Manual for styringssystem N. NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring NS-EN ISO 14001:2004 Miljøstyringssystemer

Transkript

1 Dokumentnavn Dokumentnummer N Omfang NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring NS-EN ISO 14001:2004 Miljøstyringssystemer B Endret i tråd med ekstern og internrevisjon Steinar Helge Ingelin A Utgitt for bruk i EPTEC Guro Ingelin Rolf Rev. Dato Beskrivelse av utgaven, endringer, etc. Forfatter Gjennomgang Godkjenning Erstatter dokument Totalt antall sider 12 Tilleggsinformasjon (om nødvendig):

2 Side: 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Omfang Normativ referanse terminologi System for kvalitetsstyring Generelle krav Krav til dokumentasjon Dokumentstyring Kontroll med registreringer Ledelsens ansvar Ledelsens forpliktelse Kvalitetspolicy og kundefokus Miljøpolicy og -mål Kvalitetsmål og miljømessige delmål Ansvar, myndighet og kommunikasjon Ledelsens gjennomgåelse Ressursstyring Anskaffelse av ressurser Personalressurser Infrastruktur og arbeidsmiljø Prosjektgjennomføring Planlegging Identifisering og oppfølgning av miljøpåvirkning Driftskontroll gjennom miljøstyringssystemet Kunderelaterte prosesser Utvikling og konstruksjon: planlegging, grunnlag og resultater Engineering og konstruksjon Innkjøp Produkt- og tjenesteytelse Kalibrering og kontroll av verktøy og måleutstyr Overvåking, måling, analyse og forbedring Generelt Kundetilfredshet Overvåking og måling av miljøaspekter ved drift Internrevisjon Avvikshåndtering Analyse av data Korrigerende og forebyggende tiltak Referanser... 12

3 Side: 3 av INNLEDNING EPTEC-gruppen består av moderselskapet EPTEC Energy & Process Technic AS med datterselskapet. Vi er et ingeniørfirma med mangeårig erfaring, som opererer innen energi- og prosessteknikk som roterende utstyr, kuldeteknikk og luftkondisjonering. Vårt virksomhetsområde har tradisjonelt sett vært rettet mot bygg/anlegg- og prosessindustri. I tillegg har vi strategisk allianse og samarbeide med produsenter av pumper og kompressorer for levering av prosesspakker til olje og gassindustrien. Vår konkurransekraft består i høy ingeniørkompetanse og faglig kunnskap, samt vår erfaring med systemutvikling og gjennomføring av komplekse prosjekter. Vi søker å benytte miljøvennlige konsepter med lavt energiforbruk og lydnivå samt benytte miljøvennlige kuldemedier. Miljøvennlige energisystemer er en viktig del i fremtiden og vi arbeider med moderne varmepumpeteknologi som kan utnytte naturlige varmekilder som i seg selv har lave temperaturer. EPTEC vedkjenner sitt ansvar overfor kvalitets- og miljøkrav. For å leve opp til sitt løfte om høy kvalitet og miljøvennlige produkter, har EPTEC tilstrekkelig dokumentert og implementert et styringssystem etter ISO 9001:2008-standarden, samt ISO 14001:2004-standarden for miljøstyringssystemer. I tillegg er EPTEC sertifisert i hht trykkdirektivet PED 97/23 EC Modul H. Denne manualen for styringssystemer er utformet for å gi en helhetlig oversikt over hvilke konkrete kvalitetssikrings- og kontrollmekanismer som er iverksatt. Manualen er ikke kun ment å være en informasjonskilde for våre kunder, leverandører og ansatte, men også for relevante myndigheter og andre interessenter av oss. Nettside: E-post: eptec@eptec.no

4 Side: 4 av OMFANG Omfanget av EPTEC sine sertifikater for styringssystemer, ISO 9001:2008 (Systemer for kvalitetsstyring) og ISO 14001:2004 (Miljøstyringssystemer), dekker prosjektering og ledelse, salg, service og installasjon av energi- og prosessystemer, samt prosjekt- og byggledelse. Ovennevnte aktiviteter blir utført for kunder i oljeog gassindustrien, bygg- og anleggsindustrien, samt i industrien generelt. Kravene i ISO 9001:2008 og ISO 14001:2004 etterleves av EPTEC sitt styringssystem (sertifikatnummer 965, Teknologisk Institutt). EPTEC er også sertifisert i hht trykkdirektivet, PED 97/23 EC Modul H (sertifikatnummer TK-00042). I tillegg er EPTEC som bedrift og serviceteknikerne f-gass sertifiserte. 3. NORMATIV REFERANSE ISO 9000:2005 (Systemer for kvalitetsstyring Grunntrekk og terminologi) utgjør en integrert del av denne manualen, og er relatert til ISO-terminologien som brukes. EU-direktiv 94/9/EF etterleves, eksempelvis med hensyn til minimum lagringstid av dokumentasjon og registreringer som genereres i forbindelse med EPTEC sine produkter og tjenester. «Teknologisk Institutt» i Oslo er EPTEC sitt nåværende sertifiseringsorgan for både ISO 9001, ISO og PED 97/23 EC. 4. TERMINOLOGI EPTEC HMS Helse, miljø og sikkerhet

5 Side: 5 av SYSTEM FOR KVALITETSSTYRING 5.1 Generelle krav EPTEC genererer produkt- og serviceverdi ved å kjøre tre hovedprosesser (i mørkegrått i Figur A). Hver enkelt prosess er knyttet til og avhengig av bestemte klientprosjekter. Ledelse, samt innkjøpsprosesser, støtter hovedaktivitetene (i hvitt i Figur A). Kvalitets- og miljøprosesser (med prikket bakgrunn i Figur A) omfavner ovennevnte prosesser, og er dermed en integrert del av dem. Alle prosessene er pålagt spesifikke kontroller for å sikre samsvar med kunde-, lov- og forskriftskrav. Prosessansvarlighet har blitt tildelt de respektive avdelingene. Kontaktflatene mellom hovedprosessene styres av definerte overleveringsrutiner; blant annet evaluerer årlige ledelsesgjennomgang og internrevisjon, effektivitet og egnethet av prosessene. Utbyttet fra slike gjennomgåelser blir brukt til å kontinuerlig forbedre disse prosessene, holde kvalitetssystemet oppdatert i samsvar med EPTEC og våre kunder, samt lov- og forskriftskrav. Omfanget av EPTEC sitt miljøstyringssystem inkluderer alle aktiviteter som er knyttet til relevante juridiske krav og som viser vesentlige miljøaspekter. Miljøaspekter skal herved alltid kunne identifiseres og påvirkes av EPTEC (ref Prosedyre for identifisering og rangering av miljøaspekter). Kvalitets og miljøprosesser Ansvarlig: Kvalitetsleder Styringsprosesser Hovedprosess: Forespørsel og tilbud Hovedprosess: Prosjektledelse Hovedprosess: Service og reservedeler Støtteprosess: Innkjøp Figur A: EPTEC sine forretningsprosesser Suksessen til selskapets kvalitetspolicy, og derved selskapets suksess, avhenger av bevisstgjøring hos hver enkelt, i hver avdeling på ethvert nivå. Alle må bevisstgjøres på sitt eget bidrag til, og sitt individuelle ansvar for, kvalitet. Det er viktig at alle interessenter forstår at ansvaret for kvalitet og miljøaspekter ikke er en spesialisert funksjon i vårt selskap. Det respektive ansvaret ligger hos hver enkelt ansatt, og sikres via innføring og omskolering. 5.2 Krav til dokumentasjon EPTEC akter å konfiguere og bruke denne manualen som en høynivåsbeskrivelse av sitt styringssystem. Manualen skal opptre som styringssystemets inngangsdør, gi en rask og omfattende oversikt, og lede til relevant dokumentasjon og etablerte prosesser. Alle hovedprosessene, så vel som støtteprosessene, har sine egne respektive beskrivelser og dedikert dokumentasjon.

6 Side: 6 av 12 EPTEC sitt styringssystem omfatter prosedyrer, sjekklister og retningslinjer. Prosedyrer og sjekklister er arbeidsinstrukser som må følges, mens retningslinjene hjelper til med å holde en gitt prosess innenfor en tillatt ramme. Sjekklister bidrar til å sikre at produkter og tjenester oppfyller sine forhåndsdefinerte kvalitetsspesifikasjoner. 5.3 Dokumentstyring Hensikten med dokument- og datakontroll er å sørge for at all dokumentasjon knyttet til styringssystemet er gjennomgått og godkjent av autorisert personell før offentliggjøring. Et annet formål er å sikre at kun formelt utgitte dokumenter er tilgjengelige for bruk, og at foreldede dokumenter tas ut av bruk. Samtidig blir tilgjengeligheten for historiehensikter sikret. Alle utgitte dokumenter er tilgjengelige via vårt online-system «IK-Sentral». Systemsstyringsrelaterte dokumenter er lett identifiserbare, søkbare og nedlastbare. IK-Sentralen sikrer også tilstrekkelig med tilgangsrettigheter, samt at den kontrollerer dokumentredigering og utslippsmyndighet. Kvalitetsleder hos EPTEC har det overordnede ansvaret for dokumentkontroll. Vedkommendes skal konsulteres ved behov når det gjelder dokumentnummerering, layout, distribusjon, redigering og oppdatering av dokumenter. En dokumentert prosedyre er blitt etablert for å kontrollere denne systemstyringsprosessen ( Dokumentstyring). 5.4 Kontroll med registreringer EPTEC har prosedyrer og systemer for å sikre at arkiv blir etablert og vedlikeholdt for å dokumentere at kundens og myndighetenes krav er oppfylt, samt at styringssystemets funksjonalitet er ivaretatt. Minimum lagringstid i arkivet er i samsvar med EU-direktiv 94/9/EF (10 år etter siste produksjonsdag av produktet), med mindre annet er angitt i kontrakter/avtaler med den enkelte kunde. Sikkerhetskopier er ivaretatt og tilgjengelig i EPTEC sine IT-systemer. Eksempler over kontrollerte dokumenter: Dokumentasjon av kvalitetssystemet Varsling rundt kvalitetssikring, interne og eksterne revisjonsrapporter og ledelsen gjennomgang Produktdokumentasjon Konstruksjons-, design- og testdokumentasjon vedrørende kundeprosjekter Identifikasjon (serienumre) av leverte produkter Informasjon rundt leverte produkter og tjenester: hva, hvem, når, hvor, osv. Service- og vedlikeholdsdokumentasjon Dokumentasjon av avvik, korrigerende og forebyggende tiltak 6. LEDELSENS ANSVAR 6.1 Ledelsens forpliktelse EPTEC sin ledelse er opptatt av å tilfredsstille kundens krav rundt produkter og tjenester. Den forplikter seg videre til lov- og forskriftskrav på både kvalitet- og miljøaspekter. EPTEC forplikter seg spesielt til å hindre forurensning og andre potensielle miljøpåvirkninger fra sine produkter. EPTEC sin ledelse forplikter seg videre til kontinuerlig forbedring av kvalitet og kostnadseffektivitet av sine produkter og prosesser. Et system for avvikshåndtering og oppfølging av forbedringsforslag er på plass. Denne manualen viser betydningen av et slikt styringssystem, både internt og til eksterne interessenter.

7 Side: 7 av Kvalitetspolicy og kundefokus Det er EPTECs mål å levere produkt og service av beste kvalitet til alle sine kunder. Kundetilfredshet blir derfor målt (ref Prosedyre for måling av kundetilfredshet). Kundetilfredshet utgjør også en del av den periodiske ledelsens gjennomgang. I nærmere detalj ser EPTEC sin kvalitetspolicy ut som følger: Å levere varer og tjenester som oppfyller kundens kvalitetskrav Å sikre at utstyr er installert og satt i drift på en tilfredsstillende måte Å levere effektiv service Å opprettholde og videreutvikle vår kunnskap om markedet, for å yte best mulig service til kunder Å sikre og styrke selskapets kvalitetsomdømme Vi tar også sikte på å etablere og opprettholde gode relasjoner med partnere for produksjon av produkter og systemer som inngår i vår leveranse. Dette, sammen med vår egen kompetanse og erfaring innen design, prosjektering, gjennomføring, service og koordinerende aktiviteter, vil sikre høyest mulig kvalitet av våre leveranser. 6.3 Miljøpolicy og -mål EPTECs miljøpolicy og mål for å forhindre eller redusere negative miljøkonsekvenser er utformet som følger: Å opprettholde kontinuerlig bevissthet rundt potensielle forurensningsfarer i alle våre aktiviteter Å følge opp miljøreguleringer/-lovgivning raskt og målrettet Å bruke nødvendige prosesser, rutiner, og materialer for å håndtere avfall og for å unngå eller redusere forurensning Å etablere og vedlikeholde prosedyrer for nødsituasjoner hvor forurensning er en umiddelbar trussel, eller hvor en forurensningsulykke allerede har funnet sted En vellykket gjennomføring av ovennevnte retningslinjer krever kvalifisert personell, tilstrekkelige ressurser og gode arbeidsrutiner. Denne manualen, tilhørende prosedyrer og andre støttedokumenter er ment for å hjelpe oss i vårt arbeid, og vil bli brukt Som en referanse for selskapets retningslinjer og prosedyrer Som grunnlag for å evaluere og forbedre vårt arbeide For å sikre kontinuitet i arbeide ved personalendringer For å gjøre EPTEC sin kvalitets- og miljøpolicy og -mål kjent til nye ansatte 6.4 Kvalitetsmål og miljømessige delmål Leveringstid Mål Definisjon Produkter 95% i tide Leveringstid +/- 2 dager Reservedeler 95% i tide Leveringstid +/- 2 dager Service - kontrakt 90% i tide +/- 2 uker - nødsituasjon 100% i tide Avtalt dato Produktgaranti-kostnad Garantikostnad under 2 % av totalt produktsalg Kundetilfredshetsmål 95 % fornøyde kunder iht. prosedyre for måling av kundetilfredshet (ref ) Reell kreditnota andel < 3% HMS-mål Ingen ulykke med medisinsk behandling (H-verdi skal være lik 0) Mindre enn 3 % sykefravær

8 Side: 8 av 12 Miljømål Redusere utslipp av klimagasser ved å minimere lekkasjer av kunstige kuldemedier (HFK) og ved å øke bruk av naturlige kuldemedier med lavt potensiale for global oppvarming. Mål: Minst 20 % av anlegg (målt ved installert effekt i kw) skal ha naturlige kuldemedier som ammoniakk eller CO2 All utslipp av kuldemedier skal rapporteres 6.5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon EPTEC-ledelsen har delegert ansvar og myndighet til en dedikert kvalitetsansvarlig. Kvalitetsleder er ansvarlig for Å etablere og opprettholde EPTEC sitt styringssystem, som dekker både ISO og ISO krav Å verifisere at kravene til systemet er oppfylt, med hensyn til både kvalitets- og miljøaspekter Å identifisere risikoer og problemstillinger, og anbefale løsninger, sammen med alle andre ansatte Å rapportere styringssystemets yteevne til EPTEC-ledelsen Kvalitetslederen har også ansvar for å formidle styringssystemets krav, effektivitet og egnethet internt i bedriften, med respektivt fokus mot og mellom all hierarkier i organisasjonen. Med hensyn til organisasjonens miljøaspekter og deres betydning, opprettholder EPTEC en transparent kommunikasjons-tilnærming. EPTEC sin hjemmeside tilbyr informasjon både på engelsk og norsk til alle eksterne interessenter. Kvittering, dokumentasjon og svar på eksterne henvendelser angående vårt miljøstyringssystem, er enten behandlet i prosjektorganisasjonen eller via vår ledelse. Dette avhenger av karakteren av og kilden til kommunikasjonen. 6.6 Ledelsens gjennomgang EPTECs ledelse gjennomgår styringssystemet 2 ganger årlig, (ref , Ledelsens gjennomgang og internrevisjon). Både kvalitets- og miljøaspekter er en del av vurderingen, i tillegg til status og oppdatering ihht vår PED sertifisering (trykkdirektivet). Gjennomgangen skal være i samsvar med de respektive kravene i ISO og ISO standardene. Møter i forbindelse med ledelsens gjennomgang dokumenteres og følges tett opp. 7. RESSURSSTYRING 7.1 Anskaffelse av ressurser EPTEC er avhengig av tilstrekkelige ressurser. Bedriften evaluerer derfor kontinuerlig ressurssituasjonen (blant annet gjennom ledermøter og ledelsens gjennomgang), og gjør nødvendige tiltak når dette ansees som nødvendig. Økonomiske ressurser er planlagt i årlige budsjetter. 7.2 Personalressurser EPTEC trenger kompetent, kvalifisert og godt utdannet personell i sin virksomhet. Nye medarbeidere skal gjøres kjent med EPTEC som organisasjon, vår policy, rutiner og kvalitets- og miljøsystemer. Intern opplæring for nye produkter blir holdt kontinuerlig. Ved behov skal ansatte delta på interne og/eller eksterne kurs (ref , Personalhåndbok). Formelle medarbeidersamtaler holdes minimum årlig, hvor kompetansenivå og opplæringsbehov diskuteres. Dette dokumenteres og følges opp.

9 Side: 9 av Infrastruktur og arbeidsmiljø EPTEC etablerer og opprettholder kontinuerlig den infrastruktur som er nødvendig for å oppfylle produkt- og miljømessige krav (for eksempel arbeidsplass, verktøy, prosessutstyr og støttetjenester som IT). EPTEC har videre etablert og implementert HMS-prosedyrer, i henhold til lokale lover og forskrifter (ref HMS-manual for ). En dedikert HMS-ansvarlig er utnevnt. 8. PROSJEKTGJENNOMFØRING 8.1 Planlegging Kvalitetsmål og krav for våre produkter har blitt klart definert. Prosesser for å sikre dette er på plass, for eksempel produkt- og konstruksjons/design-dokumentasjon som brukes som standard i alle prosjekter. Nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig og er under kontinuerlig forbedring. Krav til verifikasjon og til prosessoppfølging ved inspeksjon og testing er definert for å sikre at ønsket kvalitet oppnås. 8.2 Identifisering og oppfølgning av miljøpåvirkning EPTEC har implementert og vedlikeholder prosedyrer for å identifisere hvilke påvirkninger våre aktiviteter og produkter kan ha på miljøet. Disse blir regelmessig evaluert (ref Prosedyre for risikovurdering i prosjekt og Ledelsens gjennomgang og internrevisjon). Resultatene av slike analyser benyttes til å etablere, implementere og opprettholde beredskap ved nødsituasjoner. 8.3 Driftskontroll gjennom miljøstyringssystemet Kontroll av daglig drift er helt avgjørende for å oppfylle EPTECs miljøpolicy, -mål og -delmål, basert på identifiserte miljøaspekter. Relevante prosesser blir identifisert, skriftlig dokumentert og implementert i henhold til ovennevnte miljøaspekter. Dette blir også formidlet til våre leverandører og underentreprenører dersom det er relevant. 8.4 Kunderelaterte prosesser For å vinne nye og tilfredsstille eksisterende kunder må vi forstå deres krav og ønsker. Kommunikasjonsprosessen med kunden (avklaringer, tilbud, tilbakemeldinger, klager, etc.) blir tatt hånd om i de respektive avdelingene (ref Prosedyre for måling av kundetilfredshet). Videre går kundekrav og kontrakter gjennom standard evalueringsprosesser for å begrense avvik både før og etter kontraktsinngåelse (ref Prosedyre for prosjektgjennomføring). Dette blir dokumentert for hvert enkelt prosjekt. EPTEC følger de lov- og forskriftskrav som til enhver tid er gjeldende ved tett oppfølging av respektive regler, lover og retningslinjer (ref Myndighetskrav). Dette gjelder for kravene rundt både produktkvalitet og miljøaspekter. 8.5 Utvikling og konstruksjon: planlegging, grunnlag og resultater EPTEC har ikke prosesser knyttet til forskning på eller utvikling av produkter, men utfører design og konstruksjon av komponentsystemer. Slike systemer er satt sammen av forskjellige tredjeparts-komponenter. Etablering av en prosjektorganisasjon sikrer hensiktsmessige og effektive kommunikasjonslinjer. Under prosjektgjennomføringen blir relevant informasjon samlet for å verifisere produktet mot avtalt spesifikasjon. Her-

10 Side: 10 av 12 under ligger også informasjon som innkjøps- og servicefunksjonene trenger for å planlegge og utføre sine aktiviteter. 8.6 Engineering og konstruksjon For oppbygde kjøleanlegg gjelder NS-EN 378 1/2/3/4 og Trykkdirektivet PED 97/23 EC. Oppbygde anlegg skal kategoriseres i henhold til krav i Trykkdirektivet og gjennomføres som beskrevet i Prosedyre for PED. Potensielle designendringer håndteres og avtales gjennomført ved hjelp av endringsmeldinger Prosedyre for prosjektgjennomføring). Valideringen av et ferdig prosjekt blir utført ved FAT (factory acceptance test) og/eller SAT (site acceptance test) ved behov. Prosedyrer for test og igangjøring er tilgjengelig og skal følges nøye av EPTECs personell. 8.7 Innkjøp Leverandører utgjør åpenbart et viktig bidrag til produkter og tjenester levert av EPTEC. Det er derfor viktig å velge leverandører som er i stand til å møte generelle og prosjektspesifikke krav ( Prosedyre for leverandørgodkjennelse). Innkjøpskrav er fastsatt og formidlet klart og entydig ( Prosedyre for innkjøp og lagerføring). En årlig rutine for godkjenning av nøkkelleverandører sikrer at EPTECs produkter møter de fastsatte kvalitetskrav (sjekkliste i: Prosedyre for leverandørgodkjennelse). I tillegg blir innkjøpte varer og tilhørende dokumentasjon inspisert og kontrollert før lagring eller bruk i et kundeprosjekt. ( Prosedyre for inngangskontroll, vareinspeksjon og varemottak). 8.8 Produkt- og tjenesteytelse EPTEC leverer produkter og tjenester under kontrollerte forhold. Dette inkluderer levering av tilstrekkelig dokumentasjon inkludert nødvendige prosedyrer. Prosesser er tilrettelagt for å unngå avvik eller oppdage disse før levering. Prosedyrer og rutiner er tilrettelagt slik at planlagte resultater iht. spesifikasjoner blir oppnådd. Avvik som blir oppdaget ved eller etter levering blir håndtert etter fastlagte prosedyre ( Prosedyre for avvikshåndtering). 8.9 Kalibrering og kontroll av verktøy og måleutstyr Regelmessig testing og kalibrering av relevant verktøy og måleutstyr er en forutsetning for å sikre at produktene oppfyller spesifiserte krav. Utstyr skal kalibreres i samsvar med gjeldende forskrifter og interne krav. Måleusikkerheter skal være kjent og være i samsvar med kravene.

11 Side: 11 av OVERVÅKING, MÅLING, ANALYSE OG FORBEDRING 9.1 Generelt EPTEC arbeider kontinuerlig med forbedring av produkt- og servicekvalitet. Prosedyrer er tilrettelagt for å sikre samsvar med krav fra kunden, lover og forskrifter. For å forbedre styringssystemet er dette kontinuerlig under vurdering. Ledelsens gjennomgang og internrevisjon er eksempler på dette. 9.2 Kundetilfredshet Prosjektbaserte kundetilfredshetsundersøkelser brukes for å måle vårt kundetilfredshetsnivå. Gjeldende prosedyre ( Prosedyre for måling av kundetilfredshet) forklarer hvordan målingen skal utføres og hvordan ansvaret er fordelt. Resultater fra disse målingene blir analysert kontinuerlig og i ledelsens gjennomgang. Kvalitetsleder er sammen med prosjektingeniørene ansvarlig for igangsetting, oppfølging og formidling av nødvendige forbedringer. 9.3 Overvåking og måling av miljøaspekter ved drift EPTEC overvåker og måler de aktivitetene ved sin drift som kan ha en vesentlig miljøpåvirkning. Dette gjelder i de fleste tilfeller heller drift enn produksjon av våre anlegg. Relevante tester blir utført før levering. 9.4 Internrevisjon EPTEC utfører årlig internrevisjoner for å sikre at styringssystemet følger de relevante standarder og interne mål. Dette gjelder både for produkter og service. Internrevisjonens fokus bestemmes fra endring i produkt, styringssystemet og/eller andre områder som har vist kritiske problemer. Evalueringen av samsvar med gjeldende lovgivning utgjør del av en slik revisjon ( Ledelsens gjennomgang og internrevisjon). Internrevisjonen kan utføres av EPTECs eget personell så lenge de fungerer uavhengig og objektivt og har kompetanse til å utføre revisjonen. Revisjonsrapporter distribueres til EPTECs ledelse. Kvalitetsleder har ansvar for å analysere avvik og å legge frem forslag til korrigerende og/eller forebyggende tiltak. 9.5 Avvikshåndtering EPTEC har tilrettelagt et system for å oppdage, registrere og følge opp avvik. Registrering og håndtering av både avvik og forbedringsforslag skjer i et nettbasert system «IK-Sentral». En prosedyre som beskriver prosessflyt og ansvarsområder er tilgjengelig ( Prosedyre for avvikshåndtering). Kvalitetsleder er ansvarlig for oppfølging med interne og eksterne kunder samt med myndigheter, ved behov. EPTECs avviksprosedyre sikrer blant annet at: Alle oppdagede avvik rapporteres og dokumenteres En risikoanalyse blir utført i tilfelle avviket blir estimert som kritisk Effektive korrigerende/forebyggende tiltak iverksettes for å eliminere avviket og dets årsak Avviksprodukter blir atskilt fra de andre produktene hvis de oppdages før levering Nødvendige tiltak (inkludert risikoanalyse om nødvendig) blir utført for avvik som oppdages etter levering Bruk eller aksept av avviksprodukter er kun tillatt i med aksept fra nødvendig kontrollinstans og/eller kunden Forbedringsforslag blir registrert og vurdert satt ut i praksis

12 Side: 12 av Analyse av data EPTEC har definert hvilke data skal samles og analyseres for forbedring av kvalitetsstyringssystemet. Slike analyser skal minst dekke følgende: Samsvar mellom produkt/service/prosesser og definerte spesifikasjoner Egenskaper og trender for prosesser og produkter, inkl. muligheter for forebyggende tiltak Kundetilfredshet Leverandørkvalitet Kvalitetsleder utfører jevnlig analyser av trender i avviksdata. Alvorlig negative trender tas opp umiddelbart med ansvarlig personell og ledelsen i EPTEC. 9.7 Korrigerende og forebyggende tiltak Korrigerende og forebyggende tiltak blir håndtert iht. en definert prosedyre (ref Prosedyre for avvikshåndtering). Hensikten er å identifisere avvik og unngå at samme avvik gjentas. Prosessen for korrigerende tiltak er: Gjennomgang av avvik og årsak Behov for forebyggende tiltak for å unngå gjentakelse Journalføring Vurdering av effekten til de korrigerende tiltak Prosessen for forebyggende tiltak er: Gjennomgang av potensielle avvik og deres årsaker Vurdering av behov for tiltak for å forhindre avvik Fastsettelse og gjennomføring av tiltak Journalføring Vurdering av effekten til de forebyggende tiltak Kvalitetsleder vedlikeholder prosesser iht. avvik, korrigerende og forebyggende tiltak. 10. REFERANSER Personalhåndbok HMS-manual Prosedyre for identifikasjon av miljøaspekter Prosedyre for avvikshåndtering Myndighetskrav Dokumentstyring Ledelsens gjennomgang og internrevisjon Prosedyre for måling av kundetilfredshet Prosedyre for innkjøp og lagerføring Prosedyre for inngangskontroll, vareinspeksjon og varemottak Prosedyre for leverandørgodkjennelse Prosedyre for prosjektgjennomføring Prosedyre for risikovurdering og risikostyring i prosjekt Prosedyre for PED