Internrevisjon. Regelverket om offentlige anskaffelser. Helse Sør RHF Sørlandet sykehus HF

Transkript

1 Internrevisjon Regelverket om offentlige anskaffelser Helse Sør RHF Sørlandet sykehus HF 1

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning - formål og problemstillinger Avgrensning Metode Revisjonsdesign Dokumentanalyse Intervjuer Spørreundersøkelse Revisjonskriterier Regelverket Grunnprinsippene i lov om offentlige anskaffelser Data Ansvar Innkjøpsordningen Innkjøpsavdelingen Samordning av innkjøp Systemer som har betydning for innkjøpsfunksjonen i Sørlandet sykehus HF Innkjøpssystemet Clockwork Andre systemer med betydning for Innkjøpsfunksjonen Rammeavtaler Regelverk Etterlevelse av regelverk Rutiner Behovsanalyser og innkjøpsstrategier Etikk Ulike forhold Eksperimentell behandling Bijobber Habilitet og bindinger Oversikt over kjøp som gjøres i organisasjonen Strategi for å overvåke risiko for misligheter Lån/Leasing Vurderingsdel Regeletterlevelse Etterprøvbarhet og dokumentasjon Konkurranseeksponering Protokollføring Likebehandling og forutberegnelighet Kravspesifikasjon og tekniske spesifikasjoner Tildelingskriterier Parallelle rammeavtaler Lokale rammeavtaler Maskiner på lån Internkontroll Rutiner Forslag til tiltak...20

3 1. Innledning - formål og problemstillinger Internrevisjonen i Helse Sør har på bakgrunn av en risikovurdering vedtatt å gjennomføre en internrevisjon rettet mot regeletterlevelse av offentlige anskaffelser. Revisjonen er utført av Deloitte AS. Samlet sum for innkjøp i Sørlandet sykehus HF blir anslått til å være ca. 1 milliard kr. Ca. 40 millioner kr. blir brukt til innkjøp av medisinsk teknisk utstyr 1. Formålet med internrevisjonen er å undersøke om lov om offentlige anskaffelser blir etterlevd i helseforetaket. Følgende problemstillinger er undersøkt: I hvilken grad blir anskaffelser i foretaket gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser? Etterleves det regionale helseforetakets etiske retningslinjer og er det etablert rutiner som reduserer risikoen for rolleblanding og uetisk atferd? I hvilken grad benyttes rammeavtaler/ felles anbudsrunder som forutsatt? Har foretakene etablert internkontroll som er tilpasset aktivitet og risiko? 2. Avgrensning Revisjonsprosjektet er rettet inn mot to helseforetak; Sykehuset Buskerud HF og Sørlandet sykehus HF. Det blir utarbeidet en selvstendig rapport for hvert av helseforetakene. Undersøkelsen tar for seg anskaffelser de to siste årene, 2005 og Kjøpene er vurdert i forhold til regelverk som gjaldt for nevnte tidsperiode. Anbudspraksis er avgrenset til områdene medisinsk teknisk utstyr, leddimplantater (kne/hofteproteser) og laboratorieprodukter (utstyrsavhengige og uavhengige reagenser og prøvetakingsutstyr). I tillegg til undersøkelser i foretakene er overordnede styringsdokumenter, reglement og rutiner som gjelder for foretaket kartlagt og vurdert. Prosjektet omfattet i utgangspunktet ikke prosesser og aktiviteter som ligger innenfor Sykehuspartners ansvarsområde. Mandatet er utvidet til også å gjelde konkrete problemstillinger som Sykehuspartner har ansvar for, og som har betydning for helseforetakets håndtering av anskaffelser. 3. Metode 3.1 Revisjonsdesign Organisering og rutiner innenfor innkjøpsfunksjonen ved de utvalgte sykehusene er gjennomgått og vurdert opp mot overordnede krav. Videre er det vurdert om enhetens organisering, delegasjonsprinsipper og beskrevne rutiner kan innebære utilsiktet risiko for feil og/ eller misligheter. I denne sammenheng var det en målsetting å identifisere hvem som reelt sett er ansvarlig, beslutter innkjøp, samt å kartlegge prosesser fra behov oppstår til kjøp er gjennomført. På grunn av problemer med mangelfull fremlagt dokumentasjon, har deler av dette vist seg vanskelig å gjennomføre. Også detaljeringsgraden og identifikasjonsmulighet i foretakets reskontro har vanskeliggjort undersøkelse av lojalitet opp mot inngåtte avtaler. 3.2 Dokumentanalyse Det er gjennomført en dokumentanalyse av relevante styringsdokumenter som omhandler innkjøp i Helse Sør RHF og for helseforetaket. 1 Investeringsplanen omfatter hovedsakelig prioriterte innkjøp, men det er også avsatt midler til å erstatte utstyr som erfaringsmessig blir defekt i løpet av året. Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

4 Revisjonen har mottatt en oversikt over medisinsk teknisk utstyr, kjøpt inn i 2005 og Basert på disse listene er det foretatt et tilfeldig utvalg av kjøp. For hvert kjøp/ avtale som er gjort er det bedt om følgende dokumentasjon: hvordan behovet for kjøpet er oppstått korrespondanse knyttet til kjøpet (e-post, interne notater mm.) hvem som fattet beslutning om at kjøpet skulle gjennomføres, dokumentasjon av konkurranseeksponering konkurransegrunnlag notater/ referater fra evt. forhandlingsmøter anskaffelsesprotokoll tilbudsåpning/ liste over tilbydere evaluering av tildelingskriterier (f. eks pris, service, brukervurdering) serviceavtale (hvis aktuelt) evalueringer fra relevante faglige miljøer som har relevans for innkjøpet kontrakt/ rammeavtale Samme prosedyre er gjennomført for utstyrsavhengige og uavhengige reagenser, prøvetakingsutstyr og leddimplantater. 3.3 Intervjuer Det er utarbeidet en semistrukturert intervjuguide som er tilpasset oppdragets formål og problemstillinger. Ved helseforetaket er det gjennomført til sammen seks intervjuer og en rekke samtaler med sentralt personell i organisasjonen. Alle intervjuene er verifisert. 3.4 Spørreundersøkelse Det er gjennomført en spørreundersøkelse rettet mot personell i ledende funksjoner ved Sørlandet sykehus HF. Tema for spørreundersøkelsen har vært kunnskap om og etterleving av regelverk om offentlige anskaffelser, rammeavtaler og etiske retningslinjer for innkjøpsarbeidet. Undersøkelsen besto både av spørsmål med faste svaralternativ, formulert som påstander, og åpne spørsmål der respondentene kunne skrive inn utfyllende kommentarer, problemstillinger og forslag til forbedringer. Det var til sammen 55 personer som mottok undersøkelsen. 25 av disse svarte, noe som gir en svarprosent på 45%. Resultatene av undersøkelsen må leses med forbehold om at svarprosenten er relativt lav. Vi mener likevel undersøkelsen gir viktige innspill. 20 av de som svarte på undersøkelsen var "ledere med innkjøpsansvar 4. Revisjonskriterier 4.1 Regelverket Regelverket om offentlige anskaffelser består av ulike rettskildefaktorer som må vektlegges for å etablere rettsregler som gjelder for de respektive problemstillinger som er berørt i denne rapporten. Dette gjelder lov, forarbeider, forskrift, formålsbetraktninger, teori, domspraksis, EØS regelverk og KOFA uttalelser. Den aktuelle regel fremgår ikke alltid direkte av lov eller forskrift og må derfor tolkes. Kildene som er benyttet for å beskrive relevante kriterier er utledet fra ovennevnte rettskildefaktorer, Samt kommentarutgaver til lov om offentlige anskaffelser av Dragstein og Lindalen (Universitetsforlaget) og Amdal Roll Mathiesen (Kommuneforlaget). Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

5 4.2 Grunnprinsippene i lov om offentlige anskaffelser Revisjonskriteriene som helseforetakets gjennomføring av offentlige anskaffelser er vurdert i forhold til, er rettsregler som gjaldt for offentlige anskaffelser i det tidsrommet hvert enkelt kjøp ble gjennomført 2 (før ). Rettsregler presentert nedenfor er relevante for de funn som er gjort i undersøkelsen. Lov om offentlige anskaffelser 3 og forskrift om offentlige anskaffelser 4 får anvendelse på varekontrakter, tjenestekontrakter og bygge og anleggskontrakter. Anskaffelsesforskriften gjelder statlig, myndighet, eller offentlige organ og sammenslutninger som er opprettet av en eller flere av disse. I lov om offentlige anskaffelser 1 går det frem at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 5 I begrepet forretningsmessighet ligger det at oppdragsgiver til enhver tid skal vurdere hvordan han kan oppnå en mest mulig fordelaktig anskaffelse. Videre inneholder begrepet en standard om at man ikke skal kunne ta utenforliggende hensyn i prosessen. Kravet til forretningsmessighet gjelder gjennom hele anskaffelsesprosessen, fra beslutningen om å starte en anskaffelsesprosedyre til tildeling av kontrakt 6. Sentralt er kravene til konkurranse og likebehandling. Formålsbestemmelsen angir overordnede prinsipper som ligger til grunn for utformingen av detaljreglene i forskriftene. Prinsippene som fremgår av bestemmelsen er viktige for å sikre at alle potensielle leverandører har de samme muligheter til å oppnå kontrakter med det offentlige, samtidig som de skal bidra til at det offentlige foretar effektive anskaffelser og anvender offentlige midler på en økonomisk fornuftig måte. Bestemmelsen må ses i sammenheng med de grunnleggende prinsippene i lovens 5. I følge lov om offentlige anskaffelser 5 skal: Oppdragsgiver opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikkediskriminerende kriterier. Prinsippene som går fram av paragrafen er viktige for å sikre at alle potensielle leverandører har samme sjanse til å oppnå kontrakter med det offentlige, samtidig som de skal bidra til at det offentlige foretar effektive kjøp og anvender offentlige midler på en økonomisk fornuftig måte. Prinsippet om likebehandling av leverandørene er et anbudsrettslig grunnprinsipp. Mange av reglene i anskaffelsesregelverket kan ses som utslag av denne grunnleggende normen jf lovens 5 (1). Helseforetaket skal under hele prosessen legge forholdene til rette for at flest mulig av de potensielle leverandørene får anledning til å konkurrere om leveransen på samme grunnlag. Leverandørene må derfor gis likeverdige forutsetninger for å få sitt anbud/tilbud antatt. 2 (FAD) Forskrift om offentlige anskaffelser nr 0616: nr nr Siste punktum er endret ved lov 30 juni 2006 nr. 41 (i kraft 1 jan 2007 iflg. res. 30 juni 2006 nr. 762). Endringen innebærer at formålsbestemmelsen uttrykkelig fremhever at loven skal sikre at det offentlige opptrer med høy integritet i anskaffelsesprosedyrer 6 NOU 1997: 21 kap. 21 Til 1 Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

6 Et overordnet prinsipp er at offentlige anskaffelser skal skje på grunnlag av konkurranse, uten hensyn til hvilken anskaffelsesprosedyre som blir benyttet. Ved offentlige anskaffelser er det både ut fra samfunnsøkonomiske og forretningsmessige hensyn, samt forvaltningsrettslige likhetsbetraktninger ønskelig at disse skjer etter konkurranse mellom potensielle leverandører. Krav til god forretningsskikk og høy forretningsetisk standard innebærer at oppdragsgiver skal forholde seg slik en aktsom profesjonell anskaffer ville gjort på alle stadier av anskaffelsesprosessen innefor rammene av regelverket om offentlige anskaffelser. Saksbehandlingen skal være saklig, forsvarlig og ikke vilkårlig Kravet til etterprøvbarhet skal medføre at oppdragsgiver skal sikre at det som foretas i anskaffelsesprosessen kan dokumenteres. Oppdragsgivers vurderinger, beslutninger med mer bør nedtegnes skriftlig. Hensynet til etterprøvbarhet skal dessuten sikre at deltakerne i en konkurranse i ettertid skal ha mulighet til å forvisse seg om at anskaffelsesprosessen har skjedd i henhold til anskaffelsesprosedyrene i regelverket. Dette vil si at det i størst mulig grad bør tas referater fra møter og at alle innstillinger og vurderinger bør foreligge skriftlig. Det må antas at en slik praksis vil være tvisteforebyggende, ettersom det enkelt kan kontrolleres at prosessen har gått riktig for seg. KOFA avgjørelse 2003/60 viser at tvetydig og inkonsekvent dokumentasjon i seg selv kan tas til inntekt for at oppdragsgivers saksbehandling ikke har vært forsvarlig Kravet til objektive og ikke diskriminerende kriterier skal sikre at alle potensielle leverandører har samme muligheter i konkurransen, og det er ikke lov å forskjellsbehandle leverandører på grunn av statsborgerskap eller basert på hvor en leverandør er etablert. Det er forbud mot å bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, Det er et generelt forbud mot å dele opp en anskaffelse for å unngå at regelverket kommer til anvendelse. 5. Data 5.1 Ansvar Administrerende direktør har et overordnet ansvar for innkjøp i Sørlandet sykehus HF. Det er utarbeidet et dokument som beskriver delegering av fullmakter 7. I dette dokumentet går det frem hvilke fullmakter som er delegert til klinikksjefene. Innkjøpsfunksjonen er underlagt økonomidirektøren. Innkjøpsavdelingen har ansvaret for inngåelse av avtaler. Klinikksjefer har ansvar og fullmakt til å gjøre innkjøp innenfor sitt budsjett. Klinikksjef har mulighet til å delegere innkjøpsmyndighet til avdelingsledere og videre ned i organisasjonen. I praksis stopper delegering av godkjenningsmyndighet ofte på avdelingsnivå, mens bestilling/innkjøp skjer på postnivå. Ved store innkjøp og andre krevende eller omfattende kjøp, kobler klinikkene til seg innkjøpsavdelingen. I 2006 fikk MTA ansvar for innkjøp av medisinsk teknisk utstyr. Før 2006 var innkjøpsavdelingen ansvarlig for disse innkjøpene. Ved store innkjøp setter klinikken ned brukergrupper. Ved investeringer over NOK skal alltid investeringsutvalget ta avgjørelsen. Leder for dette utvalget er driftsdirektøren. Innkjøp under NOK regnes ikke som investering men går på avdelingenes budsjett. Dette er nedfelt i retningslinjer fra innkjøpsavdelingen. 5.2 Innkjøpsordningen Flere av de intervjuede respondentene fremhever at innkjøpsordningen ved Sørlandet sykehus HF fungerer bra. I intervjuer kommer det fram at Sørlandet sykehus HF de siste årene har arbeidet systematisk med problemstillinger knyttet til offentlige anskaffelser. 7 Administrerende direktørs delegering av fullmakter Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

7 Det har vært gjennomført et innkjøpsprosjekt med fokus på avtaler og opplæring i rutiner i foretaket. I prosjektet ble det avdekket problemer knyttet til dokumentering av anskaffelser, og manglende oversikt over småkjøp fra samme leverandører. Det ble derfor besluttet å innføre et felles innkjøpssystem for Sørlandet sykehus HF. Det er også etablert et investeringsreglement der investeringer over 10 mill. NOK skal godkjennes av administrasjonen i Helse Sør RHF. Det trekkes allikevel frem eksempler på at avvik fra reglementet kan forekomme. I et intervju blir det påpekt at: Det finnes eksempler på at selv om man har et investeringsreglement, er det iverksatt investeringer uten at reglementet er fulgt. Det finnes også eksempler på at innkjøp er godkjent muntlig i strid med investeringsreglementet Innkjøpsavdelingen En av respondentene vektlegger at innkjøpsavdelingen er retningsgivende for hvordan innkjøp skal gjennomføres, selv om innkjøpsfunksjonen er overført til fagavdelingene. I et intervju kom det fram at innkjøpsavdelingen ikke alltid blir involvert. Dette skjer i følge en respondent innen forskjellige områder, eksempelvis innenfor medisinsk teknisk utstyr. I spørreundersøkelsen svarer ni av 25 respondenter at innkjøpsfunksjonen ved Sørlandet sykehus HF fungerer på en god måte. 12 av de spurte kan imidlertid verken si seg enig eller uenig i denne påstanden. Tre respondenter er uenige i at innkjøpsordningen fungerer godt. Når det gjelder vurderingen av den innkjøpsfaglige kompetansen til ansatte ved innkjøpsfunksjonen mener elleve av 25 respondenter at kompetansen er god. Kun to sier seg uenig i at ansatte i innkjøpsfunksjonen har god kompetanse. Flertallet av de spurte, 14 av 25, mener at de alltid får hjelp når de henvender seg til innkjøpsfunksjonen. Seks av de spurte sier seg imidlertid uenig i at de alltid får hjelp. To av respondentene i spørreundersøkelsen trekker fram utfordringer knyttet til innkjøpsavdelingens kapasitet: Har møtt velvilje og deltakelse, men har inntrykk av at det kan skorte på kapasitet i perioder. Jeg er bekymret for kapasiteten på innkjøpsavdelingen. Våre innkjøp er ofte kompliserte og tidkrevende å håndtere. Det ville ha vært en absolutt fordel å kunne knytte til seg ekstern spisskompetanse ved behov. Respondentene fremhever også at innkjøpsordningen fungerer godt, men at det er behov for opplæring og ansvarliggjøring av andre utenfor innkjøpsavdelingen: Jeg tror det er viktig å ansvarliggjøre klinikken mer i innkjøpsarbeidet både for at de skal kunne se muligheter og begrensninger (lære mer om regelverket) og for at de skal bli mer prisbevisst Samordning av innkjøp Sykehuspartner står for samordning av innkjøp i Helse Sør. En av respondentene fremhever at Sørlandet sykehus HF er lojale overfor Helse Sør og følger opplegget som er lagt i Helse Sør og i Sykehuspartner. I samme intervju blir det uttalt at det er rom for forbedring med hensyn til hva som egner seg for felles utstyrsinnkjøp. I et intervju uttales det at: Sykehuspartner ønsker at mest mulig skaffes gjennom fellesinnkjøp. Dette er tungvint og tar lang tid på grunn av at lokale HF er forskjellige i forhold til budsjett og tidsplaner for innkjøp. Flere av respondentene påpeker utfordringer knyttet til fellesinnkjøp, noe som har medført betydelige restlagre som ikke kommer til å bli brukt. I Arendal vises det til rammeavtale for hofte (ferdig våren 2005) Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

8 og kne (ferdig høsten 2006), som begge ble inngått på anbud via Helse Sør. Respondentene er ikke fornøyde med disse avtalene, blant annet på grunn av restlagrene dette medfører: Når det gjelder kne proteser, ble det valgt to leverandører. Hvis de hadde valgt tre hadde ingen trengt å skifte. Nå må de skifte til en som ikke er bedre eller dårligere. Dette medfører 1,2 millioner i lager som man ikke får brukt. I notat fra Sørlandet sykehus, datert , fremkommer følgende; Her står det kommentert at det er varer for 1,2MNOK som vi ikke kan få brukt som følge av bytte av kne proteser. Vi har kun bokført ukurans til en verdi av Kr ,- Det er fortsatt mulig at noe av dette materiellet vil kunne bli brukt. Det vises også i intervju til en prosess, der Sørlandet sykehus skulle være ansvarlig for et anbud på utstyrsuavhengige reagenser for hele Helse Sør: avlysningsgrunnen på anbudet var at man ikke hadde kapasitet til å gjennomføre evaluering, og at anbudet måtte splittes opp. Konsekvensen av dette er at man går på overtid på gamle avtaler på Utstyrsuavhengige reagenser, og kjøper på gamle avtaler selv om de er utgåtte. En av respondentene peker på omstillingskostnader ved nye innkjøpsrutiner og nye leverandører i forhold til leddimplantater: Det er ikke bare å endre på avtaler. Det har tatt tid å omstille seg. Det har vært en kamp og det har kommet klager fra det faglige miljøet. I mange tilfeller vil ikke lavere priser være tilstrekkelig til å betale omstillingskostnadene i løpet av en avtaleperiode. Samtidig trekker respondenten frem at omstilling er mulig: Ortopedene har justert seg til de siste avtalene på kne og hofter. Av ca 4500 artikler som var på anbud for Medisinske forbruksvarer er det kun 30 (ca.) artikler som er klagd på fra leger/sykepleiere fordi man ikke mener at det er medisinsk forsvarlig å bruke disse. Brukergrensesnitt og hvilket utstyr helseforetaket allerede har når en vurderer nye kjøp blir fremhevet som viktig når nye kjøp vurderes. Respondenten peker på at det ved innkjøp av noe utstyr kan være en åpenbar fare for pasientsikkerheten dersom man blander eller bruker utstyr feil,.. dersom en kjøper en ny hjertestarter og en fra før har ti hjertestartere av samme merke må foretaket kjøpe tilsvarende merke. Begrunnelsen for dette er brukergrensesnitt og at de ansatte vet hva de skal forholde seg til i en nødssituasjon. Det samme gjelder forhold hvor man har infusjonspumper av samme merke på en avdeling. På grunn av pasientsikkerhet kan man ikke kjøpe annet utstyr hos en annen leverandør,. Samme respondent fremhever at det er viktig å unngå å havne i fella og binde seg til en leverandør. En respondent fremhever at helseforetaket kan bli flinkere til å beregne effekten av besparelser. 5.3 Systemer som har betydning for innkjøpsfunksjonen i Sørlandet sykehus HF Innkjøpssystemet Clockwork For å forbedre prosesser knyttet til godkjenning og bestilling av innkjøp, har Sørlandet sykehus HF implementert en ny versjon av innkjøpssystemet Clockwork ved sykehuset i Arendal (desember 2006). Det er planlagt at systemet også skal implementeres ved Flekkefjord og Kristiansand på vårparten % av innkjøpene i Arendal går via Clockwork. På grunn av at dette systemet ikke er implementert i hele Sørlandet sykehus HF, er det mange i spørreundersøkelsen (8 respondenter) som ikke kjenner til Clockwork. Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

9 Flere respondenter har forventninger til at Clockwork vil bidra til forbedringer på flere områder innen innkjøpsområdet. I intervjuene kom det frem at det blant annet forventes at det nye systemet vil føre til at flere bestillinger utføres riktig, ved at rett overordnet godkjenner innkjøp og at fakturaen avstemmes i regnskapsavdelingen. Det er også forventet at flere bestillinger vil gå via systemet, slik at det blir en bedre utnyttelse av rammeavtalene. Det trekkes også frem at det nye systemet vil ha en tidsbesparende effekt. De ansatte vil spare arbeid med å føre kontostreng på faktura. Forventninger til det nye oppdaterte systemet fremheves også av respondentene i spørreundersøkelsen: Innkjøpsfunksjonen ved sykehuset kan alltid bli bedre. Når CW kommer i drift for hele SSHF får vi et godt system som vil være rasjonelt i drift og gi en god samlet oversikt over alle de anskaffelser vi får styrt gjennom systemet Innkjøpsordningen fungerer bra men kan til tider være en flaskehals for anskaffelser når det kommer en mengde oppdrag samtidig. Etter som CW blir oppdatert med alle priser og gjeldende avtaler vil det være et godt hjelpeverktøy som vil avlaste innkjøperne Andre systemer med betydning for Innkjøpsfunksjonen EK-web - Rutiner som er etablert blir lagt inn i EK-web, hvor samtlige ansatte i Sørlandet sykehus HF har tilgang. Alle lokale avtaler, Helse Sør- avtaler og HINAS-avtaler ligger i EK-web. Sørlandet sykehus HF har kun dokumentasjon på prosessen for de avtaler hvor anbudsprosessen er utført ved sykehuset. Merida - Alt utstyr skal legges inn i Merida-databasen. Alt medisinsk teknisk utstyr Sørlandet sykehus HF har ansvar for skal være beskrevet i Merida. Agresso hovedboksystemet til Sørlandet sykehus HF. I Agresso finnes oversikter over total omsetning per leverandør. Leverandør og vare kan ikke knyttes i Agresso. Denne matchingen må gjøres manuelt. 5.4 Rammeavtaler I spørreundersøkelsen svarer flertallet, 18 av 25 respondenter, at de har kunnskap om rammeavtaler som gjelder for sine ansvarsområder. To ledere med innkjøpsansvar sier seg litt uenige i dette. Når det gjelder i hvilken grad slike avtaler faktisk blir fulgt, svarer 12 av de spurte at de mener at rammeavtalene på sitt ansvarsområde blir etterlevd. Fem respondenter sier seg helt eller delvis uenig i at avtaler innen sine områder blir fulgt. Flertallet av respondentene i spørreundersøkelsen understreker at de i hovedsak etterlever rammeavtalene de har kjennskap til. Enkelte fremhever at det finnes rammeavtaler som de ikke har oversikt over: Rammeavtaler som omhandler anskaffelser jeg har daglig ansvar for er OK, men de litt mer perifere rammeavtalene som jeg benytter sporadisk er det vanskelig å finne og ha oversikt over. De rammeavtaler vi kjenner blir etterlevd. Bekymringen er at det kan finnes rammeavtaler jeg av en eller annen grunn ikke har kjennskap til. Når man trenger hjelp til å finne ut av noe ang rammeavtalen er det ikke alltid lett å få tak i en person som kan svare fort og greit. I spørreundersøkelsen er det ni av 25 respondenter som ikke er enige i at de vet hvor de finner rammeavtaler som har betydning for dem. Sju av disse er ledere med innkjøpsansvar. Det kommer frem i spørreundersøkelsen at ni respondenter er enige i at helseforetaket har gjort rammeavtalene som gjelder for Helse Sør og Sørlandet sykehus HF godt kjent i organisasjonen, mens like mange sier seg uenig i at disse avtalene er gjort godt kjent. Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

10 Det er ikke bare mangel på kjennskap til rammeavtalene som virker inn på grad av etterlevelse. I tillegg vises det til tilfeller hvor kjøp utenfor rammeavtaler er knyttet til overgangsperioder der en skal skifte leverandør: Noe mindre materiell kjøpes utenfor rammeavtaler, men dette er mer sporadisk nå enn tidligere. Det går alltid litt tid før de nye anbudsartiklene er faset inn. Noen varer kjøpes fortsatt som skaffevarer. Nytt innkjøpssystem vil bedre denne situasjonen. 5.5 Regelverk 13 av respondentene i spørreundersøkelsen svarer at de har god kunnskap til regelverket. Tre av lederne med innkjøpsansvar er uenige i at de har god kunnskap om regelverket. Over halvparten av respondentene i spørreundersøkelsen har ikke fått opplæring av helseforetaket. Dette gjelder 9 av lederne med innkjøpsansvar. Dette til tross for at 9 av respondentene mener at de har behov for slik opplæring. Det er kun 3 av lederne med innkjøpsansvar som mener de ikke har behov for opplæring i regelverket om offentlige anskaffelser. Flere av respondentene i spørreundersøkelsen fremhever at de har behov for kontinuerlig oppdateringer på reglene knyttet til anskaffelser. I spørreundersøkelsen fremhever flere at de vil bruke innkjøpsavdelingen dersom deres egen kompetanse ikke strekker til Etterlevelse av regelverk På direkte spørsmål i intervju, oppgir ingen av respondentene at de kjenner til at det er foretatt kjøp som ikke er i samsvar med lov om offentlige anskaffelser. En av respondentene peker på at de foretar innkjøp gjennom innkjøpsavdelingen, og at en da regner med at de gjør innkjøpene riktig. I intervju blir det uttalt at det er mulig at regelverket (LOA) ikke blir etterlevd ved for eksempel hasteinnkjøp eller utskiftinger som må gjøres raskt. Ingen konkrete tilfeller blir trukket fram. Usikkerhet knyttet til om LOA blir fulgt er knyttet til manglende kapasitet til å følge opp at regelverket for offentlige anskaffelser blir overholdt. Seks av lederne med innkjøpsansvar mener de ikke har kapasitet til å følge dette opp i sitt ansvarsområde. Ni av 25 spurte er helt eller litt enige i at de har tilstrekkelig kapasitet. 14 av 25 respondenter i spørreundersøkelsen svarer at de har kunnskap om formålsbestemmelsen og om grunnleggende krav som gjelder for offentlige anskaffelser. 13 av respondentene i spørreundersøkelsen svarer at deres inntrykk er at det i helseforetaket praktiseres konsekvent likebehandling av potensielle leverandører når det gjennomføres anskaffelser på vegne av helseforetaket. Det er kun en av respondentene som sier seg litt uenig i at det praktiseres konsekvent likebehandling. Mens 13 av respondentene sier seg enig er 4 stykker uenige i at anskaffelser innen sitt ansvarsområde skjer på grunnlag av konkurranse uten hensyn til hvilken anskaffelsesprosedyre som blir benyttet. Flertallet av respondentene i spørreundersøkelsen er enige i at saksbehandlingen ved gjennomføring av anskaffelser innen sitt område er saklig, forsvarlig og ikke vilkårlig. Det er imidlertid verdt å merke seg at en av lederne med innkjøpsansvar er helt uenig i dette. Det fremkommer av spørreundersøkelsen at 2 av respondentene er uenige i at det ikke skjer oppdelinger av anskaffelser for å unngå at regelverket kommer til anvendelse. 18 mener at dette ikke forekommer innenfor sine ansvarsområder. En av respondentene kommenterer at: Oppdeling kan ha skjedd tidligere men vi søker nå å unngå dette i alle anskaffelsesforhold Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

11 5.6 Rutiner Økonomihåndboken gir overordnede føringer for hvordan innkjøp skal gjennomføres. I spørreundersøkelsen svarer 14 av 25 at de er litt eller helt enig i at de har god kunnskap om rutiner som gjelder for innkjøp. Det allikevel er verdt å merke seg at fire ledere med innkjøpsansvar er litt uenig i at de har god kunnskap om disse rutinene. 19 av 25 sier seg enige i at de vet hvor de finner rutinene som gjelder for innkjøp i foretaket, selv om de fleste av disse kun er litt enig. 2 av lederne med innkjøpsansvar er litt uenige i at de vet hvor de finner rutinene. Ingen av respondentene mener at rutinene ikke etterleves innen sine ansvarsområder. Elleve av respondentene sier seg helt enig i at rutinene følges, mens seks av respondentene er litt enige i at rutinene etterleves. Fem av lederne med innkjøpsansvar kan verken si seg enig eller uenig. Når det gjelder hvor hensiktsmessig de spurte synes rutinene er, svarer 10 av 25 at de synes rutinene er hensiktsmessig. Mens en av respondentene er litt uenig i dette, svarer hele 12 av respondentene at de verken kan si seg enig eller uenig i påstanden. I kommentarene uttrykker en av respondentene at Det mangler noe på at rutinene er komplette. 5.7 Behovsanalyser og innkjøpsstrategier Ulike rutiner for behovsanalyse og innkjøpsstrategier fremheves som viktig av de ulike respondentene som har blitt intervjuet. For Kristiansand vises det til utføring av behovsanalyser i tilknytning til den årlige budsjettprosessen. Ingenting blir innkjøpt uten at det er et definert behov for nyanskaffelse eller utskiftning av gammelt utstyr, og dette skal godkjennes av avdelingsleder eller klinikksjef. De legger vekt på at det ikke skal oppstå bindinger på at det ikke skal mottas motytelse. For Arendal vises det til at innkjøp planlegges i budsjett eller i kvalitetsforbedring. I tillegg til dette kommer mulige akutte utskiftninger. Disse anskaffelsene blir utført etter gjeldene regler. Avdelingene tar kontakt med innkjøp og får assistanse. 5.8 Etikk Etiske retningslinjer er tilgjengelige på intranett. Respondentene fra både Arendal og Kristiansand mener det er god kjennskap til verdigrunnlag og egne retningslinjer i organisasjonen. I et av intervjuene vises det til at etikk har vært et tema på innkjøpskurs og at det er utarbeidet et dokument for hvordan dette skal etterleves på Sørlandet sykehus. I et av intervjuene fremheves det også i et av intervjuene at det kan være en utfordring å sikre at informasjonen når ut i et så stort foretak. Det er ikke rutiner for å sikre at de ansatte har lest og forstått de etiske retningslinjene på intranett. Spørreundersøkelsen viser at det ikke er alle som har mottatt etiske retningslinjer for innkjøp. 18 av 25 har enten ikke fått utdelt, eller vet ikke om de har fått utdelt dokumentet. Kun 6 svarer bekreftende på at de har fått retningslinjene. Kun fem av respondentene har lest dokumentet, mens 20 har ikke lest det eller husker ikke om de har lest det. Selv om flertallet ikke kjenner til eller husker dette dokumentet fremhever en av respondentene i spørreundersøkelsen at: Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

12 Det har i flere sammenhenger blitt informert om at vi har etiske retningslinjer for sykehuset og hvor disse finnes Andre derimot kommenterer at de ikke kan huske dokumentet, men det eksisterer allikevel en kjennskap til betydningen av etikk og etisk refleksjon. Kjenner dessverre ikke til dette dokumentet. Jeg tror ikke jeg har sett nevnte dokument, men har absolutt inntrykk av at samarbeidende innkjøpsansvarlig er svært opptatt av å opptre korrekt og kommer med innspill i forhold både til etikk og regelverk Kan ikke huske å ha sett aktuelle dokument, samtidig har jeg klart for meg at det ligger klare forventninger til etisk refleksjon rundt innkjøpsarbeid. For meg innebærer det å si nei til invitasjoner (middager, teaterbilletter mm.) Det er også usikkerhet knyttet til om de etiske retningslinjene for innkjøp blir fulgt. Til sammen ni respondenter mener at disse retningslinjene blir fulgt, mens åtte kan verken si seg enig eller uenig i at de etiske retningslinjene blir fulgt i den delen av organisasjonen som de har ansvar for eller arbeider i. Fem av lederne med innkjøpsansvar er uenig i at medarbeidere som deltar i arbeidet med anskaffelser i den enheten de har ansvar for har god kunnskap om de etiske retningslinjene for innkjøp. Åtte av de spurte kan verken si seg enig eller uenig. 5.9 Ulike forhold Eksperimentell behandling I et intervju vises det til noen tilfeller der en har hatt forskningsprosjekt med ny teknologi og ønske om å prøve ut nytt utstyr. Spørsmålet har vært hvordan utstyret skal anskaffes, ettersom dette kun gjelder en begrenset tidsperiode for utprøving. Respondenten peker på at en i noen tilfeller har gått med på å betale driftskostnader uten konkurranseeksponering for en begrenset tidsperiode. Samme respondent fremhever at der har vært en del saker i forbindelse med FoU i år. Sørlandet sykehus HF har gjort en leieavtale uten konkurranseeksponering i dette tilfellet. Respondenten kjenner til to tilfeller av dette. Respondenten har imidlertid ikke vurdert denne problemstilling som problematisk opp mot LOA Bijobber I følge respondentene har det vært foretatt en kartlegging av alle bistillinger på forespørsel fra Helse Sør, og dette registeret finnes hos personalavdelingen. Det finnes enkelte som har bijobber, men det er ingen av respondentene som trekker frem at dette kommer i konflikt med innkjøpsreglementet Habilitet og bindinger I følge respondentene har sykehuset ingen incentiver eller bindinger til leverandører. Noen av respondentene viser til at det fortsatt betales reiser til konferanser, men slike midler fra leverandører kanaliseres gjennom sykehusets administrerende direktør. Også når det gjelder gaver har administrerende direktør ansvaret Oversikt over kjøp som gjøres i organisasjonen I Kristiansand fremheves det at de har oversikt over anskaffelser som blir gjort gjennom innkjøpssystemet Su-Olfi. Det opereres også med et skyggeregnskap. I Arendal viser de til at de finner all historikk i Logistikkavdelingen, mens ved større innkjøp har Innkjøpsavdelingen oversikt. Det føres skyggeregnskap også i Arendal % av innkjøpene går via Clockwork i Arendal. Flekkefjord har imidlertid ingen innkjøpssystem eller lagerstyringssystem implementert. I notat fra Sørlandet sykehus, datert , fremkommer følgende; Skyggeregnskap er nevnt som et et begrep i dette punkt. Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

13 Det er kun et gyldig regnskap ved SSHF, det er dog slik at Medisinsk Teknisk Avdeling for egen del holder oversikt over kjøp/invisteringer som de har ansvar for. Den oversikten har blitt betegnet som et skyggeregnskap, men det bør ikke vektlegges i denne rapport. Foretaket har en svært omfangsrik og detaljert regnskapsrapportering hver måned. Økonomistaben bruker ikke innkjøpssystemet til å ta ut rapporter. Sørlandet sykehus HF har hatt to separate artikkelregistre, og dette medfører usikkerhet i om rammeavtalene utnyttes godt nok. Et felles artikkelregister vil bli implementert og foretaket har jobbet med å redusere antall avtaler. Når det gjelder selve artikkelregistrene, er de bygd opp i logiske grupper og er knyttet mot en konto i regnskapet. For eksempel havner innkjøp av hansker på en konto for hansker. Det skjer en nøyaktig koding fra artikkel til hovedbokskonto Strategi for å overvåke risiko for misligheter Når det gjelder Arendal viser en av respondentene til Elektronisk kvalitetshåndbok og at en vet hvor man finner prosedyrene. Videre at en registrerer avvik i TQM systemet (elektronisk registrering). Det samme gjelder i Kristiansand, men de har i følge respondenten ikke en systematisk strategi for overvåkning av misligheter i forbindelse med innkjøp. I intervjuene fremheves det at det er etablert et intern kontroll system basert på COSO-rammeverket. Det er gjennomført åtte interne revisjoner på avdelingsnivå, Det er i følge en av respondentene gjennomført intern kontrollseminar for alle avdelingsledere hvor det er fokusert på ledelsens viktige rolle i intern kontrollen. Videre er det gjennomført risikokartlegging og prioritering. De områdene hvor risiko ble ansett for å være størst var på inntektsområdet, lønnsområdet, innkjøpsområdet, budsjett tiltak og oppfølging og kompetanse. I følge respondenten er det imidlertid ikke gjennomført risikovurderinger på innkjøpsområdet, men dette vil bli det neste området helseforetaket vil fokusere på. 12 av de spurte i spørreundersøkelsen er enten helt eller litt enige i at helseforetaket har etablert tilstrekkelig intern kontroll for å sikre at anskaffelser skjer i samsvar med regelverket. Nesten like mange, elleve, kan imidlertid ikke si seg verken enig eller uenig. Det er en av respondentene i spørreundersøkelsen som er litt uenig i at helseforetaket har tilstrekkelig intern kontroll av anskaffelser Lån/Leasing Respondentene viser til flere tilfeller av utstyr som er lånt eller leaset fra ulike leverandører. Intervjuobjektene gir flere ulike begrunnelser for slike lån eller leasinger. Det kan for eksempel være aktuelt å prøve utstyr i en tidsbegrenset periode, å midlertidig erstatte utstyr som bryter sammen, eller å dekke et midlertidig behov under pågående anbudsprosesser. Revisjonen har gjennomgått et utvalg av lånte maskiner. Disse er behandlet i neste kapittel. 6. Vurderingsdel Revisjonen viser at sykehuset har fokus på innkjøpsfunksjonen i helseforetaket, og at det blir arbeidet systematisk med problemstillinger knyttet til offentlige anskaffelser. Foretaket har utarbeidet rutiner og maler som i utgangspunktet gir et rammeverk for å sikre regeletterlevelse. Likevel er det konstatert brudd på rettsregler i utvalget av anskaffelser som danner grunnlaget for undersøkelsen. Dette gjelder bl.a. prinsippene om likebehandling, etterprøvbarhet, forutberegnelighet 8 og manglende føring av anbudsprotokoller. 8 Parallelle rammeavtaler Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

14 På den annen side er det viktig å få frem at mange av de reviderte anskaffelsene er gjennomført og dokumentert på en tilstrekkelig måte. Nedenfor er det fokusert på avvik revisjonen har avdekket i gjennomgangen av anskaffelsesområdet. Undersøkelsen synliggjør at etisk reglement for offentlige anskaffelser som gjelder for foretakene i Helse Sør RHF ikke er gjort tilstrekkelig kjent og implementert i organisasjonen. Det er ikke tilfredsstillende at ledere med innkjøpsansvar oppgir at de ikke har kunnskap om det etiske reglementet. Organisasjonen har også et potensial når det gjelder opplæring av relevant personell i regelverket, samt å implementere og forbedre intern kontroll knyttet til anskaffelser. Undersøkelsen viser at organisasjonen har et potensial når det gjelder å sikre tilgang til og kunnskap om gjeldende rammeavtaler for de respektive ansvarlige. Det er ikke tilfredsstillende at man ikke klarer å dokumentere ulike forhold knyttet til lokale rammeavtaler, herunder avtalelojalitet. Sørlandet sykehus HF har hatt to separate artikkelregistre, noe som gjør det vanskelig å etterprøve om rammeavtaler utnyttes godt nok. Undersøkelsen gir også grunn til å stille spørsmål ved innkjøpsavdelingens kapasitet. Helseforetaket bør vurdere om det er samsvar mellom avdelingens arbeidsmengde, -oppgaver, ressurser og måloppnåelse. 6.1 Regeletterlevelse Etterprøvbarhet og dokumentasjon Manglende etterprøvbarhet av enkelte saker har begrenset revisors mulighet til å kontrollere flere kjøp i sin helhet. Undersøkelsen viser at helseforetaket ikke har tifredsstillende oppbevaring av nødvendig dokumentasjon eller kan redegjøre for enkelte sentrale kontrakter mm 9. I tilbakemelding fra helseforetaket i notat datert 17. juni 2007 går det fram at: Det faktum at vi ikke har funnet alt som er etterspurt viser at vi har et forbedringspotensial, og på flere områder er tiltak iverksatt. En forbigått tilbyders krav på erstatning kan gjøres gjeldende tre år etter tildelingen av kontrakt, jf foreldelseslovens 2. Om innkjøper da ikke kan dokumentere sin fremgangsmåte vil den bevistvil som da oppstår lett gå utover innkjøper. I tillegg vil manglende dokumentasjon stride i mot grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet jf LOA 5, tredje ledd. 9 For MTU har ikke revisjonen mottatt noen dokumentasjon. Denne anskaffelsen har status anskaffet og har en anslått verdi på NOK inkl. mva. Det er ikke mulig for revisjonen å etterprøve denne anskaffelsen uten noen form for dokumentasjon, selv om det i tilbakemeldingen fra helseforetaket oppgis at dette er et opsjonskjøp. Revisjonen har ikke mottatt tilstrekkelig dokumentasjon for MTU Det er derfor ikke mulig å etterprøve om økonomisk mest fordelaktige tilbud har blitt valgt. Totalverdi på anskaffelsen var NOK inkl. mva. Anskaffelsene MTU og MTU er ikke dokumentert. Det eneste revisjonen har mottatt i forbindelse med disse anskaffelsene, er e-poster fra innkjøpsavdelingen som forklarer hva anskaffelsen gjelder. Verdien på anskaffelsene var hhv NOK inkl. mva og NOK inkl. mva. For anskaffelsen UA 2005, har revisjonen ikke mottatt tilbudsevaluering. Det er kun mottatt en innstilling som begrunner valg av leverandør. Denne innstillingen inneholder ingen vurderinger av pris, men kun vurderinger av valgt maskin. Det mangler kontrakt for anskaffelsen MTU på lån IC. Dette medfører at revisjonen ikke kan vurdere de betingelser som ligger i avtalen med leverandøren. Av Oversikt over samlede innkjøp av leddimplantater i SSHF, hittil i 2006, fremkommer det at det er kjøpt inn kneproteser fra B for totalt ca NOK i 2006 ved Sykehuset Sørlandet Arendal og Sykehuset Sørlandet Kristiansand. Revisjonen har etterspurt, men ikke fått bekreftet, om disse innkjøpene har blitt gjort før eller etter rammeavtalene for kneproteser ble signert i september Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

15 6.1.2 Konkurranseeksponering MTU på lån B er ikke er konkurranseeksponert i strid med råd fra jurist. Manglende konkurranse eksponering ble begrunnet med at verdien av leveransen var under NOK, mens den reelle verdien var NOK. Fagavdelingen går i dette eksempelet mot råd fra innkjøpsfaglig personell, som igjen resulterer i regelbrudd. MTU er ikke konkurranseeksponert, selv om kontraktsverdien er ca NOK inkl. mva. Begrunnelse for å ikke konkurranseeksponere er at hver enkelt maskin koster under NOK per stk. Sørlandet sykehus har følgende begrunnelse for å ikke konkurranseeksponere dette kjøpet: Dette er kjøp som er gjort som følge av havari, det første kjøpet i april 06 og det andre i juni 06. Vi er ikke enige i konklusjonen om at dette skal betraktes som ett kjøp. Det var ingentig i april som tilsa at vi ville få nytt havari i juni. Begge kjøp var under terskelverdien på Kr ,-. Revisjonen viser til interne rutiner Gjennomføre offentlige anskaffelser over Selv om anskaffelsen er under , skal det innhentes tilbud fra flere leverandører. Man bør innhente minimum 3 tilbud. Kan ta direkte kontakt med leverandør. Helseforetaket bør vurdere å avklare nedre grense for konkurranseeksponering. I intervju går det fram at foretaket bruker anslagsvis ti skulderproteser i året som kjøpes fra samme leverandør. Det finnes flere leverandører som leverer skulderproteser, men man har valgt å forholde seg til O da proteser fra denne leverandøren har vært kjøp inn på Sørlandet sykehus i flere år. Grunnen til at dette eksempelet blir brukt, er at det samlet sett kan dreie seg om et større innkjøp av proteser, som over tid har oversteget terskelverdier. Revisjonen har ikke mottatt gyldig kontrakt eller dokumentasjon på konkurranseeksponering på skulderproteser fra valgt leverandør. Helseforetaket bør undersøke omfanget av kjøp av skulderproteser og sørge for kontrakt/ rammeavtale for kjøpene Protokollføring Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen FOA og 8-1 (over og etter 9. september 2005). Kravet om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets og rettssikkerhetsprinsipper, og ivaretar hensynet til etterprøvbarhet. Formålet med plikten til protokollføring er å gjøre det mulig i ettertid å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket. 10 Protokollen skal inneholde en beskrivelse av alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Etter KOFAs oppfatning må bestemmelsen forstås slik at protokollen må føres fortløpende gjennom konkurransen 11. Revisjonen kan ikke se at det er skrevet anskaffelsesprotokoll i samsvar med regelverket for MTU (ikke dokumentert, opsjon) MTU MTU MTU I helseforetakets Håndbok for innkjøp går det frem hva som skal protokollføres under de respektive trinn i anskaffelsesprosessen. 10 NOU 1997 : 21 s. 139 og s Klagenemndas avgjørelse 13. februar 2006 i sak 2005/286 Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

16 6.1.4 Likebehandling og forutberegnelighet Ved anskaffelse av MTU , stiller revisjonen spørsmål ved om leverandørene har blitt likebehandlet. Forhandlingsforløpet er ikke dokumentert i anbudsprotokollen, og leverandøren som vant anbudet fikk anledning til å revidere sitt tilbud to ganger. Det fremkommer ikke av tilsendt dokumentasjon om den andre leverandøren i det hele tatt fikk anledning til å revidere sitt tilbud på like vilkår som konkurrenten. I e-post sendt fra Sørlandet sykehus HF til leverandøren, fremkommer følgende: I forhold til din konkurrent er det fremdeles en forholdsvis stor prisdifferanse, selv om avstanden nå er bra redusert. Det skal føres referater fra forhandlinger for å sikre etterprøvbarhet. I dokumentasjonen av anskaffelsesprosessen for UA 2005, går det ikke fram om leverandøren som ikke ble tildelt kontrakt fikk mulighet til å gjennomføre forhandlinger på samme måte som konkurrenten. Revisjonen har ikke mottatt tilbudsevaluering eller tilbud fra leverandøren som ikke fikk kontrakt med helseforetaket Kravspesifikasjon og tekniske spesifikasjoner Revisjonen stiller spørsmål ved om kravspesifikasjonen for MTU er rettet mot en leverandør. Kravspesifikasjonen er sterkt knyttet opp mot allerede eksisterende apparater I anskaffelsesforskriften 5-2 (2), annet og fjerde punktum er det gjort unntak fra hovedregelen om forbud om angivelse av fabrikat. I annet punktum er det fastsatt at det kan angis et bestemt fabrikat dersom kontraktsgjenstand berettiger dette. I fjerde punktum er det videre gjort unntak for de tilfellene der kontraktgjenstand ikke kan beskrives tilfredsstillende på annen måte, Men da må angivelsen ledsages med ordene eller tilsvarende. Oppdragsgiver må dokumentere at vilkårene for å benytte unntakene er tilstede. I rutinene er kun hovedregelen for tekniske spesifikasjoner beskrevet Tildelingskriterier For anskaffelsen UA 2005 er det i konkurransegrunnlaget listet opp 17 ulike tildelingskriterier. Revisor kan ikke se at tildelingskriteriene er vektet eller prioritert. I konkurransegrunnlaget er det tatt forbehold om å inkludere eller ekskludere momenter. Revisjonen har ikke mottatt selve tilbudsevalueringen, og må derfor forholde seg til innstillingen. Innstillingen for valg av dette instrumentet bærer preg av å være en subjektiv begrunnelse som ikke er fundamentert i objektive, forhåndsdefinerte kriterier jf. FOA Parallelle rammeavtaler I juridisk teori går det fram at parallelle rammeavtaler er rammeavtaler som inngås med flere leverandører i samme konkurranse hvor ytelsene er identiske slik at leverandørene ikke kompletterer hverandre. Det er også et vilkår at ingen av leverandørene alene skal levere hele volumet. Fører inngåelsen av parallelle rammeavtaler til at konkurransen begrenses, fordreies eller forhindres, vil en slik avtale være i strid med kravet til konkurranse. Av kravene til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet følger at det må fastsettes en fordelingsnøkkel ved tildelingen slik at det er forutsigbart hvilke leverandører som skal levere hva og når. Fordelingsnøkkelen kan f eks ta utgangspunkt i en rangordning mellom leverandørene eller en prosentvis fordeling av leveransene. Fordelingsnøkkelen bør ta utgangspunkt i tildelingskriteriene. Er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet valgt som tildelingskriterium, bør det være slik at leverandøren med det beste tilbudet enten har førsteretten til å levere, er gitt den største prosentvise andel av leveransen mv. Rammeavtaler skal ikke benyttes for å omgå regelverket. Tilsvarende bør fordelingen gjenspeile forholdet mellom leverandørenes tilbud I KOFA avgjørelse i sak 2003/251 går det fram: Innklagede har innstilt to leverandører til parallelle rammeavtaler, uten at det er bestemt noen fordelingsnøkkel eller mekanisme for fordeling av bestillingene mellom leverandørene. Manglende fordelingsnøkkel eller mekanisme for fordeling innebærer et brudd med kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i loven 5 (3), jf klagenemndas avgjørelser i sakene 2003/30 og 2003/38. Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

17 Revisor stiller spørsmål om man i det Regionale helseforetaket og i Sykehuset Sørlandet HF har en riktig forståelse av praktiseringen av parallelle rammeavtaler. Vi kan ikke se at det er etablert eller kommunisert rutiner e.l. som sikrer at man i Helse Sør samlet kjøper inn fra den tilbyderen som har levert det best tilbudet i samsvar med forutsetningene nedfelt i konkurransegrunnlaget. Forutberegnelighet er viktig for at leverandørene skal vite hvilke kriterier oppdraget vil bli tildelt etter. Selv om de parallelle rammeavtalene er gjennomført i regi av Helse Sør RHF bør Sørlandet sykehus HF sette seg inn i premissene som regulerer de parallelle rammeavtalene slik at riktig leverandør ut fra forutsetningene blir valgt. Sørlandet sykehus Arendal, og Sørlandet sykehus Kristiansand, valgte kun O som leverandør for kneproteser. Denne protesen kom nest best ut i totalvurderingen av de to protesene som Helse Sør RHF inngikk rammeavtale med. Valget av den dyreste protesen medfører en merkostnad på ca NOK inkl. mva over en fireårsperiode for Sørlandet sykehus HF. Av de tre rammeavtalene som ble inngått i Helse Sør på sementerte hofteproteser, var protesen som Sørlandet sykehus Kristiansand valgte (O s T-protese), den dyreste. Denne protesen var over 40 % dyrere enn billigste faglig godkjente alternativ. Sørlandet sykehus Arendal har valgt å benytte den nest dyreste (N s S-protese) av de tre sementerte protesene Helse Sør inngikk rammeavtale med, og den dyreste usementerte protese (O s C-protese). Det fremgår ikke av tilsendt dokumentasjon hvor stor prisforskjellen var mellom Os C-protese og Ps Z-protese. Revisjonen registrerer, i henhold til Oversikt over samlede innkjøp av leddimplantater i SSHF, hittil i 2006, at det har blitt kjøpt hofteproteser fra alle de fire leverandørene som Helse Sør inngikk avtale med Lokale rammeavtaler Revisjonen registrerer at det ikke finnes gyldige avtaler for utstyrsuavhengige reagenser. Begrunnelsen for dette er forsinkelser i gjennomføring av Helse Sør anbud. Revisjonen har etterspurt dokumentasjon for innkjøp av leddimplantater fra BM på NOK i 2006, og har ikke mottatt rammeavtale eller dokumentasjon på at anskaffelsen har vært konkurranseeksponert. Revisjonen har etterspurt dokumentasjon for innkjøp av skruer fra SY på NOK i 2006, og har ikke mottatt rammeavtale eller dokumentasjon på at anskaffelsen har vært konkurranseeksponert. Revisjonen registrerer at det er kjøpt inn hofteproteser fra M ved Sørlandet sykehus - Flekkefjord i 2006 for 3,2 mill. NOK, i henhold til Oversikt over samlede innkjøp av leddimplantater i SSHF, hittil i M er ikke en av de 4 leverandørene av hofteproteser som Helse Sør inngikk rammeavtale med i Revisjonen har etterspurt, men ikke mottatt rammeavtale eller dokumentasjon på at det finnes avtale med M, eller dokumentasjon på at anskaffelsen har vært konkurranseeksponert. Sørlandet sykehus HF har ikke gitt revisjonen tilstrekkelig dokumentasjon av lokale rammeavtaler, og det er derfor ikke mulig for revisjonen å etterprøve anskaffelsene. 6.3 Maskiner på lån Med unntak av MTU på lån B,ligger aktuelle låneavtaler/ anskaffelser av lab maskiner/ reagenser utenfor revisjonens utvalg. På grunn av risiko for regelbrudd velger vi likevel å kommentere lån av 13 Beregningen er foretatt med utgangspunkt i priser og estimert forbruk av kneproteser. Disse tallene er hentet fra Powerpoint presentasjon utarbeidet av Sykehuspartner i forbindelse med valg av kneproteser. Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

18 maskiner. For maskiner på lån i Sørlandet sykehus HF foreligger det for enkelte av maskinene ikke tilstrekkelig dokumentasjon av lånene 14.. Helseforetaket bør gå gjennom forhold knyttet til maskiner som er på lån for å sikre at regelverket blir fulgt. Dette gjelder problemstillinger knyttet til: Om bruk av lånte maskiner binder opp bruk av reagenser uten konkurranseeksponering. Om lånte maskiner medfører leverandørlojalitet som kan være i strid med etterlevelse av grunnprinsippene som regulerer rammeavtaler for kjøp av reagenser Om bruk av maskiner på lån medfører at man får fordyrende innkjøp av reagenser i forhold til eksisterende avtaler. Om helseforetaket har tilstrekkelig oversikt over lånte maskiner i organisasjonen. Om helseforetaket har tilstrekkelige rutiner knyttet til lån av maskiner/ utstyr i organisasjonen. Revisjonen konstaterer også at problemstillinger knyttet til operasjonell leasing bør få oppmerksomhet slik at helseforetaket handler i samsvar med regelverket på dette området. 6.4 Internkontroll Revisjonen mener det er positivt at Sørlandet sykehus HF har fokus på intern kontroll, og at det er gjennomført tiltak for å øke bevisstheten rundt dette temaet. Spørreundersøkelsen og dokumentanalysen av anskaffelser avdekker at det fortsatt gjenstår arbeid før intern kontroll er tilstrekkelig etablert på dette området. Etter revisjonens oppfatning, er ikke regelverket, etiske retningslinjer og interne rutiner gjort tilstrekkelig kjent i organisasjonen. Etiske retningslinjer må implementeres og gjøres tilstrekkelig kjent i organisasjonen. Helseforetaket bør også vurdere i hvilken grad det er nødvendig å gjennomføre opplæring i regelverket knyttet til offentlige anskaffelser. En systematisk risikovurdering av mål og regelverket for regelverket knyttet til offentlige anskaffelser kan være en verdifull prosess for å ha et grunnlag for å iverksette konkrete tiltak på utsatte områder i organisasjonen. Ved gjennomgang av regnskapstall relatert til anskaffelser av reagenser til UA , ble Sørlandet sykehus overfakturert ca NOK for mye i april og mai Dette ble oppdaget ett år etter at overfaktureringen fant sted 15. Revisjonen mener at Sørlandet sykehus ikke har tilstrekkelige rutiner for å fange opp feil-/overfakturering innen rimelig tid. Etter revisjonens mening burde Sørlandet sykehus etablert en kostnadskontroll som oppdaget avvik av denne størrelse på et tidligere tidspunkt. Sørlandet sykehus bør vurdere å utarbeide en egen strategi for å forhindre interne og eksterne misligheter i tillegg til de internkontroll prinsipper 16 som er etablert. 6.5 Rutiner Revisjonen registrerer at Sørlandet sykehus HF har etablert rutiner i forhold til anskaffelser. Revisjonen har mottatt rutiner som omhandler prosessen for behandling av innkjøp i forhold til regelverket som regulerer offentlige anskaffelser Det forligger ikke kontrakt men kun tilbudsaksept (MTU lån B) Kun korrespondanse (MTU på lån IC), men også tilbudsaksept MTU på lån VV foreligger det kun revisorbekreftelse på at maskinen står i lokalet til helseforetaket. 15 Sørlandet sykehus ble derfor kreditert NOK av leverandøren så fort feilen ble oppdaget Gjennomføre offentlige anskaffelser over Håndbok for Innkjøp - Sørlandet Sykehus HF - Innkjøpsavdelingen Prosedyre for økonomisk oppfølging av investeringer Prosedyre for fullmaktsstruktur investeringer Delegering av adm.direktørs fullmakter Prosedyre for attestasjon Prosedyre for anvisning Håndbok konsern - Leieavtaler / Leasing Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

19 Det er lagt opp til to nivåer av dokumenter for å støtte innkjøpsarbeidet. Det er utformet rutiner som gir retningslinjer for innkjøp og en håndbok som gir helt detaljerte beskrivelser for hva som skal utføres i de ulike delene av innkjøpsprosessen. Revisjonen har nedenfor påpekt enkelte punkter i relasjon til rutiner og håndbok som kan være relevante i forhold til å sikre regeletterlevelse. Det forutsettes at foretaket har mekanismer på plass for å sikre at rutinene oppdateres kontinuerlig i forhold til nytt regelverk. Helseforetaket bør vurdere om det er hensiktsmessig å ha både en rutinebeskrivelse og en håndbok hvor fokus og detaljeringsgrad er forskjellig, i stedet for ett dokument som sikrer regeletterlevelse gjennom en samlet fremstilling. For ansatte som skal forholde seg til to ulike dokumenter i form og innhold kan det være vanskelig få en samlet oversikt over kravene som gjelder. Revisjonen har følgende innspill til mulige forbedringer i rutinene: Overskriften Gjennomføre offentlige anskaffelser over kr bør enders fordi rutinen også omhandler kjøp under På side 7 av 7 under referanser henvises det ikke til lov om offentlige anskaffelser Rutinene bør synliggjøre grunnprinsippene i LOA 1 og 5 på en mer grundig måte Krav til konkurransegrunnlag bør synliggjøres på en bedre måte i rutinen Det foreligger ikke tilstrekkelige rutiner knyttet til registrering og mottak av tilbud. Det foreligger ikke tilstrekkelige rutiner knyttet til protokollføring over og under NOK, kravene til protokollføring kan komme klarere frem Det foreligger ikke tilstrekkelige rutiner knyttet til tilbudsåpning Rettsregler og rutiner knyttet til parallelle rammeavtaler bør tas inn i rutinene Rutiner for å beregne anskaffelsens totale verdi bør spesifiseres i rutinene. Håndbok for innkjøp må referere riktige terskelverdier Revisjonen registrerer at det ikke finnes rutiner for hvordan man skal håndtere anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr på lån. Revisjonen indikerer at rutinene ikke er kommunisert tilstrekkelig til alle som er involvert i innkjøpsarbeidet. Dette indikerer at både opplæring og tilgjengelighet ikke er god nok for å sikre at rutinene følges. Revisjonen har følgende innspill til mulige forbedringer i Håndbok for innkjøp. Håndbok for innkjøp er ikke datert, og inneholder ikke versjonsnummer. Dette kan føre til at ansatte som skal benytte og revidere håndboken ikke har kunnskap om hvilken versjon som er den gjeldende, og om rutinen eventuelt er oppdatert i samsvar med gjeldende regelverk. Protokollføring Protokollføring er omtalt under hvert kapittel i håndboken. Helseforetaket bør vurdere om kravene til protokollføring kan samles i en tabell e. l. for å synliggjøre kravene samlet. Markedsvurdering Er det anskaffelsens verdi man ønsker å avklare gjennom markedsvurderinger bør teksten avstemmes med FOA 2-3. Utarbeide kravsspesifikasjoner I tillegg til hovedregelen bør også unntakene knyttet til tekniske spesifikasjoner omtales. Konkurransegrunnlag Revisor kan ikke se at det er samsvar mellom terskelverdier oppgitt i FOA 2-2 og side 8 i Håndbok for innkjøp når det gjelder gruppering av terskelverdier og terskelverdienes beløp. AM Driftsmidler - avskrivningseksempler Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS

20 Valg av leverandør Fremstillingen av forhandlinger er etter revisors ikke tilstrekkelig eller nok poengtert til å sikre regeletterlevelse Teksten in fine under punktet gevinstrealisering bør harmoneres med regelverket og klargjøres nærmere. Bestilling Beskrivelse av regelverket knyttet til håndtering av parallelle rammeavtaler mangler Oppfølging I punktet Evaluere kontrakten og leveransene mangler angivelse av verdi Rammebetingelser Etikk kunne med fordel vært flyttet frem i dokumentet. Leverandørrelasjoner Helseforetaket bør gå gjennom teksten og sikre at det ikke oppstår misforståelser knyttet til innholdet i dette kapittelet i forhold grunnprinsippene i LOA 5. Setninger som: Helseforetaket har mange leverandører og det vil være ulønnsomt å investere i de samme relasjoner til alle leverandører. Helseforetaket bør ha en tettere (relasjon?) til leverandører som er strategisk viktig for helseforetaket. bør vurderes i lys av likhetsprinsippet Tekst på side 31 under Risiko eksponering ved tett samarbeid bør gjennomgås av ledelsen Tekst på side 32 under Etiske føringer ved tette leverandørrelasjoner bør også vurderes. 7. Forslag til tiltak Helseforetaket bør vurdere om det er samsvar mellom arbeidsmengde, oppgaver, ressurser og måloppnåelse for innkjøpsavdelingen. Det bør vurderes å gjennomføre kompetansehevende tiltak for ledere med innkjøpsansvar for å sikre at interne rutiner og regelverk blir overholdt. Det bør innføres obligatorisk digital signering for alle ansatte hvor de bekrefter at de har lest og forstått det etiske reglementet. Helseforetaket må sikre at anskaffelser blir kvalitetssikret systematisk ved hjelp av innkjøpsavdelingen, slik at regelverket etterleves i samtlige anskaffelser, herunder spesielt: o at det skrives referater fra forhandlingsmøter o at anskaffelsesprotokoller blir ført i samsvar med lovgivers intensjon o protokollplikten for anskaffelser over NOK gjøres kjent blant de som håndterer anskaffelser i organisasjonen. o For å sikre at korrekt anskaffelsesprosedyre blir benyttet i forhold til terskelverdier, foreslås det å implementere en mer utfyllende rutine for å anslå totalverdi av anskaffelser, jf håndboken om markedsvurdering. Dette gjelder spesielt i tilfeller hvor det anskaffes apparater/ maskiner som forutsetter bruk av forbruksmateriell. o Helseforetaket må sikre at regelverket følges for parallelle rammeavtaler o Innkjøpsavdelingen bør involveres når det skal velges blant flere inngåtte parallelle rammeavtaler i Helse Sør regi. Dette for å sikre at det er innkjøpsfaglig involvering i hele prosessen, også etter at prosessene er ferdig på Helse Sør nivå. o Helseforetaket må sørge for tilstrekkelig dokumentasjon og arkivering av anskaffelsesdokumenter Helse Sør - internrevisjon Deloitte AS