Leangbukten Båtforenings AL Postboks 40, 1371 Asker Org. nr._ Tlf

Transkript

1 Postboks 40, 1371 Asker Org. nr._ Tlf E-post: Hjemmeside: STYRET MØTEREFERAT Møtested: Leangbukta kontorsenter Møtedeltakere: Ingar Brauti Martin Hundstad Morten Erichsen Jan Mejlænder-Larsen Torstein Seim Kjell Skaar Terje Fossnes Siri Kristiansen Referent: Jan Mejlænder-Larsen Referat sendt: Møte nr Her føres fravær: Knut M. Knutsen Stein Hessen Styrets medlemmer Dag/dato/kl.: Tirsdag 25. sept Kl Saksnr. Sak Ansvar: Referat fra styremøte og Styret hadde ingen kommentarer til styremøtet Det var kommentar til referat fra styremøtet , pkt I Tangenprosjektets siste linje ønsket styret å presisere at det var styrets mål å holde seg til budsjettet og ikke slik det kan se ut som at det bare var Martin sitt mål. Derfor flyttes siste setning ned til neste linje. Ellers ble begge referatene godkjente. ADMINISTRATIVE RUTINER Regnskap Adm I forbindelse med gjennomgang av regnskapet ble det informert om uoverensstemmelser mellom omsatte båtplasser, leieinntekter, kjøp og salg av båtplasser. Utestående leie er på kr er en uakseptabel stor sum. Det er viktig at administrasjonen sammen med regnskapsfører og representant fra styret går gjennom alle transaksjoner og sørger for å rette opp eventuelle feil. Det er mulig at noe av problemet kan være feilfaktureringer eller dobbeltbelastninger, men uansett så må alle transaksjoner sjekkes. Martin og Jan samarbeider med administrasjonen og regnskapsfører.

2 Saker fra Administrasjonen Båter som er overligger fra vinteropplag. Adm/JML Etter gjentatte forsøk på å nå frem til eieren av båten, uten å få kontakt, besluttet styret at vi skulle ta båten på land og flytte den opp til øvre parkeringsplass slik at båtplassen frigjøres. FORVALTNING Grense i sjøen mot sør Brygge M1 IB LBA mottok et brev med forslag om løsning av problemet mellom Hvile Havn og LBA. Brevet er oversendt vår advokat som har sendt svar og det har resultert i at Asker Kommune har lagt saken død. Den bebudede rettsaken med Hvile Havn går sin gang Tangen-utbyggingen TF/MH/ME Servicebygget har fått midlertidig brukstillatelse og skal være ferdig Uke 40. Grøntareal på Tangen er forsømt og det må vedlikeholdes. Dette arbeid må settes bort til fagfolk. Det gjenstår asfalteringsarbeid ytterst på Tangen. Arbeidet med bryggene er fullført unntatt noen småkorrigeringer. Arbeidet på klubbhuset er midlertidig stanset i påvente av avklaring av den økonomiske situasjonen. Det er likevel viktig at de verdier som ligger i det støpte dekket blir ivaretatt. Det er mottatt store krav fra entreprenør Isachsen for de endringer som er utført i løpet av anleggsperioden. Det arbeides med en gjennomgang av disse krav og det er bebudet et møte for å gå gjennom kravene. Styret har som mål å avslutte prosjektet Tangen 1. desember Bidraget fra Asker Kommune til bygging av plattingen ytterst på Tangen ble etterlyst. Saken vil bli tatt opp med kommunen Tangen-prosjektet Forretningsmodell Det gjenstår salg av 3 båtplasser på Tangen samt kostnader for 5 plasser til Asker Kommune. Totalt beløper dette seg til nok Det er enkelte uklarheter i regnskapet i oppgjøret med Asker Marina. Dette arbeider Hans og Martin med. Martin fremla et meget detaljert og godt dokument som illustrerte totaløkonomien i Tangen- prosjektet. Den inneholdt både de faktiske inntekter og utgifter, men også prognoser for eventuelle ekstrakostnader som kan dukke opp. Når oversikten over totaløkonomien til Tangen foreligger vil den 4. og siste sluttavregningen bli sendt ut. Det er viktig at medlemmene holdes orientert om situasjonen og vi vil derfor informere om økonomien og fremdriften som legges ut på nettet. Det vil også bli gitt informasjon om Tangen- prosjektet på den ekstraordinære generalforsamlingen som orientering etter det offisielle møte. Når det gjelder klubbhuset så er alt arbeid satt på vent inntil den økonomiske situasjonen er avklart. LBF arbeider likevel videre med planene for klubbhuset

3 Strømavtale Styret valget tilbudet fra Fjordkraft og ber administrasjonen om å inngå avtalen Ny nummerering i Bukta og nummerering på Tangen. Saken utsatt Krav til ny selskapsform Diskusjonen rundt endringen av selskapsform fra BA til SA. Til diskusjonen var det kommet et innspill fra Valgkomiteen i LBA og fra styret i LBF. Begge innspillene hadde kommentarer til innkallingen til ekstraordinær generalforsamling. Styret besluttet at brevene ble oversendt til advokaten som har utformet forslag til de nye vedtektene og at spørsmålene blir besvart på generalforsamlingen. I tillegg vil brevene sammen med Terjes oppsett over endringene i vedtektene bli utdelt til deltagere på generalforsamlingen. EVENTUELT Faktura fra Xmarina v/robert. Styret etterlyste resultatet av forhandlingene med Robert om fakturaen. Styret ønsket en oversikt over det arbeidet som er en del av avtalen og det arbeidet som er utført som tillegg arbeid. Avtalen skiller mellom bestilt arbeid, arbeid som er en del av avtalen og eventuelt arbeid som flere har glede av (også eventuelle fremtidige kunder) Styret har ingen mulighet til å fatte noe vedtak før en bedre oversikt foreligger. Styret ønsker at det snarest mulig avholdes et møte med Robert for å få en avklaring og få saken ut av verden Brukstillatelse på service bygget i Bukta. Dem midlertidige brukstillatelsen går snart ut og styret mener det er viktig at vi kan fortsette å benytte servicebygget, bl.a. med hennblikk på toalettet. Administrasjonen bes ta kontakt med Asker Kommune for å sondere hva som skal til for at vi kan forlenge den midlertidige brukstillatelsen Traileravtale/arrangement for vårpuss (tilfeldige løft) Saken utsettes Ny bankkonto for innmelding av nye medlemmer. Formann ønsket en generell gjennomgang om alle LBA s konti før bankdokumentet signeres. Han ønsket en klar og oversiktlig økonomi, og at dette avklares med regnskapsfører slik at alle parter er enig. Forholdet til LBF og kontingentinnkrevingen må også avklares slik at vi får en bedre adskilt økonomi Kontorplass for administrasjonen. Styret ber administrasjonen om å forlenge avtalen med 6 md

4 Administrasjonen i LBA utfører arbeider for LBF. I dag er det ingen avtale som regulerer forholdet mellom foreningen og andelslaget. Styret ber administrasjonen om at de setter opp en oversikt over alt arbeid som utføres for foreningen, sammen med bruk av datautstyr, utsendelser av dokumenter og forberedelser til møter, samtaler med medlemmer osv, og kommer frem til hva dette arbeidet koster andelslaget. Jan får i oppgave å samarbeide med administrasjonen å sette opp en oversikt Varsel om rettslig tiltak fra andelshaver. Styret ber administrasjonen om å dobbeltsjekke saken og bringe på det rene om plassen har vært utleid i løpet av sommeren. Det er viktig å sjekke om noen har betalt leie for den plassen eller ikke. Når dette er gjort vil styret vurdere det videre arbeide. En tvist med et medlem reguleres av våre vedtekter Sommerleie for Asker Kommune sine 5 plasser Saken ble utsatt Kjøp/leie av traktor. Kjell presenterte to alternativer, kjøp eller leie av traktor. En 5 år gammel traktor kunne vi få leie for nok pr. md, men det måtte brukes ca. nok til utstyr for traktoren, Formann etterlyste en oversikt over hvor mye andelslaget vil spare ved å anskaffe en egen traktor både i Bukta og vurdere utgifter for Tangen. Administrasjonen fikk i oppgave å fremskaffe disse tall. I tillegg sjekker Kjell med Asker Marina mulighetene for samarbeid med brøyting osv. Når saken fremlegges vil det bli tatt en rask beslutning Søppelbåten. Søppelbåten er et avtaleforhold mellom Asker Kommune og søppelkjøreren. All kontakt skal skje gjennom Asker Kommune og ikke gjennom medlemmer eller ansatte i LBA. En eventuell henvendelse fra Asker Kommune vil bli behandlet av styret. Ekstra saker under eventuelt: -Brev fra valgkomiteen -Brev fra LBF. -Oversikt over endringen i vedtektene. -Arbeidstid og overtid for Kjetil: Den store arbeidsmengden i forbindelse med utvidelse av Tangen har gjort at Kjetil har fått et ekstra stort arbeidspress. Dette har resultert - 4 -

5 i mye overtid og problemer med å få avspasert alt og derfor dukket spørsmål om overtidsbetaling opp. Kjell og Jan fikk i oppdrag, sammen med Kjetil, å oppjustere hans arbeidsinstruks og sammen vurdere den arbeidsmengden han har i dag, og vurdere behov for hjelp neste år. Samtidig med arbeidsinstruksen, vurdere lønn systemet, ordningen med avspasering og eventuell godtgjørelse for overtid. -Asker Marina. Ingar ønsket å informere om arbeidet som Asker Marina gjør for å få godkjent sine planer for utbygging av Tangen. Det vil bli en kommunal befaring på Tangen den 17.oktober i år Planen som Ingar presenterte var endret fra de planer vi har fått presentert tidligere. Innerst på Tangen er det planlagt er høyt lagerbygg for innvendig lagring av båter mens det nå ytterst på Asker Marina sin del av Tangen, er planlagt et lavere verksted og servicebygg slik at bygningsmassen «sklir utover Tangen» Etter presentasjonen forlot Ingar møtet og styret hadde en kort diskusjon, men ingen i styret hadde innvendinger mot Asker Marina sine planer. Det framlagte forslaget med et lavere servicebygg mot kanalen og vår del av Tangen, gir en avtrappende effekt som ser grei ut