Leangbukten Båtforening SA Leangbukta 31, 1392 Vettre Org. nr._ Tlf

Transkript

1 Leangbukten Båtforening SA Leangbukta 31, 1392 Vettre Org. nr._ Tlf E-post: Hjemmeside: STYRET MØTEREFERAT Mandag 31. august 2015 Kl Møtested: Leangbukta kontorsenter Møtedeltakere: Jostein Torp Anne-Karin Bjerkestrand Jørn Aspeli Tonje Fossnes -Sørensen Iacob Bjørnebye Hans Kleppa Morten Erichsen Tone Berg Kjetil Knutsen adm Stein Hessen adm Referent: Stein Referat sendt: Styrets medlemmer Møte nr Her føres fravær: Espen Ettre Saksnr. Sak Ansvar Referat fra styremøte Referatet ble godkjent. ADMINISTRATIVE RUTINER Økonomi. Adm/ME Økonomisk rapport ble fremlagt. Jørn orienterte om status. Resultat ble tatt til etterretning Forvaltning av Bukta og Tangen EE/IB/Adm Land-gruppen: Adm orienterte om pågående arbeider i gruppen, og refererte til møtet i gruppen som ble avholdt 25. august. Hovedfokus på møtet var utomhusplanen ved klubbhuset. Det sendes nå ut anbudspapirer til flere entreprenører i Asker. Det legges opp til at arbeidet kan splittes i to, slik at deler av arbeidet tas i år, og at resten tas neste år. Sjø-gruppen: Det innkalles til møte i gruppen hvor gjenstående arbeider med Pontona gjennomgås Fremtidig organisering LBA/LBF TB Det er etablert et diskusjonsforum på hjemmesiden. Dette for å få tilbakemeldinger fra medlemmene før styret behandler saken.

2 Gjenstående saker med Asker kommune JT Det er sendt brev til AK vedrørende farleden ved Hvile Havn. Vi har ikke fått svar. Septik-mottaket. Vi har ikke noen avklaring på ansvarsforholdet med AK vedrørende pumpestasjon til klubbhus og septik-mottak. AK hevder at dette er et privat ledningsnett som de ikke ønsker å ta ansvar for. Når det gjelder dimensjonering på pumper, viser det seg at disse ikke er dimensjonert for den belastning de er utsatt for. De tåler heller ikke saltvannet som pumpes inn fra septik-mottaket, men dette vil sannsynligvis bedres når klubbhuset tas i bruk. Vi har byttet og dimensjonert opp en av pumpene. Vi avventer med å bytte pumpe nummer to. Det hersker tvil hvorvidt AK kan fraskrive seg ansvar siden det er referert fra et møte mellom AK og LBA avholdt , at AK aksepterer å dekke løpende driftskostnader for septik-mottak. Hans Kleppa finner frem tilgjengelig dokumentasjon vedrørende saken ifm flytting av septik-mottak fra Asker Marina til LBAs anlegg. Basert på dette, må det lages et brev til AK med forslag om kostnadsdeling vedrørende driften av pumpeanlegget Klubbhus ME Styret ble orientert om byggeprosjektet og kostnadene som påløper. Kostnadene går utover de rammer som er gitt. Styret mener allikevel at prosjektet gjennomføres da en stopp anses som meget uheldig og ytterligere kostnadsdrivende. Styret mener at disse er håndterlig innenfor LBAs løpende økonomi uten at dette går ut over vedlikehold og annen nødvendig drift. Styret sluttet seg enstemmig til dette LBF saker som skal tas opp i LBA Høstmøte planlegges i siste del av oktober. Dette arrangeres i klubbhuset Virksomhetsplanen 2015 Adm Statusrapport ble fremlagt. Rapporten ble gjennomgått pkt. for pkt. De pkt. som gjelder uteområdene Land/Sjø, er tatt med i oppfølgingsrapportene i de respektive gruppene. Følgende kan tillegges: -Vedr. regnskapstjenester, så har vi kommet dithen at det er riktig å overføre regnskapet til et annet regnskapskontor. Jørn vil i samarbeid med adm planlegge og gjennomføre overføring. Det lages nye rutiner for hva adm skal utføre og hva regnskapskontoret skal utføre. -Vedr. forvaltningsplan. Adm arbeider med forvaltningsplan for uteområdene. I dette ligger FDV og HMS

3 -Vedr. Endring av nummereringen på resten av bryggene i Bukta. Dette arbeid igangsettes straks. Gjøres ferdig innen 1. mai Vedr. Brannslukningsapparat til bryggene i Bukta. Dette monteres. -Vedr. etablering av dieselanlegg på Tangen. Vi avventer innspill fra LBF. -Vedr. båter som henlegges og båter som blir liggende uten tilsyn. Adm tar kontakt med andre båtforeninger for å høste erfaringer Skatteetaten ME Morten orienterte om status i skattesaken. Styret sluttet seg til Jarle Aarseth sin strategi og ikke Nitter sin strategi. Nitter får dermed et ultimatum om han aksepterer dette eller ikke. Aksepterer han ikke dette, så er konsekvensen at han kan trekke seg som revisor for LBA. Skjer dette må vi innkalle til ekstraordinært årsmøte for å velge ny revisor Driftshåndbok for administrasjon/instrukser/hms Administrasjonen har delvis utarbeidet HMS for aktivitetene i havnen. Dette må videreføres og det må utarbeides en forvaltningsplan for havnen. Ref virksomhetsplanen Hvordan håndtere problemet med båter som henlegges i havnen og båter i havnen generelt som er i dårlig forfatning. Årsmøtesak. Adm tar kontakt med andre havner for å høste erfaringer. Ref virksomhetsplanen. EVENTUELT Kontormøbler i klubbhuset Adm presenterte et tilbud på kontormøbler som innebærer tre arbeidsplasser samt møtebord med stoler. Adm fikk en ramme på kr ekskl. mva Nytt låssystem i havnen For å vurdere alternative system, etableres det en komite som kan utrede dette nærmere. Tonje representerer styret i dette arbeid. Dette utføres i samarbeid med Kjetil for å finne egnede personer til komiteen. Kjetil tar nødvendig kontakt med Robert i Xmarine. Systemet som velges må kommunisere med Xmarine Kontrollkomiteen Vi mottok brev fra Kontrollkomiteen datert 15. juni 2015 hvor de tok opp tre saker. Pkt. 1. Styresammensetningen, - 3 -

4 Pkt. 2. Engasjementsavtale til Trygve Pedersen Pkt. 3. Arbeidsavtaler for ansatte i LBA/lovpålagte forsikringer/otp. Styret har følgende svar: Pkt. 1. Styresammensetningen: Vi har 1250 medlemmer i LBA SA og det er ca 9 % kvinnelige medlemmer. Dermed er vi underlagt bestemmelsene i Samvirkeloven om krav til kjønnsrepresentasjon i styret. Vårt styre består av 5 medlemsvalgte styremedlemmer og to medlemsvalgte varamedlemmer. I styret er det valgt inn to kvinner og tre menn, og vararepresentantene er én av hvert kjønn. Slik var også styresammensetningen i 2013 og I tillegg til de medlemsvalgte styremedlemmer/varamedlemmer så har vi to styremedlemmer som er representanter fra Leangbukten Båtforening. Disse to styremedlemmer er altså ikke valgt av samvirkeforetakets medlemmer, men pekt ut fra medlemmer i båtforeningens styre. Foreninger har ingen lovbestemte krav til kjønnsrepresentasjon i sitt styre. Det er vårt bestemte inntrykk fra valgkomiteens arbeid at de allikevel har gjort hva de kan for å finne kandidater fra begge kjønn til styrearbeid i LBF, men at dette har vist seg vanskelig. Vi har ikke fått noen bemerkninger fra Brønnøysundregistrene på denne styresammensetningen og representantene fra LBF har vært to mannlige styremedlemmer siden 2013 uten at vi har fått noen bemerkninger. Vi er av den oppfatningen at disse to styremedlemmene kan sidestilles med ansattevalgte representanter, jfr. 69 andre ledd i samvirkeloven. Det vil si at så lenge det er færre enn 20 % av det ene kjønnet i foreningens medlemsmasse så kan deres to representanter til andelslagets styre være av samme kjønn. (LBFs medlemmer er i overkant av 90 % menn.) Vi er også av den oppfatningen at dersom vi ikke hadde oppfylt samvirkelovens krav til kjønnsrepresentasjon så hadde vi fått beskjed fra Brønnøysundregistrene. Styrets kjønnssammensetning har vært den samme siden Pkt. 2. Engasjementet av Trygve Pedersen er gjort i et samarbeid mellom LBA og LBF, hvor vi fant ordningen tjenlig. I prosjektet har det ikke vært problemer med denne ordningen. Pkt. 3. Arbeidsinstrukser og OTP for ansatte i LBA. Styret er enig i at det skal foreligge stillingsinstrukser for de ansatte samt at lovpålagte forsikringsordninger skal være på plass. Arbeidsinstrukser er i arbeid og vil bli oversendt Kontrollkomiteen når de er på plass. Oversikt over forsikringer og OTP oversendes Lysmast til Tangen Vi forsøker å etablere ekstra lys i eksisterende lysmaster for å se om lyset på bakkenivå kan bedres. Dersom dette ikke fungerer optimalt eller gir vesentlig bedring, kjøper vi en midlertidig lysmast. Investeringen blir på kr pluss mva

5 Møteplan 2015 Mandag 28. sept Mandag 26. okt Mandag 16. nov Mandag 14. des Mandag 25. jan Mandag 29. febr Tirsdag 15. mars - Årsmøte Jostein Torp Anne-Karin Bjerkestrand - 5 -