Sakspapirer. Høst Generalforsamling. Dato: 15. oktober 2015 Sted: A1 Tid: 16.00

Transkript

1 Sakspapirer Generalforsamling Høst 2015 Dato: 15. oktober 2015 Sted: A1 Tid:

2 Innholdsfortegnelse Forretningsorden Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Sak 1: Behandling/Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Sak 2: Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Sak 3: Saker til eventuelt Sak 4: Behandling/Godkjenning av referat Sak 5: Behandling/Redegjørelse fra styret og ledelsen i BIS Trondheim Sak 6: Behandling/Regnskap/Godkjenning av driftsregnskap og balanse vår 2015 Sak 7: Behandling/Budsjett/Godkjenning av revidert budsjett høst 2015 Sak 8: Behandling/Godkjenning av budsjett vår 2016 Sak 9: Behandling/ Vedtekter og stillingsinstrukser Sak 10: Orientering/ Forlengelse av funksjonstid HR-høst Sak 11: Orientering/ Nye åpningstider i skolens lokaler for studenter ved BI Trondheim Sak 12: Orientering/ BIS-bilen Sak 13: Orientering/ U4 Sak 14: Behandling/ Valg av veldedighetsorganisasjon til Studentaksjonen Sak 15: Behandling/ Fullmakt til det sittende styret om å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Sak 16: Behandling/ Valg av ledige tillitsverv Sak 17: Eventueltsaker Vedlegg : Vedlegg 1: Redegjørelse fra styret og ledelsen 2015/2016 Vedlegg 2: Regnskap og balanse for våren 2015 Vedlegg 3: Revidert budsjett for høsten 2015 Vedlegg 4: Budsjett for våren 2016 Vedlegg 5: Vedtekter og stillingsinstrukser Vedlegg 6: BIS-bilen Vedlegg 7: U

3 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn, avdeling Trondheim 1. Adgang til Generalforsamling har alle medlemmer av BIS Trondheim, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Trondheim. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Trondheim som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket. 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. 3

4 b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4

5 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra lokale standardiserte vedtekter: Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ og avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer, definert i de Sentrale vedtektene,. Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter møtestart Følgende frister er gjeldende for ordinær Generalforsamling: - Innkalling : senest to -2- uker før møtedato - Innmelding av saker : senest ni -9- dager før møtedato - Sakspapirer : senest én -1- uke før møtedato - Referat : senest to -2- uker etter Generalforsamlingen Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved 2/3 flertall i et fulltallig styre ved BIS LA, eller når minst ti -10- prosent av medlemmene ønsker det Følgende frister er gjeldende for ekstraordinær Generalforsamling: - Innkalling : senest én -1- uke før møtedato - Sakspapirer : senest to -2- dager før møtedato Hentet fra BIS sine forskrifter: 1. Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR-komitéen i BIS: Rekkefølge: Leder, Økonomi, Fag, Marked, Næringsliv, Kommunikasjon, Sosialt, HR, Politisk 5

6 2. Ved Høstens Generalforsamling skal man: Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret 3. Ved vårens Generalforsamling skal man: Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regnskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse. 4. Valgprosedyrene: 1. Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med appell og 5 min med spørsmål. 2. Kandidater avholder appell (5 min) 3. Kandidater får spørsmål (5 min) 4. Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at det skal foretas en ny presentasjonsrunde av kandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 5. Innstilling presenteres 6. Skriftlig/elektronisk, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 7. Kandidaten som får absolutt flertall velges. 8. Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. 9. Dersom det fortsatt er stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. 10. Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. 11. Feilaktig stemme skal ikke medregnes. 12. HR og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. 5. Generelle retningslinjer: Egne tilføyelser til lokale vedtekter må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt dersom ikke annet er godkjent av Generalforsamlingen 6

7 Saker Sak 1: Behandling/ Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke Bakgrunn: Leder orienterer om de ulike delene. Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2: Behandling/ Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføringen av saken. Forslag til vedtak: Erik Eieland er ordstyrer. Anne Mette Hagen er bisitter. Ingrid Solheim og Karoline Pedersen er referenter. Godkjenning av tellekorps. Sak 3: Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 17. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Sak 4: Behandling/ Godkjenning av referat Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke Bakgrunn: Referat fra Generalforsamling våren Referat fra generalforsamling våren 2015 ligger på BIS sine nettsider: V%C3%A5r-2015.docx_.pdf Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra Generalforsamling våren Sak 5: Behandling/ Redegjørelse fra BIS Trondheim styret og ledelsen 7

8 Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin redegjørelse, og disse presenteres i korthet. Vedlegg: 1 Leder ved BIS Trondheim: Nikolai Wiencke s. 11 Økonomiansvarlig ved BIS Trondheim: Kine Ørland s. 15 Næringslivsansvarlig ved BIS Trondheim: Vetle Borgen s. 17 Kommunikasjonsansvarlig ved BIS Trondheim: Martin Sørdal s. 18 Fagansvarlig ved BIS Trondheim: Andreas Herjuan s. 19 Markedsansvarlig ved BIS Trondheim: Even Holthe s. 22 Sosialtansvarlig ved BIS Trondheim: Jørgen Homb s. 24 Undergruppeansvarlig ved BIS Trondheim: Tatjana Solvang Grova s. 25 Leder for NLD ved BIS Trondheim: Halvar Helgø - s. 28 HR-ansvarlige ved BIS Trondheim: Rebecca Fosaas, Karoline Gåre og Mathias Rafn s. 29 Studentpolitisk ansvarlig ved BIS Trondheim: Sofie Mathilde Birkedal s. 31 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner styret og ledelsens redegjørelser. Sak 6: Behandling/ Godkjenning av driftsregnskap og balanse vår 2015 Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig viser frem driftsregnskap og balanse for våren Vedlegg : 2 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner regnskap og balanse for våren Sak 7: Behandling/ Godkjenning av revidert budsjett høst 2015 Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig viser frem revidert budsjett for høsten Vedlegg: 3 8

9 Forslag til vedtak : Generalforsamling godkjenner revidert budsjett for høsten Sak 8: Behandling/ Godkjenning av budsjett vår 2016 Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig viser frem budsjett for våren Vedlegg: 4 Forslag til vedtak : Generalforsamling godkjenner budsjett for våren Sak 9: Behandling/ Vedtekter og stillingsinstrukser Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/hr Bakgrunn: BIS Trondheim sine lokale vedtekter har tidligere ikke vært optimale. HR har oppdatert og optimalisert både stillingsinstruksene og vedtektene. Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner vedtektene og stillingsinstruksene. Vedlegg: 5 Sak 10: Orientering/ Forlengelse av funksjonstid HR-høst Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke og HR Bakgrunn: Det ønskes å orientere om at det i vår ble vedtatt at begge HR som ble etterkonstituert etter Generalforsamling vår 2015 har funksjonstid til Sak 11: Orientering/ Nye åpningstider i skolens lokaler for studenter ved BI Trondheim Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/fagansvarlig Andreas Herjuan Bakgrunn: FA ønsker på vegne av Styret og Ledelsen i BI Studentsamfunn Trondheim og administrasjonen ved BI Trondheim, å orientere om de nye åpningstidene for BI-studentenes tilgang til skolens lokaler, med bruksarealer, samt bakgrunnen for dette. Sak 12: Orientering/ BIS-bilen 9

10 Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/markedsansvarlig Even Holthe og Undergruppeansvarlig Tatjana Solvang Grova Bakgrunn: Markedsansvarlig og undergruppeansvarlig ønsker på vegne av styret og ledelsen å orientere om leie av BIS-bilen. Vedlagt ligger tilbud på bil, kjørebok, kontrakt for utlån og budsjett. Vedlegg: 6 Sak 13: Orientering/ U4 Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/sosialtansvarlig Jørgen Homb og Økonomiansvarlig Kine Ørland Bakgrunn: Sosialtansvarlig og økonomiansvarlig ønsker på vegne av styret og ledelsen å orientere om plan, samt budsjettramme til U4 som oppholdsrom til studentmassen. Vedlegg: 7 Sak 14: Behandling/ Valg av veldedighetsorganisasjon til Studentaksjonen Forslagsstiller: Leder BIS Studentaksjon Yandeh Khan Bakgrunn: BIS Studentaksjon ønsker å legge frem tre forslag til veldedighetsorganisasjoner, der Generalforsamlingen avgir sin stemme på hvilken vi ønsker å støtte. Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner en av veldedighetsorganisasjonene. Sak 15: Behandling/ Fullmakt til det sittende styret om å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/hr Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget. Sak 16: Behandling/ Valg av ledige tillitsverv Forslagsstiller: HR 10

11 Bakgrunn: Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: Studentpolitisk ansvarlig Faddersjef Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger innstilling. Sak 17: Eventueltsaker Vedlegg 1: Redegjørelser fra BIS Trondheim styret og ledelsen Leders redegjørelse v/nikolai Wiencke Hei alle sammen og velkommen til Generalforsamling. Først av alt vil jeg si takk for tilliten som ble vist meg under Generalforsamlingen (GF) våren Dere ga meg et stort ansvar da dere valgte meg som leder for BIS Trondheim og jeg kan bare håpe på at jeg viser meg den tilliten verdig. Jeg vil nå forsøke å gi dere et visst overblikk over aktiviteten og en viss innsikt i organisasjonen samt hva vi i styret og ledelsen har fått til og ikke fått til siden vi tiltrådte stillingene våre 1. juli i år. Jeg vil også redegjøre for hva jeg som leder har gjort siden jeg ble valgt under vårens GF, med hovedvekt på det jeg har gjort - og ikke gjort siden den offisielle tiltredelsen. Før styret og ledelsen offisielt ble satt i stillingene sine var de godt i gang med de oppgavene som hørte til vervet - en del av en god overlappingstradisjon som ble videreført av forrige styre. Vi satte oss tidlig ned og med utgangspunkt i det vi lovet under vårens GF laget vi et måldokument med mål vi satte oss og en handlingsplan for hvordan vi skulle nå disse målene. Nå er det en gang sånn at mål hjelper mer på fremdriften i arbeidet jo mer forpliktende de er og jo flere man forteller målene til jo mer forpliktende er de. Derfor tenkte jeg at jeg skulle liste opp noen av de viktigste målene vi som styre og ledelse sammen satte for oss selv. Det gjør det lettere for dere å se hva vi har fått til, hva vi ikke har fått til og hva vi skal jobbe mer med fremover. Vi som styre og ledelse har sagt til oss selv at vi skal: Bryte ned barrierene mellom BIS og resten av studentmassen (eller for de som var på vårens GF, senke terskelen) Tale studentenes sak og ha en god dialog inn mot administrasjonen, men om nødvendig sette hardt mot hardt. Rekordsøkertall til BIS (både høst og vår) 11

12 Besøksrekord på alle arrangement Gjøre BIS til en skole som synes i studentpolitikken 1 bed.press i aktivitetsmånedene (se bort ifra eksamensmånedene) Et sosialt arrangement spesifikt for hver linje. Et bedre aktivitetstilbud på campus (friområder, bordtennisbord ol.) Få en avklaring på kroprosessen Jeg har valgt meg ut de målene som er størst og som favner mest av aktiviteten vår. Som dere ser har vi så langt ifra kommet i mål med alt, men vi har kommet et stykke på vei, et stykke jeg personlig er veldig fornøyd med. Vi kan skryte på oss rekordsøkertall til BIS totalt (så langt dataene fra fjortåret lar oss beregne det) og det er jo helt fantastisk morsomt. Nå må vi bare jobbe for å oppnå de samme resultatene til våren. Vi er også veldig fornøyde med at NU frem til nå har fått til en bedriftspresentasjon hver måned. Det er et flott tilbud til dere studenter som gir dere muligheten til å knytte kontakter til næringslivet, kanskje oppdager dere drømmejobben på neste bed.press? Hverken jeg eller resten av styret og ledelsen skal krediteres, men fadderuka er et BIS-arrangement og da er det utrolig kult å se resultatet fadderstyret med Jørgen i spissen leverte. Dere har lagt et godt grunnlag for å nå målet vårt om besøksrekord på alle arrangement - med rekordhøyt antall solgte billetter både i antall og som prosent av de nye studentene. Det å få være med på fadderuka var en helt fantastisk opplevelse - tusen takk for det! Jeg har også den store fornøyelsen med å få meddele at administrasjonen har gitt oss U4 til vår disposisjon og at rommet vil stå klart til bruk som et rekreasjons- og aktivitetsareal for alle skolens studenter, med blant annet sofa, spisebord og bordtennisbord. Budsjettet har blitt stemt igjennom i styret og ledelsen og det vil bli orientert om prosessen og rommets bruksnatur i en egen sak på GF. Tusen takk til administrasjonen og tusen takk til de som har lagt ned en ekstra innsats for å få dette prosjektet igjennom. Når det gjelder kroen har vi dannet en arbeidsgruppe av noen av medlemmene i styret og ledelsen som nå er i ferd med å utarbeide en arbeidsplan for det videre arbeidet med kroen. Per nå ser de etter passende lokaler utenfor skolen. Vi kan dessverre ikke love at det blir kro i vår periode, men vi kan love en avklaring på om vi kan få det til i løpet av året og vi kan love en handlingsplan på hvordan neste styre kan ta det videre. Jeg vil også trekke frem kommunikasjonen med administrasjonen som et område hvor jeg føler at vi har startet bra. Vi har helt fra starten av vært tydelige på hva vi ønsker og på å fremme studentenes ønsker på en konstruktiv, men tydelig måte. Der har administrasjonen vært veldig lydhøre og vi har en tydelig og god dialog rundt de utfordringene vi og de ser på campus idag. Blant fokusområdene våre er generell luftkvalitet, luftkvalitet i auditoriumene og åpningstider på skolen. Et av tiltakene som nå er satt igang for å bedre kommunikasjonen med driftssjef på pirsenteret er at Andreas (fagansvarlig) nå sender ukentlige rapporter på 12

13 luftkvalitet samt andre problemer vi eventuelt vil ha fikset på. Dette vil bedre responstiden når det oppstår situasjoner som påvirker læringsmiljøet (som luftkvalitet og temperatur) og problemer vil derfor løses mye raskere. Som et tiltak for å bedre luftkvaliteten på lesesalen og grupperommene på lesesalen spesielt så vil ventilasjonen stå på hele døgnet i eksamenstiden slik at det vil være gode leseforhold på GLS til alle døgnets tider. Prosessen og utviklingen rundt åpningstider står oppført som en egen sak på høstens GF. Det er viktig å merke seg at jeg sier at jeg føler vi har kommet godt igang - ikke at vi er ferdige. Innenfor samtlige områder nevnt ovenfor har vi fremdeles en lang vei å gå før vi kan si oss fornøyde. Vi kan alltid forbedre oss og vi ønsker aldri å slå oss til ro med et resultat, men alltid gjøre en bedre jobb en det vi gjorde igår. Det får vi ikke alltid til, men om vi får til det annenhver dag - ja da når vi langt. Blant de områdene hvor vi har en lang vei å gå er studentpolitikken. Det var et uttalt satsningsområde som jeg fokuserte på under min appell under generalforsamlingen nå i vår og det kommer det til å fortsette å være. Vi jobber for første gang med å bygge opp et studentpolitisk utvalg som på sikt skal ta en del av arbeidsbelastningen som nå faller på ledervervet og på den måten bidra til at vi kan yte mer i studentpolitikken. Der har vi fremdeles en vei å gå og vi er enn så lenge ikke så toneangivende i studentpolitikken som jeg gjerne skulle ønske. Det er ikke på grunn av mangel på innsats! De studentpolitiske koordinatorene som sitter i utvalget gjør en kjempeinnsats med å sette seg inn i det som er av studentpolitiske prosesser, prosedyrer, råd og utvalg og forstetter det sånn er jeg overbevist om at BI Trondheim vil være å regne med i studentpolitikken om kort tid. Noe av problemet ligger i at jeg som leder per nå ikke har kapasitet til å bidra like mye inn i studentpolitikken som jeg gjerne skulle ønsket - dette vil et studentpolitisk utvalg kunne hjelpe med på lengre sikt. Frem til vi har fått opp et selvstendig og velfungerende utvalg vil jeg bidra og delta på det jeg har mulighet til å være med på, men det vil fremdeles være mangelfult og milevis unna målsetningen vår om å være toneangivende i studentpolitikken. Det som er utrolig motiverende er å se og høre er all den positive responsen vi får fra studentfrivilligheten og studentpolitikken i Trondheim når vi møter opp og deltar i råd, forum, møter og arrangement. Vi ser virkelig at det å være studentpolitisk aktiv nytter - bare det å møte opp har en positiv effekt selv om vi ikke alltid har like mye å bidra med. Jeg føler virkelig at man i resten av studentfrivilligheten begynner å få øynene opp for BI Trondheim og det er utrolig morsomt å se. Det kan også nevnes at det i år ble søkt om midler fra kulturstyret for første gang i BIS Trondheim sin historie. Her har vi også en lang vei å gå. Søknadene er langt ifra det beste vi har sendt ut - rett og slett på grunn av mangel på kunnskap rundt søknadsprosessen. Vi fikk 13

14 heller ikke sendt ut så mange søknader som vi kanskje gjerne skulle. For oss ble dette mer en prøverunde på selve prosessen slik at vi stiller bedre forberedt når det deles ut nye midler igjen i mars. Studentpolitikken er ikke det eneste området hvor vi kan bli bedre. Vi har fremdeles en vei å gå når det kommer til å fjerne skillet mellom de engasjerte i BIS og resten av studentene. Det er fremdeles en vanlig oppfatning blant studentene at de ikke er med i BIS og at det bare er de engasjerte studentene som er med i BIS, det er ikke riktig. Alle studenter er med i BIS og har noe de skulle sagt når det kommer til den aktiviteten BIS bedriver - det er det viktig å huske på! Vi har også en vei å gå når det kommer til antall lavterskelarrangement. Her kunne vi hatt enda flere. Dette kan være alt fra grilling om sommeren til klementinutdeling i advendtstider. Noe av årsaken til at vi har en vei å gå bunner også ut i at vi per nå ikke har noen fungerende linjeforeninger som sørger for lavterskelaktivitet i organisasjonen. Det er absolutt noe vi i styret og ledelsen må se på fremover når vi ser på tiltak som vil kunne utvikle organisasjonen. Jeg vil til slutt rette oppmerksomheten mot to faktorer jeg tror kommer til å være med på å definere vår aktivitet i året som kommer og som kommer til å stå frem når vi presenterer arbeidet vårt om knappe syv måneder. Om det er på godt eller vondt gjenstår å se. Først og fremst er det, det faktum at BIS Trondheim har inngått en leiekontrakt på seks måneder med Melhus bil om en BIS-bil. Selve investeringen det innebærer, eksakte beløp, kalkyler og tiltenkt bruk får dere vite mer om i redegjørelsene til de styremedlemmene som har stått nærmest prosessen - det vil også bli belyst i en egen orienteringssak meldt opp for høstens generalforsamling. Det jeg kan si noe om er at det er en betydelig investering og at det er et utrolig spennende prosjekt jeg stiller meg bak 100 %. Jeg har blitt orientert om og fått ta del i prosessen opp mot avstemming i styremøte (dator) og jeg vil bare berømme arbeidet som er lagt ned av de andre styremedlemmene i forkant og etterkant av inngåelsen av leieavtalen. Jeg skjønner at dette er en investering det kan være blandede følelser rundt og det er helt lov. Det jeg vil si er at jeg ser på dette som et pilotprosjekt - et pilotprosjekt hvor vi ser på effektene en bil vil ha på aktiviteten i organisasjonen og på skolen forøvrig. Dette er jo først og fremst en bil som er tiltenkt dere - studentene. Det er en risiko knyttet til prosjektet. En risiko for at bruken ikke rettferdiggjør kostnadene som ligger bak, men det er en risiko og et tap vi har sett oss villige til å ta. Jeg vil også gjøre alle som ikke er ivrige lesere av referatene fra styremøtene våre oppmerksomme på den pågående strategiutviklingsprosessen som blir fasilitert på nasjonalt plan fra sentralledelsen sin side. Det betyr at organisasjonen vår er i gang med arbeidet med å utvikle en ny fireårsstrategi som skal gjelde fra om den blir vedtatt på Landsmøtet Strategien skal stake ut kursen til BIS de neste fire årene og arbeidet med å utvikle en 14

15 god strategi er derfor svært viktig. En naturlig del av å se på hvor vi som organisasjon ønsker å være om fire år vil også være å undersøke om dagens org. struktur og org. prosesser er de mest effektive og om noe kan gjøres for å optimalisere driften av BIS. Nå går vi inn i en fase hvor sentralledelsen sammen med ledelsen på de tre BIS-skolene skal analysere organisasjonen. På et generelt og overordnet nivå og helt ned på detaljnivået med en analyse av hvert verv i organisasjonen. Et av de viktigste verktøyene våre her vil bli en SWOT-analyse av hele organisasjonen som vi vil bygge det videre arbeidet med en strategi på. Er det noen som interesserer seg for metode, strategi og organisasjonsledelse og -strukturering så er det bare å melde sin interesse - vi vil gjerne ha deg med i det kommende arbeidet. Etter at SWOT-analysen er gjennomført vil styringsgruppen i BIS møtes for å fortsette arbeidet med å utarbeide en strategi. Etter dette møtet vil vi utføre spørreundersøkelser som vil bli sendt ut til alle BIS sine interessenter (studenter, engasjerte, styret og ledelsen, BI osv.). Videre vil vi sette sammen fokusgrupper, både lokalt og nasjonalt - disse skal bestå av de representanter fra de samme interessentene som spørreundersøkelsen ble sendt til. Styringsgruppen vil så bygge videre på dette arbeidet og til slutt utforme et endelig forslag til strategi som da skal opp til avstemning under landsmøtet Det er med andre ord en utrolig spennende tid vi har forran oss og jeg og resten av styret gleder oss til å ta fatt på oppgaven med å utvikle den organisasjonen vi brenner for og er så glad i. Nå har jeg tatt opp en del områder hvor jeg føler at vi har kommet godt igang med arbeidet vi skal gjøre resten av året. Jeg har også nevnt en del fokusområder hvor vi må intensivere innsatsen for å nå dit vi har et mål om å være ved slutten av vår periode. Alle disse områdene er fokusområder for vår aktivitet i året som kommer og det viktige for oss som styre og ledelse vil være å følge opp innsatsen på disse områdene, slik at de resultatene vi presenterer på vårens generalforsamling står til dine forventinger og til våre egne løfter. Vi i styret og ledelsen er valgt av generalforsamlingen og står ansvarlige ovenfor DEG. Din oppgave er å følge oss opp gjennom generalforsamlingen. Er det noe du ikke forstår eller stiller deg kritiske så må du ikke nøle med å spørre oss ut. Det er nå du kan være med på å definere hva vi skal fokusere på i perioden som kommer. Bruk den muligheten og møt opp på høstens generalforsamling. Jeg gleder meg til å se deg. Vel møtt! Hilsen Nikolai. Økonomiansvarligs redegjørelse v/ Kine Ørland 15

16 Jeg vil først takke for tilliten dere viste meg ved forrige generalforsamling våren Jeg er utrolig takknemlig for å få lov til å være en del av styret og ledelsen ved BIS Trondheim, og ha muligheten til å påvirke mine medstudenters studiehverdag. Arbeidet startet kort etter at jeg ble valgt, med en overlappingsprosess med avtroppende økonomiansvarlig. Fordi jeg satt som økonomiassistent frem til jeg overtok vervet som økonomiansvarlig hadde jeg allerede en god innsikt i hvordan ting fungerte, men overlappingsprosessen var likevel omfattende og lærerik. Jeg fikk en enda bedre innføring i regnskapsprogrammet, de dagligdagse rutinene og BIS som organisasjon. Før jeg offisielt tok over vervet valgte jeg også å sette en økonomiassistent. Dette ble i fjor satt på høsten, men jeg ønsket at assistenten skulle få være med fra starten av, da kunnskapsoverføringen ble enda bedre mtp. at avtroppende økonomiansvarlig da også var tilgjengelig til å være med på opplæringen juli var også avtroppende -og påtroppende økonomiansvarlige på tvers av lokalavdelingene samt sentralledelsen på overlappingstur til Oslo. Her var det mye kunnskapsoverføringer og erfaringer som ble delt. Vi fikk også et kurs i regnskapsføring på Visma. Dette var en utrolig lærerik helg, som jeg tror vi alle fikk godt utbytte av. Jeg satt også i fadderstyret, og mye av sommeren min gikk med til planlegging av den. Regnskapet til fadderuka 2015 er ikke ferdigstilt enda, da vi har litt problemer med Izettle løsningen vi har per dags dato. Alle inntektene vi generer via Izettle blir overført direkte til Bergen, der de må sile ut hva som tilhører oss og hva som tilhører dem. Vi har derfor ikke mottatt inntektene fra fadderuka enda. Dette er noe økonomiansvarlig SL jobber for å få en ordning på, slik at vi slipper å vente på inntekter fra Bergen, som er en komplisert omvei. Jeg kan likevel informere om at vi hadde rekordomsetning da vi hadde rekorddeltakelse fra fadderbarn og faddere. Jeg håper alle som deltok i fadderuken 2015 er like fornøyde med arrangementet som det vi er. Jeg valgte også nå på høsten å sette enda en økonomiassistent i utvalget mitt. Dette grunnet at arbeidsoppgavene mine er så omfattende og tidkrevende, og at jeg på denne måten håper vervet kan bli enda mer effektivisert, men også det at vi er 3 som har god kontroll på økonomien i organisasjonen og kan fordele oppgaver oss i mellom. Økonomiassistentene har som oppgaver å ha kontroll på skaputleie på skolen, og har ansvar for oppfølging av undergruppene på et økonomisk plan. Formålet er å ha en god informasjonsflyt, slik at midlene som er stilt til rådighet blir brukt, og det på en fornuftig måte. Dette fungerte veldig godt i fjor, og jeg ønsker at dette kan bli enda bedre i år. Assistentene er også med på en del av den daglige driften som budsjettering, regnskapsføring, oppfølging osv. 16

17 Jeg har også vært i dialog med leder og økonomiansvarlig NLD 2016 for å diskutere budsjett. Jeg kommer til å være den som sitter med det økonomiske administrasjonsarbeidet, og kommer derfor fremover til å samarbeide mye med økonomiansvarlig i NLD. Det har også blitt gjort en del investeringer i form av BIS veggen med interaktiv skjerm, BIS-bil og renovering av U4. Når det gjelder BIS-bilen er dette et prøveprosjekt hvor vi har fått en avtale på leie av bilen i 6 mnd, med forlengelse om vi ønsker det. Vi har fått en utrolig god avtale på denne bilen, og håper nytten av den er like stor som vi har sett for oss. Administrasjonen har valgt å gi fra seg U4 slik at vi kan disponere det rommet slik vi ønsker. Vi har derfor valgt å gjøre det om til et oppholdsrom for studentene, slik at dere kan få et lite avbrekk fra skolearbeid og eksamenslesing. Dette rommet vil, som lesesalen, være tilgjengelig 24/7. Målet for min periode er å sørge for at midlene som er tilgjengelig blir brukt, få en enda bedre informasjonsflyt til undergruppene, sosial avkastning på hvert arrangement vi arrangerer, og arbeide for en sunn og fornuftig bruk av pengene i organisasjonen, slik at det blir brukt på en best mulig måte. Jeg ønsker med det å igjen takke for tilliten som er vist meg, og er det noe mer dere lurer på, ikke nøl med å ta kontakt!j Næringslivsansvarligs redegjørelse v/vetle Christoffer Borgen Mitt navn er Vetle Christoffer Borgen, og jeg har sittet i stillingen som Næringslivsansvarlig ved BIS Trondheim siden 1. juli Jeg vil begynne med å takke fjorårets styre, med fullmakt fra Generalforsamling, for den tillitten som ble vist meg da jeg ble valgt til stillingen jeg nå besitter. I tillegg vil jeg takke min forgjenger, Anne Mette Hagen, for sin behjelpelighet og fokus på god overlapping. Dette har vært helt essensielt for min del, da man i effekt må begynne å produsere allerede før den offisielle starten av vervperioden. Næringslivsutvalget er nå en gjeng på seks bedriftskontakter, tre satt før sommeren og tre etter. Jeg er svært godt fornøyd med sammensetningen av personer, og disse har allerede produsert resultater. Fra fjoråret har stillingen som nestleder blitt strøket, da jeg ikke ser dens nytteverdi i en så liten arbeidsgruppe. Våre målsetninger er flere, og de er ambisiøse. Vi skal jobbe mot en takt på én bedriftspresentasjon hver ordinære måned (les: ikke eksamensmåneder og NLD-måned), vi skal oppnå fornøyde studenter fra alle linjer etter NLD og vi skal ha 20 bedrifter på NLD. 17

18 Implisitt skal vi også realisere alle budsjetterte inntekter. Markedet tatt i betraktning mener jeg dette er ambisiøse mål, men ei heller uoppnåelige. Jeg vil også nevne mer rundt vår satsning på bedriftspresentasjoner. Tradisjonelt har dette vært ett arrangementskonsept som er lite brukt ved BI Trondheim, hvilket jeg syntes er svært synd. Andre økonomiske høyskoler har jevnlig besøk av bedrifter, og disse har også godt oppmøte. Jeg er av den overbevisning at det er i studentenes beste interesse å implementere dette konseptet inn i studiehverdagen så snart som mulig, både med tanke på deres muligheter til å møte potensielle arbeidsgivere, deres attraktivitet, deres kjennskap til sine egne muligheter etter endte studier og for foreningens inntektsside fra disse arrangementene. Årets Næringslivsutvalg har påtatt seg å starte arbeidet, satse tungt, gi seg selv fallhøyde og legge ned grunnsteinen i det som vi håper i fremtiden blir en selvfølge og en naturlig del av tilbudet fra BIS Trondheim. For å oppnå dette ber vi om deres støtte. Jo fortere vi får økt oppmøtetallet til ett jevnt, akseptabelt nivå, jo fortere får vi ballen til å rulle og vind i seilene til å jage etter enda større, enda flere og enda mer attraktive bedrifter. Tiden så langt i vervet har gått med på å sette hele utvalget, herunder intervjuer og seleksjon, egen overlapping, deltakelse på styremøter, organisere standaktivitet, deltakelse i studentfora, salgsmøter og mye annet. Vi begynte arbeidet med bedpress så smått før sommeren, dette arbeidet ble videreført etter sommeren og vi har nå avholdt én bedpres og én som skal avholdes førstkommende onsdag, Arbeidet med å innhente bedrifter til NLD er også så smått i gang, men normal arbeidstakt med høy arbeidsinnsats gjennom Oktober startes opp denne uken. Jeg er spent på hvilken mottakelse vi vil få i et svært urolig marked, og håper at studentene ved BI Trondheim tar godt imot de bedriftene som ønsker å treffe dem, og griper de mulighetene vi tilbyr dem gjennom dette. Avslutningsvis vil jeg takke utvalget mitt for det initiativet og den arbeidsviljen de så langt har utvist, og at de ikke gir slipp på den i løpet av året som går. Kommunikasjonsansvarligs redegjørelse v/martin Helliesen Sørdal Jeg vil først og fremst takke for tilliten jeg ble vist på generalforsamlingen i vår! Starten av min periode har vært preget av overlapping fra forrige Kommunikasjonsansvarlig. Deretter har jeg opprettet et system og klare retningslinjer rundt kommunikasjonen på BIS Trondheim sammen med fremstilling av vår nye informasjonstavle, BIS Veggen. Gjennom Fadderuka 2015 sto jeg for det som var av grafiske produkter som infoblad, bånd, t-skjorter, gensere og plakater. Videre fra fadderuka har jeg promotert arrangementer og hendelser på våre sosiale medier og fortsatt på BIS veggen som snart skal stå komplett. Ellers har jeg arbeidet rundt den 18

19 kommende studentavisen BISSI. Før sommeren satte jeg en kommunikasjonsassistent og en grafisk ansvarlig i utvalget og nå i høstens rekruttering har vi satt to fotografer, en ny grafisk ansvarlig, Redaktør og grafisk ansvarlig til studentavisen. Vi har per nå en økning i kommunikasjonsutvalget med 3 stk. Dette tilsvarer en økning på 60% fra fjoråret og har et mål om nå totalt 13 medlemmer i KU som med andre ord 160% økning fra fjoråret når alle blir satt i høst. Jeg har den siste tiden brukt en del tid på å oppdatere nettsiden og Facebook, samtidig som jeg har promotert de ulike vervene til BIS. Vi har nå også innført Snapchat kalt bistrondheim som en ny lavterskel kommunikasjonskanal. Denne vil informere om de små glimtene gjennom året. Dette skal også være en kanal for mer hverdagslig informasjon. Jeg jobber nå også med å kjøpe inn utstyr til kommunikasjonsutvalget. Da spesielt fotoutstyr. Kamera og objektiver ved BIS Trondheim gjør per dags dato at vi ikke kan levere et forventet produkt på denne fronten. Vi ser også på en messevegg sammen med BIS Sentralt som vil benyttes ved gruppefotograferinger og lignende på feks. Ball og NLD. Den interaktive skjermen skal nå snart være operativ. Denne avventes den nye nettsiden til BIS som skal være rett rundt hjørnet. Det er også en del grunnleggende koding som må gjennomføres nå, da nettsiden vi benytter i dag ikke er optimalisert for touch. Ellers består hverdagen av promotering av enkelte arrangementer og lignende, delegering av oppgaver ut i utvalget og mer administrativt som søknader om midler, overlapping og styrerelaterte oppgaver. Mitt overordnede mål for kommende år er at studentene skal oppleve en mer appellerende, oversiktlig og gjennomført promotering. Jeg ønsker også at BIS blir enda mer åpen for alle studentene ved BI Trondheim og ut i Trondheims studentmiljø. Fagansvarligs redegjørelse v/andreas Herjuan Aller først vil jeg si tusen takk for tilliten som ble vist meg på generalforsamlingen våren Som Fagansvarlig er hovedoppgaven at man gjennom sitt verv og utvalg, skal opprettholde den faglige kvaliteten på skolen og sørge for et godt læringsmiljø, slik at studentenes faglige interesser blir tilrettelagt for, fra BI Studentsamfunn sitt hold. Slik jeg ser det, ligger alle mine oppgaver oppsummert i ordet læringsmiljø. Godt læringsmiljø kan i lange baner bli tilrettelagt for gjennom god faglig kvalitet, men ikke minst like viktig; et godt sosialt miljø. Mine fokusområder siden jeg ble konstituert til vervet har av den grunn basert seg på dette, og de målene jeg satte meg da jeg gikk inn i vervet. Disse fokusområdene lyder og innebærer som følger: 19

20 1. Forbedring av klima- og direkte læringsmiljøutfordringer i skolens lokaler Utfordringer i denne kategorien er noe du vil finne i de fleste skolelokaler rundt omkring. Svært ofte omhandler utfordringene da luftkvalitet og temperatur. Det som er viktig å forstå når man diskuterer dette, er at det ikke lar seg fikse ved et fingerknips. En optimal situasjon med dette er noe jeg aldri forventet at jeg (eller noen andre) kunne komme inn og fikse helt enkelt og greit. Handlingsforløpet i min tid som Fagansvarlig når det kommer til nettopp dette området, startet med å gå inn i dialog med administrasjonen. Utfordringene er noe de naturligvis er klar over, og de har stilt seg villige til å delta i en prosess der det gjøres noe med. Det skal også sies at de tidligere også har ønsket å gjøre noe med det selv og arbeidet med det. Det som er avgjørende i en slik prosess, er at de er godt klar over hvilke utfordringer studentene opplever, og ikke minst også de ansatte. Min oppgave er å opplyse om hva studentene ønsker, og å arbeide målrettet for at dette skjer. Jeg har, mye i samarbeid med Leder, vært i møter med administrasjonen, da Studieleder og Direktør. Jeg vil påstå diskusjonene har vært veldig konstruktive. Da skolen leier lokaler fra Pirsenteret, er det minst like relevant at BI Trondheim, fra studenters hold og administrasjonen, er i kontakt med huseierne. Vi har vært i møtevirksomhet med disse, der min oppgave igjen har vært å tale studentenes sak. Tiltakene vi har kommet frem til har vært at jeg ukentlig mailer en av driftssjefene på huset om ting som kan forbedres på huset, samt opplyse om de større utfordringene studentene møter. En annen sak jeg har arbeidet aktivt med har vært utvidede åpningstider i skolens lokaler for alle studenter. Dette har det blitt lagt en fremdriftsplan på, og er noe vi er i samarbeid med administrasjonen om. I skrivende stund avventer jeg svar fra administrasjonen på de forslagene som har blitt fremmet, så får vi se hva utfallet til slutt blir. De tingene som enkelt kan gjøres noe med, da særlig ting som går på klima, jobbes det aktivt med for at blir utført så effektivt som mulig. Når angår de større utfordringene, da også klima så vel som åpningstider, er dette en pågående prosess, som krever tid. Likevel kan jeg trygt si at vi er på vei mot en forbedring, på alle områder. Ting tar tid, og vi må være tålmodige, men vi er på vei, i samarbeid med administrasjonen og Pirsenteret. 2. Linjeutvalget: Søknadsprosess- og etableringsprosess Til nå har det direkte arbeidet med Linjeutvalget gått mye ut på å sette utvalget. Her har det i år vært slik at alle klasserepresentantverv skal ha blitt satt med likt utgangspunkt, enten det har vært på første-, andre-, eller tredjeåret, enkelt og greit for at alle skal bli satt på lik linje. I andre ord, det har i år ikke ligget noen automatikk i det at man har vært innehaver av vervet i tidligere år. Det betyr på ingen måte at jeg har vært misfornøyd med noen som har ønsket å sitte videre fra i fjor, det har ikke vært tilfelle overhodet, men det har blitt gjort på denne 20

21 måten, så vi har kunne hatt en rettferdig søknads- og valgprosess. Dette innebærer at det for alle klasser har blitt avholdt søknadsprosess i år. Nå er valgprosessen over, og (det flotte) utvalget mitt er satt. Vi har nå 14 Klasserepresentanter, da én representant fra hver klasse på skolen. Engasjementet er stort hos de som sitter i vervene, noe jeg naturligvis synes er gøy å se. Til nå har jeg hjulpet de inn i vervene sine, og etablert de, så vel som meg selv. Det er viktig for meg at vi har en åpen dialog, fra Fagansvarlig til Klasserepresentant og omvendt, men ikke minst også fra Klasserepresentant til Klasserepresentant. Evalueringer Klasserepresentantene gjennomfører på ett studieår to (2) ulike typer evalueringer: Formative og Summative, én gang for per semester. I skrivende stund er de i ferd med å gjennomføre høstens Formative evalueringer, som vedrører opplegget på kurs og forelesere her på skolen. Dette har vært deres hovedoppgave til nå. De andre evalueringsformene vil komme etter hvert. Arrangement Gjennom Linjeutvalget skal det også avholdes arrangement som sikrer faglig innhold og/eller tilrettelegging for sosialt klassemiljø. Det vil bli avholdt to Temakvelder dette studieåret, som er en nedskjæring i antall fra i fjor. Årsaken er rett og slett at jeg ønsker å avholde færre, men bedre arrangement, noe man har bedre utgangspunkt for å få til, når man ikke har så mange å fokusere på. Dette gjelder generelt sett på arrangement jeg i samarbeid med utvalget mitt skal avholde, men vi skal selvfølgelig arbeide aktivt for at behovet blir dekt. Hovedpoenget er uansett at Fagansvarlig ikke skal være en festansvarlig, men at arrangementene i regi av Linjeutvalget skal være relevante for vervene vi er innehavere av. Klassens Time Jeg vil også trekke frem Klassens Time. Dette er et forum der Klasserepresentantene kaller inn til et møte/en time med klassen sin, i slutten av/starten av hver måned. Det skal her formidles hvilke arrangement som skal bli avholdt i den kommende måneden fra BIS og eventuelt administrasjonen sitt hold, samt at klassen skal få muligheten til å fremme saker for Klasserepresentanten de ønsker skal tas med videre, enten det er til administrasjonen eller til BIS. Er det noe administrasjonen eller BIS ønsker å formidle ut til studentene vil dette også bli kommunisert ut her. Hensikten er å skape en mer effektiv informasjonsflyt, samt å fjerne Facebookspam og annen reklamering, i den grad det lar seg gjøre. I første omgang blir dette et prøveprosjekt, så får vi se hvorvidt studentene finner det nyttig. Jeg håper selvfølgelig det blir et fast forum, som studentene, Klasserepresentantene og administrasjonen kan dra nytte av. 21

22 Til slutt vil jeg oppfordre om en ting jeg anser som høyst relevant, og som jeg ser gode tendenser for allerede nå: bruk Klasserepresentantene og meg for hva vi er her for. Dersom dere, studentene, har meninger om at noe ikke fungerer optimalt eller burde være annerledes i sammenheng med det faglige eller sosiale læringsmiljøet, er det viktig at dere tar kontakt med relevante personer. Det er typisk at det blir mye meninger og mye snakk, men man kommer ikke noen vei uten å gripe fatt. Vi i Linjeutvalget arbeider aktivt for å observere ting selv, men det vil selvfølgelig være ting som ikke observeres. Her kommer deres rolle som studenter i hverdagen inn. Fremmer dere saken vil det i alle tilfeller bli tatt seriøst. BI er kjent for god kvalitet, og det skal så absolutt ikke bli noe dårligere med tiden. Jeg gleder meg til den kommende tiden i vervet, og har god tro på at dette blir et morsomt og ikke minst banebrytende år. Lykke til med studiene og ha et fortsatt flott semester! Markedsansvarligs redegjørelse v/even Holthe Aller først ønsker jeg å takke for tilliten jeg ble vist på Generalforsamling våren 2015! Etter jeg ble valgt inn som Markedsansvarlig på forrige generalforsamling startet overlappingsprosessen med avtroppende MA. Etter skoleslutt begynte arbeidet mot Fadderuka for fullt med innhenting av sponsorater, premier og samarbeidspartnere. Videre startet arbeidet med reforhandlinger av kontrakter, samt møter med nye potensielle samarbeidspartnere. Jeg satte en markedskonsulent før sommeren og har nå satt fire til. Dette er en engasjert og dyktig gjeng som jeg virkelig ser frem til å jobbe med! Porteføljen er utvidet med aktører som Sushi Bar Solsiden og MYO Nutrition, men man merker i år at nedgangen i markedet skaper problemer. Både aktører som Centric og Nyfiken har valgt å avslutte sine samarbeid og det er ingen tvil om at jeg og mitt utvalg har en stor jobb foran oss det kommende året, men vi skal sammen begynne å se på nye muligheter for et samarbeid med et bemanningsbyrå. I appellen min i vår sa jeg blant annet at jeg hadde et ønske om å rydde opp i samarbeidsporteføljen vår. Vi hadde flere overlappende avtaler og mange av avtalene var også noe uklare. Dette har jeg gjort ved å bl.a kutte ut et samarbeid med en av våre kontaktpersoner, som jeg så på som svært lite konstruktivt, samt å kutte ut to sushi-restauranter. Å kutte ut både Sushi Me og Ya Shushi er en beslutning jeg har tatt på bakgrunn av et mye bedre og konstruktivt samarbeid med Sushi Bar Solsiden. De tilbyr både høyere rabatt og bedre priser og premier. 22

23 I tiden fremover denne høsten så vil vårt hovedfokus ligge på planleggingen av Markedsuka I den siste uken i oktober inviterer vi våre samarbeidspartnere til å stå på stand på skolen. Dette er en fin arena for studentene til å komme seg litt nærmere potensielle arbeidsgivere, samt at de er med å skaper god stemning på skolen gjennom konkurranser og give-aways. Det vil i tillegg bli flere arrangementer på kveldstid som man kan melde seg på. Vi er i kontakt med flere aktører og satser på å få til både sosiale og faglige aktiviteter gjennom uka, før det hele avsluttes med en temakveld på torsdag. Et av mine mål for dette året er at studentene skal bli så godt kjent med samarbeidsavtalene våre som overhodet mulig. Jobben med dette startet allerede i fadderuka med info i programblad, konkurranser og premier og bar-til-bar. BIS-veggen vil også bli en viktig kommunikasjonskanal for promotering i årene som kommer. Et nytt tiltak jeg kommer til å iverksette så snart som mulig er opprettelsen av egen Instagram-konto for Markedsutvalget. Dette vil bli en ren reklame-konto som skal brukes aktivt til promotering, konkurranser og informasjon fra samarbeidspartnerne. Grunnen til at jeg har valgt å opprette denne kontoen er får å slippe å spamme BIS-kontoen og for å lettere kunne gjøre mer morsomme greier rundt alle avtalene våre. Som flere sikkert har fått med seg så har styret og ledelsen gått til innleie av en BIS-bil. Dette er en avtale jeg har utarbeidet gjennom personlige kontakter på Melhus Bil Trondheim og som jeg er svært fornøyd med. Jeg anser avtalen som svært unik mtp. på både leiepris vilkår for leien. Melhus Bil har vært utrolig samarbeidsvillige og resultatet har i mine øyne blitt over all forventning. BIS-bilen har som formål å gjøre hverdagen lettere for alle engasjerte i BIS, enten det er ved å kunne frakte utstyr til treninger eller hente foredragsholdere på flyplassen. Vi har utarbeidet strenge retningslinjer for lån og bruk av bilen og det er i tillegg laget en kjøre-bok som skal gjøre det lettere å kartlegge bruk og eventuelt misbruk. Terskelen for å låne bilen skal være lav, og så lenge man signerer kontrakten og har førerkortet står man fritt til å søke om å få bruke den. Jeg har stor tro på at BIS-bilen vil fortsette å komme til god nytte for studentsamfunnet i tiden fremover! Et annet mål jeg har satt meg for det kommende året er utarbeidelsen av et CRM-system for BIS Trondheim. Gjennom Markedsutvalget, NLD, Fadderuka og Vinterlekene er vi i kontakt med utrolig mange bedrifter. Denne kontakten er det mange forskjellige personer som bedriver og jeg ser derfor nødvendigheten i å opprette et slikt system at man unngår dobbel-kontakt og dårlig kommunikasjon. Dette vil gjøre det lettere å holde oversikt over kontaktpersoner i de forskjellige bedriftene samtidig som man har kontroll på hvem som er interesserte i å samarbeide med BIS og ikke. Opprettelsen av et CRM-system er noe jeg har som mål å bli ferdig med før min tid som Markedsansvarlig er over. Jeg har vært i kontakt med Markedsansvarlig i SBIO som har anbefalt meg ulike aktører jeg kan kontakte for å få i gang prosessen. 23