Brukerhåndbok. Din verktøykasse for anbud og prosjekt. Pow el Construction AS 2017

Transkript

1 Brukerhåndbok Din verktøykasse for anbud og prosjekt Pow el Construction AS 2017 Skrevet ut: juni 2017

2

3 3 Innholdsfortegnelse 3 Innholdsfortegnelse Kapittel IIntroduksjon til Gemini ProAdm Hva... er nytt 6 2 Systemkrav Kontakt... Powel Construction AS 10 4 Om... ProAdm 11 5 Følgende... symboler er brukt Kapittel IIInstallasjon 1 Importere... data fra ProAdm v Kapittel IIIGenerelle tips 1 Endring... av postnummer ikke tillatt 13 2 Hurtigtaster Importere... NS3459-fil (XML-format) med priser 14 4 Kolonneoppsett Synkronisering... med server 18 6 Vinduer... med tegnestift 18 Kapittel IVStartvindu i Gemini ProAdm Nytt... Prosjekt 20 2 Prosjektliste Meny/Nyheter/Kurs Ressursbank Kontaktregister Timeregister Ansattregister Maskinregister Innkomne... faktura Prosjektrapport Innstillinger Databaseserver Brukerinnstillinger Synkronisering Kapittel VArkfanen ProAdm

4 4 Innholdsfortegnelse 4 47 Kapittel VIAnbudsvinduet 1 Menylinje... i anbudsvindu 49 Skriv ut Im porter fra... NS Eksporter... til NS Prosjektverktøy Ressursoppslag Erfaringssøk Stedkoder Endre avrunding Endre mva Revisjonskontroll NS 3420 /... Prosesskoder 63 Overfør til... Excel 64 Anbudskontroll Postnummerplan Påslagskontroll Lås Kolonneoppsett Kontoplan Anbudsposter Arkfanen... Tekst 72 5 Arkfanen... Kalkyle 73 6 Arkfanen... NS Kapittel VIIFølgebrev rapport 76 Kapittel VIIIProsjektinfo 77 1 Prosjektinfo Innstillinger... for kalkyle 79 3 Kontakter Anbudsåpning PostnrPlan Kapittel IXPrisforespørsel 1 Detaljer Tilbud Evaluering Grafisk Kapittel XMålebrev 87 Kapittel XIAvvik/endring 89 1 Detaljer Notat... 93

5 5 Innholdsfortegnelse 5 3 Pris/Kalkyle Timer Målebrev Vedlegg Kapittel XIIAvdragsnota 95 Kapittel XIIIDagbok 99 Kapittel XIVProduksjonsplan 100 Kapittel XVTimeverksanalyse 102 Kapittel XVIRessursforbruk Kalkulerte... kostnader Poster Timeverk Fakturaliste Prognose Kapittel XVIIPrognose 106 Kapittel XVIIIHvordan endre... prisen på en ressurs i et prosjekt får... jeg ut innestående legger... jeg inn en GAB-fil? importerer... jeg en XML-fil? lage... beskrivelse i et anbud bruker... jeg filtrering i kolonner sorterer... jeg dataene mine bruker... jeg søkefeltet sletter... jeg et prosjekt behandler... jeg et prosjekt for Statens Veivesen? bruker... jeg Gemini Connected for effektiv målebrevsproduksjon? 121 Indeks 127

6 6 1 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 6 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 Gemini ProAdm 5 har store endringer i måten den er bygget opp. "Motoren" har fått en bedre database enn forgjengeren, samt noe friskere og mer funksjonell utforming av vinduene. En vil allikevel kjenne seg igjen, da tankegangen bak det hele er hentet fra de foregående versjoner. Gode tips og tilbakemeldinger har gjort programmet enda bedre. Takk for alle bidrag! Se kapitlene: Hva er nytt Systemkrav Kontakt Powel Construction AS Om ProAdm Følgende symboler er brukt 1.1 Hva er nytt Ny brukerhåndtering og pålogging o Pålogging i Gemini ProAdm 5 gjøres nå med din Microsoft-konto, slik at du ikke trenger eget passord til programmet. Påloggingen kan også huskes fra gang til gang, slik at du sjelden behøver å taste passord. Samme pålogging brukes også i Gemini Terreng og Gemini Connected. o Brukere kan enkelt bytte mellom flere firmaer som har et felles IT-miljø. Tilgangen settes opp én gang, og deretter kan brukeren velge ønsket firma nederst i vinduskanten. o Enklere grensesnitt for håndtering av bruker- og prosjektrettigheter Ny målebrevsløsning gjennom Gemini Connected (krever tilleggslisens) o Tett kobling mellom Gemini Terreng, Gemini Mengder og Gemini ProAdm 5 forenkler arbeidsflyten for levering og godkjenning av oppmålte mengder. Anbud/kalkyle o Støtte for nye NS3420-koder NS3420:2017-koder kan benyttes ved oppbygging av egne beskrivelser Beskrivelser med NS3420:2017-koder kan importeres vha. NS3459 (XMLfiler) o Kalkylegrupper kan brukes for å holde oversikt over avanserte kalkyler med mange ressurslinjer (ligner på kontoplan/kapitler i anbudet) o Kalkylelinjer kan kopieres i samme post, f. eks. til andre kalkylegrupper i posten o NS3459-import kan angres, slik at det er mulig gå tilbake til forrige revisjon av anbudet o NS3459-import kan lese inn "kun priser" o Avrunding kan utføres for alle poster i valgt kapittel Avvik/endring

7 7 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 7 o Raskere oppstart o Postnummer og kapittelinndeling fra anbudet kan gjenbrukes direkte i postbeskrivelsen i avvikene o Avvik/endring kan kopieres, slik at endringsordre kan lages fra et innmeldt avvik o Oppdatert utgave av NS8405 o Mulighet for bruk av NS8407 og NS8415 o Forbedret søk vha eget søkepanel (helt til venstre i skjermbildet) o Avvik/endringsgrupper kan gi bedre oversikt Prisforespørsel o Bedre muligheter for sammenligning av tilbudene - prissatte poster og valgte poster Fakturagrunnlag/nota o Raskere notaoppretting ved store anbud NS3459-import o Forbedret import av XML-filer med NS3420-koder: post-tekst blir komplett selv om den aktuelle NS3420-revisjonen ikke er installert. Endringer fra mai 2016 NS3420-koder o Støtte for NS3420, revisjon 2016 NS3420:2016-koder kan benyttes ved oppbygging av egne beskrivelser Beskrivelser med NS3420:2016-koder kan importeres vha. NS3459 (XMLfiler) Anbud o Raskere åpning av anbudsvinduet Stabilisering/feilretting o Prosjektkopiering er rettet for prosjekter som inneholder underleverandør (prisforespørsler) o Målebrevutskrift med periodevalg gir korrekt innhold i de valgte målebrevene o Oppretting og innlegging av ny prosjektressurs kan utføres direkte fra ressursbank-menyen (høyremenyen) i anbudsvinduet o "Overfør til kalkyle"-menyvalget kan benyttes i ressursbank-menyen Endringer fra januar 2016 Avdragsnota o Forenklet oppretting av notaer (gamle notatyper med mva-splitting er fjernet) o «Hent fra målebrev» henter bare mengder fra målebrevposter, og «0-mengde» kan benyttes i målebrevene Målebrev o Enklere utskrift av flere målebrev samtidig (delmålebrev og/eller sluttmålebrev) vha periodevalg. NS3420-koder o Støtte for NS3420, revisjon 2015

8 8 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 8 NS3420:2015-koder kan benyttes ved oppbygging av egne beskrivelser Beskrivelser med NS3420:2015-koder kan importeres vha. NS3459 (XMLfiler) o Når man lager beskrivelse, kan tilleggstekst legges inn for koder som oppgis med teksten «Må spesifiseres» (dvs. koder av typen 9/99/999/etc) o Mer presist oppslag i beskrivende tekst for de siste NS3420-versjonene: 2012, 2013, 2014, NB! Kodene må lastes ned på nytt: Velg Innstillinger NS3420/prosesskoder Velg én versjon (blå bakgrunn) Trykk «Oppdater». Gjør dette for hver versjon som skal oppdateres. Prosesskoder fra Statens veivesen o Støtte for Prosess:2015 Prosess:2015-koder kan benyttes ved oppbygging av egne beskrivelser Beskrivelser med Prosess:2015-koder kan importeres vha. NS3459 (XMLfiler) NS3459-import o Raskere import av XML-filer (både anbud og prisforespørsel) Prisforespørsel o Alle poster overføres til anbudet, selv om bare enkelte kapitler er valgt når overføringen blir gjort Ressurskalkyle o Ressursnavn (og kortnavn) kan skrives inn i kalkylefeltet o Enhet kan endres i ressursbanken o Prisendring fungerer for ressurser som bare finnes i lokal ressursbank o «Sist brukt» og «endret av» blir oppdatert Anbud o Kolonnen «Underleverandør» blir oppdatert for poster som er prissatt vha prisforespørsel Erfaringssøk o Riktig ressurs overføres til prosjektet, ikke underleverandørdata som noen ganger kunne komme inn Ressursforbruk og registrering av innkomne fakturaer o Ressursforbruk vises også for brukere med enbrukerlisens Import fra ProAdm v4 o Poster uten postnr overføres også til Sikkerhet/brukerrettigheter o Forbedret rettighetsstyring, spesielt for «Prosjektrapport» og «Prosjektliste»/«Siste prosjekter» Endringer fra februar 2015 Støtte for NS3420, revisjon 2014 o NS3420:2014-koder kan benyttes ved oppbygging av egne beskrivelser o Beskrivelser med NS3420:2014-koder kan importeres vha. NS3459 (XML-filer) Stabilisering/feilretting

9 9 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 9 o Alltid 25 % mva-sats (prosjektkopiering og NS3459-import uten priser) o Avdragsnotautskrift (negative mengder) o Prisforespørsel kan fjernes fra kopierte prosjekter o Utskrift av opsjonsposter i avvik/endring o Forbedret NS3459-eksport Endringer fra mai 2014 Mer plass til tekst i avvik/endring - skriv så mye du vil! Innlesing av XML-filer som kommer rett fra ISY G-prog Linker 9 - dette fungerer med både og 2012-versjonen av NS3459 Støtte for XML-overføring med 2012-utgaven av NS3459-standarden, inkludert overføring av opsjonsposter. Opsjonsposter kan også lages direkte i Gemini ProAdm 5. Anbudskontroll - kontroll og visning av kalkuerte/ikke-kalkulerte poster Avdragsnota kan opprettes uten å låse prosjektet først - prosjektet blir automatisk låst når første avdragsnota blir laget Anbudslåsing kan også gjøres direkte i anbudsvinduet, i tillegg til prosjektinfovinduet Målebrev kan brukes i avvik/endringer Alle målebrev kan endres helt frem til målebrevet blir brukt i en avdragsnota (dvs. når "Hent fra målebrev"-knappen blir brukt) Dokumentvedlegg av alle typer kan legges inn i o avvik/endring o målebrev o prosjektinfo Offlinebruk - mulighet for å bruke Gemini ProAdm 5 uten servertilkobling, med synkronisering mot server når man er tilbake på kontoret Utvidet adressefelt i prosjektinfo (flere linjer) Styrerapport er utvidet med informasjon fra anbudsåpning Underposter kan legges inn i avdragsnota og tilleggsnota Mer fleksibel anbudsutskrift, med mulighet for kapittelvalg Forbedret layout i produksjonsplan Ny layout i prisforespørsel/underentreprise o Bestillingsnummer kan legges inn o Priser i eksisterende prisforespørsler kan justeres Prosentvis fremdrift vises i avdragsnota og tilleggsnota Bedre utvalgsmuligheter i ressursforbruk, og splitting i egne ressurser/ueressurser Betalingsplan - mer informasjon Ressursbank - ressursnavn kan endres og ressurser kan deaktiveres/skjules Enklere å legge inn nye ressurser direkte i prosjektets ressursbank Timeverksanalysen viser nå alle timer fra prosjektstart til dagens dato, med mulighet til å velge andre datoer

10 10 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 10 Enklere å legge inn ressurser i prosjektressursbanken Hva er nytt i overgang fra ProAdm v.4 Enklere og raskere startside for å komme i gang Klargjort for ny NS3420:2012. Støtte for XML-overføring med NS3459:2012-standarden Bedre database med flere muligheter og raskere respons Skriver direkte til databasen så endringer blir tilgjengelig med en gang for flere brukere (i en serverløsning) Forbedret hjelpefunksjon med knapper som går direkte til emnet. Enklere og flere muligheter for brukerrettigheter. Enklere å jobbe/se på flere prosjekter samtidig. Filtreringslinje for raskere gjenfinning av data Overføre data fra målebrev og produksjonsplan rett inn i faktura. Tilknyttede ressurser. Tilknytt en ressurs til en annen og når hovedressursen brukes i kalkylen følger den tilknyttede med. Kalkuler hovedressursen og den tilknyttede får samme ressursmengde. 1.2 Systemkrav Microsoft SQL Server 2008 Express R2 (gratisversjon) eller nyere må installeres på pc eller server. Microsoft.Net Framework 4 eller høyere må være installert. Av operativsystem må en ha Windows 7 eller nyere. Alle oppdateringer av Windows må være installert. Prosessor, minne og harddisk: som alltid, jo bedre det er, desto raskere går det Kontakt Powel Construction AS Hovednummer: Supporttelefon: Fax: Adresse: (hverdager: 08:00-16:00, ta kontakt for utvidet supporttilbud) Schweigaards gate 28, 0191 OSLO Klikk på linken for å komme til Gemini ProAdm 5-hjemmesiden. Hvis du ønsker å sende en epost til support, klikk på linken eller send den til:

11 11 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 11 support@powel.no 1.4 Versjon: Dato: Om ProAdm Vårt mål er å tilby programvare som gir våre kunder markedets beste verktøy til behandling av anbudsforespørsler og prosjektstyring fra start til slutt. ProAdm utvikles i takt med kundenes behov og ønsker som anbudskalkulasjons- og prosjektstyringsverktøy. Historie 1988 ble Citec AS etablert som ett konsulentselskap innen bygge- og anleggsbransjen startet utviklingen av ProAdm ProAdm versjon 1 ble lansert ble ProAdm versjon 3 sluppet, basert på Paradox-database ble ProAdm v.4 med MS SQL sluppet ble ProAdm 5 med MS SQL lansert var 10 personer i Norge og utlandet involvert i ProAdm ble samarbeidet med Powel utvidet ble entreprenørsatsingen fra Citec og Powel samlet i Powel 2016 ble hele entreprenørsatsingen overført til Powel Construction AS 1.5 Følgende symboler er brukt Følgende symboler er brukt i hele hjelpeprogrammet: Symboler Betydning Et brukertips Informasjon som krever spesiell oppmerksomhet!

12 12 Introduksjon til Gemini ProAdm 5 12 Vital informasjon for at systemet skal fungere Referanse til utdypende informasjon i annen dokumentasjon 2 Installasjon Se kapittelet Systemkrav, før du starter installasjon. Last ned programmet fra linken du har fått på mail. Ha lisensnummeret tilgjengelig. For brukere med 1 lisens: Hvis SQL-database og.net mangler så vil dette bli installert automatisk. For brukere med flere lisenser: Microsoft SQL Server-databasesystem må være installert på forhånd. Databasenavn og instans må være kjent på forhånd. 2.1 Importere data fra ProAdm v4 For å importere data fra ProAdm v4 så må du fra Startsiden bla ned og velge "Innstillinger" på høyre side. Klikk på knappen "Import fra ProAdm4" Import av alle data samtidig: Velg ProAdmv4 arbeidsmappe (Klikk på knappen med tre prikker og velg mappen). Da vil den selv finne database med fellesdata og prosjekter. Import av felles data: Ønsker du å importere felles data som ressursbank, kunder, leverandører, maskiner osv. så velger du i vinduet for Global database, Sti og knappen med tre prikker til høyre. Bla deg ned til ProAdm mappen for ProAdm v4 og velg filen "proadm.sdf". Hele stien skal nå synes, og klikk på "Importer" Du ser han jobber og gir beskjed når det er importert. Import av anbud: Ønsker du å importere anbud, så klikk på knappen "Legg til flere prosjekt". Bla deg ned til ProAdm mappen for ProAdm v4 og velg Project mappen. Her markerer du det/de prosjektene du ønsker å importere. Når du klikker på "Åpne" så vil dette/disse prosjektene legges til i listen som skal importeres. Prosjekter: Status: De må ha status Vaild for å bli importert. Står det Obsolete (Utdatert), så må du åpne prosjektet og anbudet slik at det blir oppdatert, når det er gjort så vil det få valid som status.

13 13 Installasjon 13 Prosjekter som er merket med rødt (obsolete, invalid), så er det ikke nødvendig å fjerne disse fra listen da de ikke vil bli importert. Fjerne prosjekt fra listen: Marker den/de prosjekt som skal fjernes og klikk på "Fjern prosjekt" 3 Generelle tips Tips om saker som gjelder flere steder i programmet. Pek og klikk på linkene under for å se mer om følgende emner: Endring av postnummer ikke tillatt Filtrering i kolonner Hurtigtaster Importere NS3459-fil (XML-format) med priser Kolonneoppsett Lage beskrivelse i et anbud Sortering Synkronisering med server Søkefelt Vinduer med tegnestift 3.1 Endring av postnummer ikke tillatt Hvis du har postnummer som inneholder tegn som for eksempel # (firkanttegn), så får du følgende beskjed: For allikevel å få lagt inn tegnet, så må du velge Prosjektinfo. Velg arkfanen "Innstillinger for kalkyle" og sjekk at "Tillat redigering av poster" står til "Ja". Velg så arkfanen "PostnrPlan" og fjern ønsket symbol fra kolonnen "Ulovlige symboler" Avslutt arkfanen "Prosjektinfo" Nå skal du kunne legge inn posten.

14 Generelle tips 14 Hurtigtaster Hurtigtaster til bruk i anbud og kalkulasjon: Hurtigtast for opprettelse av nye poster med Ctrl + N påfølgende postnr: 3.3 Hurtigtast for kopiering av poster: Ctrl + C Hurtigtast for å lime inn poster: Ctrl + V Hurtigtast for å kopiere en kalkyle: Ctrl + K Hurtigtast for å lime inn kalkyle: Ctrl + L Importere NS3459-fil (XML-format) med priser Noen systemer, bl.a. ISY G-prog-produktene fra Norconsult, skiller sterkt mellom beskrivelse og prisinformasjon. Derfor må du ofte lese inn to XML-filer for å hente inn et komplett prosjekt som inneholder både tekstbeskrivelse og priser. (Hvis du ikke har XML-fil, men har mottatt en GAB-fil, må du først lage NS3459-filer fra denne. Se Hvordan... legger jeg inn en GAB-fil for detaljert oppskrift.) Når du har to separate XML-filer for priser og beskrivelse, og ønsker å få dette inn i Gemini ProAdm 5, må du gjøre følgende: 1. Importer først filen som inneholder beskrivelsen (prisforespørsel).

15 15 Generelle tips Gå deretter til anbudsvinduet, og importer prisene (tilbudet). Husk å krysse av for å importere priser og eventuelt mva! Velg "Tilleggsposter" når fil nummer to blir importert, ellers blir ikkeprisbærende poster og overskrifter fjernet fra anbudet!

16 16 Generelle tips Klikk på Importer, og prosjektet blir oppdatert med priser og beskrivelse. 3.4 Kolonneoppsett Flere steder i programmet så har du mulighet for å velge ut de kolonnene du ønsker å se. Det kan også være steder hvor kolonner er skjult og kan hentes frem. Vise kolonner: For å se tilgjenglige kolonner så høyreklikker man på en kolonneoverskrift og velger Feltvelger. Det vises et vindu med tilgjenglige kolonner som en kan peke på og holde venstre musetast nede mens en drar kolonnen til det sted i kolonneoverskriften en ønsker å sette inn kolonnen.

17 17 Generelle tips 17 I for eksempel anbudet så vil en finne kolonner som Alternativ pris, Mva sats, Prisbærende post med fler. Skjule kolonner: For å skjule/fjerne kolonner så er det flere muligheter: 1. Du kan en høyreklikke på kolonneoverskriften og velge Remove this column 2. Du kan peke og dra kollonnen opp til det vises et kryss på den og slippe. Lagre kolonneoppsett: Når du har fått satt opp de kolonnene du ønsker, er det mulig å lagre oppsettet slik at du kan hente det frem senere. Det gjøres slik:

18 18 Generelle tips 18 Klikk på Edit knappen Skriv inn navnet på oppsettet du har lagd: Etter du har lagret oppsettet, eventuelt hvis du har laget flere, så kan du velge oppsettet ved å klikke på Load knapp Har du gjort endringer på et oppsett, så velger du det og klikker på Update knapp for å lagre endringen. Eller du kan velge et oppsett og slette det ved å klikke på knappen med X i. 3.5 Synkronisering med server Når dette symbolet vises: så viser dette at det er andre som har gjort en endring og du må klikke på det for at feltene blir oppdatert hos deg. Dette gjelder kun for de som har flere brukere. 3.6 Vinduer med tegnestift Vinduer med tegnestift oppe til høyre i vinduet, betyr at en kan få vinduet til å skjule seg ved og legge seg til den siden som er nærmest. Når tegnestiften vises liggende, vil vinduet minimere seg når muspekeren er utenfor vinduet. Når tegnestiften står, så vises vinduet hele tiden. Vinduer skjules ved å klikke på stående tegnestift til høyre i vinduet. Vinduet vil da legge seg helt ut til høyre eller venstre side, og du må peke helt ute på siden for å få det frem igjen. Det er også mulig å hekte et løsrevet vindu fast til en annen sidekant (topp/bunn/høyre/venstre). Det gjøres ved å legge det midt på den sidekanten du ønsker, eller dra/slippe vinduet over ett av kantsymbolene som vises midt på skjermen.

19 19 Generelle tips 19 Vinduer med tegnestift kan også vises utenfor Gemini ProAdm 5-vinduet. Dobbeltklikk øverst i vinduet og dra det dit du ønsker, for eksempel over til en annen skjerm hvis du har flere. 4 Startvindu i Gemini ProAdm 5 Når du starter Gemini ProAdm 5, så vil dette vinduet vises: Når Meny oppe til høyre er aktiv, så vil du se tilsvarende vindu som over. Hvis du klikker på Nyheter, så vil en se nyheter fra Powel Construction AS. Klikker du på Kurs, så kommer du til kurssiden. Klikker du på Prosjektliste så vises vindu med en liste over prosjektene. Se kapittelet Prosjektliste for mer infomasjon. Seksjonen Siste prosjekter viser en liste over de siste prosjektene du har brukt. Klikker du på et, så vil det åpnes. På høyre side er en liste over registre og innstillinger du kan åpne og lese/skrive data til. Her finner du Ressursbank, Kontaktregister, Timeregister osv.

20 Startvindu i Gemini ProAdm 5 20 Nytt Prosjekt Her kan du importere en NS3459-fil (XML-format) ved å klikke på "Importere prosjekt fra NS 3459". Velg filen og klikk Import. Klikk "Ja" å endre til navnet i filen. Klikk på "Prosjektlist" for å åpne anbudet. Eller du kan lage prosjektet først, og importere beskrivelsen etter at du har åpnet anbudet. Skriv inn prosjektnavnet og eventuelt endre tilbudsnummer hvis det ikke er riktig. Velg kunde fra kunderegisteret eller klikk på "+" tegnet for å legge til kunde. Skriv inn firmanavn og opplysninger samt kontaktperson. Klikk "Ok" for å opprette prosjektet

21 Startvindu i Gemini ProAdm 5 21 Prosjektliste Når du velger prosjektliste så vises arkfanen 'Prosjektliste': Menylinje Opprett prosjekt: Når du klikker på "Opprett prosjekt", vil en nytt vindu vises. 1) Har du en fil i NS3459 format (XML), så kan du klikke på knappen "Importer prosjekt fra NS3459", velg xml filen og importer. 2) Eller du kan skrive inn prosjektnavnet. Eventuelt endre foreslått tilbudsnummer og/eller byggherre, som du kan velge fra kunderegisteret, eller legge inn ved hjelp av 'pluss tast'. Kunden vil da lagres i

22 22 Startvindu i Gemini ProAdm 5 22 Kunderegisteret. Klikk 'OK' tast for å opprette prosjektet. Åpne prosjekt: Velg/marker det prosjektet du ønsker å åpne. Enten dobbetklikk på det eller velg "Åpne prosjekt" i menylinjen. Rediger prosjektliste: Velg prosjektet du ønsker å endre og klikk på "Rediger prosjektliste". Du kan nå endre prosjektnavn, prosjektnummer eller tilbudsnummer. Eksporter til NS3459 fil (XML) Velg prosjektet du ønsker å eksportere som en NS3459 v3 XML fil. Du må velge hvor du ønsker å legge den, standard er skrivebordet. Kopier prosjekt: Velg prosjektet du ønsker å kopiere og klikk på "Kopier prosjekt". Da vises dette vinduet: Skriv inn prosjektnavn på det nye prosjektet. Kryss av for de delene du ønsker å få med over på det nye prosjektet. Klikk på OK knapp for å kopiere. Klikk på Avbryt knapp når det er kopiert. Slett prosjekt: Velg prosjektet du skal slette og klikk på "Slett prosjekt" Du må nå skrive inn et passord for å få slettet det. Sorteringskriterier for prosjektlisten: Du kan velge å sortere prosjektlisten Velg en datotype: Sist åpnet, Startdato, Sluttfrist eller Tilbudsdato Velg en 'Fra dato' som går langt nok tilbake. Velg en 'Til dato' VIKTIG! Kun prosjekter med status 'Beregning pågår' og 'Bestilt/ Iverksatt' vises i listen! Prosjekter med status 'Avsluttet' eller 'Tapt anbud' så må en velge

23 23 Startvindu i Gemini ProAdm 5 23 statusen her for at den skal vises! Ikke implementert ennå. Husker du tilbudsnummeret så kan du velge det fra listen. Husker du prosjektnavnet kan du skrive inn dette og trykke enter. Velg kunden fra nedtrekksmenyen 4.3 Meny/Nyheter/Kurs Når Meny er aktiv (standard): Her får du tilgang til ressursbank, forskjellige registre, innstillinger, prosjektrapport osv. Klikk på det du ønsker å få tilgang til (hvis du har rettigheter til det). Når Nyheter er aktiv: Når du klikker på "Nyheter", så vises informasjon fra Powel Construction AS Når Kurs er aktiv: Vises webside med kursinformasjon. Her er det også mulighet for å melde seg på oppsattte kurs..

24 Startvindu i Gemini ProAdm 5 24 Ressursbank Du har i ProAdm5 mulighet til å lage flere ressursbanker. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel en del ressurs er du benytter ofte og ressursbanken er stor. Da kan du lage en ressursbank med ditt navn og legge inn de ressursene du bruker mest. Lage ny ressursbank For å lage en ny ressursbank, klikker du på "Rediger ressursbank". Skriv inn navnet på den nye banken i den tomme linjen under Felles ressursbank, "Tilgjenglig for alle" er satt som standard og du må fjerne haken har hvis du ikke ønsker at andre skal kunnne bruke den. I feltet "Er standard" setter du hvilken bank du ønsker skal vises når du åpner ressursbanken for å legge inn data i anbudet. Så må du merke av de gruppene som du ønsker å ha med i ressursbanken i nederste del av vinduet. Ressurs tilknytning Nyhet! Nå kan du lage en "Ressurs tilknytninger". Det betyr at du kan knytte to eller flere ressurser sammen og når man velger hovedressursen så legges også tilleggsressursen(e) automatisk til. Når du kalkulerer hovedressursen, så vil den/de tilknyttede ressursen(e) bruke samme mengde! NB! De tilknyttede ressursene kan ikke endres separat, kun hovedressursen og tilleggsressursen(e) følger med. Lage ressursgruppe: Klikk på plusstegnet.

25 25 Startvindu i Gemini ProAdm 5 25 Skriv inn navn på ressursgruppen og velg standard ressurstype fra nedtrekksmenyen. Eventuelt skriv inn en standard påslagsprosent for den gruppen. Klikk "Ok" for å lagre. Legge inn en ressurs: Velg ressursgruppen som du skal legge ressursen inn i. Klikk på "Rediger ressursbank", velg banken og klikk "Lukk". Velg så ressursgruppen ressursen skal legges inn i. Nå vises de eksisterende ressursene i den ressursgruppen nederst i vinduet. Der er det en tom linje og under navn så skriver du inn navnet på den nye ressursen (i eksempelet over: Ny ressurs). Velg enhet for ressursen og påslagsprosenten, hvis ikke den allerede er satt på gruppenivå. Legg inn enhetskost. Det er viktig å velge type, spesielt om det er "Timeverk maskin" eller "Timevark mannskap" fra nedtrekksmenyen. Hvis ikke Type vises, se Feltvelger Nå skal du kunne legge inn ressursen. Slette en ressurs: Pek helt til venstre på ressursen du ønsker å slette og trykk på "Delete"- knapp på tastaturet. NB! Ressursen slettes uten varsel! Pass på at riktig ressurs er markert! Du kan ikke slette en ressursgruppe hvis den er i bruk. Du må først slette en og en av ressursene. Lage ressurspakke: Klikk på ikonet Nytt vindu vises: til høyre for å redigere ressurspakke.

26 26 Startvindu i Gemini ProAdm Velg hvilken ressursbank du vil lage pakken fra. 2. Skriv inn navnet på ressurspakken. 3. Velg de ressursene som skal høre med i pakken ved å klikke i boksen for valgt slik at den blir huket av. Klikk "Lukk" når du er ferdig. Forskjellen på Ressurspakke og Ressurs tilknytning er at når du bruker ressurspakke så kan du kalkulere ressursene individuelt, mens i ressurstilknytning så kalkulerer du bare hovedressursen og de tilknyttede ressurser får samme mengde. Redigering av ressursnavn: Ressursnavn kan endres hvis det er blitt feil. NB! Når ressursnavnet endres vil rettingen bli gjennomført i alle prosjek ter!

27 Startvindu i Gemini ProAdm 5 27 Kontaktregister I Kunderegisteret så kan du legge inn opplysninger om kunden. Vinduet er delt i to. Det øverste viser listen over kunder/leverandører og det nederste viser detaljene. Navn, adresse og kontaktperson som legges inn her vil komme på utskriften når dette velges i Prosjektinfo. Gjør det til en vane å velge kategori. Gjør det lettere å stortere på kunder eller leverandører bare ved å høyreklikke på overskriften, velg å sortere på stigende eller synkende. I kategori kan du velge mellom kunde og leverandør. Ved å velge en av dem så kan du gjøre det enklere å liste ut i listen senere. Du har også en mulighet for å skrive ut en adresselinje fra kontaktregisteret.

28 Startvindu i Gemini ProAdm 5 28 Timeregister Timeregistreringen er laget for å danne grunnlag for lønnsberegninger samtidig som prosjektkostnader blir oppdatert umiddelbart. Samtidig kan registreringen danne grunnlag for utfakturering på timebasis. Både maskintimer og mannskapstimer skrives inn i samme liste. Visningen kan begrenses til kun å vise et av alternativene såvel som kun en, eller enkelte personer / maskiner eller i et begrenset tidsperiode, prosjekt eller kunde Maskiner og mannskap kan kobles sammen slik at f.eks. maskintimer føres automatisk når maskinførers timer føres eller motsatt. Se maskin- og ansattregistrene Timeregisteret kan også benyttes for å registrere innleide maskiner og mannskap som danner kontrollgrunnlag for inngående fakturaer. ProAdm er tilrettelagt for å overføre registreringer til lønn. Dette må dog settes opp i hvert enkelt tilfelle. I dette bildet kan du registrere timer på mannskap og maskiner. Det er delt i to. I øverste del får du en oversikt, linje for linje. Nederste del består av flere kartotekkort med flere opplysninger. Hvis du bruker SmartDok timeregistreringssystem, så kan du få overført timene inn her automatisk! Menylinje: Skriv ut - her kan du velge forskjellige rapporter for utskrift: Excel-ikon - her kan du overføre timer til excel regneark. Fra dato, Til dato - Tidsintervallet en ønsker å se timer fra Avdelinger - hvis du hardefinert avdelinger i Innstillinger Prosjekter - velg prosjektet du ønsker å se timer fra. Kun hovedposter: Hvis du har registert underposter, enten på flere lønnskoder eller maskiner, så må du slå av å se på "Kun hovedposter" for å få de frem.

29 29 Startvindu i Gemini ProAdm 5 29 Bruk: Her velger du om du vil bruke de forhåndsdefinerte innstillinger for timeregistrering som er gjort under Innstillinger --> Lønnskoder --> Timeregistrering Eller bruke det siste som du la inn som utgangspunkt. Attestering: Her kan du velge en eller flere poster som du ønsker å godkjenne, eventuelt slette hvis du har attestert feil. Du velger om du vill attestere som 1 eller 2. Eller du kan attestere etter lønnskode, og du kan da krysse av for de lønnskodene som skal godkjennes, eventuelt fjernes (slettes). Registrering av timer: Velg ansatt som det skal registreres timer på. Du må i tillegg minimum fylle ut dato, kode, antall (timer) og prosjekt. Du kan klikke på "Bruk" for å velge om den skal legge inn opplysninger fra sist brukte, eller om du ønsker det forhåndsdefinerte innstillinger som er lagt inn i Innstillinger --> Lønnskoder --> Timeregistrering, som gjør at enkelte kolonner blir ferdig utfylt. 4.7 Ansattregister Ansattregisteret viser oversikt over de ansatte og detaljer om hver ansatt. Vinduet er delt i to. Øverste halvdel viser liste over de ansatte og nederste halvdel viser representert ved arkfanene Detaljer, Adresse, Kostnadsdetaljer, Lønn og Maskindisposisjon. Fanearkene brukes til registere detaljer og knytte ressurser til den enkelte ansatt. Kode (AnsattID) bør alltid være utfylt! Bruk samme ID som i lønnssystemet hvis en senere skal overføre timer til lønnsystemet.

30 30 Startvindu i Gemini ProAdm 5 30 Arkfaner: Detaljer: Legg inn personopplysninger om den ansatte Adresse: Legg inn adresse til den ansatte Lønn: Her kan du legge inn de faktiske kostnadene for den ansatte Maskindisposisjon: Her knytter du den ansatte opp mot den maskin han normalt/fast kjører. Brukes i timeregistrering. Ved å trykke på printer så kan du få skrevet ut en adresseliste. Normalt skal du ikke slette ansatte, men heller sette de som Sluttet ved å skrive inn eller velge en sluttdato. Dette fordi det ikke skal bli feil hvis det er registert timer på disse personene. Du har en mulighet for å fjerne ansatte som ikke har blitt brukt (Slett brukere) Du kan sortere en kolonne på stigende eller synkende verdi ved å høyreklikk på oberskriften og velge det du ønsker. For å komme tilbake til opprinnelig sortering kan du klikke på "Slå av sortering" (Uten sortering)

31 Startvindu i Gemini ProAdm 5 31 Maskinregister Maskinregister inneholder liste over data knyttet til de spesifikke maskiner. På samme måte som de ansatte er satt opp som ressurstyper er maskinene satt opp som ressurstyper. Maskinregistervinduet er delt i to. Øverste halvdel viser listen over maskiner, mens nedre halvdel inneholder detaljer om hver maskin representert med fanearkene Detaljer og Maskinkjører. Du kan få skrevet ut maskinlisten ved å trykke på printeren. Du kan slette en maskin ved å trykke slett (Delete) knapp på tastaturet. Du har en mulighet for å fjerne maskiner som ikke har blitt brukt (Slett maskiner) Du kan sortere en kolonne på stigende eller synkende verdi ved å høyreklikk på oberskriften og velge det du ønsker. For å komme tilbake til opprinnelig sortering kan du klikke på "Uten sortering"

32 Startvindu i Gemini ProAdm 5 32 Innkomne faktura Du kan legge inn fakturaer som du ønsker skal belastes et prosjekt. Ved å gjøre det på denne måten kan du følge med på løpende utgifter og få en god forståelse av hvordan økonomien i prosjektet utvikler seg. Skal du attestere så må du høyreklikke på kolonneoverskriften og velge Feltvelger. Dra inn kolonnene for attestering. For å attestere så velger du fakturaen og klikker på "Funksjoner" og velger "Lås". En hake vises i kolonnen Attestert Prosjektrapport Viser en oversikt over økonomien i prosjektene som vises i vinduet. Du har også en mulighet for å velge flere kolonner med data, se kapittelet Kolonneoppsett for hvordan du legger til og fjerner kolonner. Dette kan gi deg bedre økonomisk oversikt over hvordan det går med prosjektene. For best resultat så kreves det at prosjektene er ressurskalkulert og timeforbruk er lagt inn. Innkomne fakturarer bør være lagt inn og belastet de forskjellige prosjekter.

33 33 Startvindu i Gemini ProAdm 5 33 Du kan sortere på status så det blir enklere å få oversikt ved å dra kolonneoverskriften "Status" opp i feltet over. Du har også en mulighet for å søke i søkefeltet: Det holder å skrive deler av det du skal ha, og så vises resutatet etterhvert av det programmet finner Innstillinger Her settes innstillinger som gjelder for hele programmet. Import fra ProAdm4 - her kan du importere data fra ProAdm v4, se kapittel Importere data fra ProAdmv4 ProAdm innstillinger ProAdm innstillinger: Enhet: Standard er satt til norsk, men du kan også velge engelsk Det er lagt inn en del som standard enhet til bruk i anbudet. Du kan ikke endre de som ligger som standard, men du kan legge til andre hvis ønskelig. DatabaseserverBruk lenk en til venstre for å se flere detaljer. : NS3420/ prosessk oder: Hvis du merker av for "Legg til" og klikker på "Bruk", så vil disse lastes ned og legges i databasen. Når det gjelder prosesskodene fra JBV og SVV, så kan du krysse av for disse og laste dem ned på en gang. NS-kodene er mye større og bør tas en og en. Fjerner du en hake vil denne bli avinstallert. Du må ha lisens for å bruke NS-kodene (ikke for JBV og SVV), om du har det så

34 34 Startvindu i Gemini ProAdm 5 34 vises det under "Licenses". ProAdm bruker Fulltekst-utgaven av NS Lisens for denne kan du få kjøpt av Powel Construction AS. Har du lisens så må du velge den/de brukerne som skal få tilgang til NS 3420 "Oppdater"-knappen kan brukes til å laste ned en koderevisjon på nytt, altså etter at den er lagt til en gang. Dette kan være aktuelt dersom noe har gått galt under den opprinnelige nedlastingen, eller at Powel Construction AS har gjort endringer i kodedefinisjonene. Da velger du først koderevisjonen, slik at den får blå bakgrunn, og trykker deretter på "Oppdater". SmartDok : Her styrer du integrasjonen mellom timeregistreringssystemet SmartDok og Gemini ProAdm 5. Dette er en tilleggsmodul til Gemini ProAdm 5 som automatisk overfører timer fra SmartDok til Gemini ProAdm 5. Prosjektnavn og avvik/endringer overføres også mellom Gemini ProAdm 5 og SmartDok, slik at timer kan føres direkte mot et pågående prosjekt eller en avvik/endringsmelding i SmartDok. Gemini ConnectedHer kan man tilpasse innstillinger for denne tjenesten og se status for kommunikasjonen. Avvik/ endringstyper Her velger man hvilke kontraktsstandarder som skal være tilgjengelig ved oppretting av avvik/endring. Firma on: Firmainformasj Her legger du inn alle relevante opplysninger om firmaet du jobber i og som du ønsker skal vises på utskriften. Har du en logo som du ønsker å få på utskriften, så høyreklikker du i firkanten for logo og velger "Hent". Bla deg frem til logofilen og velg Ok. Nå skal logo vises og komme på utskriften. Lisensinforma Viser sti til lisensserver og lisensnøkkel. Klikker du på "Sjekk lisens" så vil den gå sjon: ut på internett og sjekke at lisensen er i orden. Bruk erinnstillin Bruk lenk en til venstre for å se flere detaljer. ger: Avdelinger: Her er det tenkt å kunne legge inn avdelinger. Økonomioppfølg

35 35 Startvindu i Gemini ProAdm 5 35 ingsinnstillinger Stedk oder: Noen eksempler som kan brukes er ferdig lagt inn, flere kan legges til. Et sted mellom 5 og 15 stedkoder (budsjettpunkter) vil som regel være tilstrekkelig for å få en god oversikt uten at fordelingsarbeidet blir for stort. Å legge til postene som hører innunder stedkoder gjøres i anbudet. Lønnsk oder: Lønnskodene skal tilsvare kodene i lønnssystemet. Betalingsbetin Her kan en opprette standard betalingsbetingelse, for eksempel 14 dager fra gelser: fakturadato. Fyll ut i øverste linje. Linje to viser hvordan det blir på utskriften og når du klikker "Legge til", så vises det i rammen under og førs da kan dette velges på fakturaen. Du kan lage flere og velge mellom. Timeregistrerin Oppsett for standard verdier for utfylling av timer i timeregistrering. gsinnstillinger: Prosjekt Prosjek tinnstill Disse verdiene blir brukt i alle nyopprettede prosjekter. Verdiene kan endres i det inger: enkelte prosjektet ved å gå til prosjektets Prosjektinfo.

36 36 Startvindu i Gemini ProAdm 5 36 Standard inneståendesats er 10%, og maksimalt innestående er 5% av kontraktssummen. Dette betyr at 10% trekkes fra hver avdragsnota, inntil maks innestående er oppnådd. Deretter holdes inneståendebeløpet fast, inntil sluttnota blir opprettet. Inneståendebeløpet legges til på sluttnotaen. Avvik/endringsgruppe: Slå på gruppebruk dersom det er ønskelig å gruppere avvik/ endringer for å holde oversikt i større prosjekter. Kalkylegruppe: Slå på gruppebruk dersom det er ønskelig å gruppere kalkylelinjene ved avanserte ressurskalkyler (mange kalkylelinjer). Vis gammel erfaringsbank: Standard er satt til nei. Erfaringssøk erstatter den gamle, manuelle erfaringsbanken. Når integrasjonstjenesten mellom SmartDok og Gemini ProAdm 5 benyttes, kan man velge om alle avvik/endringer automatisk skal gjøres tilgjengelig for timeføring i SmartDok. Status kan endres for hvert avvik/endring i prosjektets liste av avvik/ endringer. Standard målebrevstatus: Verdien blir satt i nye målebrev, og styrer hvilke mengder som kan hentes fra målebrev i avdragsnotaene. Følgebrev: Risik o: Her legger du inn tekst som skal være standard for alle prosjekter. Dette kan senere endres i ProsjektMenyen for å tilpasses det spesielle prosjektet. Her er lagt inn en del faste kostnader å tenke på til bruk under prisforespørsel. Du kan legge til flere.

37 37 Startvindu i Gemini ProAdm Databaseserver Her vises navnet på alle tilkoblede databaseservere. De fleste brukere har én slik tilkobling, slik at den samme databasen alltid benyttes. Navnet som vises er normalt servernavn + databaseinstansnavn + databasenavnet, på formen servernavn\sqlinstans\proadm5. Det samme vises også øverst i vindusrammen. Det er mulig å velge et kortnavn for tilkoblingen, slik som vist i eksemplet nedenfor. Her kan man også endre databasetilkobling og evt. sette opp flere tilkoblinger. Menyknappen "Ny servertilkobling" starter veiviser for å velge databaseserver.

38 38 Startvindu i Gemini ProAdm 5 38

39 39 Startvindu i Gemini ProAdm 5 39 Nedtrekksmenyen nederst i vinduskanten er alltid tilgjengelig. Den kan benyttes til raskt å bytte database, f. eks. dersom det er behov for tilgang til flere firmaer i et konsern. Veiviser for databasetilknytning For å koble til en ny database, velges "Ny servertilkobling" øverst på siden. Da startes en veiviser, som vist nedenfor. Trinn 2 (nedenfor) inneholder den viktigste informasjonen for tilkoblingen. Kortnavn: Ikke påkrevet, men kan brukes for å bedre oversikten når mer enn en database blir tilkoblet Servernavn: Her oppgis navnet på databaseserveren og SQL-instansen. o Navnet kan skrives inn manuelt, eller velges fra nedtrekksmenyen. \ brukes som skilletegn, som vist i eksemplet nedenfor. o SQLExpress er det vanligste navnet på SQL-instansen. o Det er også mulig å bruke punktum som servernavn, for enkelt å henvise til den PCen man installerer på. Da vil altså ".\SQLExpress" henvise til en databaseinstallasjon på lokal PC. Rettighetsstyring av databasetilkoblingen o Windows-godkjenning er den enkleste måten brukerne kan koble seg til databasen. Da hukes denne rettighetsstyringen på i veiviseren, som vist nedenfor. Dette forutsetter at Windowsbrukerne er tildelt rettigheter i databasesystemet. Rettigheter kan tildeles enkeltbrukere eller brukergrupper. Brukergrupper styres gjennom Active Directory. Hovedfordelen med brukergrupper er at det blir enkelt å legge til nye brukere og fjerne gamle, siden man ikke trenger å endre i databasesystemet. Alle slike endringer kan da gjøres i Active Directory. o Om ønskelig, kan databasetilgangen styres gjennom egne SQL-brukere. Da må avhukningen for Windows-godkjenning fjernes, og den aktuelle SQL-bruker/passord oppgis i disse feltene. Dette

40 40 Startvindu i Gemini ProAdm 5 40 forutsetter at SQL-brukeren er opprettet og tildelt rettigheter i databasesystemet. Det anbefales å opprette en eller flere dedikerte SQL-brukere i dette tilfellet. Det er også er mulig å benytte spesialbrukeren "System Administrator" (sa) til dette. Men dette kan redusere IT-sikkerheten, siden sa-brukeren har kraftigere tilgang i databasesystemet enn nødvendig for Gemini ProAdm 5. I dette trinnet velges selve databasen.

41 41 Startvindu i Gemini ProAdm 5 Fullfør veiviseren. Deretter starter Gemini ProAdm 5, oppkoblet mot den aktuelle databasen. 41

42 42 Startvindu i Gemini ProAdm Brukerinnstillinger Gemini ProAdm 5 og de andre Gemini-produktene benytter samme pålogging som Microsoft Office 365 (og andre bedriftsprodukter fra Microsoft). Det betyr at Microsoft-påloggingen også gir tilgang til Gemini ProAdm 5. Brukere opprettes/endres ett sted, ved hjelp av Microsoft Azure AD adminportal, Office 365 admin, el. lign. Brukernavn/passord som er opprettet der, gjelder deretter for alle aktuelle tilganger. IT-teknisk er det Microsoft Azure AD skytjeneste som benyttes. Denne tjenesten godkjenner brukernavn/passord, uten at Gemini ProAdm 5 kjenner detaljene. Brukere må først opprettes i Microsoft Azure AD, og kan deretter hentes inn og tildeles rettigheter i Gemini ProAdm 5. Bildet nedenfor viser gangen for å hente brukere fra Microsoft Azure AD, og gi brukerne tilgang til Gemini ProAdm 5: Deretter kan man, om ønskelig, overføre rettigheter fra tidligere brukere til de nye brukerne. NB! Dette er bare ak tuelt én gang: ved overgangen fra ProAdms eget bruk ersystem til nye Microsoft Azure ADbruk ere!

43 43 Startvindu i Gemini ProAdm 5 43 Rettigheter Når en ny bruker er lagt til, så må brukeren få rettigheter. Dette gjøres i arkfanen "Brukerens roller" som vises nedenfor brukerlisten. Der kan man enten velge blant systemets standardroller, eller velge egendefinerte roller. Egendefinerte roller opprettes i arkfanen "Roller" (øverst i vinduet), og kan deretter brukes for å gi rettigheter til den enkelte bruker. Som standard ligger "ProAdm Admin" (alle rettigheter) og "Project admin" (alle prosjektrettigheter) inne, og disse vises i nedtrekksmenyen. Brukerne kan også gis tilgang på prosjektnivå ved å bruke arkfanen "Brukerens prosjekter" Synkronisering For kunder som har serverløsning, men av og til ønsker å jobbe uten tilknytning til server. Her kan du velge de prosjektene du ønsker å jobbe med. NB! Du må ha definert både en lokal database og en database på server. Begge databasene må være markert med grønne haker når synkronisering skal foregå.

44 44 Startvindu i Gemini ProAdm 5 Hvis du ikke er tilkoblet nettverket vil disse bli markert i rødt. 44

45 45 5 Arkfanen ProAdm Arkfanen ProAdm Når du har laget nytt prosjekt eller åpnet et prosjekt, så vises denne arkfanen: For å komme videre må du klikke på arkfanen ProAdm! Da vises denne verktøymenyen: 45

46 46 Arkfanen ProAdm Velg det du ønsker ved å klikke på et menyvalg. 46

47 47 6 Anbudsvinduet 47 Anbudsvinduet Klikk på linken under for å se mer informasjon om: Menylinjen Kontoplan Anbudsposter Arkfanen tekst Arkfanen Kalkyle Arkfanen NS3420 Søkefelt: NB! Akfanen NS3420: Denne er for å beskrive anbud i NS3420 versjon 2011 og nyere. For andre versjoner vil den være grå. Du kan legge til eller fjerne kolonner i anbudet og andre steder ved å høyreklikke på kolonneoverskriften. Du velger ønsket kolonne ved å peke på kolonnenavnet i feltvelgeren, og holde musetasten nede mens du drar og slipper den der du ønsker å plassere den blant kolonneoverskriftene,

48 48 Anbudsvinduet 48 eller omvendt hvis du ønsker å fjerne den. Høyreklikk på kolonneoverskrift Velg feltvelger Pek på et kolonnenavn, klikk og hold venstre musetast nede og dra kolonnen opp på det stedet der du ønsker å sette inn kolonnen blant kolonneoverskriftene. Skal du fjerne en kolonne, så gjør du motsatt.

49 Anbudsvinduet 49 Menylinje i anbudsvindu Menylinje for Anbudet: Skriv ut - velg type rapport du ønsker å skrive ut. 1 Velg rapport 2 Hvis du skal summere på kapittel, så velg hvilket ledd du skal summere på. 3 Kryss av hvis du vil ha med dato for utskrift 4 Hvis du velger ett kapittel i "Kontoplan"og merker av "utskrift valgt kapittel" så vil dette skrives ut. Klikk på "Vis"-knapp for å se resultatet på skjermen.

50 50 Anbudsvinduet 50 Importer fra NS Klikk på "Velg fil"-knappen og bla deg frem til filen. Skal du importere priser, så må du velge Prisforespørsel og Tilbud samtidig, hvis du skal importere både beskrivelse og priser fra ISY Linker (eksporteres to ganger, gi forskjellig navn. Se Importere NS3459 (XML) med priser for mer informasjon 2 Velg om filen er et komplett anbud eller tilleggsposter tl et eksisterende anbud. 3 Kryss av for å importere priser og mva hvis dette er aktuelt. Velg både) Klikk på "Importer"-knapp Eksporter til NS Klikk på "Velg fil"-knappen og bla deg frem til mappen du vil legge eksporten til. 2 Kryss av for om filen skal inneholde priser og med mva. Klikk på "Ok"-knapp for å eksportere For mer informasjon, se kapittel Eksporter til NS3459

51 51 Anbudsvinduet 51 Prosjektverktøy - Ressursoppslag: å se/legge inn ressurser prosjektets ressurser. Du legger til en ressurs ved å dobbeltklikke på denne. NB! Hvis det ikke går, sjekk at Rediger ressurer er blå (klikk på Oppslag)! - å se Erfaringsbanken - Stedkoder - å endre avrunding - å endre MVA- satser - Revisjonskontroll - se Beskrivelseskoder - overføre til Excel regneark Påslagskontroll - her kan du: - Endre påslag pr.post. - Endre påslag pr. ressurs - justere totalprisen på en enkel måte - hente påslag fra ressursbank Lås - enten låse Post kostnaden eller Enhets prisen Kolonneoppsett - Du kan lage egne oppsett og lagre de. Som standard er det lagt inn "Beskrivelse". Klikker man på den vil en bare se Postnummer, Beskrivelse, Mengde og Enhet. Mva oppsett viser i tillegg Enhrtspris, Postpris og det som har med mva. Du har mulighet til å legge til/fjerne kolonner og når du har satt opp de du ønsker så kan du lagre oppsettet. Du kan lagre flere oppsett som da vil vises og som du kan velge senere. Klikk på "Tilbake til standard oppsett", så er du tilbake til opprinnelig visning.

52 Anbudsvinduet Skriv ut Velg type rapport du ønsker å skrive ut: Velg alle eller ønskede kapitler for utskrift. Velg rapport Hvis du skal summere på kapittel, så velg hvilket ledd du skal summere på. Kryss av hvis du vil ha med dato for utskrift. Klikk på "Vis"-knapp for å se resultatet på skjermen. 52

53 Anbudsvinduet 53 Importer fra NS Klikk på "Velg fil"-knappen og bla deg frem til filen. Vanligvis vil det være en prisforespørsel (beskrivelse) som skal importeres til Gemini ProAdm 5 for prising. Se Importere NS3459 (XML) med priser for mer informasjon 2. Velg om filen er et komplett anbud eller tilleggsposter/endringer til et eksisterende anbud. 3. Kryss av for å importere priser og mva hvis dette er aktuelt. Dette valget er bare synlig dersom den valgte filen inneholder priser. 4. Når filen er valgt, vises antall forskjellige poster i disse feltene. 5. Klikk på "Importer"-knappen. Du får beskjed når filen er lest inn i Gemini ProAdm 5. NB! Importen kan ta noen minutter for store filer med mange poster! Feilaktig import av oppdatert anbudsbeskrivelse (ny anbudsrevisjon) kan angres, dersom det blir oppdaget feil etter at XML-filen er lest inn.

54 Anbudsvinduet 54 Eksporter til NS Klikk på knapp med 3 prikker Velg mappe der du vil legge filen. Det vil si, programmet oppretter selv en mappe med navnet på prosjektet og dato for utskrift med XML filen i. Klikk "OK" 2. Velg prosjektstandard fra nedtrekksmenyen: a. Velg"NS" for prosjekt som benytter NS3420-koder i beskrivelsen b. Velg "Prosess" for prosjekt som benytter koder fra Statens Veivesen eller Jernbaneverket. 3. Velg ønsket NS3459-overføringsformat for XML-filen. a. NS3459:2012 er siste versjon, og gir normal best resultat, men støttes ikke fullt av alle systemer. b. NS3459:2009 er forrige versjon, og bør benyttes dersom NS3459:2012 ikke fungerer hos mottageren. 4. Huk av "Med priser" dersom priser skal overføres til mottageren. NB! Dine interne k ostnader eller

55 55 Anbudsvinduet 55 k alk ulasjonsdetaljer blir aldri overført, k un de ek sterne prisene! Når "Med mva" hukes av, blir prisinformasjon både med og uten merverdiavgift tatt med i XML-filen. 5. Huk av "Kun priser" når du ikke har behov for å overføre en komplett beskrivelse sammen med prisene. Når "Kun priser" er valgt, vil filen bli svært kompakt Velg mappe der du vil legge filen. Det vil si, programmet oppretter selv en mappe med navnet på prosjektet og dato for utskrift med XML filen i. Klikk "OK" Får du denne meldingen: Så må du legge inn firmanavnet i Innstillinger --> ProAdm innstillinger --> Firma --> Firmainformasjon Du må gjøre dette fordi det er et krav i NS3459 Etter at det er gjort kan du eksportere på nytt Prosjektverktøy Klikk på linken under for mer informasjon: Ressursoppslag Erfaringssøk Stedkoder Endre avrunding Endre mva Revisjonskontroll NS3420/Prosesskoder Overfør til Excel Anbudskontroll PostnrPlan

56 Anbudsvinduet 56 Ressursoppslag Når du velger ressursoppslag i verktøylinjen så vil et vindu åpne seg på høyre side av anbudet. Vinduet har en tegnestift oppe til høyre og klikker du på denne så vil vinduet skjule seg når det ikke er i bruk. Klikk på tegnestiften igjen for at det skal synes hele tiden. Du kan også flytte vinduet. Se kapittelet "Vinduer med tegnestift" under Generelle tips. Du kan velge ressursbank fra nedtrekksmenyen hvis du har fler enn bare Felles ressursbank. Klikker du på den blå knappen: "Rediger ressurser", så vil vektøyene for Ressursgruppe bli aktive og du kan endre ressursenhet, Påslag og Enhetspris. NB! Dette gjelder for Felles ressursbank! Du kan nå legge til eller endre pris direkte i Felles ressursbank uten først å gå til Startsiden og velge

57 57 Anbudsvinduet 57 Innstillinger og Ressursbank! Du avslutter redigering ved å klikke på knappen "Oppslag" Ønsker du å endre priser på ressurser brukt i prosjektet, så klikker du på den blå knappen "Vis prosjektressurser". Da vil ressursene som er brukt vises med gul bakgrunn. Ønsker du å redigere prosjektressurssene så må "Rediger ressurser" være trykket på slik at "Oppslag" vises. NB! Dette gjelder for prosjektets ressursbank! Ønsker du å se bare ressursene som er brukt i prosjektet, så klikker du på nedtrekksmenyen (vist på begynnelsen av siden) og velger 'Prosjekt' Klikk på "Skjul prosjektressurser" for å komme tilbake til valgte ressursbank. Klikker du på "Rediger ressursbank" så vil et nytt vindu vises hvor du kan gjøre endringer på ressusbankene du har ved å velge ressursbanken og endre ressursgrupper som du ønsker å ha med ved bare å krysse av foran ressursgruppene. Du kan også krysse av for hvilken bank du vil som skal vises som standard. 1 Velg ressursbank du ønsker å endre 2 Kryss av hvis du ønsker at den skal være tilgjenglig for alle 3 Kryss av for den banken du ønsker skal være standard 4 Kryss av for de ressursgruppene du ønsker skal være m ed i den valgte ressursbanken.

58 Anbudsvinduet 58 Erfaringssøk Når du velger erfaringssøk, så vil et tomt vindu vises på høyre side. Når du klikker på på en post i anbudet som du skal kalkulere, så vi programmet gå igjennom tidligere kalkulerte poster. Den vil se om den finner det samme prosesskode eller noe som ligner og disse vil bli vist i vinduet til høyre. Viser beste treff dørst og så videre nedover. Hvis du finner en du vil bruke på posten så velger du denne og klikker på "Bruk erfaring". Ressurser og formler vil da bli brukt i anbudet. Eksempel: 1. Marker en post 2. Sammenlign teksten her med teksten i anbudet 3. Se ressursene som er brukt. Stemmer dette og du ønsker å bruke denne i anbudet, så klikker du på "Bruk erfaring" nest øverst i vinduet. Ressurser og kalkyle blir overført til anbudet Stedkoder Splitter du anbudet i Stedkoder (kostnadsbærere) er det lettere å følge opp anbudet. Du må ha opprettet dine Stedkoder ved å gå til Startsiden velg innstillinger, velg Stedkode, legg inn nr og navn.)

59 59 Anbudsvinduet 59 For å fordele stedkodene i anbudet, Velg Stedkode under prosjektverktøy, og dine stedkoder kommer på høyre side. Du må legge til kolonnen "Stedkoder" i anbudet. Det gjør du ved å hente opp (høyreklikk på kolonneoverskriften i anbudet) felt velger, velg Stedkoder og sett den inn i overskriftslinjen. Marker en eller flere poster (de blir blå) velg ønsket stedkode, dobbeltklikk. Du ser at stedkodene kommer inn i kolonnen "Stedkoder" i anbudet Endre avrunding Når "Alle poster" er merket av kan du avrunde til samme avrunding på alle poster i anbudet. Har du valgt et kapittel eller post(er) i anbudet og merker av for "Valgte poster", så vil endringen gjelde kun disse. Velg om du ønsker Avrunding på Enhetspris (anbefales) eller Postpris. Sett inn ønsket avrunding. For eksempel 1 for å avrunde til nærmeste krone, eller 10 for å avrunde til nærmeste tikroning.

60 Anbudsvinduet 60 Endre mva Om du ønsker å endre MVA sats fra 0 % til 25 % eller motsatt, så må du gjøre dette før du begynner å fakturere! Du velger om endringen skal gjelde "Alle poster" i anbudet, eller "Valgte poster" hvis du har valgt en eller flere poster så disse er markert med blått. Har du valgt et kapittel og merker av for "Alle poster i valgt kapittel" så vil postene i det kapittelet bli endret. Hva du ønsker å endre til velger du i nedtrekksmenyen som vises (to valg enten 0 eller 25) Klikk OK når du ønsker å utføre operasjonen. Splitting av mva Direkteprising: For at du skal kunne splitte mva, så må mva sasten være satt til 25%. Splitting av MVA pr post. Direkteprising, Velg kolonneoppsettet MVA oppsett. I kolonnen Mva fri % andel prosentsatsen som skal være fri, dvs 100 % alt fritt, 0 % alt pliktig. Ressurskalkyle: Mva settes til 0% eller 25% pr ressurs pr post.

61 Anbudsvinduet 61 Revisjonskontroll Når du importerer NS3459-filer (XML) til Gemini ProAdm 5, en eller flere ganger fordi konsulenten har sendt filer med endringer, så vil disse endringene vises som postlinjer i revisjonskontrollen. Den viser antall poster som er hentet inn fra hver fil, hvor mange som er nye osv. Dette er en nyttig kontroll av det som ble importert! Det er mulig å slette den siste anbudsrevisjonen, dersom det blir oppdaget feil etter importen. Sletteknappen blir aktivert når siste revisjon er valgt i revisjonskontrollen. Her vises den opprinnelige importen, etter at siste revisjon er slettet. Etter ny filimport, vises riktig anbudsinformasjon, med postbeskrivelse og importerte priser.

62 62 Anbudsvinduet 62 OBS! Om du har importert anbudet via XML og ønsker manuelt å legge inn en ny post, må du hente inn kolonnen som heter «Enhet» fra feltvelgeren. Dette feltet kan redigeres, mens kolonnen «Enhetsnavn» er låst. Verdien fra «Enhet» vises også i «Enhetsnavn», slik at visning og utskrift blir riktig for alle poster.

63 Anbudsvinduet 63 NS 3420 / Prosesskoder NS- og prosesskoder velger du fra nedtrekksmenyen. For at de skal være synlige så må kodene være valgt i Innstillinger --> NS3420/Prosesskoder. NB! Du må ha kjøpt lisens for NS3420 for å kunne bruke dem! Klikker du på "Standard" i menylinjen, så kan du lage egedefinerte koder. Da vises en undermeny hvor du kan velge: Legg til - her skriver du inn navnet, for eksempel Egendefinerte, og klikk på "Lagre" for å opprette koden Slett - vil slette kodebeskrivelsen du har valgt Gi nytt navn - viser navnet på kodene du har valgt så du kan endre denne. "Kode" i menyen vil være aktiv hvis du har laget en standard selv. Her lager du de kodene du å legge inn for å kunne bygge opp en beskrivelse selv (Hvis du for eksempel ikke abonnerer på NS3420). Begynn alltid med "Legg til lik" for å lage det første nivået. Så må du velge om du ønsker å legge til på samme nivå, under eller over. Har du gjort feil så kan du slette. Bokstaver i menyen som for eksempel "A-A" eller "F-B" vil åpne et PDF dokument som viser deg mer informasjon om den valgte koden.

64 64 Anbudsvinduet 64 Som vist i øverste vindu så kan du bla deg nedover til du finner koden du skal bruke, eller den blir vist automatisk i fra anbudet hvis du har klikket på vis Prosesskode. I midterste vindu kan du leste teksten hvis du har valgt Beskrivelsefanen. Velger du Tekstfanen, så vil mer informasjon som gjelder koden vises. Arkfanen "Fellesbestemmelser" viser det som står i den utgaven av NS3420 under fellesbestemmelser. Går du ned til innholdsfortegnelsen, blar ned til et punkt du ønsker å se nærmere på, så holder du CTRL-tasten nede og klikker på linken. Så vil den gå direkte dit uten at du trenger å bla deg nedover. Nederste vindu viser mere detaljer ang posten og du kan velge det du ønsker. Samtidig vil flere tall bli fylt ut i beskrivelseskoden. Når du har fylt inn det du ønsker og vil ha den over i anbudet, så dobbeltklikker du på koden i første vindu og den blir automatisk overført til anbudet Overfør til Excel Velg katalog som du ønsker å legge filen i og skriv inn filnavn: Anbudskontroll Kontroll og visning av kalkulerte/ikke-kalkulerte poster. Feil som oppdages i poster vises også. Her vises også prosjekttotaler og en sammenligning med andre prosjekter. Vis poster-menyen brukes for å vise de berørte postene.

65 65 Anbudsvinduet Postnummerplan Postnummerplanen vises i høyrespalten, og inneholder reglene for tillatte postnummer, samt hvordan disse skal sorteres. Eksemplet nedenfor viser et anbud med tre nivåer: to kapittelnivåer og hovedløpenummer. Her har man valgt at kapitlene skal sorteres alfabetisk, mens hovedløpenumrene skal sorteres etter tallverdien. NS3459-anbud (XML-fil) kan av og til inneholde feil sorteringsmåte i den importerte postnummerplanen. Heldigvis kan postnummerplanen rettes i Gemini ProAdm 5, slik at man likevel får et godt lesbart anbud. Velg da ønsket sorteringsmåte i Numerisk-kolonnen.

66 66 Anbudsvinduet 66 Ved behov kan postnummerplan endres ytterligere - ta kontakt med Powel Construction AS for dette Påslagskontroll Sett påslag pr post "Sett påslag pr post" gjør at du kan endre påslaget på poster i anbudet. Hvis du bruker "Alle poster" (standard valg) så blir påslagsprosenten satt på alle poster med den

67 67 Anbudsvinduet 67 prosentsatsen du legger inn. Eller hvis du har markert en eller flere poster i anbudet og vil endre disse ved å markere "Valgte poster", så setter du påslagsprosenten på de postene med prosentsatsen du legger inn. Har du valgt et kapittel i Kontoplan, så kan du endre påslaget på postene i det kapittelet ved å markere for "Alle poster i valgt kapittel". Skriv inn prosentsataen du ønsker å endre til og klikk OK Endre påslag pr ressurs Her vises ressursene som er brukt i prosjektet. Klikk på + tegnet foran ressursgruppen for å se ressursene i hver gruppe. Pek på "Ressursgruppe" og klikk på venstre musetast og dra den ned før kolonnen "Navn" og slipp. Nå vil alle ressursene vises. Du kan markere en eller flere poster ved å holde Ctrl- eller shifttast nede mens du peker og klikker med venstre musetast Legg inn den prosentsatsen du ønsker å endre til og klikk OK tast. Juster totalpris Du må velge en post før "Juster totalpris" blir aktiv!

68 68 Anbudsvinduet 68 Dette skjermbilde fungerer slik: Den vil justere den enkelte post ved å legge til eller trekke fra prosentsatsen du skriver inn. Det vil si at den legger til eller trekker fra på eksisterende prosentsats på hver post. Hvis en prosentsats står til 2 og du vil legge på 3, så blir den nye prosentstsen 5. Velger du alle poster så kan du enten legge inn en prosentsats som alle poster skal justeres med. Da vil den "nye" totalprisen vises i "Ny totalpris direkte", men på grunn av avrundingsregler så blir den endelige ikke helt den samme. Når du velger "Valgte poster", så blir feltet for ny totalpris grått og kan ikke fylles ut. Legger du nå inn en prosentsats så vil den gjelde for de postene du har markert og legge dette til opprinnelig totalpris. På grunn av avrundingsregler så kan den endelige totalsum avvike noe fra prosentsats som er brukt. Velger du "Alle poster i valgt kapittel" så vil ny totalpris bli grå og kan ikke fylles ut. Du må først gå til "Kontoplan" og velge kapittelet du ønsker å legge påslaget på. Så kan du skrive inn påslagsprosenten. Når du klikker på OK så vil den legge valgt prosentsats til hver post. På grunn av avrundingsregler så kan den endelige totalsum avvike noe fra prosentsats som er brukt. Hent påslag fra ressursbank

69 69 Anbudsvinduet 69 Velger du alle poster, så vil den gå igjennom alle postene, se etter ressurser og henter inn påslagsprosenten som ligger i ressursbanken. Markerer (velger) en eller flere poster i anbudet og velger "Valgte" poster i Hent påslagspeosentvinduet, så sjekker den ressursene i de postene du har valgt og henter inn påslagsprosenten fra ressursbanken. Går du til Kontoplan i anbudet og velger et kapittel for så å velge "Alle poster i valgt kapittel", så går programmet gjennom de ressursene du har brukt i valgte kapittel og legger inn påslagsprosnten som er definert i ressursbanken Lås Anbudssummene kan låses og åpnes fra denne nedtrekksmenyen. Her kan også postene åpnes for redigering. Tilsvarende funksjon finnes også i prosjektinfo.

70 Anbudsvinduet 70 Kolonneoppsett Du kan velge mellom forskjellige ferdig definerte oppsett som Direktepriseng, Kalkyle med påslag osv. Hvis du høyreklikker på en kolonneoverskrift og velger feltvelger, så vises et vindu hvor du kan velge flere kolonner og dra opp i kolonneoverskriften. Se Kolonneoppsett i kapittelet Generelle tips. Du kan lagre ditt eget oppsett ved å klikke på "Lagre oppsett" og gi den et eget navn. Den vil så vises i nedtrekksmenyen. 6.2 Kontoplan Kontoplan brukes i NS3459 for overføring av kapittelinformasjon (overskriftsposter). Gemini ProAdm 5 gir mulighet for å opprette kapitler og underkapitler, og støtter innlesing av kontoplan fra XML-filer. Her kan en bygge opp en kontoplan, eller den vises automatisk hvis en har importert en NS3459 fil som er bygget opp slik. Kontoplan bygges opp ved først å klikke på "Legg til på samme nivå". Deretter brukes den knappen som passer for å lage neste kapittel, altså enten over, under eller på samme nivå. Når planen er laget kan en legge inn Kapittel eller Vanlig post ved å bruke tilsvarende knapper. Skal en lage et enkelt anbud, så kan en bare bruke legg til Kapittelpost og Vanlig post knappene.

71 71 Anbudsvinduet 71 Du kan skjule vinduet for å få bedre plass. Det gjøres ved å klikke på tegnestiften til høyre i vinduet. Vinduet vil da legge seg på venstre side, og du må peke helt ute på siden for å få det frem igjen. Eller du kan løsrive vinduet ved å dobbeltklikke øverst i vinduet. Se kapittelet Vinduer med tegnestift for mer informasjon. 6.3 Anbudsposter Her priser/kalkulerer en tilbudet. Når postnummer, beskrivelse, mengde og enhet er på plass, enten ved at en selv legger inn verdier eller at du har importert en NS3459-fil (XML), så kan du prise postene. Dette gjøres enten ved å legge inn enhetsprisen og Gemini ProAdm 5 ganger opp med antallet selv, eller du kan skrive inn postkostnaden og Gemini ProAdm 5 regner ut enhetsprisen. Legger du inn en påslagsprosent, så regner Gemini ProAdm 5 ut bidraget, enhetspris og postpris. Opsjonsposter vises med lyseblå bakgrunn i Gemini ProAdm 5. Slike poster kommer ikke med i prosjektets totalsummer og markeres som vist ovenfort i utskriften. Poster kan settes som opsjon ved å huke av i kolonnen 'Opsjon' eller postene kan inngå i en NS3459-importfil. Opsjonsposter kan også brukes med underentrepriser. Du kan skrive mengder, enhet og priser rett inn. Skal du kalkulere en post, så klikker du på arkfanen Kalkyle og legger inn ressursene. Se også kapittelet Kolonneoppsett for mer om å velge de kolonnene du ønsker å se. Hurtigtaster til bruk i anbud og kalkulasjon: Hurtigtast for opprettelse av nye poster med Ctrl + N påfølgende postnr: Hurtigtast for kopiering av poster: Ctrl + C

72 Anbudsvinduet Hurtigtast for å lime inn poster: Ctrl + V Hurtigtast for å kopiere en kalkyle: Ctrl + K Hurtigtast for å lime inn kalkyle: Ctrl + L 72 Arkfanen Tekst Beskrivelse: Her vises beskrivelsen av posten hvis du har importert en XML eller du kan skrive den inn hvis du lager postene selv. Du kan om nødvendig endre font, størrelse, understreke, utheve osv Klikk på knapp til høyre for å se valgene. Ekstern Intern merknad: Du har også en mulighet til å skrive eksterne meldinger som kommer på anbudet, eller m skrives ut på egene ark. Her kan du også endre skriftstørrelse, tykkelse osv Se ovenfor e hvordan du får tilgang til valgene. r k n a d : Skriv inn tekst for ting en senere må huske på. Denne teksten blir ikke skrevet ut på tilbudet/ordre. Teksten blir skrevet ut på eventuell arbeidsordre. Klikk på "Skriv ut" og velg Merknader, både interne og eksterne merknader blir skrevet ut. NB! Det du skriver her kan ikke slettes!! Skriver du noe feil, må du skrive inn at foregående utgår og skrive inn på nytt!

73 Anbudsvinduet 73 Arkfanen Kalkyle Enten du har lagd et nytt prosjekt eller åpnet et eksisterende, så kan du kalkulere dette. Du kalkulerer et anbud ved å fylle ut kolonnene i fanearket "Kalkyle". Du kan lage så mange poster som er nødvendig for å få med alle de ressursene som trengs for å utføre arbeidet på denne posten. Du vil se summen av dette bli skrevet ut i tilsvarende poster i selve anbudet i øverste del av vinduet. Det er to måter å legge inn en ressurs: Når du begynner å skrive i kolonnen for ressursnavn så vil du få en liste med treff som du kan 1. velge ressurs fra. 2. Du må klikke på knappen Prosjektverktøy i verktøyfeltet og velge Ressursoppslag. Når ressursbanken er åpen så kan du klikke på en ressurs og dra denne over til kalkylen hvor den vil bli lagt til, eller dobbeltklikke på ressursen. Når ressursen er lagt inn kan du fylle ut postene med formelmengde eller ressursmengde, legge inn svinn og eventuelle påslag. I Gemini ProAdm 5 har du mulighet for å legge inn 'Anbudsenhet pr. ressursenhet' eller 'Antall ressursenhet pr. anbudsenhet' (hvor mange enheter greier du pr. ressursenhet). Eller du kan legge inn det du regner går med direkte i 'Ressursmengde', den regner da ut mengdene automatisk. Eksempel 1 Hvis en grøft har lengde 550 m og du vet at du greier å grave 10 meter pr. time, så skriver du 10 inn i kolonnen 'Anbudsenhet pr. ressursenhet', og den regner ut ressursmengden som trengs. Eksempel 2 Du har en grøft på 550m med 1 meters bredde i bunn og skal legge et lag med pukk i bunn på 25 cm. Tversnittet blir da 0,25m x 1m, og denne formelen skriver du da inn i 'Antall ressursenhet pr. anbudsenhet', og systemet regner da ut ressursmengden som trengs. Kalkylegrupper kan brukes for å holde ressursene i kalkylen samlet, slik at det blir enklere å forstå utregningen. Kalkylegrupper aktiveres i Prosjektinfo --> Innstillinger for kalkyle.

74 74 Anbudsvinduet Du sletter en linje ved å klikke til venstre for raden, slik at den blir markert, og så trykke delete-tast. Legge inn ressurser i prosjektets ressursbank 74

75 75 Anbudsvinduet 75 Ressurser kan legges rett inn i prosjektbanken ved å velge "Prosjekt" fra den øverste nedtrekksmenyen, deretter ønsket ressursgruppe og andre detaljer nederst i prosjektressurslisten. 6.6 Arkfanen NS3420 Arkfanen er kun aktiv hvis anbudet er importert som en NS3459 (XML-fil) utgave 2011 eller nyere

76 76 Anbudsvinduet 76 Her vil flere detaljer vises. I eksempelet over ser en hva som er definert som Omfang, Utførelse av grøften og Graveskråning osv. 7 Følgebrev rapport Det som står her er basert på hva som er satt opp som standard under Innstillinger og Følgebrev. Du har her mulighet for å legge inn en tekst som bare gjelder dette prosjektet, enten før eller etter prisen. Du kan endre skrifttyper, størrelser, uthevet, understrekning osv. slik at du får det som du ønsker. Nederst kan du velge om eller hvordan mva-grunnlaget skal vises, og hvordan merknader skal angis. Hvis vedståelsesfrist er utfylt i 'Prosjektinfo', så kan du velge om den skal skrives ut.

77 77 Følgebrev rapport 77 Eller du kan skrive datoen for vedståelse rett inn under "Vedståelsesfrist". Hvis du har papir med logo i skriveren, så kan du velge å skrive ut 'Følgebrev fortrykt ark' Blir noe av teksten skrevet på logoen, så kan du når utskriftsvindu vises, peke og venstreklikke på linjen som går tvers over arket. Dra så linjen nedover til du mener den går klar av logoen og skriv ut. Du skriver ut ved å klikke på printer ikonet. 8 Prosjektinfo Se mer informasjon om arkfanene: Prosjektinfo Innstillinger for kalkyle Kontakter Anbudsåpning PostnrPlan Vedlegg - her kan alle slags dokumenter legges inn

78 Prosjektinfo 78 Prosjektinfo Her legger du inn opplysninger om prosjektet. Dette kan endres ved behov. Her kan du også legge inn dokumenter som gjelder for dette prosjektet ved hjelp av fliken som heter Vedlegg. Prosjektnavn kan endres her. Det kommer automatisk når du lager nytt prosjekt fra XML fil (NS3459 v3), eller når du opprettet prosjektet manuelt. Prosjektnotat her kan du skrive inn en opplysning som er kjekt å kunne se når du åpner prosjektlisten. Kunde Ligger kunden i kunderegisteret så kan du hente ham inn. Er det en ny kunde kan du opprette ved å klikke på + tegnet. Kunden vil da bli lagt inn i kunderegisteret til senere bruk. Tilbudsnumme starter på 1 og går oppover. Du kan endre dette selv og bruke både tall og bokstaver, r men når du oppretter ett nytt så vil den selv lage neste ledige og du må selv endre dette igjen hvis du ønsker en annen serie. Prosjektnumm Når du har fått et prosjekt så kan du legge inn et prosjektnummer. Her gjelder det er samme som for tilbudsnummer. Eksternt Her kan du legge inn et eksternt prosjektnummer, for eksempel fra oppdragsgiver. prosjektnumm er Status Bruker du status aktivt så vil det være lettere å finne prosjektet i 'Prosjektlisten' når du sorterer på status. Vedståelsesfri Legger du inn en vedståelsesfrist så kan denne vises i følgebrevet. st Startdato Startdato for prosjektet. Legger du inn dato her vil den vises i produksjonsplan. Sluttdato Sluttdato for prosjektet. Legger du inn dato her vil den vises i produksjonsplan.

79 79 Prosjektinfo 79 NB! Du må krysse av for låst for å kunne opprette en faktura. 8.2 Innstillinger for kalkyle Innestående og maks innestående er satt til 10 og 5 prosent. Disse kan du endre for prosjektet her. Hvis du ikke skal ha noe innestående, så må du endre til 0% NB! Tillat redigering av poster: Må stå til "Ja" for å få lov til å redigere tekst.

80 Prosjektinfo 80 Kontakter Fakturaadresse: Navn, adresse og kontaktperson til byggherre Fakturakopi til: Her legges inn navn, adresse og kontaktperson hvis det skal sendes en fakturakopi til andre. 8.4 Anbudsåpning Her kan du legge inn informasjon om konkurrentenes tilbud og se hvordan de kom ut i forhold til eget tilbud. Dette for å kunne se trender i markedet.

81 Prosjektinfo 81 PostnrPlan Har du importert en fil i NS3459 format (XML) så vil oppbygningen av kontoplan (postnrplan) vises her. Ovenstående bilde er bare et eksempel på en slik plan. Den kan inneholde flere typer, hovedløpenummer, underløpenummer osv. Dette er oppsettet av postnummernivåene og deres egenskaper. Disse brukes når du oppretter kapitler og poster i anbudet, under 'Kontoplan'. Hvis det ikke finnes noen kontoplan/postnummerplan, så kan den genereres ved å klikke på "Regenerer kapittler". 9 Prisforespørsel Her legger du inn prisforespørsel til leverandører og underentreprise. Klikker du på "Skriv ut" så kan du velge i en rekke med utskrifter, som Forespørsel, Forespørsel fortrykt ark, Evalueringsskjema, Mottatte tilbud og Bestilling. Legger du inn Leveringsadresse og Leveringstidspunkt vil disse komme på bestillingen. For å lage en ny prisforespørsel velger du "Ny prisforespørsel". Legg inn et navn på prisforespørselen, for eksempel 'Rørdeler'. Velg firma ved å klikke i kolonnen Firmanavn og listen over leverandører vises, eller klikk på pluss tegnet for å legge inn en ny. Legg eventuelt inn kontaktperson. Hvis du for eksempel har fått inn en bedre pris som du ønsker å benytte i anbudet enn den du allerede har lagt inn, så markerer du den prisforespørselen og klikker på "Fjern underentreprise fra anbudet". Disse blir så fjernet og du må legge inn de nye prisene. Gå til arkfanene:

82 82 Prisforespørsel 82 Detaljer Tilbud Evaluering Grafisk 9.1 Detaljer I seksjonen 'Detaljer' legges det inn hva det er forespørsel på og status. Du kan også legge inn en svarfrist. Seksjonen 'Kontaktperson' fylles ut med enten den som lager prisforespørselen eller den som underleverandøren skal kontakte hvis han trenger mer opplysninger. I seksjonen 'Leveringsadresse' legges inn hvor varer/tjenester skal til/utføres. Dette for at tilbyder skal kunne beregne eventuelle frakt- eller andre kostnader. I 'Beskrivelse' kan en legge inn andre relevante opplysninger om prisforespørselen.

83 Prisforespørsel 83 Tilbud Velg poster til forespørsel Når du klikker på denne så vises det et vindu hvor du krysser av for de postene du ønsker å ha med i 'Prisforespørselen' og klikk "Ok"knapp. Når du skal velge, kan du også bruke kapitteloversikten for raskt å finne postene. Velg ressurser til forespørsel Listen over ressurser vises og du krysser av for de ressursene du ønsker å få med i 'Prisforespørselen'. Klikk "Ok"-knapp for å legge til. Eksporter prisforespørsel til NS3459 Hvis tilbyder har mulighet for å ta i mot en XML fil i NS3459-format, så kan du brukke dette. Når du klikker her så vises et vindu hvor du må velge en mappe eller skrive inn en sti der filen skal ligge. Når du klikker på eksporter, vil det bli opprettet en mappe med prosjektnavnet og dagens dato. Importer pristilbud Hvis du har fått en XML-fil i NS3459-format som svar på en prisforespørsel du har sendt, kan du bruke dette for å hente inn prisene fra tilbyderen. Husk å velge riktig prisforespørsel og tilbyder før du velger filen og importerer! Overfør til anbudet Når du har funnet ut hvilken tilbyder du ønsker å benytte deg av, så velger du tilbyderen ved å markere den så den er blå, og klikk så på "Overfør til anbudet". Et vindu vises så du kan legge til et påslag hvis du ønsker det. Klikk "Ok" for å overføre prisene til anbudet. Endre enhetspris Prisene kan også justeres etter at de er lagt inn, for eksempel når du har fått rabatt fra en leverandør.

84 84 Manuell innlegging av priser. 9.3 Prisforespørsel 84 Hvis du har mottatt prisene på papir eller i et PDF-dokument, så må prisene tastes inn manuelt. Dette gjøres ved å stå i arkfanen 'Poster/Varelinjer', velg det firma du har fått priser fra. Skriv så inn prisene enten i enhetspris eller sum, avhengig av hva du har fått oppgitt. Evaluering Når du har lagt inn prisene fra de firmaene du har fått priser fra (i Tilbud), så vil tilbyderne med tilhørende priser vises her. Da kan du ta en avgjørelse for hvilket firma du ønsker å bruke. Summen på tilbudene står nederst, og beløpet tar hensyn til de sammenligngsvalgene du gjør. Tilbydere og pris i disse eksemplene er ikke reelle! Overføring til anbudet gjøres til slutt i fanen Tilbud. Husk å velge riktig leverandør før du klikker på "Overfør til anbudet". Her vises en sammenligning mellom to tilbydere, med syv poster og totalbeløp nederst:

85 85 Prisforespørsel 85 Her vises kun poster som er prissatt av minst en tilbyder. I dette eksemplet blir den siste posten fra eksemplet ovenfor (postnr ) fjernet fra sammenligningen: Her tas bare de valgte postene med i sammenligningen. Post som bare den ene tilbyderen har prissatt, kommer ikke med i totalbeløpene:

86 Prisforespørsel Grafisk Her vises en grafisk fremstilling av de mottatte prisforespørsler: (Prisene er ikke reelle) 86

87 87 10 Prisforespørsel 87 Målebrev Målebrevgrunnlag kan opprettes manuelt i Gemini ProAdm 5 eller automatisk ved hjelp av Gemini Connected. Gemini Connected muliggjør oppdatering av utførte mengder ved hjelp av appen Gemini Mengder eller fra Gemini Terreng. Automatisk oppdatering fjerner feilkilder og forenkler målebrevsprosessen. Målebrevene blir basert på de utførte mengdene, og kan være grunnlag for avdragsnotaene. Målebrevsvinduet er delt i tre spalter. Til venstre vises alle anbudspostene og samlet oppmålingsstatus for hver av postene. Midtspalten viser alle delmålebrev for den valgte posten og summen av de utførte mengdene. Høyrespalten viser detaljene for det valgte delmålebrevet, og kan inneholde beskrivelse av beregningsgrunnlaget, bilder, samt annen dokumentasjon av det arbeidet som er utført. For å opprette målebrev manuelt, velges først den aktuelle posten. Så klikker du på "+"-symbolet til høyre. Da opprettes delmålebrevet, og detaljene vises i midtspalten. Der skriver du inn den justerte mengden i kolonnen for "Justert mengde". Statusfeltet kan brukes for å holde orden på godkjenningsgangen. Standardstatus for nye målebrev kan velges i Innstillinger. Beregningsgrunnlag eller en beskrivelse av det som er gjort legger du inn i høyre vindu nederst.

88 88 Målebrev 88 I menylinjen kan du velge mellom "Målebrev" eller "Sluttmålebrev". Det kan lages et ubegrenset antall delmålebrev til hver post. Vanligvis brukes månedlige leveranser, men dette bestemmes av kontrakten. Sluttmålebrev brukes når prosjektet er ferdigstilt, og skal sluttdokumenteres. NB! Etter at sluttmålebrev er laget, k an det ik k e lages flere målebrev på posten! Poster med målebrev, vises med gråblå bakgrunn, som vist nedenfor. Utførte mengder kan hentes fra flere objekter, som summeres til delmålebrev på posten. Dette er mest aktuelt når mengdene hentes direkte fra Gemini Terreng, med tilhørende detaljdokumentasjon. Automatisk mengdeoppdatering vha Gemini Connected: Bruk av Gemini Connected inngår ikke

89 89 Målebrev 89 i Gemini ProAdm 5-lisensen, men koblingen kan aktiveres etter kjøp av Gemini Connected-lisens. Da kan man gjøre prosjektet tilgjengelig for mengdeoppdateringer fra Gemini Terreng og Gemini Mengder. Anbudspostene lastes først opp, og blir dermed tilgjengelig for mengdeoppdatering. Godkjente mengder, og evt. tilleggsdokumentasjon, overføres deretter til delmålebrev i Gemini ProAdm 5. Manuell filimport fra Gemini Terreng (gammel løsning): Oppmålte mengder kan også overføres manuelt fra Gemini Terreng, og dermed legges inn i målebrevene for de oppmålte postene. Eksporter mengderapporten fra Gemini Terreng, og importer den XML-filen her. Obs! Automatisk mengdeoverføring vha. Gemini Connected anbefales som erstatning for manuell filimport! Utskrift: Her kan du skrive ut forskjellige rapporter, med signatur, delrapporter, behandlingsstatus osv. Periodevalg kan også benyttes for flere av rapportene, slik at alle målebrevene fra den ønskede perioden (for eksempel en måned) kan skrives ut samlet. 11 Avvik/endring Med et avvik mener vi avvik mellom kontrakt og den virkelighet som entreprenøren oppdager. Med endring mener vi endringer i prosjektet som oppdragsgiveren initierer. Det er ingen prinsipielle forskjeller mellom disse typene med tanke på økonomisk oppfølging. Hensikten med å skille, er først og fremst at hver deltager i prosjektet kan fremme sine egne endringer til kontrakten og ha et eget løpenummer på disse kravene. I tillegg til den generelle avvik/ endringstypen, finnes skjemaer som er tilpasset kontraktsstandardene NS8405, NS8407 og NS8415. Disse skjemaene hjelper med varsling, spesifisering av krav og tidsfrister ihht de forskjellige kontraktsformene. Du må klikke på "Opprett ny" for å få laget et avvik eller endring. Et vindu vises hvor du må gi avviket/endringen et navn, klikk "OK" og endringen lages. Du må legge inn en type som du velger fra nedtrekksmenyen, f. eks. Avvik. Status velges også fra nedtrekksmeny og du kan velge mellom disse: Avsluttet, Avvist eller ikke presentert, Avvist, egne kostnader, Delvis fakturert, Godkjent, Huskepunkt, Omtvistet, Oppdragsgiver varslet. I tillegg til å gi deg oversikt, vil behandlingsstatusen ha betydning for hvilke avvik som blir tatt med i budsjettmodellen. Avvik må ha status "Oppdragsgiver varslet" eller "Godkjent" for at de skal bli tatt hensyn til i budsjettmodellen. I tillegg vil "Omtvistet" avvik bli medtatt på kostnadssiden, men ikke på inntekssiden etter reglene om "Forsiktig regnskapsførsel". Nedenfor vises et generelt eksempel (Varsel om endring).

90 90 Avvik/endring 90 Ved valg av NS8415, ser bildet slik ut, med skjema som hjelper deg å følge kravene i kontraktsstandarden: Mer om: Detaljer Notat Pris/kalkyle Timer For å åpne fanene ovenfor, trykker du på valgene bak "Åpne:", som vist nedenfor. Etter at en fane er åpnet, vises den sammen med de andre åpne fanene, på samme måte som i

91 91 Avvik/endring 91 anbudsbildet. To avvik/endringer kan kobles sammen, slik at man får en sporbar historikk over dialogen med byggherre. Man kan for eksempel først opprette en 'Teknisk avklaring' og deretter kopiere dette til en 'Endringsordre' for gjennomføring, som vist nedenfor. Kopierte endringsmeldinger beholder en kobling, slik at man lett kan hoppe mellom dem.

92 Avvik/endring 92 Detaljer I boksen nedenfor 'Beskrivelse' vises en nedtrekksliste hvor du kan velge en ferdigdefinert tekst. Når du klikker på knappen "Sett inn overskrift", vil denne teksten bli lagt til i første tekstboks og komme med på utskriften. Du kan ellers fylle inn beskrivelse, årsak og konsekvens for avvik/endringen i de tre tekstboksene. Du kan også legge inn bilder for å tydeliggjøre dette. Bilde legges inn ved å høyreklikke på 'Sett inn bilde' og velge 'Hent'. Deretter blar du frem til bildefilen du ønsker å legge inn. Bildene kommer også med på utskriften. Velg fra nedtrekksmenyen og dette vil vises på utskriften under økonomiske konskvenser: Pristype (hvis ikke fast) velg fra nedtrekksmenyen Tidsmessige konsekvenser i arbeidsdager Skriv inn antall dager avviket tar Ref til tegning/postnr Skriv inn referanse til tegning eller postnr. Ref avtale/kontraktpunkt Velg den kontraktstypen det gjelder. Dette vil stå oppe under avvik på utskriften. Ansvarlig Oppgi kontaktperson for avviket Varslet dato Denne dato vil stå der den firmasansattes signatur og dato skal være.

93 Avvik/endring 93 Notat Her kan du legge til eventuelle kommentarer. Disse vil ikke bli skrevet ut. De kan heller ikke slettes hvis du først har lagt til en. Kun for internt bruk Pris/Kalkyle Pris/kalkyle har de samme hovedfunksjonene som i anbudsbildet. Her legger man inn poster som beskriver arbeidet som skal utføres. Postene kan legges inn manuelt, leses inn fra NS3459-fil, eller hentes fra anbudet. Prisingen gjøres også på samme måte som i anbudet, med mulighet for direkteprising og ressurskalkyle. Som i anbudet, kan du bruke 'Kontoplan' til å dele postene i flere kapitler, slik at det blir enklere å holde oversikten. Poster og kapitler kan også hentes fra anbudet, slik at det blir tydeligere for byggherre hvor avviket hører hjemme. Bruk knappen 'Velg poster fra anbudet' for å hente inn anbudsposter som grunnlag for en detaljert beskrivelse av avviket. Nye poster kan legges inn og postene fra anbudet kan endres, slik at avviksbeskrivelsen blir best mulig.

94 Avvik/endring 94 Timer Timer som blir registrert på avviket/endringen vil vises her. Du kan skrive ut en timerapport her. Velg fra og til dato, kryss av for de du vil ha med.

95 Målebrev Avvik/endring 95 Målebrev kan også benyttes i avvik/endringer. Detaljert beskrivelse finner du i den generelle Målebrevomtalen. Automatisk mengdeoppdatering vha Gemini Connected støttes foreløpig ik k e for avvik /endringer Vedlegg Her kan du legge inn dokumenter tilhørende hvert enkelt avvik. 12 Avdragsnota Idet du lager første avdragsnota blir prosjektet automatisk låst. Dette betyr at både totalsummene og alle enkeltposter er låst, og ikke kan endres. Det er mulig å åpne prosjektlåsene senere, men dette bør normalt unngås! Mulighet for låsing/åpning finnes både i anbudsbildet og i prosjektinfo. Tilleggsnota kan lages uten at prosjektet låses. Ny avdragsnota opprettes ved å klikke på "Lag ny" knappen. Velg "Ingen mva-splitt - ny fra 2013" for nye prosjekter. (Eldre prosjekter kan kreve splitting av mva, men denne spesialbehandlingen ble opphevet fra 1. januar 2013.) Velg om du ønsker å lage Avdragsnota, Sluttnota eller Tilleggsnota.

96 96 Avdragsnota 96 Tilleggsnota: Skal du lage en tilleggsnota så må du ha opprettet et avvik eller endringsmelding. Den må ha status som 'Godkjent', 'Oppdragsgiver varslet' eller 'Delvis fakturert' for at du skal kunne velge den. Kryss av i boksen 'Valgt' på den du ønsker å lage nota på, så lages tilleggsnotaen. Nå er det bare å fylle ut i Utført denne per. med enten Mengde, Sum eller %-vis andel. Avdragsnota: Klikk på 'Lag ny' og velg Avdragsnota. Når notaen er lagd så kan du fylle den ut på forskjellige måter: Ved å klikke på: Hent fra målebrev - så henter den de dataene som er utfylt i målebrev og fyller inn i avdragsnotaen Automatisk utfylling - - Forsiktig! Alle poster blir satt till 100% Dette kan ikke angres, dvs. hver 100% post må evt. rettes etterpå. Eller du fyller ut manuelt ved å legge inn data under 'Utført denne periode'. Du fyller ut enten utført 'Mengde', 'Sum' i kroner eller %-vis andel utført. Detaljberegning viser kalkylen på valgte post. Her kan du legge inn utført mengde for denne perioden for de forskjellige ressursene hvis det er ønskelig. Summen vil da vises i posten (arkfane Poster) I postnotat så kan du legge inn interne merknader som du skal huske på. NB! Kan ikke slettes etterpå. Du kan skrive ut disse merknadene som en egen rapport ved å velge Utskrift og Interne merknader. Arkfanen Totaler gir deg en oversikt over det som totalt er utført, i forrige peride og denne gangen. Den viser også innestående og det som er fakturert denne gang. Det er fordelt på det som er moms fritt og moms pliktig, og summen av de to. Dette er det samme som vil stå på utskriften Avdragsnota. Arkfanen Tekst på nota:

97 97 Avdragsnota 97 Her kan du legge inn tekst som vil være synlig på alle notaer fra den er skrevet, eller bare på den notaen du holder på med. Fakturamottaker og den du vil sende til for kontroll, vil være synlig hvis du har valgt det i arkfanen 'ProAdm', 'Prosjektinfo' og arkfanen 'Kontakter'. Fyll ut Fakturaadresse og eventuelt Fakturakopi til. Forskuddsbetaling Her kan du legge inn et forskuddsbeløp og velge antall perioder dette skal fordeles på. Dette må du sette opp når du lager første avdragsnota. Når dette er lagt inn så kan du gå til arkfanen "Poster" og fylle inn "Utført denne periode" Når du så skriver ut fakturaen så vil det stå periodebeløp og om dette er mer eller mindre enn det periodiserte beløpet. Eksempel: Her ser vi at det periodiserte beløp er på ,- og at det er utført denne gang for ,25 inklusiv moms og det skal derfor betales ,25. Underposter i nota

98 98 Avdragsnota 98 Det er mulig å legge inn underposter/detaljer for hver notapost. Underpostene blir summert og overført til notaposten. Notaeksport til NS3459 Notaene kan sendes elektronisk til mottageren ved å bruke NS3459-overføringsstandarden. Du får da en XML-fil som kan sendes til mottageren. Eksporten gjøres på tilsvarende måte som eksport av anbudet. Velg "Eksporter til NS3459". Klikk på de tre prikkene, og velg lagringssted. Ved notaeksport anbefales det at "Kun priser" blir brukt, og det er derfor huket av som standardvalg. Da blir XML-filen liten og enkel å sende i epost. Utskrift I notautskriften kan du også velge å vise prosentvis fremdrift.

99 99 13 Avdragsnota 99 Dagbok Dagboken brukes til å logge data om blant annet været, hva som er utført osv. Dette kan senere brukes som dokumentasjon på det som er gjort og eventuelle forsinkelser på grunn av været. Dato legges inn i formatet dd.mm.yyyy eller velge fra kalenderen. Skriv inn Værforbehold. Aktiviteter skriver du inn i boksen nederst til venstre og klikk på 'Legg til' når du er ferdig. Det du skriver inn her kan ikke slettes! Fyll inn resten av værdataene.

100 Dagbok 100 Produksjonsplan I produksjonsplanen så setter du opp produksjonspakker ved å hente inn de anbudspostene som hører med i pakken. Så legger du inn en start- og ferdigdato (må fylles ut for å få frem en graf), hvis disse er fylt ut i Prosjektinfo, så vil det vises her automatisk. Ferdiggraden kommer automatisk fra Avdragsnota. Ferdiggraden vil synes som svart strek i det rødt feltet. Du kan nå holde oversikt over mengdene i prosjektet, så sant disse følges opp i mengdejustering. I arkfanen Ressurser så får du oversikt over ressursene og verdiene dette utgjør. I arkfanen Graf får du en grei oversikt over ressurspakkene, når de skal påbegynnes og når de skal være ferdig.

101 101 Produksjonsplan 101 Produksjonspakke Først må du lage en produksjonspakke. Skriv inn et navn, for eksempel Rigging. Klikk på neste kolonne. NB! Pass på at du klikker på riktig produksjonspakke igjen. Så klikker du på "Tilordne poster til produksjonspakke" og vindu med postene i anbudet vises. Skriv inn startdato og ferdigstillelsesdato for hver produksjonspakke. Eksempel på utfylt produksjonsplan og utskrift:

102 Produksjonsplan 102 Timeverksanalyse Timeverksanalyse viser kalkulert antall timer og virkelig brukt antall timer til nå. Dette gjøres pr. stedkode. Det er derfor viktig og ha et antall stedkoder og føre timer mot disse for å kunne se hvordan en ligger an. Du kan velge om du ønsker å se på ressursnivå ved å velge Ja. Standard er Ja. Bruker du stedkoder vil disse vises bortover etterhvert som det blir registrert timer på dem, enten manuelt eller via program som for eksempel SmartDok. Disse vises i kolonnen registrert. Legg merke til at du får en oversikt over timer som er fakturert pr. ressurs. Uspesifiserte timer viser timer som er importert men som mangler kobling mellom ressurs og

103 103 Timeverksanalyse 103 ressursgruppe, eller ikke er registrert som timeverk maskin eller timeverk mannskap. Klikker du på "Uspesifiserte timer", så vil en nærmere rapport om timene vises. Ønsker du å skrive ut, så kan du overføre til et Excel ark, og skrive ut herfra. 16 Ressursforbruk Ressursforbruket viser deg en oversikt over de ressurser som er brukt og de kalkulerte kostnader. Føres det forbruk av timer vil en også få en oversikt over virkelig timeverk og en vil samtidig få en prognose på hvordan prosjektet går. Man kan velge å vise alle ressurser, eller bare se på detaljene for underentrepriser eller egne ressurser. Arkfanen: Kalkulerte kostnader Poster Timeverk Fakturaliste Prognose 16.1 Kalkulerte kostnader Viser en oversikt over de ressurser som er brukt i anbudet og summen av hver ressurs i timer og verdi.

104 Ressursforbruk 104 Poster Viser kalkulert mengde, kalkulert kostnad, beskrivelse og postene hvor ressursen er brukt. Du kan velge type som skal vises, alle (standard), timeverk mannskap eller timeverk maskin. Du kan også velge om du bare vil se på de fra anbudet, eller fra avvik/endringer. Standard er alle Timeverk Hvis du registerer timer i Timeregistering eller importerer timer inn i ProAdm fra for eksempel SmartDok, så vil disse timene vises her. Timene vises samlet for hver uke fordelt på mannskap og maskiner. Forutsetningen er at du har knyttet ansatt og maskiner opp mot en ressurs, og at du under timergistering velger hvilket prosjekt disse timene skal føres på.

105 Ressursforbruk 105 Fakturaliste Viser deg en oversikt over innkomne faktura som er belastet per ressurs (vises når du blar mellom ressursene i vinduet over). Legger du inn faktura som skal belastes prosjektet under Innkomne faktura, så vil de vises her. Forutsetningen er at det i Innkomne faktura legges inn prosjektet det skal belastes, og under arkfanen Fordeling legges inn Ressursgruppe, Ressursnavn, prosentvis hvor mye av beløpet som skal belastes (100 = alt). Først da vil faktura vises her Prognose Det vises en prognose for hver av ressursene i vinduet over. Viser en oversikt over kalkulerte kostnader og virklige kostnader, samt en prognose på det som står igjen. Dette forutsetter at mengdejustering, avvik og endringer, timeforbruk og innkomne faktura er fulgt opp for å gi en best mulig oversikt.

106 Prognose 106 Prognose Et sted mellom 5 og 15 budsjettpunkter vil som regel være tilstrekkelig til å få god oversikt uten at fordelingsarbeidet blir for stort. For å få en prognose må du ha definert stedkoder Stedkodene er definert i Startsiden --> Innstillinger --> Økonomioppfølgingsinnstillinger --> Stedkoder Legge inn stedkode i anbudet Før du kan få en analyse, må du sette opp de postene som skal være med i de forskjellige kodene. Dette gjøres i Anbudsvinduet. Ta frem kolonnen Stedkoder (høyreklikk på en kolonneoveskrift og velg Feltvelger. Dra kolonnen Stedkoder fra feltvelgeren opp på kolonneoverskriften). Gå til Prosjektverktøy --> Stedkoder. Nå vises vindu med de definerte stedkodene til høyre. Velg postene som skal høre med til en stedkode ved å klikke på den første, hold skift knappen nede og bla ned til siste som skal være med i stedkoden. Nå skal alle postene som skal være med bli markert med blått. Klikk en gang på den koden som skal høre til så den blir markert, og så dobbeltklikk på den. Nå skal tilhørende stedkode vises i kolonnen stedkode. Stedkodeanalysen Stedkodeanalysen er bygget opp etter samme lest som ressursforbruket. I den øverste tabellen vises prognosen tabellarisk for hver stedkode. På det første fanearket vises prognosen helt i samsvar med oppstillingen gjengitt i under "Introduksjon til budsjettmodellen". På venstre side av fanen vises oppstilling for den valgte stedkodentotalen for prosjektet, og til høyre vises summene. På de øvrige fanearkene vises underliggende data som danner grunnlaget for de beregnede verdier.

107 Hvordan... Hvordan... Klikk på boken foran "Hvordan" for å se de andre underkapitlene eller klikk på linken nedenfor: legger jeg inn en GAB-fil? importerer jeg inn en XML-fil? lage beskrivelse i et anbud bruker jeg filtrering i kolonner sorterer jeg dataene mine bruker jeg søkefeltet behandler jeg et prosjekt for Statens Veivesen? bruker jeg Gemini Connected for effektiv målebrevsproduksjon? 18.1 endre prisen på en ressurs i et prosjekt For å endre prisen må du gjøre følgende: Gå til lokal ressursbank: Ressursbanken åpner seg på høyre side: 107

108 108 Hvordan... Klikk på «Vis prosjektressurser» for å se ressursene som er brukt i prosjektet. Ressurser som er brukt markeres med gult. Hvis du ønsker å se bare de ressursene som er brukt i prosjektet så må du gjøre dette: Klikk på haken og velg «Prosjekt:» så vises de ressurser som er brukt: 108

109 109 Hvordan For å kunne endre prisen på ressursene så må du klikke på «Rediger ressurser» Knappen endrer navn til «Oppslag» Nå kan du endre priser, påslagsprosent og enhet. Etter endringen og du klikker på en annen ressurs, så vil alle poster hvor du har brukt denne ressursen bli oppdatert. VIKTIG! Du MÅ huske på å klikke på «Oppslag» når du er ferdig, ellers så får du ikke lagt inn ressurser i anbudet! Klikk på «Skjul prosjektressurser» og velg «Felles ressursbank» for å komme tilbake til utgangspunktet.

110 Hvordan får jeg ut innestående Når du skriver ut Sluttnota så vil denne automatisk komme på fakturagrunnlaget, men da er det ikke mulig å skrive ut flere avdragsnotar. Blir en enig med byggherre om å få ut innestående uten at sluttnota lages, så kan dette gjøres ved å gå til prosjektinfo, velge arkfanen "Innstillinger for kalkyle" og endre "Innestående %" til 0 og "Maks innestående %" til 0. Da vil innestående automatisk komme på faktura når ny faktura lages legger jeg inn en GAB-fil? Hvis du har fått en GAB-fil og ønsker denne inn i Gemini ProAdm 5, må du først eksportere prosjektet til NS3459-format (dvs. lage XML-filer), og deretter lese XML-filen(e) inn i Gemini ProAdm 5. Du kan lage XML-filer i et program som heter ISY G-prog ISY Linker. Jeg har ikke ISY Linker: Hvis du ikke har installert ISY Linker på datamaskinen fra før, så kan dette lastes ned fra Norconsult Informasjonssystemer. Velg "Linker komplett installasjon" Last ned og installer. Du må registrere deg for å få lov til å bruke programmet. Si nei til at du trenger support, da er ISY Linker gratis. Etter installasjonen skal du se at GAB filen har fått et ikon. Jeg har ISY Linker installert: 1. 2.

111 111 Hvordan Først må du eksportere en prisforespørsel. Velg et filnavn så du kjenner den igjen ("MittProsjekt_foresp.xml" eller lignende). Denne filen inneholder beskrivelsen, men ingen priser. Gjennomfør eksporten av prisforespørselen (følg punktene nedenfor). Dersom GAB-filen inneholder priser, må du eksportere en gang til, denne gangen som tilbud. Velg et litt annet navn på denne ("MittProsjekt_tilbud.xml" eller lignede). Denne filen inneholder prisene. Gjennomfør eksporten av tilbudet (følg punktene nedenfor). 4. For både prisforespørsel og tilbud må du velge ønsket standard for XML-filen, enten NS3459:2009 eller NS3459:2012. Når du eksporterer et prosjekt, må samme NS3459-versjon benyttes for både prisforespørsel og tilbud! Den nyeste standarden, NS3459:2012, gir den mest komplette overføringen, men den stiller også strenge krav til prosjektinnholdet. Prøv den eldre utgaven, NS3459:2009, hvis du får problemer!

112 112 Hvordan Sjekk at det er krysset av for Alle (hvis alle poster skal eksporteres) 5. Trykk 'OK', velg filnavn og 'Lagre' Hvordan... importerer jeg en XML-fil gir deg detaljert oppskrift på hvordan du får lest XML-filene inn i Gemini ProAdm 5.

113 Hvordan importerer jeg en XML-fil? Fil du har fått fra en konsulent eller konvertert selv, kan importeres til Gemini ProAdm 5 når du oppretter prosjektet, eller når du står i et anbud som allerede finnes. Velg Nytt prosjekt på startsiden. Klikk på knappen "Importer prosjekt fra NS3459"

114 114 Hvordan Klikk på "Velg fil" Bla deg til katalogen som du har lagt XML-filen i. Velg den og klikk på "Åpne" Klikk så på "Importer" Du vil få beskjed når filen er importert, klikk OK til meldingen og åpne anbudet som vanlig vha prosjektmenyen. Hvis du skal lese inn et komplett prosjekt, med både beskrivelse og priser, må du først importere beskrivelsen, og deretter importere prisene som tilleggsposter! Se detaljert omtale: Importere NS3459-fil (XML-format) med priser

115 Hvordan lage beskrivelse i et anbud Når du skal lage et anbud fra grunnen og ønsker en spesiell postnummerserie, så kan du legge opp dette ved å gjøre det på denne måten: Du må ha laget et tomt nytt anbud. Pek på kontoplan slik at den vises. Klikk på tegnestiften oppe til høyre i vinduet (vist med rødt ovenfor) for at vinduet skal vises hele tiden. Klikk på tegnestiften igjen når du ønsker at vinduet skal skjules igjen. Lage hovedkapittel Du har et hovedkapittel som heter 01 RIGGING' Klikk på knappen for å legge til på samme nivå.

116 116 Hvordan Skriv inn koden du ønsker, i eksempelet 01 og kapittel navn, i eksempel RIGGING Klikk på OK for å lage denne. Ønsker du å lage flere hovedkapittler med en gang, kan du klikke på "Legg til på samme nivå" knappen igjen og gjenta prosedyren foran. Lage underkapittel Når du skal lage underkapittel så må du huske på først å velge kapittelet du skal lage underkapittel, også klikke på 'Legg til under' Skriv inn nummeret på underkapittelet. Skriv innnavnet på underkpittelet. For å lage et nytt underkapittel så må du se kapittelet som er markert, og velge enten om du vil legge til kapittel på samme nivå eller legge til et nytt kapittel under. Lage poster i ett kapittel

117 117 Hvordan Klikk i tom rute nedenfor eller bruk pil ned og ny post lages. Slette poster Marker den/de poster som skal slettes og trykk på 'Delete'-knapp på tastaturet. Slette kapitler Du må slette postene i kapittelet før du kan slette kapittelet. Marker kapittelet og trykk på 'Delete'-knapp bruker jeg filtrering i kolonner Du aktiviserer funksjonen ved å høyreklikke på kolonneoverskriften og velge "Vis autofilter-rad". Når en filtreringslinje vises så kan du begynne å skrive data i en av kolonnene og bare den/de postene som begynner med dette vises. For eksempel når du står i Prosjektlisten og skal finne et prosjekt som heter "E18 - Glomma Bru", så begynner du å skrive prosjektnavnet i kolonnen Prosjektnavn. Med en gang du trykker E, så vil alle som begynner med E vises. Når du så trykker 1, så vil alle prosjekt som begynner med E1, osv. Du kan høyreklikke i kolonneoverskriften og skjule denne linjen ved å klikk på 'Skjul autofilter-rad' Hvis du ikke kan slette et søk i filtreringslinjen (hvis du for eksempel har valgt en enhet) så kan du fjerne denne ved å høyreklikke i kolonneoverskriften og velge: Du kan få frem en søkeboks ved å velge 'Vis Søk-panel' når du høyreklikker på kolonneoverskriften.

118 Hvordan sorterer jeg dataene mine Det er flere måter å sortere data på. Sortere etter kolonnetittel: En måte er i anbudet (eller andre steder hvor det står: Dra en kolonnetittel hit for å gruppere etter den) å ta tak i en kolonne og dra den opp og slippe. For eksempel hvis en drar kolonnen Enhet opp, så vil den bli sortert etter de enhetene som er brukt. Etterhvert som du drar opp flere, så vil de bli sortert på dette også, som undergrupper. Hvis du for eksempel krysser av i OK kolonnen for de postene som du er ferdig med å prise i anbudet, så er det lett å se hvilke poster som er ferdige og hvilke som står igjen ved å dra kolonnen opp. Filtrering i kolonner: Det er mulig å filtrere ut data i kolonnene ved å høyreklikke i kolonneoverskriften og velge Filter editor. Så kan du sette opp søkekriterier. Trykk på Apply for å se resultatet. Klikk på den røde knappen med krysset for å fjerne søkeresultatet og få frem alle kolonnene. Eller klikk på Edit Filter knappe helt til høyre for å endre søkekriteriene eller avslutte og gå tilbake til alle postene. Sortere en kolonne på stigende eller synkende verdi: Høyreklikk på kolonneoverskriften og velg hvordan du ønsker å sortere bruker jeg søkefeltet Flere steder i programmet så vises et slikt felt: Etterhvert som du skriver tekst i søkefeltet, så vil den søke igjennom og vise hva programmet finner av denne teksten. Dette kan utnyttes flere steder til å finne dataene du søker mye raskere.

119 Hvordan sletter jeg et prosjekt Åpne "Prosjektlise". Markér prosjektet slik at det blir blått og klikk på "Slett prosjekt" Du må skrive inn passordet ditt for å slette behandler jeg et prosjekt for Statens Veivesen? Veivesenet er en viktig aktør i bransjen, som legger føringer for prosjektgjennomføring. SVV benytter en gammel versjon av ISY Prosjekt Økonomi. Denne versjonen har vesentlige begrensninger, som påvirker hvordan prosjekter for SVV bør behandles i Gemini ProAdm 5. Oppstart av nytt prosjekt som skal kalkuleres Benytt NS3459:2009 i all kommunikasjon! Dersom fakturering skal gjøres elektronisk vha NS3459, så må all filoverføring foregå med 2009versjonen av NS3459. Det gjelder også den første importen av prosjektbeskrivelsen til Gemini ProAdm 5. Den siste versjonen av NS3459 (dvs. NS3459:2012), kan dessverre ikke benyttes! Årsaken er at <PostID> har et nytt format i denne standarden. Be derfor byggherre/k onsulent om å levere prosjek tbesk rivelsen i NS3459:2009-format. Dersom beskrivelsen bare finnes i GAB-format, kan du evt. selv lage en XML-fil i NS3459:2009-format, se detaljert oppskrift i Hvordan... legger jeg inn en GAB-fil? Deretter kan notafiler eksporteres fra Gemini ProAdm 5 på vanlig måte. Velg NS3459:2009 som eksportformat, og benytt gjerne "Kun priser" for å lage en liten og enkel fil. Filen må deretter endres fra 16-bits tegnsett til 8-bit (se detaljer nedenfor). Fakturering i pågående prosjekt (opprettet vha NS3459:2012) Dersom prosjektet allerede er importert vha NS3459:2012, må hver notafil endres før den kan leses inn i ISY Prosjekt Økonomi hos SVV. Eksporter først notafil fra Gemini ProAdm 5 på vanlig måte. Velg NS3459:2012 som eksportformat, og benytt gjerne "Kun priser" for å lage en liten og enkel fil. Bruk deretter ISY Linker for å konvertere notafilene til gammelt format, som vist nedenfor:

120 120 Hvordan Velg Verktøy --> NS V elg Konverter --> OK, og finn frem den aktuelle notafilen. Resultatet blir en ny XML-fil i NS3459:2009-format, med "converted" i filnavnet. Den nye filen har postinnhold som er tilpasset ISY Prosjekt Økonomi. Deretter må filen endres fra 16-bits tegnsett til 8-bit (se detaljer nedenfor). 8-bits tegnsett må brukes i avdragsnota-filene (gjelder både nytt prosjekt i NS3459:2009 og pågående prosjekt i NS3459:2012) Avdragsnota-eksporten fra Gemini ProAdm 5 må alltid endres til 8-bits tegnsett for å kunne brukes i ISY Prosjekt Økonomi. I praksis betyr dette at hver XML-fil må redigeres i en XML-editor før notafilene sendes til SVV. Bruk for eksempel XML Notepad 2007 fra Microsoft. NB! En vanlig tek steditor (som Notepad/Notisblok k ) k an ik k e bruk es! For at notaen skal bli gjenkjent i ISY Prosjekt Økonomi, må første linje i XML-filen fra Gemini ProAdm 5 endres fra "utf-16" til "utf-8", som vist nedenfor: Åpne XML-filen (avdragsnotaen) i XML-editoren

121 121 Hvordan Opprinnelig tekstlinje: <?xml version="1.0" encoding="utf-16"?> må endres Korrigert tekstlinje: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> Lagre XML-filen. Send XML-filen til SVV på vanlig måte bruker jeg Gemini Connected for effektiv målebrevsproduksjon? Gemini Connected er en løsning for å effektivisere mengdeinnsamling og målebrevsproduksjon. Mengdene kan beregnes vha Gemini Terreng, oppgis i appen Gemini Mengder eller i en nettleser. For å aktivere et prosjekt for bruk med Gemini Connected må to valg gjøres i prosjektets 'Prosjektinfo'.

122 122 Hvordan For å kunne overføre et prosjekt til Gemini Connected må prosjektnummer være valgt og status være satt til 'Bestilt/Iverksatt'. Når det er gjort, blir 'Send til Gemini Connected'-knappen aktivert.

123 123 Hvordan... Opplasting av kontraktspostene fra Gemini ProAdm 5 gjøres en gang. 123

124 124 Hvordan

125 125 Hvordan

126 126 Hvordan Deretter vil godkjente mengder fra Gemini Connected automatisk bli lastet ned, og være grunnlag for delmålebrev i Gemini ProAdm 5.