Dagens løsning. Møter i arbeidsgruppa: , , ,

Transkript

1 Mal for arbeidsgrupper kommunereformen Arbeidsgruppe for lønn og personal, kommunereformen Lesja og Dovre: Lesja: Liv Eva Gråsletten, personalsjef (leder for arbeidsgruppa), Olaug Dalum (kons L/P), Lene Mariplass (kons L/P), Ellen Tordhol (t.valgt for Delta) Dovre: Rune Pettersen, personalsjef, Rigmor Langdalen (kons L/P), Marit Liv Bjørnsgård (kons L/P og t.valgt for Fagforbundet) Møter i arbeidsgruppa: , , , Dagens løsning Tema Forklaring (Anbefalinger) Resultat Dagens organisasjon og struktur (Kort beskrive likheter/ulikheter) Dovre har elektroniske personalmeldinger (oppretting / endring av stillinger) Lesja bruker ikke dette. Kvalitetssikringssystem: Dovre har kvalitetslosen Endringsmeldinger er det noe ulik praksis på i kommunene Dovre: Avd skriver arb.avtaler på inntil 3 mnd sjøl. Lesja: Alle arb.avtaler skrives på L/P-ktr. Rapportering (bl.a om endringer vedr pensjon) Sjukepenger, ref.krav: Gjøres v/l/p-ktr i begge kommunene. Rutiner innen sjukepengeoppfølging, viktig for å få inn utestående penger fra NAV. Timelønnsperiodene er ulike: Dovre: /31. i mnd. Lesja: 16. i en mnd til 15. i neste mnd (utlønning mnd etter). Ingen av kommunene har stillingsinstrukser og dette er heller ikke ønskelig.

2 Lesja har et dokument med oversikt over arbeids- og ansvarsområder samt kompetansekrav. Dovre benytter administrativt delegasjonsreglement samt prosedyrer og rutiner beskrevet i kvalitetslosen. Begge kommunene har revisjon av HMS-håndbøkene (elektroniske). Like maler. Lærlingeordning. Likt i begge kommunene, men ulikt antall lærlinger. Søke om pensjon/afp: L/P-kontorene gjør dette. I begge kommunene, får ansatte ta ut delvis AFP. Dovre bruker Capitech, elektronisk timeregistrering helsehuset og administrasjonen bruker dette, ikke øvrige avd. Rekruttering/tilsetting: Lik organisering i begge kommunene. Reglementer: Ikke gått spesifikt gjennom disse, men en god del ulikheter i disse. Seniortiltak: Ulikt her (Lesja har ekstra fri eller tilleggslønn). For øvrig er det likt vedr. undervisningspersonell. Lesja følger det samme for alle ansatte. Dovre: Partssammensatt styre. Lesja: Adm.utvalg. Telefoni: Dovre har jobba fram prosedyrer. Lesja har gjennomgang på sine rutiner nå. Lønnsarbeid for andre selskap: Dovre: Kyrkja, NGR, Lesja: Kyrkja Fakta og nøkkeltall (Som vedlegg fra kostra/ssb) Organisering, årsverk: Dovre: 300% (personalsjef 100%, kons 200%) Lesja: 280% (personalsjef 100%, kons 180%) Dette er vi gode på i dag Maks 5 punkter fra hver kommune Felles for Dovre og Lesja: Lønnsarbeid, rutiner, oppfølging. Kan det elektroniske lønnssystemet, utnyttes i stor grad. Pensjon, info mv. Info til avdelingene, god brukerkontakt. Tilsettinger, oppfølging mv. Oppfølging IA, HMS mv.

3 Info og oppfølging overfor avd.ledere m.fl. i arb.giverspørsmål mv. Samarbeid med tillitsvalgte. Vi kan tilføre en ny løsning Maks 5 punkter fra hver kommune Løsning med større miljø er en fordel, vi blir mindre sårbare og alle trenger ikke å vite noe om alt (pr i dag er vi generalister og må kunne noe om «alt»).

4 Mulig løsning i ny felles kommune Tema Forklaring (Anbefalinger) Resultat Tjenestelevering hvilke tjenester skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Her kommer det vel mange ulike lover, vedtak, etc Ulike muligheter, kanskje maks 3 forslag? Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt Regionalt Ut i fra svar over Fremtiden, hva satser vi på lokalt? Hvilke innvirkning får det på vårt samarbeid regionalt? Alt innen lønn og personal, linka til lover, forskrifter, avtaleverk, planer og reglementer Samme leveranser. Samme arbeidsmarked. Samme oppgaver. Ikke nye brukergrupper, men flere brukere. Vi får f.eks dobbelt så mange avdelinger. Desentraliserte tjenester (i følge politisk vedtak). Flere avd.ledere. Vi forutsetter at det er like mange virksomheter i fortsettelsen som det er i dag. Organisasjon Hvordan kan vi organisere oss? Ved en evt sammenslåing bør det være ett lønns- og personalkontor. (ref det som skrives senere i rapporten) Flere som har kompetanse på det samme, er positivt vi blir mindre sårbare. Bør være samlokalisering med økonomi. Behov for nærhet til administrativ ledelse, bl.a pga beslutningstaking. Ressursbehov Ulike alternativer vil gi ulik ressursbehov Ressursbehov vil være stort i starten. Harmonisering av reglement, regnskaps- og budsjettrelaterte ting, mv. Rutinebeskrivelser. Det er være ulike rutiner og ulike kulturer. Hensikts-messig å skape felles forståelse, inkl i etater/avdelinger. Spesialisering i større grad enn nå (alle trenger ikke å ha kunnskap om «alt») Økt kompetansemiljø, gjør det lettere å rekruttere dyktige

5 medarbeidere. Kommunene har stort sett ikke hatt problemer med å rekruttere. Lokasjoner NB! Mandatet sier noe, men ikke hvor Fysisk samlokalisering er viktigst sjøl om vi ser at det ikke er påkrevd å være samlokalisert iom tilretteleggingen gjennom IT-platt-formen. Vi har erfaring med at det er behov for mye løpende kontakt og avklaringer og det fungerer godt ved fysisk samlokalisering. Økonomi Er det en gevinst, eller et tap? Antall saker vil stort sett være det samme. Effektivisering i form av mindre sårbarhet. Arbeidsgruppa tror at det vil utløse større utgifter i startog innkjøringsfase. På sikt vil en trolig ha en gevinst. Arbeidsgruppa har ikke kostnadsregnet dette, dermed kan vi ikke tallfeste lønnsomhet og evt kostnadsøkning. Fremtidsbilde Utviklingsområder for å komme dit? Valgene over bør ha hold i forventet utvikling i befolkning Hvordan går vi frem? Vil endringer i forutsetningene påvirke valgene hvordan kan de påvirke? Det blir flere og flere eldre andel av befolkningen. Det blir flere innen arbeidsinnvandring og fremmedspråklige. Kanskje det kan bli utfordring for oss i fht mottak av nyansatte? Språkopplæring. Med såpass høg alder på innbyggerne (både nå og på sikt), og at mye av ungdommen reiser ut og tar utdanning/ arbeid, kan det bli en utfordring å få unge arbeidstakere som er oppvokst i kommunene til å jobbe i sin oppvekstkommune. Det er en viktig og lang prosess i fht samordning og andre ting vi har pekt på, før vi kan samarbeide maksimalt og få full effekt av en sammenslåing. Behov for bistand For å gjennomføre en eventuell felles løsning Eksternt og intern opplæringsbehov.

6 internt/eksternt Konsulentbistand. Utarbeidelse av bl.a reglementer, vil være arbeidskrevende og det vil kunne være behov for ekstern støtte. Opplæring i forskjellige systemer. Hva med kvalitetssystem? (Dovre har kvalitetslosen, Lesja har ikke valgt kvalitetssystem enda). Capitech (tidsregistreringssystem). Dovre har dette. Forskjellig utnyttelsesgrad av ulike systemer.

7 Arbeidsgruppen sitt valg av samlet løsning Tema Forklaring (Anbefalinger) Resultat Tjenestelevering hvilke tjenester skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Pensjon: Rapportering, søke om uførepensjon, AFPpensjon, alderspensjon, etterlattepensjon. Kunnskap om lovverket og endringene i dette. Lesja: Innvilger foreldreperm sentralt. Dovre har lagt noe mer ut til avd.ledere. Kontakt med NAV og KLP/SPK om regelverk mv. NAV: Refusjoner sjukepenger, foreldrepenger, pleiepenger, Refusjoner for de som er på tiltaksplasser, Dialogmøter, Annet samarbeid. NAV- Arbeidslivssenter: Kontakt, oppfølging info Bedriftshelsetjenesten: Kontaktmøter, handlingsplaner HMS: Div koordinering, oppfølging, Sykefravær: Oppfølging, veiledning, kontaktmøter. Lønn: Fagforening, timelister, endringer, nyregistreringer, påleggstrekk, skatt, feriepenger, A-meldinger og mye, mye mer som dukker opp under veis. Oppfølging av lønnsforhandlinger (sentrale og lokale). Avstemming av lønn og refusjoner. Ansettelser: Avklaringer i forkant bl.a med arbeidstakerorg., utlysing, søkerlister, drøftingsmøter, intervju, innhente referanser, tilsettingssaker, arbeidsavtaler, ansiennitetsberegning, lønnsfastsettelse. Forhandlinger: Lønnsforhandlinger (kap 3, 4 og 5), andre forhandlinger som måtte bli aktuelle. Arbeidsmiljøloven: Oppfølging f.eks i fht nedbemanning, oppsigelse, div endringer som arbeidstakere blir berørt av, samt en rekke bestemmelser som er hjemlet i Aml. Ferieloven: Kunnskap og veiledning/tolkning. Forvaltningsloven og Offentlighetsloven, veiledning mv innenfor L/P-området. Også info til aviser. Info til aviser om hvem som er søkere og hvem som er

8 ansatt. Søke eksterne midler, f.eks OU-midler og støtte til kompetanseheving. Folketrygdloven: Kunnskap og veiledning/tolkning. Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen: Kunnskap og veiledning/tolkning, ikke minst i forhold til avd.ledere. Kontakt med tillitsvalgte: Arbeidsmiljøutvalg og Partssammensatt styre/adm.utvalg. Saksbehandling/forberedelser og oppfølging. Alle reglementer/planer som gjelder ansatte: Kunnskap og veiledning/tolkning, oppfølging og revisjon. Rådgivningsfunksjon både for rådmann, øvrige i ledergruppa, virksomhetsledere/avd.ledere, og andre. Saksbehandling i forhold til politiske saker, rådmannsvedtak/delegert myndighet. I noen grad praksisplasser (for folk utenfor egen org.) Skademeldinger, info og oppfølging overfor forsikringsselskap. Lesja: Senioravtaler, info, oppfølging og kursing. Lærlinger: Prosedyrer rundt inntak, oppfølging og avklaringer (inkl lærekontrakter, arbeidsavtaler og kontakt med Oppland fylke). Regionalt samarbeid (f.eks 6K Lønn, 6K Personal) Nye moduler/systemer som blir vedtatt innkjøpt og som skal læres og følges opp. Tidkrevende for å få ting opp og gå. Når systemene er tatt i bruk, må ting være korrekt. Behandling av kurs og stipend (I Lesja også søknader om permisjon, redusert arbeidstid). Totalt sett er det mye veiledning i arbeidsgiver- og lønnsspørsmål.

9 Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt Regionalt Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Konflikthåndtering. Organisasjonsutvikling. Under forutsetning av sammenslåing, må det være samlokalisering av lønns- og personalavd. samt nærhet til administrasjon forøvrig. Organisasjon Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Harmonisering/tilpasninger, ikke minst i forhold reglementer, rutiner, prosedyrer og økonomirelaterte ting (budsjett, regnskap) Ressursbehov Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Stort ressursbehov i starten. Harmonisering av reglement, regnskaps- og budsjettrelaterte ting, mv. Rutinebeskrivelser. Vil være behov for ekstern støtte i starten. Lokasjoner Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Arbeidsgruppa tar ikke stilling til lokasjon(er), men samlokalisering er viktig. Økonomi Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Arbeidsgruppa har ikke kostnadsregnet dette. I starten vil det trolig være merkostnad. På sikt kan det bli innsparing. Utviklingsområder for å komme dit? Behov for bistand internt/eksternt Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Definere likheter/ulikheter kommunene imellom. Kartlegging for deretter å bli enige om hvordan vi vil gjøre det vedr. ulikheter. Ja, i stor grad.

10 Hva må til: Tema Forklaring (Anbefalinger) Resultat Ressursbehov Se punkt over vedr. ressursbehov. Ikke minst at prosessene blir svært tidkrevende ved siden av at løpende oppgaver skal gjennomføres. Omstillingsmidler og tiltak Se punkt over vedr. ressursbehov. Innfasing av ulike trinn Kommer an på prosessen. Dato for gjennomført sammenslåing