Eierinformasjon for perioden mars 2014 til mars 2015

Transkript

1 Leangbukten Båtforenings Andelslag SA Leangbukta 31, 1392 Vettre Org. nr._ Tlf Fax: E-post: Hjemmeside: Eierinformasjon for perioden mars 2014 til mars 2015 Styret ble konstituert med følgende sammensetning: Jostein Torp Styreleder Wera Strid Nestleder Espen Ettre Styremedlem / ansvarlig land-gruppen Iacob Bjørnebye Styremedlem / ansvarlig sjø-gruppen, repr. fra LBF Marit Nesheim Styremedlem / leder redaksjonskomite Jørn Ivar Solum Styremedlem / repr. i økonomi-gruppen og repr. i ny organisering LBF/LBA, repr. fra LBF Jørn Aspeli Styremedlem / repr. i økonomi-gruppen og repr. i utvalg ny organisering LBF/LBA Anne-Karin Bjerkestrand Varamedlem, repr. i redaksjonskomiteen, og utvalg ny organisering LBF/LBA Morten Erichsen Varamedlem, leder av byggekomiteen, leder i økonomigruppen Kontrollkomite: Petter Ringvold, leder Trond Erik Hansen, medlem Truls Haldorsen, varamedlem Trond Erik Hansen ba om å bli løst fra sitt verv, noe som ble godkjent av styret 17/12. Fra denne dato trer vara Truls Halvorsen inn som medlem. Valgkomite: Jon Fjeldstad Johan Wilhelm Winsnes Jan Asle Høgmo Det har vært avholdt 11 styremøter og et ekstraordinært årsmøte i perioden. Det har ikke vært endringer når det gjelder ansatte. Følgende er ansatt: Stein Hessen Siri Kristiansen Kjetil Knutsen Daglig leder Kontormedarbeider Vaktmester

2 Det har vært benyttet noe innleid arbeidskraft ved behov, særlig i forbindelse med vedlikehold av uteområdene. I tillegg er det kjøpt tjenester knyttet til vedlikehold av bryggeanlegg, regnskapsførsel m.m. Generelt vedlikehold Hovedarbeidet til land-gruppen og sjø-gruppen har i hovedsak vært å følge opp anlegget på Tangen mht garanti og å lukke feil og mangler. Kontraktene med entreprenørene har en garanti på 5 år for feil og mangler. Forvaltningen er derfor lagt opp til en løpende kontakt mellom administrasjonen og entreprenørene for fortløpende å lukke feil og mangler når slike måtte oppstå. Vårt eget vedlikehold vil innrette seg etter hvordan entreprenørene håndterer feil og mangler på en aktiv måte slik at våre vedlikeholdskostnader minimaliseres. Generelt er anlegget i god stand. Planlagt vedlikehold er gjennomført. Vinterleie / boblehavn opplag på land Tilbud om vinterhavn og opplag på land ble annonsert på hjemmesiden i siste halvdel av august samtidig som det ble sendt ut en sms til alle medlemmer som påminnelse. I år ble kapasiteten på Tangen noe redusert pga bygging av klubbhus. Vi har også i år hatt et samarbeid med Asker Marina som hadde ansvar for båtløft. Når det gjelder tilgang til strøm for de båtene som ligger i opplag på land på Tangen, så fikk alle i år anledning til å bestille strøm. Totalt er det 350 båter i vinterhavn og 140 båter i opplag på land, herav 70 båter på Tangen og 70 båter i Bukta. Regnskap Se egen seksjon for revisorbekreftet resultatregnskap, balanse og noter. Regnskapet viser at LBA i 2014 hadde 7,6 millioner kroner i driftsinntekter, 5,6 millioner i driftskostnader og et driftsresultat på 2 millioner kroner. Resultatet er 260 tusen bedre enn budsjettet.

3 LBA Regnskap Budsjett Regnskap mot budsjett Regnskap i forh budsjett Regnskap Driftsinntekter og driftskostnader Sommerdrift % Vinterdrift % Andre inntekter % Sum driftsinntekter % Personalkostnader % Honorarer % Mindre utstyr / inventar % Leie Asker kommune % Strøm - renovasjon - traktor - bobleanlegg % Vedlikehold brygger utstyr % Forsikring / Assuranse % Porto, tlf. rekvisita, leie kontor, data % Data programvare - web % Andre kostnader, annonser % Sum driftskostnader % Driftsresultat ex. avskrivninger % Avskrivninger % Driftsresultat % Finansinntekter og finanskostnader Annen renteinntekt % Annen rentekostnad % Annen finanskostnad Resultat av finansposter % Ordinært resultat før skattekostnad % Ordinært resultat % Årsresultat Overføringer Avsatt til annen egenkapital Sum overføringer

4 Inntekter for sommerdriften var i ,1 millioner kroner. Dette er ca. 270 tusen lavere enn det som ble bokført som drift/vedlikehold i 2013, og 300 tusen lavere enn budsjettet for Avvikene må sees i sammenheng med ekspedisjonsgebyrene som i 2014 er ført som Andre inntekter mens de i 2013 var ført dels sammen med drift/vedlikeholdsbetalingene for sommerdriften og dels under andre inntekter. Inntekter for vinterhavnen var i 2014 nesten 1,7 millioner kroner, ca. 140 tusen i økning fra 2013 og 55 tusen over budsjettet for Økningen skyldes flere brukere av boblehavnen. LBA hadde i 2014 driftskostnader på 5,6 millioner kroner, ned fra 6,0 millioner kroner i 2013, og 200 tusen mindre enn budsjett. Personalkostnader var 1,97 millioner kroner, ned fra 2,12 millioner kroner i Det er to heltidsansatte, en person er ansatt i 80% stilling og en person har i perioder vært leid inn som ekstrahjelp for vaktmesteren. Kostnadene til vedlikehold av bryggene ble 1,07 million, 220 over budsjett og skyldes i hovedsak kostnadene til reparasjon av bryggene på Tangen som ble tatt av stormen i desember Kostnadene til data og programvare ble 306 tusen mot budsjett på 200 tusen. Det er behov for konsulenthjelp i forbindelse med X-marine systemet og dette vil fortsette i Utenfor driftsregnskapet er det aktivert investeringer i ny boble-streng på Bukta-siden av Tangen og forsterkning av moringene på Tangen bryggene som ble utsatt for skader i stormen. LBA har ved årsslutt bankinnskudd på 3,4 millioner kroner og likviditeten har vært god gjennom Det er i forbindelse med årsoppgjøret avdekket noen feil i fakturering og krediteringer/tilbakebetalinger i forbindelse med leie av plasser. Administrasjonen har kontaktet medlemmer som er berørt av slike feil og det forventes at alle saker gjøres opp. Det er iverksatt tiltak for å øke automatiseringen og kontrollen med fakturering og krediteringer/utbetalinger.

5 Balanse 2014 Endring 13 til Eiendeler Anleggsmidler Anlegg Bukta Anlegg Tangen Andre anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler Fordringer Fordringer andelshavere Andre fordringer og tidsavgrensninge Sum fordringer Bank - kasse Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Egenkapital Innskudd og innkalt kapital Bukta Innskudd og innkalt kapital Tangen Sum innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Langsiktig gjeld 0 Øvrig langsiktig gjeld Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld

6 Data / programvare / hjemmeside Dataprogrammet Xmarina har fungert bra og det er også i år foretatt noen endringer for å tilpasse systemet vårt behov. Dette arbeid vil fortsette i Gjennom å tilby selvbetjening og tilgang på egen informasjon på Min side blir datagrunnlaget mer riktig. Xmarina er web-basert og bygger på to-veis kommunikasjon hvor hvert medlem kan ajourføre personlige data og legge inn bestillinger på Min side. Systemet har en integrert hjemmeside og Mamut regnskapsmodul. Xmarina letter administrasjonsarbeidet, vedlikeholdet av medlemsregisteret og forenkler kommunikasjonen ved at vi i større grad benytter SMS, e-post og hjemmesidene som informasjonskanaler. Det legges ut mye nyttig informasjon til medlemmer på Min side. Her ligger blant annet oversikt over fakturaer, vakt i havnen og hvem som eventuelt leier båtplass. Nøkkelkort og parkeringsbevis Nøkkelkort og parkeringsbevis ble ikke sendt ut før utestående fakturaer var betalt. Dette systemet fungerte godt og nevnte praksis vil fortsette. Bobleanlegg Våre to kompressorer til bobleanlegget i Bukta er i full drift etter serviceettersyn i oktober. Vedrørende boblehavn på Tangen ble bryggene P, Q, R, S og innsiden av T, boblet. Vi har ledig kapasitet på noen brygger og det må vurderes hvordan kapasiteten skal disponeres for å få en optimal og mest mulig økonomisk havn. Vaktordningen Vaktordningen fungerer godt. Den etablerte varslingsordningen med gruppesjef som varsler vaktsjefer som igjen har ansvaret for å varsle sine tre med-vakter, fungerer greit. Jolleplasser Vi har 30 jolleplasser i Bukta og 28 plasser på Tangen. Det ble leid ut 41 plasser i Strømleveranse Vi har en spottpris-avtale med Fjordkraft.

7 Bytte/salg av andeler Ved utgangen av 2014 hadde 30 (38 ved utgangen av 2013) andelshavere innmeldt sin andel/båtplass for salg. Plassene var fordelt på forskjellige størrelser. Ønske om kjøp og salg registreres på «Min side» Annonsering av plasser for salg og leie på har god effekt og vi bli videreført i Det er 716 båtplasser i Bukta og alle eies av andelshavere. Siste ny-salg fra LBA ble gjort i 2013 så der har det kun vært omsetninger, 25 i tallet, i Det er 534 båtplasser på Tangen. Ved årsskiftet 2013/14 var fem av disse ikke solgt. Gjennom 2014 er det gjort tre ny-salg til maksimal omsetningsverdi slik at det ved utgangen av 2014 er 532 plasser som eies av andelshavere og to usolgte plasser på Tangen (X001 2,5 meter og Y080 3,0 meter). Det ble omsatt 21 plasser på Tangen i Kontroll med, organisering og formidling av betaling i forbindelse med omsetning av båtplasser er en omfattende oppgave for LBA, men gir LBA inntekter i form av administrasjonsgebyrer. Bryggeanlegget: Etter et uvær, karakterisert som ekstremvær, ble det gjort skader på brygge P og Q på Tangen. Det viste seg at vår forsikring ikke dekket dette, og leverandøren, Pontona, ville ikke være med på at de hadde noe ansvar. Styret vurderte etter hvert dette slik at LBA måtte bære kostnadene for å rette de skadene som oppsto. Totale kostnader for dette er kr ,- Styret vedtok videre å legge ut ekstra moringer på bryggene P, Q, R og S samt enkelte andre tiltak for forhindre at et lignende uvær ville føre til nye skader. Bryggene er ekstra utsatt for vind pga at dette er boblebrygger for store båter. Det er også igangsatt en prosess for å bedre forsikringsdekningen, trolig ved å bytte leverandør. Feil dekket av leveranseavtalen med Pontona er fulgt opp slik at brygge anlegget på Tangen skal være uten feil som kan tilskrives leveransen før vårsesongen. Det har vært utført nødvendig vedlikehold i Bukta. Det ble besluttet å bygge ut bobleanlegget på bryggene R (utsiden), S og innsiden av T. Samtidig ble bobling på Y-brygga kuttet ut. Dette betyr at vi nå får et stort isfritt basseng som strekker seg mot Bukta. Nå har vi alle båtene liggende slik at vi har lett tilgang til kaikanten ved servicebygget om det skulle oppstå havarier. Denne løsning er dessuten energibesparende.

8 Landområdene: Landområdene både på Tangen og i Bukta har vært vedlikeholdt. Siden det sommeren 2014 ikke ble foretatt serviceløft, har landområdet på Tangen fremstått mer ryddig enn tidligere. Styret vil vurdere om denne praksis bør videreføres siden den nåværende avtalen med Asker Marina om serviceløft har inkludert leie av plass på land i 2 døgn. Bommen til vårt område på Tangen har fungert bra, men det har vært for mye fremmedparkering, noe som gjør at vi må stramme inn på bruken av bommen. Kommende sommer vil vi bare tillate brukt telefonnr. som er registrert på «min side» å kunne åpne bommen med fra mobiltelefon. I tillegg kan bommen åpnes med kortene som benyttes til bryggeadgang. Klubbhuset. Etter at Klubbhuskomiteen under ledelse av Morten Erichsen hadde nedlagt et betydelig arbeid, til dels i samtaler med potensielle leverandører for å redusere kostnader og tilpasse bygget til de behov vi ser, ble deres innstilling behandlet i styret og senere fremlagt på et ekstraordinært årsmøte 25/6-14. På dette møtet ble bygging av klubbhus innenfor en økonomisk ramme på 7,7 mill. kr. samt i øvrige prosjektkostnader vedtatt. Finansieringen skjer ved at det opptas banklån med pant i eiendommen Tangen (g.nr.45, br.nr.90). Det er laget en finansieringsplan som går ut på at bygget betales ved at dagens leiekostnader for kontorplasser bortfaller, aktiviteter i regi av LBF (leieavtale) samt teknisk drift av anlegg knyttet til bryggene (rom for strøm, kompressorer, toalett m.m.). Det er ikke forventet at andelseiere skal bidra ut over den vedlikeholdsavgiften de i dag betaler. Klubbhuset blir et signalbygg for området og bidrar til at havnen kan oppnå «Blått flagg» slik Asker kommune har ønsket. Så langt er finansieringsavtaler på plass, kontrakt for bygging er tegnet med Ansnes Entreprenør etter at deres tilbud ble vurdert best i konkurranse med et annet, og bygget forventes å være ferdig i juni -15. Videre er det inngått leieavtale for forsamlingslokalet m/fasiliteter med LBF. Byggekomiteen ledes av Morten Erichsen. I tillegg består den av Terje Fossnes, Bjørn Jarle Eik, Kjetil Knutsen og Stein Hessen. De har knyttet til seg Trygve Pedersen som prosjektleder (deltid). Styret i LBA er styringskomite. Fremtidig organisering av LBF/LBA Arbeidsgruppen har jobbet videre iht mandatet. Det ble utarbeidet og sendt ut en spørreundersøkelse både pr mail og på nett til 120 båtforeninger / lag / SA i hvordan om hvilken organisasjons for de hadde valgt, bakgrunn for dette, samt andre spørsmål relevant for dette. Svarprosenten totalt var elendig, så dette va r ikke noe å bygge videre på. Arbeidsgruppen utarbeidet noen grunnleggende spørsmål:

9 1. Hva er fordeler og ulemper med en: 1.a SA organisasjon 1.b. Forenings organisasjon 2. Hvilke oppgaver som i dag ligger under LBA kan overføres til LBF uten at LBA som SA ikke lenger oppfyller kravene til å være et SA. 3. Hva kreves for å avvikle LBA, overføre alle eiendeler til LBF og samtidig sikre andelshavernes (båtplass eiernes) samme eller tilsvarende rettigheter til sine innskudd og båtplasser som i dag. (Forslag til vedtekter for et fremtidig LBF). 4. Hva kreves for å avvikle LBF og overføre aktivitet / eiendeler til LBA? For å belyse disse spørsmål ble Adv Tangedal ( Båtadvokaten ) engasjert, med en kostnadsdeling mellom LBF og LBA. Arbeidsgruppen har mottatt vurderingen i fra Tngedal og denne er presentert for styrene i LBA of LBF. Vurderingen er mangelfull og vi har bedt Tangedal om en utdypning. Når dette foreligger vil arbeidsgruppen komme med en innstilling til begge styrene for videre arbeid. Redaksjonskomiteens arbeid er satt i bero inntil eventuell ny organisering foreligger. Saker med Asker kommune. Hvile Havn. Styret ser det lite tjenlig å fortsette denne saken ut over å sikre at farleder opprettholdes for tilgang til våre brygger. Brannvann. Det er inngått en avtale med Asker kommune om en refusjon på kr mva. Dette er fakturert. Beløpet deles forholdsmessig med Asker Marina. Septiktømming. Det pågår en dialog for å få refundert en del ekstra kostnader knyttet til dette anlegget, som skal drives av komunen. Havn for «søppelbåten». Det pågår samtaler med kommunen om en evt. avtale som skal tillate båten som tømmer søppel på øyene skal få et kort opphold i havnen for lossing av søppel. Andre saker. Virksomhetsplanen som fremgår av referat fra forrige årsmøte følges opp av styret. Oppgavefordelingen i administrasjonen vurderes for å sikre at noen kjedelige forsinkelser vi hadde i 2014 ikke gjentas. Det gjelder bl.a. fakturering og utsendelse av nøkkelkort. Styret ønsker også å bedre svartid for henvendelser fra andelseiere og de som benytter båtplassene. Det er imidlertid tidkrevende iblant å kunne gi gode svar. Økonomirapportering har blitt vesentlig forbedret i løpet av året, og i styret mener vi det nå er god kontroll. Det er etablert et eget økonomiutvalg som skal bistå administrasjonen på IT og økonomi området. Havnereglement er under revisjon, og vil bli gjort kjent på våre hjemmesider når det er klart.