Fagrapport forstudie Ferdigstilt FELLES LØNNINGSKONTOR FOR KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN

Transkript

1 Fagrapport forstudie Ferdigstilt FELLES LØNNINGSKONTOR FOR KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN Prosjektplan er godkjent av rådmennene i regionen den Prosjektansvarlig (PA): Jan Olav Grønland Prosjektleder (PL): Anny Irene Stenseth, Vestre Toten kommune Prosjektgruppe (PG): Kari Marthe Rækstad Hanssen, Østre Toten kommune Sigrid Schjetne, Gjøvik kommune Kjersti Kaxrud, Nordre Land kommune Inger Marie Kverum Sollien, Søndre Land kommune Fra 1.mars gikk Tove Gjestvang inn som medlem da Rækstad Hanssen sluttet i sin stilling. Det er ikke opprettet egen styringsgruppe for gjennomføring av forstudien. Prosjekteiere (PE) er rådmennene i Gjøvikregionen. 1

2 Innhold 1 INNLEDNING Prosjektmål Rammer og gjennomføring OMFANG/AVGRENSING GJENNOMFØRTE AKTIVITETER GRUNNLAG FOR BESLUTNING/ANBEFALING Oppgavene som inngår i et lønningskontor er som følger: Andre oversikter Analyse Forhold vi ønsker å belyse ytterligere... 7 Beskrivelse av mulighetene og hvordan lykkes... 7 Beskrivelse av truslene og hvordan lykkes Referanseinnhenting Kompetansesikring Forutsigbarhet i kostnader Målinger Realisering av felles enhet Lokalisering Økonomi RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Kritiske suksessfaktorer for et hovedprosjekt om samordning felles lønningskontor GRUPPAS ANBEFALING/ALTERNATIVER INNLEDNING Forstudien er gjennomført følgende datoer i henhold til de fastsatte milepælene i vedtatt prosjektplan. Det er avholdt møter 07.01, , , , og Referater er sendt PA. 2

3 Prosjektleder ba om avklaringsmøte med PA i forkant av møtet den I tillegg har PA hatt møte med prosjektleder underveis. Hovedtillitsvalgte er orientert i alle kommuner om oppstart. Rådmennene i regionen oversender rapporten for gjennomgang og høring etter endt periode. Forstudien er avsluttet og ferdigstilt med siste møte 20. mars. 1.1 Prosjektmål Etter innspill fra rådmennene i Gjøvikregionen, vedtok kommunestyrene at alle kommunene skulle delta i en forstudie om interkommunalt lønningskontor. Overordnet mål for prosjektet: Etablere et felles lønningskontor for alle kommunene i Gjøvikregionen. 1.2 Rammer og gjennomføring De enkelte kommunene har gjennom behandling i rådmannsgruppa, forpliktet seg til å delta i forstudien i perioden 1. november mars Etter at rådmannsgruppa har behandlet saken 9.april, legges den fram for kommunestyrene i mai Forstudien er gjennomført innen angitt tidspunkt. Den enkelte kommune har selv dekket utgifter til egne medarbeidere som deltar i prosjektet. 2. OMFANG/AVGRENSING Felles lønningskontor har vi definert som et «reindyrka» lønningskontor med klart definerte oppgaver og grenser. Oppgavene vi har definert er lagt inn i egen oversikt. Forstudien omfatter ikke aktiviteter som krever investeringer. Gruppa har ikke svart opp spørsmålet om «I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi en tilfredsstillende politisk styring?». Dette har vi avklart med PA som et lite aktuelt politisk interessefelt. 3. GJENNOMFØRTE AKTIVITETER Aktivitetene er knyttet til prosjektmålet: Gjøre nødvendige avklaringer slik at kommunene kan ta stilling til om de ønsker å gå videre i prosessen med forprosjekt/hovedprosjekt. 1. I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi økonomiske besparelser for regionen og hva er utslaget for hver enkelt kommune? 2. I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi vesentlige effekter knyttet til kompetanse og/ eller redusert sårbarhet? 3. I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi økt brukeropplevd kvalitet? 4. I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi økt faglig kvalitet? 5. I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi en god/tilfredsstillende administrativ styring? 6. I hvilken grad forventes felles lønningskontor å gi en tilfredsstillende politisk styring? 7. Er det mulig å overføre tilstrekkelig med myndighet til regionalt nivå slik at tjenesten vil være operativ og handlingsdyktig? 8. Vil kostnads- og effektbildet være forutsigbart og oversiktlig over tid? 9. Er det kurant å fastsette konkrete og etterprøvbare mål? 3

4 10. Sikres kompetanse ved overføring av personale fra deltakende kommuner? 11. Er det tilstrekkelig at to eller flere kommuner ikke alle fem kommuner går sammen for å realisere felles lønningskontor? 12. Er det sannsynlig at felles lønningskontor ikke gir negative effekter for den enkelte kommunes virksomhet? 13. Hvor bør et felles lønningskontor lokaliseres? I forstudien har vi stort sett gjort avklaringer og vurderinger ihht. planlagte aktiviteter. Punktene er gjennomgått og diskutert, noen mer enn andre. Vi har gjort få kartlegginger. De aktuelle tabellene er tatt inn i rapporten og er nødvendige for å få gjort den økonomiske analysen på hver kommune. I tillegg har vi kontaktet et lønnssamarbeid (Gausdal, Øyer og Lillehammer) for innhenting av deres erfaringer. 4. GRUNNLAG FOR BESLUTNING/ANBEFALING 4.1 Oppgavene som inngår i et lønningskontor er som følger: Gruppa har valgt ikke å beskrive i detalj hvilke oppgaver som skal løses. Dette må eventuelt konkretiseres seinere i prosjektet. Felles lønningskontor skal være faglig ajour innen lovverk, tariffavtaler, avtaleområdet generelt inkl. retningslinjer for den enkelte kommune, samt skatt og avgiftssystemet. - Delta i prosjekter og utredninger ved behov og der arbeidsgiver/kommunene krever det. - Ansvarlige for oppdateringer, opplæring innen avtaleverket og retningslinjene de forvalter i sitt lønnsarbeid. Rådgivning og bistand. - Oppdatering intranett i forhold til retningslinjer, skjemaer i den enkelte kommune. - Bistå ved uthenting av opplysninger ved for eksempel refusjonskrav lønnstilskudd m.m. - Være systemansvarlig på lønn/hrm. - Fast lønn - Variabel lønn Sykefravær, foreldrepermisjon, annen permisjon - registrere - følge opp refusjonsordning NAV, krav, mottak og avstemming - informasjon om maxdato i forhold til stopp av lønn og søknad om uførepensjon KLP. Pensjonsordninger - innmelding, endringer og oppfølging KLP og STP - rapportkjøring - bestandskontroll Oppfølging AA registeret. Hente inn transaksjoner fra ulike forsystemer. Produsere bankfiler ved lønnskjøring. Overføre posteringsbilag, krav og mottak sykerefusjon fra lønn til økonomi. Terminoppgaver. Innsending av ulike statistikker til KS, fraværsstatistikk og PAI Månedlige avstemminger. Årsoppgjør inkl. avstemminger Flere av oppgavene forutsetter jevnlig dialog med både personal og økonomi. 4

5 Oppgaver vi er i tvil om og hvor det ikke er enighet i gruppa, er som følger: Oppgaver Gj VT ØT NL SL Fraværsregistrering i forbindelse med ferie Lønn. Del av generell Lønn dersom sykepengerefusjon. Lønn dersom sykepengerefusjon. personal personal Oppfølging / administrasjon Min Tid (uten overføring til lønn) Telleoppgave for grunnlag ved avrop personalforsikringer Kontering/attestasjon ved faktura pensjon fraværsreg. lønn Ellers ytre enhet Ingen tidsregistrering/ stempling Ellers ytre enhet Økonomi/personal personal lønn lønn personal personal personal lønn økonomi lønn lønn personal økonomi Hvor oppgavene skal løses vil være gjenstand for en avgjørelse dersom en felles enhet blir realisert. Det kan være mange årsaker/ hensikter/ eventuelt konsekvenser som ligger bak avgjørelsene i hver enkelt kommune i forhold til hvor oppgavene løses i dag. Det vil være ukorrekt av gruppa på nåværende tidspunkt å endre dette uten å ha vært i dialog med hver enkelt kommune. 4.2 Andre oversikter Ressurser For økonomi er det valgt årsverk fra rein «regnskapsfunksjon», dvs. ansatt på regnskapskontoret. Det samme gjelder personal. Vi har tatt utgangspunkt i tidligere fagrapport om «etablering av samordnet lønnsfakturerings- og regnskapsfunksjon» fra okt Gjøvik Vestre Toten Søndre Land Nordre Land Østre Toten Funksjon Lø Pe Øk Lø Pe Øk Lø Pe Øk Lø Pe Øk Lø Pe Øk Pr. okt. 4 5,3 3 2,5 2 2,8 2 2,3 2, /årsv. Pr. febr. 2013/årsv. 5 8,3 5, ,5 1,6 3 3,3 2 4,4 2,5 3,3 3,7 3 Historisk tilbakeblikk: I 2005 ble det i rapporten «felles økonomisystem» anslått en besparing på 2-to- årsverk ved anskaffelse av felles økonomisystem og samordning av funksjonene på lønn. Besparelsen ble den gang estimert til kroner for alle fem kommuner totalt i forhold til samordningsgevinst og forventninger om uttak sentralt. Ute i enhetene anslos besparelsen også til 2 årsverk (begrunnet med bedre prosessunderstøttelse i form av elektronisk datafangst). Dagens kartlegging viser at årsverk er redusert i SL med 0,4, i NL og VT samme ressurs, mens ØT og GJ har økt med hhv. 0,8 og 1. Totalt årsverk i regionen (hjemler) pr. dato er 14,9. Lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver 5

6 Gjøvik Vestre Toten Søndre Land Nordre Land Østre Toten Antall L/T oppg Antall L/T oppgaver hovedselskapet Antall lønnsslipper /mnd Antall lønnsslipper febr hovedselskapet I tillegg til hovedselskapet som er kommunen, så har kommunene ansvar for lønnsutbetaling og regnskap for ytterligere andre selskap, for eksempel fellesråd med mer. Gjøvik Vestre Toten Søndre Land Nordre Land Østre Toten Antall selskap pr dato i tillegg til hovedselskapet: Det forutsettes at selskapene er en del av prosjektet om felles lønningskontor. 4.3 Analyse Vi har valgt å svare opp deler av kartleggingen med en analyse med scenario i forhold til ny enhet. Styrker: Spesialister vil trives bedre. Fleksibilitet mellom spesialistene. Strømlinjeformet organisasjon. Lønn skal forvalte ett regelverk. Totalkompetansen vil øke og den faglige kompetansen er samlet et sted. Flere personer «å spille på». Raskere problemløsning. Mindre sårbar ved ferie og annet fravær. Kjente felles rutiner og likhet mellom kommunene. Svakheter: Lønningskontorene utfører i dag oppgaver som grenser til personal og økonomi. Økende behov for mer ressurser ute i enhetene for å opprettholde kvalitet og sikre data. Lokalkunnskap forsvinner og større fare for at kvalitet ikke opprettholdes. Dette vil Muligheter: Felles kjente rutiner og informasjonsamordning. Mer ansvar ute i enhetene og dette krever gode rutiner og grundig opplæring. Kvaliteten bør bli bedre, da ekspertisen er samlet et sted. Ny organisasjon med ny organisering/ lederskap som et fokusområde. Gi myndighet og retningslinjer for å drifte kontoret. Klar administrativ styring med klare retningslinjer. Felles database, men med separate selskap. Trusler: Mer ansvar i enhetene uten å inneha nok fagkompetanse. Krever god opplæring og oppfølging. Intern kontroll vil være et kritisk skjæringspunkt. Brukerne kan oppleve felles lønningskontor som tungvint og service kan oppleves dårligere med et interkommunalt kontor. Nærhet 6

7 bli enda mer synlig ved nyansettelse i felles enhet. Lønningspersonalet skal forholde seg til 5 kommuner med sine etablerte rutiner/ administrering / lokal lønnspolitikk og personalreglement. Utkantkommuner kan risikere å miste fremtidige arbeidsplasser. Et annet moment er dagens gode samarbeid mellom lønn, personal og regnskap. Nye arenaer må etableres for å få kunnskap om nye regler/rutiner. forsvinner. Opplæring/»oppdragelse» tar lang tid. Ved å inneha personell som er/blir spesialister, fare for mer gjennomtrekk grunnet mangel på personlig utvikling. Fare for å miste generalistene som har utrolig mye kunnskap. Helheten innen fagområder blir dårligere/ forsvinner. Lojalitet til kommunene blir mindre. Lønn/pensjon/fravær henger nøye sammen og krever kunnskap utover kun for eksempel sykerefusjon. Opplæring krever tid/ressurs for planlegging. Hvordan ivareta den enkeltes kommunens behov? Felles database krever stor samhandling mellom kommunene, er det mulig og ønsker kommunene dette? Beliggenhet og reiseavstand blir avgjørende om vi vil få overført all faglig kompetanse Forhold vi ønsker å belyse ytterligere Beskrivelse av mulighetene og hvordan lykkes Fokus på organisasjon og ny organisering vil være viktige aktiviteter i etablering av et eventuelt felles lønningskontor. Koordinerende rolle/ ansvar for å sikre oppgaveløsning og felles rutiner. Organisering, felles regel- og rammeverk må være på plass før oppstart. For å få dette til må organisasjon jobbe sammen over en lang tid. Felles database og mulige utfordringer I dag er det ingen felles database mellom kommunene og det har heller ikke vært noe behov. Felles database kun internt i kommunene ved føring av de ulike selskapene. Vi ser i dag hvordan dette gjør arbeidet enklere framfor å vedlikeholde baser for alle «underselskap» i tillegg. Gruppa mener det er lite å hente dersom kommunene ikke er omforent i forhold til fagsystemene (Visma HRM) og de grunndata hvert enkelt selskap er avhengig av. I dag har hver enkelt kommune sine behov i forhold til lønnsforhandlinger, rapporter, stillingskoder, diverse lokale ordninger i forhold til behov for ytelser og lokal lønnspolitikk, for eksempel ulike funksjonstillegg. Vi er veldig usikre om kommunens ledelse ønsker en samordning og ta bort de interne mulighetene som ligger i systemet i dag. Dersom det ønskes, så ligger det en formidabel jobb i samordning av grunndata. 7

8 Felles grunndata vil uten tvil gi en stor gevinst og en økonomisk besparelse i ressursbruk på felles lønningskontor, men vil kreve mye i samhandling og bruk av ressurser. Det gjelder både lønnspersonell og personal. Vi skal også være oppmerksomme at det lokale sjølstyret i forhold til arbeidsgiver- og lønnspolitikken også kan være i fare for å smuldre bort. Elektronisk arkiv / like forsystemer vil også være en fordel ved samhandling kommunene mellom og effektiviteten. Det vil være en formidabel jobb kommunene imellom å enes om felles reglement/ oppbygging i fagsystemer (lønnsarter /stillingskoder og ulike andre rutiner). Beskrivelse av truslene og hvordan lykkes Hvordan kontoret skal organiseres og hvordan oppgavene skal løses, vil bli utfordrende og det må settes av mye tid i forkant. Det er i dag 5 kommuner med sine etablerte og kjente rutiner/arbeidsprosesser som skal slås sammen og enes om beste praksis. Opplæring i nye rutiner må gjøres ute i enhetene, slik at de blir i stand til å samhandle med nytt lønningskontor. Rolleavklaringer, ansvar og oppgaver må gjøres på et tidlig tidspunkt i prosessen. Den største utfordringen er om kommunene er villige til å ta steget fullt ut å risikere å miste muligheten til lokale behov. Det er dessverre blitt slik at elektronisk verktøy(it) også er «førende» for noen av mulighetene den enkelte kommune har. Da snakker vi om effektivitet og oppfølging i etterkant og mellom de ulike oppgjørene/ forhandlingen/ avgjørelsene. 4.4 Referanseinnhenting Referanser er innhentet fra leder lønningskontor, en enhetsleder og to innen personal. Svarene som ble gitt fra Lillehammerregionen (GLØR) forsterker våre vurderinger i hva som må til for å lykkes. Referansene bekrefter også vår bekymring i forhold til service og nærhet. Se vedlegg 1, 2 og Kompetansesikring Kompetanse i egen kommune må sikres enten ved økt opplæring av andre eller tilføring av økt ressurs. Kompetanseøkning er viktig for å opprettholde kvalitet i leveransen til felles lønningskontor. I dag deltar lønningskontoret i oppgaver og gir rådgivning/ bistand som personalkontorene må overta mer av og den kompetansen må også sikres i egen kommune. Se tabell under økonomi. Oppgaver som utføres av f.eks økonomi eller personal overføres lønnsenheten og kompenseres ved økt bemanning eller overføring av personell i ny enhet. 4.6 Forutsigbarhet i kostnader Det vil ved oppstart være en stor forutsigbarhet i kostnadene, da vi ser at ressurser må følge med dersom forutsetningene er de samme som i dag. Etter hvert, dersom det blir gjort et godt forarbeid, kan det være mulig at kostnadene reduseres. For at kommunene skal ha god kontroll på kostnadene, kreves det god samhandling mellom 8

9 kommunene, et godt planverk/styringsdokument og et budsjett som må godkjennes i samarbeidet. Enheten vil trenge tid, ikke minst i forkant av etableringen, for å sikre en god administrasjon, felles rutiner og god ledelse. Samtidig er det viktig å gi den nødvendige myndighet som trengs for å være operativ og effektiv. Organisering og samhandling må nedfelles i egne samhandlingsrutiner ved organisering av kontoret. For å sikre forutsigbarheten for alle kommuner, bør det etableres et regionalt samarbeidsforum med fastsatt mandat. Det vil ta tid før kommunene oppnår forutsigbarhet og en stabil og sikker drift. 4.7 Målinger Gruppa mener det er mulig å gjøre etterprøvbare målinger på flere områder. Både i forhold til om kommunene har lykkes med etableringen, om kontoret jobber effektivt, om brukerne/ kommunene er fornøyd med felleskontoret og om faglig standard er opprettholdt. Eksempelvis: Stabilitet og vakanser. Medarbeiderundersøkelser Brukerundersøkelser i forhold til opplevd service. Restanser sykepenger. Evnen til å ta i bruk systemer for elektroniske overføringer/ datafangst. Målingene må fastsettes i styringsdokument og evalueres etter hvert år samtidig som det settes nye mål. 4.8 Realisering av felles enhet Forstudien har avklart at gruppa mener det minst må være 2 kommuner i fellesskapet. Gjøvik er definert i forstudien som stor, og gruppa mener det ikke er nødvendig at de deltar for at felles kontor kan realiseres. To små kommuner kan muligens lykkes vel så bra som flere kommuner. Samordning av underliggende dokumenter som reglement, praksis, rutiner må gjøres for å lykkes, noe som er enklere å få til med to kommuner enn flere. Dette er også avhengig av hvilke kommuner som velger å samarbeide. Se mer under pkt. 10 om økonomi. 4.9 Lokalisering Vi avstår fra å foreslå konkret kontorsted. Vi vil likevel peke på avstander med de to ytterkantene Dokka og Lena og den samhandling som i dag er mellom lønn/økonomi/personal. Gruppa ønsker at det eventuelt vurderes omrokkering på personell i forhold til fagmiljøene (lønn, økonomi, regnskap, skatt, personal) og tilhørighet og bosted. Kan være et viktig element i forhold til å holde på kompetanse. 9

10 4.10 Økonomi Grenseoppgavene (oppgaver som gjøres av andre enn de som har hovedstillingen sin på lønn) er avklart i forstudiet og gir noen anbefalinger på tilføring av ressurser enten i form av å styrke bemanning internt i kommunene fordi oppgavene tillegges funksjoner som fortsatt skal forbli i egen kommune eller at oppgaver som er tillagt andre funksjoner skal overføres felles enhet lønn. Kostnadene for et årsverk er anslått til kr inkl. sosiale kostnader Tabellene nedenfor viser store ulikheter mellom kommunene om hvor oppgavene løses i dag. a) Avklarte og definerte lønnsoppgaver som skal utføres av annen funksjon enn lønn Overføring av oppgaver medfører redusert ressursbruk i fellesenheten lønn og økning i egen kommune Gjøvik kommune: Oppgaver Overføres til Beregnet ressurs Økning egen kommune Søknader vedr. pensjon/ufør- Statens pensjonskasse Personal 5 % Kr Østre Toten kommune: Oppgaver Overføres til Beregnet ressurs Økning egen kommune Søknader vedr. pensjon/ufør Personal 10 % Kr Vestre Toten kommune: Oppgaver Overføres til Beregnet ressurs Økning egen kommune Søknader vedr. pensjon/ufør Personal 5 % Kr Nordre Land kommune: Oppgaver Overføres til Beregnet ressurs Økning egen kommune Deltagelse i lokale forhandlinger, rapporter og annen bistand Personal 15 % Kr Søndre Land kommune: Oppgaver Overføres til Beregnet ressurs Økn egen kommune Attest/tjenestebevis ansatt Personal 3 % Kr Total økning ressurs i alle kommunene: 0,38 årsverk totalt kr ,- Økning av oppgaver, 3-15 % stilling i den enkelte kommune, er muligens ikke av større omfang enn at den enkelte kommune selv kan løse dette innenfor eksisterende bemanning. Dette må den enkelte kommune selv finne ut av. 10

11 b) Avklarte og definerte oppgaver som i ny enhet utføres av lønn, men i dag utføres av andre Overføring av oppgaver medfører økt ressursbruk på fellesenheten lønn og reduksjon i egen kommune Vestre Toten kommune: Oppgaver Overføres fra Beregnet ressurs Red. egen kommune Registrere sykefravær Ansatt 50 % Kr Registrere permisjoner skatt/innfordring Ansatt sentralbord og grunnskole 5 % Kr Nordre Land kommune: Oppgaver Overføres fra Beregnet ressurs Red. egen kommune Registrere sykefravær og Personal 20 % Kr beregne refusjonskrav Registrere permisjoner * Personal * Bestand-/medlemskontroll Personal *5 % Kr pensjon * Registrere variabel lønn * Personal * Registrere fast lønn * Personal * Endringer pensjon * Personal * Opplæring/kurs * Personal * Søndre Land kommune: Oppgaver Overføres fra Beregnet ressurs Red. egen kommune Registrere sykefravær og beregne refusjons-krav * Registrere fødselspermisjoner og foreldrepenger * Mottak/avstemming refusjonskrav ** Registrere permisjoner * Avstemme månedlig ** KS * sykefraværsstatistikk Overføre fil/posteringsbilag ved lønnskjøring ** Hente inn fil ved refusjon ** Personal *50 % Kr Personal Økonomi **10 % Kr Personal Økonomi Personal Økonomi Økonomi **1 dagsverk/år Reduksjon i kommunene: 1,4 årsverk totalt kr ,- En vesentlig ting en kan lese ut fra kartlegging av oppgaver, er at fraværsregistrering og oppfølging refusjonskrav tar tid. Prosjektet konkluderer med at det totalt brukes ca. 3 årsverk til dette viktige arbeidet. 11

12 Beregning i fellesenhet med fordeling kommunevis For å løse meroppgavene, tilføres/økes interkommunalt lønningskontor med i overkant av 1 årsverk, fra 14,9 til 16. Beregningen kommunevis forutsetter at ansatte som gjør oppgaver for lønn i dag overføres fellesenheten og at bemanning ikke økes i egen kommune. Har valgt å bruke årslønn inkl. sosiale kostnader kr Detaljert tabell er vedlagt i vedlegg 4 A. Felles lønnskostnader med 16 årsverk beregnes til kr ,- B. Felles lønnskostnader med 15 årsverk beregnes til kr ,- C. Felles lønnskostnader med 14 årsverk beregnes til kr ,- A Kommune Gjøvik Søndre Land Nordre Land Østre Toten Vestre Toten Fordelingsnøkkel Kommunevis Kr kr i Kr i Kr i Kr besparelse med merkostnad merkostnad merkostnad 16 årsverk B C Kommunevis besparelse med 15 årsverk Kommunevis besparelse med 14 årsverk Kr Kr Kr i merkostnad Kr Kr Kr Kr Kr 0 Kr Kr Som vi ser gir de ulike alternativene ulikt utslag for den enkelte kommune. Nordre Land kommer ut med null også ved reduksjon 2 årsverk. Alternativ B gir en total besparelse på ca kr ,-, og alternativ C gir en total besparelse på kr ,-. Gruppa har ikke vurdert og konkludert med eventuelle reduksjoner i stillinger. En reduksjon er helt og holdent avhengig av prosessene og arbeidet som nedlegges i forkant av en eventuell etablering. En annen faktor vi ikke har beregnet er reisevirksomhet ut til kommunene i forbindelse med opplæring og møter. I tillegg har vi en faktor i forhold til mer ansvar ute i enhetene uten at vi klart ser omfanget av dette. Vi har ikke beregnet inn økte ressurser. Ytre avdelinger må bruke mer tid/ressurser for å sikre kvalitet på det som leveres til felles lønningskontor. Fellesenheten vil ikke som i dag makte å gi samme service ved direkte kontakt/ kontroll. Det skyldes at nærhet til kontoret ikke blir oppfylt i samme grad. Ressursbruk i forkant / etablering av felles lønningskontor: Vi anslår at forarbeidet som er skissert i rapporten må ta ca. 3 år. 12

13 Lang implementeringsperiode er anslått på bakgrunn av ansatte i egen kommune som må delta. En ting er møtevirksomhet, men det blir mye arbeid med både å framskaffe ulike kartlegginger, avvikle og bli enige om felles rutiner og retningslinjer, møter med enhetene for å implementere felles rutiner og sist men ikke minst forankring og enighet i regionens ledelse. Kostnader beregnet pr. år Prosjektleder i 20 % stilling: kr ,- Min. 1 årsverk ressurspersoner i prosjektet 20 % i hver kommune kr ,- Over 3 år må det påregnes ekstrakostnader og forbruk på ca kr 2 mill. Det er ikke beregnet ressursbruk for andre ansatte som det underveis må samhandles og avklares mot. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer for et hovedprosjekt om samordning felles lønningskontor En kritisk suksessfaktor er en faktor som dersom den inntreffer vil hindre prosjektet i vellykket måloppnåelse. PLP metoden krever at det settes fokus på kritiske suksessfaktorer som dersom de inntreffer, med stor sannsynlighet fører til at prosjektet ikke kan fullføres eller gjennomføres på en effektiv og god måte. Hvordan lykkes? Forstudien har ved kartlegging og vurdering identifisert hvilke suksessfaktorer som er kritiske ved å etablere felles lønningskontor i regionen. Hver faktor er vurdert utfra en skala fra 1 5 for sannsynlighet, og samme skala for konsekvens ved realisering av prosjektet. Risiko =sannsynlighet for * konsekvens Nr. Kritisk suksessfaktor Sannsynlighet Konsekvens Risiko 1 Ikke avsette nok tid for etablering av felleskontor 2 Ikke ivaretagelse av den enkeltes kommunes behov etter sammenslåing 3 Felles database for systemene 4 Beholde kompetanse Manglende kompetanse i egen kommune som ikke erstattes eller ivaretas på annen måte 6 Uklar rolle- og ansvarsfordeling 7 Uklare oppgaver

14 6. GRUPPAS ANBEFALING/ALTERNATIVER Gruppas konklusjon på bakgrunn av forstudien og momentene som har kommet fram; det er et potensial for felles lønningskontor i forhold til økt effektivitet og robusthet. Innsparing vil variere for den enkelte kommune. Den største gevinsten økonomisk, vil Vestre Toten kommune ha, som ved samme bemanning, 16 årsverk, sparer ca /år. Nordre Land vil, med samme bemanning, få en økt kostnad med kr I tillegg forutsetter vi samme bemanning uten å ta hensyn til eventuelle reduksjoner i fellesenhet som kan oppnås ved stordrift og gjennomføring av tiltak som skissert i forstudien. Vi er overbevisst om at ressursene må følge med ved overføring. Ikke minst med tanke på alle endringer som må gjennomføres i etableringsfasen. Det vil ta minst 3 år med forarbeid før sammenslåing er mulig og ytterligere 3-4 år i felles enhet før kommunene kan ta ut en økonomisk gevinst. Det forutsetter også en visshet om reduserte stillinger, noe vi er usikre på. Referanseinnhenting viser at vår konklusjon om godt forarbeid om, felles rutiner og system er en forutsetning for å lykkes. Det er ikke tatt hensyn til eventuelt økning av ressurser i egen kommune. Ber om at prosjekteierne nøye vurderer de momentene og forutsetningene som er beskrevet i forstudien. Alternativt: Dersom prosjekteierne ikke er villige til å avsette nok tid- og personellressurser og heller ikke ønsker å ta steget fullt ut i forhold til harmonisering av databaser, retningslinjer, rutiner/ arbeidsprosesser, så beholdes lønningsfunksjonen slik som den er i dag i den enkelte kommune. Det bør uavhengig hva beslutningen blir, iverksettes et arbeidsprosjekt med fokus på integrasjoner og utnyttelse av forsystemene for å få ned tidsbruken på registrering av sykefravær. 14

15 Vedlegg 1 Felles økonomienhet i Lillehammer regionen Referanse: ansvarlig lønn Felles database - grunndataopplysninger som er like slik at de kan brukes på tvers i kommunene. Hvordan er dette løst i GLØR? Svar: Fra starten hadde det vært altfor mange særordninger og mye spesielt fra hver kommune. De starter nå opp et prosjekt med felles database med lønnartregister. Velge en felles plattform med behovet i den største kommunen, slik at de mindre kommunene kan "lukke" de mulighetene som ikke er nødvendige. Dette er viktig på grunn av rapportering. Brukerperspektiv og kvalitet. Hvordan opplever kommunene " felles lønningskontor" i forhold til støtte og bistand? Svar: Lønningskontoret oppleves som bedre og bedre. Det var uvant i starten. De mottar spørsmål både fra ansatte og tjenesteledere. Lønningskontoret reiser en del ut til kommunene for å hjelpe de/ lære opp til å sørge for godt dataunderlag, fylle ut alle standardiserte skjemaer på en god måte. Det var gjort for lite i forkant ved oppstart av felles kontor. Det var for mange særønsker fra de tre kommunene som ble ivaretatt av leverandør. Kjenner dere til om det ble økt opp med ressurser i kommunene for å sikre kvalitet og lokalkunnskap? Svar: Alle lønnsmedarbeiderne ble overført til felles lønningsenhet, og det ble ikke tilsatt flere i kommunene i ettertid. Lønnsmedarbeidere fra Gausdal og Øyer fikk jobb i egne kommuner i etterkant, og sluttet i det felles kontoret. I dag er det kun 2 av 8 medarbeidere i kontoret som var med fra oppstarten. Gausdal og Øyer har personalmappene på sine medarbeidere i sine respektive personalavdelinger. Lønningskontoret har kun lønnsbilagene. For Lillehammer har lønningskontoret og kommunen felles personalmapper. Medarbeidertilfredshet. Hvordan er ansatte fornøyd? Svar: Se forrige spørsmål vedr. hvor mange som er igjen av de "gamle" lønnsmedarbeiderne. Kontoret opplever ingen "sure miner" fra verken ansatte og tjenesteledere, synes kontoret fungerer stadig bedre, og da blir det færre telefoner. Dersom det er feil på lønn skal ansatte kontakte sin leder. De utfører internkontroll på hverandre i kontoret, for å stadig forbedre rutiner og resultater, dette gir færre feil. De opplever at det er bedre for de ute i kommunene at all kompetanse sitter samlet. Kompetanse. Spesialister kontra generalister. Hva med rekruttering, beholde personell? Svar: Det var mye utskifting i starten, men har stabilisert seg. Nå fungerer det bra med å beholde folk, men synes det er vanskelig og rekruttere personer med 15

16 lønnningsskompetanse. De har redusert fra 10 til 8 ansatte siden oppstarten, har en aldersspredning 29 til57 år. Nå har de 6,7 årsverk. Hvordan opplever ansatte mestring og utvikling i fellesenheten? Svar: De samarbeider godt for å hjelpe hverandre til å bli bedre, og å forstå hva de driver med. Se ovenfor vedr. internkontroll, de sjekker hverandres jobb, og slik har de blitt bedre på kvalitet og effektivitet. Hva har dere hatt som hovedfokus som gjør at dere har lykkes med organiseringa? Svar: De er avhengige av gode forsystem, og alle kommunene har GAT. Det er viktig med felles systemer. De reiser ut for å lære opp medarbeidere til å fylle ut skjemaene fullstendig og riktig. Hva er deres anbefaling til oss andre som tenker i samme bane og hva bør vi absolutt ikke gjøre? Svar: Viktig å bruke tid på å utvikle en felles plattform med felles database, lønnarter mm, det hadde ikke de gjort godt nok. De startet opp prosjektet i 2006 og åpnet kontoret i Men allikevel var ikke alt på plass, slik at de NÅ starter et prosjekt for felles database. De tar utgangspunkt i den største kommunens behov, og de andre kommunene plukker ut det de har bruk for. Dette er viktig blant annet for fells og god rapportering. De har felles stige på generelle ting, men noe avvik finnes. Legger alle personlige tillegg på egen linje, egne lønnsarter. De regner ut lønnspotten for kommunene ved lokale forhandlinger, men deltar ikke i forhandlinger. 16

17 Vedlegg 2 Felles økonomienhet i Lillehammer regionen Referanse: enhetsleder helse Datasystemer/fagsystemer Ble mye endret? tenker på eventuelle grunndata også. Svar: Har ikke merket noen store endringer som er av stor betydning. Noe endring må man regne med. Hvordan oppleves felles lønningskontor i forhold til støtte/bistand? Oppleves som «langt unna», vanskelig å få til fellesforståelse. Tar ofte lang tid før man får hjelp. Kan til tider være veldig tidkrevende. Føler liten forståelse for driften vi har. Er det økt opp med ressurser i kommunen for å sikre kvalitet/lokalkunnskapen? Svar: Nei, og det er dette som har manglet og mangler her. Veldig merkbart etter at ansatte som var med fra vår kommune har sluttet. Kompetanse: Regner med dere har blitt tillagt mer ansvar, har dere fått økt kompetansen med f.eks kursing opplæring? Svar: Har fått opplæring i å fylle ut noen ekstra lønnsskjemaer, og har fått tilbud om individuell opplæring. Noen små felles kurs når det er endring i data program. Hvordan oppleves mestring/utvikling? Svar: Kunne vært mer opplæring, men får god hjelp dersom man henvender seg direkte til økonomiavdeling. Har det vært gjort noe spesielt for dere ute som gjør at dere føler dette ble bra? Ikke besvart Har du noen anbefaling, eventuelt noe vi må huske å gjøre? Svar: Oversiktsliste over personer på økonomi på ansvarsområder. Andre ting som er bra/dårlig? Svar. Merker at de har mer og ny kunnskap på sine områder. 17

18 Vedlegg 3 Felles økonomienhet i Lillehammer regionen Referanse: personal Felles database grunnopplysninger som er like slik at de kan brukes på tvers i kommunene. Hvordan oppleves dette? Ruen: Dette er ikke problematisk for Lillehammer som har beholdt lønningskontoret i eget bygg. Utfordringene har vært fagsystemet som ble innført som en del av forprosessen til felles kontor. Frydenlund: Har ikke vært involvert i grunndata, det har vært lønningskontoret som har sittet med denne kompetansen. Utfordringen nå er fagsystemet, det er for eksempel vanskelig å få med alle data til PAI-registeret. Brukerperspektiv og kvalitet. Hvordan opplever kommunene felles lønningskontor i forhold til støtte og bistand? Ruen: Ser bare fordeler. Større fagmiljø og mer robust ved fravær. Fysisk nærhet er som tidligere og kapasiteten er som før. Frydenlund: Gausdal hadde bare en lønnsmedarbeider tidligere, det var sårbart i forhold til fravær. Gausdal har ei stabil ledergruppe og de gjennomfører lederopplæring. Har inntrykk av at samarbeidet med lønningskontoret går greit. Kjenner dere til om det ble økt opp med ressurser i kommunene for å sikre kvalitet og lokalkunnskap? Frydenlund: Regnskap, fakturering og IKT er også sentralisert til Lillehammer. Gausdal har beholdt kontrollerfunksjon for sykefravær for å sjekke at pengene kommer inn fra NAV (20-30% stilling)og pensjon og forsikringer. Personalsjefen har disse oppgavene og sitter i stab hos rådmannen. Medarbeidertilfredshet. Hvordan er ansatte fornøyd? Frydenlund: De som ble overført til felles lønningskontor kom tilbake til egen kommune etter 2 til 3 år. Årsaken var nok sammensatt, men noe på grunn av frustrasjon over å jobbe i et stort kontor med oppstartproblemer. Kompetanse og mestring i fellesenheten ikke aktuelle problemstillinger for disse referansepersonene. Hva har dere hatt som hovedfokus som gjør at dere har lykkes med organiseringa? Frydenlund: Forarbeid. Flere funksjoner er sentralisert. Gausdal er en liten kommune, 1 ansatt på personal og tidligere 1 på lønn. Opplever felles lønningskontor som positivt. Personalsjefen jobber i rådmannens stab i sammen med økonomisjef, kvalitetsutvikler, kultur/informasjonsmedarbeider, frivillighetsleder. Ruen: For Lillehammer har sammenslåingen utelukkende vært en fordel. De får meget god service fra et faglig sterkt og robust lønningskontor Hva er deres anbefaling til oss andre som tenker i samme bane og hva bør vi absolutt ikke gjøre? Frydenlund: Bruke god tid til å få datasystemet til å fungere 18

19 Vedlegg 4 TABELL MED DETALJERT OVERSIKT PÅ BEREGNINGER JFR Gjøvik Søndre Land Nordre Land Østre Toten Vestre Toten Alle årsv.lønn 5 1,6 2 3,3 3 14,9 kroner ressurs red.lønn, oppgaver overført til andre 0,05 0,03 0,15 0,1 0,05-0,38 Forutsetter uendret bemaning ved tilføring av oppgaver Økt ressurs lønn, oppgaver fra andre 0,6 0,25 0,55 1, A Kostnader lønnsarbeid beregnet for hver kommune 4, , , , , , Felleskostnader beregnet 16 årsverk B A- B Kostnader i fellesenhet jfr. fordelingsnøkkel Besparelse /økning i samarbeidet v/ 16 årsv Grunnlag Besparelse/ økning ved 15 årsv Grunnlag Besparelse/ økning reduksjon v/14 årsv

20 20