehandling av leverandørene. Lån har imidlertid vært aktuelt i enkelte tilfeller hvor kritisk utstyr har blitt ødelagt, da har dette blitt avklart med økonomi/innkjøp IT-løsninger i innkjøpsarbeidet UNN er i ferd med å implementere innkjøps- og logistikksystemet Clockwork. Systemet blir i dag i hovedsak benyttet som lagerstyringssystem. I Tromsø benyttes systemet i tillegg som aktiv forsyning 7 ved utlevering av lagervarer fra sentralforsyningen til avdelingslagrene. For varer som ikke er omfattet av aktiv forsyning, benyttes eprocurementmodulen 8 i Clockwork. På sikt skal alle skaffevarebestillingene gå gjennom Clockwork. Dette vil sikre en større grad av kontroll av at det kun er de med fullmakt som kan bestille og at innkjøpsavtaler blir fulgt. Clockwork skal også bidra til effektivisering av bestillings- og faktureringsprosessen. I Clockwork er det implementert en automatisk kontroll av innkommende fakturaer der bestillingen har blitt generert i systemet. Dersom den innkomne elektroniske fakturaen samsvarer med bestillingen og det godkjente varemottaket går fakturaen direkte til anvisning. 7 Aktiv forsyning = Varer blir lagt i kasser påført strekkodebrikke. Når en kasse er tømt, henges strekkodebrikken opp på en tavle, og Sentralforsyningen leser av disse med en strekkodepistol og skriver deretter ut plukklister. 8 eprocurement er system for elektronisk kjøp og salg av produkter og tjenester (ehandel). 9

10 Per i dag er det i hovedsak innkjøpsavtalene som omfatter lagervarene ved UNNs sentralforsyninger som er registrert i systemet, men på sikt skal alle avtalene registreres i Clockwork. Dialogavtalen Økonomi- og analysesenteret har inngått med direktøren ved UNN for 2010 forutsetter at innkjøpsseksjonen vil bli målt på registrering av avtaler i innkjøpssystemet. Når bruken av innkjøpssystemet utvides, skal innkjøpsseksjonen etter hvert kunne ta ut forbruksstatistikker som grunnlag for gjennomføring av tilbudskonkurranser. Det er også lagt opp til at systemet skal integreres med konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell Dokumentasjon og arkivering Da internrevisjonens intervjuer ble gjennomført, dokumenterte ikke innkjøpsseksjonen anskaffelsene i saksbehandlingssystemet ephorte. Seksjonen har hatt kontakt med arkivansvarlig ved UNN vedrørende spørsmålet om oppbevaring av dokumentasjon i arkivet, og har nå utarbeidet rutiner for registrering av anskaffelser i ephorte. Innkjøpsseksjonen har også tatt i bruk konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell. Dette verktøyet vil være til hjelp i å sikre dokumentasjon av anskaffelsene. Til nå har dokumentasjon i papirversjon blitt skannet og lagret sammen med annen elektronisk dokumentasjon på filserver i lokalnettet. Konkurransegrunnlag, avtaler og anskaffelsesprotokoller er tilgjengelige for alle innkjøperne og alle andre på ØAS. En klinikksjef gir uttrykk for at det er uklart hvem som eier avtalene og hvor de skal oppbevares. Det går med ressurser for å lete etter avtaler og dokumentasjon knyttet til disse, og i noen tilfeller finner man ikke det man leter etter. Dette er særlig et problem for de som sjelden befatter seg med innkjøp, og det blir gitt uttrykk for at UNN har en jobb å gjøre knyttet til opplæring av de ansatte i prosedyrer for arkivering av relevant dokumentasjon i anskaffelsesprosjekter. Dersom en saksbehandler slutter i stillingen ved innkjøpsseksjonen blir avtalene han/hun har ansvar for overført til annen saksbehandler. Innkjøpssjef opplyser at innkjøpsseksjonen har oversikt over den enkelte saksbehandlers portefølje, og sikrer dermed at dokumentasjon tilknyttet anskaffelsesprosesser og avtaler ikke forsvinner. Innkjøpsseksjonen fører anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over ,- eks mva. I undersøkelsen svarte 72 % av de lederne som har deltatt i anskaffelser til en verdi av over NOK ,- at de var helt eller litt enig i at vurderinger og beslutninger i forbindelse med anskaffelser alltid blir nedtegnet skriftlig innen deres ansvarsområde (jf. figur 7). Hovedobservasjoner og vurderinger system og rutiner Det er positivt at UNN har utarbeidet rutiner for innkjøp. Det synes å være et forbedringspotensial når det gjelder arbeidet med innkjøpsrutinene i foretaket, spesielt i forhold til å gjøre rutinene kjent. Det har vært utfordringer knyttet til prosessene rundt innleie av helsepersonell. Internrevisjonen mener det er viktig at UNN sikrer at det er tilfredsstillende system og rutiner knyttet til slike innkjøp, på lik linje med for eksempel kjøp av utstyr. Det er viktig at arkiveringen av dokumentasjon knyttet til innkjøp blir gjennomført systematisk, slik at man sikrer etterprøvbarhet av anskaffelser. Internrevisjonen vurderer det i denne sammenhengen som positivt at foretaket nå har tatt i bruk sak-/ arkivsystem og konkurransegjennomføringsverktøy. 10

11 5.3 Oppfølging og etterlevelse av avtaler Avtaleoppfølging Innkjøpsseksjonen holder oversikt over avtaleporteføljen i et Excelark, som omfatter både lokale, regionale og nasjonale avtaleområder. Fra hvert avtaleområde er det en lenke til de enkelte avtalene/ kontraktene. Hvert avtaleområde har en ansvarlig saksbehandler. Denne står ansvarlig for gjennomføring av tilbudskonkurranser, kontraktsinngåelse, implementering og oppfølging av lokale avtaleområder, samt implementering og oppfølging av regionale og nasjonale avtaleområder. Denne organiseringen gir mulighet til å overvåke avtaler, og bidrar til at innkjøpsseksjonen kan planlegge aktiviteten slik at nye avtaler etableres når gamle avtaler utløper. Til hvert avtaleområde blir det utarbeidet elektronisk tilgjengelig brukerinformasjon på UNNs intranett. For innkjøpsavtaler som kun omfatter én avdeling blir det også utarbeidet mer detaljert oversikt over valgte leverandører, produkter, priser og andre avtaleforhold, samt elektronisk kopi av avtalene. Det har forekommet at UNN ikke har rukket å inngå nye avtaler i tide før gamle avtaler har utløpt, slik at foretaket handler på utløpte avtaler. Dette oppgis i hovedsak å skyldes ressursmangel. Det blir opplyst at det har forekommet betydelig direktekjøp av sengeplasser for rusmiddelavhengige i foretaket. Det ble inngått avtaler med private leverandører om kjøp av TSB-plasser 9 for ca 91 mill i mill av dette var ikke avtalefestet. I 2008 var tilsvarende beløp ca 45 mill (av totalt 101 mill). 10 I 2009 var det forventet en fortsatt vekst i omfanget av innkjøp uten anbud på dette feltet. Helse Nord RHF er kjent med forholdet, og det er opplyst at man nå arbeider med å inngå rammeavtaler for spotplasser Lojalitet til avtaler Både registrering av avtaler i innkjøpssystemet og det å utarbeide god brukerinformasjon, er sentralt i forbindelse med oppfølging av avtaler. Innkjøpssjefen påpeker at UNN har et forbedringspotensial når det gjelder relevant informasjon til brukerne, og at dette er noe avdelingen vil bli målt på gjennom dialogavtalen med UNNs direktør. For enkelte avtaleområder må det gis informasjon helt ned på artikkelnivå. Brukerinformasjon blir publisert på intranettet. I enkelte tilfeller, når bare en enkelt avdeling benytter avtalene, blir kontrakter og mer utfyllende brukerinformasjon også sendt til disse avdelingene, for eksempel avtaler på forbruksvarer til invasiv kardiologi som kun benyttes ved Hjertemedisinsk avdeling. I intervjuer kom det frem at det på avtaleområder som f.eks. reisebyråtjenester, blir sendt ut e-post om avtalene til alle ansatte. I oppfølgingen av rapporten opplyser foretaket at slike avtaler blir lagt ut som nyhet på intranettet, og at det ligger informasjon om avtalene på intranettsidene. I spørreundersøkelsen oppga omtrent to av tre at de må forholde seg til rammeavtaler når de gjør innkjøp. Av disse er 26 % helt enig i at de har kunnskap om innholdet i relevante rammeavtaler, mens 39 % er litt enig i at de har denne kunnskapen (jf. figur 8) Av de som svarte at de må forholde seg til rammeavtaler, og samtidig har deltatt i anskaffelser på over NOK ,-, er 48 % helt eller litt enig i at de har inntrykk av at rammeavtalene som gjelder for UNN er godt kjent i deres avdeling (jf. figur 9). 9 TSB = Tverrfaglig Spesialisert Behandling av rusmiddelavhengige. 10 Det opplyses at det i disse tallene også ligger noe volum med HELFO-pasienter hvor HELFO har egne avtaler. 11

12 Hovedobservasjoner og vurderinger oppfølging og etterlevelse av avtaler Foretaket har utarbeidet et system som synes å gi et godt utgangspunkt for oppfølging av avtaler. Det har forekommet at avtaler har utløpt uten at foretaket har rukket å inngå nye avtaler i tide. Det er viktig at UNN legger godt til rette for å gjennomføre oppfølging av avtalene. Det foregår betydelig direktekjøp av sengeplasser for rusmiddelavhengige i foretaket. Internrevisjonen finner det uheldig at det ikke er inngått rammeavtaler for slike spotplasser. Foretaket har et forbedringspotensial når det gjelder å gjøre rammeavtalene og innholdet i dem kjent blant de ansatte. Selv blant de som oppgir å måtte forholde seg til rammeavtaler og som har deltatt i større anskaffelser, er det en relativt stor andel som oppgir at de enten ikke selv kjenner til avtalene eller har inntrykk av at avtalene ikke er kjent i deres seksjon/avdeling. 5.4 Etikk, misligheter UNN er omfattet av de etiske retningslinjene fra Helse Nord RHF. I UNNs rutiner for anskaffelse av varer og tjenester er det henvisning til de etiske retningslinjene. Det å gjøre retningslinjene kjent blant de ansatte oppfattes dels som direktørens ansvar, bl.a. fordi retningslinjene omfatter en rekke sider ved driften av foretaket, ikke bare innkjøp. Det fremkommer også at innkjøpsseksjonen har lagt vekt på å gjøre retningslinjene kjent. Ved klinikkene opplyses det at det er ulik praksis for om og hvordan man velger å gjøre disse retningslinjene kjent. UNN benytter dokumentstyrings- og avvikssystemet Docmap, hvor det er mulig å registrere avvik. Etter det internrevisjonen har fått opplyst, er det er ikke meldt om brudd på etiske retningslinjer i Docmap vedrørende anskaffelser eller leverandørkontakt. UNN er sterkt stimulert til å drive innovativ aktivitet og forskningsutvikling med industrielle partnere. Dette kan medføre etiske utfordringer ettersom aktørene kan være potensielle leverandører til UNN. Det understrekes også at man har utfordringer knyttet til leverandører som tilbyr ekstratjenester som for eksempel kursing i metodikk for effektivisering av arbeidsprosesser. Disse tjenestene blir presentert som kostnadsfrie og som hjelp til foretaket, men kan føre til uheldige bindinger mellom foretak og leverandør. Det har kommet frem at det tidligere har vært tradisjon for å gjennomføre enkelte kjøp der leverandøren opptrer som bank. Internrevisjonen er kjent med at dette har skjedd i en av klinikkene i UNN. Opplegget gikk ut på at man betalte for mye til leverandøren i første omgang, og når det oppsto behov for å oppgradere hadde man allerede et innskudd hos leverandøren. I disse tilfellene har UNN betalt ca NOK ,- mer enn den egentlige prisen for de aktuelle anskaffelsene. Dermed er det skapt et feilaktig inntrykk i regnskapet hvor første kjøp fremstår som mer kostbart enn det er, mens oppgraderingen fremstår som rimeligere. Det er også uheldig at dette gir en tett binding til enkeltfirma. Slike avtaler har blitt benyttet i Harstad og Tromsø. Det er opplyst at klinikksjef sammen med Økonomi- og analysesenteret har sørget for at slike avtaler/betalinger ikke forekommer lenger, og at beløpene UNN hadde til gode hos firmaene er betalt tilbake. Videre understreker foretaket at ingen anskaffelser ved innkjøpsseksjonen har foregått på denne måten. I spørreundersøkelsen oppga 33 % av respondentene at de har lest de etiske retningslinjene for Helse Nord (jf. figur 10). 12

13 I forhold til en påstand om at nærmeste leder vektlegger sterkt overfor sine ansatte at regelverk og rutiner på anskaffelsesområdet skal etterleves, sa 51 % seg helt enig mens 23 % var litt enig (jf. figur 11). 57 % oppga i undersøkelsen at de var helt eller litt enig i at det er kommunisert klare retningslinjer for hvilke gaver som kan mottas fra eksterne forbindelser (jf. figur 12). Respondenter som har deltatt i anskaffelser til en verdi av over NOK ,- ble bedt om å besvare noen flere påstander knyttet til etikk. 67 % i denne gruppen er helt eller litt enig i at ledelsen i foretaket i ord og handling viser at regelverket for offentlige anskaffelser skal etterleves. I overkant av 35 % er helt eller litt enig i at det ville blitt oppdaget og sanksjonert hvis noen i foretaket begikk uetiske handlinger (jf. figur 13), og 44 % av respondentene i denne gruppen er helt eller litt enig i at de ville rapportert uetiske handlinger i foretaket uten frykt for represalier (jf. figur 14). Hovedobservasjoner og vurderinger etikk, misligheter De fleste ansatte mener at deres ledere vektlegger at regelverk og rutiner på anskaffelsesområdet skal følges. UNN har en utfordring i forhold til å gjøre innholdet i de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte. Bare en tredjedel oppgir å ha lest disse retningslinjene. De ulike utfordringene knyttet til leverandørkontakt, bl.a. i forbindelse med forskning, kursing og gaver, er etter internrevisjonens syn av en slik karakter at det kan være nyttig å formulere konkrete retningslinjer for leverandørkontakt i UNN. Internrevisjonen mener UNN bør vurdere å tydeliggjøre hvilke sanksjoner som kan settes i verk dersom ansatte opptrer i strid med det etiske regelverket. Det synes ikke som ansatte benytter avviksmodulen i DocMap, og bare et mindretall av respondentene oppgir at de er helt eller litt enige i at de kunne rapportert manglende regeletterlevelse uten frykt for represalier. Dette kan tyde på at det er behov for varslingsrutiner som senker terskelen for at de ansatte skal si ifra om etisk uheldige forhold. 5.5 Regeletterlevelse og kompetanse om regelverket Kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser Innkjøpshåndboken gir informasjon om de ulike anskaffelsesprosedyrene som er omfattet av regelverket for offentlige anskaffelser. Det går frem av innkjøpshåndboken at den enkelte klinikk skal være ansvarlig for å følge interne retningslinjer for innkjøp, og at dette også vil sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges. Innkjøpsseksjonen har i følge innkjøpshåndboken ansvar for å sørge for at UNNs retningslinjer og rutiner for innkjøp er gjort kjent for hele UNN. Spørreundersøkelsen viser at de som har deltatt i anskaffelser over NOK ,- mener de har bedre kompetanse om regelverket, enn innkjøpere som ikke har deltatt i slike anskaffelser (jf. figur 15). Av respondenter som har deltatt i anskaffelser over NOK ,-, oppga 27 % at de har fått opplæring i regelverket gjennom sitt arbeidsforhold i UNN. 61 % har ikke fått opplæring i det hele tatt, mens 12 % svarte at de har fått opplæring gjennom annet arbeidsforhold (jf. figur 16). Av de som har deltatt i anskaffelser over NOK ,-, var 24 % helt eller litt enig i en påstand om at de har god nok kunnskap og ikke trenger mer opplæring i regelverket. 55 % var litt eller helt uenig, mens 21 % oppga at de verken var enig eller uenig i denne påstanden (jf. figur 17). Det fremkommer i intervju at UNN har planer om å ta innkjøpsreglementet inn i lederopplæringen. 13

14 5.5.2 Utfordringer knyttet til regeletterlevelse Det er enkelte varegrupper og tjenester der UNN burde gjennomført konkurranse, men hvor dette ennå ikke er gjort. Dette gjelder bl.a. avtale på hofte- og kneproteser, hvor en regional anbudskonkurranse ble avlyst våren UNN har også en utfordring knyttet til avtaler om innleie av helsepersonell, hvor avtaleleverandørene har klaget på at det har blitt handlet utenfor gjeldende avtaler. Se pkt foran for en nærmere beskrivelse av disse utfordringene. Et konkret eksempel på innleie av helsepersonell uten foregående anbudskonkurranse, var ved sommerstenging av fødeenheten i Narvik. UNN ble pålagt av statsråden å holde enheten åpen i løpet av sommeren. Dette førte med seg at UNN måtte engasjere jordmødre til priser langt over normale takster. Innkjøpssjefen gir uttrykk for at en eventuell overføring av UNN sine innkjøpsressurser til HINAS (Helseforetakenes Innkjøpsservice AS) vil kunne medføre problemer. For mange anskaffelser vil det være uheldig å fjerne seg for langt fra der behovene ligger, og gjennomføringen av enkelte anskaffelser kan lett bli oppfattet som for byråkratisk for brukerne. Et sentralt spørsmål er også hvem som skal implementere HINAS-avtalene ved UNN. Innkjøpere som har deltatt i anskaffelser over NOK ,- fikk spørsmål knyttet til likebehandling av leverandører i forbindelse med anskaffelser. 50 % av respondentene i denne gruppen er helt eller litt enig i at det praktiseres konsekvent likebehandling av potensielle leverandører når det gjennomføres konkurranser, 26 % svarer at de verken er enig eller uenig i påstanden og 4 % svarer at de er litt eller helt uenig. De resterende 20 % svarer "vet ikke" på dette spørsmålet (jf. figur 18) Test av utvalgte anskaffelser Som nevnt i pkt 3.3 foran har internrevisjonen gjort et utvalg av innkjøp fra tretten leverandører i 2008, for å se om anskaffelsene har blitt konkurranseeksponert og dokumentert i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Utvalget er ikke gjort tilfeldig, men ut fra en konkret vurdering av risiko for manglende regeletterlevelse. Nedenfor følger en gjennomgang av de tretten utvalgte innkjøpene. Det fremgår at utfordringene særlig er knyttet til dokumentasjon og etterprøvbarhet av anskaffelsesprosessene. Etterprøvbarhet er et sentralt krav i regelverket for offentlige anskaffelser, som gjelder uavhengig av anskaffelsens verdi. Det er også flere tilfeller av at anskaffelsene ikke er konkurranseeksponert i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Ett av tilfellene gjelder innkjøp av proteser, mens de resterende er knyttet til innleie av personell. Gjennomgangen bekrefter dermed at UNN har et forbedringspotensial særlig knyttet til disse anskaffelsesområdene, jf. omtale i pkt og foran. Forklaring til tabell: Grønn: Anskaffelsen er i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. (Der UNN ikke har deltatt i anskaffelsen, har den blitt satt til grønt dersom UNN kan vise til en gyldig avtale.) Gul: Det forekommer avvik fra regelverket for offentlige anskaffelser, men det er ikke identifisert alvorlige brudd på de grunnleggende prinsippene for offentlige anskaffelser. Rød: Det er alvorlig(e) brudd på regelverket/grunnprinsippene for offentlige anskaffelser. 14

15 Test av utvalgte anskaffelser Anskaffelse Verdi Avvik Merknad Anskaffelse 1 - Proteser Ikke konkurranseeksponert. Manglende etterprøvbarhet. Problemene knyttet til anskaffelser av proteser er nærmere beskrevet i Internrevisjonen har mottatt en forklaring knyttet til den pågående prosessen for å få i stand ny avtale for proteser. Kjøp av proteser fra denne leverandøren i 2008 er derimot ikke dokumentert. Anskaffelse 2 Stenter Mangler i etterprøvbarhet. Foretaket opplyser at tilbudet fra valgt leverandør er blitt kastet/destruert. Videre er ikke alle vesentlige forhold ved anskaffelsen belyst i anskaffelsesprotokollen. Den mangler blant annet angivelse av når tilbud er mottatt, og innstilling med begrunnelse for valg av leverandører i de forskjellige produktkategorier. For eksempel vil det ikke fremkomme hvis det for en produkttype er tildelt kontrakter til flere leverandører. Anskaffelse 3 Innleie av sykepleiere Anskaffelse 4 Renholdstjenester Anskaffelse 5 E-læringskurs 509 Kjøp ikke gjort på bakgrunn av utlyst konkurranse. Ikke anskaffelsesprotokoll. 681 Ikke konkurranseeksponert. 283 Ikke anskaffelsesprotokoll. UNN hadde i 2008 ikke rammeavtaler med leverandører på innleie av sykepleiere. Foretaket opplyser at UNN i dag forholder seg til rammeavtaler på innleie av sykepleiere som er inngått etter nasjonal anbudskonkurranse i regi av HINAS. Det blir kommentert fra foretaket at tiltak vil bli satt i verk umiddelbart for å bringe dette i orden. Anskaffelse 6 Kjøp av IKT-utstyr Anskaffelse 7 (avtaleperiode ) Kjøp av Intraokulære øyelinser Anskaffelse 7 (avtaleperiode 2008-) - Kjøp av Intraokulære øyelinser Anskaffelse 8 - prøvetakningsutstyr til mikrobiologi Kjøpet er gjort fra registrert underleverandør av Hewlett Packard (HINAS-avtalepart). 649 Mangler i etterprøvbarhet. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll. Bl.a. mangler dokumentasjon av pris i de respektive tilbudene, og når de ble mottatt. I tilbudsevalueringen fremgår ikke begrunnelse for poenggivning til de ulike leverandørene på tildelingskriteriene. 649 Ny anbudskonkurranse gjennomført, avtale med samme leverandør undertegnet nov. 08. Vanskelig å fastslå hvor mye av kjøpet som skjedde før dette tidspunkt. 306 Mangler i etterprøvbarhet. UNN skriver i et notat vedrørende denne anskaffelsen at det høsten 2007/våren 2008 ble gjennomført åpen anbudskonkurranse på prøvetakningsutstyr med tilbehør. UNN fikk ingen tilbud på prøvetakningsutstyr til mikrobiologiske prøver. Da ble 7 leverandører kontaktet 15

16 Anskaffelse 9 Kjøp av operasjonsmateriell Anskaffelse 10 Innleie av leger fra firma Anskaffelse 11 Innleie av leger fra firma Anskaffelse 12 Innleie av leger fra firma 502 Mulig direkte kjøp utenfor kontrakt. Manglende overensstemmelse mellom datoer i anskaffelsesprotokoll og innstilling. 359 Manglende etterprøvbarhet Kjøp Ikke gjort på bakgrunn av utlyst konkurranse. Manglende etterprøvbarhet. 186 Manglende etterprøvbarhet. direkte, og det ble mottatt 4 tilbud. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll fra konkurransen som ikke ble kunngjort, og prosessen fra mottak av tilbud til valg av leverandør er ikke dokumentert. Konkurransen for denne anskaffelsen ble utlyst i desember 2007, mens kontrakt med valgt leverandør ikke ble underskrevet før medio desember Parallelt med at anbudsprosessen pågikk er det foretatt mange kjøp fra valgt leverandør i kategoriene operasjonsmateriell og andre medisinske forbruksvarer. De fleste kjøp er gjort etter juni I anskaffelsesprotokollen står det at meddelelse av valg av leverandør har skjedd I feltet begrunnelse for valg av leverandør er det henvist til vedlagt innstilling. Denne innstillingen er datert , nesten fem måneder etter at valg av leverandør ifølge anskaffelsesprotokollen var foretatt. Tilbakemelding fra UNN om anskaffelsen denne stikkprøven relaterer seg til: UNN leier inn legevikarer etter behov. UNN hadde i 2008 ikke rammeavtaler med leverandører på innleie av legevikarer. Dette har sin bakgrunn i at den regionale anbudskonkurranse på innleie av helsepersonell kunngjort i 2007 ble avlyst i februar 2008, rett før tildeling av kontrakt skulle skje. Det opplyses at UNN i dag forholder seg til rammeavtaler som er inngått etter nasjonal anbudskonkurranse i regi av HINAS. Samme tilbakemelding som for anskaffelse 10. Samme tilbakemelding som for anskaffelse 10. Anskaffelse 13 Innleie av sykepleiere Manglende etterprøvbarhet. Kjøp ikke gjort på bakgrunn av utlyst konkurranse. Det er ikke utlyst konkurranse for anskaffelsen. UNN oppgir at alle aktuelle leverandører har fått mulighet til å inngi tilbud. Anskaffelsen er ikke dokumentert i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Internrevisjonen kan derfor ikke vurdere om anskaffelsen er konkurranseeksponert slik som det blir opplyst. * Samlet kjøp fra leverandør i 2008 innen aktuell kontoart 16

17 Observasjoner og vurderinger regeletterlevelse og kompetanse om regelverket Mange ansatte mener de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i regelverket for offentlige anskaffelser. Utilfredsstillende opplæring øker risikoen for manglende regeletterlevelse. Både intervju av ansatte og test av utvalgte anskaffelser viser klare brudd på regelverket. Mange anskaffelsesprosesser er dårlig dokumentert og vanskelig etterprøvbare, og det er flere eksempler på anskaffelser som ikke har blitt tilstrekkelig konkurranseeksponert. Det gjelder bl.a. innleie av helsepersonell og kjøp av hofte- og kneproteser. 6. Oppsummering og anbefalinger Universitetssykehuset Nord-Norge HF har utarbeidet rutiner og systemer for anskaffelser som er med på å sikre god internkontroll rundt offentlige anskaffelser. Internrevisjonens undersøkelser viser likevel at det finnes flere utfordringer knyttet til anskaffelsesområdet. Blant annet er det både gjennom intervju og testing av anskaffelser, avdekket av foretaket bør styrke kontrollen av regeletterlevelse når det gjelder innleie av helsepersonell. Videre har internrevisjonen gjennom testing av anskaffelser avdekket flere konkrete brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Et gjennomgående problem i de undersøkte anskaffelsene er mangelfull dokumentasjon og dermed manglende etterprøvbarhet. Etterprøvbarhet er et sentralt krav for offentlige anskaffelser, og manglende dokumentasjon vil kunne få negative følger for internkontrollen og øke risikoen for regelbrudd og uetisk opptreden. Internrevisjonen vil anbefale følgende tiltak for å møte utfordringene i Universitetssykehuset Nord- Norge HF: 1. Utarbeide rutiner som sikrer at all relevant dokumentasjon registreres og arkiveres på en måte som ivaretar kravet om etterprøvbarhet for anskaffelsene og mulighet for å følge opp avtalene. 2. Utarbeide skriftlige rutiner og retningslinjer for andre sentrale forhold nevnt i rapporten, inklusive innkjøpsarbeid generelt innleie av helsepersonell kjøp av sengeplasser/døgntilbud for rusmiddelavhengige varsling situasjoner der det kan reises tvil om foretakets integritet i omgang med leverandører, som forskningssamarbeid, kursing og gaver. 3. Sørge for at relevante avtaler og regelverk/rutiner/retningslinjer (inklusive etiske retningslinjer) er lett tilgjengelig for, og kjent blant, de ansatte. 4. Gjennomgå øvrige forbedringsmuligheter som er påpekt i denne internrevisjonen, og vurdere iverksetting av tiltak for å rette opp svakheter og mangler. Avslutningsvis vil vi nevne at gjennom oppfølgingen av rapporten er internrevisjonen gjort kjent med at foretaket allerede har startet arbeidet med å rette opp flere av de omtalte forhold. 17

18 Vedlegg 1: Figurer Figur 1 Jeg vet hvor jeg kan henvende meg for å få hjelp/ bistand for å få svar på innkjøpsrelaterte spørsmål i UNN. N=410 Figur 2 Jeg får alltid hjelp med innkjøpsrelaterte spørsmål når jeg henvender meg til rett person i UNN. N=126 18

19 Figur 3 Jeg har kapasitet til å følge opp at regelverket for offentlige anskaffelser blir overholdt i den delen av organisasjonen som jeg har ansvar for. N=79 Figur 4 Jeg har god kjennskap til rutinene for anskaffelser/innkjøp i UNN. N=137 19

20 Figur 5 Rutinene som gjelder for anskaffelser i UNN blir etterlevd innen mitt ansvarsområde. N=128 Figur 6 Rutinene som gjelder for anskaffelser/innkjøp i UNN er hensiktsmessige. N=129 20

21 Figur 7 Innen mitt ansvarsområde blir vurderinger og beslutninger i forbindelse med anskaffelser alltid nedtegnet skriftlig. N=79 Figur 8 Jeg har kunnskap om innholdet i rammeavtaler som er relevante for meg. N=273 21

22 Figur 9 Mitt inntrykk er at rammeavtalene som gjelder for UNN er godt kjent i min seksjon/avdeling. N=96 Figur 10 Har du lest Etiske retningslinjer for Helse Nord? N=408 22

23 Figur 11 Min nærmeste leder vektlegger sterkt overfor sine ansatte at regelverk og rutiner på anskaffelseområdet skal etterleves. N=411 Figur 12 Det er kommunisert klare retningslinjer for hvilke gaver jeg kan motta av eksterne forbindelser, herunder leverandører. N=411 23

24 Figur 13 Dersom noen i UNN deltok i uetiske handlinger, ville dette blitt oppdaget og sanksjoner ville blitt iverksatt. N=136 Figur 14 Dersom jeg hadde observert manglende regeletterlevelse i forbindelse med anskaffelser i UNN, ville jeg rapportert det uten frykt for represalier. N=137 24

25 Figur 15 Jeg har god kunnskap om regelverket som regulerer offentlige anskaffelser Figur 16 Har du fått opplæring i regelverket om offentlige anskaffelser gjennom ditt arbeidsforhold i UNN? N=137 25

26 Figur 17 Jeg har gode nok kunnskaper og har ikke behov for mer opplæring i regelverket for offentlige anskaffelser. N=136 Figur 18 Det er mitt inntrykk at det i UNN praktiseres konsekvent likebehandling av potensielle leverandører når det gjennomføres anskaffelser. N=137 26