Kvalifikasjonsgrunnlag. Mobiltelefonianskaffelse

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Mobiltelefonianskaffelse

2 Innhold 1 Innledning Om oppdragsgiver Norsk Luftambulanse AS Dagens situasjon og målbilde Målbilde ønsket situasjon Generelt om avtalen Arbeidssted Varighet Frister og fremdriftsplan Frist for å levere kvalifikasjonssøknad Tentativ fremdriftsplan Vedståelsesfrist Kommunikasjon Kontaktperson hos Oppdragsgiver Skriftlighet Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget / svar på innkomne spørsmål Språk Feil/uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget Andre bestemmelser Konfidensialitet Kostnader i forbindelse med søknads-/tilbudsprosessen Behandling av søknad Åpning Avvisning/avlysning Retur av søknadene Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav Juridisk stilling Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Lønns- og arbeidsvilkår ved medvirkning til å oppfylle kontrakten Norsk Luftambulanse Side 2 av 13

3 9.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Obligatoriske dokumentasjonskrav Utvelgelse (kvalifikasjonskriterier) Utforming av søknaden Innleveringsform Innleveringssted/-adresse Disposisjon for kvalifikasjonssøknaden Følgebrev Norsk Luftambulanse Side 3 av 13

4 1 Innledning Norsk Luftambulanse AS skal anskaffe ny mobiltelefoniløsning for tale- og datakommunikasjon. Dette dokumentet beskriver hvordan anskaffelsen er planlagt gjennomført. Norsk Luftambulanse AS innbyr med dette til en konkurranse med forhandling etter reglene i lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Anskaffelsen gjennomføres i to trinn, og innledes med denne kvalifiseringen. I denne fasen vil det skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får tilbud om å delta i konkurranse om den endelige kontrakten. Utvelgelsen vil skje blant de leverandører som oppfyller minimumskravene (kvalifikasjonskravene) basert på best kvalifisert prinsippet. Det vil bli invitert 5-6 leverandører til å levere tilbud, forutsatt at leverandørene oppfyller minimumskravene satt til deltakelse i konkurransen. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen, og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. Oppdragsgiver skal anskaffe ny mobiltelefoniløsning for tale- og datakommunikasjon. Avtalen forventes å omfatte anskaffelse og utarbeiding av løsning, implementering, samt naturlig tilhørende konsulenttjenester. For nærmere omtale av anskaffelsens gjenstand vises det til punkt 4. 2 Om oppdragsgiver Norsk Luftambulanse AS Norsk Luftambulanse-gruppen består av Stiftelsen Norsk Luftambulanse og datterselskapet Norsk Luftambulanse AS. Norsk Luftambulanse AS er datterselskap til Stiftelsen Norsk Luftambulanse som er Norges største ideelle medlemsorganisasjon med nesten medlemmer. Organisasjonen ble stiftet i 1977 med hovedformål å innføre legehelikoptertjeneste til Norge. Norsk Luftambulanse arbeider for å styrke tilbudet til befolkningen ved akutt sykdom og alvorlig skade. Hovedaktiviteten skjer gjennom forskning, utvikling, undervisning og samarbeidsprosjekter knyttet til luftambulansetjenesten. Norsk Luftambulanse AS er stiftelsens heleide datterselskap som driver legehelikoptervirksomhet på oppdrag for Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS. Norsk Luftambulanse AS er operatør på åtte av Norges 11 legehelikopterbaser: Lørenskog (to helikoptre), Stavanger, Bergen, Førde, Trondheim, Ål, Dombås og Arendal. Luftambulansetjenesten i Norge er offentlig finansiert. Norsk Luftambulanse Side 4 av 13

5 I tillegg er Norsk Luftambulanse ved sitt datterselskap, Nordic Air Ambulance AS, helikopter operatør ved Karup i Danmark. Dette er et prøveprosjekt som ble startet 2011 og skal evalueres Norsk Luftambulanse AS er organisert i 6 operative avdelinger: - Medisinsk drift har ansvaret for den medisinske bemanning på enkelte av basene hvor helseregionene ikke har ansvaret (bl.a. Dombås). - Redningsteknisk avdeling har ansvaret for våre redningsmenn og deres arbeidsmetoder og rutiner. - Fly operativ avdeling har ansvaret for pilotene og deres arbeidsområder. - Flyverkstedet har ansvaret for alt teknisk vedlikehold av våre 12 Eurocopter helikoptre. - Flyteknisk avdeling er vår interne revisjon og oppfølging av flyverkstedet og vår flåte av helikoptre. - Luftambulanse drift har ansvaret for å drifte basene med tilhørende bygninger og landingsplass. Ved utgangen av 2011 hadde selskapet 101,2 årsverk fordelt på 114 ansatte. Virksomhetsområde: Årsverk: Medisinsk drift: 6,4 Redningsteknisk avdeling 35 Flyoperativ avdeling 36 Teknisk avdeling + verksted 17 Administrasjon 6,8 3 Dagens situasjon og målbilde Norsk Luftambulanse AS har i dag en mobiltelefoniavtale med Ventelo. Denne ble tegnet i Den operative virksomheten er avhengig av gode kommunikasjonsløsninger innenfor mobiltelefoni og mobildata. Bruken av mobiltelefoni har forandret seg drastisk fra 2009 og frem til i dag. Det er i dag utstrakt bruk av applikasjoner og tjenester på smarttelefoner og nettbrett i tillegg til ren telefoni. Norsk Luftambulanse AS har etablert en prosjektgruppe med representanter fra fly operativt, redningsteknisk og administrasjonen. Prosjektet har følgende delmål: NLA AS ønsker å forbedre sine mobiltelefonitjenester av hensyn til - Økonomien for NLA AS - Økonomien for den ansatte - Kvalitetsgraden til tjenesten NLA AS ønsker å finne en eller flere leverandører av mobiltelefonitjenesten som dekker hele verdikjeden (mobil kommunikasjon, administrasjon, støtte og formidling av Norsk Luftambulanse Side 5 av 13

6 mobiltelefonenheter, SIM kort og annet periferi utstyr, oppfølging av tjenestene med hensyn til økonomi og tjenestenivå). Målbildet for prosjektet er delt inn effektmål og resultatmål. Effektmålene skal angi virkningene av en vellykket gjennomføring av prosjektet. Resultatmålene beskriver de mål som skal realiseres i løpet av prosjektperioden, altså hvilke leveranser prosjektet er ansvarlig for å frembringe. Effektmålene er følgende: NLA AS ønsker å oppnå følgende mål: - Akseptabel brukertilfredshet til tjenesten, settes på en del måltall i kravspesifikasjonen - Akseptable økonomiske rammer, settes på en del økonomiske måltall i kravspesifikasjonen - Mobiltelefontjenesten for NLAS blir levert av 3.part hva gjelder hele verdikjeden (mobilkommunikasjonsløsninger, administrasjon av SIM kort, mobiltelefonkjøp og støtte etc) Resultatmålene er følgende: - Prosjektet skal lage et beslutningsunderlag for ledelsen i NLA AS for følgende leveranser: 1. Administrasjon av alle tjenestene i og rundt mobiltelefoni (inkludert mobildatabruk) skal leveres av en eller flere leverandører. 2. Mobiltelefonitjenesten levert av en eller flere leverandører som dekker kravene til NLA AS hva gjelder: - Økonomi for bedriften - Økonomi for den ansatte - Kvalitetsgraden på tjenesten 3.1 Målbilde ønsket situasjon Norsk Luftambulanse AS ønsker en mobiltelefoniløsning som leveres og betjenes av en 3.part. Hele tjenesten for mobiltelefoni, fra mobil kommunikasjon til administrasjon og støtte av mobiltelefoner og SIM-kort, levers av en eller flere partnere. Tjenestene skal leveres med tydelige tjenestenivå avtaler, slik at brukeropplevelsen av tjenesten kan måles og følges opp. I tillegg skal de økonomiske rammene være tydelige og forutsigbare for bedriften og den enkelte ansatte. 4 Generelt om avtalen Oppdragsgiver har til intensjon å inngå avtale knyttet til mobiltelefoniløsning. Avtalen forventes å omfatte anskaffelse og implementering, utarbeiding av løsning for mobiltelefoniløsning for tale- og datakommunikasjon. Det er foreløpig ikke tatt endelig stilling til avtaleverket, men basert på de foreliggende planene kan det forventes at det endelige konkurransegrunnlaget vil omfatte: Norsk Luftambulanse Side 6 av 13

7 Kjøpsavtale (SSA-K) Vedlikeholdsavtale (SSA-V) Statens standardavtaler vil bli benyttet som kontraktsunderlag. I tillegg vil det, mest sannsynelig, inngå i det totale avtaleverket en avtale som omfatter videreutvikling av løsningen, enten som egen rammeavtale, eller som bilag til SSA-V. 4.1 Arbeidssted Prosjektet vil størst mulig grad utføres fra hovedkontoret i Drøbak. Men noe reising til basene eller regionskontorene må påberegnes. 4.2 Varighet Planlagt kontraktsperiode er oppstart i Juli 2012 og varer frem til mobiltjenesten er implementert og godkjent av Oppdragsgiver. Vi forventer at systemet er i drift innen Juli Planlagt ferdigstillelse kan være gjenstand for vurdering under forhandling. Det skal være mulig å kjøpe videreutviklingstjenester og utløse opsjoner i fire år fra det tidspunktet den første definerte hovedleveransen i Kjøpsavtalen er godkjent. Det må påregnes at all funksjonalitet som implementeres skal vedlikeholdes. Vedlikeholdsavtalen vil tre i kraft når løsningen er idriftssatt, og vil inngås, fra godkjenningstidspunktet, for 1 år av gangen, inntil 4 år. Parallelt med vedlikeholdsavtalen, vil det kunne inngås en rammeavtale for videreutviklingstjenester. 5 Frister og fremdriftsplan 5.1 Frist for å levere kvalifikasjonssøknad Søknadsfristen er 30. april 2012, og dokumentene skal være Oppdragsgiver i hende innen kl 16:00. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for eventuelle forsinkelser i postgang eller tilsvarende, det er således Leverandørs ansvar at kvalifikasjonssøknaden ankommer tidsnok. 5.2 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet Dato Frist for levering av kvalifikasjonssøknad Utsendelse av konkurransegrunnlaget til kvalifiserte leverandører Innleveringsfrist for tilbud Norsk Luftambulanse Side 7 av 13

8 Forhandlingene forventes å starte i Juni, men det må påregnes at det vil kunne komme avklaringsspørsmål mellom tidspunket for tilbudsinnlevering og oppstart av forhandlinger. Oppdragsgiver vil benytte en fasedelt forhandlingsstrategi, hvor det kan bli aktuelt å redusere antallet leverandører det forhandles med, og det kan også bli aktuelt å foreta slik reduksjon før første forhandlingsrunde. Planen er tentativ og det må påregnes endringer i denne. Leverandørene vil bli holdt orientert om eventuelle endringer, særlig etter at søknadene er innlevert. 5.3 Vedståelsesfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være gyldig i minimum 90 dager fra søknadsfristen. 6 Kommunikasjon 6.1 Kontaktperson hos Oppdragsgiver IT Sjef Bjørn H.Moshuus, mobil , epost: bjorn.henrik.moshuus@norskluftambulanse.no. 6.2 Skriftlighet All kommunikasjon vedrørende kvalifikasjonssøknaden skal rettes skriftlig per e-post til Oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. E-post skal være merket Vedr. Mobiltelefonikommunikasjons løsning fra <<tilbyder>>. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre person hos Oppdragsgiver enn oppgitt kontaktperson Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget / svar på innkomne spørsmål Eventuelle oppdateringer av kvalifikasjonsgrunnlaget og svar på innkomne spørsmål vil bli lagt ut på Leverandører som har meldt sin interesse gjennom å registrere seg på nettstedet, vil automatisk få tilsendt en e-post hver gang det legges ut ny informasjon vedrørende anskaffelsen. 6.3 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne kvalifikasjonssøknaden skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde for den senere tilbudsfasen. 6.4 Feil/uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget, plikter leverandør å varsle Oppdragsgiver uten ugrunnet opphold om dette. Dette gjelder uavhengig av om forholdet har konsekvenser for utforming av søknaden Norsk Luftambulanse Side 8 av 13

9 7 Andre bestemmelser 7.1 Konfidensialitet Dette kvalifikasjonsgrunnlaget og all eventuell tilleggsinformasjon er Oppdragsgivers eiendom og skal ikke komme tredjepart i hende, med mindre tredjepart er en mulig underleverandør. Kvalifikasjonsgrunnlaget må ikke kopieres for andre formål enn å utarbeide den søknad Oppdragsgiver her ber om. 7.2 Kostnader i forbindelse med søknads-/tilbudsprosessen Leverandøren har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av kvalifikasjonssøknad eller et eventuelt senere tilbud. 8 Behandling av søknad 8.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 8.2 Avvisning/avlysning De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon vil bli avvist. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne i konkurransen få en skriftlig meddelelse. Ved avlysning før søknadsfristen vil slik meddelelse bli gitt via e-post utsendelse fra Retur av søknadene Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte søknader. 9 Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav 9.1 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Norsk Luftambulanse Side 9 av 13

10 9.2 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav Tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten og tilhørende vedlikeholdstjenester Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, lik eller bedre enn A eller tilsvarende fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Alternativt kan årsregnskap med revisjonsberetning for siste to år fremlegges som dokumentasjon. 9.3 Lønns- og arbeidsvilkår ved medvirkning til å oppfylle kontrakten Kvalifikasjonskrav Tilbydere skal sørge for at ansatte i egen virksomhet og andre som medvirker til å oppfylle kontrakten ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten. Ledelsen for virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal dokumentere ved for eksempel en egenerklæring at de lønns- og arbeidsvilkår, for de som medvirker til oppfyllelse av kontrakten, ikke er i strid med tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende yrke. 9.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Vi ønsker at leverandøren skal vise at de behersker/har erfaring på f.eks. leveranser/tjenester av tale- og datakommunikasjonsløsninger. Dokumentasjonskrav Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas. Listen må inneholde: Kundens navn og kontaktperson Norsk Luftambulanse Side 10 av 13

11 Kapasitet til å gjennomføre kontrakten og vedlikehold Velfungerende kvalitetssikringssystem Egnet og relevant miljøstyringssystem Periode Omfang Leverandørens rolle/ansvar/oppgaver Beskrivelse av leveransen o Beskrivelse av brukergrensesnitt/ brukeropplevelse Oppnådde resultater Kompetansen til leverandørens løsningsarkitekter og øvrig teknisk personell. Beskrivelse av Leverandørens overordnede leveranseorganisasjon o Antall ansatte o Antall prosjektledere o Antall løsningsarkitekter/arkivfaglig personell o Antall teknisk personell (drift og support o.l.) Ved eventuelt bruk av underleverandører må det fremgå tilsvarende informasjon. Beskrivelse av support/vedlikeholdsorganisasjonen Kopi av relevante attester fra ISO eller tilsvarende organer, alternativt aksepteres også beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem som dokumentasjon. Overordnet beskrivelse av leverandørens miljøstyringssystem. Bevis på EMAS registrering, kopi av ISO eller Miljøfyrtårn sertifisering eller annen relevant sertifisering/registrering/beskrivelse kan aksepteres som dokumentasjon. 9.5 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift (fra Skattefogden) Skatteattest for skatt (fra Kemneren), Ikke eldre enn 6 måneder,. Norsk Luftambulanse Side 11 av 13

12 Egenerklæring på HMS-arbeid i bedriften (Helse-Miljø-Sikkerhet). HMS egenerklæring Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Det gjøres oppmerksom på at det praktiseres at leverandører med restanser til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av kvalifikasjonssøknaden. 10 Utvelgelse (kvalifikasjonskriterier) De leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene i forrige punkt vil få sine kvalifikasjoner vurdert basert på hvem som er best kvalifisert iht. kravene angitt i punkt 9.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner. Kvalifikasjonskriteriene vil bli vurdert i følgende prioriterte rekkefølge: Erfaring fra etablering av mobiltelefoni løsninger for tale- og datakommunikasjon: o tilpasset brukere innen luftfartssektoren/helikoptertransport o erfaringer fra å levere total løsning for mobiltelefoni (kommunikasjonsløsning så vel som administrasjon og støtte for ulike mobilkommunikasjons klienter). o fokus på brukerfokuserte tjenestenivåer for å kontinuerlig måle brukertilfredshet Kapasitet til å gjennomføre kontrakten og vedlikehold, herunder: o Fokus på kapasitet og kompetanse på mobilkommunikasjons løsninger o Support og vedlikehold/utviklingsapparatet o Teknisk implementeringspersonell 11 Utforming av søknaden Søknaden skal gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurdering av leverandørens egnethet til å utføre leveransen basert på kvalifikasjonskravene Innleveringsform Søknader innsendt på e-post foretrekkes. Norsk Luftambulanse Side 12 av 13

13 11.2 Innleveringssted/-adresse Epost: eller Norsk Luftambulanse v/bjørn H.Moshuus, Holterveien 24, P.B. 94, 1441 Drøbak 11.3 Disposisjon for kvalifikasjonssøknaden Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under, i angitt rekkefølge: 1. Følgebrev med aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold og forutsetninger skal fremgå av følgebrevet. Dersom ikke annet fremgår av søknaden anses alle vilkår som akseptert ved innsendelse. 2. Firmaattest 3. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret og Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret 4. HMS - egenerklæring 5. Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår 6. Finansiell og økonomisk stilling (kredittvurdering eller siste to års regnskap) 7. Referanser på etablering av å levere total løsning for mobiltelefoni (kommunikasjonsløsning så vel som administrasjon og støtte for ulike mobilkommunikasjons klienter). 8. Oversikt over kapasitet og kompetanse 11.4 Følgebrev Følgebrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde leverandør. Brevet skal for øvrig innholde: Fullt juridisk navn til leverandør Leverandørs adresse Leverandørs kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Kortfattet beskrivelse av hvordan et eventuelt oppdrag er tenkt gjennomført Norsk Luftambulanse Side 13 av 13