Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser ved Helse Nord IKT

Transkript

1 Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser ved Helse Nord IKT Internrevisjonsrapport 02/

2 Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag Innledning Metode og datagrunnlag Intervjuer Dokumentanalyse Spørreundersøkelse Testing av anskaffelser Revisjonskriterier Regelverket Grunnprinsippene i lov om offentlige anskaffelser Internkontroll Data, funn Organisering av innkjøpsfunksjonen Mål og styringsdokumenter IT løsninger i innkjøpsarbeidet Oppfølging av avtaler, avtalelojalitet Avtaleoppfølging Lojalitet til avtaler Etikk og misligheter Kunnskap om regelverket, regeletterlevelse Kunnskap om regelverket Regeletterlevelse Annet vedrørende internkontrollen Rutiner for anskaffelser Dokumentasjon av anskaffelser Oppsummering og anbefalinger Vedlegg 1: Nærmere om tilbakemeldinger i spørreundersøkelsen Vedlegg 2: Testede anskaffelser

3 1. Sammendrag Formålet med dette revisjonsprosjektet har vært å undersøke om internkontrollen i Helse Nord IKT gir tilstrekkelig sikkerhet for at anskaffelse av varer og tjenester skjer i samsvar med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Det er benyttet intervjuer, dokumentanalyse, spørreundersøkelse og testing av anskaffelser, og internrevisjonen i Helse Nord RHF har i samarbeid med Deloitte AS kommet frem til konklusjoner som kan sammenfattes slik: Helse Nord IKT (HN IKT) er en relativt ny organisasjon hvor innkjøpsfunksjonen de siste årene har vært under utvikling. Organisasjonen har siden den ble opprettet arbeidet mye med bl.a. å rydde opp i gamle avtaler der dette har vært mulig, og videreutvikle og implementere rutiner på innkjøpsområdet. Det er blant annet utarbeidet egne rutinebeskrivelser for alle typer anskaffelser. Undersøkelsen viser også at ledelsen har lagt vekt på etisk opptreden knyttet til innkjøp. Det kan likevel konstateres at HN IKT fortsatt har et potensial når det gjelder å styrke internkontrollarbeidet i organisasjonen. Det er en gjennomgående utfordring for HN IKT at eldre dokumentasjon av avtaler og anskaffelsesprosesser fra før organisasjonen ble etablert er mangelfull. Den fremlagte dokumentasjonen for anskaffelser viser manglende etterlevelse av sentrale rettsregler som etterprøvbarhet, jf lov om offentlige anskaffelser 5. I ett tilfelle er det også konstatert manglende konkurranseeksponering. Helse Nord IKT skriver i notat til internrevisjonen: Som det fremgår av begrunnelsene er det utfordringer knyttet til etterprøvbarheten i gamle anskaffelser. HN IKT har forutsatt at avtaler inngått av sykehusene før vi ble opprettet er gjort i henhold til gjeldende regler. Dokumentasjonen ligger sannsynligvis lagret i gamle arkiver på sykehusene og HN IKT har ikke ønsket å bruke ytterligere ressurser på å fremskaffe disse. 2. Innledning Internrevisjonen i Helse Nord RHF har i samarbeid med Deloitte AS og i samsvar med styrevedtatt revisjonsplan for gjennomført et revisjonsprosjekt rettet mot etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Revisjonen er utført ved Helse Nord IKT, som denne rapporten gjelder, og tre andre foretak/enheter i helseregionen. Prosjektets formål Formålet med revisjonsprosjektet er å undersøke om foretakenes internkontroll gir tilstrekkelig sikkerhet for at anskaffelse av varer og tjenester skjer i samsvar med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser (lov/forskrift). Problemstillinger I hvilken grad blir anskaffelser gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser? Har foretakene etablert hensiktsmessig internkontroll som er tilpasset aktivitet og risiko på dette feltet? 3

4 Blir interne reglement, rutiner og /eller prosedyrer som gjelder for foretakene og som har relevans for offentlige anskaffelser, etterlevd? Etterleves det regionale helseforetakets etiske retningslinjer og er det etablert rutiner som reduserer risikoen for rolleblanding og uetisk atferd? I hvilken grad har de ansatte holdninger som samsvarer med regelverk og interne retningslinjer? I hvilken grad følges organisering, fullmaktsstruktur og beslutningsmyndighet innen anskaffelsesområdet? Hvordan dokumenters anskaffelser, og hvordan oppbevares dokumentasjonen? I hvilken grad benyttes rammeavtaler som forutsatt, herunder avtalelojalitet? 3. Metode og datagrunnlag 3.1 Intervjuer I desember 2008 ble det gjennomført intervjuer med personer som er tilknyttet anskaffelsesprosessene i Helse Nord IKT. Intervjuene er basert på en semistrukturert intervjuguide tilpasset undersøkelsens problemstillinger. Formålet med intervjuene har vært å få oversikt over og innsikt i organisasjonens internkontroll, samt kunnskap om organisasjonens regel og rutineetterlevelse. Alle intervjuer har blitt verifisert av intervjuobjektene i etterkant. 3.2 Dokumentanalyse Det er gjennomført en dokumentanalyse av styrende dokumenter som omhandler innkjøp i Helse Nord IKT. 3.3 Spørreundersøkelse Det ble i mars 2009 sendt ut en elektronisk spørreundersøkelse via e post til ansatte med ansvar for anskaffelser i Helse Nord IKT. Utvalg av respondenter ble gjort med utgangspunkt i foretakets fullmaktsreglement, der alle ansatte med attestasjons eller anvisningsfullmakt ble inkludert i utvalget. Ut fra tilsendt rapportutkast har ledelsen i Helse Nord IKT gitt følgende tilbakemelding som de mener det er viktig å være oppmerksom på ved vurdering av resultatene av spørreundersøkelsen: En stor del av respondentene er ikke involvert i innkjøp og anskaffelsesprosesser. Eksempelvis er det på utviklingsavdelingen 13 personer med attestasjonsfullmakt, mens bare 2 3 av disse er involvert i innkjøp over kr. Utvalget utgjorde totalt 43 personer, og 26 av disse svarte. Det gir en svarprosent på 60,5 %. Respondentene i undersøkelsen ble anonymisert, og internrevisjonen har ikke adgang til å knytte svarene i undersøkelsen til bestemte respondenter, eller se hvem som har avgitt svar eller ikke. I spørreskjemaet ble det lagt inn betingelser ( ruting ) for enkelte av spørsmålene, for å sikre at de var tilpasset ansvar og stilling. Det ble videre lagt inn ruting som sikret at oppfølgingsspørsmål og mulighet til utdypende kommentarer bare ble gitt relevante respondenter. Denne tilnærmingen gjør at antallet respondenter varierer fra spørsmål til spørsmål. I spørreundersøkelsen er opsjonen vet 4

5 ikke benyttet gjennomgående for å sikre at respondenter som ikke har kunnskap eller oppfatning om den påstand/problemstilling det blir spurt om, ikke trenger å svare. I de tilfeller hvor det er aktuelt å supplere med dybdeanalyse har internrevisjonen valgt å presentere resultater for personell med anvisningsfullmakt og attestasjonsfullmakt, og som har svart ja på spørsmålet om de har ansvar for anskaffelser. 3.4 Testing av anskaffelser Internrevisjonen fikk oversendt en oversikt over mottatte/bokførte fakturaer på over kr , i perioden 2007 november Fra denne listen ble det gjort et utvalg på 15 fakturaer. Utvalget ble gjort på bakgrunn av en konkret vurdering av risiko for manglende etterlevelse av kravene i regelverket for offentlige anskaffelser. Helse Nord IKT ble bedt om å oversende underliggende dokumentasjon for anskaffelsene. For ni av anskaffelsene ble det bedt om dokumentasjon knyttet til hele prosessen (bl.a. anbudsprotokoll, konkurransegrunnlag, tilbud, innstilling, kontrakt og korrespondanse som relaterer seg til anskaffelsen). For de resterende seks anskaffelsene ble Helse Nord IKT bedt om å sende anskaffelsesprotokoll og innstilling. Internrevisjonen mottok dokumentasjon og en forklaring knyttet til de enkelte anskaffelsene. Dette ble vurdert opp mot kravene i regelverket. Etter verifiseringsprosessen mottok internrevisjonen et notat fra HN IKT med supplerende opplysninger knyttet til anskaffelsene. Resultatene fra analysene er sammenfattet og gjengitt i tabellform i Vedlegg 2 til rapporten. 4. Revisjonskriterier 4.1 Regelverket Regelverket om offentlige anskaffelser består av ulike rettskildefaktorer som må tolkes og vektes for å etablere rettsregelen som gjelder for de respektive problemstillinger som blir berørt i rapporten. Dette gjelder lov, forarbeider, forskrift, formålsbetraktninger, teori, domspraksis, EØS regelverk og KOFA avgjørelser. Den aktuelle regel fremgår ikke alltid direkte av lov eller forskrift og må derfor tolkes. Kildene som er benyttet for å beskrive relevante kriterier er utledet fra ovennevnte rettskildefaktorer, herunder kommentarutgaver til lov om offentlige anskaffelser av Dragstein og Lindalen (Universitetsforlaget) og Amdal og Roll Mathiesen (Kommuneforlaget). I tillegg til grunnprinsippene som fremgår nedenfor blir det utledet revisjonskriterier til aktuelle juridiske problemstillinger under gjennomgangen av de respektive anskaffelser i vurderingsdelen. 4.2 Grunnprinsippene i lov om offentlige anskaffelser Revisjonskriteriene som HN IKTs gjennomføring av offentlige anskaffelser er vurdert i forhold til, er rettsregler som gjaldt i det tidsrommet hvert enkelt kjøp ble gjennomført. Lov om offentlige anskaffelser 1 og forskrift om offentlige anskaffelser 2 får anvendelse på varekontrakter, tjenestekontrakter og bygge og anleggskontrakter. Regelverket gjelder bl.a. for nr 69 5

6 statlige myndigheter samt offentligrettslige organer og sammenslutninger som er opprettet av en eller flere av disse. I lov om offentlige anskaffelser 1 (formålsbestemmelsen) går det frem at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 3 I begrepet forretningsmessighet ligger det at oppdragsgiver til enhver tid skal vurdere hvordan en mest mulig fordelaktig anskaffelse kan oppnås. Videre inneholder begrepet en standard om at man ikke skal kunne ta utenforliggende hensyn i prosessen. Kravet til forretningsmessighet gjelder gjennom hele anskaffelsesprosessen, fra beslutningen om å starte en anskaffelsesprosedyre til tildeling av kontrakt 4. Kravene til konkurranse og likebehandling står sentralt. Formålsbestemmelsen angir overordnede prinsipper som ligger til grunn for utformingen av detaljreglene i forskriftene. Bestemmelsen må ses i sammenheng med de grunnleggende prinsippene i lovens 5: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke diskriminerende kriterier. Disse grunnleggende prinsippene er viktige å etterleve for å sikre at alle potensielle leverandører har samme sjanse til å oppnå kontrakter med det offentlige, samtidig som de skal bidra til at det offentlige foretar effektive kjøp og anvender offentlige midler på en økonomisk fornuftig måte. 4.3 Internkontroll Internkontroll er i vid forstand en prosess som er iverksatt og drives av virksomhetens styre, daglige ledelse og ansatte, og som har som formål å gi rimelig sikkerhet for at mål oppnås og at rutiner og regelverk blir etterlevd. Internkontroll skal medvirke til å forebygge svikt og uheldige hendelser, og medvirke til at virksomheten lærer av de feil som blir gjort, slik at de ikke blir gjentatt. Viktige elementer i internkontroll er: Internt kontrollmiljø At det er satt mål for anskaffelsesområdet At risiko for manglende etterleving av regler og rutiner blir kartlagt og vurdert At det blir iverksatt tiltak for eventuelt å redusere risiko for manglende mål og regeletterleving nr Siste punktum er endret ved lov 30. juni 2006 nr 41 (i kraft 1. jan iflg res. 30. juni 2006 nr 762). Endringen innebærer at formålsbestemmelsen utrykkelig fremhever at loven skal sikre at det offentlige opptrer med høy integritet i anskaffelsesprosedyrer. 4 NOU 1997: 21 kap. 21 Til 1 6

7 At ovennevnte tiltak blir overvåket og fulgt opp på en god måte. I dette revisjonsprosjektet er det fokusert på internkontroll i form av systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter blir planlagt, organisert, utført og vedlikeholdt i samsvar med rettsregler fastsatt i lov om offentlige anskaffelser. 5. Data, funn Helse Nord IKT ble etablert , som en sammenslutning av helseforetakenes IT avdelinger. Organisasjonen forvalter IKT systemene i Helse Nord, og har ansvaret for IKT infrastruktur og applikasjoner på vegne av HF ene. Ved opprettelsen overtok HN IKT avtalene på IT området fra foretakene. I tillegg til gamle og nye avtaler som hører til i organisasjonen, benytter HN IKT HINAS 5 rammeavtale for kjøp av IT utstyr. Avtalen gjelder levering av klienter (pc er), skjermer og projektorer, servere, skrivere, nettverk og kommunikasjon. I tillegg inneholder avtalen konsulenttjenester knyttet til leveranse av utstyret. Helseforetakene eier alt sluttbrukerutstyr som pc er og lignende, mens HN IKT står for selve innkjøpet og driften av disse. I de etterfølgende punkter blir det bl.a. vist til resultater fra spørreundersøkelsen som er beskrevet i pkt 3.3 foran. En mer detaljert oversikt over svarene, med henvisning til rapportens punkter, er tatt inn i Vedlegg 1 til rapporten. 5.1 Organisering av innkjøpsfunksjonen Anvisningsfullmakten i organisasjonen er lagt til direktør, økonomisjef, budsjettansvarlige og avdelingsledere. Anskaffelser som overstiger , skal alltid anvises av direktør. Attestasjonsfullmakten er lagt til 46 personer og følger bestillingsfullmakt i henhold til tildelt budsjett. For tildeling av attestasjons og bestillingsfullmakt er det påkrevd at et eget fullmaktsskjema fylles ut. Internrevisjonen har blitt informert om at organiseringen av anskaffelsene ofte er lik fra gang til gang. Visse nøkkelpersoner som har jobbet mye med anskaffelser er ofte med i prosessene. Avdeling for infrastruktur står for en stor del av innkjøpene. Dette er i stor grad innkjøp av hardware over HINAS avtalen. Det er opprettet en stilling som rådgiver anskaffelse/kontrakt i HN IKT, og anskaffelser over en viss størrelse skal gå via denne rådgiveren. Ansvarsområdet for stillingen er bl.a. å kvalitetssikre prosessene og gi råd i anskaffelses og kontraktsspørsmål. HN IKTs sikkerhetsrådgiver, som er jurist, blir i stadig større grad benyttet i anskaffelsesprosessene. Det har også blitt ansatt en jurist fra desember 2008 for å styrke arbeidet med anskaffelser. Ansvaret for anskaffelser er klart definert. Organisasjonen er likevel nå inne i en omorganiseringsfase der direktøren ønsker å samle og sentralisere innkjøpsfunksjonen. I spørreundersøkelsen kommer det fram ulike synspunkter på måten innkjøp er organisert på i HN IKT, bl.a. at innkjøp burde samles i større grad, ut i fra kompetanse og ressursmessige hensyn. Et stort flertall av de som besvarer spørreundersøkelsen svarer at de vet hvor de kan henvende seg for å få hjelp/bistand for å få svar på innkjøpsrelaterte spørsmål i Helse Nord IKT. Flertallet av disse 5 Helseforetakenes Innkjøpsservice AS 7

8 mener også at de alltid får hjelp med innkjøpsrelaterte spørsmål når de henvender seg til rett person i Helse Nord IKT/Helse Nord RHF. Observasjoner og vurderinger organisering HN IKT har satt i gang et arbeid med å bygge opp/omorganisere innkjøpsfunksjonen i 5.2 Mål og styringsdokumenter organisasjonen. Det er viktig å sikre at dette arbeidet blir fulgt opp, og at funksjonen Det er ikke tilføres definert tilstrekkelig spesifikke med mål for kapasitet innkjøpsarbeidet og kompetanse. i Helse Nord IKT. Det ligger skriftlige retningslinjer for anskaffelsesprosessen på intranettet. Anskaffelsesrutiner fra Prosjekt Innkjøp (Helse Nord RHF) har blitt brukt som grunnlag for å utarbeide egne rutiner. I tillegg har en brukt rutiner/metodikk fra et firma som har vært innleid i forbindelse med anskaffelsesprosjekter. Rutinene for anskaffelser blir beskrevet som versjon 1.0. HN IKT har i første omgang hatt fokus på grunnleggende sider ved anskaffelsesregelverket. Det blir i intervju opplyst at det er et potensial for forbedring, bl.a. å lage tydeligere rollebeskrivelser i rutinene. I notat til internrevisjonen fra HN IKT blir det påpekt at: Av oppnådde endringer kan følgende nevnes: En total gjennomgang av hele kontraktsporteføljen har sørget for at man har gjennomført en begrenset insourcing og terminert dyre kontrakter Samlet kontrakter på tvers av lokasjoner og avstemt disse Gjennomgangen har medført at de største kontraktene er iferd med å revideres/nysigneres Bruk av eksterne konsulenter for å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen i plattformprosjektet Utarbeidet malsystem som sikrer standardisering av kontraktsinngåelsene Utarbeidet etiske retningslinjer Utarbeidet dreiebok for anskaffelser Gjennomført fase 1 av vurderingen av Clockwork som et aktuelt verktøy for Helse Nord IKT Igangsatt omstillingsarbeid for å profesjonalisere innkjøpsfunksjon (endringsrogram) Kontraktsforvaltningen foregår primært i e Phorte Nedskrevet fullmaktsregister Etablert rutiner for bierverv. Vurdering og anbefalinger mål og styringsdokumenter HN IKT bør videreutvikle rutinene slik at de er mest mulig tilpasset anskaffelsesarbeidet 5.3 IT løsninger i innkjøpsarbeidet i organisasjonen, jf pkt 4.3 Internkontroll. I dag benyttes Ephorte som arkiveringssystem, hvor anskaffelsene dokumenteres med et eget saksnummer. Enkelte dokumenter som for eksempel anskaffelsesprotokoller, tilbudsbrev og e postkorrespondanse legges inn i dette arkivet, mens andre dokumenter, bl.a. vedlegg, oppbevares i papirformat. Da HN IKT ble etablert arvet organisasjonen ingen elektroniske kontraktsdatabaser. Dokumentasjon var før opprettelsen av HN IKT basert på papirarkivering. Helse Nord IKT har startet arbeidet med å vurdere om Clockwork kan benyttes for å understøtte innkjøpsprosessen, og det blir av enkelte pekt på at det ville vært en fordel å ha systemet på plass i forbindelse med anskaffelsesarbeidet. I spørreundersøkelsen uttrykker en av respondentene at det 8

9 også er forbedringspotensial i knytningen mellom BasWare (fakturahåndtering) og Agresso (regnskapssystem). For innkjøp over HINAS avtalen er det etablert e handel. Observasjoner og vurderinger IT løsninger i innkjøpsarbeidet Kombinasjonen elektronisk og papirbasert arkivering kan innebære utfordringer når 5.4 Oppfølging av avtaler, avtalelojalitet det gjelder å sikre dokumentasjonens tilgjengelighet og etterprøvbarhet. HN IKT bør Avtaleoppfølging gjennomgå sine rutiner for arkivering av dokumentasjon knyttet til anskaffelser og Seksjonslederne kontrakter med for ansvar å sikre for at fagsystemene det finnes et er system ansvarlig som for ivaretar å følge disse opp hensynene. kontraktene og ha løpende kontakt med Vurderinger leverandøren. av behovet De skal for få å råd ta fra i bruk rådgiver Clockwork anskaffelse/kontrakt. til støtte i innkjøpsprosessen Det holdes to bør statusmøter videreføres. i året med Det leverandørene. vil trolig være en fordel om HN IKT koordinerer dette arbeidet med RHF et og foretakene for å legge opp til en felles praksis hva angår bruk av og Gjennomgangen viser at HN IKT ikke har gode nok rutiner for kontraktsoppfølging. Det trekkes bl.a. integrasjon mellom ulike systemer. frem at organisasjonen mangler gode verktøy for å kunne håndtere oppfølgningen av kontraktsdatabasen. Det finnes muligheter i Ephorte til å legge inn påminnelser om kontrakter som går ut, men det er ikke etablert rutiner for dette ennå. Noe av grunnen er at HN IKT ennå ikke har fornyet kontrakter, fordi organisasjonen er såpass nyoppstartet. Det er en utfordring for HN IKT å ha kontroll på kontrakter fra før Anskaffelser inngått før opprettelsen av HN IKT er i flere tilfeller tynt dokumentert, og organisasjonen har prøvd å skaffe oversikt over kontraktsporteføljen som ble overtatt fra de ulike IT avdelingene. En oppgave har vært å systematisere og få oversikt over de eksisterende kontraktene. Som en oppfølging av gamle avtaler, har HN IKT avstemt kontrakter mot utbetalinger fra regnskapssystemet. Her kom det frem at det har vært kjøpt fra leverandører uten dokumentert kontrakt. Dette gjelder både systemer og løpende driftsavtaler. At HN IKT har en utfordring knyttet til kontraktsoppfølging går også frem av spørreundersøkelsen. Flere respondenter, også blant de som har anvisningsfullmakt og ansvar for anskaffelser innen sitt ansvarsområde, sier seg uenig i påstanden om at det blir ført tilfredsstillende kontroll med og oppfølging av leveranser av de varer og tjenester Helse Nord IKT har kjøpt inn Lojalitet til avtaler I intervjuer går det frem at det er stor grad av lojalitet til avtaler. Bl.a. fremheves HINAS avtalen som en avtale det er stor lojalitet til, fordi den er svært besparende for organisasjonen. Det pekes likevel på at man har et forbedringspotensial når det gjelder konkurranse mellom tilbyderne i denne avtalen. Årsaken til eventuell manglende etterlevelse av avtaler og regelverk kan være mangel på kompetanse, for eksempel knyttet til å følge opp forpliktelsene i rammeavtalene. Både intervjuene og spørreundersøkelsen indikerer at HN IKT har et potensial når det gjelder å sørge for at ansatte som skal forholde seg til rammeavtaler vet hvor de finner disse, har kunnskap om innholdet i relevante rammeavtaler, og etterlever dem. Nesten en firedel av respondentene (inklusive tre av seks med anvisningsfullmakt) er uenig i påstanden om at de vet hvor de finner rammeavtalene som har betydning for dem. En noe lavere andel er uenig i påstanden om at de selv har kunnskap om innholdet i rammeavtaler som er relevante for dem, mens ca en firedel er uenig i påstanden om at rammeavtalene er godt kjent i deres seksjon/blant deres nærmeste medarbeidere. Observasjoner og vurderinger oppfølging av avtaler, avtalelojalitet HN IKT har en utfordring knyttet til å holde oversikt over gamle kontrakter og å følge opp når kontrakter utløper. Det arbeides med å få oversikt over disse kontraktene, og det er viktig at dette arbeidet blir fullført og at eventuelle avvik rettes fortløpende. HN IKT bør sikre at rutiner og IT systemer er på plass for å understøtte arbeidet med kontraktsoppfølging. Spørreundersøkelsen indikerer at flere ansatte ikke har god nok kjennskap til 9

10 5.5 Etikk og misligheter Helse Nords etiske retningslinjer gjelder også for HN IKT. Ledelsen og ansatte i foretaket vektlegger at HN IKT utøver en streng fortolkning av disse retningslinjene. Det kommer frem at dette er en positiv forandring i forhold til tidligere praksis. HN IKT har også valgt å lage en intern presisering av de etiske retningslinjene, i forhold til leverandørkontakt. HN IKT har ikke fastsatt varslingsrutiner ved mistanke om kritikkverdige forhold (jf. krav i arbeidsmiljølovens 3 6), men det er satt ned en HMS gruppe som skal utarbeide slike rutiner. Spørreundersøkelsen viser at fire femdeler av respondentene har lest Helse Nords etiske retningslinjer, mens de resterende ikke er sikre. En noe lavere andel av de spurte svarer at de har lest retningslinjene for leverandørkontakt i HN IKT, mens en av fem oppgir at de ikke har lest disse. Et klart flertall av de som har lest begge retningslinjene er helt enig i påstanden om at medarbeidere som deltar i arbeidet med anskaffelser i deres seksjon har god kunnskap om innholdet i retningslinjene. Majoriteten av de som har lest retningslinjene for leverandørkontakt er helt eller litt enig i at disse gir god veiledning for anskaffelsesaktiviteten. Respondentene ble også bedt om å ta stilling til flere spørsmål knyttet til ledelsens vektlegging av etikk og sanksjoner knyttet til uetiske handlinger. Svarene viser at ledelsen vektlegger etikk i stor grad. Det fremkommer imidlertid usikkerhet/uenighet mht om ledelsen har kommunisert hvilke sanksjoner som kan iverksettes overfor de ansatte dersom regelverket om offentlige anskaffelser brytes, men bare én respondent er uenig i påstanden om at regelbrudd ville blitt oppdaget og sanksjoner iverksatt dersom noen i Helse Nord IKT deltok i uetiske handlinger. Det er praktisk talt full enighet om at det er kommunisert klare retningslinjer for hvilke gaver de ansatte kan motta av eksterne forbindelser, herunder leverandører. Tre firedeler av de spurte er også enig i påstanden dersom jeg hadde observert manglende regeletterlevelse i forbindelse med anskaffelser i Helse Nord IKT, ville jeg rapportert det uten frykt for represalier. Observasjoner og vurderinger etikk og misligheter Undersøkelsen viser at ledelsen har lagt betydelig vekt på etisk opptreden knyttet til 5.6 Kunnskap om regelverket, regeletterlevelse innkjøp. I spørreundersøkelsen Det er ikke etablert er ca to varslingsrutiner tredeler av respondentene i HN IKT ut over enig de i at overordnede HN IKT har etablert bestemmelser tilstrekkelig i intern kontroll Helse for Nords å sikre etiske at anskaffelser regelverk. Det skjer i satt samsvar ned en med gruppe regelverket. for å utarbeide En respondent slike rutiner i kommenterer samsvar internkontrollen med lovgivningens med at krav. rutinebeskrivelsene ikke er spredd i tilstrekkelig grad, og at autorisasjonen I mange er mangelfull. organisasjoner er det lagt vekt på å kommunisere ut til de ansatte hvilke Internrevisjonen sanksjoner har i som intervju er aktuelle blitt informert ved uetisk om opptreden at mange anskaffelser og misligheter, fra dette tiden kan før opprettelsen vurderes av HN IKT beviselig gjort også er i strid HN IKT. med regelverket. Før HN IKT ble opprettet var det mindre fokus på regelverket om offentlige anskaffelser innen IKT området i Helse Nord. Etter at HN IKT ble opprettet har regelverket blitt tatt mer på alvor. Det presiseres at problemene særlig er knyttet til anskaffelsene før Kunnskap om regelverket Det er ulike syn internt i organisasjonen på om kompetansen på regelverket for offentlige anskaffelser er god nok i HN IKT. Flere av de ansatte mener det er behov for mer opplæring og bevisstgjøring. Seksjonslederne deltok på kurs om anskaffelsesreglene og endringer i regelverket i Dette var en to timer lang samling som omfattet alle avdelings og seksjonsledere i organisasjonen. Det blir 10

11 gitt uttrykk for at det er nødvendig med en grundigere gjennomgang enn den interne kursingen som har blitt holdt til nå, for å sikre at de ansatte har nødvendig kompetanse. I spørreundersøkelsen svarer to tredeler av de spurte at de er helt eller litt enig i at de har god kunnskap om regelverket som regulerer offentlige anskaffelser, mens en firedel er helt eller litt uenig i dette. Samtlige respondenter med anvisningsmyndighet svarer at de har god kunnskap om regelverket. Over halvparten av respondentene svarer likevel at de har behov for mer opplæring i regelverket for offentlige anskaffelser. Dette gjelder også for ledere med budsjett og anvisningsmyndighet Regeletterlevelse Spørreundersøkelsen viser at flere av de som har ansvar for anskaffelser mener de ikke har kapasitet til å følge opp at regelverket for offentlige anskaffelser blir overholdt i den delen av organisasjonen de har ansvar for. Dette gjelder også ansatte med anvisnings og attestasjonsfullmakt. Blant de som har ansvar for anskaffelser innen sitt område er det praktisk talt full enighet om at saksbehandlingen ved gjennomføring av anskaffelser innen deres område er saklig, forsvarlig og ikke vilkårlig. Svarene varierer mer i forhold til påstanden om at det i HN IKT praktiseres konsekvent likebehandling av potensielle leverandører når det gjennomføres anskaffelser. Et klart flertall er enig i dette, men nesten en femdel er helt eller litt uenig dette omfatter også noen ansatte med anvisnings eller attestasjonsfullmakt. Det er stor enighet blant respondentene om at anskaffelser på deres område skjer på grunnlag av konkurranse, uten hensyn til hvilken anskaffelsesprosedyre som blir benyttet. Det er også stor enighet om at det ikke forekommer diskriminering av leverandører på grunn av geografisk beliggenhet. Undersøkelsen gir grunnlag for å anta at vurderinger og beslutninger i forbindelse med anskaffelser ikke alltid blir skriftlig dokumentert. Internrevisjonens test av utvalgte anskaffelser bekrefter at det har forekommet brudd på regelverket for offentlige anskaffelser, se Vedlegg 2. Det gjelder først og fremst kravet om dokumentasjon og etterprøvbarhet, og da særlig knyttet til avtaler inngått før etableringen av Helse Nord IKT. Det er også konstatert andre avvik, bl.a. manglende protokollføring. Observasjoner og vurderinger kunnskap om regelverket, regeletterlevelse HN IKT har en utfordring knyttet til gamle avtaler som ble inngått før organisasjonen 5.7 Annet vedrørende internkontrollen ble opprettet. Det er viktig at arbeidet med å rydde opp i disse avtalene blir Internrevisjonen gjennomført har blitt og informert at avvik blir om rettet at ansvarsfullmaktene opp så snart de blir i organisasjonen oppdaget. har blitt innsnevret, og at dette Gjennomgangen er et viktig tiltak av for de å utvalgte sikre gode anskaffelser kontrollmuligheter. viser flere tilfelle av manglende dokumentasjon for anskaffelsesprosessen og dermed manglende etterprøvbarhet. HN IKT er formelt underlagt internkontrollregimet til Helse Nord RHF, og det er blant annet forventet Det er også konstatert ett tilfelle av manglende konkurranseeksponering av innkjøp. at HN IKT skal følge det normale avviksregistreringssystemet til RHF et. Docmap er tatt i bruk til en Det er viktig at HN IKT sørger for at samtlige kjøp blir konkurranseeksponert, og at viss grad for avviksregistrering, men dette er i hovedsak knyttet til IKT relaterte saker. anskaffelsesprosessene blir tilstrekkelig dokumentert. Det er også viktig at Fullmaktsreglementet dokumentasjonen er HN arkiveres IKTs eget. på For en nye måte anskaffelser som gjør anskaffelsene som skal ut på etterprøvbare. anbud skal rådgiver anskaffelse/kontrakt Formalkrav kontaktes. som gjelder for protokollføring er ikke alltid fulgt. Det fremkommer HN IKT bør at det vurdere kan være om rutinene enkelte mangler for anskaffelser ved anskaffelser er hensiktsmessige som ligger for mellom å kunne , og ,, gjennomføre selv organisasjonen kjøp i samsvar ikke med har rapportert regelverket. konkret om at anskaffelser ikke har vært i tråd med lov og Det forskrift er viktig om at offentlige HN IKT sørger anskaffelser. for at ansatte som er delaktige i anskaffelsesarbeidet kjenner til hvilke krav som gjelder for gjennomføring av anskaffelsene. 11

12 Alle nye kontrakter sendes til administrerende direktør i Helse Nord RHF for underskrift, det er bare han som har prokurafullmakt. Det ligger en ekstra sikkerhet i at administrerende direktør sender HN IKTs kontrakter til jurist eller IT leder i RHF for gjennomlesning før kontraktene signeres. Det er gitt uttrykk for at HN IKT har et forbedringspotensial når det gjelder dokumentasjon av internkontroll og rutiner. Samtidig er det et begrenset antall medarbeidere i organisasjonen, og det er en utfordring å få satt av nok tid til dette arbeidet Rutiner for anskaffelser Spørreundersøkelsen viser at ca en firedel av de spurte er uenig i en påstand om at de har god kjennskap til rutinene for anskaffelser/innkjøp i HN IKT. (Her gjør vi oppmerksom på ledelsens tilbakemelding om spørreundersøkelsen gjengitt i rapportens pkt 3.3, annet avsnitt.) De aller fleste bekrefter imidlertid at de vet hvor de finner rutiner som gjelder anskaffelser/innkjøp i organisasjonen. Respondentene ble bedt om å angi i hvilken grad rutinene som gjelder for anskaffelser/innkjøp i HN IKT er hensiktsmessige. Et flertall av de som svarer er verken enig eller uenig, men fem av seks som har anvisningsfullmakt er helt enig. I overkant av to tredeler av de spurte svarer at de er helt eller litt enige i at rutinene for anskaffelser blir etterlevd innen deres område. Spørsmålet er besvart av fem ledere med anvisningsfullmakt, alle er helt enig i påstanden Dokumentasjon av anskaffelser I flere av intervjuene kommer det frem at HN IKT har et forbedringspotensial når det gjelder dokumentasjon av anskaffelser. Ett av intervjuobjektene sier at han er fornøyd med dokumentasjonen av større anskaffelser, men bare delvis fornøyd med dokumentasjon av protokoll og referat fra anskaffelser i området I et intervju blir det opplyst at det har vært noen innkjøp over HINAS avtalen som ikke har blitt protokollført i samsvar med kravene i anskaffelsesforskriftens 3 2. I spørreundersøkelsen er det bare et mindretall av respondentene som sier seg fornøyd med mulighetene arkivsystemet gir for dokumentasjon av anskaffelser. Dette problemet kommer også klart frem gjennom internrevisjonens test av utvalgte anskaffelser, jf. Vedlegg 2. Observasjoner og vurderinger annet vedrørende internkontrollen Rutiner knyttet til anskaffelsesområdet har et forbedringspotensial. For å sikre god 6. Oppsummering internkontroll det viktig og at rutinene anbefalinger er godt gjennomarbeidet, dekkende og kjent i organisasjonen. I dette revisjonsprosjektet HN IKT bør vurdere har hvordan det fremkommet organisasjonen at Helse mest Nord effektivt IKT har kan en få god på utvikling plass et for å sikre regeletterlevelse avviksregistreringssystem når det gjelder offentlige i tilknytning anskaffelser, til anskaffelsesområdet. og at virksomheten har et riktig internkontrollfokus. Det avdekket Innkjøpsfunksjonen mangler i arkiv har og en dokumentasjon fin utvikling, både av anskaffelser. mht. organisering Det svært og når viktig det gjelder rutiner at alle og anskaffelser retningslinjer. blir HN tilstrekkelig IKT har gjort dokumentert et viktig arbeid og er når gjenfinnbare. det gjelder å rydde opp i gamle avtaler og å få plass rutiner på innkjøpsområdet. Ledelsen i HN IKT har lagt betydelig vekt på etisk opptreden i organisasjonen knyttet til innkjøp. Det har også fremkommet at Helse Nord IKT står overfor utfordringer når det gjelder etterprøvbarhet av offentlige anskaffelser. Dette er særlig knyttet til gamle avtaler, men gjennomgangen viser at det 12

13 også for nyere anskaffelser er et potensial for å sikre konkurranseeksponering av anskaffelser under , samt bedre dokumentasjon av anskaffelser, protokollføring og kontraktsoppfølging. Internrevisjonen vil anbefale følgende tiltak for å møte disse utfordringene: Sikre at innkjøpsfunksjonen tilføres tilstrekkelig med kapasitet og kompetanse. Sørge for tilstrekkelig opplæring i regelverket om offentlige anskaffelser for de som trenger dette. Gjennomgå alle rutiner knyttet til anskaffelsesområdet og vurdere om disse er tilstrekkelige til å oppnå målene for anskaffelsesarbeidet og etterleve krav i regelverket. Vurdere behovet for å forbedre IT løsninger knyttet til området. Utarbeide rutiner som sikrer at all relevant dokumentasjon arkiveres og registreres på en måte som sikrer etterprøvbarhet for anskaffelsene og mulighet for å følge opp avtalene. Utarbeide rutiner for avviksregistrering og varsling, samt sikre at de ansatte er informert om disse rutinene. Gjennomgå de avvik som har kommet fram gjennom denne internrevisjonen og sørge for at det iverksettes tiltak for å rette opp feil og mangler. 13

14 Vedlegg 1: Nærmere om tilbakemeldinger i spørreundersøkelsen Til pkt 5.1 Organisering av innkjøpsfunksjonen: Når det gjelder tilgang til innkjøpsfaglig kompetanse, svarer 88 % av de spurte at de er helt enig (18 respondenter) eller litt enig (5 respondenter) i påstanden Jeg vet hvor jeg kan henvende meg for å få hjelp/bistand for å få svar på innkjøpsrelaterte spørsmål i Helse Nord IKT. Av disse personene svarer flertallet at de er helt eller litt enig i at de alltid får alltid hjelp med innkjøpsrelaterte spørsmål når de henvender seg til rett person i Helse Nord IKT/Helse Nord RHF, men det er tre personer (12,5 %) som svarer verken enig eller uenig og to personer som svarer henholdsvis litt uenig og helt uenig. Til pkt Avtaleoppfølging: 8 % (2 respondenter) svarer at de er helt uenig og 4 % (1 respondent) litt uenig i påstanden om at det blir ført tilfredsstillende kontroll med og oppfølging av leveranser av de varer og tjenester Helse Nord IKT har kjøpt inn. Av ansatte som har svart at de har ansvar for anskaffelser innen sitt ansvarsområde og har anvisningsfullmakt svarer én at vedkommende er helt uenig i denne påstanden mens tre svarer litt enig og to er helt enig. Blant ledere med attestasjonsfullmakt er én av seks helt enig, to litt enig, to verken enig eller uenig og én helt uenig. Til pkt Lojalitet til avtaler: Spørsmålene er bare stilt til de respondentene som oppgir at de må forholde seg til inngåtte rammeavtaler. 24 % er litt (4 respondenter) eller helt (1 respondent) uenig i påstanden Jeg vet hvor jeg finner rammeavtalen(e) som har betydning for meg. 24 % er verken enig eller uenig, mens de resterende er enig i påstanden. Blant de seks med anvisningsfullmakt som har svart, er to litt uenig i påstanden mens én er helt uenig. 14 % er litt (2 respondenter) eller helt (1 respondent) uenig i påstanden Jeg har kunnskap om innholdet i rammeavtaler som er relevante for meg. 67 % er litt (7 respondenter) eller helt (7 respondenter) enig i denne påstanden. Seks med anvisningsfullmakt har svart. En av disse er litt uenig og én helt uenig i påstanden. Til påstanden om at man har inntrykk av at rammeavtalene er godt kjent i egen seksjon/blant ens nærmeste medarbeidere, svarer 29 % at de er litt (5 respondenter) eller helt (1 respondent) uenig, mens 57 % er litt (7 respondenter) eller helt (5 respondenter) enig. Én med anvisningsmyndighet er helt uenig, de fem andre er enig. Til pkt 5.5 Etikk og misligheter: 81 % (21 respondenter) svarer at de har lest Helse Nords etiske retningslinjer, de øvrige 19 % (5 respondenter) er ikke sikre. 69 % av de spurte (18 respondenter) oppgir at de har lest retningslinjene for leverandørkontakt i HN IKT, mens 19 % (5 respondenter) svarer at de ikke har lest disse. 14

15 63 % av de som har lest begge retningslinjene (10 av 16 respondenter) er helt enig i påstanden om at medarbeidere som deltar i arbeidet med anskaffelser i deres seksjon har god kunnskap om innholdet i retningslinjene. Av de som har lest retningslinjene for leverandørkontakt, sier 61 % seg helt enig (6 respondenter) eller litt enig (5 respondenter) i at disse gir god veiledning for anskaffelsesaktiviteten. 92 % sier seg helt (18 respondenter) eller litt (6 respondenter) enig i at deres nærmeste leder vektlegger sterkt overfor sine ansatte at regelverk og rutiner på anskaffelsesområdet skal etterleves. Ingen av de ansatte er uenig i påstanden ledelsen i Helse Nord IKT viser i ord og handling at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser skal etterleves. 38 % er helt (1 respondent) eller litt (9 respondenter) enig i at ledelsen har kommunisert hvilke sanksjoner som kan iverksettes overfor de ansatte dersom regelverket om offentlige anskaffelser brytes. Svært mange svarer enten at de ikke vet (27 %) eller at de verken er enig eller uenig i dette (23 %). 50 % er helt (6 respondenter) eller litt (7 respondenter) enig i at regelbrudd ville blitt oppdaget og sanksjoner iverksatt dersom noen i Helse Nord IKT deltok i uetiske handlinger. Også her er det en høy andel som svarer at de ikke vet (19 %) eller at de verken er enig eller uenig 27 %). 25 av 26 respondenter er helt (22 respondenter) eller litt (3 respondenter) enig i at det er kommunisert klare retningslinjer for hvilke gaver de kan motta av eksterne forbindelser, herunder leverandører. Én respondent er helt uenig i dette. 96 % er helt (22 respondenter) eller litt (3 respondenter) enig i påstanden om at det er kommunisert klare retningslinjer for hvilke gaver de ansatte kan motta av eksterne forbindelser, herunder leverandører. Videre er 76 % helt (18 respondenter) eller litt (2 respondenter) enig i påstanden dersom jeg hadde observert manglende regeletterlevelse i forbindelse med anskaffelser i Helse Nord IKT, ville jeg rapportert det uten frykt for represalier. Til pkt Kunnskap om regelverket: 69 % svarer at de er helt (8 respondenter) eller litt (10 respondenter) enig i at de har god kunnskap om regelverket som regulerer offentlige anskaffelser, mens 23 % er helt (2 respondenter) eller litt (4 respondenter) uenig i dette. Fire av seks respondenter med anvisningsmyndighet er blant de som svarer at de er helt enig i dette, de to andre er litt enig. 54 % av respondentene er helt (4 respondenter) eller litt (10 respondenter) uenig i at de har gode nok kunnskaper og ikke har behov for mer opplæring i regelverket for offentlige anskaffelser. Tre av seks ledere med anvisningsfullmakt svarer at de er helt (én respondent) eller litt (to respondenter) uenig i dette. På spørsmål om hvilke deler av regelverket de har behov for mer opplæring i, svarer respondentene at de har behov for generell opplæring i regelverket og kontraktsstyring. Til pkt Regeletterlevelse: 66 % av respondentene som har ansvar for anskaffelser er helt (6 respondenter) eller litt (4 respondenter) enig i påstanden Jeg har kapasitet til å følge opp at regelverket for offentlige anskaffelser blir overholdt i den delen av organisasjonen som jeg har ansvar for. Av ansatte med anvisningsfullmakt svarer to at de er helt enig mens tre er litt enig og én helt uenig. Blant ansatte med attestasjonsfullmakt svarer tre helt enig, én litt enig, én verken enig eller uenig og én litt uenig. Av de som oppgir at de er ansvarlige for anskaffelser innen sitt område, er 73 % helt (9 respondenter) eller litt (2 respondenter) enig i at saksbehandlingen ved gjennomføring av anskaffelser innen deres område er saklig, forsvarlig og ikke vilkårlig. Én respondent er litt uenig i dette, ingen er helt uenig. Med unntak for én respondent, er personene som svarer bekreftende på dette spørsmålet de samme som oppgir at de har kapasitet til å følge opp at regelverket blir overholdt. 15

16 Undersøkelsen avdekker at 58 % av de spurte er helt (14 respondenter) eller litt (1 respondent) enig i at det i HN IKT praktiseres konsekvent likebehandling av potensielle leverandører når det gjennomføres anskaffelser. Av de ansatte med anvisningsfullmakt svarer fem av seks at de er helt enig i påstanden mens en er helt uenig i påstanden. Når det gjelder ansatte med attestasjonsfullmakt svarer to helt enig, to litt uenig og én helt uenig. 65 % av de spurte er helt (9 respondenter) eller litt (8 respondenter) enig i at innen det området de arbeider skjer anskaffelser på grunnlag av konkurranse, uten hensyn til hvilken anskaffelsesprosedyre som blir benyttet. Av ansatte med anvisningsfullmakt med ansvar for anskaffelser er fire helt enig i påstanden, mens to er litt enig. Når det gjelder personell med attestasjonsfullmakt svarer to helt enig, tre litt enig mens én er verken enig eller uenig i påstanden. Ingen i disse to gruppene er uenige i påstanden. Når det gjelder diskriminering av leverandører på grunn av geografi, gir respondentene i stor grad uttrykk for at HN IKT holder seg til regelverket. 81 % prosent er helt (15 respondenter) eller litt enig (6 respondenter) i at ingen leverandører blir diskriminert på grunn av geografisk beliggenhet når det blir gjennomført anskaffelser i deres enhet. Blant de som er ansvarlige for anskaffelser er 60 % helt enig (6 respondenter) eller litt enig (3 respondenter) i påstanden om at vurderinger og beslutninger i forbindelse med anskaffelser alltid blir nedtegnet skriftlig. 20 % er helt (2 respondenter) eller litt (1 respondent) uenig i dette. Én leder med anvisningsfullmakt og én med attestasjonsfullmakt er helt uenig i påstanden. Av de som har ansvar for anskaffelser er det 66 % som er helt (8 respondenter) eller litt (2 respondenter) enig i at anskaffelser i deres ansvarsområde ikke blir delt opp for å unngå at regelverket kommer til anvendelse. 13 % er helt (1 respondent) eller litt (1 respondent) uenig i dette. Av seks ansatte med anvisningsfullmakt er én litt uenig i påstanden, og blant de med attestasjonsfullmakt er én av seks helt uenig. Til pkt 5.7 Annet vedrørende internkontrollen: 64 % av de spurte helt (4 respondenter) eller litt (12 respondenter) enig i at HN IKT har etablert tilstrekkelig intern kontroll for å sikre at anskaffelser skjer i samsvar med regelverket. 16 % er helt (2 respondenter) eller litt (2 respondenter) uenig i dette. Til pkt Rutiner for anskaffelser: 69 % er helt (6 respondenter) eller litt (12 respondenter) enig i påstanden om at de har god kjennskap til rutinene for anskaffelser/innkjøp i HN IKT, mens 27 % er helt (3 respondenter) eller litt (4 respondenter) uenig. Blant disse er det én med anvisningsfullmakt som er helt uenig og én med attestasjonsfullmakt som er litt uenig. 61 % er helt (7 respondenter) eller litt (7 respondenter) enig i påstanden om at de vet hvor de finner rutiner som gjelder anskaffelser/innkjøp i organisasjonen, mens 22 % er helt (1 respondent) eller litt (4 respondenter) uenig i dette. Respondentene ble bedt om å besvare en påstand om at rutinene som gjelder for anskaffelser/ innkjøp i HN IKT er hensiktsmessige. Et flertall (12 av 23 respondenter) svarer verken enig eller uenig, to respondenter svarer litt uenig og én svarer vet ikke. Åtte respondenter (35 %) oppgir at de er helt eller litt enige i denne påstanden. Fem av respondentene har anvisningsfullmakt, fire av disse er helt enig mens en svarer verken enig eller uenig. Fem av seks med attestasjonsfullmakt svarer verken enig eller uenig på denne påstanden, den sjette svarer litt enig. 69 % av de spurte er helt (11 respondenter) eller litt (5 respondenter) enig i at rutinene for anskaffelser blir etterlevd innen deres område. Én respondent (4 %) er litt uenig i dette, ingen er helt 16

17 uenig. Spørsmålet er besvart av fem ledere med anvisningsfullmakt, alle svarer at de er helt enig i denne påstanden. Til pkt Dokumentasjon av anskaffelser: 31 % sier seg helt enig (3 respondenter) eller litt enig (5 respondenter) i påstanden Arkivsystemet gir god støtte for arkivering av dokumentasjon knyttet til anskaffelser, mens 23 % er helt (5 respondenter) eller litt (1 respondent) uenig i påstanden. Hele 46 % svarer enten at de verken er enig eller uenig (7 respondenter) i påstanden, eller at de ikke vet (5 respondenter). 17

18 Vedlegg 2: Testede anskaffelser Internrevisjonen mottok en oversikt over mottatte fakturaer fra leverandør på over kr , i perioden 2007 nov.08 fra Helse Nord IKT. Ut fra en konkret vurdering av risiko for manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser ba internrevisjonen om nærmere dokumentasjon for et utvalg på 15 av disse fakturaene. I henvendelse av 17. april 2009 redegjør Helse Nord IKT for faktaforhold rundt de utvalgte betalingene. Det forklares innledningsvis: Vi er som vel kjent en relativt ny organisasjon som er satt sammen av alle ikt avdelinger ved de forskjellige HF i Nord Norge. Et fellestrekk ved disse avdelingene er at de har vært små enheter med en uformell arbeidskultur. Denne kultur er i endring og vi har samtidig med på lasset en del eldre og ikke sporbare avgjørelser/anskaffelser som i dag vedlikeholdes enten gjennom årlige vedlikeholdsbeløp eller nødvendige oppgraderinger. Mangel på arkivsystem, de enkeltes sletting av gamle e mail samt medarbeidere som har sluttet, medfører manglende sporbarhet. Nedenfor følger en gjennomgang av de utvalgte anskaffelser. Et gjennomgående problem er utfordringer knytt til etterprøvbarhet og dokumentasjon. Test av utvalgte anskaffelser Anskaffelse Verdi Avvik Merknad Anskaffelse 1 Kjøp av servere Anskaffelse 2 Oppgradering av lisenser 340 * Parallell rammeavtale, manglende gjennomføring av minikonkurranse 240 * Manglende etterprøvbarhet Kjøp over HINAS avtale. Internrevisjonen mener minikonkurranse burde vært gjennomført. Helse Nord IKT opplyser at dette ikke ble vurdert hensiktsmessig siden det bare var to aktuelle produkt og det var et ønske om å videreføre eksisterende standard (gir større driftstabilitet/vedlikehold). Anskaffelsens størrelse tilsier også at en slik vurdering skulle vært tatt inn i anskaffelsesprotokoll. Helse Nord IKT henfører at det dreier seg om en de facto standard for terminalserverløsninger. De opplyser videre at det ikke er noen dokumenter (f.eks. avtale) å oppspore for kjøpet, og at anskaffelsen er basert på en avtale inngått før HN IKT ble etablert. 18

19 Anskaffelse 3 Anskaffelse av serverlisenser * Kjøp over regional avtale. Helse Nord IKT opplyser at avtalen opprinnelig ble inngått på RHF nivå i desember 2004, og at den gjelder alle HF i Helse Nord. Anskaffelse 4 og 5 Bistand til utvikling av SLA avtale 600 * Kjøp over regional avtale. Anskaffelse 6 Anskaffelse ifbm utbygging av fiberforbindelse Anskaffelse 7 og 8 operativsystem til servere Anskaffelse 9 Videokonferanseutstyr Anskaffelse 10 Kjøp av mobiltjenester 250 * Manglende etterprøvbarhet 610 * Manglende etterprøvbarhet 240 * Manglende etterprøvbarhet Mangler i tilbudsforespørsel Helse Nord IKT opplyser følgende: (Anskaffelsen) gjelder etablering av fiberforbindelse ( ). Dette ble gjort som en utvidelse av Fiberringen i Tromsø, som var et stort anskaffelsesprosjekt kjørt i samarbeide mellom de store offentlige aktørene i Tromsø. Helse Nord IKT har ikke funnet dokumentasjon knyttet til anskaffelsen ut over tilbud fra tre tilbydere. Anskaffelsen gjelder operativsystem til en rekke servere. Helse Nord IKT opplyser følgende: Dette er direkteanskaffelser av et produkt innafor et område hvor det i praksis er et preferert produkt og en leverandør. Det foreligger en supportavtale med leverandøren men annen dokumentasjon er ikke lagt frem. Det opplyses at anskaffelsen baseres på en avtale inngått før HN IKT ble etablert. Anskaffelsen gjelder VK utstyr til HN IKT Bodø. Det ble våren 2007 tatt direkte kontakt per e post med to leverandører. Helse Nord IKT har oversendt e post med forespørsel, samt svar fra de forespurte leverandørene. Videre er det vedlagt e post om forespørsel om revidert tilbud fra valgt leverandør og svaret på denne forespørselen. Valgt leverandør ble vurdert til å ha det beste tilbudet, og fikk kontrakten. Ordrebekreftelse er fremlagt. Det opplyses i brev fra Helse Nord IKT til revisjonen at de ikke har kopi av tilsagns til leverandøren eller infobrev til den andre leverandøren. Det er ikke lagt frem anskaffelsesprotokoll for innkjøpet, og av dokumentasjonen fra Helse Nord IKT fremkommer det ikke at man ber om skatteattest (jf. FOA 3 3). 240 * Kjøp over nasjonal rammeavtale på telefoniprodukter. 19

20 Anskaffelse 11 Kjøp knyttet til lisenser og support på IT utstyr Anskaffelse 12 Kjøp av tjenester fra IT konsulent selskap Anskaffelse 13 Vedlikehold og service av utstyr Anskaffelse 14 Kjøp fra konsulentselskap Anskaffelse 15 Kjøp av byggetjenester i forbindelse med flytting 720 * Manglende etterprøvbarhet 200 * Manglende etterprøvbarhet 1 000* Manglende konkurranseeksponering 200 * Manglende etterprøvbarhet Helse Nord IKT opplyser at de ikke finner gjeldende avtale som regulerer kjøpet. Videre opplyses det at: fakturering viser det har vært en løpende avtale på lisenser og support på Lotus Notes. Dette er nå en leverandør og produkt som er utfaset. Ingen dokumenter å oppspore. Det opplyses at anskaffelsen baseres på en avtale inngått før HN IKT ble etablert. Helse Nord IKT opplyser at det ikke er noen dokumenter å oppspore. Dette er en videreføring av en gammel anskaffelse/ lisensavtale vedr. et antivirusprogram ved helseforetak. Dette vil av HN IKT bli utfaset. Anskaffelsen er basert på en avtale inngått før HN IKT ble etablert. Helse Nord IKT opplyser følgende: Dette gjelder vedlikehold og service av utstyr og programvare i samsvar med avtale mellom Nordlandssykehuset Lofoten og (leverandøren) fra Helse Nord IKT er i dialog med alle HF og (leverandøren) i hensikt å samle alle enkeltavtalene og innfase disse i en avtale som gjelder alle HF i regionen. Internrevisjonen mener gjeldende regelverk innebærer at som en følge av feilen som ble begått i forkant av anskaffelsen i 2005 (manglende konkurranseutsetting), vil også senere anskaffelser med utgangspunkt i avtalen være i strid med regelverket. Helse Nord IKT opplyser følgende: Produkt og leverandør er utfaset. Ingen dokumenter å oppspore. Det opplyses at anskaffelsen er basert på en avtale inngått før HN IKT ble etablert. 250 * Helse Nord IKT opplyser at saken gjelder ombyggingsarbeid i forbindelse med HN IKTs leie av nåværende kontorlokaler. Avtalen med den aktuelle leverandør er inngått av prosjektlederen på vegne av utleier Siva Eiendom Holding, og arbeidet ble utført for HN IKTs (leietakers) regning. På bakgrunn av disse opplysningene synes det ikke å ha foreligget plikt (eller adgang) for HN IKT til å konkurranseutsette anskaffelsen. * Verdi er basert på fakturaer oversendt revisjonen. Ca verdi i hele 1000,. 20