Ekstraordinære årsmøter i LBA og LBF Forslag fra Klubbhus komitéen Jostein Torp, Kjell Erik Johnsen, Terje Fossnes, Morten Erichsen

Transkript

1 Klubbhus på Tangen Ekstraordinære årsmøter i LBA og LBF Forslag fra Klubbhus komitéen Jostein Torp, Kjell Erik Johnsen, Terje Fossnes, Morten Erichsen Versjon 1, utsendt 11. juni 2014

2 Hovedpunkter LBA bygger og eier klubbhuset på Tangen Tekniske rom, administrasjonslokaler, møterom, Blått flagg toaletter og forsamlingslokale LBA lånefinansierer bygget 100% og stiller Tangen som pant overfor banken Bygget koster ca 7,7 millioner kroner Ingen innkalling av kapital fra samvirkedeltakerne Kostnadene tas over driften, dvs. dekkes av de årlige innbetalingene for drift og vedlikehold Ingen økning av årlige innbetalinger som følge av bygget LBA inngår en 20 års leieavtale med LBF for forsamlingslokalet med tilhørende faciliteter Årlig leie kroner, indeksregulert Tilskudd til byggeprosjektet kroner fordelt over fem år LBF har avgjørende myndighet ang forsamlingslokalets anvendelse Opsjon på forlenget leie 2

3 Historien om klubbhus 1999 en arbeidsgruppe begynte å se på et klubbhus i Bukta. Dette skulle dekke kontor og møteromsbehov. Plasseringen var en utfordring og et forslag gikk på å bygge det delvis på pæler i vannet LBF årsberetningen sier Styret har foreløpig ikke kommet noe videre med planene, men er opptatt av å kunne få til en løsning På et styremøte januar 2002 i LBF var det enighet om å opprette en klubbhuskomité. Orientering ble gitt i april samme år. Utfordringene: Hvor skal et bygg plasseres? Bukta er på kommunens grunn. Vegvesenet var opptatt av Slemmestadveien, høyde på bygg i relasjon til siktforhold og adkomst LBA styret begynner arbeidet med klubbhus. Formålet ble utvidet fra å være kontor og møterom til også å ta nødvendige krav rundt HMS for vaktmester til følge. I utgangspunktet var ønsket å bygge et hus på ca 80 kvm. Frem til 2009 var det en lang rekke kompromisser med kommunen og tilslutt var det HMS kravene som ble avgjørende for bygget i Bukta. LBA kunne ikke lenger basere seg på å ha kontor hjemme hos de ansatte eller provisoriske kontor i en container (2008) og dårlige sanitærforhold. Kommunen la store begrensninger på planene og mente de øvrige behovene kunne dekkes med et bygg på Tangen Årsmøtet i LBA vedtok å bygge service bygg i Bukta med en kostnadsramme på 3 millioner kroner. Innen byggetillatelse var gitt, var bygget redusert til vaktmesterens kontor og toalett og bygget skulle være midlertidig i påvente av bygging g på Tangen Servicebygget i Bukta var ferdig. LBA leier kontorer i Leangbukten kontorsenter Tegninger og bergninger for medlemsbygg samt utomhusplan godkjent. Byggetillatelse ble gitt og sokkel for medlemsbygg ble bygget. Rom for el tavle satt opp. Alt som en del av Tangen prosjektet LBA søkte om og fikk permanent brukstillatelse for servicebygget i Bukta. 3

4 Funksjoner som skal dekkes ved et bygg Teknisk rom for kompressorer Et tredje sett med kompressorer vil gi økt boblekapasitet og sikkerhet Det er forberedt for at kompressorer ytterst på Tangen kan forsyne både Bukta og dagens bobleområde på Tangen med luft. Toaletter for havneområdets brukere Det er en målsetting om at LBA havnen skal være Blått flagg sertifisert. Da kreves det bl a at det er toalett faciliteter tilgjengelig. Administrasjonsdel med kontorer, møterom og wc Nærhet til havnen og aktivitetene der er vesentlig for driften av LBA Ansatte skal ha en lovlig, effektiv og god arbeidsplass Styret og arbeidsgrupper skal ha et møtested Oppholdsrom med te-kjøkken, møtebord, etc Stort møterom/forsamlingslokale Bygget er en del av den godkjente utomhusplanen Asker kommune har synspunkter på hvordan Tangen skal være Signal bygg platting -Kyststien Byggetillatelsen gjelder i tre år fra

5 Hva mer kan et slikt bygg benyttes til? Skape et miljø I båtforeninger er det ofte sosiale miljøer på bryggene eller i bua. Et klubbhus vil gi et sted å være. Mer foreningsvirksomhet Et fast sted for møter, foredrag og kurs i egen eller andres regi. Selskapligheter Forsamlingslokalet får anretning ikke kjøkken Bord og stoler til ca 100 personer (må tilpasses sesonger og øvrig bruk av området) Service til båtfolk WC og dusj LBF-medlemmenes interesser og initiativ vil i stor grad påvirke utviklingen av klubbhuset som aktivitetshus 5

6 1 etasje 274 kvm Tekniske rom 26 kvm El tavle Kompressor/ventilasjon Fellesareal l ca 100 kvm HC toalett 7,6 kvm WC /dusj 5 kvm 2 stk WC 1 stk dusj Lager L 6 kvm Avfallsrom 4 kvm Anretning 8 kvm Forsamlingslokale 150 kvm Plattingen 6

7 2 etasje 122 kvm Kontor del ca 60 kvm 2 eller 3 kontorer Møteplass WcW Møte/vaktrom ca 60kvm Te kjøkken Kan deles opp i to rom Terasse mot Bukta m rekkverk Tak mot Konglungen, kan legges gulv og få rekkverk 7

8 Bygging Prosjektet Avtale om totalentreprise inngås sommer 2014 Byggestart oktober 2014 Innredning og innflytting Etter vår-rushet for administrasjonen, dvs mai/juni 2015 Avtaleforhold Optimalisering av forholdet mellom LBF som frivillig organisasjon og LBA som SA LBA er byggherre, bygger og eier huset LBF disponerer deler av bygget gjennom langsiktige avtaler Organisasjon Styringsgruppe med representanter for LBA og LBF Prosjektleder/byggeleder Byggingen vil kreve at vi har representant(er) som kan ha den daglige kontakten med leverandør. Må være mye tilgjengelig på dagtid Må ha god erfaring fra byggeprosjekter 8

9 Forespørsler Anbud 5 selskaper er kontaktet for å få pristilbud. 2 har takket nei, 2 har sendt inn pristilbud. Et selskap som leverer modulbygg kunne levere standardløsning, men ikke noe som liknet på det som er prosjektert og godkjent. Det er kommet inn 2 pristilbud basert på vår forespørsel Total entreprise som omfatter: Tekniske rom for el-tavle og kompressorer Kontordel og møterom/vaktrom i 2. etasje HC toalett, toaletter med og uten dusj i 1. etasje Forsamlingslokale innredet Sonedelt gulvvarme på hele sokkelen Ventilasjonsanlegg Takterasse * Tilvalg tak-terrasse Tak-terrasse over forsamlingslokalet kan etableres ved å legge tregulv og sette opp rekkverk samt branntrapp 9

10 Prosjektkostnader Byggeprosjekt 7,7 millioner kroner, intet fravalg 6,156 millioner kroner eks mva Mva1,539 millioner kroner 396 kvm Pris per brutto kvm kr Pi Pris netto per kvm kr Andre kostnader vil påløpe LBA prosjektledelse Innredning og utstyr for administrasjon Kompressoranlegg med tilkobling til Tangen og Bukta Flyttekostnader 47 % LBF; 3,6 Kostnadsfordeling per funksjon 9 % 6 % 19 % Tekniske rom 1. etg Blått flagg' rom Kontor 2. etg Møte/vaktrom 2. etg 19 % Forsamlingslokale 1. etg LBA; 4,1 10

11 Driftskostnader anslag Energi (varme, kjøling, lys, varmtvann) Overskuddsvarme fra kompressorer - separat prosjekt ifm kompressorer Luft til luft varmeveksling Indre vedlikehold Renhold kontordel, intern WC Renhold åpen del, HC toalett, øvrige våtrom ny service fra LBA Forsikring (anslag fra IF) Ytre vedlikehold Renhold vinduer, for øvrig ordinær beis/maling Vann/avløp Kommunale avgifter etter forbruk (vannmåler) Bredbånd til kontorbruk Alarmanlegg Ca kroner. Dagens husleie er på ca og øvrig lokalleie på Det bør ikke bli økte driftskostnader for sammenliknbare forhold/tjenester Nye tjenester, t eksempler: WC til allmen bruk WiFi i havnen 11

12 Finansiering Total entreprisen på 7,7 millioner kroner Finansieres 100% av banklån over 10 år LBA pantsetter gnr 45 bnr 90 (Tangen) som sikkerhet for lånet LBA låner 7,7 millioner kroner Annuitetslån på 5% rente gir årlige betalinger på kroner Fordelingsnøkkel basert på anvendelse/areal er ca 45% LBF og 55% LBA LBA: tekniske rom, alt i 2. etasje samt Blått flagg, andel ca 4,1 millioner kroner LBF: forsamlingslokale, andel ca 3,6 millioner kroner Tilskudd fra LBF og leieavtale utgjør LBF s bidrag LBF har gitt tilsagn om 1 million kroner over fem år, dvs. 200 tusen kroner per år i fem år Kan for eksempel deles i husleie på 150 tusen kroner og tilskudd på 50 tusen kroner de første fem årene Og deretter 15 år med 150 tusen kroner per år Leien indeksreguleres 12

13 Betydning for LBA s økonomi LBA før bygging av klubbhus Budsjetterte inntekter til LBA i 2014 er 7,5 millioner kroner, hvorav 5,4 millioner kommer fra drift/vedlikeholds betalingen Budsjetterte kostnader i LBA i 2014 er 5,8 millioner kroner Budsjettert overskudd er 1,6 millioner kroner Kassebeholdning per var 1,5 millioner kroner, antatt kassebeholdning per vil være ca 3 millioner kroner. Det er et mål å bygge opp et vedlikeholdsfond på 10 millioner kroner, dvs i løpet av 4 til 6 år LBA - etter bygging av klubbhus Årlige nedbetalinger på lån og renter på til sammen kroner vil redusere årsoverskuddet tilsvarende Oppbygging av vedlikeholdsfondet vil bli forsinket med inntil 5 år Skal ikke påvirke kapasiteten til å gjøre nødvendig, løpende vedlikehold Renter og avdrag på lån tilsvarer 630 kroner per år per andelshaver de første fem årene og 660 kroner per år de neste fem årene andelshaver. Gjennom leieavtalen med LBF kommer det tilbake kroner, eller 120 kroner per andelshaver, per år fra år 11 til år 20. Med normal drift skal ikke prosjektet e svekke e LBA s økonomi i vesentlig grad 13

14 Øvrige forhold LBA og LBF har forskjellig status, behov og muligheter for eksterne bidrag LBF kan som forening søke om tilskudd til klubbhus LBF kan også søke om (moms)kompensasjon Ikke for byggekostnader, men for husleie LBA har ikke tilsvarende muligheter, men andre tilskuddsmuligheter må undersøkes Bortfall av dagens eksterne leieutgifter for kontor og møterom, ca 140 tusen kroner, går imot vedlikehold og drift av bygget, estimert til ca kroner. Dvs. det er lite eller intet å spare på kostnadssiden. Økt foreningsaktivitet kan gjøres uten at kostnader til lokaler økes Det er ikke lagt inn noen leieinntekter fra eksterne for anvendelse av forsamlingslokalet Tilskudd, (moms )kompensasjon og leie inntekter kan forbedre økonomien Byggingen og leieavtalen mellom LBA og LBF vurderes som ikke å være til hinder for eventuelle fremtidig endring i struktur for LBA og LBF 14

15 Dersom det ikke bygges klubbhus Asker kommune forventer at havnen sertifiseres etter Blått flagg reglene Krever toaletter med universell utforming Rom for el tavle og kompressor gjøres ferdig Plattingen med rør, oppstikk og veggfundamenter konserveres og sikres Dette betyr: Endring i godkjent utomhusplan Tegning og prosjektering Ny søknad om bygging Innhenting av anbud og bygging Antatt kostnad er 1,5 til 2 millioner kroner (finansieres over drift) 15

16 Årsmøtene inviteres til å ta stilling til følgende Ekstraordinært årsmøte i LBF Gir styret nødvendige fullmakter til å inngå avtale(r) med LBA om deltakelse i prosjektet, fremtidig bruk og leiekostnad Ekstraordinært årsmøte i LBA Behandler spørsmålet om det skal bygges et klubbhus eller ikke Kostnadsramme for bygg 7,7 millioner Ramme for andre prosjektkostnader Ingen innkalling av kapital, tas over driften Vedtar i så fall pantsettelse av Tangen ogopptakopptak av lån på 7,7millioner kroner Gir styret fullmakt til å inngå avtale med valgt entreprenør Gir styret fullmakt til å inngå nødvendige avtaler med LBF Dersom det ikke blir nødvendig flertall for klubbhus: Gir styret fullmakt til følgende: Tekniske rom og Blått flagg tiltak må gjennomføres. Tegne, prosjektere og søke kommunen om endring av byggetillatelse Antatt kostnad for ferdigstillelse er 1,5 til 2 millioner kroner 16

17 Leangbukten Båtforenings AL Ønsker du kontakt med prosjekt gruppen? Send mail til