Innkalling var utsendt Det fremkom ingen merknader.

Transkript

1 Hitra kommune Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Ordførers kontor, Hitra Rådhus Dato: Tidspunkt: 11:10 15:10 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ole L. Haugen Ordfører AP Per Johannes Ervik Varaordfører PP Eldbjørg Broholm Medlem AP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Astrid Lovise Mortensvik MEDL AP Dag Willmann MEDL H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ellen Aanes Draagen Dag Willmann SP Torfinn Stub Astrid Lovise Mortensvik U Fra administrasjonen møtte: Navn Roger A. Antonsen Terje Svendsen, under orienteringer May Hårstad Lian, under orienteringer Johannes Fjeldvær Ann-Vigdis Risnes Cowburn Stilling Rådmann Jurist Økonomisjef Prosjektleder kjentmannsprøven Politisk sekretær/protokollfører Innkalling var utsendt Det fremkom ingen merknader. Følgende saker sto ikke på opprinnelig sakliste og ble ettersendt: PS 18/14 Drift av asylmottak i Hitra kommune Oppjustering av kapasitet PS 19/14 - MIST salg av aksjer. Sakene ble vedtatt behandlet i møtet. Omdelt i møtet: AtB s nye rutetabeller og Trønderbilenes tidligere rutetabeller. Sykefravær 2013 totalt Årsregnskapet 2013 Økonomisk statusrapport 2014 Økonomisk oversikt DRIFT 2013 Kjentmannsprøven status per i dag Brev fra Hovstad & Kvernrød datert asylmottak på eiendommen gnr. 91 bnr. 23 i Hitra

2 Orienteringer Mobildekning Det er planlagt møte med Dekningsdirektør i Telenor den 18. og 19. mars. Det er meldt inn sak til KS og framlagt forslag til fylkesmøte. Saken som legges fram for Regionrådet og KS vil få så god oppfølging som mulig. Ordfører foreslo å invitere Netcom for å høre hvilke planer de har. Kulturbygget erstatningssak i forbindelse med vannlekkasje Ordfører Ole L. Haugen ba om å få vurdert sin habilitet med bakgrunn i at selger er regnskapsfører for hans samboer. Torfinn Stub ba om å få vurdert sin habilitet da han er i nær relasjon til selger. Både Ordfører Ole L. Haugen og Torfinn Stub ble erklært inhabil jfr. Forvaltningsloven 6 andre ledd «når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Formannskapet teller nå 3 medlemmer, og Varaordfører Per J. Ervik leder møtet. Jurist Terje Svendsen orienterte. Ordfører Ole L. Haugen og Torfinn Stub tiltrådte møtet igjen. Formannskapet er dermed fulltallig. Ordfører Ole L. Haugen leder nå møtet igjen. Vegutbedring Orkanger Ordfører Ole L. Haugen orientert om at han var på samling på Orkanger i går. Det ble enighet om følgende prioriteringer: 1. Harangen Shell Orkanger 2. Lensvik Gjølme 3. Orkanger Tamshavn 4. Orkanger Berkåk Rutebusstabeller Rådmann Roger A. Antonsen orienterte om forskjellen i AtB s nåværende rutetabeller og Trønderbilenes tidligere rutetabeller. Konklusjon er at busstilbudet dekker behovet til en viss grad, men ikke er så godt som tidligere. Ordføreren ba Rådmannen invitere AtB. Sykefravær 2013 totalt Rådmannen Roger A. Antonsen orienterte om at sykefraværet har en positiv utvikling. Årsregnskapet 2013 Økonomisk statusrapport Økonomisjef May Hårstad Lian orientert. Kjentmannsprøven Prosjektleder Johannes Fjeldvær orienterte. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: PS 14/14, PS 15/14, PS 16/14, PS 17/14, PS 19/14 og PS 18/14, og saksbehandlingen var ferdig kl. 14:50. Drøftinger: Æresprisen Møtet ble lukket med hjemmel i Kommuneloven 31 nr. 5 jfr. Offentleglova 23.

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 14/14 Godkjenning av protokoll fra møtet den PS 15/14 Årsrapport skatt 2013 PS 16/14 PS 17/14 PS 18/14 PS 19/14 Midler til tur- og friluftsformål - gapahuker og fiskeplasser Høring - rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk Drift av asylmottak i Hitra kommune - Oppjustering av kapasitet MIST - salg av aksjer PS 14/14 Godkjenning av protokoll fra møtet den Torfinn Stub fikk permisjon fra kl. 12:50. Formannskapet teller nå 4 medlemmer. Protokoll fra møtet den ble godkjent som framlagt. PS 15/14 Årsrapport skatt 2013 Hitra kommunestyre tar årsrapport for 2013 fra skatteoppkreveren til etterretning. Tilrådning: Hitra kommunestyre tar årsrapport for 2013 fra skatteoppkreveren til etterretning. PS 16/14 Midler til tur- og friluftsformål - gapahuker og fiskeplasser 1. Hitra formannskap vedtar å utvide ordningen med midler til utvikling av tur- og friluftsformål fra 2012/2013 til

4 2. Hitra formannskap vedtar å innføre ordning med dekning av byggesaksgebyrer for gapahuker innen kulturbudsjettet. Utgiftene dekkes innen kulturbudsjettet for årene Prosjektleder Johannes Fjeldvær orienterte om kriterier for gapahuker og arbeidet med kjentmannsprøven. Torfinn Stub tiltrådte møtet igjen kl. 13:20, og Formannskapet er dermed fulltallig. Det ble fremmet følgende omforent forslag til tillegg i dokumentet «Gapahuker i Hitra» Gapahuken skal ha en åpen og enkel konstruksjon med fortrinnsvis 3 vegger, innvendig bør det være benker, gjerne lange nok til å ligge på. Det kan aksepteres mer lukkede løsninger som lavvo/gamme av mer permanent karakter. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedatt. Det ble fremmet følgende omforent forslag til vedtak: 3. Hitra formannskap vedtar å utvide ordningen med midler til utvikling av tur- og friluftsformål til å bli en vedvarende ordning. 4. Hitra formannskap vedtar å innføre ordning med dekning av byggesaksgebyrer for gapahuker innen kulturbudsjettet. 5. De framlagte kriterier godkjennes som veiledende for behandling av søknaden. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. 1. Hitra formannskap vedtar å utvide ordningen med midler til utvikling av tur- og friluftsformål til å bli en vedvarende ordning. 2. Hitra formannskap vedtar å innføre ordning med dekning av byggesaksgebyrer for gapahuker innen kulturbudsjettet. 3. De framlagte kriterier godkjennes som veiledende for behandling av søknaden. Saksprotokoll i Formannskapet Ordfører Ole L. Haugen tiltrådte møtet igjen, og leder nå møtet. Formannskapet er dermed fulltallig. Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende alternativt forslag: 1. Saken utsettes og behandles på nytt i neste møte i Formannskapet. 2. Fram til ny behandling klarlegges og fremlegges: a. Kriterier og bestemmelser, som er bedre koordinert og avstemt mellom kultur- og plan-/byggesaksetaten. b. Veiledende prosedyrer som sikrer bistand til nødvendig søknadsutfylling og som fremmer bygging av gapahuker og tilrettelegging ved fiskevann og badeplasser. c. Dokumentasjon fra Fylkesmannen som viser kommunens handlingsrom og/eller begrensinger i forhold til den tiltenkte tilrettelegging og tiltak innenfor det såkalte 100-meters beltet og strandsonen. 3. Søknadsfristen for tilskudd forlenges til 1. juni 2014.

5 Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. 1. Saken utsettes og behandles på nytt i neste møte i Formannskapet. 2. Fram til ny behandling klarlegges og fremlegges: a. Kriterier og bestemmelser, som er bedre koordinert og avstemt mellom kultur- og plan-/byggesaksetaten. b. Veiledende prosedyrer som sikrer bistand til nødvendig søknadsutfylling og som fremmer bygging av gapahuker og tilrettelegging ved fiskevann og badeplasser. c. Dokumentasjon fra Fylkesmannen som viser kommunens handlingsrom og/eller begrensinger i forhold til den tiltenkte tilrettelegging og tiltak innenfor det såkalte 100-meters beltet og strandsonen. 3. Søknadsfristen for tilskudd forlenges til 1. juni PS 17/14 Høring - rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk Hitra kommune tar fremlagt dokument «Høring - Rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk» til orientering. Hitra kommune registrerer at kommunene fortsatt skal ha hovedansvaret for å etablere og drifte landets brann- og redningstjeneste. Dette innebærer at det enkelte kommunestyre også må ha mest mulig reell styringsmyndighet over tjenesten og som en konsekvens av dette søke organiseringer som ivaretar dette perspektivet best mulig. Hitra kommune er komfortabel med dagens organisering av kommunens akuttberedskap ut i fra etatens håndtering av større og mindre hendelser. Kommunens brann- og redningstjeneste har gjennom tid dokumentert rask responstid, lokalkunnskap, lokalt lederskap og handlekraft ved sin tjenesteutførelse. Storbrannen på Frøya dokumenterte også fullt ut de lokale brann- og redningstjenestene evner å håndtere/ samvirke over kommunegrenser og faggrenser med andre brannvesen/ frivillige/ sivilforsvar/ politi/ Røde Kors/ militæret/ osv. Hitra kommune er videre klar over at opprettelse av større fagmiljø vil være fordelaktig innenfor delelement innenfor tjenesten som eksempelvis brannsyn hvor enkeltkommuner opererer med små deltidsstillinger. Videre har det vært ønskelig med et samarbeid for å ivareta spesielle beredskapsfunksjoner som eksempelvis forurensing. Kommunene i Sør-Trøndelag har løst dette behovet via etablering av samarbeidsorganet IUA- Sør-Trøndelag. For å ivareta lokale/ regionale samarbeidsløsninger ytterligere har kommunene i Orkdalsregionen utarbeidet en fagrapport brann som foreslår en organisasjonsmodell som i langt større grad avveier geografi/ lokalkunnskap/ nærhet/ lokalpolitisk styring og behovet for større fagmiljøer/ effektivisering, enn fremlagt rapport fra den sentrale arbeidsgruppen. Denne samarbeidsløsningen omfatter 9 kommuner med til sammen innbyggere. Likedan er Hitra kommune redd for at en sentralisert tjeneste vil medføre økt byråkratisering av beslutningsprosesser og utløse uklare ansvarsforhold. Dette vil gi dårligere reell beredskap og motivasjon med den konsekvens at tjenestetilbudet og beredskap lokalt forvitres. I dette ligger også en fare for forringelse av det lokale engasjementet og idealismen/ dugnadsånden relatert til deltakelse i de lokale brann- og redningstjenestene.

6 Ut i fra dette fraråder Hitra kommune at modell 1 blir innført for organisering av en fremtidig brann- og redningstjeneste som foreslått av arbeidsgruppen. Hitra kommune ønsker heller vektlegging av modell 3 men da under en klar forutsetning av at dette er en frivillig organisering som må vurderes og eventuelt vedtas i det enkelte kommunestyre. Vedtaket begrunnes i frykt for et sentralisert tjenestetilbud som forringer tjenestens innhold i distriktskommunene, økt byråkratisering av tjenesten, forringelse av lokalt engasjement, tap av lokalgeografisk kunnskap, redusert nærhet til hendelser, lengre responstid samt reduserte muligheter for Hitra kommunestyre til å styre tjenestens innhold etter lokale behov Hitra kommune tar fremlagt dokument «Høring - Rapport fra arbeidsgruppe som har vurdert brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk» til orientering. Hitra kommune registrerer at kommunene fortsatt skal ha hovedansvaret for å etablere og drifte landets brann- og redningstjeneste. Dette innebærer at det enkelte kommunestyre også må ha mest mulig reell styringsmyndighet over tjenesten og som en konsekvens av dette søke organiseringer som ivaretar dette perspektivet best mulig. Hitra kommune er komfortabel med dagens organisering av kommunens akuttberedskap ut i fra etatens håndtering av større og mindre hendelser. Kommunens brann- og redningstjeneste har gjennom tid dokumentert rask responstid, lokalkunnskap, lokalt lederskap og handlekraft ved sin tjenesteutførelse. Storbrannen på Frøya dokumenterte også fullt ut de lokale brann- og redningstjenestene evner å håndtere/ samvirke over kommunegrenser og faggrenser med andre brannvesen/ frivillige/ sivilforsvar/ politi/ Røde Kors/ militæret/ osv. Hitra kommune er videre klar over at opprettelse av større fagmiljø vil være fordelaktig innenfor delelement innenfor tjenesten som eksempelvis brannsyn hvor enkeltkommuner opererer med små deltidsstillinger. Videre har det vært ønskelig med et samarbeid for å ivareta spesielle beredskapsfunksjoner som eksempelvis forurensing. Kommunene i Sør-Trøndelag har løst dette behovet via etablering av samarbeidsorganet IUA- Sør-Trøndelag. For å ivareta lokale/ regionale samarbeidsløsninger ytterligere har kommunene i Orkdalsregionen utarbeidet en fagrapport brann som foreslår en organisasjonsmodell som i langt større grad avveier geografi/ lokalkunnskap/ nærhet/ lokalpolitisk styring og behovet for større fagmiljøer/ effektivisering, enn fremlagt rapport fra den sentrale arbeidsgruppen. Denne samarbeidsløsningen omfatter 9 kommuner med til sammen innbyggere. Likedan er Hitra kommune redd for at en sentralisert tjeneste vil medføre økt byråkratisering av beslutningsprosesser og utløse uklare ansvarsforhold. Dette vil gi dårligere reell beredskap og motivasjon med den konsekvens at tjenestetilbudet og beredskap lokalt forvitres. I dette ligger også en fare for forringelse av det lokale engasjementet og idealismen/ dugnadsånden relatert til deltakelse i de lokale brann- og redningstjenestene. Ut i fra dette fraråder Hitra kommune at modell 1 blir innført for organisering av en fremtidig brann- og redningstjeneste som foreslått av arbeidsgruppen. Hitra kommune ønsker heller vektlegging av modell 3 men da under en klar forutsetning av at dette er en frivillig organisering som må vurderes og eventuelt vedtas i det enkelte kommunestyre. Vedtaket begrunnes i frykt for et sentralisert tjenestetilbud som forringer tjenestens innhold i distriktskommunene, økt byråkratisering av tjenesten, forringelse av lokalt engasjement, tap av

7 lokalgeografisk kunnskap, redusert nærhet til hendelser, lengre responstid samt reduserte muligheter for Hitra kommunestyre til å styre tjenestens innhold etter lokale behov PS 18/14 Drift av asylmottak i Hitra kommune - Oppjustering av kapasitet Saken legges fram uten innstilling. Følgende ble omdelt: Brev fra Hovstad & Kvernrød datert asylmottak på eiendommen gnr. 91 bnr. 23 i Hitra. Ordfører Ole L. Haugen fremmet følgende forslag: 1. Det vises til brev fra UDI datert 31. januar, mottatt den d.å., og til tidligere uttalelser og vedtak angående etablering og drift av asylmottak i vår kommune. Det vises også til omforente referat fra møter mellom UDI og kommunen, h.h.v. den og I nevnte brev heter det, sitat: «UDI ønsker nå å oppfylle den avtalen Norsk Mottaksdrift opprinnelig ble tildelt og som har en kapasitet på 130 plasser. Aktuell dato for oppjustering av kapasiteten er ,..». Av dette oppfattes det som at UDI mener at det er en såkalt kapasitet i selve avtalen med Norsk Mottaksdrift det handler om. Det står ingenting om at dette gjelder kapasiteten ved det aktuelle anlegget. Ei heller står det noe om omgivelsenes og kommunens kapasitet. Dette bekrefter vel at UDI dessverre ikke har fått med seg eller bryr seg om at sistnevnte er kommunens velbegrunnede hovedanliggende. I brevet heter det også, sitat: «Gjennom media har vi registrert at beboerne er tatt godt imot i lokalsamfunnet», og «..at Hitra kommune har hatt tid til å justere kapasiteten kommunen vet vi har avtale om». Dette framstår mildt sagt som prokura knep. Faktum er at: A. Hitra kommune har tidligere vært helt tydelig på at vi kunne være velvillige, dersom mottaket ble begrenset til beboere. I så fall kunne vi ta ansvar for at et slikt antall ble tatt godt imot, slik tilfellet har vært, fra mottaket ble satt i drift og fram til dags dato. B. I referatet fra møte mellom UDI og kommunen den 02. oktober i fjor framgår det at: «Det ble avklart at det ikke foreligger avtale mellom UDI og Hitra kommune, men en oppsummering/løfte fra UDI av » «Kommunen opprettholder sitt syn på asyldrift» «UDI vil drøfte en eventuell økning av kapasiteten ved mottaket, basert på en dialog med kommunen/evaluering i januar». Vi må beklageligvis altså konstatere at UDI, på en heller useriøs måte, bedriver omskrivinger av de faktiske forhold. Det finnes ingen spor av drøftinger, slik vi definerer det. Ei heller har UDI tatt initiativ til nytt evalueringsmøte i januar, slik vi mener det var avtalt. Dette gir absolutt ingen forbedret motivasjon for kommunen til å endre på sine tidligere standpunkt og uttalelser. Ei heller er det slik at utviklingen i kommunen har gitt større muligheter eller kapasitet, hverken innen kommunens tjenestetilbud eller på annen måte. Hitra kommune opprettholder derfor det som tidligere er uttalt og vedtatt, noe som forventes å bli respektert av både UDI, mottaksdriver og anleggets/byggets eier. Enhver overprøving av dette må forventes å gi betydelig motstand og oppmerksomhet. Hitra kommune merker seg for øvrig at UDI, mer eller mindre, stiller seg likegyldig til de uavklarte forhold mellom det aktuelle anleggets eier og de nærmeste naboer. Herunder vet

8 UDI at det bl.a. er tvist om veiretten, noe som er neglisjert av anleggets eier. Det bør være rimelig å forvente at UDI stiller klare krav om at sånne forhold er uomtvistet og i orden. 2. Uttalelsen sendes UDI, med kopi til Norsk Mottaksdrift, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Justisdepartementet, Kommunaldepartementet og Kommunenes Sentralforbund. 3. Saken legges fram som melding for Kommunestyret. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. 1. Det vises til brev fra UDI datert 31. januar, mottatt den d.å., og til tidligere uttalelser og vedtak angående etablering og drift av asylmottak i vår kommune. Det vises også til omforente referat fra møter mellom UDI og kommunen, h.h.v. den og I nevnte brev heter det, sitat: «UDI ønsker nå å oppfylle den avtalen Norsk Mottaksdrift opprinnelig ble tildelt og som har en kapasitet på 130 plasser. Aktuell dato for oppjustering av kapasiteten er ,..». Av dette oppfattes det som at UDI mener at det er en såkalt kapasitet i selve avtalen med Norsk Mottaksdrift det handler om. Det står ingenting om at dette gjelder kapasiteten ved det aktuelle anlegget. Ei heller står det noe om omgivelsenes og kommunens kapasitet. Dette bekrefter vel at UDI dessverre ikke har fått med seg eller bryr seg om at sistnevnte er kommunens velbegrunnede hovedanliggende. I brevet heter det også, sitat: «Gjennom media har vi registrert at beboerne er tatt godt imot i lokalsamfunnet», og «..at Hitra kommune har hatt tid til å justere kapasiteten kommunen vet vi har avtale om». Dette framstår mildt sagt som prokura knep. Faktum er at: A. Hitra kommune har tidligere vært helt tydelig på at vi kunne være velvillige, dersom mottaket ble begrenset til beboere. I så fall kunne vi ta ansvar for at et slikt antall ble tatt godt imot, slik tilfellet har vært, fra mottaket ble satt i drift og fram til dags dato. B. I referatet fra møte mellom UDI og kommunen den 02. oktober i fjor framgår det at: «Det ble avklart at det ikke foreligger avtale mellom UDI og Hitra kommune, men en oppsummering/løfte fra UDI av » «Kommunen opprettholder sitt syn på asyldrift» «UDI vil drøfte en eventuell økning av kapasiteten ved mottaket, basert på en dialog med kommunen/evaluering i januar». Vi må beklageligvis altså konstatere at UDI, på en heller useriøs måte, bedriver omskrivinger av de faktiske forhold. Det finnes ingen spor av drøftinger, slik vi definerer det. Ei heller har UDI tatt initiativ til nytt evalueringsmøte i januar, slik vi mener det var avtalt. Dette gir absolutt ingen forbedret motivasjon for kommunen til å endre på sine tidligere standpunkt og uttalelser. Ei heller er det slik at utviklingen i kommunen har gitt større muligheter eller kapasitet, hverken innen kommunens tjenestetilbud eller på annen måte. Hitra kommune opprettholder derfor det som tidligere er uttalt og vedtatt, noe som forventes å bli respektert av både UDI, mottaksdriver og anleggets/byggets eier. Enhver overprøving av dette må forventes å gi betydelig motstand og oppmerksomhet. Hitra kommune merker seg for øvrig at UDI, mer eller mindre, stiller seg likegyldig til de uavklarte forhold mellom det aktuelle anleggets eier og de nærmeste naboer. Herunder vet UDI at det bl.a. er tvist om veiretten, noe som er neglisjert av anleggets eier. Det bør være rimelig å forvente at UDI stiller klare krav om at sånne forhold er uomtvistet og i orden. 2. Uttalelsen sendes UDI, med kopi til Norsk Mottaksdrift, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Justisdepartementet, Kommunaldepartementet og Kommunenes Sentralforbund. 3. Saken legges fram som melding for Kommunestyret.

9 PS 19/14 MIST - salg av aksjer 1. Hitra formannskap vedtar å selge 397 aksjer i Museene i Sør-Trøndelag AS, 7010 Trondheim til kr. 40,- per aksje. 2. Salgssummen kr ,- inntektsføres i investeringsregnskapet og avsettes til ubundet kapitalfond. 1. Hitra formannskap vedtar å selge 397 aksjer i Museene i Sør-Trøndelag AS, 7010 Trondheim til kr. 40,- per aksje. 2. Salgssummen kr ,- inntektsføres i investeringsregnskapet og avsettes til ubundet kapitalfond.